Текст книги "Принцип улья. Как заставить свой бизнес работать эффективнее, чем пчелиная колония"

Если вы предприниматель-одиночка или имеете малый бизнес с пятью сотрудниками или меньше, то либо вы и есть бизнес, либо являетесь основной частью бизнеса.

Внимание! Мы проанализировали только пять дней вашей жизни. Возможно, вы проанализировали неделю, в течение которой, например, выполняли квартальный план действий. Я подробно описываю эту стратегию в своей книге «Стартап без бюджета», но суть проста: галсы – это ежеквартальный план, в котором вы наблюдаете за рынком вокруг вас и его влиянием на ваши основные цели. А затем корректируете свою бизнес-стратегию, чтобы привести ее в соответствие с вашей Большой Красивой Амбициозной Благородной Целью.

Если вы проводите анализ времени в период планирования, то ваш анализ не отражает типичного распределения времени. Дело вот в чем: вы можете и должны доверять себе. Вы знаете, какой является ваша типичная рабочая неделя, потому что живете ею. Значит, у вас есть разрешение вернуться к шагу 1 и записать то, что вы считаете типичной неделей.

Оптимальный вариант 4Д-микса, конечно же, подходит для компаний с несколькими сотрудниками. Например, если у вас два сотрудника (вы один из них), то среднее значение обоих ваших индивидуальных 4Д-миксов составляет микс вашей компании. Так, если ваш 4Д – это 50 % «Делать», 0 % «Решать», 0 % «Делегировать» и 50 % «Планировать», а у другого сотрудника – 80 % «Делать», 20 % «Решать», 0 % «Делегировать» и 0 % «Планировать», то именно среднее значение каждой категории и составляет ваш бизнес-микс.

Примечание: я понимаю, что вы можете работать семьдесят часов в неделю, а ваш сотрудник – сорок часов в неделю, и поэтому следует уделять больше внимания процентному соотношению. Но этот уровень детализации не сильно влияет на результаты, поэтому не будем вдаваться в подробности. К тому же цель – сократить количество ваших рабочих часов. Помните?

Вернемся к примеру компании из двух человек, где микс распределен таким образом: 65 % «Делать» (в среднем 50 % и 80 %), 10 % «Решать» (в среднем 0 % и 20 %), 0 % «Делегировать» (в среднем 0 % и 0 %) и 25 % «Планировать» (в среднем 50 % и 0 %). Итак, соотношение бизнеса – 65/10/0/25. Сравните данные показатели с оптимальным 4Д-миксом 80/2/8/10.

Необходимо увеличить количество дел (выполнение задач) и уменьшить количество решений, принимаемых другими (возможно, мы прибегли к услугам виртуальных помощников, и им требуется слишком много указаний). Делегирование отсутствует, и мы хотим, чтобы около 8 % времени тратилось на расширение возможностей других для достижения результатов. Двадцать пять процентов времени два человека тратят на «Планирование» (видение и осмысление будущего) бизнеса, что слишком много (должно быть около 10 %).

Если у вас большая компания с десятками, сотнями или тысячами сотрудников, вы все равно можете поупражняться со всеми. Однако делайте это в группах по отделам и обязанностям. Допустим, у вас двести сотрудников, а в бухгалтерии десять человек. Пусть каждый сотрудник бухгалтерии проведет анализ своего 4Д-микса. Затем выведите среднее значение по всему отделу. Теперь у вас есть 4Д для вашего бухгалтерского отдела. Сделайте то же самое для других отделов, а затем создайте диаграммы для каждого отдела. Сложите 4Д-миксы отделов, чтобы узнать, каков 4Д-микс вашей компании.

Начните с 1%

Я понимаю, что перемены, к которым я вас призываю, могут показаться непосильными, особенно если в данный момент вы не можете представить, как освободить время для проектирования своего дела. Поэтому, когда вы начнете этот процесс, прошу выделить всего 1 % рабочего времени на планирование. Если вы работаете сорок часов в неделю, то это двадцать четыре минуты в неделю, округленные до получаса. Если вам ближе шестьдесят часов в неделю, округлите до одного часа на планирование. Не обязательно выделять целый час (или любой другой эквивалент 1 %) для работы над планированием, время можно разделить.

