Текст книги "МелочиНеМелочи. 200 идей, как усилить ваше событие и победить конкурентов"

Наталия Франкель
МелочиНеМелочи. 200 идей, как усилить ваше событие и победить конкурентов

Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.

© ООО Издательство «Питер», 2024

* * *

От автора

Эта книга, как и многие другие прекрасные творения, родилась случайно. Началось все с того, что в своем телеграм-канале «Ивентология деловая» я написала пост о бейджах (позже он стал одной из мини-глав этой книги) и спросила подписчиков: интересно ли им заглянуть «под капот» наших событий, которые все хвалят за продуманность и скрупулезность, и узнать о мелочах, которые на самом деле не мелочи и благодаря которым события и компания, их создающая, становятся бенчмарком для ивент-индустрии? Подписчики дружно сказали «да». Так появилась основа этой книги.

Я постоянно вспоминала новые НеМелочи, подмечала их на фотографиях с ивентов, записывала, проходя по нашим площадкам. Когда взгляд замылился, попросила помощи у участников моей команды, и они набросали еще несколько десятков наших крутых идей и фишек. Вообще, если честно, без команды никакие НеМелочи не сделали бы мои события реально известными, масштабными, узнаваемыми. И я очень благодарна членам команды в том числе и за то, что они искренне поддерживают и разделяют мою уверенность в том, что в ивенте нюансы важны – и именно НеМелочи усиливают уникальность события. Поддерживают и генерят новые идеи.

В отличие от многих других, эта книга могла быть никогда не закончена – поскольку постоянно появляются новые НеМелочи, приходят идеи того, как сделать наши ивенты еще более удобными и привлекательными для аудитории. Но волевым усилием я останавливаюсь и отдаю рукопись в издательство – такой вы ее и увидите.

Я желаю, чтобы сотни моих НеМелочей вдохновили вас на придумывание и реализацию собственных, натолкнули на новые идеи, стали катализатором усиления ваших ивентов. Я буду рада узнать, что вы придумали. Мне можно написать: [email protected].

Глава 1. Спикеры

НеМелочь 1. Ударение и буквы в имени и фамилии спикера

Есть имена и фамилии, с которыми все понятно. Сергей Попов, например, или Мария Петрова.

Но есть более сложные кейсы – например, когда в ивенте участвуют спикеры-иностранцы (в таких случаях не всегда понятно, что имя спикера, а что – фамилия). Но даже если вы не работаете с китайскими или корейскими спикерами или вип-персонами со сложными именами, трудности и подвохи подстерегают вас на каждом шагу. Много проблем возникает и с простыми, казалось бы, именами (см. ниже мой личный кейс).

Простой пример – на наших конференциях выступает эксперт и наш друг Сергей Сабитов. Можете с ходу твердо ответить, куда ставить ударение в его фамилии: на а или на и?

Спрашивать спикера о том, как правильно, непосредственно перед выступлением неверно: поздно, спикеру может быть не до этого, модератор может не обратить внимания на правильный вариант, да и ощущение сложится, что вы не очень подготовились.

К тому же вы наверняка готовили заранее этому спикеру благодарность или диплом? Правильно ли имя/фамилия написаны там? Этот вопрос становится особенно важным, когда благодарность, например, выгравирована, а не просто отпечатана на картонном фирменном бланке.

Решение: в анкету спикера, которую он заполняет перед выступлением, добавляем пункт: «Если ваши имя/фамилия произносятся определенным образом, то просим дать верные ударение и написание» (подробнее об анкете поговорим в НеМелочи 19).

А то, знаете ли, в Питере есть музыкант Макс Ива́нов – и никак иначе. А мы бы его, конечно, Ивано́вым объявили.

Это все я вам как Наталия Франкель говорю – которую регулярно и объявляют, и пишут как Наталью Френкель (и ни разу никто не спросил, как правильно).

Почувствуйте мою организаторскую и спикерскую боль, как говорится.

