Текст книги "МелочиНеМелочи. 200 идей, как усилить ваше событие и победить конкурентов"

НеМелочь 19. Анкета спикера: о чем в ней спрашивать

Чтобы не бегать к спикеру по каждому вопросу, составьте анкету, которую отправляете вместе с радостной новостью о том, что спикер согласован программным комитетом. Что в ней спрашивать?

1. Имя и фамилия (напомню, здесь уместно уточнить правильное написание и ударения).

2. Должность и компания.

3. Достижения спикера, чем он гордится, яркие кейсы. Чем подробнее спикер расскажет в этом пункте о себе, тем проще делать о нем посты, анонсы и сторителлинг при продвижении форума или конференции.

4. Предварительное название темы доклада. Часто формулировка спикера подвергается корректировкам и уточнениям – чтобы тема максимально отражала суть выступления. Вспомните, бывало с вами такое: тема сформулирована одна (или расплывчато/неконкретно), а на месте спикер говорит о чем-то совсем другом? Знаю, бывало. Поэтому – «допиливаем» тему.

5. Предварительные тезисы выступления. Это крайне важно, иначе участникам будет труднее принимать решение о том, идти ли на этого спикера. А ваша цель – забота обо всех участниках события.

6. Ссылка на фото. Попросите профессиональный портрет по пояс (не меньше) либо во весь рост, разрешением 300 dpi. Если спикер пришлет несколько вариантов – отлично, у вас будет выбор. Если прислал плохое фото, не стесняйтесь отправить его к фотографу (даже на телефон в домашних условиях можно сделать прекрасные фотографии).

7. Ссылки на все сообщества и личные страницы в соцсетях и Telegram – чтобы у людей была возможность отмечать спикера, а не искать все его страницы и профили.

8. Ник в Telegram – это самый удобный мессенджер для общения (для нас).

9. Уточните, можно ли использовать фото спикера в рекламной кампании (см. НеМелочь 3).

10. Уточните, интересно ли спикеру получить специальные условия для партнерства с конференцией (для спикеров есть скидки в зависимости от стандартной стоимости пакетов).

11. Телефон, имейл.

12. Город (актуально для следующей итерации коммуникации, если спикер иногородний и нужно брать билеты / бронировать отель).

Это основные пункты анкеты. Бывают и дополнительные (зависит от того, что еще нужно узнать о выступающих).

НеМелочь 20. Выбирайте спикеру рейсы

Если есть возможность, привозите спикера накануне его выступления. Если есть выбор между рейсом с пересадками и прямым и разница в цене некритична, выберите прямой. Если человек выйдет на сцену сразу с самолета, особенно если перелет был долгим, ему будет сложнее выступить и вы получите менее крутое, чем могло бы быть, выступление. Особенно это касается ситуаций, когда у спикера плюс к длинному перелету еще и джетлаг.

Иногда оплата лишней ночи в отеле более выгодна для организатора – он получит отдохнувшего и готового к зажигательному выступлению эксперта, а не панду, мечтающую о подушке и десятичасовом сне.

НеМелочь 21. Предлагайте спикеру посмотреть зал

Многие спикеры, в частности те, у кого мало опыта публичных выступлений, чувствуют себя неуютно на сцене. Особенно если она большая и в зале много людей.

Предлагайте спикерам заранее (до начала докладов, например) прийти в зал, пройти на сцену, попробовать поговорить в микрофон. Покажите, где сидит модератор, техническая группа, откуда удобнее выходить, где будет сидеть волонтер. Такое знакомство с пространством, в котором предстоит выступить, снизит тревожность спикера и повысит шанс на более качественное и живое выступление.

НеМелочь 22. Что выделит вас для спикера среди других организаторов?

Ненавязчивая искренняя забота и сопровождение во время всего взаимодействия. Вы уточняете, все ли в порядке с отелем. Напоминаете спикеру о времени и дате его выступления. Заказываете ему трансфер или напоминаете, к какому времени вы ждете его на площадке, если он добирается своим ходом. Встречаете на площадке, показываете спикерскую, зал выступления. Знакомите со всеми нужными ему для коммуникации членами команды и особенно с тем, к кому можно обращаться по всем вопросам. Подписываете оригинал договора, если это необходимо, и отдаете второй экземпляр. После выступления благодарите, дарите подарки, просите обратную связь, не забываете заказать трансфер или напомнить о времени отъезда в аэропорт или на вокзал.

