Текст книги "Вместе быстрее"

Модель работы эффективных команд

При правильном использовании каждый фактор ускорения позволяет вашей команде прибавить скорость и добиться более высокой производительности, не теряя при этом контроля над происходящим.

Сидя за рулем автомобиля, вы жмете на педаль газа, чтобы ускориться, но нередко встречаетесь с препятствиями: дорожными знаками, светофорами и искусственными ограничителями скорости. Мне последние – их еще называют «лежачие полицейские» – кажутся особенно неприятными, потому что вы почти никогда не знаете заранее, где их встретите. Если налететь на такой на полной скорости, придется чинить машину. Когда подобные препятствия начинают попадаться достаточно часто, приходится сбрасывать скорость и двигаться медленнее.

Вот поэтому к описанию каждого из 12 факторов ускорения я добавила по четыре основных «ограничителя скорости». Мы обсудим все 48 ограничителей и увидим, как можно преодолеть их влияние, – без этого продуктивность работы вашей команды будет оставаться невысокой. Необходимо научиться преодолевать влияние этих ограничителей, чтобы как следует освоить и использовать факторы ускорения и каждый из четырех ключей и стать лидером в своем сегменте рынка.

Медленные и неповоротливые всегда проигрывают быстрым и эффективным. В долгосрочной перспективе выживают только те, кто научился работать с максимальной производительностью. Так что не будем терять времени. Вперед!

Тест. Оценка эффективности работы команды

Прежде чем пройти тест, ответьте на следующие вопросы.

• Как вам кажется, в каких областях вашей команде требуется улучшить работу?

• В каких областях ваша команда остается недостаточно эффективной?

• В каких ситуациях члены вашей команды замедляют работу друг друга?

• Что вы лично можете сделать, чтобы помочь своей команде двигаться быстрее?

По итогам предложенного мной теста вы либо убедитесь в справедливости своих подозрений и выявите проблемные зоны, либо совершенно по-новому посмотрите на работу вашей команды. Цель теста – оценить, насколько хорошо команда освоила все четыре ключа и насколько эффективно использует 12 факторов ускорения.

Для начала каждый сотрудник должен провести индивидуальную оценку работы команды, исходя из собственного опыта и восприятия. С каждым из факторов ускорения связаны четыре ограничителя скорости: ответив на предложенные вопросы и изучив особенности каждого из этих ограничителей, вы сможете выяснить, в каких областях ваша команда сталкивается с проблемами. После этого вам предстоит решить, с какими из 48 возможных ограничителей вашей команде стоит начать работать первым делом, чтобы быстрее достичь максимальной скорости и эффективности.

Ответив на вопросы теста, перенесите результаты на бланк «Результаты теста», чтобы как следует их проанализировать. Если тест прошли все ваши коллеги, стоит выбрать «ответственного за техподготовку», который должен будет организовать обсуждение результатов. К этой общей встрече обязательно распечатайте результаты теста или разошлите их всем участникам в электронном виде.

Можете пройти тест онлайн на сайте www.fastertogetherthebook.com. Результаты будут отправлены вам на электронный адрес в формате PDF. На первую встречу члены команды должны принести свои результаты теста, чтобы можно было сравнить данные. Мы также предлагаем проведение оценки команды на базе единой модели. Через несколько недель или месяцев после завершения программы вы снова пройдете тест, чтобы проверить, насколько хорошо вы разобрались с принципами действия каждого из ключей и насколько эффективно их применяете. С каждой итерацией вы будете все лучше понимать, насколько эффективна ваша команда и к чему вам нужно стремиться, а также с какими ограничителями скорости необходимо уметь справляться.

Если у вас нет возможности вовлечь в эту работу всю команду, можете прочесть книгу и начать действовать самостоятельно. Почаще спрашивайте себя: «Что я могу сделать, чтобы моя команда двигалась быстрее?» В ходе обсуждения каждого из ключей, факторов ускорения и всех ограничителей скорости я обязательно буду напоминать вам об этом вопросе, а также предложу примеры из собственной практики и из истории моих клиентов, чтобы показать, какие действия можно предпринять, чтобы и вы лично, и ваша команда стали двигаться к поставленным целям быстрее.

