Текст книги "Мой продуктивный год: Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе"

Когда я спросил Дж. Мейера, почему выбор трех ежедневных и еженедельных приоритетных задач работает лучше всего – почему не двух, не одной, не четырех и не пяти, – я получил интригующий ответ. «Я изначально ориентировался на «Правило трех», потому что, когда мой босс спрашивал меня, чего моя команда добилась за неделю, ему не нужен был длинный список. Он хотел услышать три убедительных результата».

Когда Дж. Мейер позже спросил членов своей команды, на чем они фокусировались в течение дня, он точно понимал, что ему не нужно более трех задач или значимых дел: «С моей точки зрения, три дела очень легко держать в голове, их не надо записывать, чтобы потом сверяться со списком, и можно в любой момент без подготовки перечислить три приоритета. Это было особенно полезно при расстановке приоритетов на лету или когда было по-настоящему важно сконцентрироваться».

На первый взгляд может показаться, что число три выбрано произвольно, но трех вполне достаточно, чтобы идентифицировать основные дела, которые вы хотите выполнить, и одновременно это достаточно небольшое число, чтобы помочь думать именно о приоритетах. «Правило трех» также помогает работать рациональнее, поскольку, принимая решение, что именно вы намерены выполнить, вы одновременно определяете, чем вы заниматься не собираетесь. И так как само правило фокусируется на целях, которые вы хотите достичь, а не на том, сколько вы собираетесь сделать, это в гораздо большей степени соответствует сути продуктивности.

Не надо далеко ходить за примером того, что мы склонны организовывать объекты группами по три. Как говорит Дж. Мейер, «причина, по которой набор из трех целей работает так хорошо, состоит в том, что наш мозг изначально приспособлен мыслить "тройками": начало, середина, конец». «Военные используют число три как мнемонический прием, чтобы помочь людям запомнить информацию, важную для выживания: человек может прожить три минуты без воздуха, три дня без воды, три недели без пищи».

Если вы присмотритесь к окружающему миру, вы увидите массу аналогичных примеров: три медведя, три слепых мышонка, три поросенка, три мушкетера; словосочетания типа «кровь, пот и слезы» и «хороший, плохой, злой»; награждение золотой, серебряной и бронзовой медалями; право на «жизнь, свободу и стремление к счастью». Наш мозг и правда приспособлен мыслить группами по три.

Это правило также хорошо работает, потому что, несмотря на наши самые лучшие намерения, все равно будут возникать чрезвычайные ситуации и кризисы. Короткий список из трех дел станет для вас путеводной звездой в повседневной лихорадке, и этим он выгодно отличается от длинных списков дел, невыполнение любого из которых может вызвать недовольство собой. И хотя чуть позже я покажу вам лучшие способы, которые мне удалось найти, позволяющие отклонять маловажные дела, сократить количество дел низкой ценности и свести к минимуму белый шум вокруг вас, все равно принцип трех приоритетов позволяет оставаться сфокусированным в течение всего дня и всей недели и добиваться значительных результатов даже в те дни, когда на вас обрушивается все одновременно. По-моему, Дж. Мейер хорошо это сформулировал: «Простота помогает развиваться, внедрять инновации и решать даже сложные проблемы».

ЗАДАНИЕ: ПРИМЕНЯЕМ «ПРАВИЛО ТРЕХ»

Расчетное время на выполнение задания: 5 минут.

Необходимые энергия/концентрация: 6/10.

Ценность: 8/10.

Удовольствие от выполнения задания: 9/10.

Практический результат: в начале дня вы сможете взять короткую паузу и определить, в чем состоят наиболее приоритетные дела, в которые следует инвестировать максимум времени, внимания и энергии. Это даст четкое представление о точках приложения усилий в течение дня и позволит работать рациональнее, вместо того, чтобы просто работать интенсивнее.

Смысл задания прост: попробовать использовать «Правило трех» прямо с завтрашнего утра.

Чтобы делать больше и максимум времени направлять на самые важные задачи, вы должны воздействовать на них ежедневно.