После события присылаете ссылку на фотографии и записи, уточняете, можно ли использовать его отзыв в публичном поле, проверяете, что все документальные вопросы закрыты. Еще раз благодарите за выступление.

Всё, вы великолепны – поскольку 95 % организаторов так не делают, системно спикера не сопровождают и вообще считают, что он взрослый и сам со всем разберется. Это, безусловно, так, но превзойти ожидания и сгенерить вау-эффект вам это не должно мешать.

НеМелочь 23. Оборудованная всем необходимым спикерская

Я бывала на мероприятиях, где спикерской не было. Я бывала на мероприятиях, где спикерской называли помещение с рядом стульев вдоль одной из стен: хочешь – сиди, хочешь – вещи клади, но больше ничего особо не сделаешь. Я бывала на мероприятиях, где в спикерской было 5 сидячих мест на 50+ спикеров… И конечно, я бывала на событиях (в том числе собственных) с прекрасно продуманными и оборудованными спикерскими.

При выборе помещения учитывайте количество спикеров.

Кроме того, в комнате могут быть:

• стол (лучше общий, чтобы все могли общаться);

• стулья в достаточном количестве;

• вода, снеки, фрукты, алкоголь (опционально);

• чай, кофе, молоко, сахар, лимон;

• расписание события, ручки, чистые листы/блокноты;

• пустые визитки (см. НеМелочь 95);

• экран, на котором видна трансляция из залов;

• пустые пакеты (убрать вещи и подарки, участники спикерам часто что-то дарят).

В помещении постоянно присутствует волонтер, который следит за порядком, а также официант. Это все недорого, несложно – и очень важно учитывать.

НеМелочь 24. Напоминания иногороднему спикеру о трансфере

Если к вам едет спикер или гость, член жюри или программного комитета из другого города, то нелишним будет убедиться, что он не проспал свой самолет и не забыл о поезде. Это будет выгоднее и менее энергозатратно, чем в случае опоздания искать новый рейс, покупать на него билеты, решать, кто будет их оплачивать. И даже в ситуации, когда билет оплачиваете не вы, в ваших интересах проконтролировать, что все успели на рейс и вам не нужно срочно искать замену опоздавшему спикеру.

Помните: если пассажир не зарегистрировался на рейс «туда», аннулируется билет «обратно», если они куплены не по отдельности.

НеМелочь 25. Табличка «5 минут/время вышло»

С самой первой своей конференции, когда одной из ценностей мы назначили безукоризненное соблюдение тайминга, у нас всегда есть таблички для модераторов. С одной стороны написано «5 минут», с другой – «Время вышло». Во-первых, экраны-суфлеры мы используем не с самого начала нашей деятельности (да, когда-то нам не хватало на них бюджета и фантазии, мы не сразу стали такими продуманными). Во-вторых, и таймер обратного отсчета мы стали использовать не с первого случая применения суфлера. Ну и, понятное дело, напомнить спикеру о времени – нелишнее дело.

Поэтому модераторы следят за временем выступления, чтобы вовремя поднять табличку нужной стороной к спикеру. (Однажды был конфуз: вместо того, что осталось 5 минут, модератор сообщил, что время вышло. Но, конечно, все быстро выяснилось, и спикер получил возможность спокойно закончить свое выступление.)

Таблички так же, как кубики на микрофоны, периодически пропадают – поэтому заказываем с запасом (подробнее о кубиках поговорим в НеМелочи 37). И конечно же, таблички делает дизайнер в едином фирменном стиле события – поэтому у нас на складе много разных табличек с разных наших конференций. Можно, конечно, сделать универсальную – но зачем? НеМелочи – это же так прекрасно! В следующей НеМелочи покажу пример неправильной таблички.

НеМелочь 26. Неправильная табличка про «5 минут»

На одной из первых конференций мы сделали такую табличку, на которой очень мелким шрифтом было написано сообщение, что у спикера осталось только 5 минут выступления. Дизайнер сделал, я одобрила, типография напечатала.

