Текст книги "Аптайм: Оптимальный способ управления временем и энергией"

Вот один из первых вопросов, который я задаю руководителям при заполнении анкеты для участия в коуч-сессиях:

– Если бы завтра у вас был целый день, свободный от встреч и других заранее запланированных мероприятий, и куча дел, с которыми нужно справиться, как бы вы распределили свое время?

Этот вопрос может стать хорошей отправной точкой для того, чтобы определить, когда вы наиболее продуктивны. Одни предпочитают проснуться в 9:00 или позже, не спеша разобрать электронную почту или ознакомиться с новостями, погулять, пообедать – и с головой погрузиться в работу до 19:00–20:00, а то и до полуночи. Другим нравится нырять в работу в 5:00, заниматься спортом около полудня, делать перерыв с 14:00 до 16:00, а потом до вечера разбирать электронную почту, когда уже нет сил ни на что другое. Заведите небольшой блокнот и пару недель отмечайте в нем время и условия, в которых вы чувствуете себя по-настоящему продуктивно. Вот мои модели продуктивности, когда я чувствую себя в потоке:

● Утром и в середине дня с 8:00 до 13:00.

● Когда в комнате больше никого нет.

● В течение двух часов после чашки кофе.

● Когда слушаю инструментальную музыку (обычно саундтреки к фильмам).

● После плотного (но не слишком) обеда.

● Когда работаю на ноутбуке, а не с двумя мониторами, которые провоцируют на многозадачность.

Наблюдайте за тем, когда вы чувствуете себя лучше (и хуже) всего, и фиксируйте свои ощущения в течение нескольких недель, обращая внимание на закономерности, чтобы больше узнать об особенностях личного энергетического потока.

Определив свои модели продуктивности, вы сможете как можно чаще создавать себе идеальные условия. Так вы найдете «часы силы» – так я называю два-три часа в день, когда вы чувствуете себя наиболее продуктивно. Продуктивность можно понимать по-разному, поэтому мы будем определять «часы силы» как время сосредоточенной и стратегически важной работы. В идеале это период, когда вы работаете над индивидуальными задачами, связанными с тремя главными приоритетами. Считайте, что «часы силы» – это время, когда ваши энергетические баллы должны расходоваться наилучшим образом, потому что вы максимально «в ресурсе». Не стоит транжирить это время на не требующие усилий совещания, ведь именно в эти часы вы способны добиться лучших личных результатов. Для меня это период с 9:00 до 11:00.

Разумеется, ваши «часы силы» могут пересечься с другими обязательными задачами, которые нельзя перенести, – например, если вам нужно встретиться с руководителем или отвезти ребенка в школу. Это нормально, но попробуйте хотя бы частично использовать это время по назначению. Выделяя на важные для себя занятия хотя бы один «час силы» от одного до трех раз в неделю, вы почувствуете, что гораздо лучше справляетесь со своей работой и списком дел.

Вышеупомянутый руководитель стал выделять два утра в неделю только для интенсивной работы. Все встречи с коллегами с Восточного побережья он старался перенести на остальные три дня. По его словам, это повысило его общую еженедельную продуктивность почти на 30 %. Теперь у него появилось два огромных интервала времени в период максимальной продуктивности. Он перестал просиживать на работе в неэффективные для себя часы. Многие клиенты рассказывали мне, что одно только это привело к значительному повышению их общей продуктивности. Найти свои «часы силы», а затем перестроить график так, чтобы посвятить их трем главным приоритетам, – небольшое изменение, которое может иметь огромный эффект. Я работала с руководителем, которая каждый день делала перерыв на обед в полдень. Выяснив, что на это время приходятся ее «часы силы», она стала обедать позже. Интервал с 12:00 до 13:00 стал одним из самых продуктивных периодов ее дня – а ведь раньше она тратила его на обед!

У «часов силы» есть антипод – один-два часа с самым низким уровнем энергии. Я называю их «ленивыми часами» – не потому, что они приходятся на нерабочее время, а потому, что в этот период у вас мало энергии. Если вы жаворонок, то, скорее всего, это вторая половина дня. Если вы сова, вряд ли стоит пытаться работать над своим ежедневным списком дел в 8:00. Чем же заняться в эти часы? Они отлично подходят для других дел – встреч за чашкой кофе, отправки отчетов о расходах и других писем, не требующих больших усилий и времени.

