Текст книги "Говори красиво: техники публичного выступления"

3. Тайминг и нехватка времени

Один из вопросов, который необходимо задать организаторам мероприятия, где вы выступаете, звучит так: «Сколько времени есть у спикера?» Таймингом называют время, за которое нужно успеть выступить. И, как правило, тайминг прочно связан с форматом. Если вы выступаете на внутреннем мероприятии вроде совета директоров, корпоративного праздника или представляете свой проект руководителю, коллегам – то, как правило, вы в первую очередь исходите из объема информации, которую необходимо сообщить.

Ну и, конечно, из здравого смысла.

Здравый смысл, в свою очередь, должен опираться на известную фразу: «Краткость – сестра таланта».

А что такое в данном случае краткость?

Если вы сумеете сказать все, что хотели, не усыпив при этом свою аудиторию и не перегрузив ее излишними деталями, этого будет вполне достаточно для начала. Поэтому, когда вы создаете свою речь, начните, как мы уже говорили, с постановки цели. Затем определите задачи: что и как необходимо в первую очередь сообщить вашей аудитории, чтобы достичь цели. И посмотрите, сколько времени у вас занимает передача вот этих сухих данных. Таким образом вы поймете, сколько и какого текста вам еще нужно добавить или, наоборот, убрать, чтобы уложиться в тайминг.

По моему опыту, чаще всего на профессиональных публичных мероприятиях на каждого спикера выделяется 20–25 минут. Довольно часто из этих 25 минут дается 20 на выступление и еще пять – на вопросы.

Кстати, этот порядок вам было бы неплохо уточнить заранее у организаторов. Потому что, если вам скажут, что ваше выступление на полчаса и вы подготовите получасовую речь, а на месте окажется, что речь должна занимать 20 минут, а 10 отводилось на вопросы, вам все придется резать по живому. А это, согласитесь, не лучший вариант для нас.

Более длинные выступления – примерно от 40 минут до часа, – как правило, бывают у крупных руководителей в период разных отчетных мероприятий. Таких, как встречи с дистрибьюторами или представителями региональных филиалов компании.

Разумеется, долгие мероприятия идут с перерывами, потому что слушать несколько часов без остановки технически насыщенные доклады довольно утомительно. И вообще, среди моих коллег бытует мнение, что каждые минут 20 аудитории нужно устраивать какую-то разрядку. Например, шутить, делать лирическое неформальное отступление и тому подобное.

Выступление длиной в час или полтора больше свойственно различным лекциям и семинарам. Если вы не преподаватель, вряд ли вам придется говорить так долго. Тем более что долгие выступления требуют особой подготовки, чтобы у вас потом не пропал голос.

Выступления бывают и короткими. Взять хотя бы разного рода питчи, принятые в стартап-сообществе. Речь там может длиться от мизерных 30 секунд до 10 минут.

А как научиться чувствовать время?

Для этого вам нужно тренироваться.

Допустим, у вас бывают выступления по 20 минут. Значит, учитесь чувствовать именно этот отрезок. Возьмите таймер, установите его на нужное вам время. В нашем случае – на 20 минут. Запускайте отсчет времени и начинайте свой рассказ. Расскажите свою предстоящую речь, а если ее нет – опишите любое событие, которое произошло недавно. Но помните, что, даже если вы импровизируете, это должна быть оформленная речь с целью, вступлением и концовкой.

А когда закончите, посмотрите на таймер. Вы либо уложитесь в отведенное время, либо сигнал прозвучит раньше или позже ожидаемого.

Посмотрите на результат и сделайте вывод, что нужно скорректировать. Повторите упражнение с таймером, учитывая предыдущий результат.

Именно через тренировки такого рода вы научитесь чувствовать нужное время. Вы можете тренировать так любой тайминг, который вам нужен, и привыкнуть к нему. Например, я лучше всего ощущаю рамки часа или полутора, потому что именно на такие отрезки дробится средний тренинг или семинар. Из-за этого мне бывает сложнее перестроиться на более короткие форматы, типа пяти минут или десяти. Зная эту свою особенность, я помогаю себе техническими средствами. О чем с удовольствием и расскажу вам дальше.

