Текст книги "Делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении"

Людмила Михайловна Волобуева
Делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении: Учебное пособие

Код и направление подготовки

050400.68 – психолого-педагогическое образование

Магистерская программа

Менеджмент в дошкольном образовании

Рецензенты:

Н. А. Дорохина, канд. пед. наук, директор соШ «Школа Здоровья» № 523 г. Москвы

Л. И. Павлова, канд. пед. наук, профессор кафедры теории и методики дошкольного образования МпГУ

Пояснительная записка

Дисциплина «Делопроизводство в дошкольном учреждении» включена в образовательную программу магистерской программы «Менеджмент в дошкольном образовании» направления «психолого-педагогическое образование», а также в содержание дополнительной образовательной программы «Менеджмент в образовании» (для руководителей дошкольных и общеобразовательных учреждений).

Целью дисциплины является формирование готовности к использованию в профессиональной деятельности знаний и умений по основам делопроизводства и специфике ведения документации в образовательном учреждении.

В процессе освоения дисциплины должны быть сформированы следующие компетенции обучающегося: способность проводить анализ и обобщение образовательной деятельности учреждения; способность восполнить дефициты информационного и методического оснащения образовательного процесса; готовность использовать современные технологии менеджмента.

В результате изучения дисциплины студент должен знать основы теории современного делопроизводства; требования государственных стандартов к оформлению документации; основы организации делопроизводства; роль и назначение документации в дошкольном образовательном учреждении; уметь оформлять основные виды документов в дошкольном учреждении; владеть навыком использования оборотов деловой речи в документах.

Специфика содержания дисциплины предполагает непосредственную работу с текстами нормативных документов, практическое освоение правил и норм оформления разного вида документации. В связи с этим преимущественной формой занятий являются практические и семинарские занятия. полезным результатом освоения дисциплины является создание портфолио, содержащего перечень документов, на которых основывается делопроизводство в образовательном учреждении, а также образцы основных организационных, распорядительных и других документов, применяемых в дошкольном учреждении. Возможно включение в учебный процесс имитационных и ролевых игр, позволяющих воспроизвести реальные ситуации, требующие документального оформления. например, «прием педагога на работу», «Увольнение работника», «Разработка положения о педагогическом совете» и др.

Предлагаемый список нормативных документов носит обязательный характер для изучения, тогда как список литературы носит рекомендательный характер и может быть уточнен в связи с выходом новых документов, пособий, публикаций в периодической печати: журналах «Вестник образования», «официальные документы в образовании», «нормативные документы образовательного учреждения», «Управление дошкольным образовательным учреждением», «справочник руководителя дошкольного учреждения», «обруч», «Дошкольное воспитание», «справочник руководителя образовательного учреждения», «Директор школы», «справочник кадровика», «Делопроизводство», «секретарское дело», «Администратор образования» и др.

Источником информации по общим и специальным требованиям оформления документации также являются многочисленные интернет-ресурсы, среди которых:

– Консультантплюс – consultant.ru

– база ГОСТов РФ – http://gostexpert.ru

– бланки документов, форм отчетности и унифицированных форм – http://blanki.ru

– Электронные офисные системы – http://www.eos.ru

– Административно-управленческий портал – http://www.aup.ru

– Все о делопроизводстве – http://delo-ved.ru

– образцы деловых документов – http://www.docstandard.com

– Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии – http://protect.gost.ru

– Кадровая работа. основы кадровой работы в современной организации – http://www.bizneshaus.ru

– секретарь-референт – http://www.profiz.ru/sr

– Ресурсы образования. портал информационной поддержки специалистов дошкольного образования – http://www.resobr.ru

– Дошколёнок. ру. сайт для воспитателей детских садов – http://www.dohcolonoc.ru

Дисциплина включает два основных раздела:

I. Документирование управленческой деятельности.

II. Виды документов дошкольного учреждения и технология работы с ними.

Примерный тематический план дисциплины[1]1
  В предлагаемое количество часов может входить аудиторная и самостоятельная работа.


[Закрыть]

Раздел 1
Документирование управленческой деятельности

Тема 1. Государственные требования к организации делопроизводства в Российской Федерации

Вопросы для обсуждения

1. Основные термины делопроизводства.

2. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Понятия: документ, форма. Реквизиты управленческих документов.