Звучит противоречиво, но когда у нас меньше энергии, мы больше склонны к творчеству. Когда концентрация снижается, мозг немного «плывет» и в голове возникает множество идей. Согласно исследованиям{8}8
  Mareike B. Wieth и Rose T. Zacks, “Time of Day Effects on Problem Solving: When the Non-Optimal is Optimal,” Thinking and Reasoning 17, no. 4 (2011): 387–401.


[Закрыть] Марейке Вит, доцента психологии в колледже Альбион, мы более креативны во второй половине дня или в другое время, когда немного устали, чувствуем себя неважно и не можем сосредоточиться. Это также отличное время для прогулок, которые естественным образом позволяют отвлечься.

Важно помнить, что, поскольку наш хронотип заложен природой, всегда нужно проверять, работают ли ваши модели и верны ли предположения о том, в какое время вам лучше всего выполнять определенные задачи. Начиная писать эту книгу, я думала, что буду эффективнее работать в «часы силы», и каждый день пыталась так и делать. Прошло несколько недель, и я обнаружила, что часы, когда я полна сил, лучше подходят для набросков, правок и размышлений о книге. Вопреки моим ожиданиям, творческое время писательского потока приходилось на часы с низким уровнем энергии. В итоге я полностью изменила свое рабочее расписание.

Если вы знаете свои «часы силы» и «ленивые часы», то можете контролировать ситуацию и выделять на каждое из своих дел самое удачное для него время. Так получится добиваться более высоких результатов – потому что у вас всегда будет достаточно энергии для выполнения задачи. Спросите себя, когда у вас есть настроение для этого дела? Тогда его и планируйте! Подсказка: если вы садитесь за стол с мыслью: «О НЕ-Е-ЕТ!» – скорее всего, сейчас не лучшее время. Разрешите себе не делать то, на что у вас нет настроения (с хорошей воронкой списков вы можете себе это позволить, поскольку опережаете сроки). Спросите себя: выполняя эту задачу сейчас, я буду грести против течения или плыть по течению? Если чувствуете, что вас несет течение и вы легко справляетесь с поставленной задачей, тогда сейчас для нее самое подходящее время. Так вы осознаете, что можете использовать время, когда у вас низкий уровень энергии, для подходящих для этого дел, в то же время извлекая максимальную пользу из наиболее эффективных отрезков времени.

Не упускайте моменты, когда вы «в настроении» что-то делать. Если вы выделили два часа на некую работу, после назначили себе перерыв, но все еще чувствуете энергию и мотивацию – не останавливайтесь! Я, например, в четверг обычно отдыхаю от тренировок, потому что к этому дню уже чувствую себя уставшей. Однако иногда я просыпаюсь утром в четверг, чувствуя бодрость и энергию, – и тогда занимаюсь спортом, даже если изначально не планировала! Очень важно учитывать свою обычную продуктивность и поток энергии, но здесь и сейчас вы имеете право переспросить себя, что хотите или не хотите делать в этот момент.

Итак, вы уже научились распознавать и определять свои приоритеты, а также формулировать задачи, необходимые для их реализации. Освоили науку говорить «нет» и, не теряя дружелюбия, беречь драгоценное время. Поняли, как важно составлять списки, чтобы отслеживать свой рабочий процесс. Научились определять, в какие часы дня вам лучше всего планировать различные виды деятельности. Но как объединить все эти ценные знания в эффективный календарь? Это проще, чем кажется.

ПРАКТИКА ПОВЫШЕНИЯ ПРОДУКТИВНОСТИ

● В течение двух недель держите на рабочем столе блокнот. Каждый раз, когда чувствуете себя в потоке, записывайте, какие условия вам нужны для этого состояния. Выделяйте закономерности.

● Определите, какие два-три часа в день вы наиболее способны к сосредоточенной работе. Как можно чаще посвящайте их выполнению задач, связанных со своими главными приоритетами.

● Используйте «ленивые часы» для совещаний, мозговых штурмов, встреч, чтения профессиональной литературы или выполнения рутинных административных задач.

