Текст книги "Ретроспектива в Agile"

Основная установка

Некоторые фасилитаторы начинают ретроспективы с зачитывания фундаментального принципа – основной установки. Впервые сформулированная Норманом Кертом в книге «Ретроспектива проекта: как проектным командам оглядываться назад, чтобы двигаться вперед»[16]16
  Керт Н. Ретроспектива проекта. Как проектным командам оглядываться назад, чтобы двигаться вперед. М.: Издательство Дмитрия Лазарева, 2015.


[Закрыть], основная установка призвана заложить основу для ретроспективы:

Независимо от того, что мы обнаруживаем, мы должны считать и искренне верить, что каждый сделал лучшее, на что был способен с учетом доступной на тот момент информации, обладая навыками и способностями, при наличии доступных ему ресурсов в сложившейся на тот момент ситуации.

Этот принцип произносится в начале ретроспективы именно в такой формулировке.

Цель – напомнить: все мы люди и совершаем ошибки. И кроме того, мы не должны предполагать, что кто-либо руководствовался плохими намерениями.

ПРАКТИЧЕСКИЙ СОВЕТ

Вам не нужно зачитывать основную установку на каждой ретроспективе. Впоследствии достаточно будет просто упомянуть о ней.

Многие фасилитаторы ретроспектив произносят основную установку как клятву. Они считают, что ретроспективы, которые не начинаются с этого фундаментального принципа, менее эффективны. Возможно, это связано с эффектом Розенталя (эффектом Пигмалиона)[17]17
  https://en.wikipedia.org/wiki/Pygmalion_effect.


[Закрыть], или так называемым самоисполняющимся пророчеством.

Пример эффекта Розенталя – влияние предубеждения учителя в отношении своих учеников. Суть в том, что положительные ожидания преподавателя («этот студент – отличник») влияют на его поведение таким образом, чтобы подтвердить собственное мнение. Учитель незаметно для себя реализует особое отношение к ученику, например уделяет ему повышенное внимание, дает больше времени для ответа, чаще и сильнее хвалит или меньше ругает. Это неосознанное, непреднамеренное поведение.

Теория заключается в следующем: человек, имеющий определенные характеристики, проявит их. Фактически результаты Розенталя неоднократно ставились под сомнение и оправдываются только в 40 % случаев[18]18
  https://en.wikipedia.org/wiki/Pygmalion_effect.


[Закрыть].

Я считаю, что успех ретроспективы зависит не от того, насколько внимательно прочитывается основная установка, а скорее от ценностей, которые она описывает. На многих успешных ретроспективах я даже не упомянул об основной установке. Это не означает, что чтение принципа бесполезно. В новых командах или тогда, когда люди собираются провести свою первую ретроспективу, ритуал может производить положительный эффект. Но, как показывает опыт, повторение установки на каждой ретроспективе снижает ее значимость. То же самое можно наблюдать во время демонстрации правил безопасности перед полетом. Когда вы впервые садитесь в самолет, то не отрываясь следите за объяснениями стюардессы. Однако при частых полетах вы уделяете им все меньше внимания и наконец вовсе перестаете замечать.

Безусловно, позитивный настрой необходим для успешной ретроспективы, но есть множество способов добиться такого отношения и помимо основной установки (причем она явно не гарантирует успех). Существует также альтернативная основная установка, она несколько длиннее, но гораздо полезнее для некоторых команд[19]19
  Young Ted M. The Alternative Prime Directive. http://jitterted.com/2013/02/11/another-alternative-to-the-retrospective-prime-directive.


[Закрыть]. Меня привлекает то, что она написана от первого лица.

Некоторые дни лучше, чем другие. Иногда я нахожусь в состоянии потока, занимаюсь потрясающей работой. А порой в конце дня понимаю, что потратил много лишнего времени, совершил ошибки, которые должен был предвидеть, или хотел бы сделать что-то по-другому.

Несмотря ни на что, такие дни случаются, и наша цель – узнать, что мы можем извлечь из прошлых действий и мышления и как информировать и направлять наши будущие действия и мышление, чтобы мы могли действовать немного лучше.

Как изменить нашу окружающую среду («систему»), чтобы было легче выполнять потрясающую работу, тратить меньше времени и не делать ошибок?

Как и оригинальная главная директива, эта версия описывает цель ретроспективы и формулирует основополагающие принципы. Эта альтернатива тоже служит лишь инструментом, не гарантируя успешной ретроспективы. Советую поэкспериментировать с обеими версиями и понять, какое влияние это оказывает на ваши ретроспективы. При правильном использовании главная директива может оказаться ценным инструментом.

