Текст книги "Аптайм: Оптимальный способ управления временем и энергией"

Один из моих бывших руководителей в Google, Анас Осман, вице-президент по стратегии и управлению в Google Cloud, научил меня, как нужно относиться к ценности времени. У него было абсолютно четкое представление о том, сколько стоит его время. Я заметила, что он постоянно приезжал в аэропорт в последний момент. Он объяснял это так: «Если ты не опаздываешь на 5 % своих рейсов, ты слишком много времени тратишь в аэропорту!» Он летал «туда и обратно» не менее 30 раз в год и, приезжая в аэропорт минута в минуту к началу посадки в самолет, экономил около 60 часов. Опоздать на три рейса в год (5 % от 30 рейсов туда и обратно) для него было удобнее, чем провести 60 часов в аэропортах! Не все согласятся с таким подходом к авиаперелетам, но важно понимать более глубокий смысл – необходимо разборчиво тратить свое время.

Пожалуй, лучший совет, который он мне дал, заключается в том, что вы всегда должны знать, сколько стоит ваше время в долларах. Большинство людей полагают, что это означает, сколько денег они зарабатывают в час. Но он имел в виду не только это. Речь идет скорее о том, сколько вы готовы заплатить за час своего времени, чтобы не заниматься тем, что вам не нравится. Если бы вы могли вернуться домой к семье на час раньше, сколько бы вы заплатили за то, чтобы поменять рейс? Сколько бы вы заплатили за то, чтобы новую мебель доставили в собранном виде? Если покраска комнаты займет у вас целый день, сколько бы вы готовы были заплатить за то, чтобы ее покрасил за вас кто-то другой? (Другое дело, если вам нравится красить стены! Тут речь идет о том, чем вам заниматься не хочется.)

Давайте вернемся к моему примеру с домашним офисом. Предположим, что на покупку и установку мебели и декора уйдет пять часов. Исходя из этой оценки, я должна знать, сколько будут стоить услуги профессионального декоратора, если мне известна средняя стоимость часа моего времени, потраченного на то, чем я занимаюсь неохотно. Эта цифра может меняться в зависимости от текущих приоритетов, финансового положения или гибкости графика, но вы должны ее знать.

Одна моя подруга каждый вечер вручную мыла бутылочки для детского питания. Я спросила ее, почему она не кладет их в посудомоечную машину. Она ответила, что не успевает подготовить бутылочки для следующего дня, а бутылочек на вечер и на утро у нее не хватает. Тогда я (я и есть та самая подруга, которая надоедает своими советами) спросила, сколько времени у нее уходит на мойку и сушку бутылочек вручную. Оказалось, 15–20 минут. Получается, на мытье бутылочек она тратит более 120 часов (или 15 рабочих дней!) в год! И все это только ради того, чтобы сэкономить около 50 долларов – среднюю стоимость набора из восьми детских бутылочек. В подобной ситуации следует знать стоимость часа своего времени, умножить ее на 120 часов и сравнить результат со стоимостью покупки новых бутылочек. Если только моя подруга не оценивает час своего времени ниже, чем в 0,41 доллара, или не получает удовольствие от мытья бутылочек, ей, вероятно, лучше купить еще один набор.

Возможно, конечно, что мытье бутылочек действительно доставляет ей удовольствие, или она в режиме многозадачности параллельно слушает подкаст либо занимается еще чем-нибудь, или у нее просто нет места в шкафу для лишних бутылочек. Но о ценности времени, уходящего на ежедневную рутинную работу, явно стоит помнить.

Важно думать о своем времени как о самом ценном ресурсе. Когда перед вами встает задача, в важности которой вы не уверены, задайте себе несколько вопросов, чтобы понять, стоит ли она вашего времени:

Говоря чему-то «да», вы говорите чему-то другому «нет».

