Текст книги "Аптайм: Оптимальный способ управления временем и энергией"

Воронка списков строится от верхнего уровня к нижнему. Она начинается с основного списка – это вид с высоты птичьего полета на все, что происходит: здесь перечисляются ваши незавершенные циклы без учета времени и графика. Помните, что не существует «рабочего» и «личного» – поэтому основной список включает в себя все дела, один голова – один список. После того как вы составили основной список, начинайте переносить дела из него в еженедельный – конкретные дела из основного списка, которые необходимо выполнить на этой неделе, в конкретные дни. Далее идет ежедневный список – это план вашего дня, включающий наиболее важные приоритеты и время для их реализации, а также рутинные задачи, которые вы хотели бы включить в ежедневный график. Частью ежедневного списка является почасовой план, в котором расписано, как именно пройдет ваш день и когда будет выполнена та или иная задача. Если каждый час у вас пройдет по плану, вы будете реализовывать все свои крупные дела по частям, ежечасно. Эти списки можно вести как на бумаге (мне так больше нравится), так и виртуально. Бумажные и электронные шаблоны для этих списков можно найти на моем сайте. Самое главное, чтобы все они были и дополняли друг друга.

Основной список

Основной список должен быть у вас всегда. Я веду его в блокноте, но можно делать это и в электронном виде. (Совет: если составляете список на бумаге, тут же фотографируйте его – потеряв бумажку, вы не потеряете список.)

Основной список делится на конкретные типы действий в соответствии со всеми задачами, которые вам нужно выполнить, почти как приборная панель. В моем примере рабочие дела отделены от личных, и все они упорядочены по типам действий, необходимых для их осуществления. Есть дела, которыми можно заниматься, когда вам предстоит долгий перелет, во время которого можно пользоваться компьютером, но нельзя звонить по телефону. Есть задачи, которые вы выполняете дома, но не сидя за компьютером. Предусмотрены случаи, когда вы ездите по делам и у вас образуется свободное время перед тем, как забрать детей из школы. Группируя таким образом похожие действия, вы обеспечиваете себе успех в будущем.

Это мои шесть стандартных категорий, вы можете придумать свои – так, чтобы сгруппировались однотипные действия. Бо́льшую часть своей работы я выполняю на компьютере, но у вас все может быть по-другому (однако вряд ли стоит выделять более трех типов рабочих действий). Например, если вы юрист по сопровождению сделок, у вас могут быть пункты «Составление договоров» и «Подготовка к переговорам», а если вы фотограф, включите в список позиции «Ответы клиентам» и «Обработка снимков». Задача не в том, чтобы иметь подраздел для каждого проекта, а в том, чтобы сгруппировать их по схожим типам работы. Пока можете считать, что в основной список идет все, что появляется в вашей голове. Позже мы поговорим о том, как в этот список попадают новые пункты (например, дела из электронных писем или решения по итогам совещаний) и как он изменяется. Вы будете просматривать этот список еженедельно и вычеркивать из него выполненные дела. Один из самых эффективных способов освободить свою голову и настроить себя на продуктивную работу – это сесть и составить основной список всех запущенных циклов, которые есть у вас в уме, включая сроки их выполнения. Если вы собираетесь выполнить только одну рекомендацию из всей главы, сделайте именно это. Эта рекомендация станет самым большим шагом к повышению продуктивности. Освободите свою голову – и начните с категорий, перечисленных выше.

Еженедельный список

Самое большое препятствие к тому, чтобы стать продуктивным, это, на мой взгляд, составление списка важных дел без указания сроков.

Одна из сотрудниц, с которой я работала, жаловалась на бесконечный список дел, которые постоянно переносились на будущее. Я попросила ее принести свой список на нашу первую коуч-сессию и распечатала ее календарь. Мы сели, просмотрели каждый пункт ее списка, и я сказала: «Хорошо, но когда вы планируете это сделать?» Почти по всем пунктам она ответила: «Я не знаю, у меня весь день встречи и нет времени… может быть, поздно вечером?» Никто не хочет делать всю свою работу по вечерам, особенно после того, как весь день провел на совещаниях, – это самый короткий путь к выгоранию. Мы должны включить дела в свое еженедельное расписание и выделять для них время так же, как и для встреч.

