Текст книги "Аптайм: Оптимальный способ управления временем и энергией"

Часть I
Что делать

Глава 1
Три главных приоритета

Если бы я остановила вас на улице и спросила, каковы сейчас три ваших главных приоритета, что бы вы ответили? Это первый вопрос, который я задаю всем, кого обучаю, а теперь спрашиваю вас.

Как я уже говорила во введении, первый шаг к продуктивности – четко определить то, что вы хотите или что вы должны сделать. Обычно я не говорю о целях. Цели – это что-то далекое, долгосрочное, чего удастся достичь «когда-нибудь». Я говорю о приоритетах, потому что здесь речь идет о текущих намерениях, о фокусе в настоящий момент.

Почему я спрашиваю о трех приоритетах? Исследование, проведенное в 2018 г. в Университете Огайо{2}2
  Arkady Konovalov and Ian Krajbich, “Neurocomputational Dynamics of Sequence Learning,” Neuron 98, no. 6 (2018): 1282–93.


[Закрыть], подтвердило широко известное «Правило трех» (люди лучше запоминают вещи, сгруппированные по три), показав, что в процессе обучения наш мозг ищет закономерности и группирует понятия. Скорее всего, у вас больше трех обязанностей или приоритетов, но выделение «трех главных» помогает сосредоточиться. Один из самых продуктивных людей, с кем мне доводилось работать, – Роберт Кинкл, генеральный директор Warner Music Group. Он четко определил три своих приоритета и сообщает о них всем, с кем работает. Для каждого приоритета он составил список задач, который известен руководителю его аппарата, помощнику и сотрудникам организации. Его работа и его время завязаны на эти приоритеты, что позволяет ему сосредоточиться на главном и делиться своим ви́дением с командой. Определив приоритеты, он сделал рабочий процесс более отлаженным.

Теперь, если я спрошу о трех главных приоритетах вас, вы тоже сможете быстро ответить, потому что уже все продумали. Приоритеты можно пересматривать хоть каждую неделю, но, как правило, целесообразнее делать это раз в месяц или в квартал. Другие приоритеты и виды деятельности, которые не входят в главную тройку, сами встанут на свои места. Но если вы хотите набить емкость камнями, галькой и песком, то сначала нужно поместить туда камни. Если запихивать их, когда в банке уже будут галька и песок (т. е. менее важные, менее приоритетные вещи), то они заполнят банку, но в ней останется еще много свободного места.

Вы спросите: какие приоритеты я имею в виду, личные или рабочие? Насколько мне известно, вы – один человек, независимо от того, на работе вы или дома. У вас есть только один резерв времени – и один мозг. В разное время ваш успех и самореализация будут определяться разными личными и рабочими приоритетами в зависимости от текущей ситуации и жизненного этапа. Если вы готовитесь к переезду, это станет одним из трех ваших главных приоритетов и вытеснит из списка что-то другое. Если беретесь за грандиозный проект на работе, что-то личное может отойти на второй план. Важно сократить число приоритетов до трех, потому что это напоминает вам: необходимо отложить что-то одно, чтобы взяться за что-то другое, – всегда возможен компромисс.

Хорошо, когда вы можете в разговоре перечислить свои главные приоритеты, и очень полезно спрашивать о них у других людей. Когда я работаю с новым сотрудником или отчитываюсь перед новым руководителем, я всегда спрашиваю: «Каковы сейчас три ваших главных приоритета?» Этот простой вопрос поможет построить продуктивные отношения и наладить сотрудничество, даст вам возможность понять, что занимает мысли собеседника, на чем он действительно сосредоточен. Вы увидите, какие решения принимает человек и на что он расходует свое время. В один особенно тяжелый период муж применил мою же тактику и спросил: «Каковы сейчас три твоих главных приоритета?» Начав перечислять, я поняла, что их шесть. Неудивительно, что я чувствовала себя перегруженной! Это помогло понять, что я пытаюсь сосредоточиться на слишком многих вещах одновременно. Нужно было отказаться от некоторых дел, делегировать их или отложить на потом – и я это сделала!

Однажды руководитель, с которым я работала, определил три своих главных приоритета на квартал следующим образом:

1. Завершить масштабную реорганизацию команды.

2. Проводить больше времени со своими маленькими детьми.

3. Определить ви́дение будущего года для возглавляемой им организации.