Резюме

В этой книге я рассказываю, что такое ретроспективы и как их использовать для установления процесса непрерывного улучшения. Но взгляд в прошлое – это лишь часть ретроспектив, причем не самая важная. Они призваны помочь получить представление о новых возможностях и попробовать их, создавать и проводить эксперименты и задавать вопросы. Это наилучший способ поддержать целенаправленный и эффективный процесс постоянного совершенствования и обучения.

Хотя этот метод чаще всего применяется в работе – в конце проектов и в форме пульс-ретроспектив в agile-командах, его можно использовать в любой сфере жизни. Вспомните о предновогодней ретроспективе в моей семье.

Шестиэтапный процесс, определяющий структуру ретроспектив, поможет сделать их максимально эффективными;

• открытие;

• проверка гипотез;

• сбор данных;

• генерация идей;

• определение экспериментов;

• закрытие.

Каждый этап можно воплотить в жизнь при помощи целого ряда активностей, которые в случае регулярного изменения привнесут в процесс свежие идеи. Вы можете либо разработать эти активности самостоятельно, либо обратиться к одному из многочисленных ресурсов.

Запуск ретроспектив, который начинается с зачитывания основной установки, помогает подготовить почву для успешной работы, но вы должны помнить, что это не гарантия положительного результата.

В конечном счете успех ретроспективы зависит от фасилитатора и всех участников команды. В следующих главах я описываю ключи к успеху и упоминаю о подводных камнях, которых следует избегать.

Глава 2. Подготовка ретроспективы

Перед тем как начать фасилитировать первую ретроспективу, надо подготовить список участников, комнату, материалы. В этой главе я опишу все необходимые шаги для реализации задуманного. Не преуменьшайте важность планирования и подготовки. Это поможет провести мероприятие гладко. Как говорил Александр Белл, «помимо всего остального, подготовка – ключ к успеху».

Подготовка

Вы должны ответить на несколько вопросов, прежде чем планировать ретроспективу. Вдаваться в детали стоит только после того, как вы окончательно решите, какой она должна быть. Подготовка каждой ретроспективы будет отличаться своеобразием. Логично, что необходимое для этого время зависит от продолжительности мероприятия.

В экстренной ситуации опытный фасилитатор может сформировать свое видение ретроспективы за несколько минут. Но большинство из нас не являются магами, и эта практика рассматривается как исключение. Беритесь за нее только после того, как приобретете достаточный опыт.

КАКОЙ ПЕРИОД ВРЕМЕНИ СЛЕДУЕТ ОБСУДИТЬ

Вы должны уточнить, какой период будете рассматривать в ретроспективе. В случае работы с целым проектом предпочтителен более длительный отрезок времени. Но я считаю, что заглядывать в прошлое дальше чем на год не имеет смысла. По прошествии 12 месяцев воспоминания людей тускнеют, и неспособность запомнить многие детали приводит к искажению фактов.

В случае пульс-ретроспектив рассматриваются обычно короткие периоды (максимум четыре недели). Эти мероприятия повторяются через регулярные промежутки времени (например, каждые две недели). Преимущество в том, что участники хорошо помнят события, и, поскольку проект все еще продолжается, у них есть возможность реагировать на проблемы незамедлительно. Есть и еще один плюс: можно без особого риска пробовать что-то новое, потому что уже во время следующей ретроспективы вы будете знать, к чему привел эксперимент.

ПРАКТИЧЕСКИЙ СОВЕТ

Когда вы начинаете, документирование всех шагов ретроспективы и сохранение контрольного списка особенно полезны: это исключает возможность что-то забыть.

КТО ДОЛЖЕН ПРИНИМАТЬ УЧАСТИЕ

Это важный вопрос, поскольку именно участники оказывают наибольшее влияние на ретроспективу. Каждый член команды привносит собственное видение и поведение и, таким образом, воздействует на ретроспективу. Понимание человеческих характеров даст вам преимущество. Например, зная, кто из участников группы любит находиться в центре внимания, а кто – интроверт, легче планировать свои действия.

Разумеется, лучшая практика – когда каждый участник проекта задействован в ретроспективе. Это позволяет обращаться к проблемам, выходящим за рамки деятельности основной команды. Правда, участие руководителя департамента не всегда полезно, особенно если он известен стремлением все контролировать. В этом случае мнения многих рядовых сотрудников просто не прозвучат. Но иногда в присутствии руководителей есть и плюсы. Например, когда они готовы утверждать решения на месте, выделять средства или доносить высказанные идеи до высшего руководства. И все же старайтесь сосредоточиваться на основной команде и приглашайте руководителей, только если это действительно необходимо.

