Текст книги "Краткое содержание «Книга о потерянном времени. У вас больше возможностей, чем вы думаете»"

Обзор по книге «Книга о потерянном времени. У вас больше возможностей, чем вы думаете», Лора Вандеркам
Автор обзора: Мария Рамзаева

Успеть все – возможно: современный вариант тайм-менеджмента

Современный мир помешан на скорости. Сотни книг и статей посвящены тайм–менеджменту. Мы пытаемся все успеть, экономя на мелочах и делая сразу несколько дел. Но настоящее управление временем не терпит суеты и мелочных попыток сэкономить. Пока другие не могут найти 15 минут, чтобы полежать в гамаке, герои книги Лоры Вандеркам тратят свободные часы на прогулки с детьми, благотворительность и творчество. В чем секрет этих людей? Они наполняют свою жизнь по-настоящему важными вещами и убирают из нее все ненужное.

В «Книге о потерянном времени» Вандеркам рассказывает, каким должен быть правильный тайм-менеджмент. Лора исследовала жизни нескольких десятков людей и вывела принципы, позволяющие все успевать.

168 часов как показатель жизни

Как правило, мы отслеживаем время и стараемся быть эффективными в пределах 24 часов, пытаемся успеть то, что запланировали на день. В разы реже люди планируют на 168 часов, то есть на ближайшие семь дней.

Мыслить отрезками по 168 часов эффективнее. Неделя – достаточно большой период, чтобы определить, на что тратится жизнь. Кроме того, запланировать важные дела на неделю легче, чем пытаться уместить их в 24 часа.

Иллюзия цейтнота

Вам кажется, что вы слишком много работаете, но чаще всего проблема кроется не в количестве дел, а в низком КПД. Переработки стали нормой, люди трудятся по 90 и даже 120 часов в неделю. Порой это служит оправданием, чтобы не заниматься спортом, не участвовать в общественной жизни, не удалять достаточное внимание детям.

Социологи выяснили, что люди обманывают окружающих и самих себя, когда говорят о работе, домашних обязанностях, сне, досуге и занятиях с детьми. Исследователи провели эксперимент: попросили сотрудников компаний вести «дневники времени» – записывать то, чем занимаются в текущий момент, и так в течение всего дня.

Оказалось, существует огромная разница между тем, что сотрудники рассказывают в опросах, и данными из «дневников времени». К примеру, большинство респондентов спит положенные восемь часов в сутки, включая молодых родителей и тех, кто жалуется на нехватку сна из-за занятости. При этом люди гораздо меньше работают и занимаются домашним хозяйством. Никаких 90 часов в неделю они не отрабатывают. На самом деле сотрудники уделяют рабочим делам от 35 до 43 часов, а в остальное время убивают впустую – на перекуры, сплетни, социальные сети.

Также выяснилось, что на уборку и готовку респонденты тратят в два раза меньше времени, чем говорят, – по 14-28 часов в неделю. С детьми родители общаются очень мало, в среднем около часа в день, а работающие матери – меньше 30 минут. Для сравнения: на просмотр телевизора у обычного американца уходит до трех часов в сутки.

Откуда берется разница?

Обычно люди не следят за каждой минутой и лишь приблизительно оценивают потраченное время на дела. Большинство склонно преуменьшать или преувеличивать цифру, в зависимости от того, что одобряет общество. Трудоголизмом принято гордиться, поэтому сотрудники корпораций подсознательно «увеличивают» себе рабочие часы и «уменьшают» время досуга и сна. Людям сложно признаться даже самим себе, что они работают меньше, чем остальные.

Выполнение домашней работы тоже социально одобряется, кроме того, любителей мыть посуду и готовить мало. Большинству домохозяек эти обязанности кажутся подвигом, отсюда и субъективное увеличение цифры почти в два раза по сравнению с реальной.

Люди корректируют представление о самих себе, подгоняя его под стандарты. Это не значит, что они намеренно искажают реальность: просто так работает психика.

Сделайте перезагрузку

Забудьте о своем забитом графике. Представьте, что у вас 168 пустых ячеек, которые вы можете наполнить чем угодно. Даже если внести туда необходимые дела, получается не так много: например, 50 часов работы и 56 часов сна в неделю дают в сумме 106 часов. При такой напряженной работе у вас останется еще 52 часа на себя и семью.

В это время легко уместить игры с детьми, спорт, изучение языков, походы в кино и т.д. Останется как минимум 30 часов на уборку, готовку, гигиенические процедуры, дорогу на работу и в другие места. Если вы потратите в сумме 21 час на это, останется еще 9 часов на хобби, лежание в ванной и прогулки.