4. Система менеджмента качества. Основные требования к документации.

Задания для самостоятельной работы студентов

1. На конкретных примерах показать значение делопроизводства в жизни общества, организации, человека.

2. Познакомиться с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 по размещению реквизитов управленческих документов и их оформлению.

3. Проанализировать определения терминов, использующихся в разных ГОСТах.

4. Подготовить презентацию требований к системе менеджмента качества образовательной организации.

Нормативные акты

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Доступ из справ. – правовой системы «КонсультантПлюс».

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Доступ из справ. – правовой системы «Консультант Плюс».

3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. Доступ из справ. – правовой системы «КонсультантПлюс».

4. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД). Доступ из справ. – правовой системы «КонсультантПлюс».

5. Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях: письмо Минобразования России от 20.12.2000 № 03–51/64//Делопроизводство в образовательных учреждениях. Вып. 2: Документы Минобразования. – М.: Сфера, 2004.

6. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации: утв. Министерством образования РФ 6 мая 2002 г. Доступ из справ. – правовой системы «КонсультантПлюс».

7. ГОСТ Р ИСО 9001–2008. Системы менеджмента качества. Требования. – М.: ФГУП «Стандартинформ», 2008.

8. ГОСТ ISO 9001–2011. Системы менеджмента качества. Требования. – М.: ФГУП «Стандартинформ», 2011.

Литература

1. Маневцова Л. М., Бабак С. А. Организация делопроизводства в дошкольном учреждении. – М.: Академия, 2004.

2. Рогачева Н. А, Смирнов С. А. Делопроизводство в общеобразовательном учреждении. – М., 2001.

3. Ларин М. В., СоковаА. Н. Оформление служебных документов: рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30-2003. – М., 2003.

4. Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству. – СПб.: Питер, 2011.

5. Сагиян С. Делопроизводство на компьютере. Популярный самоучитель. – СПб.: Питер, 2005.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

При организации делопроизводства используются понятия: Унификация документов – установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Стандартизация – форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Основные термины делопроизводства рассматриваются в соответствии с ГОСТ Р 51141-98. При ознакомлении с положениями ГОСТ Р 6.30-2003, общероссийским классификатором управленческой документации необходимо обратить внимание, что от полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений и событий.

Каждый документ требует определенного набора реквизитов.

Реквизит (от лат. requisitum – требуемое, необходимое) – это обязательный элемент оформления официального документа. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Определение обязательных реквизитов содержится в ГОСТ Р 51141-98. В ГОСТ Р 6.30 -2003 даны рекомендации к оформлению 30 реквизитов, а также схемы их размещения (см. приложение).

При изучении ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 обращается внимание на то, что он:

– распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы;

– содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;

– содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001;

– содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.

Вопросы для самоконтроля

1. В чем сущность понятий унификация и стандартизация?

2. Что влияет на приобретение документом юридической силы?

1. 3. Каково назначение и характер ГОСТ Р 6.30-2003?

4. Какие способы документирования можете назвать?

5. Каковы особенности документов, оформляемых на электронных носителях?

Тема 2. Основные требования к оформлению документов

Вопросы для обсуждения

1. Классификация документов.

2. Требования к бланкам документов, формулярам. Правила оформления документов.

3. Унифицированные формы документов.

4. Язык документа – официально-деловой стиль, требования к текстам документов.

Задания для самостоятельной работы студентов

1. Составить таблицу «Виды документов» с примерами.

2. Анализируя конкретный документ, уметь определять вид документа по разным признакам, выделять и называть основные реквизиты.

3. Подготовить реферат (сообщение) о правилах использования делового стиля речи в документах.

Нормативные акты

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Литература:

1. Бланки документов, форм отчетности и унифицированных форм -http://blanki.ru.

2. Делопроизводство в образовательном учреждении. Сер. «Библиотека нормативных правовых актов в помощь работникам образования». – М., 2003. – Кн.1.

3. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М., Анодина Н. Н. Деловая переписка: учеб. пособие. – М., 2006.

4. Кузнецов И. Н. Делопроизводство. – М.: Дашков и К, 2011.

5. Макарова Н. В., Николайчук Г. С, Титова Ю. Ф. Компьютерное делопроизводство: учеб. пособие. – СПб., 2007.