В начале каждой недели (приучитесь делать это в воскресенье вечером или в понедельник утром) вы просматриваете свой основной список и формируете из него список на неделю. Работа только с основным списком слишком распыляет внимание – приходится тратить энергию на анализ пунктов, которые вы не собираетесь делать на этой неделе (подробнее о работе со списком – далее).

Составив список на неделю, откройте свое расписание. Теперь распределите дела из списка, которые вы планируете завершить, по свободным временны́м интервалам. Помните, что основной список – это ваш итоговый план, так что если некоторые дела не удастся запланировать на эту неделю, ничего страшного. Мне нравится брать пункты основного списка и каждую неделю создавать из них задачи. В пятницу вечером я занимаюсь текущими делами. В среду вечером работаю на компьютере, выполняя личные задачи. Во вторник вечером не включаю компьютер и делаю работу по дому. В воскресенье вечером покупаю все необходимое через интернет. Такая схема помогает обеспечить выполнение каждого пункта из моего основного списка хотя бы раз в неделю.

Важный шаг к продуктивности – создать полный список всего, чем вы еще не занимаетесь. Это не менее важно, чем то, что вы уже делаете.

Просматривая свой календарь, вы можете заметить, что на этой неделе у вас нет свободного времени для выполнения дел из списка. Это значит, вам нужно:

1. Либо реалистично оценивать свои возможности, учитывая график поездок и встреч;

2. Либо начать выделять в календаре время для этих дел.

Внимательное отношение к еженедельному списку поможет вам в конце рабочей недели избежать неприятного сюрприза, что вы ничего не успели и вам придется работать все выходные или отстать от графика на будущей неделе. В следующей главе мы подробнее обсудим, как отслеживать уровень продуктивной энергии, чтобы помочь вам определить, какое место в расписании должны занимать различные виды деятельности.

В списке на неделю есть раздел, в котором перечислены некоторые из ежедневных тем. Как уже говорилось, это поможет вам управлять своей энергией и распределять нагрузку как в долгосрочной перспективе, так и в краткосрочной – в течение недели. Допустим, вы каждый вечер готовите ужин. Очень утомительно каждый раз начинать этот процесс с вопроса: «Что приготовить сегодня?» Представьте, что вместо этого у вас есть установки, например: понедельник – без мяса, вторник – итальянская кухня, среда – новый рецепт, четверг – суп и т. д. Установки значительно упростят планирование ужина, вы станете часто пробовать новые рецепты и не будете есть блюда итальянской кухни три вечера подряд (а жаль!).

Аналогичные установки для рабочих дней позволят вам каждую неделю уделять внимание всем своим приоритетам и не забывать о каком-то одном деле надолго. Вы можете сделать четверг «днем административных задач и расходов», а пятницу – «днем работы с клиентами». Установки стоит сохранять из недели в неделю, когда вы составляете свой еженедельный список, чтобы они стали шаблонами. Вы можете создавать установки, основываясь на том, что уже происходит в этот день: если по понедельникам вы проводите собрание сотрудников, вероятно, установка этого дня – «управление персоналом» и стоит также запланировать на этот день индивидуальные встречи с подчиненными. Вы можете создавать установки на основе блоков своего основного списка. Иногда они будут меняться в зависимости от поездок и других обязательств. Однако систематичность помогает, когда у вас неожиданно появляется свободное время – тогда вы можете обратиться к своей установке и решить, чем заняться.

В еженедельном списке вы указываете дела из основного списка, которые можете сделать на этой неделе, и время, когда их запланировали. Если на совещании вам поручают дело, которое должно быть выполнено на этой неделе, и вы знаете, что не успеете сделать его сегодня, добавьте его в еженедельный список. В нем также есть место для отслеживания привычек, которые вы пытаетесь выработать, например медитации или занятий спортом. Еженедельный список поможет вам создавать списки на каждый день.

Ежедневный список

Ежедневный список включает все дела, здесь и сейчас. Вы будете заглядывать в него каждый день. Некоторые сотрудники Google, с которыми я работала, ламинировали шаблоны для ежедневных списков, чтобы писать на них стираемыми маркерами, другие делали такие шаблоны из своих маркерных досок, третьи – создавали на компьютере. В любом случае вы фиксируете в ежедневном списке мелкие детали, отдельные задачи и встречи, чтобы успеть все – и даже больше.