Имея даже 1 % времени на планирование, вы можете сосредоточиться на оптимизации 4Д-микса и других стратегиях, которые помогут оптимизировать деятельность. Знаете, что еще вы сможете сделать? Наконец-то взять в руки папку с идеями «когда-нибудь», хранящуюся в ящике стола. Вы сможете понять, хотите ли их реализации. Статьи о тенденциях отрасли и новых технологиях, которые вы давно собирались прочитать, видеотренинги, за которые заплатили, но еще не посмотрели, – вы можете использовать свой 1 % времени, чтобы наконец-то заняться важными исследованиями. Даже с тридцатью минутами в неделю у вас будет время провести один из самых важных анализов вашего бизнеса: спросить, что работает, и найти способы сделать больше, и что не работает, и найти способы сделать меньше.

Имея даже 1 % времени на планирование, вы можете сосредоточиться на оптимизации 4Д-микса и других стратегиях, которые помогут оптимизировать деятельность.

Как только вы выработаете привычку выделять время, вам станет удобнее использовать его с пользой. Начнете замечать изменения в отношении к бизнесу и изменения в делах, когда начнете внедрять некоторые идеи и стратегии, которые придумали во время «Планирования». И как только выделение времени на «Планирование» станет само собой разумеющимся действием, то вы захотите, чтобы его стало больше.

Да, вы можете запустить любое дело так, чтобы оно работало как часы

Если вы предприниматель из творческой среды или бизнесмен с особым набором навыков, от которых зависит ваше дело, как вам перейти от «делать» к «планировать»? Этот вопрос мне задают время от времени. Важно помнить, что фазы «Делать», «Решать» и даже «Делегировать» поддерживают ваш бизнес. «Планирование» его поднимает. И даже если вы работаете в такой специализированной и независимой отрасли, как живопись, вы можете стать «архитектором» бизнеса. Не верите мне? Я позволю Питеру объяснить.

Немецкий художник XVII века сэр Питер Лели, конечно, не был первым художником, который систематизировал свое искусство, но он был, пожалуй, первым, кто заставил компанию работать как хорошо смазанные часы с кукушкой. (Видите, что я сделал?) Лели писал в стиле барокко, который был популярен в то время. После переезда в Лондон он быстро стал самым востребованным портретистом, а затем и «главным художником» королевской семьи. Наибольшую известность ему принесла серия из десяти портретов придворных дам – «Виндзорские красавицы», которые висели в Виндзорском замке.

Важно помнить, что фазы «Делать», «Решать» и даже «Делегировать» поддерживают ваш бизнес. «Планирование» его поднимает.

Его работы пользовались большим спросом, Лели открыл мастерскую и обучал других художников, чтобы они помогали ему завершать картины. У этого парня было не просто несколько помощников, у него была огромная мастерская, которая позволяла ему делать то, чем он был известен, и то, что он делал лучше всего: рисовать лица, оставляя остальные части портрета своим помощникам.

Когда клиенты хотели получить частичку магии «Виндзорской красавицы», все дело было в лице. Но если бы Лели писал каждый портрет целиком, включая наряд и окружение человека, то тратил бы большую часть времени на работу вне зоны своего гения (то есть написания лиц). Если бы он оставался исключительно на этапах «Делать», «Решать» и «Делегировать», единственным способом увеличить масштаб работы было бы работать больше и дольше.

Поэтому, перейдя сразу к фазе «Планирование» (при этом никогда полностью не отказываясь от других фаз), Лели набросал множество поз и пронумеровал их. Он часто использовал один и тот же дизайн одежды и один и тот же реквизит. После того как Питер заканчивал работу над лицом объекта, его ведущий художник поручал кому-нибудь из команды использовать шаблон для нумерованной позы и нарисовать остальную часть картины. Несомненно, Лели был основателем рисования по номерам.

В следующий раз, когда вы осмелитесь сказать: «Мой бизнес не может быть оптимизирован» или «Я должен делать всю работу сам», – остановитесь. Вы лжете себе. Ваш бизнес может работать сам по себе.

Бизнес процветал, потому что он предоставлял клиентам то, чего они хотели больше всего: интерпретацию их лица. Остальное – обстановка, цвет платья, используемый реквизит – не имело большого значения. И поскольку он мог сосредоточить свою деятельность исключительно на рисовании лиц и устранить все остальное, Лели создал тысячи картин за жизнь, в то время как его современникам повезло создать лишь сотню.