Я стала гораздо увереннее водить машину после того, как позанималась с инструктором, освоила все его советы и ценой серьезных усилий изменила некоторые привычки. Именно к этому я призываю и вас! Надеюсь, эта книга поможет вам и вашей команде двигаться к целям гораздо быстрее и достичь по-настоящему серьезных успехов.

ТЕСТ

ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ РАБОТЫ КОМАНДЫ

Все вопросы теста начинаются одинаково: «В какой степени члены моей команды…» Отвечая на вопросы, используйте следующую шкалу:

1 = абсолютно нет

2 = в минимальной степени

3 = в некоторой степени

4 = в значительной степени

5 = в огромной степени

Итак, в какой степени члены моей команды…

КЛЮЧ 1. СПРАВЕДЛИВОЕ ОТНОШЕНИЕ

Фактор ускорения № 1. Формирование отношений

1. …действуют сообща и способствуют максимизации продуктивности работы всей команды?

Мы применяем ко всем единые стандарты оценки результатов и не молчим, если чей-то вклад в общее дело недостаточно серьезен.

1 2 3 4 5

2. …стремятся преодолеть негативный настрой?

Мы стараемся смотреть на происходящее как можно более позитивно, а когда что-то не получается, предлагаем помощь, а не жалуемся.

1 2 3 4 5

3. …поддерживают позитивный моральный климат?

Мы вместе празднуем победы и стараемся, чтобы все члены команды – и присутствующие в офисе, и работающие удаленно – трудились в приятной обстановке.

1 2 3 4 5

4. …проявляют лидерские качества, даже не имея руководящей должности?

Мы стараемся быть примером и демонстрировать позитивные ожидания от коллег.

1 2 3 4 5

Фактор ускорения № 1. Итого ______

Фактор № 2. Управление конфликтами

5. …ожидают от каждого члена команды высокой производительности?

Мы стремимся понять, не мешаем ли мы работе коллег, и готовы при необходимости менять собственное поведение.

1 2 3 4 5

6. …способны выражать несогласие в конструктивной форме?

Мы не боимся высказать собственное мнение, даже если наша точка зрения не находит полной поддержки у коллег.

1 2 3 4 5

7. …следуют правилам, которые определяют наши общие подходы к работе?

Мы действуем по правилам и поддерживаем команду, даже если не вполне согласны с решением или направлением движения.

1 2 3 4 5

8. …эффективно взаимодействуют с коллегами, работающими вне офиса?

Мы делаем все необходимое, чтобы эффективно сотрудничать с виртуальными членами команды, добиваясь максимальной производительности и достигая общих целей.

1 2 3 4 5

Фактор ускорения № 2. Итого ______

Фактор № 3. Укрепление целостности

9. …вовлекают коллег в общую работу?

Мы ощущаем принадлежность к большому и важному делу и чувствуем себя членами единой команды.

1 2 3 4 5

10. …стремятся к достижению консенсуса, когда это необходимо?

Мы осознаем, что вовсе не всегда требуется приходить к консенсусу и соглашаться с мнением противника.

1 2 3 4 5

11. …работают сообща, чтобы достичь поставленных целей?

Мы знаем, что наши действия влияют на других, а потому стремимся сделать все, чтобы каждый из нас мог гордиться своей командой.

1 2 3 4 5

12. …эффективно взаимодействуют с другими командами и подразделениями?

Другие рабочие группы – это наши коллеги и партнеры, а не враги.

1 2 3 4 5

Фактор ускорения № 3. Итого ______

КЛЮЧ 2. ГОТОВНОСТЬ ОТВЕЧАТЬ ЗА РЕЗУЛЬТАТ

Фактор № 4. Доверие к коллегам

13. …ставят под вопрос сложившееся положение дел?

Мы не считаем привычные процессы оптимальными и всегда открыты к изменениям.

1 2 3 4 5

14. …руководствуются общими ценностями?

Мы ориентируемся на согласованный и утвержденный перечень ключевых ценностей и целей организации.

1 2 3 4 5

15. …проявляют инициативу и внедряют изменения?

Мы быстро добиваемся изменений и уверенно реализуем стратегические инициативы.

1 2 3 4 5

16. …разделяют ответственность за общие результаты?

