Текст книги "Основы русской деловой речи"

Основными видами процессуальных документов являются постановления и протоколы, к составлению которых предъявляются определенные, установленные законом требования. Нарушение этих требований приводит к утрате актом своего юридического значения. Например, постановление о возбуждении уголовного дела, напечатанное на машинке, но не содержащее подписи самого следователя, не имеет юридической силы и его наличие не должно означать, что возбуждение уголовного дела состоялось.

Постановление – это решение следователя, лица, производящего дознание, органа дознания, принятое при производстве предварительного следствия и дознания, кроме обвинительного заключения (п. 12 ст. 34 УПК[118]118
  УПК – Уголовно-процессуальный кодекс.


[Закрыть]).

В юридической литературе под постановлением также принято понимать документ, в котором фиксируется решение следователя (постановление о возбуждении уголовного дела, о привлечении в качестве обвиняемого, о производстве обыска, выемки и т. д.). Постановление как документ обычно состоит из трех частей: вводной, описательно-мотивировочной и резолютивной. Во вводной части указываются место и время составления постановления, кем оно составлено, наименование уголовного дела, по которому принимается решение. В описательной части излагаются обстоятельства дела, приводятся мотивы и основания принимаемого решения, делаются ссылки на соответствующие статьи УПК. В резолютивной части формулируется принятое по делу решение.

Протокол – процессуальный документ в котором отражаются ход и результаты того или иного следственного действия. Протоколы, удостоверяющие обстоятельства и факты, установленные при осмотре, освидетельствовании, обыске, выемке, задержании, предъявлении для опознания, а также при производстве следственного эксперимента, составленные с соблюдением требований закона, являются, согласно ч. 2 ст. 69 и ст. 87 УПК, самостоятельными источниками доказательств по уголовному делу.

Другие протоколы – допросов обвиняемого, подозреваемого, потерпевшего, свидетеля – являются юридической формой фиксации соответствующих видов доказательств – показаний обвиняемого, подозреваемого, потерпевшего, свидетеля.

Ряд протоколов составляется для того, чтобы отразить выполнение какого-либо требования закона (например, ознакомление обвиняемого с постановлением о назначении экспертизы, предъявление обвиняемому и его защитнику для ознакомления всех материалов дела и др.).

Общие требования, предъявляемые к содержанию и форме протоколов следственных действий, содержатся в ст. 102, 141, 142 УПК. Кроме того, в ряде других статей УПК определяются особенности составления отдельных видов протоколов (ст. 122, 123, 151, 152, 160, 176, 203 и др. УПК).

Протокол может быть написан от руки или напечатан на машинке. Для обеспечения полноты протокола может быть применено стенографирование. Но стенографическая запись к делу не приобщается (ч. 2 ст. 102 УПК). Протокол прочитывается всем лицам, участвующим в производстве следственного действия, им разъясняется право делать замечания, подлежащие включению в протокол. При производстве некоторых следственных действий (допроса свидетеля, потерпевшего, обвиняемого и др.) закон устанавливает, что по прочтении протокола допрашиваемый удостоверяет правильность записанных показаний, о чем делается отметка в протоколе. Перед подписью лица также отмечается, прочитан ли протокол допрашиваемым или его зачитал следователь.

Нарушение установленного законом порядка составления процессуальных документов, небрежное отношение к их оформлению нередко влекут за собой утрату доказательств, возвращение дела на дополнительное расследование или другие нежелательные последствия.

Основным видом изложения в процессуальных документах является констатация. Возможны элементы описания (протоколы осмотра места происшествия) или повествования (протоколы допроса), но описание и повествование здесь выполняют функцию констатации фактов.

Интересно отметить некоторые особенности языка процессуальных документов. В качестве примера можно привести употребление слов в непривычных словосочетаниях. Так, глагол «обременять» может сочетаться с неодушевленным существительным: обременять имущество.

Специфическим является и употребление однородных членов предложения, называющих неоднородные, несопоставимые понятия или являющиеся разными членами предложения: Те же деяния, совершенные в крупном размере (как?) либо лицом (кем?), ранее судимым. Интересно и непривычное соединение слов в качестве однородных членов: в размере, в сроки и в порядке, на условиях и в пределах.[119]119
  См. об этом подробнее: Ивакина Н. Н. Русский язык российского права // Российская юстиция. – 2000. – № 7. – С. 26–28.


[Закрыть]

Приведем пример процессуального документа:

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

О принятии дела к производству

Город Энск

29 мая 1982 г.