Однако недостаточно просто взять 168 часов и поделить их между задачами. Нужно научиться планировать дела и сочетать их с планами других людей.

Куда уходит время?

Прежде чем составлять расписание, нужно понять, на что у вас уходит время. Наверняка у вас, как у большинства людей, иллюзорные представления.

Совет. Проведите хронометраж своего времени. В течение недели записывайте каждую смену рода деятельности, даже если идете в ванную или открываете Facebook. Помечайте, сколько минут вам нужно на сборы по утрам, сколько времени уходит на просмотр телевизора, на работу за компьютером, на проверку почты, на приготовление ужина и т.д.

Старайтесь записывать как можно подробнее. Пометка «работа» подойдет, но лучше конкретизировать и написать, например, «составление отчета».

Начать можно с любого момента, но нужно, чтобы вы отследили весь отрезок в 168 часов. Если неделя выдалась нетипичной, можно начать с начала и зафиксировать дела более привычной недели.

Анализ хронометража

Когда вы закончите недельный хронометраж, разделите потраченное время по категориям: забота о себе, сон, работа, домашние дела, покупки, досуг, физические упражнения. Придумайте собственные категории.

Совет. Посчитайте, сколько времени вы тратите на каждую категорию – в день и в неделю. В некоторых делах вам понадобятся подкатегории. Например, если у вас несколько работ, учитывайте каждую в отдельности.

Вы обнаружите в своем графике «черные дыры», высасывающие время. Это не страшно. Суть упражнения не в том, чтобы вызвать чувство вины. Вы сможете изменить ситуацию, когда поймете «точку старта» – область, которая нуждается в первостепенной коррекции. Возможно, вам понадобится лишь слегка скорректировать свое расписание, а может – кардинально его изменить.

Ключевые компетенции

Термин «ключевые компетенции» пришел из бизнеса. Раньше крупные корпорации работали во всех выгодных направлениях рынка. Компания по добыче нефти могла также открыть IT-направление или запустить производство детского питания. В 1990-е ситуация поменялась: стало выгоднее вкладываться в то, что получается у вас лучше всего (в ключевые компетенции).

Сосредоточенность на том, что получается лучше, чем у конкурентов, приводит компании к успеху. Эта стратегия работает и для отдельно взятых людей. У человеческих компетенций, как и в бизнесе, есть несколько признаков:

– Навыки можно применить в разных сферах.

– Они важны и интересны лично вам.

– Это то, что удается вам лучше, чем другим.

Поэт и нобелевский лауреат по химии Роалд Хоффман выбрал себе в качестве основной компетенции «наблюдение». Он использовал этот навык и в поэзии, и в химии. Хоффман не стал тратить время на области, в которых не смог бы достичь равноценного успеха. К примеру, музыку и математику Хоффман считал сферами вундеркиндов, а медицина его не увлекала.

Какие ключевые компетенции у вас?

Прикрываясь сверхурочной работой и нехваткой времени, люди избавляются от размышлений на тему смысла жизни или тех же ключевых компетенций.

Чтобы стать эффективнее, нужно определиться с ключевыми компетенциями и посвящать им основную часть времени. Это то, что должно получить наивысший приоритет в вашей работе. Остальные дела, которые вам не нравятся или не интересны, лучше игнорировать, делегировать или выполнять как можно быстрее.

Разделить задачи на приоритетные и неприоритетные не так просто. Например, считается, что женщина должна быть хорошей хозяйкой. Этот стереотип настолько давит, что женщинам сложно признаться: «Я не люблю готовить!».

Людям приходится переезжать или полностью менять свою жизнь, когда они осознают, что для них по-настоящему важно. Задача того стоит. Только занимаясь вещами, которые делают вас счастливыми, вы проживете яркую, полноценную жизнь без вечной спешки.

Совет. Поменяйте установку «у меня нет на это времени» на «это не входит в список моих приоритетов». Признать подобное поначалу сложно, особенно если речь идет о занятиях с детьми или работе по дому. Однако факт останется фактом. Лучше честно сказать себе: «Это для меня не так важно, как хотелось бы», а затем делегировать задачу кому-то другому, нежели продолжать обманываться.

Как понять, чего вы хотите

Счастливчики с самого детства знают, чем хотят заниматься. Они легко расскажут о своих ключевых компетенциях. А вот для большинства это сложная задача. Лора Вандеркам предлагает простое упражнение, которое поможет определить, что вам нравится, а что вы делаете по обязанности.