Видя такие масштабные приоритеты, легко почувствовать, насколько они расплывчаты. Определение приоритетов – только первый шаг; также необходимо понять, как реализовать эти приоритеты. Для этого нужно выделить самые крупные задачи, которые соответствуют вашим приоритетам. Спросите себя: какие наиболее важные проблемы нужно решить для достижения ваших приоритетов? А точнее – как они будут отображаться в вашем календаре? Как вы сможете их распознать? Процесс проработки конкретных задач, связанных с собственными приоритетами, поможет вам понять, как влияют на них встречи, электронные письма, тренировки, списки дел, зарезервированные интервалы времени, школьные мероприятия и все то, что требует времени.

Для каждого из приоритетов напишите две или три крупные задачи, которые поддерживают этот приоритет (задачи должны начинаться с глагола действия):

1. Реорганизовать команду:

● Встретиться с представителем отдела кадров, чтобы обсудить новые варианты организационной структуры и открытые вакансии.

● Запланировать встречи с подчиненными, чтобы получить представление об их обязанностях.

● Провести собеседования с кандидатами на новые и открытые должности.

2. Проводить больше времени с детьми:

● Уходить с работы до 17:00, чтобы ужинать всей семьей три-четыре раза в неделю.

● По пятницам работать из дома, чтобы иметь возможность забирать детей из школы.

● Посетить три школьных мероприятия в рабочее время в этом квартале (концерты, собрания).

3. Определить ви́дение команды на будущий год:

● Выделить время для размышлений, прогулок, мозговых штурмов.

● Провести выездное совещание с непосредственными подчиненными, чтобы получить обратную связь.

Определить крупные задачи, которые поддерживают ваши главные приоритеты, очень важно. Это помогает не только увидеть то, на чем вам следует сосредоточиться в целом, но и то, как вы должны тратить свое время и энергию на поддержку этих приоритетов. Это также дает прекрасную возможность обсудить приоритеты с людьми, которые играют ключевую роль в вашей работе и в жизни – руководителями, коллегами, партнерами, членами семьи и др. Это позволяет подтвердить или скорректировать ваши приоритеты с учетом их индивидуальных приоритетов и ваших общих целей и обязанностей. Если вы работаете с коллегой над крупным проектом, который входит в тройку ваших приоритетов в этом квартале, но не входит в число его приоритетов, важно знать об этом заранее. Возможно, вам придется привлечь другие ресурсы или дополнительную помощь, если три главных приоритета коллеги выйдут для него на первый план. Если вы потратили время на определение приоритетов и получили обратную связь, в дальнейшем вам будет легче сориентироваться и понять, на что уходит ваше время.

Не надо рассказывать мне о своих приоритетах, просто покажите мне ваш календарь.

Спросив руководителя, которого я обучаю, о трех главных приоритетах, я изучаю его календарь за последние несколько недель и прошу обвести маркером все встречи, задачи или временны́е интервалы, относящиеся к этим трем приоритетам. Очень быстро становится ясно, соответствует ли потраченное время приоритетам. Это отличный способ увидеть, чем вы на самом деле занимаетесь. Определив, что важно, нужно понять: тратите ли вы бо́льшую часть своего времени на эти вещи? Ваше время – самая главная валюта: ваш подлинный приоритет – это то, на что вы расходуете время. Календарь всегда говорит правду. Он показывает, действительно ли вы тратите свое время на то, что для вас важно.

А как быть с теми делами, которые не входят в тройку ваших приоритетов (гравий и песок, которым все еще необходимо место в банке)? Конечно, у вас будет не только три основных направления деятельности. Но многие ошибаются, позволяя мелким делам занимать бо́льшую часть времени и заполнять все пространство в банке, прежде чем туда попадут крупные камни. Бесконечные побочные проекты, незаметно накапливаясь, в итоге поглощают огромные объемы времени. Вы хотите реорганизовать свою команду, но вместо этого тратите время на многодневные внешние совещания в другой рабочей группе. Вы хотите проводить больше времени с детьми, но вместо этого выполняете второстепенные задания, вынуждающие задерживаться на работе. Знакомо?

Определяя приоритеты, думайте о себе из будущего – т. е. о том, каким вы будете через несколько недель, месяцев или лет, когда ваши сегодняшние задачи останутся в прошлом. Будете ли вы в будущем довольны, что потратили свое время именно так? Не стоит ли отказаться от этого и сосредоточиться на действительно нужных вещах? Хорошая практика – писать проект своих квартальных или годовых достижений в начале отчетного периода и в дальнейшем следить, как вы выполняете план.