В следующий раз, когда вы осмелитесь сказать: «Мой бизнес не может быть оптимизирован» или «Я должен делать всю работу сам», – остановитесь. Вы лжете себе. Ваш бизнес может работать сам по себе. Если художник старой закалки смог сделать это, то и вы, несомненно, сможете.

Долгое время я боролся с мыслью о том, что в моем бизнесе основную работу или даже (из моих уст да богу в уши) всю работу могут делать другие. Моим врагом было эго. Я считал себя самым умным человеком на свете – по крайней мере, когда дело касалось бизнеса.

Но все изменилось, когда мой друг Майк Агульяро рассказал о простой перемене, которую воплотили он и его напарник. Майк и его деловой партнер, Роб Задотти, развили сантехнический бизнес, превратив крошечное дельце, когда они вдвоем гоняли по городу на побитом грузовике, до крупного предприятия по оказанию услуг на дому стоимостью в 30 миллионов долларов. Как Майку удалось перевести от «Делать» к «Планировать» бизнес мирового класса (который был приобретен летом 2017 года за, как выразился Роб, «нехилую сумму денег наличными»)? Они сделали это, изменив вопрос, который задавали. Вместо: «Как мне сделать сантехнические работы?» – они спрашивали: «Кто выполнит сантехнические работы?» Простое изменение вопроса начало приносить ответы, которые сделали их создателями бизнеса. Чтобы стать «архитектором» своего дела, следует спрашивать не «как», а «кто». Один вопрос: «Кто будет выполнять работу?» – откроет вам глаза на бизнес, который сразу перейдет к стадии «Планирования».

Лишь немногие компании в мире уникальны. А когда они действительно уникальны (и успешны в этом), остальные копируют их. Попрощайтесь с уникальностью.

Не сосчитаешь, сколько раз предприниматели говорили мне: «Мой бизнес слишком уникален. Он не может быть систематизирован». Прошу прощения за огорчение, но не так уж и уникален. Да, есть несколько вещей, которые можно назвать особенными, но 90 % бизнеса такие же, как у остальных. Как и мой. Как и ваш.

Лишь немногие компании в мире уникальны. А когда они действительно уникальны (и успешны в этом), остальные копируют их. Попрощайтесь с уникальностью. Не раздувайте из мухи слона. Ваша мама была права: вы особенные, отличаетесь от других и все такое. Я же хочу сказать, что основы бизнеса остаются неизменными для всех предприятий. Поскольку вы читаете эту книгу, я предположу, что вы готовы отбросить эго и попытаться управлять бизнесом по системе «Как часы».

Самое приятное, что для рационализации вашего дела не нужно проделывать огромную работу по созданию новых систем. На самом деле, это до смешного просто, когда вы понимаете, что у вас уже есть все необходимое. Задача состоит в том, чтобы просто извлечь систему оттуда, где она уже записана, – из вашей головы. Как это сделать, вы узнаете в пятой главе. И тогда вы сможете свободно заниматься тем, что у вас получается лучше всего. Какую бы работу вы ни выполняли, ее можно разбить на шаги и делегировать кому-то другому.

А если вы не хотите отказываться от слишком большого объема работы, потому что это то, что вы любите? Тогда во что бы то ни стало делайте то, что любите. Бизнес должен делать вас счастливым. Дело в том, что вы можете сделать больше, чем думаете. Даже если ваш бизнес – это произведение искусства.

Операция «Отпуск»

В начале главы я рассказал вам первую часть истории Скотта и Элизы Грайс. Элиза провела в больнице в общей сложности шесть недель, совершенно не имея возможности работать над своим агентством. Большинство из нас не могут представить себе отдых на шесть часов, не говоря уже о шести неделях. Это касается не только предпринимателей. Наемные работники все меньше и меньше берут отпуск. Исследование 2017 года показало, что среди американских работников, имеющих право на оплачиваемый отпуск, это делают только около 50 %.

Но двое из трех американских работников, которые все же берут отпуск, в итоге работают хотя бы часть своего отпуска. Это не просто проблема предпринимателей – это часть нашей рабочей культуры. Но что, если бы вас заставили взять отгул?