Многие люди испытывают стресс, говоря «нет». Мы чувствуем необходимость сказать «да» из-за социального давления или страха разочаровать других. В таких случаях важно помнить, что время – это ограниченный ресурс. Каждый раз, когда вы говорите «да», вы также говорите «нет» чему-то другому – возможно, не прямо, но косвенно. Если мама приглашает вас на еженедельный ужин в пятницу, вам неудобно отказаться. Когда вы говорите «да», вы заранее говорите «нет» другим приглашениям, которые, возможно, еще не поступили. Именно поэтому я стараюсь проводить «ноябрь без планов»: ничего не планирую в течение всего месяца, чтобы посмотреть, как меняется моя жизнь, когда я делаю только то, на что у меня есть настроение сегодня. Соглашаясь на еженедельную встречу, вы говорите «нет» тем задачам, которые могли бы выполнить в это время (может, вас это устроит, однако вы должны осознавать, что отказываетесь от этого времени на недели вперед).

«Да» новой рабочей группе – это «нет» времени на другие проекты. «Да» возможности побыть наставником – это «нет» дополнительному времени с другими членами команды. «Да» проектам в нерабочее время – это «нет» ужину с семьей. Не то чтобы ваши дети приглашали вас прийти на ужин, но вы как будто говорите им «нет», потому что решили заняться чем-то другим, – ничего страшного, если это правильный компромисс! Но каждое «да» – это «нет» чему-то другому, прямо или косвенно. Чтобы осознанно подходить к балансу своего времени, вы должны знать цену своему «да».

Когда я начала проводить коучинг руководителей Google, я сделала его доступным для всех в должности не ниже директора. Запросов становилось все больше, и я обнаружила, что трачу на коуч-сессии слишком много времени. Я помогала многим людям, но чувствовала себя все более истощенной. Страдали другие мои приоритеты: масштабируемое обучение в Google и консультирование по функциям продукта Google Workspace. Я не могла запускать много новых циклов. И я приняла непростое решение ограничить коучинг вице-президентами, что значительно сократило количество сессий и расстроило многих.

На самом деле в моем календаре хватало времени для проведения директорских сессий, но его было мало на подготовку и сопровождение. С этим нужно было что-то делать, но у меня не было сил придумывать новые идеи, я была измотана. Ограничив коучинг руководителями более высокого ранга, я развязала себе руки – и разработала прекрасный масштабируемый групповой тренинг для директоров. Всем, кто хотел, я смогла предоставить полную информацию. При этом мои занятия с вице-президентами стали более целенаправленными и эффективными. Вот почему для того, чтобы работать лучше, мне нужно больше времени на отдых, а не больше встреч в календаре. Делая меньше, я достигаю большего.

Если вы отказываетесь от текущего проекта или обязательства, думайте об этом как о временной мере. Дайте себе время, чтобы понять, правильное ли это решение, поможет ли оно восстановить баланс сил и рабочего графика. Используйте модель «запуск и итерация»:

В течение месяца я делаю сессии только для вице-президентов. Посмотрю, как я себя буду чувствовать, и решу, куда двигаться дальше.

Целую неделю буду уходить с работы ровно в 17:00. Посмотрю, насколько мне будет некомфортно отрываться от работы.

В течение квартала я буду проводить собрания своей команды не раз в неделю, а раз в две недели – и посмотрю, как это повлияет на скорость принятия решений и контакт с сотрудниками.

Цель этого подхода – протестировать возможное решение, получить результаты и провести итерацию. Каждая попытка дает вам новые данные для совершенствования решения.

Вы не всегда можете радикально изменить свои обязательства (например, не стоит выходить из совета директоров, в который вступили на двухлетний срок, уже через год), но можете принять эти вещи во внимание – и в следующий раз освободить себя от этого приоритета, продолжая балансировать свое расписание и время.

Иногда я слышу: «У меня весь день встречи, и каждая из них важна!» Но вы всегда можете начать делать выбор в пользу грандиозных проектов, даже если остальные – очень хорошие. Допустим, руководитель предложил вам огромный проект, который будет занимать примерно 25 % вашего времени. Сможете ли вы отказаться от хороших и важных дел, чтобы освободить для него время? Скорее всего, вам легко удастся перенести или объединить их в своем расписании.

Но если вам кажется, что все ваши дела подпадают под категорию «важное», и вы не знаете, как сократить объем работы или перестроить график, привлеките к этому своего менеджера или руководителя группы. Если вы работаете в пяти проектных группах и чувствуете, что следует отказаться от двух, посоветуйтесь с руководителем, какие из них наиболее важны. Возможно, вы обнаружите, что ему нет дела до того проекта, который вы считаете самым важным, и вы почувствуете себя увереннее, узнав, что он готов поддержать и даже поощрить вас отказаться от чего-то, чтобы дать вам возможность поработать над другими проектами.