6. Маневцова Л. М., Бабак С. А. Организация делопроизводства в дошкольном учреждении. – М.: Академия, 2004.

7. Поздняк Л. В., Лященко Н. Н. Управление дошкольным образованием. – М.: Академия, 2001.

8. Рогачева Н. А., Смирнов С. А. Делопроизводство в общеобразовательном учреждении. – М., 2001.

9. Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству. – СПб.: Питер, 2011.

10. Рожкова И. М. Культура устной и письменной речи делового человека. Справочник. Практикум. – М.: Флинта, 2004.

11. Сагиян С. Делопроизводство на компьютере. Популярный самоучитель. – СПб.: Питер, 2005.

12. Улъянцева С. Э. Составление текста документа: языковые нормы // Делопроизводство. – 2003. – № 4.

13. Янковая В. Ф. Деловой стиль (о специфике языка управленческих документов) // Секретарское дело. – 2001. – № 4.

Все документы можно разделить на две большие группы:

1. Документы по общим и административным вопросам;

2. Документы по направлениям деятельности.

Документы могут быть классифицированы по разным основаниям: по наименованиям (приказы, распоряжения, положения, письма и т. д.); по месту составления (внутренние и внешние); по содержанию (простые и сложные); по форме (индивидуальные, трафаретные, типовые); по срокам исполнения (срочные, и несрочные); по происхождению (служебные, и личные); по средствам фиксации (письменные, электронные, фотодокументы и т. д.); по виду оформления (подлинные, копии, выписки, дубликаты) и др. Характеристика видов документов дается в соответствии с ГОСТ Р 51141-98.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет требования к оформлению конкретных видов документов: формат листа, поля, шрифт, межстрочные интервалы, обязательный набор реквизитов. Обращается внимание, что ряд документов оформляют на специальных бланках (общий бланк, бланк письма, бланк приказа и др.), которые требуют определенного набора реквизитов.

При наличии необходимых условий материал данной темы можно изучить при выполнении практических заданий с использованием компьютерной техники. В этом случае целесообразно познакомить студентов с образцами унифицированных форм документов (Бланки документов, форм отчетности и унифицированных форм – http://blanki.ru).

Особое внимание следует уделить изучению особенностей делового стиля, использующегося при оформлении документов, ознакомление с типичными ошибками при составлении текста, употребление специальной лексики. Данный вопрос можно осветить в виде сообщений студентов, написании рефератов.

Вопросы для самоконтроля

1. В чем разница понятий документ и официальный документ?

2. Какие классификации документов вы знаете?

3. При каких условиях подлинник и дубликат документа обладают одинаковой юридической силой?

4. В чем отличие оформления бланка письма и общего бланка организации?

5. Назовите особенности деловых оборотов речи.

Раздел 2
Виды документов дошкольного учреждения и технология работы с ними

Тема 3. Индивидуальная номенклатура дел ДОУ. Основная организационная документация ДОУ (устав, договор, положение)

Вопросы для обсуждения

1. Состав номенклатуры дел ДОУ. Порядок разработки, согласования и утверждения.

2. Требования к оформлению устава, договора.

3. Основные требования к разработке и оформлению положения.

Задания для самостоятельной работы студентов

1. Проанализировать индивидуальную номенклатуру дел конкретного ДОУ: количество разделов, их наименование, состав документов в каждом разделе, сроки хранения дел, индексирование дел.

2. Проанализировать оформление в соответствии с требованиями ГОСТ Устава, договоров конкретных ДОУ.

3. Составить макет оформления основных видов организационно-правовой документации ДОУ: устав, договор, положение.

Нормативные акты и рекомендации

1. Об образовании в Российской Федерации: ФЗ от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ. Доступ из справ. – правовой системы «КонсультантПлюс».

2. Основные правила работы архивов организаций – М.: Росархив; ВНИИДАД, 2002.

3. Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях // Делопроизводство в образовательных учреждениях. Вып. 2: Документы Минобразования. – М., 2004.

4. Примерная номенклатура дел дошкольного учреждения // Дошкольное воспитание. – 1989. – № 2.

Литература

1. Вифлеемский А. Б., Чиркина О. В. Организация деятельности попечительского совета в образовательном учреждении. – М., 2003.

2. Данилина Т. А. Делопроизводство в детском саду // Справочник руководителя дошкольного учреждения. – 2005. – № 8.