Один из величайших руководителей, с которым я работала, проводил ежегодный «разбор полетов» в начале года. Он показывал презентацию о том, как мы достигли целевых показателей продаж, где не заметили подводных камней и потеряли время, в чем действительно преуспели и почему, что могли бы сделать лучше. Все это были предположения, но они позволяли представить, как в конце года будущие мы будем сидеть на этом же месте. Мы даже визуализировали, что будем чувствовать, если его прогнозы сбудутся (и что – если они окажутся неверными). Эта стратегия заряжала на успешный год, заставляя думать о его завершении и о нас в будущем задолго до того, как оно наступало.

«Привет, я в отпуске. Если у вас чрезвычайная ситуация, звоните 9-1-1. Чед».

Так выглядело сообщение Чеда о том, что его нет в офисе, – язвительно, зато доступно. Так называемые авралы часто превращаются в «чрезвычайные ситуации» – и срывают запланированные дела.

Сотрудники, определившие свои приоритеты, часто потом говорят: «Да, я расставил акценты, спланировал время, а потом… начались авралы!» Конечно, это бывает – и затрудняет выделение места для приоритетов в вашем календаре. Поэтому лучше всего решать срочные вопросы до того, как они возникли. Это кажется невозможным, но только до тех пор, пока вы не выделите в своем графике время для срочных и непредсказуемых дел. Вот несколько стратегий, которые помогут заблаговременно справиться с неотложными делами:

1. Каждый день выделяйте время на неотложные дела. Томас Куриан, генеральный директор Google Cloud, каждый день предусматривает час для срочных дел. Он подчеркивает это в своем руководстве «Как работать со мной» (подробнее об этом позже) и каждый день назначает одно и то же время. Таким образом, если появляются срочные дела, у него всегда есть время, чтобы заняться ими без ущерба для всего остального. Кроме того, его сотрудники знают, что это время каждый день одинаково, поэтому все, кому нужно срочно поговорить с боссом, могут запланировать встречу. Если ничего срочного не происходит, Томас может спокойно поработать или проверить электронную почту. Примерно так же организуют приемные часы преподаватели в колледже – они всегда доступны в одно и то же время, но если никто не приходит, они просто работают.

Другой руководитель Google использует похожий подход: оставляет свободный временной интервал, но не сообщает сотрудникам точное время. Если возникает что-то срочное, она может решить проблему, при этом оставляя время свободным для себя на тот случай, если ничего не произойдет.

В обоих примерах руководители нашли способ закрепить за неожиданными или срочными делами определенное время в своем расписании, не затрагивая общий график.

2. Срочное против важного. Один из моих любимых способов решения срочных вопросов – это правильно их сформулировать. Срочный может быть синонимом многих понятий: критический, своевременный, важный, резонансный и т. д. Но не все срочные дела одинаковы. Как вы сортируете срочные дела, когда они возникают?

Лучший способ, который я видела, – это «матрица Эйзенхауэра»{3}3
  Mind Tools Content Team, “Eisenhower’s Urgent/Important Principle: Using Time Effectively, Not Just Efficiently,” https://www.mindtools.com/al1e0k5/eisenhowers-urgentimportant-principle.


[Закрыть], основанная на цитате президента Дуайта Эйзенхауэра 1954 г.: «У меня есть два вида проблем – срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными»{4}4
  Dwight D. Eisenhower, Address at the Second Assembly of the World Council of Churches, Evanston, IL, American Presidency Project, https://www.presidency.ucsb.edu/node/232572.


[Закрыть]. Хотя мы, конечно, знаем, что бывают дела срочные и важные одновременно, хороша сама идея определения срочности и важности. Метод, выросший из этой цитаты, определяет срочное и важное следующим образом:

Срочные дела: то, что требует немедленного внимания. Чаще связаны с достижением чужих целей.

Важные дела: то, что касается наших собственных главных приоритетов.

В отличие от цитаты Эйзенхауэра, матрица, приведенная выше, позволяет решать проблемы, которые одновременно являются срочными и важными. Ради таких не терпящих отлагательства и приоритетных дел (сектор 1) можно полностью перекроить свое расписание – перенести некоторые встречи и пересмотреть рабочий график. Если появляется дело важное, но не требующее немедленного внимания (сектор 2), назначьте для него время и двигайтесь дальше. Если возникает что-то срочное, но не важное (сектор 3), попробуйте справиться с ним, не тратя свое время. Например, если вы не можете войти в свой аккаунт и нужно срочно найти выход из положения, не пытайтесь решить проблему сами – позвоните в службу технической поддержки! А вещи, которые не являются ни срочными, ни важными (сектор 4), делать вовсе незачем. И если вы уже определились с главными приоритетами, то у вас не будет соблазна тратить время на дела в секторах 3 и 4.