Отказаться от текущих обязанностей сложнее (подробнее об этом в главе 6), чем сказать «нет» новым просьбам, но отказ от последних все равно требует определенной стратегии. Для многих из нас, в том числе и для меня, говорить «нет» некомфортно. Мне пришлось учиться – со временем и путем проб и ошибок – тому, как лучше это делать. Я хотела найти баланс – сохранить как свое время, так и уважение окружающих и хорошие отношения с другими людьми. Говоря «нет» всем подряд либо делая это неправильно, вы, безусловно, можете нанести ущерб своему социальному капиталу. Нужно найти хрупкий баланс. Вот пять тактик, которые я выбрала для себя:

1. Задавайте больше вопросов. Узнайте больше деталей, выясните все подробности, прежде чем принимать решение. Задайте все возможные вопросы.

● Учтите, что придется потратить время. «Привет! Спасибо, что предложили мне присоединиться к новому проекту. Не могли бы вы дать более подробную информацию о том, сколько времени в неделю это будет занимать?»

● Убедитесь в том, что это не противоречит трем вашим главным приоритетам. «Спасибо за возможность присоединиться к новой инициативе, над которой работает несколько команд! Можете ли вы рассказать, как будет выглядеть успешное завершение этого проекта и каких целей вы пытаетесь достичь?»

● Выясните все подробности, включая приоритеты других участников. «Спасибо за приглашение выступить перед вашей группой! Не могли бы вы сообщить мне, сколько человек будет приглашено, чем они занимаются, где и как вы планируете рекламировать выступление, чтобы увеличить посещаемость? Есть ли у вас примеры предыдущих выступлений или мероприятий, которые вы организовывали в прошлом, и какова была их посещаемость?»

2. Не отвечайте сразу, скажите, что подумаете. Это один из моих самых любимых способов, который можно использовать в паре с предыдущим, чтобы задать больше вопросов. Немедленное реагирование, будто в компьютерной игре, когда вы мгновенно и однозначно отвечаете на каждое письмо, вопрос или просьбу согласием или отказом, может сыграть злую шутку. Что касается меня, то на следующий день я нутром чувствую, что мне следовало ответить или поступить наоборот. Поэтому я предпочитаю выслушать или прочитать предложение и взять паузу на размышление.

● Выиграйте время. «Рад был услышать о том, что вы работаете над новым инструментом. Я сообщу вам, смогу ли быть полезен и какую помощь в состоянии оказать».

● Объясните свой ход мыслей. «Привет! Я только что просмотрел несколько заявок на выступления и, поразмыслив, к сожалению, пришел к выводу, что у меня вряд ли найдется время для этого, учитывая мои текущие приоритеты. Желаю успеха вашему мероприятию!»

Я научилась применять эту стратегию по отношению к моим детям. Раньше, когда моя дочь спрашивала меня: «Можно мне порисовать блестками?» – моей естественной реакцией всегда было «нет», сами понимаете почему. А потом, в одно дождливое воскресенье, когда у меня было время помочь ей и убрать в комнате после, я подумала: почему бы не сказать «да»? И наоборот: когда речь шла о лепке из пластилина, я сразу говорила «конечно» – даже зная, что через пять минут нам выходить и убраться будет некогда. Поэтому и своим детям я научилась говорить: «Я подумаю и скажу через минуту». Я преодолела свою спонтанную реакцию и стала рационально обдумывать решение.

3. Представьте себе два сценария: «Да» и «Нет». Это особенно полезно, если речь идет о долгосрочных проектах или серьезных обязательствах. Я закрываю глаза и представляю, как ситуация будет развиваться, если я скажу «да» и если скажу «нет». Допустим, меня попросили выступить на выездной конференции руководителей. Я представляю, как накануне мероприятия собираюсь на самолет. О чем я думаю? «Зачем я в это ввязалась? В последнюю неделю квартала у меня всегда столько других дел!» Или представляю, как просматриваю фотографии или список спикеров конференции после того, как отказалась. Думаю ли я: «Я должна была быть в этом списке, жаль, что отказалась»? Или вижу себя в самолете по дороге домой: «Как же хорошо я провела время! Я завела столько замечательных знакомств!» Иногда, просто оказавшись на месте будущего себя в разных сценариях, вы сможете понять, какой вариант кажется более реалистичным, и это поможет решить, как поступить.