Перед тем как завтра начать свой день или открыть электронную почту, просто возьмите ручку и лист бумаги, мысленно перенеситесь в конец дня и запишите, какие три важнейших дела должны оказаться выполненными. Сопротивляться желанию проверить электронную почту непросто, но дело того стоит. Важно уметь отстраняться от текучки и сохранять ясность ума в тот момент, когда вы думаете о том, что по-настоящему важно для вас. Если у вас не очень получается думать с точки зрения конкретных результатов, Дж. Мейер рекомендует думать в плоскости «побед, достижений или важных моментов», таких как выполнение определенного этапа проекта, разбор накопившихся дел или завоевание клиента.

Я также считаю, что полезно просматривать свой календарь, чтобы увидеть, какие предстоят встречи или какие иные обязательства вам предстоит выполнить, – это позволяет лучше распределять имеющееся время, внимание и энергию. Повышение собственной продуктивности – это в том числе процесс понимания тех ограничений, с которыми вам приходится иметь дело, необходимость отслеживать, сколько времени, внимания и энергии у вас есть, и процесс внесения коррективов по мере необходимости. (В следующей главе я более подробно расскажу о том, как принимать во внимание все три компонента продуктивности.)

Если вы хотите использовать «Правило трех» еще более эффективно, вот несколько простых советов:

• Подумайте о том, когда, где и каким образом вы собираетесь выполнить каждый пункт ежедневного плана. Исследования показывают, что такой подход делает достижение целей более легким и автоматическим. Он особенно полезен при необходимости справиться с какими-либо неприятными задачами.

• В дополнение к трем основным делам выберите несколько мелких, которые хотите выполнить в течение дня. Безусловно, вы будете фокусироваться на трех основных задачах, но и мелкие дела никто не отменял. Тем не менее помните, что время ограничено.

• Начните с ежедневного ритуала планирования трех достижений на день. Поверьте моему опыту: как только вы ощутите, насколько «Правило трех» полезно в течение дня, вы захотите распространить его на еженедельное планирование.

• При планировании постоянно держите в поле зрения свои основные задачи. Если решите применить «Правило трех» в личной жизни (стоит попробовать, особенно если у вас много целей в личной сфере), проясните для себя, насколько планируемые три основных достижения связаны с вашими ценностями.

• Установите будильник так, чтобы он звонил два раза в течение рабочего дня. Когда он зазвонит, спросите себя: «Помню ли я свои три основных цели на сегодня? А три основные цели на неделю? Если да, то насколько я продвинулся в их достижении?»

• В конце каждого дня и каждой недели поразмышляйте, насколько реалистичными были те цели, которые вы ставили перед собой. Возможно, они оказались слишком легкими, и вы их значительно перевыполнили? Или они оказались слишком трудны и только демотивировали вас? Хорошо ли вы представляли себе, какое количество времени, внимания и энергии придется инвестировать в достижение всех трех целей? Размышления о реалистичности поставленных целей позволят «Правилу трех» постепенно включиться на полную мощность.

Ну а если ваша цель – действительно работать более осознанно и достигать большего в течение дня, то «Правило трех» вообще незаменимо.

4. Готовность к биологическому пику

Основное: если вы следите за тем, как в течение дня у вас меняется уровень энергии, то появляется реальная возможность заняться делами с максимальной отдачей именно в тот момент, когда наступает ваш биологический пик и вы способны приложить максимум энергии. Аналогичным образом если отслеживать, как вы используете время в течение недели, то можно оценить, насколько рационально вы его используете и насколько хорошо вам удается фокусироваться в течение дня.

Расчетное время чтения:

11 минут 3 секунды

Если бы для достижения высокой продуктивности было достаточно просто идентифицировать самые важные задачи, то книга на этом закончилась бы. Но мы находимся в самом начале пути – и не только потому, что для книги мне надо написать 80 000 слов. Настоящая причина в том, что, несмотря на наши лучшие намерения и стремление заниматься правильными делами, существует бессчетное количество причин, по которым мы этого не делаем.