Это может быть особенно полезно, когда вы работаете в команде и вам нужно согласовать с группой, как решать срочные вопросы при их возникновении. Составьте карту с формулировками возникающих проблем и решите всей группой, что нужно делать в каждом секторе. В момент волнения определение испытываемых эмоций помогает понять, что вы чувствуете, и справиться с ними, точно так же изображение на схеме неожиданных проблем или задач дает возможность увидеть, как их решить в соответствии с вашими приоритетами.

3. Исправьте систему.

Если дело срочное, займитесь им. Если оно повторилось 17 раз, что-то не так с системой.

Что делать, если вы часто сталкиваетесь с ситуациями, которые попадают в сектор 1? Как правило, это означает, что система работает неправильно. Если каждый день возникает что-то срочное, незапланированное или не продуманное заранее, это выматывает. Возможно, настало время спросить: «Почему это происходит?» Что нужно предпринять, чтобы избежать подобных ситуаций? Если постоянно происходят авралы, как их предотвратить и какие изменения нужно внести в организацию работы, коммуникацию и процессы, чтобы пресечь это на корню? Может быть, нужно назначить специалиста или целую группу для разрешения срочных проблем. Возможно, потребуется провести глубокий анализ последних десяти авралов, чтобы выяснить, что стало причиной их возникновения и что можно было сделать для их предотвращения.

4. Сделать «решение срочных вопросов» одним из трех главных приоритетов. Иногда неотложные дела являются частью работы – например, у журналистов-новостников или врачей скорой помощи, – в этих случаях опередить события невозможно. Понимание, что такие ситуации будут возникать постоянно и что для них нужно освободить место, когда они произойдут, очень важно, потому что это позволяет вам действовать на опережение. Ежедневный интервал времени для срочных дел здесь уже не поможет, потому что если срочные дела возникают часто, они не всегда будут органично вписываться в отведенное время. Вам придется быть более гибким, чтобы решать срочные вопросы по мере их поступления. Если вы предвидели кризис и выделили на него время, то после его разрешения быстрее вернетесь в свой график. Чтобы убедиться, что у вас есть время на неожиданности, добавьте «срочные дела» в список трех главных приоритетов. Например: «Я бы с удовольствием провел тренинг для вашей группы, но, учитывая характер моей работы, я каждый день оставляю в своем расписании место для неотложных дел, поэтому не могу взять на себя такое обязательство!» Так вы заранее освобождаете место для срочных дел – что правильно, если это соответствует вашей должности. Врачи скорой помощи не принимают в течение дня пациентов по записи.

Итак, вы определили свои приоритеты, заранее предусмотрев план на случай срочных дел, и теперь будете посвящать им все свое время. Они станут линзой, через которую вы будете смотреть на каждую появляющуюся возможность. Запишите их и поместите на видном месте на своем столе, чтобы не забывать. Каждый раз, когда вы получаете письмо с просьбой взяться за что-то новое, спросите себя, соответствует ли это одному из ваших приоритетов. Если нет, то какой в этом смысл? Если появляется дело, не входящее в число ваших главных приоритетов, но вы все-таки чувствуете его важность, возьмитесь за него, понимая, что оценили его значимость и его условия, а не действуете по прихоти. Если новая инициатива требует много времени и сил, возможно, вам даже придется заново расставить приоритеты. Например, если вы стали руководителем, придется подумать о том, как совместить наставничество, руководство и помощь сотрудникам с личными задачами. Достигнув такого компромисса, вы сможете сосредоточиться на нужных вещах.

Итак, теперь вы четко определили свои приоритеты, а также ключевые задачи и действия для их реализации. Вы разработали стратегии для разрешения неотложных проблем, которые каждый день грозят нарушить ваши планы. Аптайм совсем рядом!

Но даже если вы научились лавировать, обходя срочные дела, все равно появляется множество вещей, которые требуют вашего времени. В следующей главе мы поговорим о том, как сказать «нет» и убрать их с дороги к вашей продуктивности.