В нашей беседе в тот день Элиза сказала: «Мы благодарны за мое пребывание в больнице, потому что это был переломный момент. В день, когда все казалось безнадежным, мы решили начать все с чистого листа и задать другие вопросы. Вместо того чтобы спрашивать себя “Как мы собираемся пройти через это?”, мы задали вопрос “Если бы нам могли заплатить за все на свете, чем бы мы хотели заниматься?” Мы пребывали на самом дне, и это дало нам свободу задать тот самый вопрос».

Двое из трех американских работников, которые все же берут отпуск, в итоге работают хотя бы часть своего отпуска. Это не просто проблема предпринимателей – это часть нашей рабочей культуры.

Я очень хорошо понимаю, что такое свобода дна. Я уверен, что вы слышали популярный вопрос о поиске своей страсти и цели: «Если бы у вас были все деньги в мире, чем бы вы занимались?» Это отличный вопрос, но в нем заложена предвзятость. Он предполагает, что то, что вы выберете, не обязательно должно приносить доход. Вы можете сказать: «Я бы смотрел повторы Curb Your Enthusiasm с утра до вечера», и, поскольку у вас есть непрерывный поток налички, просмотр Ларри Дэвида и правда будет прекрасным выбором. Конечно, цель состоит в том, чтобы найти занятие, которое удовлетворяет вас и не перечеркивается необходимостью зарабатывать деньги.

Я обнаружил второй редко задаваемый вопрос, который не менее важен и работает в связке с первым: «Если бы у вас совсем не было денег, какой работой вы хотели бы заниматься, чтобы поддерживать себя?» Если ответ на оба вопроса одинаков, значит, вы нашли свое направление. Именно так я нашел страсть всей своей жизни – стать автором. Я мечтал стать автором «в один прекрасный день», когда задавался вопросом «если бы у меня были все деньги в мире», но так и не решился. Когда я чуть не разорил себя (и свою семью), то был вынужден задать вопрос: «Что я хочу делать теперь, когда у меня нет денег?» Ответ был тот же. Я хотел стать самым процветающим малым предпринимателем этого века. Ответ тот же, и мой путь стал ясен.

И хотя только время покажет, достигну ли я своей Большой Красивой Амбициозной Благородной Цели – стать самым плодовитым автором в сфере малого бизнеса, это путешествие было наиболее близким к ощущению рая на земле. Я люблю то, чем занимаюсь. Элизе и Скотту нравился брендинг, и они хотели расширить компанию, но не могли добиться этого с помощью устоявшейся бизнес-модели. Они хотели чего-то другого, чего-то большего.

«Если бы у вас совсем не было денег, какой работой вы хотели бы заниматься, чтобы поддерживать себя?»

Элиза сказала: «До того как я заболела, я подбрасывала Скотту маленькие записочки “Я увольняюсь»” – в основном потому, что моя роль в компании была очень конфликтной. Мне постоянно приходилось говорить клиентам, что они ошибаются в видении своего брендинга, и мне больше не хотелось этим заниматься. Я действительно хотела просто получать деньги за то, что хожу пить кофе с людьми».

Ответ Скотта коренился в его страсти к бизнес-системам: «Я хотел, чтобы люди обрели свободу в личной жизни благодаря своему делу».

Когда Элиза начала поправляться, они сократили свою команду, закончили работу с клиентами, выплатили долг за больницу и начали строить бизнес по новой модели, которая обеспечит им личное удовлетворение и свободу. Они изменили бизнес-модель, сосредоточившись на предоставлении образовательных услуг и контента группам, а не отдельным клиентам. С помощью онлайн-классов они начали консультировать своих бывших клиентов, новых студентов и последователей и обучать их тому, как управлять собственными проектами.

Хотя в то время они еще не знали об этом термине, они полностью сбалансировали 4Д-микс своей компании. В течение семи недель пара создала оптимизированный бизнес, который обучал существующих и новых растущих клиентов брендингу и систематизации компании с помощью онлайн-курсов.

Сегодня Элиза и Скотт управляют бизнесом из двадцативосьмифутового фургона. Они регулярно берут четырех– и шестинедельные отпуска от работы, во время которых полностью отстраняются от повседневной суеты. И что происходит с их бизнесом, когда они отсутствуют? Он растет и растет.