Следователь отдела внутренних дел г. Энска старший лейтенант милиции Захарченко Г. Т., рассмотрев поступившее из 10-го отделения милиции уголовное дело № 35 о хулиганских действиях Мельникова Л. М., возбужденное по признакам преступления, предусмотренного ч. 1 ст. 306 УК РСФСР,

УСТАНОВИЛ:

Мельников Л. М. совершил хулиганство при отягчающих обстоятельствах, предусмотренных ч. 2. ст. 206 УК РСФСР.

Принимая во внимание, что, согласно ч. 1 ст. 416 УПК РСФСР, по делам об этих преступлениях проводится дознание следователями органов внутренних дел, которое в данном случае начальником следственного отделения поручено мне, руководствуясь ч. 2 ст. 129 УПК РСФСР,

ПОСТАНОВИЛ:

1) настоящее дело принять к производству и приступить к дознанию

2) копию постановления направить прокурору Энского района г. Энска.

Следователь

Старший лейтенант милиции

Захарченко Г. Т.[120]120
  Пример взят из книги: Ивакина Н. Н. Профессиональная речь юриста… – С. 37.


[Закрыть]

1. Дайте общую характеристику дипломатического подстиля и дипломатических документов.

2. Перечислите и охарактеризуйте известные вам дипломатические документы.

3. Что такое дипломатическая нота, какие виды нот вы знаете, в чем особенность каждой из них?

4. В чем особенность законодательного подстиля и юридических текстов?

5. Назовите и коротко охарактеризуйте некоторые известные типы законодательных документов.

§ 5. Речевой этикет в деловой переписке

В составлении и оформлении деловой документации важное место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания. По тому, как человек знает деловой этикет, соблюдает его, создается впечатление о нем самом, его воспитании и деловых качествах.

Правильно составленные письма создают благоприятное впечатление о тех организациях и фирмах, которые их посылают. Такие письма поддерживают положительную репутацию автора и могут служить залогом долгого и успешного партнерства.

К настоящему времени в мировой практике сложились устойчивые правила ведения деловой переписки. В данной сфере приняты определенные формы обращения, изложения просьб, выражения признательности, способы аргументации. Официальный этикет регламентирует выбор слов, словосочетаний, построение фраз и всего контекста, таким образом, процесс составления делового письма сводится к реализациям языковых моделей, которые можно применять при написании всех писем.

Основу правил делового этикета составляет вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признавать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.[121]121
  Введенская Л. А., Павлова Л. Г., Кашаева Е. Ю. Указ. соч. – С. 339.


[Закрыть] Другими словами, следует писать письма, учитывая «фактор адресата», т. е. ориентируясь на получателя.

Этикетные формулы свидетельствуют о характере взаимоотношений между отправителем и получателем корреспонденции (официальные, полуофициальные, дружеские отношения). Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между партнерами, фирмами, организациями.

Обращение – этикетная языковая фраза, которая устанавливает контакт с адресатом, привлекает его внимание. Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый… или Уважаемый…! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) более будничный и личный характер, а восклицательный знак указывает на то, что факту обращения к данному лицу придается особое значение, таким образом, восклицательный знак подчеркивает значимость и официальный тип письма.

Форма обращения по должности или фамилии носит официальный характер и широко используется в деловой переписке: Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин депутат! Уважаемый господин Иванов! Уважаемая госпожа Петрова!

Если в обращении указываются имя и отчество (без фамилии), то обращение приобретает личный характер: Уважаемый Иван Сергеевич! Уважаемая Ирина Андреевна! Уважаемый Григорий! Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок: Уважаемая Попова Светлана Владимировна! Традиционная форма официального обращения по фамилии и/или имени и отчеству может быть усилена модификационным вариантом: Многоуважаемый… или Глубокоуважаемый…

При обращении к группе работников или коллективу организации используются обращения Уважаемые господа! Господа!

Обращение Уважаемые коллеги! применяется по отношению к лицам одной профессии. Формула Дорогие коллеги! несет более доверительный оттенок.

Заключительные этикетные формулы могут выражать приглашение к сотрудничеству или сожаление в случае ограниченных возможностей адресата: Сожалеем, что не можем воспользоваться вашим предложением; Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество.

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Правила делового этикета предполагают, что если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная форма вежливости: С уважением.

В деловой письменной речи, как правило, не принято употреблять местоимение я. Например, вместо я прошу пишут прошу, вместо я выполнил – мной выполнено. Однако форма мной решено неправильна, следует писать я решил. Местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках.

Официальный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением он. При использовании данного местоимения требуется особая осторожность, так как его употребление в служебных документах может привести к неуважительности и фамильярности. В приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.