Первый раздел посвящен вашему главному приоритету. Какую задачу вы должны выполнять каждый день? Пока она не решена, все остальное будет отвлекать. Мы обычно стремимся сделать сначала более легкие мелкие дела, потому что на них уходит меньше энергии. Но в книге «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать» Брайан Трейси утверждает, что сначала по возможности нужно сделать самую сложную и важную задачу. Так вы зарядитесь удовольствием от ее выполнения на весь оставшийся день, вместо того чтобы работать под грузом невыполненных обязательств. В районе, где я живу, есть холм, и если на прогулке я сначала поворачиваю налево, то сразу иду в горку, а если направо, то восхождение на холм предстоит мне в конце маршрута. Каждый раз, идя направо, я все время думаю о том, что у меня еще впереди этот огромный холм! Когда я иду налево, то, сразу преодолев высоту, дальше наслаждаюсь прогулкой с чувством выполненного долга.

Список «Другие приоритеты» составляется на основе еженедельного списка. Что вы должны сделать в этот день? Что входит в установку каждого дня, что в нее можно вписать? Если вам трудно составить этот список, представьте, что вам сказали: либо вы завтра уедете в отпуск на месяц, либо не уедете в отпуск вообще. Что бы вы обязательно сделали до отъезда? С этого и начните.

Если утром у вас была встреча и вам поручили дело, которое необходимо завершить до конца дня, сразу добавьте его в раздел «Другие приоритеты» в ежедневном списке.

Самое главное, чтобы каждый пункт раздела «Другие приоритеты» попал в почасовой план. Если он есть в вашем списке, значит, должен быть и в календаре. Почасовой план также должен включать время в пути на работу, тренировки, встречи, время на проверку и обработку электронной почты (подробнее об электронной почте в главе 16) и любые другие обязательства. Представьте, что это генеральная репетиция того, как пройдет ваш день. Это может быть список на бумаге (я предпочитаю бумагу, она как-то сильнее обязывает) или блоки в электронном календаре. Возможно, ваш день не всегда будет проходить по плану, но без плана даже шанса организовать работу точно не будет.

Раздел для небольших дел служит для мелких задач или фрагментов больших действий, на которые хватит пяти минут в перерыве между встречами. Здесь также могут быть дела, которые появляются в течение дня и которые нужно завершить до его окончания. Если утром вы вспомнили, что сегодня нужно позвонить арендодателю, добавьте этот звонок в список небольших дел – и сделайте его при первой возможности. Одна из встреч закончилась чуть раньше? Быстро сделайте онлайн-заказ из того же списка. Список небольших дел гарантирует, что каждая минута вашего дня будет проведена с пользой и вы не потратите время между делами, пытаясь понять, «что делать дальше».

В конце ежедневного списка вы можете отметить невыполненные пункты, которые нужно перенести на следующий день. Вычеркните все выполненное из списка на неделю. Этот шаг очень важен для того, чтобы точно знать, что вы не упустили из виду взятые на себя, но еще не выполненные обязательства. Дела не вычеркиваются из верхнего списка воронки до тех пор, пока не будут завершены, чтобы вы помнили о них, просматривая списки. Я заполняю ежедневный список накануне вечером (подробнее о том, почему это важно, читайте в главе 12). Раздел о том, за что вы благодарны, расширяет взгляд на мир и вашу жизнь. Мне нравится, занимаясь делами, поглядывать в верхнюю часть списка и вспоминать о том, что приносит мне сегодня радость.

Другие списки

Есть и не упомянутые мной вспомогательные списки, которые не входят в обычную воронку списков, потому что организованы по-другому.

Хранилище

Хорошие идеи редко приходят к нам в голову, когда мы сидим за компьютером или формируем списки дел. Это бывает в ду́ше, в дороге или во время прогулки с собакой. Из введения вы узнали об одном из пяти компонентов продуктивности – сохранении. Здесь вы фиксируете все циклы, которые запускаются в вашем мозгу. Они отправляются в хранилище, пока вы не сможете рассортировать их по разделам основного списка. Мы часто говорим себе: «Не забудь», но слишком большое количество мысленных заметок забивает мозг, поэтому лучше сделать заметку реальную.