Мы уверены, что можем рассчитывать друг на друга в экстренной ситуации и в ходе реализации сложных проектов.

1 2 3 4 5

Фактор ускорения № 4. Итого ______

Фактор ускорения № 5. Осознание ответственности

17. …понимают зоны ответственности каждого из коллег?

Мы хорошо понимаем, какой вклад можем сделать в работу команды, и знаем, каких результатов от нас ждут. Цели нашей команды соответствуют общим целям организации.

1 2 3 4 5

18. …рассчитывают, что я честно выполню свою часть работы?

Мы все стремимся повысить личную эффективность и готовы менять поведение и добиваться роста производительности.

1 2 3 4 5

19. …руководствуются составленным в письменной форме перечнем целей для повышения эффективности работы команды?

Мы полностью осознаем свою ответственность за соблюдение согласованных и утвержденных стандартов качества работы.

1 2 3 4 5

20. …стремятся ежедневно улучшать качество работы?

Мы убеждены, что постоянное улучшение работы – обязанность каждого из нас.

1 2 3 4 5

Фактор ускорения № 5. Итого ______

Фактор ускорения № 6. Максимизация эффективности

21. …признают собственные недостатки и неудачи?

Мы сохраняем конструктивную рабочую среду, в которой возможна честная оценка собственной деятельности, и настойчиво совершенствуем принятые в команде процессы и процедуры.

1 2 3 4 5

22. …регулярно проходят обучение, чтобы повысить эффективность работы?

Мы осознаем ценность обучения и развития.

1 2 3 4 5

23. …призывают тех, кто показывает недостаточно высокие результаты, менять подходы?

Мы честно говорим друг другу о недостатках.

1 2 3 4 5

24. …активно действуют, чтобы помочь коллегам?

У нас сложилась отличная командная культура, в рамках которой люди готовы изо всех сил работать на благо команды.

1 2 3 4 5

Фактор ускорения № 6. Итого ______

КЛЮЧ 3. СИСТЕМЫ

Фактор ускорения № 7. Принятие эффективных решений

25. …быстро принимают решения?

Мы стремимся к тому, чтобы все коллеги полностью понимали происходящее и были включены в общую работу.

1 2 3 4 5

26. …способны независимо принимать решения по относительно несложным задачам?

Мы осознаем, что не всякое решение должно быть командным.

1 2 3 4 5

27. …считают, что члены команды должны брать на себя инициативу и не ждать указаний?

Мы демонстрируем разумный уровень инициативы на личном, командном, управленческом уровнях.

1 2 3 4 5

28. …отказываются от выполнения тех задач, работа с которыми означает напрасную трату времени?

Мы не беремся за задачи, выполнение которых не обещает серьезной отдачи.

1 2 3 4 5

Фактор ускорения № 7. Итого ______

Фактор ускорения № 8. Управление временем

29. …правильно определяют рабочие приоритеты?

Мы понимаем, на решение каких задач стоит тратить время.

1 2 3 4 5

30. …первым делом выполняют наиболее важную работу?

Мы определяем приоритетность отдельных задач и начинаем с наиболее важных.

1 2 3 4 5

31. …осознают, что людям нужно время от времени откладывать все средства коммуникации и фокусироваться на серьезной работе?

Мы регулярно выделяем время на работу над приоритетными задачами, отключая при этом интернет и электронные устройства.

1 2 3 4 5

32. …стараются не тратить времени друг друга понапрасну?

Мы не мешаем друг другу, воздерживаемся от слишком долгой дружеской болтовни и бережем время коллег.

1 2 3 4 5

Фактор ускорения № 8. Итого ______

Фактор ускорения № 9. Повышение эффективности

33. …понимают, что каждому важна возможность поработать в тишине, и не позволяют себе мешать коллегам?

Мы творчески подходим к поиску форматов работы и стараемся отвлекать друг друга как можно реже.

1 2 3 4 5

34. …работают сообща, добиваясь максимальной продуктивности?

Мы организуем совместную работу так, чтобы исключить потери времени и дублирование усилий.

1 2 3 4 5

35. …стараются ограничить количество людей, вовлеченных в работу над задачей или проектом?

Мы понимаем, что не все коллеги должны участвовать в каждом из проектов команды.