Согласно традициям отечественного делового этикета при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т. п. принята форма выражения от первого лица множественного числа: Просим…

Деловое письмо выглядит более убедительным и соответствует нормам административного этикета, когда оно выражает интересы фирмы, коллектива, а не отдельного руководителя. Поэтому при формулировке запросов, просьб, мнений и т. п. принята форма выражения от первого лица множественного числа мы или указывается название предприятия.

«Основное требование, предъявляемое к официальному письму, – объективность содержания, что обусловливает, как правило, нейтральность тона изложения».[122]122
  Веселов П. В. Указ. соч. – С. 52.


[Закрыть] Нейтральный доброжелательный тон соответствует объективности содержания официальных писем и не допускает иронизирования, подобострастия, фамильярности, грубости, использования неуместных оборотов с выражением преувеличенной вежливости: Многоуважаемый господин…, не откажите в любезности… С наилучшими пожеланиями… и т. п.

Вводные конструкции в письме смягчают категоричность изложения и тем самым вносят непринужденность в официальное письменное обращение. Например: Кафедра просит, если это возможно, выслать программу конференции. Вводные слова и обороты, выражающие отношение адресата к теме и адресанту, также могут служить формулой соблюдения этикета. Сравните: Ваши требования не могут быть удовлетворены и К сожалению, Ваши требования не могут быть удовлетворены.

В мировой практике делового письма признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, за своевременный ответ: Благодарим Вас за… Позвольте выразить признательность за…

Использование вводных конструкций может подчеркнуть связь с предшествующей перепиской. Например: Как Вам уже известно, мы взяли на себя определенные обязательства…

Составителям деловых писем не рекомендуется: побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «срочно», «незамедлительно»; навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: Прошу изучить и решить вопрос положительно.

Невежливым считается усложнять письма формулировками и терминами. Тексты становятся невнятными, что может привести к непониманию или к тому, что получатель вынужден будет задавать вопросы. Поэтому, если текст письма неоднозначен, его следует переработать.

В делопроизводстве соблюдаются четкие правила в практике подписания деловых бумаг в соответствии с должностным уровнем. Так, ответ на письмо, подписанное директором, должен также подписать директор и только в крайнем случае его заместитель. Однако ответ на письмо, подписанное заместителем директора, может быть подписан директором.

В последние годы в связи со значительным расширением деловых связей наших бизнесменов с иностранными партнерами стал особенно актуален вопрос: какие этикетные формы предпочесть при отправлении официальных писем за рубеж? В этом случае обязательно должен использоваться стандарт делового письма, а при подготовке корреспонденции в другие страны лучше всего придерживаться установившихся там речевых оборотов и форм.

Для получателя официальной корреспонденции обязательным требованием является оперативный и четкий ответ. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать и привести к разрыву деловых отношений.

«Разумеется, никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему административного речевого этикета. Только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать выбор слов и выражений».[123]123
  Введенская Л. А., Павлова Л. Г., Кашаева Е. Ю. Указ. соч. – С. 344.


[Закрыть]

1. Перечислите основные правила ведения деловой переписки.

2. Приведите все возможные формы официального обращения.

3. Каковы особенности употребления местоимений в официально-деловых документах?

4. Какими средствами достигается объективность изложения содержания в документах?

5. Каковы правила подписания деловых писем?

1. Введенская Л. А., Павлова Л. Г., Кашаева Е. Ю. Русский язык и культура речи: справочное пособие. – Ростов-на-Дону, 2005.

2. Веселов П. В. Аксиомы делового письма: Культура делового общения и официальной переписки. – М., 1993.

3. Веселов П. В. Как составить служебный документ. – М., 1982.

4. Ганапольская Е. В., Волошинова Т. Ю., Анисина Н. В. Русский язык и культура: Семнадцать практических занятий / Под ред. Е. В. Ганапольской и А. В. Хохлова. – СПб., 2005.

5. Ивакина Н. Н. Профессиональная речь юриста: учеб. пособие. – М., 1997.

6. Кирсанова М. Д. Современное делопроизводство: учеб. пособие. – 4-е изд. – М., 2004.

7. Кожина М. Н. Некоторые аспекты изучения речевых жанров в нехудожественных текстах // Стереотипность и творчество в тексте: Межвуз. сб. науч. трудов. – Пермь, 1999. – С. 22–40.

8. Кожина М. Н. О речевой системности научного стиля сравнительно с некоторыми другими. – Пермь, 1966.

9. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – 3-е изд., испр. и доп. – М., 2002.

10. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. – М., 1997.

11. Рахманин Л. В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: учеб. пособие для средних специальных учебных заведений. – М., 1988.