НеМелочь 2. Договор со спикером

Чьи права на контент? Эксклюзивные или нет? В каком шаблоне делается презентация? В каком виде спикер отдаст презентацию? А если он выступает за деньги – каков порядок выплаты гонорара? Кто оплачивает билеты на поезд/самолет? И т. д. Грамотный юрист поможет вам раз и навсегда убрать головную боль по поводу того, что ваши ожидания от выступления серьезно разошлись с реальностью. А у спикеров сложится (совершенно верное) впечатление о вас как о профессионале, который четко и ответственно подходит к взаимодействию.

НеМелочь 3. Согласие спикера на использование фотографий в рекламной кампании

В анкете, которую заполняет спикер, уточняем, можно ли использовать в рекламной кампании его/ее фото (пусть спикер выберет один из вариантов ответа: «да/нет»).

У нас была пара неприятных историй, когда мы еще не оговаривали такое согласие и в процессе выяснялось, что спикер против. Конечно, мы моментально останавливали рекламную кампанию, но это: а) потраченное впустую время таргетолога и других специалистов; и б) обидно, если креативы[1]1
  Рекламный креатив – это текстовая или графическая визуализация графического объявления.


[Закрыть] показывали хорошие результаты.

Часто об использовании фото в рекламе спикер узнает от своих друзей, по аудитории которых вы запускаете рекламу с ним.

Чем более известен человек, тем сложнее будет получить его согласие (но не спросить вы не можете).

НеМелочь 4. Методист и тренер по речи для спикеров

На определенном этапе мы начали приглашать этих двух специалистов. Полный доступ к их услугам и помощи имеют все спикеры, утвержденные на событие. Методист помогает спикерам усилить доклад, «докрутить» идеи, формулировки, переходы внутри темы, расставить смысловые акценты, сделать выступление более цельным и привлекательным с точки зрения контента.

Тренер по голосу и речи проводит вебинары для всех желающих (мы не заставляем никого приходить на них, но настоятельно рекомендуем – особенно тем, у кого недостаточный опыт выступлений, кто не великий оратор и у кого есть желание поработать над выступлением не только с точки зрения контента). На этих вебинарах тренер дает упражнения для голоса (чтобы он был более звучным, низким, красивым) и речи (чтобы говорить четче, яснее и красивее). Кроме того, тренер рассказывает, как работать с дыханием, как не говорить на связках, как готовиться перед выступлением, как бороться с волнением и побеждать его.

Эти специалисты не будут стоить вам дорого (а с некоторыми можно договориться по бартеру), зато речь ваших спикеров гарантированно произведет вау-эффект.

Обратите внимание на важные нюансы.

• Спикерам нужно подробно объяснить, в чем их профит от этой работы (кто-то думает, что он и так великий, и тратить время на всякое необязательное не будет). Качественный с точки зрения контента и речи спикера (и его манеры держаться) доклад будут слушать с бо́льшим вниманием, этот человек оставит о себе приятное впечатление как об уверенном профессионале, его охотнее будут цитировать, приглашать выступить на других ивентах или поработать в проекте.

• Запись на проработку презентации к методисту нужно делать жестко в календаре и не давать всем возможность навалиться дружно накануне ивента. Вам методист еще пригодится, берегите его и предлагайте записаться на слоты за 2–4 недели до даты выступлений.

• Рекомендуйте спикерам регулярно делать упражнения, которые дает специалист по голосу и речи. За один раз стать гениальным оратором еще ни у кого не получилось.

НеМелочь 5. Отдавать фотографии спикерам сразу после выступления

Одно время мы делали так: у нас был выделен фотограф на каждые три-четыре зала, который имел четкое ТЗ – снимать каждого спикера в первой половине выступления, моментально отправлять фото в штаб на обработку тому, кто ждет исходники, и рассылать руками выделенного для этих задач волонтера два-три фото «в моменте» спикерам в мессенджер. Представьте вау-эффект: ты только что сошел со сцены, а тебе уже прислали красивые фото, которые можно сразу, на эмоциях, выложить в соцсети, упомянув событие в обращении к своей аудитории.

Мелочь? Да. Но работает!

НеМелочь 6. Цветы для спикера

Прекрасная и недорогая возможность для вау-эффекта – подарить девушке-спикеру после выступления букет цветов (можно и мужчинам, безусловно, но это менее привычный шаг для большинства, давайте это учитывать). А еще можно дарить съедобные букеты. Мы так еще не делали, но идея, безусловно, хороша.