И конечно же, на месте стало понятно, что не так. Только спикер с очень хорошим зрением увидит, что ему показывает модератор. Мелкий шрифт, зачем-то информация о названии конференции размером со смысловую часть…

А вот когда 60 % таблички занимает цифра 5, а еще 30 % – слово «минут», то это внимательность к мелочам и проявление заботы о спикере и его душевном спокойствии. Так мы теперь всегда и делаем и вам советуем.

НеМелочь 27. Не дарите «что было»

Кажется очевидным – но нет, мне дарили пару раз то, что вызывало недоумение: сувениры с логотипом события, на котором я выступила, но при этом датированные прошлым годом; календарь на текущий год, подаренный в ноябре. Думаю, вы понимаете, о чем я. Кто-то не подумал, не сообразил, какими могут быть реакции спикеров, не просчитал, что это некорректно. Безусловно, такое можно не заметить, не обратить внимания. Но если кто-то обратил, даже один человек, – значит, вы облажались, и эта мелочь впоследствии может лечь на чашу весов при принятии решения о повторном выступлении у вас. И эта чаша весов может склониться не в вашу пользу. Проверяйте этот нюанс, если не уверены, что тот, кто отвечает за подарки (равно как и за все остальное), справится с этой задачей с точки зрения логики, эмпатии и просчета на несколько шагов вперед.

НеМелочь 28. Вау-эффект за копейку (или даже бесплатно)

У нас бывают ситуации, когда команда делает что-то совершенно незначительное с точки зрения затрат времени и финансов, но получает колоссальную благодарность участников мероприятия. Приведу несколько примеров.

• Наш постоянный спикер Алексей Ткачук в одном из подкастов упомянул, что из всех брендов питьевой воды он предпочитает «Байкал». Наш отдел продакшена как-то раз услышал об этом, зафиксировал данную информацию и в момент выступления Алексея поставил ему не стандартную брендированную бутылку воды, как всем, а воду его любимого бренда. В итоге Алексей благодарил нас на площадке, в отчетном ролике и, кажется, рассказывал эту историю где-то еще. Цена вау-эффекта и позитивных эмоций спикера (а они – наши ключевые персоны!) – 300 рублей за несколько бутылок.

• Одеваясь в номере перед выступлением, спикер порвала единственные взятые с собой колготки. Позвонила в службу заботы о спикерах с вопросом, куда тут можно сбегать за колготками. Через три минуты в дверь ее номера постучала волонтер с упаковками колготок разных цветов и размеров и задала вопрос: телесные или черные? Конечно, никаких денег со спикера мы не взяли, а она потом написала восторженный пост о конференции, где одним из вау-эффектов была как раз эта ситуация. Цена вопроса – 500 рублей.

• Спикер очень хотела выступить у нас, и мы очень хотели взять ее доклад, но на момент выступления дочери спикера был месяц, и никто из семьи не смог прилететь с ней, чтобы побыть с малышкой. Мы предложили пригласить на час выступления профессиональную няню для новорожденных, чтобы она побыла с малышкой во время выступления молодой мамы (которая ушла на сцену не переживая, зная, что ее дочь в надежных руках). Цена вопроса – пара тысяч. Результат – счастливый спикер, ожидания которого от конференции были кратно превзойдены.

• Спикер прилетел ночью, его выступление было первым с утра. Он спросил, как ему ночью, по прилету, посмотреть зал (куда пойти, где взять ключ-карту от двери). Менеджер команды встала в три часа ночи, чтобы встретить его в лобби, заселить и самой показать зал, чтобы спикер не блуждал по этажу.

Не всегда вау-эффекты стоят дорого, часто они бесплатны. И в то же время практически бесценны. Согласитесь, сделать все описанное возможно и совсем несложно. Но это мелочи, которые важно фиксировать в базе знаний, не лениться вспомнить о них и сделать/купить/придумать/захотеть помочь. Не ждать восторгов, а просто с удовольствием делать свое дело.

Глава 2. Бейджи

НеМелочь 29. Бейджи и ланъярды

Мало что есть более бессмысленное, чем белая картонка формата А6/А7, висящая на груди участника или спикера форума или конференции. А еще представьте, как это будет выглядеть на фотографиях.