«Прошлым летом мы оба взяли три месяца отпуска и вместе путешествовали по Европе, – говорит Элиза. – Полностью абстрагировались. Никаких социальных сетей. Мы не написали ни одного письма. Не ответили ни на одно сообщение. Мы построили наш бизнес так, что если бы захотели сделать перерыв, бизнес все равно бы развивался. Мы оптимизировали весь процесс. И по возвращении из Европы у нас был еще более процветающий бизнес и больше доходов, чем до отъезда».

Элиза и Скотт сделали нечто критически важное для достижения операционной эффективности: они перестали делать то, что им не нравилось.

Ваше положение в бизнесе – это прямой результат ваших мыслей о том, что нужно делать, чтобы быть там, где вы есть.

Они не просто делегировали обязанности, они перестроили весь бизнес таким образом, чтобы больше не заниматься тем, что им не нравилось, а делать только то, что нравилось. Затем они искали способы делать то, что хотели, с той гибкостью, которую хотели.

Ваше положение в бизнесе – это прямой результат ваших мыслей о том, что нужно делать, чтобы быть там, где вы есть. Если считаете, что для роста нужно работать до упаду, вы докажете свою правоту. Если верите, что сможете увеличить масштабы бизнеса без особых усилий, вы докажете свою правоту. Но это произойдет, только если поверите, что такое может случиться. А единственный способ вы поверить – начать задавать вопросы, расширяющие возможности. Как это сделал Скотт. Как это сделала Элиза.

В своем стремлении разработать простой способ сделать бизнес автоматизированным я встретил еще нескольких людей, бравших творческий отпуск для возвращения к бизнесу, который стал даже успешнее за время их отсутствия. В том числе узнал одного человека, который уехал на целых два года! Я буду делиться с вами этими историями на протяжении всей книги. Услышав их, я понял, что длительный отпуск – это лучший тест для рационализации бизнеса, а обязательство взять отпуск – лучший стимул для рационализации бизнеса в процессе подготовки к отпуску.

Затем я прозрел: обязательство взять четырехнедельный отпуск – продолжительность большинства бизнес-циклов – является идеальным стимулом для рационализации вашего бизнеса. В течение четырехнедельного периода большинство предпринимателей оплачивают счета, занимаются маркетингом, заключают сделки с клиентами, начисляют зарплату, ведут бухгалтерию, решают административные задачи, поддерживают технологии, оказывают услуги, отгружают продукцию и т. д. Если мы знаем, что уедем на четыре недели без доступа к своему делу, то сделаем все необходимое, чтобы подготовить его к нашему отсутствию. Если не собираемся в отпуск, мы не будем торопиться с рационализацией. А поскольку мы – люди, то, скорее всего, остановимся раньше, чем это принесет нам какое-то длительное облегчение. Самолюбие сильно, а работа всепоглощающа. И тяга к слишком знакомой рутине, какой бы болезненной она ни была, является более легким выбором просто потому, что она знакома. Без принудительной цели мы никогда не сможем ничего сделать.

С этой книгой я начинаю операцию «Отпуск». Вы, я и все остальные – мы все вместе в этом деле и можем поддержать друг друга в принятии шагов, которые необходимо сделать, чтобы развить бизнес и вернуть свою жизнь. Я бросаю вам вызов: возьмите на себя обязательство взять четырехнедельный отпуск в течение следующих восемнадцати месяцев.

И когда я говорю «обязательство», я имею в виду запланировать отпуск. Чтобы быть уверенным, что вы никогда не откажетесь от него, расскажите об этом своим детям, расскажите маме, запишите в дневнике. Или сделайте самое смелое заявление: опубликуйте его на Facebook, чтобы весь мир стал свидетелем вашего позора, если вы этого не сделаете. Несмотря ни на что, обязательно отправьте мне по электронной почте свое обязательство (я расскажу вам, как это сделать, через секунду). Возможно, мы окажемся в отпуске в одно и то же время в одном и том же месте. Мы сможем выпить по бокалу «Маргариты», пока бизнес будет расти в ваше отсутствие.