Глава 5
Планирование «С нулевой базой»

Когда бухгалтеры составляют бюджет на будущий год, они иногда используют так называемое бюджетирование с нулевой базой. Это означает, что они не смотрят на бюджет или расходы прошедшего года, чтобы оценить затраты года будущего. Мы начинаем «с нуля» – спрашиваем себя: «Что нам действительно нужно, исходя из того, что мы знаем сегодня?» Этот образ мышления можно использовать для того, чтобы нейтрализовать эффект владения, когда люди считают более ценным то, что у них уже есть (вроде встречи, которая уже внесена в календарь), чем то, что им не принадлежит (как та же встреча, приглашение на которую еще не принято). Этот же принцип я применяю, когда избавляюсь от лишней одежды в шкафу. Я называю это «шкаф с нулевой базой» – если бы это был не шкаф, а магазин, какие из этих вещей я бы купила сегодня?

Такой образ мышления помогает преодолеть желание хранить вещь, потому что она всегда была с нами, и вместо этого сосредоточиться на текущей реальности и определить, что нам действительно нужно именно сейчас. Он же лежит в основе моей методики «календаря с нулевой базой». Это практика обдумывания того, каким был бы ваш идеальный календарь, если бы вы могли взглянуть на свои обязательства, встречи и приоритеты свежим взглядом. Обожаю реакцию людей, которым я даю абсолютно чистый календарь и маркер. Это похоже на новый старт – новое начало. Люди наконец-то осознаю́т себя хозяевами своей жизни! (Спойлер: так и есть!) Когда я работаю с клиентами, мы садимся и вместе набрасываем идеальный график недели, если бы она в точности соответствовала их желаниям. Разумеется, есть дела, которые нельзя перенести, и обязательства, которые нужно выполнять, но мы используем этот шаблон как отправную точку для разработки идеального расписания. Таким образом вы складываете основные «кирпичики» своего расписания, к которым затем можно добавить надстройки. Нужно пройти несколько простых шагов.

Внесите в пустой календарь нужные сведения в следующем порядке:

1. Дела, которые нельзя переносить (то, что равносильно налогам, которые должны быть уплачены обязательно и обсуждению не подлежат). Это может быть встреча вашего руководителя с персоналом, сопровождение ребенка в школу или любое другое обязательство, которое должно быть выполнено.

2. «Часы силы» и срочные дела. Резервируйте время, которое вы хотите уделить интенсивной работе, – пусть это будет хотя бы час из трех «часов силы» минимум один-два дня в неделю. Любое время, которое вы можете зарезервировать в течение «часов силы», – на вес золота. В некоторые дни «часы силы» бывают наиболее эффективными. Я знаю, что с 9:00 до 11:00 в пятницу у меня самые мощные «часы силы», потому что я мотивирована побольше сделать до выходных. Я обязательно выделяю эти часы каждую неделю. Именно в это время я занимаюсь крупными проектами и решаю важнейшие стратегические задачи. Вы также можете воспользоваться советом из главы 2 и каждый день оставлять время для решения неотложных дел.

3. «Ленивые часы». Сюда включите повторяющиеся ежедневные занятия (время после обеда для прогулки, работы с электронной почтой или отдыха, полчаса утром для чтения новостей – все, что вы определили при составлении графика продуктивности). Они также могут быть разовыми или еженедельными. Например, вы знаете, что по понедельникам вам всегда нужен перерыв после двухчасового совещания с сотрудниками, – и выделяете на это время. Периоды снижения активности также могут быть еженедельными. Я знаю, что по утрам в четверг чувствую себя перегруженной и уставшей. И знаю, что не одинока в этом: все 10 лет, когда я вела занятия по барре[1]1
  Фитнес-система, основанная на сочетании балетных упражнений, функционально-силового тренинга, пилатеса и йоги. – Прим. пер.


[Закрыть], по четвергам посещаемость была самой низкой. Люди напряженно работали с понедельника по среду, еще не чувствовали приближения выходных, и им просто не хотелось тренироваться в четверг. Для многих это был универсальный день для снижения нагрузки. Я чувствую то же самое на работе. По четвергам я стараюсь по возможности не вести ключевые переговоры, не посещать важные совещания, не начинать новые проекты и не участвовать в стратегических обсуждениях. Если вы готовите ужин для семьи всю неделю и к четвергу устаете настолько, что вам неприятно приближение вечера, освободите себя и закажите на ужин доставку еды. Моя дочь после школы по четвергам посещала гимнастику, и я чувствовала, что ей не хватало энергии и поэтому занятия не нравились. Я перевела ее в дневную группу в понедельник, и ее отношение к урокам полностью изменилось. Зная, как изменяется уровень энергии, и учитывая это при планировании времени, вы можете добиться значительных результатов.