Два наиболее важных аспекта этого списка:

1. Он должен всегда быть в доступе (обычно на мобильном телефоне и на компьютере).

2. У него должна быть функция голосового ввода.

Пусть это будет сборная солянка из идей, которые пришли вам в голову, включая различные дела, которые нужно отсортировать. Все что угодно – от звонка в школу о том, что Джульетты не будет на следующей неделе, до письма домовладельцу о ландшафтном дизайне и покупки новой лампочки для фонаря на крыльце. Все эти вещи – случайные мысли о том, что вам нужно или хочется сделать. Сложите их вместе: один мозг – одно хранилище. Затем, когда вы на неделе будете обновлять свой основной список, перенесите туда дела из хранилища (подробнее о работе с этим списком мы поговорим далее).

Одно из самых удачных хранилищ я видела у Лоррейн Тухилл, вице-президента по глобальному маркетингу Google. Она использует Google Keep, чтобы фиксировать все, что вдохновляет ее на творчество, будь то реклама, картинка, цитата – что-то возникшее спонтанно и достойное воплощения: она никогда не упустит идею или креативную мысль. Все, что приходит ей в голову, она помещает в свое хранилище. Это ее источник будущих ви́дений и свершений, место, где она собирает и обрабатывает все, что ее вдохновляло в последнее время.

Коллекция

Это список всего, чему вы в принципе хотели бы уделить внимание, – но не из списка ваших повседневных дел. Это могут быть книги, которые вы планируете прочитать, пьесы для фортепиано, которые хотите разучить, рецепты, которые вам интересно попробовать. (В следующих главах мы обсудим этот список подробнее.) Он должен находиться вне вашего основного списка, хотя, вероятно, будет дополнять его. Вы можете возвращаться к нему, как и к основному списку, ежемесячно – или делать это по мере необходимости (когда вы дочитали книгу и вам нужна новая).

Список продуктов

Вряд ли стоит записывать все необходимые продукты в раздел «Покупки» основного списка. Заведите отдельный список продуктов и держите его всегда под рукой. Пусть он будет на вашем мобильном устройстве, синхронизирован с компьютером, доступен супругу (партнеру, соседу по комнате). Важно, чтобы вы могли добавлять в него продукты с помощью голосового ввода (например, разбив в миску последнее яйцо, сразу же голосом добавить яйца к списку продуктов). Перед еженедельным походом в магазин я просматриваю свой электронный список продуктов, а затем переношу все необходимое в список, разбитый по отделам магазина (овощи и фрукты, молочные продукты, мясо, крупы, заморозка, закуски, напитки) и фотографирую его! А случайно оказавшись рядом с магазином, могу открыть список продуктов на телефоне, посмотреть позиции, которые мы с мужем туда добавили, и быстро сделать покупки. (Шаблон списка продуктов тоже есть на моем сайте.)

Правильно построенная воронка списков поднимает продуктивность на новый уровень. Составление основного списка в первый раз займет некоторое время, но после этого вам понадобится всего несколько минут в день, чтобы поддерживать эту систему. На рисунке далее показано, как это выглядит каждую неделю. Пункты появляются и исчезают, но сам список остается стабильным. Если у вас электронный основной список, вы просто каждую неделю удаляете пункты из него, а если он у вас на бумаге, можете его переписывать, когда вычеркнуто достаточно пунктов, – примерно раз в месяц. Каждую неделю (в воскресенье вечером или в понедельник утром) вы составляете еженедельный и ежедневный списки, дополняя их делами из хранилища. Может показаться, что это долгий процесс, но на самом деле он занимает всего лишь несколько минут. Включите их в свое расписание и рабочий процесс – и они войдут в привычку. Именно автоматизация процесса превращает разрозненные списки в систему. Вы привыкаете просматривать списки в определенное время, и это избавляет вас от стресса по поводу дедлайнов, потому что вы действуете на опережение. Если в моем основном списке есть проект, который должен быть завершен через два месяца, то, просматривая основной список раз в неделю, я точно не пропущу дедлайн и заблаговременно выделю на эту работу необходимое количество времени. Расписание, использующее воронку списков для создания бесперебойного рабочего процесса, будет выглядеть примерно так, как показано ниже.