4. Нет, но… Еще один из моих любимых способов ответить «нет»: сказать «нет», но не отказываться категорически. Например, если вы не готовы потратить время на встречу, но не прочь ответить на пару электронных писем, не нужно сразу отказываться. Обсудите более подходящий для себя вариант:

● Электронная почта. «Привет! Не могли бы вы сначала прислать свои вопросы по электронной почте, а потом мы сможем решить, нужна ли нам встреча для обсуждения?»

● Виртуальные комментарии. «Привет! Давайте начнем с комментариев в документе и, если это не решит проблему, встретимся?»

● Делегирование. «Я бы с удовольствием провел у вас тренинг, но, к сожалению, сейчас у меня нет такой возможности. Посмотрите, пожалуйста, онлайн-материалы для самообучения на моем сайте. Кроме того, я знаю человека, который проводит такие же тренинги!»

Такой способ сказать «нет» позволяет человеку чувствовать поддержку и уважение с вашей стороны, но при этом сохраняет ваше время и приоритеты. Вы даже можете пойти дальше и установить для себя напоминание, чтобы не забыть поинтересоваться, как прошло мероприятие.

5. Нет, потому что… Самый простой (и самый сложный для многих из нас) способ – прямо сказать «нет» и объяснить почему. Дополнительная информация о том, как вы распоряжаетесь своим временем и расставляете приоритеты, поможет собеседнику почувствовать, что он важен для вас, несмотря на отказ. Это может выглядеть следующим образом:

● Нет времени. «Спасибо, что поделились со мной новой инициативой! Похоже, это отличная возможность. Я был бы очень рад поучаствовать, но, к сожалению, зарезервировал в календаре время для других дел, которые, вероятно, появятся в этом квартале. С нетерпением жду финального продукта!»

● Ваше участие будет излишним. «Привет! Я не буду присутствовать на этой встрече, потому что вижу: у Эми из моей команды больше информации по этому вопросу и она уже подтвердила участие!»

● Другие приоритеты. «Привет! Я не буду участвовать в этой конференции, потому что использую эту неделю для работы над несколькими важными проектами, которые должна сдать в конце месяца, но я желаю вам удачи!»

Научившись говорить «нет», вы сможете использовать подобные стратегии и для того, чтобы слышать в ответ «да». Если вы пытаетесь продвинуть свой проект или убедить кого-то присоединиться к вам, можете использовать эту тактику в обратном направлении. Когда я пытаюсь уговорить кого-то поучаствовать в совместном проекте или поддержать его, то думаю о том, почему я сама говорю «нет» и почему говорю «да». Это может выглядеть следующим образом:

● Объясните, как ваша просьба согласуется с чужими приоритетами. «Привет! Я ознакомился с вашими приоритетными планами на квартал и увидел, что они прекрасно сочетаются с тем, над чем я сейчас работаю. Я бы с удовольствием поработал вместе с вами, чтобы мы вместе достигли наших квартальных целей».

● Предоставьте как можно больше деталей и свободы действий. «Привет! Я бы хотел, чтобы вы выступили перед моей командой. Вот более подробная информация, которая может помочь вам принять решение:

○ дата (по возможности укажите несколько вариантов);

○ время (по возможности укажите несколько вариантов);

○ количество человек;

○ структура выступления (вопросы и ответы, презентация и т. д., дайте несколько вариантов, чтобы можно было выбрать наиболее привлекательный);

○ почему мы обращаемся именно к вам;

○ в чем должен выражаться успех этого мероприятия.

Неважно, говорите вы «нет» сами или пытаетесь убедить кого-то сказать вам «да», эти тактики помогут добиться цели.