1 2 3 4 5

36. …преодолевают препятствия и исключают узкие места, замедляющие работу?

Мы обсуждаем неэффективность систем и добиваемся роста эффективности.

1 2 3 4 5

Фактор ускорения № 9. Итого ______

КЛЮЧ 4. ТЕХНОЛОГИИ

Фактор ускорения № 10. Эффективные коммуникации

37. …используют каналы коммуникации, соответствующие сложившейся ситуации?

Мы умеем выбирать оптимальный канал коммуникации в соответствии с типом имеющейся информации.

1 2 3 4 5

38. …отправляют коллегам текстовые сообщения, только когда ответ требуется действительно срочно?

Мы используем способы коммуникации, отвлекающие от работы (в частности, текстовые сообщения), исключительно когда без этого не обойтись.

1 2 3 4 5

39. …используют в общении четкие, вежливые формулировки?

Мы освоили простые и эффективные стандарты обмена информацией.

1 2 3 4 5

40. …не позволяют технологиям отнимать слишком много рабочего времени?

Мы используем технологии, чтобы сэкономить время, а не тратить его попусту.

1 2 3 4 5

Фактор ускорения № 10. Итого ______

Фактор ускорения № 11. Эффективные совещания

41. …организуют и проводят эффективные совещания?

Мы постоянно стремимся сделать совещания короче, эффективнее и продуктивнее.

1 2 3 4 5

42. …проводят эффективные телефонные совещания?

Для организации телеконференций мы используем отработанные и эффективные стандарты, благодаря чему обсуждение проходит продуктивно.

1 2 3 4 5

43. …эффективно используют технологии и оборудование для организации видеоконференций?

Мы умеем проводить видеоконференции эффективно и без помех.

1 2 3 4 5

44. …эффективно используют формат «совещаний на ходу»?

Мы проводим короткие «совещания на ходу», чтобы сэкономить время и повысить продуктивность.

1 2 3 4 5

Фактор ускорения № 11. Итого ______

Фактор ускорения № 12. Соблюдение принятых правил

45. …следуют принятым стандартам работы с электронной почтой?

Мы не тратим времени коллег на избыточную электронную переписку.

1 2 3 4 5

46. …при необходимости обмениваются эффективными голосовыми сообщениями?

В сообщениях мы стремимся использовать четкие и ясные формулировки.

1 2 3 4 5

47. …демонстрируют понимание особенностей текущей ситуации и учитывают интересы коллег?

Мы не позволяем себе отвлекать других.

1 2 3 4 5

48. …следуют правилам использования текстовых сообщений?

Мы используем текстовые сообщения корректно и по делу.

1 2 3 4 5

Фактор ускорения № 12. Итого ______

БЛАНК ПОДВЕДЕНИЯ ИТОГОВ ТЕСТА

Перенесите результаты, полученные по каждому из разделов теста, на общий бланк и сложите цифры. Ниже я объясню, как интерпретировать полученные результаты.

Ключ 1. Справедливое отношение

Фактор ускорения № 1. Формирование отношений ______

Фактор ускорения № 2. Управление конфликтами ______

Фактор ускорения № 3. Укрепление целостности ______

Итого ключ 1 ______

Ключ 2. Готовность отвечать за результат

Фактор ускорения № 4. Доверие к коллегам ______

Фактор ускорения № 5. Осознание ответственности ______

Фактор ускорения № 6. Максимизация эффективности ______

Итого ключ 2 ______

Ключ 3. Системы

Фактор ускорения № 7. Принятие эффективных решений ______

Фактор ускорения № 8. Управление временем ______

Фактор ускорения № 9. Повышение эффективности ______

Итого ключ 3

Ключ 4. Технологии

Фактор ускорения № 10. Эффективные коммуникации ______

Фактор ускорения № 11. Эффективные совещания ______

Фактор ускорения № 12. Соблюдение принятых правил ______

Итого ключ 4 ______

Итого результат теста (сложите баллы, полученные за ключи 1, 2, 3 и 4) ______

ИНТЕРПРЕТАЦИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ

216–240. Поздравляю! Вы отлично понимаете, что такое по-настоящему мобильная и эффективная команда, как формировать и сохранять конструктивную рабочую среду и добиваться высокой продуктивности. Необходимость слегка корректировать работу команды может возникать лишь время от времени. Так держать!

