Текст книги "Путеводитель по профессии: ДАО ассистента"

Страха постучать и зайти – не должно быть. Страха спросить – не должно быть.

Действительно, как же я могу позвонить генеральному директору другой компании, он же генеральный!

Коллеги, они, прежде всего, люди. И одна из ваших первоочередных задач – наладить контакт и с ними, в том числе.

Вы никогда не сможете вырасти, если будете бояться гигантов бизнеса. Вы никогда не научитесь с ними общаться, если не будете общаться, уж простите за тавтологию.

Вежливо, корректно, учтиво.

Однажды один из моих коллег, заместитель генерального директора, сказал мне: «Вам не занимать наглости, если будет надо, вы и в Кремль позвоните».

Да, позвоню.

Люди, в большинстве своем, вне зависимости от их должности и положения, намного адекватнее и проще, чем представления о них.

Поэтому общайтесь, звоните, пишите. Налаживайте контакт. Это только в плюс.

Просто запомните – вас никто не убьет за звонок или письмо.

Даже не отругает – в моей практике не было таких случаев. Это глупость. Вы выполняете свою работу – только и всего.

БУДЬТЕ ПОЗИТИВНЫ

«В моем кабинете нельзя произносить „но“ и „проблема“. Они звучат негативно. Ищите синонимы» – с этих слов началось одно из совещаний у моего руководителя.

Впоследствии на столе для переговоров в его кабинете появилась хрюшка-копилка для символической платы за произнесения одного из этих слов.

Кто-то из коллег смеялся, честно клал туда денежку и убирал из лексикона запрещенные слова, кто-то недоумевал, а я подумала: а правда, как часто в жизни мы пытаемся настроить себя на позитив?

Ведь правильно же кто-то сказал: «как вы лодку назовете, так она и поплывет».

В конечном итоге, важен не сам факт возникновения проблемы, а то, как вы ее будете решать.

Совершенно очевидно, что в большинстве случаев то, что мы гордо зовем «проблемой», по факту оказывается вполне себе рабочей ситуацией, которую просто никто не смог предусмотреть.

Но так как от всего не убережешься и все не предусмотришь, то почему бы не принять факт проблемы позитивно и просто не подумать над тем, как мы будем ее решать? В конце концов, решая задачи, мы опять-таки учимся. Поэтому ничего плохого в трудных ситуациях нет.

А позитивное отношение к ним, как показала практика, очень часто помогает быстрее их решать.

В этом плане мне очень нравится фраза из мультика «Ледниковый период-2»: «Никогда не говори: «Я ошибся», лучше скажи: «Надо же, как интересно получилось!»

ОТЛИЧНЫЙ ВНЕШНИЙ ВИД

В прямом смысле слова. То есть, как вы выглядите. Во многих компаниях специально прописывают все, в плане внешнего вида, даже длину ногтей и уместный цвет лака. Возможно, это перебор. Но если в вашей компании этого нет, то позаботьтесь о своем внешнем виде сами, начиная от туфель и заканчивая макияжем.

Когда вы приходите в компанию, вы «продаете» не только свои знания и опыт, но и себя в том числе. То есть целиком с внешним видом. Давайте не будем уговаривать друг друга, что главное мозги.

В конечном итоге то, как вы выглядите, – это отражение вашего ощущения себя в мире. И если, проснувшись однажды утром, вы увидели в зеркале отражение, и оно вам не понравилось, значит что-то с вашим миром не так.

Ведь в конечном итоге, какой бы престижной ни была ваша работа, ваше утро всегда начинается дома перед зеркалом в ванной. И если на этом этапе вы не испытываете радости, то работа вам ее не прибавит.

Работа ассистента публичная. И вы всегда на виду. Вы не сможете, как мышь, забиться в угол. В надежде, что никто не увидит, что на вас сегодня не туфли, а тапочки.

Однажды, когда в жизни у меня был достаточно сложный период, это отразилось на том, что я надеваю для походов в офис. Да и вообще, как выгляжу. То есть, хреново.

Слава богу, что коллеги осмелились это прокомментировать на одном из этапов годовой оценки персонала. И я не могу сказать, что это был звонок. Это был колокол.

Никогда не забывайте, что на вас смотрят. Даже когда вам кажется, что все про вас забыли, это далеко не так.

РАДУШИЕ

Возможно, кому-то покажется, что это больше относится к гостиничному бизнесу.