100 дел, о которых вы мечтаете

Составьте список из 100 дел, которые бы вы хотели выполнить. Большое число нужно для того, чтобы перестать делить желания на реалистичные и неисполнимые. Включайте в список и те дела, до которых вы еще не дошли, и те, которые вы уже завершили.

Теперь подчеркните все дела, для реализации которых нужно меньше двух часов и меньше 100 долларов. Завершите их как можно быстрее и продолжайте работать со списком.

Смысл упражнения в том, чтобы попробовать на практике максимум из того, что вам могло бы понравиться. Некоторые из записанных дел вам только нравится хотеть. Как только вы попробуете их в реальности, поймете, что они скучны или даже неприятны. Вы перестанете о них думать и лучше узнаете себя.

Вычеркивая дела из списка и вообще занимаясь своими обязанностями, анализируйте: это именно то, что вы делаете лучше других, или лучше перестать тратить на это время?

Как сделать работу по-настоящему продуктивной

Чтобы повысить эффективность на работе, нужно оценить, любите ли вы по-настоящему то, чем занимаетесь. Работа, которая приносит удовольствие, не отнимает силы, а наоборот, заряжает энергией.

Лучшая работа – та, которая позволяет максимально использовать ваши ключевые компетенции. Снова обратитесь к списку 100 дел. Задумайтесь: что вы любили в детстве и чем готовы были заниматься часами без всякой оплаты и внешней мотивации?

Второе важное условие для подходящей работы – формат и условия труда должны быть оптимальными для вашего типа личности. Например, человек, который любит самолеты, может стать и летчиком, и инженером, в зависимости от склонностей.

Параметры идеальной работы

Всего три компонента приводят к наилучшим результатам труда. Проверьте, присутствуют ли они в вашей работе:

1. Возможность самостоятельно принимать решения, управлять графиком. Согласно исследованиям, люди, у которых есть определенная степень свободы, сильнее мотивированы. Даже если вы работаете в офисе, старайтесь переделывать график под себя.

Задумайтесь:

– В каких условиях вам лучше работается?

– В какое время суток вы ощущаете прилив энергии?

– Вам удобнее работать в одиночестве дома или среди людей, на рабочем месте?

2. Сложные задачи. Слишком сложная задача, как и слишком легкая, убивает мотивацию. Нужно искать оптимальное соотношение сложности и простоты. Задача должна содержать вызов, но при этом быть понятной и исполнимой.

Если работа отвечает этому требованию, вы «попадаете в поток» – работаете максимально эффективно, не замечая, как проходит время. Ответьте для себя на три вопроса:

– Как часто вы попадаете в поток?

– Как можно продлить это состояние?

– Не стоит ли сменить формат работы, если состояние потока вам неведомо?

Обратитесь к списку 100 дел. Какие пункты можно превратить в работу с регулярным доходом или внедрить в ту сферу, которой вы занимаетесь?

3. Ощущение поддержки руководства, доступность необходимых инструментов. Для оптимальной работы нужны комфортные условия. Если вы работаете не на себя, ищите компанию, которая не экономит на сотрудниках, где руководство готово идти навстречу и учитывать пожелания.

Экономически выгодная мечта

В сложных обстоятельствах люди берутся за любую работу. Если же в вашей жизни все благополучно, используйте этот период, чтобы получить работу мечты. Когда вы делаете то, что у вас лучше всего получается, приходит и финансовая стабильность.

Проблема в том, что идеальную работу не найти на сайтах вакансий. Вам предстоит выбирать максимальную похожую и переделывать ее под себя, свои нужды и компетенции. Не бойтесь менять должностные обязанности. Если вы достигнете отличных показателей, руководству будет не важно, как именно это произошло. Ваша задача – придумать, как в течение 168 часов принести компании максимальную пользу, занимаясь тем, что вам нравится.

Другой вариант получить работу мечты – создать ее самостоятельно. Сейчас количество самозанятых людей в мире увеличивается. С одной стороны, это повышает ответственность, так как нужно уметь себя организовать, быть готовым к риску. С другой стороны, вы создадите уникальную компанию, в которой все устроено именно так, как вам хочется.

График продуктивной работы

В любой работе есть энное количество «пустых» дел, которые напрасно убивают время. Хороший способ определить, важное дело или нет, это спросить себя, приближает ли оно к вашим карьерным и жизненным целям. Если нет, то задачу лучше делегировать, игнорировать или минимизировать временные затраты.

Составьте продуктивный график

На этом этапе предстоит определить, что для вас настоящая работа, а что – прокрастинация.