Со временем и с опытом приемы отказа и, что еще важнее, защиты своего времени станут вашей второй натурой. Вы будете знать, какие задачи заслуживают вашего внимания и энергии, какие можно делегировать, а от каких лучше отказаться. Вы научитесь избегать чувства вины, которое возникает при отказе, и сожаления, которое появляется, когда вы понимаете, что сказали «да» или «нет» слишком быстро. Научившись говорить «нет», вы освободите свое рабочее время для дел, которым вы говорите «да». А когда вам удастся установить границы и нормы работы, необходимость говорить «нет» будет появляться значительно реже (подробнее об этом в главе 12)!

ПРАКТИКА ПОВЫШЕНИЯ ПРОДУКТИВНОСТИ

● Выберите предложение, от которого вы хотели бы отказаться.

● Определите, какой из «Пяти способов сказать “нет”» лучше всего подходит для решения этой проблемы.

● Составьте идеальный ответ, который поможет вам сохранить уважение собеседника и не пожертвовать драгоценным временем и приоритетами.

Глава 3
Воронка списков

Теперь, когда вы определили приоритеты и выделили для них время в расписании, сказав «нет» всему остальному, вам нужен способ отслеживать важные задачи и определять, когда именно их нужно выполнить. На помощь приходят списки. Составление списков – это консолидация пяти компонентов продуктивности. Вы берете все циклы, которые у вас есть, и группируете их воедино, чтобы в нужном месте и в нужное время завершить их.

Считается, что составление списков свидетельствует о высоком уровне продуктивности. Известное исследование Гейл Мэтьюз из Доминиканского университета Калифорнии показало, что составление списков увеличивает вероятность достижения целей на 42 %{5}5
  Sarah Gardner and Dave Albee, “Study Focuses on Strategies for Achieving Goals, Resolutions,” press release 266, Dominican University of California, февраль 2015.


[Закрыть]. Списки приносят огромную пользу, но иногда становятся источником проблем. Как могут в списке дел одновременно оказаться пункты «Когда-нибудь научиться играть на пианино» и «Закончить презентацию сегодня к 17:00»? Вы можете хотеть сделать и то и другое, но у этих планов совершенно разные временны́е рамки, и для их воплощения требуется разное количество усилий. Один из них – это ви́дение большой перспективы, а другой – то, что должно произойти сегодня. Как их совместить?

Списки не составляются раз и навсегда, это живая система, которая облегчает вашему мозгу управление задачами и обеспечивает их выполнение. Списки действительно являются основой продуктивности. Они могут помочь управлять жизнью, но использовать их нужно правильно. Они нужны для того, чтобы вы точно знали, что и когда нужно сделать. Они дают уверенность в том, что вы ничего не забудете. Они освобождают ваш мозг для других дел. Планирование имеет огромное значение для того, сколько вы успеваете сделать в долгосрочной перспективе. В книге «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать» Брайан Трейси пишет о том, что, если уделить 10–12 минут планированию своего дня, можно сэкономить до двух часов (100–120 минут), не потратив их впустую на попытки сфокусировать внимание{6}6
  Трейси Б. Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать. – М.: Альпина Паблишер, 2009.


[Закрыть]. Например, список продуктов: на его составление нужно пять минут, после чего на покупки потребуется всего 20 – вместо 40 минут блужданий по магазину в попытках вспомнить, какие товары нужны и где они находятся. Пять минут, потраченные на предварительное планирование, экономят 15 минут в долгосрочной перспективе.

Списки дел можно представить в виде воронки: на верхнем уровне в них можно перечислять все, что вы могли бы или хотели бы сделать, а внизу – то, что будете делать именно сегодня, час за часом, исходя из времени, энергии и приоритетов. Концепцию «воронки списков» я успешно преподавала в Google в течение многих лет. И если вам постоянно приходится мысленно отслеживать все, что происходит, смешивая личные и рабочие дела, жонглируя задачами из разных сфер жизни, то воронка списков вам подойдет. Вы можете использовать как отдельные части воронки списков, так и всю ее целиком. Адаптируйте ее, как считаете нужным, в зависимости от вашего вида деятельности, должности или обязанностей,

в любом случае – это комплексная система, которая поможет вам отслеживать все дела. На ее основе многие создают свои собственные органайзеры, панели управления и многоразовые шаблоны. И те, кто освоил этот метод, рассказывали, как он сэкономил им время и сделал их более продуктивными.