ПРАКТИЧЕСКИЙ СОВЕТ

Команда сама должна принимать решение, звать ли людей, не входящих в ее состав. Посоветуйтесь с членами группы, прежде чем рассылать приглашения.

И последнее, но не менее важное: число участников является основополагающим фактором. Именно оно определяет место проведения и количество фасилитаторов. Кроме того, величина группы важна при выборе активностей для каждого этапа: не все активности подходят для больших команд.

ЕСТЬ ЛИ ТЕМА?

Не у всех ретроспектив объявлена тема изначально. Например, в пульс-ретроспективах важные темы возникают по ходу действия.

Однако в некоторых случаях объявить тему полезно. Это особенно важно для ретроспектив, проводимых в конце проекта или используемых для решения конкретных проблем.

Возможные темы включают конфликты в команде или проекты, в которых обнаружены сбои. Наличие темы также имеет смысл, если цель – найти выход из запутанной ситуации.

ПРАКТИЧЕСКИЙ СОВЕТ

Если у вас есть тема для ретроспективы, вы должны сообщить об этом в приглашении. Представьте ее в самом начале этапа открытия.

В нужное время в нужном месте

Какое время считать самым подходящим для ретроспективы? Это зависит от процесса, с которым работает команда. В agile-команде ретроспектива проходит в конце каждой итерации.

ПРАКТИЧЕСКИЙ СОВЕТ

В случае регулярных ретроспектив убедитесь, что они проводятся в одно и то же заранее установленное время. Это помогает команде планировать и поддерживать рабочий ритм, создает хорошую атмосферу.

Все другие виды ретроспектив привязаны к определенному событию, обычно к концу проекта. Это может быть, например, запуск продукта, годовщина клуба, ежегодный концерт оркестра или что-то подобное. Это также может быть личная ретроспектива, связанная с вашим днем рождения. Все эти события идеальны для размышлений и дальнейшего развития.

После того как вы определили, когда хотите провести ретроспективу, нужно найти для нее подходящее место. Идеально, если помещение отвечает следующим критериям:

• достаточно велико, чтобы разместить всех участников (чем больше, тем лучше);

• в нем много свободного пространства для флипчартов и места на стенах для размещения стикеров;

• столы и стулья можно передвигать, чтобы сформировать круг;

• наполнено светом, лучше дневным;

• все технические приспособления (маркерная доска, флипчарт и, возможно, проектор) доступны;

• можно свободно обсуждать любые проблемы, не беспокоя других.

Обязательно зайдите в комнату за 30–60 минут до начала ретроспективы, чтобы все подготовить. Это очень ценно, особенно в случае ретроспектив, рассчитанных на полдня или на целый день. Вот краткий чек-лист, который вы можете использовать.

• Есть ли агенда и всем ли она будет видна?

• Заготовлены ли для каждого участника ручка и стикеры?

• Видна ли основная установка (если используется) из любой точки помещения?

• Все ли технологические устройства работают?

• Достаточно ли бумаги для флипчарта?

• Не высохли ли маркеры для доски и флипчарта?

• Достаточно ли места для активностей, которые вы выбрали?

• Все ли выбранные активности осуществимы?

• Заготовлены ли еда и питье для участников?

Список поможет вам хорошо подготовиться к ретроспективе. Запас некоторых вещей из него (например, ручек) хорошо бы иметь под рукой, чтобы избежать неловкости и не тратить время участников, если чего-то не хватает.

ПРАКТИЧЕСКИЙ СОВЕТ

Регулярно меняйте комнаты, особенно для пульс-ретроспектив. Это разнообразие поможет высвободить энергию. Если есть возможность выйти из офиса – это отличная идея. Почему бы не провести мероприятие на свежем воздухе, например на берегу озера или реки? Так и окружающая среда будет влиять на ретроспективу.

Вы можете, например, задать вопрос, чем отличается команда от стоящего перед вами большого дерева, и что-то новое узнать из этого сравнения. Не исключается и проведение ретроспективы, например, в любимом итальянском ресторанчике, расположенном неподалеку. Но даже если покинуть помещение нельзя, простая смена комнаты внесет свежую струю в рутину мероприятия.

Правильный материал

Вы можете быть хорошим мастером, но, не имея правильных инструментов, не сможете достичь нужных результатов. Если я вынужден буду валить дерево исключительно лобзиком, то, как бы я им ни управлял, результата не получу.

То же самое относится и к ретроспективам. Без правильных материалов ретроспективы могут быстро начать разочаровывать. Падение стикеров со стен, маркер испускает дух в самый важный момент – все это может вызвать раздражение.