3. Данилина Т. А. Новые подходы к составлению договоров между образовательным учреждением и родителями // Управление ДОУ – 2002. – № 4.

4. Данилина Т. А., Зедгенидзе В. Я., Зуйков М. Б. и др. Базовые локальные акты дошкольного образовательного учреждения: сб. документов и материалов. – М.: АРКТИ, 2004.

5. Ларионова Г. Б. Родительскому договору – особое внимание // Управление ДОУ – 2003. – № 5.

6. Лукина Л. И. Номенклатура дел и приказы в ДОУ – М.: Сфера, 2006.

7. Маневцова Л. М., Бабак С. А. Организация делопроизводства в дошкольном учреждении. – М.: Академия, 2004.

8. Настольная книга руководителя дошкольного образовательного учреждения: с учетом Федерального закона № 122-ФЗ от 22 августа 2004 г./ Н. Ф. Дик, Н. Б. Иванова. – Ростов н/Д: Феникс, 2005.

9. Организация деятельности дошкольного образовательного учреждения / Авт. – сост. Л. А. Федорова. – М.: ООО «Издательство Астрель»; ООО «Издательство ACT», 2003.

10. Поздняк Л. В., Лященко Н. Н. Управление дошкольным образованием. – М.: Академия, 2001.

11. Ревина И. В. Договор между ДОУ и школой // Управление ДОУ. – 2003. – № 2.

12. Рогачева Н. А., Смирнов С. А. Делопроизводство в общеобразовательном учреждении. – М., 2001.

13. Юдина С. М., Толстикова С. Н., Миняжева Д. Р. Делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении: практическое пособие. – М.: Айрис-пресс, 2004.

Изучение темы начинается с характеристики понятия «номенклатура дел» и ее видов, определенных в «Основных правилах работы архивов организаций» (2002). Различаются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная, индивидуальная. Рассматриваются их определения, назначение, отличия.

Особо обговариваются требования к составлению, оформлению индивидуальной номенклатуры дел в ДОУ, которая разрабатывается на основе «Примерной номенклатуры дел дошкольного учреждения» и «Примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения», содержащейся в «Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».

Индивидуальная номенклатура может быть дополнена другой необходимой документацией, характеристика которой содержится в нормативных актах государственных и местных органов управления, а также с учетом специфики направления деятельности ДОУ Характеризуется порядок согласования индивидуальной номенклатуры с архивными учреждениями, введению ее в действие.

На занятии рассматриваются основные виды организационных документов, входящих в номенклатуру дел ДОУ и относящихся к локальным нормативным актам ДОУ: устав, договор, положение.

Локальные нормативные акты содержат нормы права в пределах компетенции организации или ее руководителя. При принятии локальных нормативных актов должны учитываться требования статьи 372 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) «Порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов».

Устав – это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Обязательными реквизитами устава являются: наименование учредителя, наименование учреждения, вид документа, регистрационный номер, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано), а также текст.

Договор – соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Обязательными реквизитами при оформлении договора являются: вид документа, заголовок (наименование сторон, заключивших договор), текст (содержание), юридические адреса, подписи руководителей, дата, печати. При оформлении договоров с физическими лицами обязательными являются паспортные данные гражданина. В ДОУ разрабатываются и оформляются коллективный договор (ст. 40 и 41 ТК РФ), трудовой договор (ст. 56 ТК РФ), а также другие договора, регламентирующие отношения с родителями воспитанников, сторонними организациями и т. д.

Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы совокупности учреждений, структурного подразделения, органа. В формуляр-образец положения, как правило, входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер (если проходит гос. регистрацию), наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту текст, подпись, отметка о согласовании.

Организационные документы имеют, как правило, две части: констатирующую часть (раздел «Общие положения»), в которой указывают основания разработки, основное назначение нормативного акта и сферу его распространения, и основную часть, которая может делиться на главы, имеющие название, пункты и подпункты с соответствующей нумерацией.

Вопросы для самоконтроля

1. Для чего предназначена номенклатура дел?

2. Какова структура индивидуальной номенклатуры дел ДОУ?

3. Из каких элементов должен состоять заголовок дел?

4. Назовите обязательные реквизиты устава.

5. Перечислите реквизиты договора.

6. В чем особенность разработки и оформления положения?