Первое, что я использую, – это мой личный пульт управления презентацией, он же кликер, который мы уже упоминали. В нем можно устанавливать заранее таймер обратного отсчета. За некоторое время до окончания пульт начинает вибрировать в руке, и я понимаю, что пора заканчивать.

Второе, что я иногда использую, – это таймер на телефоне или умных часах. Можно и на планшете, если есть возможность, потому что у него больше экран и заметнее цифры.

Однажды меня пригласили выступить на Евразийском форуме науки и искусств в Алма-Ате. Я долго добирался из Москвы до Казахстана, сменил несколько часовых поясов, и когда приехал на место, форум уже завершался.

Как вы знаете, на различных мероприятиях часто случается одна и та же история. Тайминг заявлен, к примеру, 20 минут, но первые выступающие «забирают» аж 40. И идущим в конце организаторы виновато говорят: «Простите, мы все понимаем, но мы тут немного затянули, и, к сожалению, у нас осталось где-то по 5 минут на спикера». Да, это ошибка организаторов или модераторов, но ее последствия придется расхлебывать вам.

На этом форуме я выступал в конце. Мне было нужно подготовить доклад о развитии искусства публичной речи на территории Советского Союза и стран СНГ за последние сто лет. Как вы понимаете, эту тему можно раскрывать бесконечно долго, она довольно широкая. Можно взять ее совсем глубоко и сделать целый вузовский курс на полгода или год.

Так вот, когда я приехал на форум, мне сказали, что у меня есть 8 минут.

Что делать?

Я поставил на трибуну планшет, запустил на нем таймер и, периодически бросая взгляд на экран, начал свое повествование.

Весь доклад занял у меня ровно восемь минут. Я помнил, что у меня главное, а что второстепенное, и просто решил не упоминать пару примеров и не уходить в некоторых местах в пояснения и детали, как собирался раньше.

То есть в случае, если времени вам дают меньше, чем вы рассчитывали, вспомните, какая цель вашей речи, что самое главное, а что уже второстепенное. И решайте, что можно убрать без больших потерь, а что трогать никак нельзя.

Когда вы соблюдаете тайминг, вы этим самым делаете комплимент аудитории. А кроме того, вы в значительной степени укрепляете свой имидж делового человека. Особенно сильно это проявляется, когда остальные спикеры регламент не соблюдают. А значит, вы оказываетесь единственным оратором, способным уложить свои мысли логично и стройно. И раз вы четко и ясно мыслите, вы и дела ведете так же.

Если планшет поставить нельзя, а кликера с таймером у вас нет, попросите кого-нибудь из знакомых в зале дать вам знак незадолго до окончания времени. Но так, чтобы вы поняли: пора переходить к финалу, а не резко обрывать мысль на полуслове.

Если у вас есть умные часы, то тогда обратный отсчет можно запустить на них. И если у вас выступление минут на 20, установите таймер где-то минут на 17. Через 17 минут часы завибрируют, и вы поймете, что у вас есть еще 3 минуты, чтобы закончить свою речь.

Ну а если вы пишете себе текст, то здесь еще проще. Когда я готовлю спикеров для выступления на английском языке, например за рубежом, то им чаще всего удобнее себе сначала написать текст, а потом либо его выучить, либо отталкиваться от написанного. И здесь нам на помощь приходит знание о темпе речи. Помните, мы говорили в предыдущем разделе?

Вы берете известный вам тайминг. Например, 20 минут. Теперь, чтобы понять объем текста, умножьте 20 минут на оптимальный темп 140 слов в минуту. А в результате вы видите, что ваше выступление должно содержать 2800 слов. Это особенно удобно, если вы пишете себе речь и учите ее наизусть либо читаете с листа или с телесуфлера. Или же если вам нужно точно понимать, что вы успеете рассказать, а чего не успеете.

Развивайте чувство времени и используйте достижения прогресса, чтобы всегда укладываться во время.

4. Технические средства: все свое ношу с собой

Говорят, что всего предусмотреть нельзя. К примеру, собираетесь вы в путешествие. Пакуете чемодан, несколько раз все перепроверяете. А уже в аэропорту или даже в гостинице вдруг обнаруживаете, что чего-то не хватает. Забыли дома! Было у вас такое? Конечно, было, и наверняка не раз! Ведь все мы люди. А что вы делали в такой ситуации? Скорее всего, шли в магазин и покупали то, что забыли, если эта вещь была вам нужна. Либо говорили себе: «Ну, ничего уже не поделаешь».