При подготовке ретроспективы надо предварительно осмотреть комнату и проверить, какие средства доступны. У вас могут быть лучшие в мире карточки для заметок, но без пробковой доски они будут совершенно бесполезны. Зная, что есть в комнате, можно правильно выстроить работу.

ПРАВИЛЬНЫЕ МАРКЕРЫ

Маркеры важны. Маркеры, которые не пишут или едва делают это, более чем раздражают. Вы стоите перед доской или флипчартом, готовы написать что-то важное и только в этот момент обнаруживаете, что маркер высох. Лучшее, что можно сделать в этой ситуации, – бросить его в корзину. Если это многоразовый маркер, отложите его в сторону, чтобы заполнить при следующей возможности. Это не позволит вам опять взять его и потратить несколько минут сегодня или на следующей встрече.

Как фасилитатор, принесите свои собственные маркеры. Это гарантирует, что у вас они будут хорошего качества и с достаточным количеством чернил. Мне лично больше всего нравятся маркеры с клиновидными наконечниками разных размеров и цветов. Клиновидные наконечники лучше всего, потому что вы можете использовать их для рисования как тонких, так и толстых линий, что дает вам больше творческих возможностей. Я также рекомендую высококачественные многоразовые маркеры.

ПРАКТИЧЕСКИЙ СОВЕТ

Проверьте свои маркеры перед ретроспективой. Это позволит избежать неприятных сюрпризов во время действия, и у вас будет достаточно времени, чтобы сделать любые замены. Всегда добавляйте набор резервных маркеров в сумку фасилитатора.

Ваша задача как фасилитатора – помочь команде выполнить свою работу, и, поскольку это часто групповая работа, участникам нужны ручки и бумага для письма. С этим дело обстоит проще, так как большинство ручек пишет на любой бумаге. Единственное исключение – когда вы работаете с самоклеящейся пленкой или электростатическими листами. Для них вам потребуются водостойкие маркеры, потому что стандартными трудно писать на таких материалах (используемый растворитель слишком интенсивен). Маркеры для проектора или текстовыделители – наилучший выбор.

ПРАВИЛЬНЫЕ СТИКЕРЫ

Существуют разные виды стикеров. Самые распространенные из них не подходят для ретроспектив. Они крепко держатся на мониторе, но не на стене или доске.

Гарантированно прикрепляются к последним стикеры с сильным клеем, но они стоят несколько дороже. Super Stickies более клейкие, чем обычные стикеры. Они хорошо держатся на обычных стенах и даже бетоне. Можно не беспокоиться, что они упадут на пол.

Если вас не интересуют стикеры, то используйте вариант, о котором я упоминал выше, – самоклеящуюся пленку. Она прилипает почти к любой поверхности, и к тому же ее легко передвигать. Как я уже говорил, вы должны убедиться, что у вас правильные маркеры.

ПРАКТИЧЕСКИЙ СОВЕТ

Если вы применяли Super Stickies на белой доске, то наверняка заметили, что они оставляют клеевой след, который трудно отчистить. Так что для белой доски лучше подходят обычные стикеры (спасибо Кристофу Патеру за этот совет).

Короче говоря, советую Super Stickies либо самоклеящуюся пленку. Нет смысла использовать что-то еще. Это единственные материалы, которые помогут хорошо подготовиться к ретроспективе.

ПРАВИЛЬНАЯ БУМАГА С ПЕРЕКИДНЫМИ ЛИСТАМИ (ФЛИПЧАРТ)

При выборе флипчарта рекомендуется учесть некоторые детали. Флипчарты есть у многих, а вот бумага к ним бывает дефицитом. Решить проблему можно, если писать на оборотной стороне. Я ничего не имею против экономии денег или охраны окружающей среды, но для нормальной работы ничто не сравнится с чистой бумагой для флипчарта.

Хорошая бумага для флипчарта должна быть:

• в клетку;

• перфорированной;

• чистой.

Нелинованная бумага нежелательна, особенно если у вас нет достаточного опыта работы с флипчартом. На такой хорошо рисовать: вам ничего не будет мешать. Но в процессе ретроспективы предполагается фиксировать мысли, и несколько направляющих линий могут оказаться весьма полезными. Например, если вы не хотите, чтобы строки провисали с правой стороны, то направляющие линии помогут сохранить текст горизонтальным. Даже когда вы задумаете что-то нарисовать, линии станут основой. По возможности старайтесь использовать бумагу в клетку.

ПРАКТИЧЕСКИЙ СОВЕТ

Перед ретроспективой убедитесь, что у вас достаточно бумаги для флипчарта.