Можно запартнериться с цветочным проектом или просто купить букеты. Еще можно подумать на шаг вперед и задаться вопросом: где спикер будет хранить этот букет, не дарите ли вы человеку немного хлопот, вместо того чтобы позаботиться?

Поэтому заранее узнайте, едет ли спикер с конференции сразу на вокзал или в аэропорт, и если да, то замените букет чем-то более адекватным.

Если же цветы уместны, то дарите их с радостью.

А чтобы ни вам, ни спикеру не думать, в какую вазу их поставить, можно дарить в брендированной емкости со специальной флористической губкой.

НеМелочь 7. Предлагать спикеру микрофон на выбор

В анкете, которую заполняет спикер после утверждения на эту роль, должен быть пункт о выборе микрофона.

Кому-то удобно использовать головной/петличку, чтобы руки были свободны, кому-то – наоборот, стандартный микрофон. Возможность выбрать приятна спикеру, а вам позволяет подготовить оборудование заранее и сделать соответствующую пометку в сценарии (который должен быть в каждом зале).

Если в зале одновременно выступают несколько спикеров (круглый стол, общее выступление, дискуссия, интервью), то нужно заранее узнать предпочтения каждого из них и обеспечить зал нужным количеством требуемых микрофонов (или, если нет такой возможности, дать два-три стандартных микрофона, которые спикеры будут передавать друг другу).

Если мероприятие протокольное, например, и предусмотрены микрофоны на стойках или стационарные, то этот пункт в анкете, как вы понимаете, не нужен.

НеМелочь 8. Визажисты для спикеров/модераторов

Как и цветы, необязательная и недорогая возможность, но создающая вау-эффект и генерящая благодарность.

В анкете, которую спикер заполняет после того, как будет утвержден на эту почетную роль, мы предлагаем девушкам услуги мастера по волосам. Раньше предлагали полный набор – укладку и макияж, но столкнулись с тем, что визаж менее востребован: многие красятся сами так, как им привычнее и «точно знаю, что хорошо получусь на фото, если накрашусь сама». Поэтому мы стали предлагать только легкие дневные укладки.

Можно партнериться со студиями красоты или приглашать мастеров на коммерческой основе – тут как договоритесь. Результат – довольные девушки с красивыми укладками, с радостью выкладывающие фото в соцсетях. А иногда благодарность спустя годы за эту возможность.

НеМелочь 9. Куда спикеру направлять кликер

Сколько раз видела такую картину: спикер направляет кликер на экран, а слайд не переключается. А все почему? А все потому, что точка контакта кликера расположена совсем не на экране. Безусловно, есть кликеры, сто́ящие многие десятки (и сотни) тысяч рублей, которые можно вообще никуда не направлять, – они сработают. Но в 95 % случаев используются стандартные простые кликеры за несколько тысяч рублей, и нужно знать, как они работают.

Поэтому во избежание переживаний спикера (а я видела, как девушка на выступлении начала злиться и ругать организаторов, которые «даже батарейки нормальные вставить в кликер не могут») во время его подготовки к выступлению сразу покажите, куда нужно направлять кликер, чтобы он срабатывал (стол модератора, пультовая, зона работы технической группы). Приемопередатчик стандартного кликера, как правило, включается в компьютер, с которого запускается презентация.

Дел на 10 секунд, нервы спикера (и ваши) – бесценны!

НеМелочь 10. Экран-суфлер

Экран-суфлер – штука необязательная, дополнительная статья расходов… и забота о спикере, конечно.

Во-первых, ему не придется постоянно поворачиваться назад, чтобы посмотреть, переключился ли слайд или какой следующий тезис нужно раскрывать.

Во-вторых, на экран выводится оставшееся до конца выступления время – это важно для тех, кто не репетировал / плохо чувствует тайминг / просто хочет быть в курсе, сколько времени осталось до конца доклада. Подробнее обсудим эту тему в НеМелочи 12.

Заботьтесь о спикерах, коллеги. Это не мелочь.

НеМелочь 11. Стакан для спикера

Лично мое спикерское эго порадовали, когда на одном из форумов к бутылке с водой для меня поставили не обычный стеклянный стакан (и тем более не пластиковый), а хрустальный, красивый и тяжелый.