Если вы решили использовать ланъярд (ленту для бейджей) с одним карабином и есть вероятность, что бейдж будет перекручиваться, – не пожалейте немного денег, закажите двусторонние бейджи с дублированием информации с обеих сторон. (Если карабин модели «крокодил», то шансов на перекручивание меньше (но есть).)

Если вы решите поместить на обратной стороне что-то полезное типа карты площадки или расписания, то смысла для окружающих в этом нет. Конечно, люди будут видеть не белую картонку, но что-то примерно такое же по уровню бесполезности (у них самих такое на шее есть).

Резюмирую:

• ланъярд с одним карабином = на обеих сторонах бейджа продублируйте информацию об участнике/спикере;

• ланъярд с двумя карабинами = на обратной стороне бейджа разместите что-то полезное для спикера/участника или великое ничего.

О карабинах еще поговорим в НеМелочи 34. Казалось бы, такая ерунда – а проблем могут создать будь здоров.

НеМелочь 30. Проверка и редактирование имен и информации на бейджах

Если вы печатаете бейджи из базы заранее, то нелишним будет проверить всю информацию на предмет опечаток. Конечно, вы не можете точно знать, называется компания участника «Максимум» или «Максимус», но опечатки в понятных именах бывают.

Проверка редактором/корректором поможет вам избежать казусов – таких, какой случился у нас.

НеМелочь 31. Уголки бейджей

«Ну тут-то что?» – спросите вы.

Все просто: когда для бейджа используется ламинированный картон, то острые края жесткого прямоугольника могут уколоть участника или зацепиться за что-то.

Когда же в ТЗ для типографии вы укажете, что края должны быть скругленными, то получите бейдж, близкий к идеалу и канону. А сделать его несложно – просто чуть больше внимания к нюансам.

Да, про острые края нам сказали буквально пару раз за всю нашу историю проведения мероприятий – но этого достаточно, чтобы взять данное замечание в работу.

НеМелочь 32. Разный цвет ланъярдов

На своих событиях мы часто делаем цветовую дифференциацию бейджей. Спикеры получают ленты одного цвета, команда – другого, участники – третьего.

Это не обязательный элемент программы и делается скорее для микроудовольствия организаторов и удобства в распознавании нужных людей издалека.

Реализуя такое решение, нужно:

• донести до всех, кого это касается, смысл цветового разделения;

• не нарушать его, в середине регистрации начав выдавать ленты разных цветов всем подряд.

Поэтому ленты команды должны лежать только в штабе, ленты участников – только на регистрации, а ленты спикеров – только у службы заботы и сопровождения спикеров.

К примеру, белые ланъярды у команды, черные – у участников и красные – у спикеров.

НеМелочь 33. Расшифровка аббревиатур на бейджах

Я не большой сторонник указывать полное название компании, от которой участник пришел на конференцию, на бейдже. Все эти ФГАОУ ВО КФУ, КБШ ЖД ОАО «РЖД» (где понятно только РЖД) или АУ ВО СШОР «Витязь», скорее всего, не говорят ничего никому, кроме тех, кто там работает.

Базово мы согласимся с тем, что для официальных мероприятий такое написание – норма и необходимость. Но когда мы говорим о чем-то более современном и адекватном, намного важнее указать или понятное название компании, или нишу, в которой работает человек, или его должность (тоже обязательно в читабельном и понятном формате).

Поэтому в анкете, которую заполняет участник, можно дать рекомендацию, что из написанного на бейдже поможет в нетворкинге, а что запутает людей (можно с примерами).

И конечно, обязательно ограничивать количество знаков для должности/компании, иначе можно увидеть целую самопрезентацию, которую вам же и править до момента печати.

НеМелочь 34. Дырки в бейдже для крепления

«Да сколько можно про это!» – взвыли некоторые. Но мы же тут про НеМелочи, верно? То есть про то, что даже микронюансы формируют мнение о нашем событии, сотни элементов пазла равно важны.

Если у вас стандартный карабин для крепления бейджа, то круглая дырка будет хорошим решением. Если европодвес – не очень: карабин будет ездить из стороны в сторону и бейдж будет висеть неровно. Выемка под карабин в этой прорези есть, но она не сильно выдающаяся.