169–215. В работе вашей команды можно кое-что подправить, но в целом вы на верном пути! Старайтесь добиться улучшений в тех областях, где вы набрали меньше пяти баллов. Отмечайте достижения и уделяйте должное внимание тем аспектам, которые помогут вам стать еще быстрее и эффективнее.

121–168. Средний результат. Ваша команда оказалась посередине: вы не самые быстрые, хотя пока и не самые медленные. Но стоит ли мириться с посредственным результатом? Начните активнее работать над повышением продуктивности и добивайтесь по-настоящему высоких показателей!

72–120. Требуются серьезные перемены. Пересмотрите свои подходы к организации командной работы и выполнению проектов. Первым делом сфокусируйтесь на улучшениях в той области, по которой баллы оказались самыми низкими, но и другие три не забывайте. Разобравшись с наиболее проблемным ключом, переходите ко второму с конца. Используя приведенный выше опросник, определите основные факторы, требующие вашего внимания, и посвятите две-три недели работе с каждым из них. Добивайтесь принципиального улучшения уровня компетенций вашей команды в каждой из ключевых областей.

48–71. Осторожно! Вашей команде необходимо как можно быстрее начать работу над повышением эффективности, потому что сейчас вы тянете друг друга в пропасть. Вам срочно требуется начать развивать навыки командной работы. Если все члены команды оценили работу одинаково низко, стоит привлечь внешнего эксперта-фасилитатора: такие результаты могут быть следствием более глубинных проблем. Будущее вашей организации, а также карьерные перспективы каждого из вас зависят от деятельности вашей команды, так что приложите максимум усилий, чтобы повысить качество работы по всем 12 факторам ускорения; учитесь преодолевать поочередно каждый из ограничителей скорости. При необходимости вкладывайте средства и силы в обучение, найдите способы повысить уровень вовлеченности коллег в общую работу; смело меняйте принятые рабочие процессы и стратегии, чтобы сделать команду более эффективной.

КАК ИСПОЛЬЗОВАТЬ ПОЛУЧЕННЫЕ БАЛЛЫ

Сравните ваши результаты с теми, которые получили ваши коллеги. Обсудите баллы по каждому из четырех ключей, обращая особое внимание на самые высокие и самые низкие. Совместными усилиями вы должны определить, какие из четырех ключей – слабейшие звенья в вашем рабочем процессе.

После этого разберите подробнее каждый из них: сравните баллы по отдельным факторам ускорения и определите, в каких областях ваша команда пока недостаточно сильна. Еще более важными могут быть баллы, которые вы проставили соответствующим ограничителям скорости, – именно с них правильнее всего начать борьбу за повышение эффективности. Двигаясь снизу вверх, то есть начиная с наиболее проблемных областей, вы сможете последовательно внедрить процесс постоянного усовершенствования работы во всех областях вашей деятельности. Начинать можно в любой момент – и необязательно перед этим читать эту книгу от корки до корки.

По мере чтения – особенно если ваши результаты теста оказались невысокими – делайте заметки и обсуждайте с коллегами возможные стратегии улучшения работы. Предположим в качестве примера, что наиболее слабым звеном оказался четвертый ключ – «Технологии». Где именно вы теряете скорость: в коммуникациях, организации совещаний или следовании правилам? Какой именно ограничитель скорости оказался наиболее существенным? Я советую вам первым делом начать работу с теми факторами, которым большинство членов команды поставили минимальные баллы. А можно сразу составить программу действий на целый год: каждую неделю работать с одним из 48 ограничителей скорости, а также обратить внимание на вступление и обсудить выводы – и еще останется две недели на отдых.

Как только вы добьетесь удовлетворяющих вас результатов в одной из областей, двигайтесь к другой и старайтесь достичь приемлемого уровня. Как правило, я советую клиентам первым делом начинать работу над теми аспектами, в которых вы и так уже хороши, то есть поднимать до максимума уровень в тех областях, где вы показываете высокие результаты, а не тратить силы на то, что вам пока не удается. Но работу с факторами ускорения я считаю исключением из этого правила, поскольку мешающие вам ограничители скорости тянут всю команду назад и не дают эффективно работать над поставленными задачами.