4. Контрольные точки. Это короткие промежутки времени в течение недели, которые вы используете для составления графика. Например, время утром в понедельник или вечером в воскресенье на планирование еженедельного списка дел или 10–15 минут вечером на планирование следующего дня. Допустим, ваш руководитель проводит двухчасовое совещание с сотрудниками, после которого вы всегда чувствуете усталость, – а впереди еще много дел. Используйте 30 минут после совещания в качестве точки контроля – это принесет больше выгоды, чем выделение 30 минут в другой день недели. Работая с одним руководителем, мы выяснили, что если ему не удавалось отвести примерно час утром в понедельник на просмотр почты, составление списка дел и встречу с помощником, то, по его оценкам, эффективность его работы на неделе снижалась как минимум на 20 %. Как уже упоминалось, работая в продажах, я старалась выделить утро понедельника для подготовки к переговорам, вторник–четверг – для еженедельных и разовых звонков, а пятницу – для подведения итогов и отправки писем. Такая структура работы позволяла мне подготовиться к звонкам и не забыть подвести итоги по сделкам.

5. Установки дня. Как мы уже говорили в разделе «Еженедельный список», в течение недели полезно создавать установки на каждый день. Этот метод используют такие бизнес-лидеры{9}9
  Web Desk, “Find Out the Daily Routines That Drive 40 Successful Business Leaders,” Digital Information World, 25 мая 2021, https://www.digitalinformationworld.com/2021/05/the-work-routines-of-musk-branson-dorsey-37-other-business-leaders.html.


[Закрыть], как основатель Treehouse Райан Карсон, генеральный директор Thrive Global и основательница Huffington Post Арианна Хаффингтон, генеральный директор Spotify Дэниел Эк и соучредитель X (бывший Twitter) Джек Дорси. Установки на день помогают углубляться в одну тему, избегая переключения на другие задачи или «головоломного планирования», когда вы пытаетесь разобраться с тысячей различных дел и встреч в течение одного дня. Врачи часто распределяют свои дни: в понедельник принимают первичных пациентов, во вторник – оперируют, а в пятницу – консультируют по результатам анализов. Исследование{10}10
  Joshua S. Rubenstein, David E. Meyer, and Jeffrey E. Evans, “Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching,” Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance 27, no. 4 (2001): 763–97.


[Закрыть], опубликованное в Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance, показывает, что многозадачность приводит к потере времени и энергии и снижает эффективность, – именно это мы и чувствуем после особенно перегруженных дней.

Сформулировав установки (хотя бы на полдня), вы сможете:

● глубже вникнуть в тему, потому что посвящаете ей больше времени (представьте себе, как полезно будет за один день в рамках одной темы провести совещание по проекту, поговорить с коллегой и поработать самостоятельно);

● убедиться, что хотя бы раз в неделю тщательно прорабатываете важную для себя задачу.

Если я назначу четверг днем выполнения административных задач и ответов на письма, днем работы над приоритетным проектом или планирования на перспективу, я получу уверенность, что стану возвращаться к этому делу еженедельно. С понедельника по среду я не буду волноваться из-за него, потому что знаю: наступит четверг! Вы также можете создать установки для личных дел, например: приготовление еды в воскресенье, стирка в понедельник, домашние проекты во вторник. На каждый день у меня есть и рабочая, и личная установки. Еще одно преимущество личных установок в том, что вам не нужно добавлять рутинные задачи (стирку, например)

* Азиатско-Тихоокеанский регион. – Прим. пер

в воронку списков. Вы знаете, что это постоянная задача, которой вы занимаетесь в один и тот же день – по понедельникам. О том, как не пропустить стирку в понедельник, читайте в главе 17.

Хотя планировать встречи и рабочее время – это здорово, не стоит недооценивать преимущество дня, на который у вас нет никаких планов. Если расписание позволяет провести день «без встреч», используйте эту возможность! День без встреч и обязательств – совсем не то же самое, что день с хотя бы одной 30-минутной встречей в 14:00. Если у вас есть хотя бы одно обязательство, весь день будет строиться вокруг него.