Да, это правда. Но тем не менее, «радушие» – также одно из качеств, которое нужно хорошему ассистенту. То есть в буквальном смысле вы всегда должны быть рады людям, которые приходят к вам и к вашему руководителю.

В психологии есть такие термины «экстраверт» и «интроверт». Кто с ними знаком, тот знает, что первым проще, потому что они психологически более открыты для общения.

Но всё равно, согласитесь, трудно постоянно радоваться людям. Особенно когда они только и делают, что приходят к вам с проблемами.

Я люблю людей, но в какой-то момент мне стало трудно. И я могу с уверенностью посоветовать сделать то, что сделала я – перестать реагировать на проблемы.

Не пропускать их через себя. Это работа. И она должна оставаться работой. Иначе не хватит ни сил, ни эмоций, ни нервов, ничего.

Научитесь реагировать по-деловому. С улыбкой, но бизнес – это бизнес. И это не ваши проблемы, это рабочие ситуации. И мир станет ярче. А радоваться станет проще.

К тому же, если бы проблем не было, работы не было бы тоже. Когда я пришла в один из иностранных банков секретарем, то улыбаться всегда – было первое, чему пришлось учиться. Приходящие в офис люди должны были видеть, что им рады.

«Показное» радушие, которое поддерживает покой в мире бизнеса.

Со временем я поняла, что привычка радоваться спасает меня от унылого настроения и грусти. Ведь как сказал вьетнамский дзэн-буддийский монах Тит Нат Хан: «Иногда ваша радость является источником вашей улыбки, иногда же ваша улыбка может быть источником вашей радости».

ЗНАНИЕ ИНОСТРАННЫХ ЯЗЫКОВ

Да, это тоже отличительное качество профессионального ассистента.

Мир бизнеса – это мир, который говорит, как минимум, на английском, а как максимум, на нескольких языках. Мой руководитель, например, знает пять языков.

Очень востребованы французский, немецкий, китайский языки.

Я свободно говорю, пишу и думаю на английском. Второй язык у меня был французский, но я его редко использовала.

Однажды пришлось заняться изучением чешского, к моей гордости, не безуспешно, писать на нем сообщения я в итоге смогла.

Ваша ценность как профессионала, несомненно, только увеличится, если вы хорошо знаете хотя бы английский.

Я уж молчу про преимущества отправки руководства в отпуск куда-нибудь не в России. И, что самое важное, способность общаться с иностранными партнерами.

А уж если вы еще и переводить сможете для вашего руководителя, который не знает языка, – то вообще отлично! Поэтому, если у вас есть явный недостаток в знании иностранных языков, – бегом восполнять пробелы.

РАБОТА В КОМАНДЕ

Вы работаете в команде. Точка.

Я уже писала о том, насколько важна правильная коммуникация.

Настолько же важно ваше отношение к коллегам, когда они, например, приходят к вам за помощью. Ответов «У меня нет времени», «Это не моя проблема» не существует!

Максимум, что можно сделать, если вы очень заняты, это спросить: «Насколько это срочно? Ты не против, если я вернусь к тебе в течение 15 минут?»

Коллеги будут приходить к вам с массой всевозможных вопросов, просьб, комментариев и проблем. И всё это – ваша работа. От «Когда есть свободное время для встречи в календаре президента?» до «У нас проблема с оплатой счета».

И хотя последнее явно ближе к финансовому департаменту, вам придется позвонить туда и узнать, почему эта проблема возникла.

Однажды ко мне пришла моя коллега – директор департамента по работе с корпоративными клиентами. Ее вопрос касался (как раз) оплаты повторного выезда бригады к клиенту. Так как ее прямого руководителя на месте не было (она была в отпуске), с вопросом «Кто может это согласовать?» она пришла ко мне. В итоге это было согласовано мной по телефону с финансовым директором. Отдельный вопрос – почему она сама не позвонила, но это детали. Не важно, почему – важно, как вы решили ту или иную проблему. Главное – помочь.

«ДЕРЖИТЕ» ЛИЦО

Это, пожалуй, самое трудное. Потому что как ни крути, но у всех бывает плохое настроение по тысяче разных причин. Да, вы имеете на это право. Нет, у вас нет права демонстрировать это в офисе.

Один из моих руководителей назвал это невербальной коммуникацией. Вы, наверное, замечали, что энергетика некоторых коллег может буквально «впечатать» вас в стену.

А к другим тянутся все – от директора до секретаря. Все мы «несем» себя в мире. Так вот, «нести» себя нужно позитивно.