Для меня это как раз пример мелочи, которая вообще ни на что не влияет, но создает грань настроения и увеличивает удовольствие и вау-эффект от события.

Заботьтесь о спикерах (и обо всех других людях на вашем событии) – они потом это ого-го как помнят!

НеМелочь 12. Таймер обратного отсчета

Как я уже писала раньше в одной из НеМелочей, на экране-суфлере, который позволяет спикеру не вертеться, чтобы посмотреть на экран с презентацией, можно поместить таймер обратного отсчета.

Он нужен для того, чтобы спикер соразмерял время своего выступления с фактическим таймингом, не заговорился, не растекся мыслию по древу и помнил, что у него осталось фиксированное время, в которое он должен уложиться.

Святость тайминга проговаривается несколько раз: в предварительной коммуникации координатора спикеров, в памятке спикера, в ТЗ к презентации, при прогоне выступления (если вы их делаете) и непосредственно модератором зала перед выступлением. Это нужно для того, чтобы все спикеры были в равных условиях вне зависимости от регалий, не забирали чужое время и уважали слушателей, которые планируют день на конференции, отталкиваясь от расписания мероприятия.

НеМелочь 13. Контакты спикера в удобном формате

Часто у организаторов просят контакты спикера (если он молодец, конечно).

Нередко в конце презентации спикер дает ссылки на свои соцсети, сайт, телефоны и имейлы. Это большой объем текста, который неудобно записывать/копировать/вбивать в поле поиска.

В памятке спикера посоветуйте ему на финальный слайд презентации поставить не список ссылок и номеров, а QR-код, в котором он сможет поместить ссылку на свой сайт-визитку со всеми контактами, основную соцсеть или переход в мессенджер. QR-кодов может быть несколько. А еще эти QR-коды вы можете поместить на распечатанной программе ивента (и на сайте), расположив возле информации о докладах и каждом спикере.

Чтобы спикеру было совсем приятно, дайте в памятке ссылку на мануал о том, как создать QR-код и как и что в него можно поместить (да, это не все умеют, и это нормально). Объясните в двух словах, почему участникам так проще и удобнее.

Всем будет приятно. А не этого ли мы все и добиваемся в своих проектах?

НеМелочь 14. Чат спикеров

«Еще один чат?» – можете спросить вы. Да, и это очень важный для организатора чат, которому обязательно нужно уделить внимание. Создавая его, вы начинаете формировать сильное сообщество (при условии, что событие проводите не разово). Вы становитесь его лидером, человеком-хабом, который знает всех топ-участников (при условии, что у вас выступают именно сильные эксперты). В этом чате спикеры решают свои вопросы, находят в нише тех, кого не знали раньше, обсуждают проблемы индустрии, в которой они все находятся. То есть решают огромной важности задачу «найти своих». Быть в этом чате со временем (туда добавляются спикеры ваших новых событий) становится престижно, почетно и статусно. А дали им эту возможность вы – тем самым еще сильнее войдя в роль лидера этого сообщества.

Главное – не приглашать в чат спикеров из разных ниш (если вы делаете события в разных сферах).

НеМелочь 15. Анкета для покупки спикеру билетов

Мой частый ночной кошмар тех лет, когда я сама покупала спикерам билеты, – что билет куплен не тот / не туда / не на ту дату / не оттуда / не тому. И так по кругу. У нас тоже бывали ситуации, когда спикеру покупали билет не на ту дату; когда спикер опаздывал на рейс туда – и ему аннулировали рейс обратно; когда спикер принципиально хотел билет на несуществующий рейс; когда ошибка в написании фамилии привела к появлению «многоседыхволос» у менеджера… и так далее. Что надо спросить у спикера в одной анкете, чтобы снизить вероятность головной боли, забот и потери денег?