Но одно дело – забыть при поездке на курорт зарядку от телефона или крем для загара, и совсем другое – обнаружить перед своим выступлением, что вы не можете говорить. Потому что не оказалось нужных материалов или вы забыли какой-то предмет для демонстрации. А может быть, вам что-то понадобилось, и вы думали, что это есть у организаторов, а они только удивленно разводят руками. Согласитесь, неприятно.

Обычно есть некий стандартный набор вещей, который всегда или почти всегда бывает на мероприятии. Это переключатель-кликер для слайдов, вода, маркеры для доски или флипчарта, сама доска или флипчарт, проектор, компьютер и тому подобное.

Опытные спикеры имеют обычно что-то вроде концертного райдера, как артисты. Там указано все, что нужно для выступления. Иногда у принимающей стороны не оказывается нужного вам устройства или каких-то мелочей, и эти нюансы нужно выяснять заранее.

Несмотря на то что подобный райдер есть и у меня, некоторые вещи я все равно беру с собой. Ниже я поделюсь своим списком необходимых для выступления вещей. Вы можете воспользоваться им или составить свой. Потому что если в какой-то момент что-то сломается или чего-то нужного у организаторов не окажется, это будет уже вашей проблемой.

Итак, что обязательно вам нужно иметь при себе?

Первое – это флешка с вашей презентацией. Причем презентация должна быть в нескольких форматах. В стандартном и на всякий случай в PDF. Можно еще сделать два варианта размера слайда – для широких экранов и для квадратных. Это нужно, если вы не знаете, что вас ждет на месте, и не хотите, чтобы ваши слайды сжимались или растягивались автоматически, теряя свое очарование.

Но может быть, флешка окажется нечитаемой.

А как себя от этого защитить? Возьмите с собой вторую. Причем они есть даже в виде брелока для ключей. Такую вы вряд ли забудете дома – она всегда будет с вами. Кроме того, самые важные презентации и материалы для работы обязательно загрузите в облако или отправьте сами себе по электронной почте.

Но бывает, что и флешки не читаются, и Интернета для доступа к облаку нет. На этот случай закачайте свои материалы и презентации на смартфон. Если необходимая вам информация будет одновременно на флешке, в облаке и в телефоне, то скорее всего, в большинстве случаев вы не останетесь без необходимых данных.

Однажды во время тренинга у меня сломался компьютер. Он просто раз и навсегда выключился. Починить я его на месте не мог, поэтому вызвал техника. Но технику требовалось 15–20 минут, чтобы дойти до меня с новым компьютером. А у меня эти 15–20 минут были полезным рабочим временем. Я не мог его потерять и тем более никак не мог забрать его у своих слушателей, которые за него заплатили.

Так совпало, что мы в тот момент делали упражнения, связанные с картинками на экране. И слушателям нужно было их видеть. Но у меня все эти материалы были не только на флешке и в облаке, но и на планшете. Поэтому я его открыл и стал демонстрировать картинки на экране планшета. Да, конечно, стало хуже видно, но ситуация была спасена.

Я проанализировал тот случай и заказал переходник с планшета на проектор. Теперь, если вдруг проблема с компьютером повторится, я всегда смогу запустить презентацию или показ картинок прямо с планшета. Другой вопрос, что если сломается проектор, я уже ничего не смогу сделать и мне опять придется показывать изображение с планшетного экрана. Но, согласитесь, это гораздо лучше, чем не иметь вообще никаких вариантов.

Второе, что я рекомендую носить с собой, – это пульт для переключения презентации. Он же кликер или презентер. Да, как правило, эти кликеры всегда есть на месте. Но они могут заедать и плохо работать. А в своей вещи вы всегда уверены. У меня всегда с собой есть такой пульт. И помимо кнопок для листания слайдов, в нем есть еще одна очень удобная вещь, о которой вы читали чуть выше, – это таймер. Помогает мне не следить за временем и при этом укладываться в регламент.

Если у вас свой кликер, то не забывайте забирать радиопередатчик от него, потому что новый вы не купите – они все по-разному кодируют сигнал.