В рамках одного из проектов с партнерской организацией я помогала им со стороны своей компании в сборе данных. Позднее я получила от них очень позитивный отзыв о своей работе, в частности, о моей манере общаться: «спокойно и рассудительно, и всегда с улыбкой».

Всегда помните, что вы общаетесь не только внутри компании, но и вне ее.

И если коллеги могут простить вам (иногда!) плохое настроение из-за отсутствия дома кофе, то партнерам и клиентам вы этого не объясните.

Никогда не думайте, что у вас будет второй шанс наладить отношения с людьми. Есть только один, первый, он же единственный.

Я тоже учусь владеть собой. Не стоит думать, что у меня это прям так здорово получается. Но когда я понимаю, что лимит моего хорошего настроения исчерпан, я либо иду обедать, либо сажусь за какую-нибудь жутко нудную, но потрясающе успокаивающую работу (например, планирование бюджета).

Это же служит очень хорошим объяснением коллегам, которые приходят с какими-нибудь просьбами – никто не будет отвлекать от бюджета (!).

И у вас есть шанс посидеть, успокоиться и вернуться в коллектив с улыбкой.

Поверьте, ваше плохое настроение улучшится в тот же день из-за какой-нибудь мелочи. А вот осадок от вашего поведения у всего офиса может остаться очень надолго.

ЖЕЛАНИЕ ПОМОГАТЬ И СПОСОБНОСТЬ СОПЕРЕЖИВАТЬ

Да, именно так. Без стремления «оттянуть» на себя максимум административной рутины, чтобы ваш руководитель мог спокойно заниматься бизнесом, успеха вы не добьетесь.

Равно как и без желания искренне заботиться о человеке. Вплоть до салфеток на его столе и увлажнителя воздуха, потому что он часто летает и кожа сохнет.

Да, это вот такая интересная работа, когда вы переживаете о шефе порой больше, чем о себе. Когда вы знаете все взлеты и падения в кризис.

И способны в нужный момент «подсунуть» супчик или салатик.

Или в нужный момент отменить позднюю встречу, на ходу придумав для этого крайне правдоподобную причину, да так, что партнер еще и должен будет.

ПРОЧЬ ЧУЖИЕ ЭМОЦИИ

Относитесь спокойно к смене настроения у руководства, к перепадам активности коллег, ко всему, что вносит сумбур и сумятицу в ваш день.

Вы не должны на это реагировать. Есть масса причин, почему именно сегодня день не задался. И не важно – у кого.

Проявите гибкость и не позволяйте вашему настроению испортиться.

Когда я понимаю, что вокруг все хмурые, явно устали и «не в себе», я просто опускаю перед собой виртуальное стекло, так чтобы звук проходил, а эмоции нет.

Ассистент – это как абсорбирующий материал для многих. Так вот, вы не должны впитывать чужой негатив, вам своего хватит.

Научитесь ставить блок. Это, правда, очень поможет в будущем. И запишитесь в бассейн, вода смывает все плохое. Проверено.

НУЛЕВАЯ ТЕРПИМОСТЬ К ДЕРЬМУ

Это должно стать сутью вашей работы. Собственно, тут мало что еще можно добавить.

Просто приучайте себя делать всё качественно, начиная с мелочей. То есть делайте все так, как если бы вы делали это для себя.

В завершение этой темы, хочу добавить, что, если вы уже работаете в должности ассистента и вам кажется, что что-то не так – подумайте, почему вы здесь. Если вы не можете найти более-менее вразумительного объяснения, то вполне может оказаться, что вы не на своем рабочем месте.

Способность осознать, что ты находишься в правильном месте в правильное время, тоже качество, которое, пожалуй, пригодилось бы многим, и не только в административной сфере.

Собеседование:
сработает ли «химия»?

Несколько раз в своей карьере я сидела напротив потенциального руководителя и думала:

«Насколько же этот человек не мой!»

Отличительная особенность работы ассистента в том, что этот человек всегда работает в команде с одним человеком – со своим руководителем.

Это не имеет отношения ни к компании в целом, ни к коллегам.

Я не знаю, почему и как так получилось, но после первых пяти минут встречи я точно знаю, хочу ли работать с человеком напротив меня.

Не потому, что человек, сидящий на другом конце стола, плохой или хороший, а просто потому, что моя энергетика либо принимает его, либо нет. И так же у руководителей.