Ключ 1. Справедливое отношение

Формирование отношений

Управление конфликтами

Укрепление целостности

Справедливое отношение – одинаково честное отношение ко всем коллегам, независимо от их положения в иерархии. Это крайне важное правило, поэтому поговорим о нем в самом начале. Итак, на старт, внимание…

Одна из участниц моего семинара призналась, что могла бы быть гораздо более продуктивной, но ей кажется, что в компании к ней относятся несправедливо, поэтому она совершенно осознанно не старается работать с полной отдачей. Возможно, вы сейчас подумали: «Вот это да, я так никогда не поступлю!» Но мне кажется, что многие из нас готовы разделить эту логику. Если вы не почувствуете справедливого отношения к себе в рабочей среде, будете ли вы готовы выкладываться по полной или станете раздражаться и даже специально работать медленнее или меньше? Если вам кажется, что к другим членам команды относятся лучше, чем к вам, будете ли вы прилагать серьезные усилия? Когда человек видит, что его труд не ценят, то не испытывает гордости и нередко начинает работать спустя рукава: собственно, ради чего в такой ситуации напрягаться?

В команде, где царит справедливое отношение, все следуют общим правилам. Да, иногда приходится брать на себя больше работы – скажем, если кто-то из коллег заболел, уехал в отпуск или вынужден был уйти с работы в силу личных обстоятельств. Но в целом ко всем членам команды относятся так, как они того заслуживают и как сами считают справедливым. В таких командах ко всем без исключения применяются единые стандарты, нет любимчиков, которым все сходит с рук. Все члены команды стараются проявлять искреннее уважение друг к другу. Для разрешения конфликтов используются хорошо известные всем процедуры и в целом поддерживается позитивная атмосфера, что обеспечивает достижение оптимальных результатов, причем не только на уровне вовлеченных в конфликт сторон, но и на уровне команды в целом.

Независимо от того, кто вы – лидер команды или молодой сотрудник-практикант, – крайне важно, чтобы вы проявляли порядочное отношение ко всем коллегам и чтобы коллеги признавали ваше поведение таковым. От того, считают ли они вас порядочным человеком, зависит и их готовность работать с вами. Часто сотрудники не жалуются даже на очень требовательного руководителя, если считают, что он ведет себя правильно. Что бы вы сами предпочли: работать с жестким начальником, который обращается с вами справедливо, или с приятным и мягким человеком, который без конца что-то обещает, но ничего не исполняет или обращается с вами несправедливо?

На уровне команды с ключом Справедливое отношение связаны три основных фактора ускорения.

1. Формирование отношений. С этого все начинается. Соблюдение принципов справедливости позволяет членам команды выстраивать друг с другом комфортные отношения. Все исходят из того, что каждый получает по заслугам и что в команде не может быть несправедливого отношения или фаворитов. В коллективе, где соблюдаются принципы справедливости, ко всем – начиная с лидера и заканчивая самыми молодыми коллегами и сотрудниками на нижних уровнях иерархии – применяются единые стандарты. Каждый старается относиться к коллегам по-доброму, и за счет справедливого отношения люди сплачиваются в настоящую команду.

2. Управление конфликтами. Когда в команде появляются независимые личности, конфликтов не избежать. Но сложные ситуации не всегда бывают помехой в работе, они могут идти на пользу делу. Мало того, полное единодушие иногда как раз вредит. Все члены команды должны быть готовы выразить собственное мнение и при необходимости вступить в спор с коллегами. При возникновении конфликтов нужно использовать эффективные процедуры их разрешения, которые позволяют достичь оптимального результата как с точки зрения вовлеченных лиц, так и с точки зрения команды в целом.

3. Укрепление целостности. По-настоящему здоровые и справедливые отношения формируются, когда команда превращается в прочный, но гибкий организм, состоящий из многочисленных элементов. Для формирования справедливых отношений важно, чтобы люди начали осознавать себя и коллег частью команды и научились опираться друг на друга. Случается, что команде приходится разделиться на небольшие группы или объединиться с другими командами для организации совместной работы.

Если члены команды искренне стремятся использовать все три фактора ускорения, большинство начинают изо всех сил стремиться проявить себя и доказать, что заслуживают хорошего отношения коллег.