Третье, чем хорошо было бы запастись перед выступлением, – это вода. Вы можете взять бутылку, флягу или термос. Можете даже нанести на нее свой логотип – дополнительная узнаваемость бренду не помешает. В термос можно налить что-то теплое, например травяной чай. Травяной, потому что черный и зеленый сушат горло, говорить будет труднее.

Не надо рассчитывать на то, что вода будет у вас на столе или на трибуне, когда вы будете выступать. Ее там может и не оказаться, а смачивать горло иногда надо. Особенно если в помещении топят или, наоборот, работают кондиционеры. Сделать глоток воды во время выступления – это совершенно нормальная практика. Никакого негативного влияния на ваш имидж здесь не будет. Кроме того, если вам внезапно зададут неудобный вопрос, вы сможете сделать пару медленных глотков, а за это время придумать ответ.

Четвертое. Я очень вам рекомендую иметь с собой какой-то легкий перекус типа шоколадки без орехов. Мероприятие может затянуться, а вам нужны силы. Экстренно подкрепиться поможет шоколад. Конечно, это не самая лучшая пища для оратора, потому что шоколад может вызывать желание откашляться и от него начинает першить в горле. Это только для самых крайних случаев, когда вы чувствуете, что силы покидают вас и нужно их быстро откуда-то взять. Ну а без орехов – потому что все, что мелко крошится, может впоследствии мешать вам говорить.

Пятое. Если вы регулярно принимаете какие-то препараты, они у вас должны быть с собой. Или если вы испытываете дискомфорт в животе перед выступлением, например от волнения, то неплохо иметь на этот случай какие-то порошки или таблетки, которые предотвратят беду.

Оратор в момент выступления – лидер. Он говорит, его слушают. Желудок и кишечник – главные органы лидера. Потому что, если у оратора болит голова, он может найти в себе силы говорить. Если болит зуб, горло, рука или нога, это тоже можно преодолеть. Но если прихватило живот – никакой лидерской энергии в вас уже не останется.

В общем, подумайте. Вы сами знаете, что вам может понадобиться.

Шестое. Несмотря на то что вам, как правило, дадут маркеры, чтобы писать на доске или флипчарте, они могут оказаться либо высохшими, либо неподходящими. Поэтому у меня с собой всегда два маркера. Один – стираемый, для досок, а другой – для бумаги, то есть для флипчартов. И знаете, они меня уже не раз выручали. Два тонких маркера, кликер, дополнительная флешка-брелок, шоколадка и небольшая бутылка воды не займут много места даже в дамской сумочке.

Разумеется, этот список далеко не исчерпывающий, потому что вы можете взять с собой что-то, что нужно лично вам. Например, какие-то образцы продуктов, которые вы производите или продаете, чтобы их показать публике, позволив рассмотреть поближе. Потому что, как мы знаем, лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать.

Я еще в силу профессии всегда ношу с собой небольшой конверт с нарезанными на мелкие карточки заданиями. Это задания по ораторскому искусству и межличностной коммуникации буквально на все случаи жизни. Есть групповые, есть индивидуальные, задания на импровизацию, на убедительность и так далее.

И когда я во время работы сталкивался с тем, что аудитория оказывалась подготовленной в тех темах, которые я хотел дать, на этот случай у меня всегда находилась маленькая стопка карточек с заданиями на другие темы. Мы находили то, что людям интересно и полезно, и с этим работали.

Еще полезно иметь с собой бумагу и ручку. Достаточно блокнота или пары листов А4. Вдруг вам придется что-то записать, сделать пометки во время чужого или даже своего выступления. Деловой человек всегда должен иметь с собой письменные принадлежности. Они занимают мало места, но они нужны.

Я поделился с вами своим списком необходимых для выступления вещей, а вы решайте, соберете ли вы себе такой же или дополните какими-то предметами уже под свои задачи и нужды.

5. Три вопроса перед выступлением

Итак, вы определили формат и тайминг выступления. Поняли, чем себя обеспечить на сцене. Выявили особенности аудитории и нашли ее систему ценностей. «А что дальше-то?» – спросите вы меня. А дальше – дело за малым.

Вам всего-то осталось понять три вещи.

(Насчет «всего-то» я, конечно, шучу, потому что от этих трех элементов напрямую зависит успех вашего выступления).

Может, это прозвучит неожиданно, но именно здесь спрятан важнейший ключ к сердцам и умам ваших собеседников. Вам необходимо найти ответы на три вопроса:

Почему вас должны слушать?