Все эти причины напрямую связаны с тем, как вы используете свое время, внимание или энергию. У меня все те же проблемы: почти каждый день я попусту трачу время, отвлекаюсь, возникают проблемы с концентрацией внимания и не хватает энергии. Возможно, благодаря моим исследованиям и практике у меня с этим дела обстоят лучше, чем у большинства людей, но я бы солгал, если бы сказал, что максимально продуктивен, – то же самое скажет о себе любой эксперт.

Скорее всего, вы испытываете сходные проблемы. Несмотря на ваши лучшие намерения, вам все равно не хватает времени, энергии или внимания. Возможно, вы склонны медлить и откладывать (часть вторая книги), тратите слишком много времени на дела, отдача от которых низка (часть третья), нерационально распределяете свое время (часть четвертая), чувствуете себя погребенными под завалами дел (часть пятая), постоянно отвлекаетесь и не можете сосредоточиться (часть шестая) или неправильно пополняете запасы энергии (часть седьмая). Мой опыт говорит, что все это совершенно нормально.

На протяжении всей книги я буду знакомить вас с лучшими способами управления временем, вниманием и энергией. Но прежде чем вы научитесь лучше управлять этими тремя компонентами продуктивности, важно заложить еще один камень в основу вашей будущей продуктивности и измерить, насколько хорошо вы уже управляете ими.

Следующие два эксперимента позволили измерить, насколько эффективно мне удавалось управлять своим временем, вниманием и энергией; в результате были получены ценные данные о том, как у меня обстояли дела в этом отношении: в одном эксперименте в течение дня я измерял свой уровень энергии, а в другом – тщательно отслеживал использование времени и внимания.

Скорее всего, вы уже слышали о том, что уровень энергии может достаточно сильно колебаться в течение дня.

Если вы жаворонок, у вас больше энергии рано утром. Если вы сова, у вас больше энергии поздно вечером. После того как вы выпиваете чашку кофе, вы можете почувствовать внезапный прилив энергии, а затем через определенное время наступит энергетический спад. И если вы похожи на большинство людей, то ваш уровень энергии может переживать спад в середине дня ближе к обеденному времени, а через некоторое время после обеда ваш уровень энергии существенно возрастает.

Я рассматриваю энергию как топливо, которое мы сжигаем в течение дня, чтобы поддерживать свою продуктивность. Поэтому критически важно продуктивно управлять своей энергией. Если у вас нет топлива в баке, чтобы работать продуктивно, или вы перегорели, потому что плохо управляли уровнем энергии в течение дня, неправильно питались или не выспались, то ваша продуктивность резко упадет независимо от того, насколько хорошо вы умеете управлять своим временем или вниманием.

Чтобы до конца разобраться, как мой уровень энергии меняется в течение дня, я провел следующий эксперимент. В течение трех недель я вел журнал, в котором каждый день отмечал, на каком уровне в каждый момент находится моя энергия. В течение этих недель я также сделал следующее:

• Убрал из рациона кофеин и алкоголь.

• Потреблял минимальное количество сахара.

• В течение дня ел часто, но небольшими порциями.

• Засыпал и просыпался естественно, без будильника.

Смысл эксперимента был предельно прост: отследить естественные ежедневные приливы и отливы энергии в течение нескольких недель (с минимальным количеством стимуляторов) и в результате получить максимально точную картину того, сколько энергии находится в моем распоряжении в разные моменты в течение дня. Это позволило бы принимать своевременные меры, чтобы стать более продуктивным. Например, я мог бы работать над своими важнейшими задачами именно в тот момент, когда энергия находится на максимальном уровне, или своевременно пополнить энергию тела и мозга, когда эта энергия естественным образом снижается. Все устроены по-разному, у каждого свой график максимумов и минимумов энергии в течение дня в зависимости от того, как настроены его биологические часы. С помощью этого эксперимента я хотел разобраться, как работают мои.

Через три недели измерений уровня энергии каждый час в течение дня возникла интересная статистика.

Каждый день между 10:00 и 12:00, а также с 17:00 до 20:00 у меня было больше энергии, чем любое другое время дня.

Эксперты называют этот период времени по-разному, но мне больше всего нравится термин «биологический прайм-тайм», предложенный Сэмом Карпентером в его книге «Системность во всем» (Work the System).