Иногда оказывается, что нужно переносить дела из хранилища в основной список чаще, возможно, два

или три раза в неделю – или даже каждый вечер, когда вы составляете ежедневный список на следующий день. Если идея приходит вам в голову, когда вы редактируете основной список, не нужно сначала помещать ее в хранилище – запишите ее прямо в основной список. А если новое дело нужно выполнить в тот же день, добавьте его в ежедневный список – обязательно выделив время!

Списки – плоть и кровь продуктивности

Эффективное использование списков – ключевой момент. Они дают понимание того, что делать, когда у вас есть идея или свободное время, и в них можно увидеть все, что вы сделали или не сделали в любой момент времени, – это очень важно. Воронка списков решает все эти проблемы.

Сгруппировав свои задачи, обязанности и дела в списки, организованные от большого к малому, вы получите более четкое ощущение объема задач и приоритетов и сможете лучше управлять своим ежедневным и еженедельным расписанием. Постепенно это войдет в привычку. Списки и воронка списков – фундамент продуктивности, но чтобы довести их эффективность до максимума, мы должны понимать, по каким правилам выделять время на все их пункты.

ПРАКТИКА ПОВЫШЕНИЯ ПРОДУКТИВНОСТИ

● Выпишите все дела, которые есть у вас в голове, в текущий основной список.

● Организуйте все дела на неделе с помощью еженедельных и ежедневных списков.

● Добавьте хранилище в свой телефон (с помощью приложений вроде Apple Notes или Google Keep), чтобы фиксировать все идеи или запущенные циклы, которые пришли к вам в голову, но еще не попали в список.

● Создавайте список продуктов в телефоне с функцией голосового ввода или на умном домашнем устройстве, пока заняты приготовлением еды!

Часть II
Когда это делать

Глава 4
Ваш поток

Один из моих клиентов был руководителем рекламной службы с Западного побережья. Его команда находилась в Нью-Йорке, а несколько коллег – в Калифорнии. Я спросила, когда он чувствует прилив сил, и получила ответ:

– Утром! Я определенно жаворонок.

Тогда я спросила:

– Отлично, значит, именно утром вы и выполняете большую часть стратегических задач?

Он ответил:

– Нет, все утро я провожу совещания с коллегами с Восточного побережья, так что на самом деле я делаю большую часть работы во второй половине дня, когда у меня почти нет сил.

Конечно же, у него были проблемы с продуктивностью – он выделял определенное время для сосредоточенной работы, но не учитывал собственный уровень энергии.

Когда именно вы реализуете планы, даже важнее того, что вы планируете сделать. У каждого в расписании есть временны́е отрезки, повлиять на которые невозможно (например, совещания), однако свободные интервалы в календаре имеют разную ценность. Вы должны знать, когда выполнять ту или иную задачу лучше для вас.

Одни временны́е интервалы в вашем календаре лучше других.

Так или иначе мы все чувствуем свое ресурсное состояние – когда энергии много, когда мы в состоянии потока, когда у нас полно сил. Когда многие перешли на удаленку, появилась возможность начинать работу раньше или позже, образовалось время для прогулок и дневного сна. Это позволило нам больше узнать о собственных энергетических потоках.

Одни могут прекрасно работать в пять утра, а другие – совы. Это заложено природой. Последние научные данные, в том числе исследование 2016 г., проведенное Обществом сна и опубликованное издательством Oxford University Press{7}7
  David A. Kalmbach et al., “Genetic Basis of Chronotype in Humans: Insights from Three Landmark GWAS,” Sleep 40 (2017).


[Закрыть], говорят о том, что ваш хронотип – т. е. ваш личный циркадный ритм – во многом определяется биологией. Мы с мужем обнаружили, что у нас совершенно противоположные графики. Я в 14:00 чувствую себя разбитой, а у него это любимое время для занятий спортом! Я люблю просыпаться рано, в 6:00 – и к 23:00, когда у него появляется настроение обсудить финансовые вопросы, я уже практически засыпаю. Я видела, как эти ритмы зарождались у моих собственных детей, когда они были маленькими. Моя дочь не любит читать на ночь – ее клонит в сон, зато она с удовольствием читает или слушает книги по утрам. В обед она любит заниматься рисованием, это ее время для творчества. Эти ритмы заложены у нас внутри. Если их понять, можно отвести для тех или иных занятий наиболее подходящее время.