Почему вам должны верить?

Почему ваша аудитория должна сделать то, что вы от нее хотите?

Казалось бы, все просто. Но попробуйте ответить на эти вопросы от имени своей аудитории, а не своих представлений о ней, как ошибочно делают многие.

Вы ведь определили ее особенности, ценности и потребности? Вот теперь постарайтесь посмотреть на себя и предмет своей речи глазами своих же слушателей. Избегайте проекций.

Итак, первый вопрос. Почему они должны вас слушать?

«Ясное дело! Потому что я классный и знающий», – скажете вы. И сразу попадете в ловушку, потому что здесь на самом деле есть целых два подпункта: кто вы такой, чтобы вас слушали, и что вы такое говорите, чтобы люди обратили на это внимание.

Кто вы такой – это ваш образ, над которым мы работали весь первый раздел. Люди должны понимать, кто перед ними говорит и почему это именно вы. Чтобы вас слушали, вовсе не обязательно, чтобы вы были признанным во всем мире экспертом. Достаточно, чтобы экспертом вас считала конкретная аудитория. Ну или просто вы ей по-человечески нравились.

Обычно перед официальными мероприятиями организаторы просят спикеров прислать информацию о себе. Там не нужно писать все свои регалии и опыт – это не резюме. Гораздо важнее указать то, что будет верно понято и принято вашей публикой именно в вашем конкретном случае. Что-то, что поможет вам заранее сформировать у людей нужное впечатление о себе. Кроме того, иногда бывает нелишним напомнить слушателям в начале выступления, кто вы и почему говорите именно об этом. Для этого можно выступить с небольшой самопрезентацией буквально на полминуты перед основной частью выступления. Но так стоит делать, если вас совершенно никто не знает и ведущий вас не представил.

Самопрезентация здесь должна быть емкой, короткой и отвечать людям на вопросы, кто вы и как связаны с темой выступления.

Полезный совет: придумайте себе самопрезентацию длиной в одно-два небольших предложения. Например, когда я выхожу к слушателям программы MBA в Президентской Академии, я представляюсь так: «Здравствуйте, я Леонид Смехов. Преподаватель ораторского искусства, почетный профессор Института Бизнеса РАНХиГС». А когда я вел курс по лидерству и социальной ответственности на другой программе MBA, в РЭУ им. Плеханова, я еще обязательно упоминал, что я руковожу тренинг-центром «Коммуникатор», Потому что, если я беру на себя ответственность вести курс по лидерству, я должен продемонстрировать публике наличие управленческого опыта. Тот факт, что я преподаю ораторское искусство или, к примеру, работал на телевидении, здесь совершенно не важен.

А к примеру, на корпоративном тренинге по публичной речи в организации я мог сказать: «Преподаватель ораторского искусства, бизнес-тренер, телеведущий», потому что это демонстрировало и мою основную направленность, и добавляло в образ еще один элемент, к которому при необходимости можно было бы апеллировать на занятии. То есть в каждом месте – свои особые акценты при самопрезентации.

Итак, вас должны слушать, потому что вы тот человек, к которому люди в рамках данной темы хотели бы прислушаться. Но сами они об этом не всегда догадаются: ваш образ должен им транслироваться через вербальные и невербальные элементы.

Мы осветили одну сторону вопроса, почему вас должны слушать. Теперь поговорим о второй части.

Что именно вы говорите, чтобы люди вас слушали?

Как минимум, вы должны сообщать им какую-то полезную и понятную информацию. Просто рассказывать что-то полезное – мало. Вспомните себя в школе или в институте – нам там годами на лекциях рассказывали полезные вещи, только слушать порой их было невозможно. Скучно! Поэтому важно не только сообщать что-то нужное, но и подавать это так, чтобы хотелось слушать.

О том, как держать внимание аудитории, мы подробно еще поговорим, поэтому – коротко. Избегайте монотонности, любите то, о чем говорите, и старайтесь добавлять элементы интерактива. Задавайте публике вопросы, а отвечать на них можете и сами.