Шаг 1. Возьмите вновь список из 100 дел. Выделите в нем те задачи, которые важны для вас в профессиональном плане. Что нужно сделать в ближайшие десять лет, пять лет и один год, чтобы прийти к желанному результату? Цели должны быть достижимыми с точки зрения рабочего графика. Особенно это важно для цели на год. Если вы работаете полный день, у вас в распоряжении около 2 тыс. часов в год.

Шаг 2. Разбейте цели на 120 – 160 часов в месяц, а затем на 30 – 50 часов в неделю. В воскресенье вечером составляйте список задач, которые нужно выполнить. Помечайте, сколько времени должно уйти на эти дела.

Отделите важные и неважные части работы

Масса времени в течение недели тратится на мелкие дела. Следите за тем, чтобы вначале выполнять самое важное, а «мелочевку» планируйте по остаточному принципу. Помните: ценность работы определяется результатами, а не количеством потраченных часов.

Совет. Если хронометраж показал, что вы отвлекаетесь на социальные сети, удалите с рабочего стола ярлыки ВКонтакте, Facebook и Instagram или выделите для соцсетей строго ограниченное время, например, 10 минут во время обеденного перерыва. Превратите это в игру, награждайте себя за уменьшение количества перерывов в работе.

Убирайте лишнее

Некоторыми неважными вещами все равно придется заниматься. Однако есть способы минимизировать количество времени, которое вы на них тратите:

1. Игнорировать. Лучший способ освободить время для более важных задач – отказаться от тех проектов и обязанностей, которые не являются вашими ключевыми компетенциями, и в дальнейшем не браться за подобные занятия.

2. Минимизировать. Есть ряд задач, которые не являются ключевыми компетенциями, но неизбежны в работе. Сокращайте время на эти задачи, объединяйте в блоки. Например, принимайте у себя сотрудников в течение двух часов один день в неделю, вместо того чтобы выслушивать жалобы и предложения несколько раз в день по 10 минут.

3. Делегировать. Если работа объективно важная, но кто-то другой может справиться с ней лучше, или для него она будет важнее, такие дела стоит перепоручить. Ваш коллега или подчиненный получит шанс проработать собственные компетенции.

Алгоритм прорыва

Про успешных людей рассказывают сказочные истории: герой долго бедствовал, занимаясь любимым делом за копейки или бесплатно. Однажды ему невероятно повезло, его заметили и предложили великолепный контракт.

В реальности такие истории выглядят иначе. Прежде чем достичь успеха люди долго и плодотворно работают, повышают мастерство, затем ищут возможности, хватаются за любой шанс продвинуться к цели. Контракты не падают с неба, а становятся закономерным итогом деловой активности.

Настоящая история успеха складывается из пяти шагов, которые зависят от вас.

Шаг 1. Определите следующий уровень

Чтобы двигаться к цели, нужно конкретно ее представлять. Выделите полчаса и подумайте, каким будет следующий уровень вашей жизни.

– Где вы работаете?

– Кто вас окружает?

– Какие у вас должностные обязанности и уровень дохода?

Чем конкретнее вы представите свою новую жизнь, тем понятнее будет, какие шаги предпринять. Хороший способ быстрее достичь цели – это уже сейчас вести себя так, будто достигли следующего уровня.

Шаг 2. Обозначьте показатели успеха

Определите признаки, по которым вы поймете, что достигли успеха:

– Вас повысили.

– Издательство напечатало вашу книгу.

– На ваш блог подписалось 10 млн. пользователей.

Подумайте, от кого или от чего (кроме вас) зависит достижение цели? От начальника, издателя, успешной рекламной компании и т.д.

Шаг 3. Работайте, пока эффективность не снизится

Согласно исследованию, люди редко достигают успеха в области, которой уделяют меньше 30 часов в неделю.

Совет. Работайте большими блоками. У работы с перерывами низкая эффективность, поскольку вы тратите время на дорогу и включение делового настроя. Через какое-то время продуктивность пойдет на спад – идите отдыхать. Нет смысла работать дальше, иначе вам грозит переутомление.

Шаг 4. Откройтесь новым возможностям

Успех невозможен без доли удачи. Делайте ставки на разных партнеров и разные каналы. Улучшайте и контролируйте все, на что можете влиять. Не упускайте возможности. Заранее готовьтесь к счастливому случаю. Приготовьте короткую презентацию себя и своих идей – кто знает, с кем судьба столкнет вас в лифте.