Я думаю, что для менеджеров по подбору персонала позиции персональных ассистентов – одни из самых «неудобных». Потому что, предоставив кандидатов с отличным опытом, образованием и знанием языков, они могут промахнуться не один раз, а иногда раз десять подряд. И никто не объяснит, чем были плохи все эти кандидаты. Ничем. Просто химия не сработала. Иногда в одностороннем порядке, иногда в обе стороны.

Однажды мое интервью с генеральным директором американской компании продолжалось часа два.

Почему? А мы за десять минут выяснили, что не подходим друг другу и просто разговаривали «про жизнь».

И в этом не было трагедии. Просто ему нужен был другой человек, мне нужны были другие обязанности. Химия не то чтобы не сработала, ее просто не возникло. И профессиональные качества тут вообще ни при чем.

Очень часто руководители пытаются докопаться: почему человек, который вполне мог бы управлять небольшой компанией, идет работать ассистентом. Ответ «Я люблю свою работу» лаконичен, но никак не является причиной находиться на этой должности.

И не услышав более-менее вразумительного ответа, руководитель может вполне оправданно засомневаться – а действительно ли вам нужна эта работа.

Ваше ощущение себя в этой должности играет далеко не последнюю роль.

И крайне важно понимать – зачем вам эта работа.

Поэтому вы просто потратите свое и чужое время, если придете на собеседование и в течение часа будете старательно доказывать, как вы мечтаете продолжить карьеру в должности ассистента.

Это тот случай, когда потенциальный руководитель всё равно почувствует подвох и откажет вам.

К сожалению, нет ничего более субъективного, чем внутренние ощущения.

Это не опишешь словами, это не подведешь под мало-мальски научную основу.

И приходится встречаться чуть ли не с десятком людей, чтобы найти рабочее место там, где с руководителем получилось понять друг друга с первых минут встречи.

По этой же причине многие руководители так не любят менять своего ассистента.

Да, иногда возникают обстоятельства, человек принимает решение уйти из компании или вообще переезжает в другую страну, и тогда найти «такого же» становится очень сложной задачей. Два человека как будто прорастают корнями друг в друга, и отцепиться бывает очень трудно.

Поэтому собеседование с потенциальным руководителем – это не обзор вашего предыдущего опыта.

Об этом он прочитал в резюме и ему дали подробный feedback менеджеры по управлению персоналом.

Это встреча, на которой вы оба должны посмотреть – а сможете ли вы вообще вместе работать. Если хотите, то ассистент в данном случае должен быть очень хорошим самопсихологом (ну и психологом тоже).

Надо уметь разбираться не только в людях, но и в себе тоже.

Последнее, зачастую, как раз намного сложнее.

Нам всегда проще разобраться в окружающих. Но вы должны четко понимать, с какими людьми вам комфортно, а с какими нет, что вы принимаете в работе, а что категорически не допускаете.

Какой формат общения с руководителем вы предпочитаете в работе – диалог или монолог.

Понимание таких вещей поможет вам не тратить время впустую на заведомо не ту компанию и не того руководителя.

Бизнес vs Личные поручения

Количество личных и бизнес-поручений – это важный критерий выбора, принимать или не принимать предложение о работе и как вы дальше видите себя в профессии. Я знаю коллег, которые предпочитают иметь дело только с личными поручениями. Мы все разные, и кому-то в принципе не интересно вникать в тонкости бизнеса компании. А кто-то, наоборот, личным поручениям предпочитает бизнес-поддержку.

Самая большая ошибка – это не спросить на собеседовании, чего ваш потенциальный руководитель ждет от своего ассистента. Этот вопрос поможет избежать ненужных ожиданий с обеих сторон и сэкономит время. Иначе, проработав пару-тройку месяцев, вы вдруг обнаружите, что только и занимаетесь бронированием билетов и организацией отпуска семьи, хотя ожидали совсем другого.

В таких случаях энтузиазм очень быстро «улетучивается» и выхода будет два – менять работу или все-таки остаться на текущем месте.

Но в последнем случае, вы рискуете загнать себя в депрессию, так как нет ничего хуже, чем заниматься нелюбимым делом.

И не стоит думать, что вам удастся

«переформатировать» вашего босса. Ваша работа – помогать, а не менять своего начальника под себя.

Мне посчастливилось работать в московском офисе крупного американского агентства по рекламе помощником главного творческого директора.

Всё замечательно, если бы не одно «но». Соотношение поручений по бизнесу и личных запросов было процентов семьдесят в пользу последних.