Потратив какое-то время на наблюдения за тем, как ваша энергия колеблется в течение дня, вы сможете во время своего прайм-тайма направить максимум энергии и внимания на решение наиболее важных задач, а менее важными делами заняться тогда, когда энергия будет находится на более низком уровне.

Исследования показывают, что префронтальная кора – часть мозга, ответственная за творческое мышление, – наиболее активна сразу после пробуждения. Если у вас много творческой работы, то, даже когда после пробуждения вы чувствуете себя вяло, все равно стоит подумать о работе именно утром, не дожидаясь выхода энергии, способности концентрироваться и мотивации на максимум. Лично мне тоже кажется не совсем естественным начинать утро с важнейших дел, но если это получится, то весь остаток дня вы будете чувствовать себя непобедимым.

Наиболее продуктивные люди не просто хорошо управляют своим временем, они также умеют продуктивно управлять энергией и вниманием. Организовать свой день вокруг временных зон, когда у вас максимум энергии, – простой способ начать работать рациональнее, а не интенсивнее.

Определив, в какие именно часы ежедневно наступает мой прайм-тайм, я соответствующим образом стал перераспределять работу в течение дня. Каждый день между 10:00 и 12:00 и между 17:00 и 20:00 я занимался делами с высокой отдачей и наиболее значимыми проектами. И наоборот, когда моя энергия падала, я переключался на менее важные дела, или инвестировал время в повышение своего энергетического тонуса (например, выпивал чашку зеленого чая), или просто отдыхал, чтобы «подзарядить батарейки».

Возможно, то, над чем именно и когда именно необходимо работать, не полностью зависит от вас. Но если такая возможность появляется, необходимо выбирать соответствующее время дня для выполнения задач разной степени важности. В результате вы увидите существенную разницу в продуктивности. Например, если вы находитесь на энергетическом пике в полдень, стоит ли именно в этот момент устраивать перерыв на обед? Возможно, лучше подождать момента, когда вам действительно понадобится пополнить свою энергию.

Чуть позже мы подробнее исследуем вопрос о том, как с максимальной отдачей использовать время, когда ваша энергия находится на максимальном уровне. Но в любом случае мой опыт говорит о том, что одним из наиболее мощных способов повышения продуктивности является четкое понимание своего биологического ритма.

Конечно, энергия является лишь одним из трех компонентов продуктивности. Столь же важно осознанное отношение к тому, насколько разумно вы используете свое время и внимание.

Хотя я никогда не был склонен откладывать дела на потом, по своей природе я довольно ленив.

Прежде чем принять утренний душ, я могу послоняться по дому или прибрать разбросанные накануне вещи. Прежде чем отправиться из дома по своим делам, я могу уткнуться в книгу и прочитать несколько страниц, перехватить что-нибудь на кухне или присесть и погрузиться в собственные мысли.

В целом я не трачу слишком много времени понапрасну и почти всегда успеваю сделать то, что наметил, но мне нравится перемежать продуктивные отрезки времени короткими периодами ничегонеделания. Это помогает расслабиться, перейти от одного вида деятельности к следующему, а иногда в такие моменты в голову приходят отличные идеи (глава 17). Конечно, все это жутко раздражает окружающих, и практически каждая женщина в моей жизни, в том числе мать, сестра и моя девушка, в определенный момент разгневанно говорили мне «Хватит слоняться без дела!» – но мне так нравится.

Определение время прайм-тайма и отслеживание, как я провожу время каждый час в течение недели, выглядит просто в теории, но довольно утомительно на практике. Чтобы сделать это, я распечатал лист бумаги, который выглядел как электронная таблица в Excel, где строки соответствовали часовым интервалам, а колонки – дням недели. Прежде чем огласить результаты своих измерений, скажу пару слов о том, почему ведение журнала использования времени является столь эффективным инструментом.