ПРАКТИКА ПОВЫШЕНИЯ ПРОДУКТИВНОСТИ

● Каковы три ваших главных приоритета на данный момент? Какие две-три крупные задачи или важные встречи помогут реализовать эти приоритеты?

● Распечатайте свой календарь за последние две недели и обведите дела, которые соответствуют вашим приоритетам. Устраивает ли вас количество времени, которое вы на них тратите?

● Установите ежедневное время для неотложных дел или сделайте их одним из своих главных приоритетов. Используйте матрицу «Срочное и важное» самостоятельно или с коллегами, чтобы определить способ решения возникающих проблем.

Глава 2
Как говорить «НЕТ»

Итак, вы сформулировали приоритеты, определили важнейшие задачи, связанные с ними, и выделили время в своем календаре для каждой из них. Вы заручились поддержкой своего руководителя, коллег, супруга или партнера в отношении этих приоритетов. Вы готовы к работе!

Самое сложное – найти и сохранить место для этих приоритетов в расписании. Допустим, вы выполнили упражнение с календарем из главы 1 и обнаружили, что тратите на свои основные приоритеты менее 30 % времени (в идеальном мире этот показатель должен составлять более 70 %). Как же очистить календарь от всего остального? Как сделать так, чтобы ваш календарь соответствовал вашим приоритетам? Как сказать «нет» тем планам, которые могут помешать вам следовать собственным приоритетам?

Обычно люди, у которых много дел, пытаются расставить свои задачи в определенном порядке, чтобы найти способ выполнить их все – от самых важных до наименее значительных. Аптайм работает иначе: следуя приоритетам, вы должны определить, какие пункты стоит выбросить из нижней части списка. Вы говорите «нет» тому, что не заслуживает места в вашем списке или календаре! Приходится отказываться от хороших дел – чтобы сказать «да» великим делам (и обеспечить себе время для их выполнения).

Скажите «нет» всему – кроме того, чему вы говорите «да».

Один из моих любимых способов начать отказываться от дел из списка – письменно изложить крутящиеся у меня в голове задачи, которые, по моему мнению, я могу или должна выполнить (подробнее о воронках – в следующей главе). Затем я определяю примерно треть пунктов из списка, имеющих наименьший приоритет. Обычно это те дела, которые я уже давно храню в голове и продолжаю переносить из списка в список, но не выполняю. О каждом из этих пунктов нижней трети я спрашиваю себя:

В худшем случае – что будет, если я так и не сделаю этого?

Можно ли сделать это без моего участия?

Нельзя ли сделать это наполовину и забыть?

Эти вопросы могут заставить вас задуматься о том, как делегировать полномочия, оптимизировать или упростить работу, если это возможно. Например, сразу после переезда мой домашний офис выглядел не очень уютно, и я подумала, что надо бы его немного декорировать – ведь это и для работы в режиме видеоконференции неплохо. Пункт «Украсить офис» значился в моих списках задач довольно долго, но у меня было много других дел (трое маленьких детей). Наконец я спросила себя: «В худшем случае – что будет, если я так и не сделаю этого?» Скорее всего, ничего. Останется обычная комнатка, в которую никто, кроме меня, не заходит, и не самый интересный фон для видеозвонков.

«Можно ли сделать это без моего участия?» Я задумалась о том, что, вероятно, можно нанять декоратора. И стала искать варианты, как делегировать задачу украшения офиса по разумной цене.

«Нельзя ли сделать это наполовину и забыть?» Мой первоначальный замысел не удался, потому что я хотела оформить комнату в идеально продуманном стиле, хотя вполне достаточно было бы просто повесить на стену несколько книжных полок и картин в рамках. Все-таки лучшее – враг хорошего. Все равно никто не заметит разницу. Я могу поставить таймер и потратить ровно один час на заказ декора, а потом два часа в выходные, чтобы все собрать и развесить. Часть работы я могу делегировать: с книжными полками и картинами охотно поможет папа – он умеет работать руками и на пенсии у него много свободного времени. Таким образом, я получу удовлетворительный результат и потрачу меньше времени. И выйдет гораздо лучше, чем если бы декора не было совсем.

Любой из описанных вариантов помог бы мне удалить этот пункт из списка приоритетов и при этом завершить цикл, выполнив задачу. Даже «не декорировать комнату» – тоже неплохой вариант. Он значит, что решение принято и это дело больше не будет отвлекать меня от более важных задач. (Кстати, я выбрала вариант «сделать наполовину и забыть» – и теперь благодаря помощи отца мой офис выглядит великолепно!)