Есть три темы, которые неизменно вызывают интерес публики. Это секс, юмор и смерть. Собственно, на сочетании этих трех тем строится популярность желтой прессы. Рассмотрели под микроскопом детали личной жизни звезд эстрады и кино, порассуждали на тему тайн загробной жизни и неразгаданных чудес, ну а в конце – столбик с анекдотами. Узнаваемый набор, правда?

Наверняка вы сейчас про себя отметили, что порой из этих же трех тем в том или ином виде состоят популярные телешоу и даже – внезапно – выпуски новостей. Другое дело, что если вы собираетесь затрагивать данные темы для усиления внимания своей аудитории, вам следует проявлять максимальную осторожность и предусмотрительность.

А есть три направления, которых вообще лучше избегать на публике. Это с друзьями и близкими мы можем говорить обо всем – на то они друзья и близкие. Но заводя разговор с малознакомой публикой, вы рискуете попасть в очень нехорошую ситуацию, если неаккуратно коснетесь одной из трех «опасных тем»: религия, политика и спорт. Неаккуратно высказавшись по любой из них, вы окажетесь на тонком льду. Вы можете понести репутационные и имиджевые потери, а можете нечаянно задеть кого-то из слушателей и разрушить все свое выступление.

У меня был случай в юности. Моя подруга хотела познакомить меня со своими родителями и пригласила в гости. Мы чинно общались за столом и даже, кажется, нашли общий язык с ее отцом. Он вскользь упомянул один российский футбольный клуб, и я поспешил отреагировать, сказав, что сегодня дела там обстоят скверно. Повисла тяжелая пауза, во время которой мама засуетилась с посудой, а моя подруга быстро мне шепнула, что я – о, ужас! – только что негативно высказался о любимой футбольной команде ее отца. Ситуацию нужно было спасать. И я ее спас, вспомнив, что когда-то сам не просто интересовался этой командой, а даже тренировался в одном с ними клубе, что было чистой правдой. И знаю все проблемы настолько глубоко, что моя душа не может из-за них не болеть. Нависшая надо мной туча рассеялась, и я, кажется, был прощен. Тот факт, что в рамках названного клуба я занимался не футболом, а фехтованием, был тоже озвучен. Но с указанием, что все мы были одной семьей и на сборы тоже ездили все вместе.

Вечер был спасен, и ни с кем мы, к счастью, тогда не поссорились. Хотя, наверное, могли бы. Поэтому запомните: темы религии, политики и спортивных предпочтений можно обсуждать только с самыми проверенными людьми. Во всех остальных случаях результат для вас может стать непредсказуемым.

Второй наш вопрос касался доверия. Почему вам должны верить? Ответ также кроется в особенностях аудитории, которые мы научились определять ранее.

Разные люди верят разным вещам. У кого-то вызовут доверие ваша раскованность и свобода поведения на сцене. Кому-то понравится, что вы цитируете разные источники и указываете авторов мнений. Другие станут вам доверять сильнее, узнав, что вы сами были в проблемной ситуации, о которой говорите, и успешно решили ее, а не знаете все только из книг.

Но чаще всего доверие публики вы сможете завоевать, если будете просто, доброжелательно и искренне с ней говорить о том, в чем на самом деле хорошо разбираетесь. А если при этом вы сможете показать, что знаете проблемы своих собеседников, это будет совсем хорошо. Но опять же, доверия не будет без грамотно выстроенного образа, элементы которого вы в нужный момент смогли продемонстрировать своей аудитории.

А последний из трех вопросов – почему мои собеседники должны сделать то, что я от них хочу, – это вопрос вашего целеполагания и способности мотивировать людей.

Цель, которую вы ставите перед людьми, должна быть им понятна, важна и посильна. Иначе можете их вдохновлять сколько угодно – ничего они не сделают. Не смогут. Поэтому если вы хотите чего-то добиться от своей аудитории, вам нужно, во-первых, показать ей, куда нужно двигаться, во-вторых, объяснить, для чего ей это нужно, а в-третьих, повлиять на людей теми инструментами, которыми вы сами будете хорошо владеть и которые будут уместны в этой аудитории и в этой ситуации.

Готовясь к выступлению, обязательно задайте себе эти три вопроса: почему моя аудитория должна меня слушать, почему должна мне поверить и почему должна сделать то, что я от нее хочу?

И напишите по три-четыре варианта ответов. Так вы сможете сделать свое выступление максимально точным, эффективным и результативным.