Об этом я узнала уже по ходу работы. А после того, как передо мной поставили большую задачу координировать подготовку участия компании в Каннском фестивале рекламы, расстановка предпочтений в работе лично для меня стала абсолютно очевидна. Потому что весь процесс – начиная от идей на бумаге до отправки готовых макетов в офис фестиваля, а команды из России в Канны на сам фестиваль – это был самый настоящий рабочий кайф. К сожалению, проект был разовый, скажем так, раз в год.

И большую часть времени я занималась личными вопросами. В общем, после того, как все вернулись, я тихонько подошла к своему руководителю и озвучила все свои хотелки. К сожалению, на тот момент увеличения бизнес нагрузки мне никто не мог гарантировать, и я приняла решение о смене места работы. Это я. Что подходит вам – думайте сами. Это важно.

Я знаю коллег, которые занимаются исключительно личные делами и абсолютно счастливы. И правильно. Надо заниматься тем, что нравится. Но это нужно знать и понимать. И задавать вопросы об этом на собеседовании.

К сожалению, не всегда сам руководитель, а менеджеры по персоналу еще реже, подробно рассказывают про обязанности. Расспрашивайте, если есть возможность – пообщайтесь с ассистентом, который работал до вас. Ваша задача – получить максимум информации, чтобы принять правильное решение.

Руководителю на заметку: ищем ассистента

СОБЕСЕДОВАНИЕ

Разумеется, что потенциальный руководитель на собеседовании играет далеко не второстепенную роль.

Ошибка многих, что зачастую они принимают на работу просто секретаря, но никак не партнера, который будет помогать во всем.

Или наоборот, вроде по опыту работы ищут именно бизнес-партнера, но почему-то на обязанности секретаря.

А в большинстве компаний есть просто позиция секретаря или ассистента, есть стандартный перечень обязанностей и привычка менять сотрудников на этой должности раз в год-два или даже чаще.

Это опять вопрос подхода.

Кто вам нужен? Какой человек? Говорите ли вы с кандидатом на одном языке? Резюме, опыт работы – это все прекрасно.

Но если на собеседовании вы банально не понимаете друг друга, то думать, что «сработаемся» – это просто глупо.

Ассистент начнет через месяц вас нервировать, вы начнете обвинять человека, что он плохо справляется со своими обязанностями.

И на этом вы расстанетесь. Разумеется, можно не заморачиваться. И найти другого, такого же.

Это вопрос эффективности. Да, ассистент должен подстраиваться под руководителя, но, если вы не «на одной волне» изначально, то есть шанс, что помощника в один момент просто унесет в другую сторону.

Секретарь, ассистент – это помощник, и задача руководителя – найти человека, который захочет помогать именно с теми задачами, которые вы готовы поручить.

Именно в этой компании, именно при таких условиях.

Бывает еще так, когда версии потенциального руководителя и менеджера по персоналу относительно обязанностей ассистента кардинально расходятся.

То есть, работая в одной компании, люди не могут прийти к одному знаменателю относительно человека, которого будут брать на работу.

Да и представления о личности помощника тоже очень часто разные.

Я думаю, что самый максимум, который можно сделать, чтобы найти именно «вашего» человека», во-первых, честно ответить на вопрос – кто вам нужен.

Секретарь, который будет приносить кофе и заказывать билеты, или партнер, который вникнет в бизнес и будет вашей правой рукой? А потом, так же честно, говорить об этом на встрече с кандидатами.

Во-вторых, рассказывайте обо всех нюансах работы конкретно с вами. Если вы обладаете привычкой кричать – человек, который будет с вами работать, должен об этом знать.

Если каждое утро вам надо приносить зеленый чай – скажите об этом.

Рассказывайте, как можно больше. Смотрите, как человек реагирует.

Да, у вас катастрофически нет времени на это.

Но вы потратите его потом гораздо больше, когда через две недели или месяц ассистент уволится. Весь смысл беседы с кандидатом – это узнать, что он подходит вам и личностно, и функционально.

ПОРУЧЕНИЯ

Что должен будет делать ваш ассистент? Не стоит нанимать человека, которому заведомо будет неинтересно.

Расспросите поподробнее об обязанностях на предыдущем месте работы, о карьерных планах, об отношении к бизнесу / личным поручениям.

Стоит договориться на берегу, так как потом будет поздно, когда трудовой контракт подписан, а кандидату, который бы вам подошел, вы отказали.

Просто примите как факт, что все люди разные.

И что интересно одному, будет скучно для другого. Лучше поискать и взять на работу человека, который действительно захочет работать в вашей компании на той должности, которую вы предлагаете.