Шаг 5. Придумайте, что делать с прорывом

Счастливую возможность нужно суметь «раскрутить» в долгосрочной перспективе. Допустим, клиент мечты сказал «Да», или на вас свалилась внезапная слава. Знаете ли вы, как используете новое положение? Какими способами удержите успех? Подготовьте стратегию заранее.

Домашние компетенции

Современные люди тратят в разы меньше времени на выполнение домашних обязанностей, чем поколение 1960-х, но все равно устают и чувствуют неудовлетворенность. Для начала осознайте, что дома у вас тоже есть высокоприоритетные и неприоритетные дела.

Общение с детьми

Родители переживают, что не уделяют достаточно времени детям. На самом деле, важно не количество, а качество. Для ребенка важнее, чтобы вы общались полчаса непосредственно с ним, чем два часа вместе смотрели телевизор.

Ваша ключевая компетенция с детьми – не стирать и гладить белье, а воспитывать, прививать самостоятельность, моральные устои. Эти функции вы не отдадите на аутсорсинг, а постирать белье может и прачечная.

Придумывайте креативные способы взаимодействия. Если вы часто ездите в командировки, присылайте детям фотографии, чтобы они знали, где вы и чем занимаетесь. Вставайте пораньше, чтобы позавтракать вместе с детьми и обсудить их планы, а когда укладываете спать, спросите, как прошел день.

Отношения с партнером

Общение с мужем или женой – одна из ваших ключевых компетенций. Находите время, чтобы побыть только вдвоем, устраивайте совместные активности. Взаимоотношения с партнером влияют на рабочую продуктивность. Доказано, что счастливый брак придает энергии и помогает достигать карьерных вершин.

Стирки—уборки

Если вы не фанат уборки и готовки, большая часть домашней работы не относится к вашим ключевым компетенциям. Это значит, с домашними делами нужно поступать так же, как с неважными рабочими обязанностями: игнорировать, сокращать или делегировать. Наймите человека, который будет готовить и убирать. Если вы тратите пять часов, стоя у плиты, то отнимаете эти пять часов у своей любимой работы или общения с детьми.

Согласно опросу, американцы тратят более 9 часов в неделю на покупку и приготовление еды. На игры с детьми остается всего три часа. Чтобы сэкономить время, заказывайте на дом продукты или готовую еду, хотя бы пару раз в неделю.

Наверняка у вас возникли возражения:

1. «Это слишком дорого!» Бытовые услуги дешевеют год от года. Установите себе мобильное приложение для поиска помощников, многие поручения люди готовы выполнить за копейки. Например, отнести в ремонт ваши туфли за 200 руб. или сделать маникюр на дому за 600 руб.

2. «Но мне нравится заниматься домашними делами!». В таком случае, почему бы не превратить ваше увлечение в полноценное хобби или даже профессиональную деятельность? Хороший сервис всегда востребован.

3. «Это моя работа — заботиться о близких». Да, но обстирывать и «пахать» на кухне – не то же самое, что вместе читать или гулять. Детям и партнерам важнее, чтобы вы провели время с ними, а не ради них.

Продуктивный отдых

Постоянные мысли о работе и неумение эффективно использовать свободное время не дают полноценно отдохнуть. Люди планируют работу, но не планируют отдых, и как результат, проводят свободные часы перед телевизором или в интернете.

Причина кроется в доступности подобного отдыха. Просмотр передач почти ничего не стоит, а порог вхождения низкий. Вы можете начать смотреть сериал или шоу с любого момента. К просмотру не нужно готовиться, наряжаться. Однако полноценным отдыхом сидение перед телевизором назвать нельзя, усталость только накапливается.

Меняйте формат отдыха

Чтобы разорвать привычный круг, планируйте заранее, чем займетесь в субботу и в воскресенье. Куда пойдете, с кем встретитесь? И снова на помощь приходит список 100 дел. Выберите 2–3 пункта, выделите для них от двух до десяти часов свободного времени на ближайшие выходные.

Заключение

Активную жизнь можно уложить в 168 часов. Для этого нужно четко понимать, на что в реальности уходит ваше время.

Выделите ваши основные компетенции на работе и дома. Оцените, сколько времени вы тратите на ключевые компетенции и сколько на все остальное.

Составьте новый график, в котором ваше основное время будет посвящено ключевым компетенциям, а отдых запланирован так же тщательно, как работа.

Игнорируйте, сокращайте или передавайте другим дела, которые не приоритетны. Вместо этого работайте с большей концентрацией, а перерывы заполняйте приятными делами из списка 100 дел.