Я лично не часто веду журнал учета использования времени, в основном из-за того, что это требует так много усилий. Но примерно раз в несколько месяцев я все же готов напрячься и отследить, куда уходит мое время. Это дает возможность понять, насколько разумно я использую тот ограниченный ресурс, которым располагаю. Из трех элементов продуктивности время является наиболее ограниченным ресурсом. Есть множество способов повысить концентрацию на задаче или уровень энергии, но не существует способа создать себе дополнительное время.

Чтобы распределять время более разумно – а именно направлять его на дела с наиболее высокой отдачей, вы должны точно себе представлять, какая система его распределения у вас уже сложилась и в какие ее элементы необходимо внести коррективы. Например, вы задекларировали, что к числу ваших главных ценностей относится поддержание физической и духовной формы, но при этом в течение недели вы уделяете им ровно ноль минут. Или, допустим, вы решили, что приоритетом является обучение сотрудников вашего отдела, но опять же в течение недели у вас до этого руки так и не доходят. Не представляя, на что уходит ваше время, невозможно определить насколько использование времени согласуется с вашими ценностями и приоритетами, вследствие чего вам будет труднее синхронизировать свои действия с системой ценностей. Ведение журнала использования времени является отличным способом отыскания начальной точки или того базового уровня, с которого можно начать восхождение к реализации наиболее значимых задач и дел с максимальной отдачей.

Журнал учета времени также является отличным способом определить, насколько хорошо вы способны концентрировать внимание в течение дня. Если вы запишете, чем конкретно занимались каждый час, то можете обнаружить, например, что основная проблема состоит в постоянном откладывании важного на потом и в необходимости сфокусироваться на борьбе с прокрастинацией (глава 5), или же вы поймете, что ваше слабое место – способность концентрировать внимание (глава 18), а может быть, важнее всего уменьшить количество отвлекающих факторов (глава 19).

Лора Вандеркам, автор «Я знаю, как она это делает» (I Know How She Does It) и «Книги о потерянном времени»[3]3
  Вандеркам Л. Книга о потерянном времени: У вас больше возможностей, чем вы думаете. – М.: Альпина Паблишер, 2015.


[Закрыть], подтверждает, что ведение журнала учета времени является чрезвычайно полезным инструментом, чтобы составить карту фактического использования времени.

«Сам процесс ведения журнала может показаться утомительным и скучным, но в результате еженедельно высвобождается масса времени».

Естественно, поскольку вы ведете учет своего времени каждый час (или полчаса, или 15 минут), то вы гораздо чаще отчитываетесь перед собой (а не один раз в конце дня, когда подводите итоги). Исследования показывают, когда вы ведете учет потребляемой пищи, вы худеете в два раза быстрее. Аналогичный эффект возникает, если вести журнал учета времени.

Вандеркам обычно прибегает к журналу учета времени раз в квартал и ведет его приблизительно в течение недели, используя 30-минутные интервалы. Она говорит, что важно выбрать типичную неделю и пользоваться способом ведения журнала, наиболее комфортным для вас, будь это ноутбук, электронная таблица на компьютере или приложение в смартфоне.

«Кроме того, что вы поймете, на что бездарно тратите время, может выясниться, что те скучные или неприятные дела, которые вы постоянно откладываете, не требуют для выполнения так много времени, как кажется, – говорит она. – Это важно, чтобы избавиться от проволочек».

Я провел свои первые замеры использования времени только в середине проекта, и мне кажется, что результаты вас немного удивят. Но прежде чем вас с ними познакомить, предлагаю выполнить финальное задание из раздела «Закладываем основы».

ЗАДАНИЕ: ОПРЕДЕЛИТЬ ВРЕМЯ СВОЕГО БИОЛОГИЧЕСКОГО ПИКА

Расчетное время на выполнение задания: по одной минуте каждый час в течение минимум одной недели.

Необходимые энергия/концентрация: 1/10.

Ценность: 9/10.

Удовольствие от выполнения задания: 3/10.

Практический результат: ясное понимание, где вы находитесь с точки зрения управления тремя компонентами продуктивности; точка отсчета для внесения ежедневных корректировок.

Задание решает сразу несколько задач: измерение меняющегося в течение дня уровня энергии; определение отрезков дня, когда у вашего организма наступает биологический пик; сбор статистики о фактическом использовании времени и внимания.