Фото страниц паспорта (заграничного, обычного – зависит от того, куда спикер летит или едет с вашей помощью). Спикер может не захотеть прислать вам эти фото – имеет право. Тогда важно попросить предоставить следующую информацию:

• латинская транскрипция имени и фамилии (для авиабилетов);

• написание Ф.И. О. как в паспорте (а не творческий псевдоним из соцсетей), дата рождения (для ж/д билетов);

• город отправления/прибытия, дата и предпочитаемое время отправления/прибытия – вам это пригодится для подбора билетов;

• наличие багажа/ручной клади; желаемое место: у окна/прохода/Extra Space (для авиабилетов, если вы оплачиваете билеты с багажом или дополнительным местом перед креслом);

• предпочитаемые авиакомпании (необязательно);

• принципиально ли отсутствие пересадок и готов ли спикер оплачивать часть стоимости билета, если его полная стоимость вкупе с выполнением пожеланий спикера выходит за рамки вашего бюджета.

Согласовываете рейс так: отправляете спикеру скрин с данными рейса и получаете письменное подтверждение, что спикер прочитал скрин, осознал информацию, сверил со своим планировщиком – и все сошлось.

Знаю, что некоторые менеджеры за каждым элементом информации возвращаются к спикеру и могут ждать ответа сутками. В этом случае менеджера имеет смысл научить работать эффективно, раз он не подумал сделать удобную для себя и спикера подробную форму со всеми нужными полями. Вы же понимаете, что спикер может игнорить менеджера, а цены на билеты между тем растут или же сами билеты заканчиваются.

НеМелочь 16. Дресс-код спикера на деловом событии

События бывают разные – и спикеры тоже. Для кого-то выступать в костюме или хотя бы в паре «джинсы + пиджак» – единственная норма, для кого-то надо четко очерчивать грани допустимого. Если на вашем событии (критически) важно соблюдение дресс-кода и протокола, сообщайте об этом заблаговременно всем спикерам (а также всем, кому по роду деятельности на площадке и событии это будет актуально). Не стесняйтесь подробно расписывать и повторять, что такое строгий деловой стиль, smart casual или white tie. Рассказывайте по телефону, рассылайте памятки. Этим вы убережете спикеров от неловкости или несоответствия их внешнего вида стандарту события. Чем менее опытен спикер (и чем менее знакома ему аудитория/ниша/статус события), тем выше вероятность нежданной неловкости.

Если же у вас дресс-кода нет – не ограничивайте спикеров и участников, пусть самовыражаются!

НеМелочь 17. Мерч с вау-эффектом для спикеров

На некоторых событиях для спикеров делают специальный классный мерч, иногда именной (с фамилией на спине или груди, например). Это отличное решение, серьезный шаг в сторону получения амбассадоров проекта в лице лидеров мнений в индустрии. Какие мелочи важны, чтобы это было рабочей, обоюдовыигрышной и экологичной схемой?

1. Спикеров нельзя заставлять выступать или ходить по площадке в мерче – только по любви, только по желанию.

2. Если вы хотите, чтобы спикеры выступали/были в мерче, с ними надо договориться об этом заранее.

3. Чтобы эта идея имела больше шансов на успех, с каждым спикером нужно заранее провести следующую работу: узнать, какой элемент гардероба с символикой ивента (рубашка, футболка, худи, бомбер, платье, кепка, платок, носки, штаны, …) спикер хотел бы/был бы рад носить/надел бы на выступление, – и заказать выбранный элемент. Поверьте, если вы согласовали этот момент заранее, заказали нужное и элемент сделан качественно – с большой долей вероятности спикер и выступит в нем, и снимать во время нахождения на ивенте не станет, еще и посты про такого организатора восторженные напишет.

НеМелочь 18. Что готовить для спикера на сцене

Чтобы спикеру было максимально комфортно выступать и он сделал это продуктивно, заранее подготовьте для него все необходимое. Можно сделать пункты в анкете, чтобы спикер поставил галочки рядом с тем, что ему важно, можно перед выступлением уточнить, что ему понадобится. В любом случае наготове нужно иметь:

• флипчарт (и маркеры);

• трибуну;

• стул/кресло.

Например, спикер за время одного выступления может успеть и постоять, и посидеть, и на трибуну опереться. Ваша задача – чтобы у него был максимум возможностей.

Важно: если спикеру все эти элементы не нужны, то задвиньте их вглубь сцены или отодвиньте вбок, чтобы они не портили картинку и не мешали спикеру двигаться по сцене.