Совершенно непрактично использовать для флипчарта неперфорированную бумагу. Она подходит, если вы хотите лишь переворачивать страницы, но в хорошей ретроспективе часто приходится отрывать их от панели. Приведу в пример агенду. Важно постоянно держать ее в поле зрения. Для этого нужно иметь возможность оторвать страницу от держателя и приклеить ее к стене. Неперфорированная бумага легко может порваться посередине, а не вдоль верхней части, и таким образом разрушится вся ваша работа. Этого необходимо избежать. Используя флипчарт в своей ретроспективе, настаивайте на правильной бумаге.

ПРАКТИЧЕСКИЙ СОВЕТ

Подготовьте рулон малярного скотча или клейкой ленты для подвешивания бумаги вдоль комнаты. Малярный скотч хорош тем, что это самый простой способ подвесить вещи на стене; кроме того, его легко удалить, не повреждая лакокрасочного покрытия.

Еда

Хорошая ретроспектива предполагает наличие еды. Вы когда-нибудь были на свадьбе, где на стол не подавали никаких закусок? А на дне рождения, на котором не угощали тортом? Как смотреть по телевизору футбол без чипсов и пива? Везде, где люди собираются вместе, обычно есть что перекусить. Приятно беседовать и узнавать друг друга за хорошей едой. Так почему бы не дать поесть участникам ретроспектив? Конечно, речь не идет о трехразовом питании, достаточно таких мелочей, как фрукты, орехи, мармелад или крендельки. Преимущества огромны и включают в себя:

• непринужденную атмосферу;

• более высокие результаты;

• рост популярности ваших ретроспектив;

• сокращение числа опоздавших участников;

• отсутствие урчащих животов.

Если вы мне не верите, убедитесь сами. Кстати, это подходит не только для ретроспектив: угощение украсит любую встречу.

Агенда

Встречи без агенды малоэффективны. Чаще всего они превращаются в простые дискуссии, которые не дают реальных результатов и являются пустой тратой времени. Красота ретроспектив заключается в том, что они приходят с собственным фреймворком для агенды – это те самые шесть этапов, изложенные в разделе «Модель этапов ретроспективы». Все, что вам нужно, – это вдохнуть жизнь в эту структуру при помощи активностей из источников, перечисленных в разделе «Поиск мероприятий для каждого этапа». При выборе убедитесь, что упражнения могут быть выполнены эффективно с учетом количества участников и что у вас есть все необходимые материалы. Вы также должны ознакомиться с деталями активностей, которым отдали предпочтение. Важно знать цель каждой из них, то, как долго они должны длиться и как лучше их выполнять.

Несколько лет назад я хотел использовать упражнение «Рыбий скелет» в одной из ретроспектив. Это полезная активность для этапа генерации идей. Я не применял ее раньше и предположил, что она работает как интеллект-карта[20]20
  Известна также как диаграмма связей, карта мыслей или ассоциативная карта – метод структуризации концепций с использованием графической записи в виде диаграммы.


[Закрыть]. Однако, попытавшись объяснить упражнение во время ретроспективы, я понял, что делаю что-то неправильно. В конце концов мне пришлось искать ответ в книге Дерби и Ларсен[21]21
  Дерби Э., Ларсен Д. Agile ретроспектива: как превратить хорошую команду в великую. М.: Издательство Дмитрия Лазарева, 2017.


[Закрыть], заставив всю команду сидеть и ждать. Это было очень непрофессионально с моей стороны. Если бы вы делали это для каждого упражнения, ваши ретроспективы заняли бы вдвое больше времени.

Чтобы провести мероприятие как следует, нужно хорошо подготовиться. Вы должны знать упражнения досконально, чтобы суметь ответить на любые вопросы команды. Эти знания становятся жизненно важными, когда вы собираетесь выполнить самую важную часть работы фасилитатора: помочь команде эффективно использовать активность, чтобы получить результат. Глубоко понимая упражнение, вы будете задавать правильные вопросы и сумеете провести участников через ретроспективу. Однако порой приходится полностью переделать активность и попробовать то, что, как вам кажется, больше соответствует текущей ситуации.

После того как вы выбрали активности, составьте агенду вместе с командой. Она включает в себя названия этапов и количество времени, запланированное для каждого шага. Отправьте агенду участникам вместе с приглашением на ретроспективу. Это позволит людям узнать, что их ждет, и правильно подготовиться к мероприятию. Во время ретроспективы убедитесь, что агенда четко видна всем, находящимся в комнате. Лучшая практика – отмечать каждый из пунктов агенды, когда вы имеете с ними дело. Пример агенды на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Пример агенды ретроспективы