12. Стилистический энциклопедический словарь русского языка / Под ред. М. Н. Кожиной. – М., 2006.

13. Теплицкая Т. Ю. Правила деловой переписки. – Ростов-на-Дону, 2006.

14. Федосюк М. Ю., Ладыженская Т. А., Михайлова О. А. и др. Русский язык для студентов-нефилологов: учеб. пособие. – М., 2001.

15. Функционально-стилистический аспект различных типов текста: межвуз. сб. науч. трудов. – Пермь, 1991.

16. Чуковенков А. Ю., Янковая В. Ф. Деловая корреспонденция: справочник. – М., 2004.

В текстах документов не должно быть разнобоя в написании названий лиц, должностей, учреждений, географических названий, терминов и т. п. Нежелательны и спонтанные (авторские) сокращения.

В настоящее время стандартизированы следующие виды сокращений:

1) почтовые сведения – г., обл., р-н, п. я., ст., отд. и т. п.;

2) наименование должностей и званий – проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и. о., пом. и т. п.;

3) названия документов – ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ и т. п.;

4) слово «год» – г., гг., в 2006/07 отчетном году;

5) денежные единицы – 2000 руб.; 80 коп., но 2000 р. 80 к.; 4 тыс., 6 млн;

6) текстовые обозначения – т. д., т. п., см., пр., напр., др., ср., гл., с. г.

Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными.

1. Названия географических понятий, промежутков времени, количественных определений и т. п. сокращают:

а) перед словом, к которому они относятся, например: оз. (озеро) Глубокое, г. (город) Орел;

б) после числительных, например: 8 тыс. (тысяч) станков, 10 млн (миллионов) рублей.

2. Названия ученых степеней, званий или профессий могут сокращаться в тексте непосредственно перед фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов, инж. (инженер) Кравцов.

3. Сложносокращенные названия, образованные из начальных букв, пишут прописными буквами (МГУ). В названиях, образованных по смешанному типу, буквенные сокращения пишут прописными буквами, слоговые сокращения – строчными (НИИстройдормаш – Научно-исследовательский институт строительного и дорожного машиностроения).

4. Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа.

5. Сокращенное слово должно иметь запас прочности, чтобы при расшифровке оно понималось однозначно. Например, вместо слова обязательство нельзя написать обяз. или об-о, так как это может быть понято по-разному (обязанности, обстоятельство и т. п.) правильное сокращение этого слова: обяз-во.

6. Сокращение должно быть понятно всем читающим документ. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем быть представлено в сокращенном виде. Например: Российская академия государственной службы (РАГС), затем только РАГС.

7. Нельзя сокращать ключевые слова. Например, если в документе идет речь о командировке, это слово не сокращается.

8. Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста. Например, нельзя обозначать одно слово «район» то буквой р., то слогом рай., то комбинацией р-н.

9. Чтобы не ошибиться в выборе сокращений, следует пользоваться «Словарем сокращений русского языка» (М., 1977).

1. С прописной буквы пишутся все слова, кроме служебных, в названиях высших правительственных, государственных организаций и учреждений страны, а также важнейших международных организаций (Совет Федерации, Организация Объединенных Наций).

2. С прописной буквы пишется первое слово в названиях центральных учреждений, общественных организаций (Министерство промышленности Российской Федерации, Федерация независимых профсоюзов России).

3. С прописной буквы пишется первое слово и собственные имена в названиях научных, учебных заведений, учреждений культуры, торговых и промышленных предприятий (Академия наук России, Музыкальное училище им. Гнесиных, Политехнический музей, Первый московский часовой завод).

4. Если перед индивидуальным названием стоит определение, тоже индивидуальное, то оба слова пишутся с прописной буквы (Государственная Третьяковская галерея, Европейский Север).

т. е. – то есть (после перечисления)

и т. д. – и так далее (после перечисления)

и т. п. – и тому подобное (после перечисления)

и др. – и другие (после перечисления)

и пр. – и прочие (после перечисления)

см. – смотри (при ссылке, например, на другую часть сочинения)

ср. – сравни (при ссылке, например, на другую часть сочинения)

напр. – например

в. – век (при обозначении цифрами века)

вв. – века́ (при обозначении цифрами веков)

г. – год (при обозначении цифрами года)

гг. – годы (при обозначении цифрами годов)

т. – том

тт. – тома́

н. cт. – новый стиль

ст. ст. – старый стиль

н. э. – нашей эры

г. – город

обл. – область

р. – река

оз. – озеро

о. – остров

стр. или с. – страница

акад. – академик

доц. – доцент

проф. – профессор

ж. д. – железная дорога

ж.-д. – железнодорожный

им. – имени