Тяга к слишком знакомой рутине, какой бы болезненной она ни была, является более легким выбором просто потому, что она знакома. Без принудительной цели мы никогда не сможем ничего сделать.

В десятой главе я поделюсь подробным пошаговым графиком, который поможет вам подготовить свой бизнес к четырехнедельному отпуску. Если вы бунтарь или неверующий и уже решили не брать четырехнедельный отпуск в ближайшие пару лет, все равно прочтите эту главу. В ней вы найдете схему работы вашего бизнеса по часам с помощью семи шагов.

Позвольте мне уточнить, что я не предлагаю вам взять отпуск только на четыре недели. Для некоторых людей четыре недели могут показаться слишком коротким временным промежутком. Если думаете о рождении ребенка, вы можете захотеть отдохнуть от трех до шести месяцев, а то и больше, и вы, возможно, не представляете, как сможете это сделать, сохранив бизнес. Поэтому мы планируем взять четырехнедельный отпуск, чтобы привести ваш бизнес в рабочее состояние. Как только это произойдет, вы сможете брать так много или так мало отгулов, сколько захотите или сколько потребуется. Представьте себе: вам не придется откладывать важные жизненные решения, чтобы бизнес работал и развивался!

В период написания книги я тоже решил взять свой самый первый непрерывный месячный отпуск в декабре 2018 года. Если быть точным, поездка началась 7 декабря и закончилась 7 января. Я начал составлять план месячного отпуска за восемнадцать месяцев до него и уже провел несколько недельных тестов, чтобы убедиться, что моя компания готова. На протяжении восемнадцати месяцев я совершенно по-новому думал о своем бизнесе. Зная о предстоящей поездке, я сосредоточился на том, чтобы отстранить себя от всех критически важных ролей. Я работаю над созданием оптимального 4Д-микса. Смог бы я это сделать, если бы не форсировал этот вопрос? Думаю, что нет. И полагаю, вы бы тоже не смогли.

«Иногда единственный способ выбраться из бурьяна, Майк, – это просто выбраться из бурьяна».

Как говорит мой выдающийся бизнес-тренер, Барри Каплан из Shift 180: «Иногда единственный способ выбраться из бурьяна, Майк, – это просто выбраться из бурьяна».

Вот и все. Перестаньте тратить время на размышления о том, как выбраться из бурьяна. Что, если все пойдет не так, как планировалось? Что, если бизнес рухнет? Что, если? А вдруг? Просто выйдите из бурьяна, а затем оцените результаты. Закажите этот отпуск сейчас! Вылезайте из «Доджа» (который по иронии судьбы известен своим огромным количеством бурьяна). Как только вы отправитесь в путешествие, ваше сознание изменится и вы сможете приступить к работе, чтобы перейти к этапу планирования бизнеса.

Часовой механизм в действии

1. Пора заняться планированием. В книге «Сначала заплати себе» я призывал читателей взять на себя обязательство выделять минимум 1 % от своего дохода с целью извлечения прибыли. Даже если они не последуют ни одному из других шагов, описанных в книге, я знал, что действие по получению 1 % прибыли приведет к двум результатам: они узнают, как легко откладывать эти деньги, и научатся жить без них. В рамках этого шага я хотел бы, чтобы вы выделили 1 % рабочего времени для того, чтобы сосредоточиться на разработке бизнеса. Всего 1 %. Независимо от того, насколько велик список дел или насколько требовательны клиенты и сотрудники, бизнес может выжить, если вы будете выделять крошечное количество времени каждую неделю для выполнения работы, которая поможет делу двигаться вперед.

2. Выделяйте это время каждую неделю в течение следующих восемнадцати месяцев в своем календаре. По мере продвижения вперед вы будете увеличивать количество времени, предназначенного для «Планирования», но сейчас нам с вами просто нужно убедиться, чтобы 1 % защищен надолго.

3. Если хотите, чтобы прибыль была на первом месте в вашем бизнесе, вы должны выделить этот 1 % времени первым на неделе. Не ждите конца недели, чтобы заняться планированием. Вместо этого выделите время в самом начале. Если будете работать над концепцией в начале недели, остальная часть будет естественным образом поддерживать эту концепцию, что позволит вам быстрее прийти к ней. Проведите анализ времени на следующие пять рабочих дней и определите свой 4Д-микс.