Полезно время от времени устраивать себе рабочий день, на который нет никаких обязательств по времени. Это поможет почувствовать полный контроль над тем, что и когда вы хотите сделать, и вернет вас к естественным моделям продуктивности.

Теперь у вас есть шаблон, который станет отправной точкой для идеальной недели. Вы точно знаете, когда будете интенсивно работать. Вы знаете, какие дела включает в себя расписание каждого дня, и предусмотрели время, когда сможете по-настоящему сосредоточиться либо расслабиться. Этот шаблон станет отправной точкой на каждую неделю и позволит вам соизмерять свою энергию и концентрацию с задачами, которые необходимо выполнить. Если нужно всерьез сосредоточиться и закончить что-то важное – вы знаете, что сможете это сделать в «часы силы». Если слышите вопрос, будет ли у вас в ближайшие три недели минутка, чтобы поболтать о работе и выпить кофе, – знаете, что найдете для этого время, когда у вас меньше энергии. Если бы шаблона не было, вы ответили бы как обычно: «Найдите свободное место в моем календаре!» – кроме того, эта беседа могла бы совпасть с вашими «часами силы» или 30-минутным перерывом после собрания, который нужен для отдыха. Эти примерные интервалы времени для работы и встреч – ваши ориентиры. Конкретика появляется каждую неделю, когда вы видите свою реальную загруженность и планируете детали.

Это не просто составление календаря. Это составление календаря для вас из будущего.

Вы скажете: «Было бы здорово составить идеальный график, но я не могу просто выбросить свой календарь и завтра начать жизнь с чистого листа!» или «Я не могу так жестко контролировать свое расписание, встречи и обязательства просто появляются в моем календаре – и я должен подчиняться!». Так и есть: у вас точно будут встречи, совпадающие с интервалами, отведенными на другие дела. Важно, чтобы вы могли принять взвешенное решение, соглашаясь на такие мероприятия, знали, от чего отказываетесь и как это повлияет на ваш график. С шаблоном календаря вы будете чувствовать себя спокойнее, потому что у вас останутся другие интервалы рабочего времени в течение недели.

Считайте, что это черновой вариант идеальной недели. Ваше расписание никогда не будет на 100 % соответствовать идеальному шаблону, но, если у вас нет шаблона, оно не будет соответствовать ему и на 10 %. Даже один-два дня, соответствующие вашему идеальному календарю, позволят чаще быть в состоянии аптайма.

Я считаю, что перейти в аптайм реально за три месяца, также можно сделать точкой отсчета начало года или переход на новую работу. Начните постепенно переносить те встречи, которые можете. Выделяйте интервалы для работы, не требующей больших затрат энергии, и «часов силы», пусть даже за несколько месяцев до точки отсчета. Начните использовать новый шаблон – и наблюдайте за своими ощущениями, когда вы правильно задействуете периоды высокого и низкого уровня энергии и естественное течение своих энергетических потоков. Обращайте внимание на то, насколько лучше спорится работа, когда вы делаете ее в правильное время, или выстраивайте свои дни так, чтобы извлечь максимум пользы, группируя задачи по темам.

Нельзя достичь показателей по продажам без плана продаж, а идеальный график нельзя составить без шаблона. Пока вы планируете дела, требующие высокой отдачи, на время минимальной энергии, результаты не будут соответствовать вашим ожиданиям. Признание своих ритмов – только первый шаг, но именно календарное планирование радикально изменит вашу жизнь. Чтобы приблизить график к идеальному, нужно проанализировать свое время и обязательства и понять, как у вас обстоят дела.

Шаблон моего календаря: пример

ПРАКТИКА ПОВЫШЕНИЯ ПРОДУКТИВНОСТИ

● Распечатайте чистый календарь на неделю и попробуйте провести мозговой штурм на тему календарного планирования «с нулевой базой».

● Учтите встречи и обязательства, которые нельзя перенести, «часы силы» и «ленивые часы», организационные вопросы и подведение итогов.

● Попробуйте выделить установки на день или на полдня – хотя бы для нескольких дней в неделю.

● Посмотрите, как можно начать приспосабливать к этому методу ваше текущее расписание. Двигайтесь маленькими шажками!