Энергия

Если вы хотите по-настоящему отследить естественные ритмы своего организма, то перед началом измерений:

• Исключите из рациона кофеин, алкоголь, сахар и все остальные стимуляторы. Если на адаптацию требуется несколько дней, исключите из рассмотрения данные за первые несколько дней, они могут исказить результаты.

• Есть необходимо часто и небольшими порциями.

• По возможности засыпайте и просыпайтесь естественным образом, без будильника или смартфона.

Вероятно, труднее всего будет обходиться без кофеина и алкоголя, но это очень важно, если вы хотите точно измерить свой уровень энергии в разное время в течение суток. Я рассматриваю употребление алкоголя как способ взять энергию взаймы у следующего дня. А когда мы прибегаем к кофеину, то мы берем энергию взаймы уже у сегодняшнего дня, потому что за вызываемым кофеином всплеском энергии неизбежно следует резкий спад. В общем, чтобы точно определить, в какое время дня ваша продуктивность максимальна, откажитесь от этих двух стимуляторов. Сахар может обеспечить временный подъем сил, но в долгосрочной перспективе он не слишком полезен.

Я лично рекомендую исключить все три стимулятора за неделю до момента, когда вы начнете измерять уровень энергии. Биологический прайм-тайм практически не меняется с течением времени, поэтому результаты измерений будут актуальны долгие годы.

Чтобы отследить свой уровень энергии и распределение времени, нужен всего лишь лист бумаги, на котором проставлены часы дня и дни недели. Чтобы сэкономить ваше время, я подготовил шаблон, в котором есть все, что нужно для отслеживания времени и уровня энергии в течение одной недели. Зайдите на сайт productivityprojectbook.com, скачайте и распечатайте этот шаблон.

Время

Каждый час отмечайте, сколько энергии у вас есть (по шкале от 1 до 10), а также записывайте:

• Что вы делаете в данный момент.

• Сколько минут каждый час (оценочно) вы тратите непродуктивно на разного рода проволочки и отвлечения.

Вот несколько полезных советов:

• Кроме ручки и бумаги существуют электронные приложения, которые позволяют отслеживать, как вы проводите время, что удобно, если вы много времени работаете на компьютере. Если вы можете самостоятельно устанавливать внешние программы на рабочий компьютер, то я настоятельно рекомендую RescueTime (Rescuetime.com – бесплатная программа, доступная для PC, Mac и Android) или Toggl (Toggl.com – также бесплатное приложение для PC, Mac, iPhone и Android). RescueTime отслеживает время автоматически в фоновом режиме, а Toggl позволяет делать это вручную.

• Если вы обнаружили, что склонны откладывать дела на потом, не волнуйтесь, это нормально. По данным исследователей, которых я интервьюировал, прокрастинация свойственна всем, в том числе и некоторым самым известным экспертам в области продуктивности. Не будьте слишком строги к себе, когда записываете, сколько времени тратите на проволочки и откладывания, – и не бойтесь быть честным перед собой.

• Если вам противна сама мысль об отслеживании времени и энергии в течение недели или больше, попробуйте делать это хотя бы в течение нескольких дней. Как только вы начнете наблюдать некоторые закономерности, у вас проснется интерес и захочется продолжить измерения. Моя рекомендация – отслеживать распределение времени в течение недели, а энергетический уровень – в течение двух-трех недель, если сможете.

Отслеживание времени и энергии достаточно утомительно, это правда. Но отдача настолько колоссальна, что я до сих пор раз в несколько месяцев повторяю эти измерения, хотя по сравнению с первыми измерениями отдача от процесса уже не столь велика. Этот процесс сам по себе мотивирует уменьшить количество времени, которое вы уделяете делам, дающим низкую отдачу. Но даже если такая мотивация не возникает, не беспокойтесь: я познакомлю вас с самыми эффективными способами управления временем, вниманием и энергией.

А сейчас, когда мы заложили основу для повышения продуктивности, настало время поделиться с вами реальными результатами моих первых измерений.