Понятно, что это во многом про ад перфекциониста и про «лишь слегка несимметрично стоят щербатые котлы» – но поверьте, внимание именно к таким деталям позволяет в перспективе с уверенностью транслировать высокие нормы и стандарты для индустрии.

Микронюанс. Кто-то скажет, что он вообще не стоит внимания, а я настаиваю на том, что из этих НеМелочей состоит идеальный ивент и на них обязательно нужно обращать внимание.

Итак, два основных типа дырок, которые типографии делают в бейджах (и которые пробиты в пластиковых карманах), – круг и прорезь.

Заказывая ланъярды, мы в первую очередь обращаем внимание на цвет/возможности брендирования и часто не уточняем, каким будет формат карабина. Их тоже два: стандартный (для круглой дырочки) и «крокодил» (для прорези).

Проблемы начинаются, когда дырки в бейдже круглые, а карабин – «крокодил». Или наоборот. В любом случае результат будет так себе. Думаю, вы такое видели.

Поэтому сначала заказываем ланъярды, которые нас устраивают. Потом в ТЗ для типографии не забываем написать, какие дырки бить. Или в ТЗ на закупку карманов – с какой дыркой они должны быть.

Карманы с предварительно прорезанными дырками не всегда спасут – в них обычно есть две боковые дырки для двух точек крепления простого шнурка или прорезь для «крокодила» посередине.

НеМелочь 35. Длина ланъярда

Длина самых распространенных и недорогих лент ланъярдов стандартна. Часто выходит так, что если у человека нет выдающегося живота или груди, на которых этот бейдж покоится, то есть риск, что бейдж (особенно если он достаточно большой, формата А6) будет расположен ближе к пупку. Такой бейдж неудобно читать, а собеседнику неловко смотреть так низко.

Решается такая задачка несколькими вариантами:

• можно использовать ланъярды с регулятором длины;

• можно предлагать участникам завязать длинный «хвост» ланъярда, чтобы он стал короче, а бейдж висел повыше;

• можно изначально уточнять, какой длины ланъярд, и при возможности корректировать ее.

НеМелочь 36. Текст на бейджах

Очень часто наклейка с напечатанным текстом нечитабельна: выбран маленький размер букв, тонкие линии, плохо читаемый шрифт. Если вы решаете втиснуть на наклейку длинное название компании, в которой работает участник ивента, плюс его витиеватую должность, имя, отчество и фамилию, то читать это никто не будет, разве что от большой нужды.

Протестируйте заранее, как будет выглядеть готовая наклейка. Мы специально на макетах бейджей печатаем имя «Константин Константинопольский» – чтобы видеть, что длинное имя будет смотреться нормально. Отчество участника и название компании мы на бейдже не указываем.

Глава 3. Партнеры

НеМелочь 37. Брендирование микрофона

Простейшее решение, недорогое в реализации и хорошо работающее на узнавание бренда вашего проекта.

1. Заказываете на производстве необходимое количество кубиков – насадок на микрофоны (пластиковый кубик с поролоном внутри).

2. Заказываете наклейки с логотипом конференции или форума (после получения с производства тщательно измерьте кубик, чтобы размер наклеек точно ему соответствовал).

3. Микрофон (если спикер не выбирает головной) попадает на все фото – их обрабатывает фотограф, а спикер впоследствии использует их для своих соцсетей, презентаций, промо.

4. Кубики у вас будут многоразовые, наклейки снимать необязательно – новые клеите поверх старых.

5. Логотип на кубике можно продавать как партнерскую интеграцию.

НеМелочь 38. Проблемы с кубиками на микрофоны

Казалось бы, ну тут-то что может случиться? Но мы же организаторы, мы же все понимаем.

Во-первых, случались ситуации, когда наклейки при брендировании кубика были ориентированы не туда. Не фотошопить же все снимки спикера из-за этого. (А еще может случиться, что кубик будет надет на микрофон вверх ногами.) Так что следите, пожалуйста, за таким неочевидным моментом (мы в первом же перерыве все переклеили, конечно).

А во-вторых… вы не поверите (как не верили мы) – но кубики воруют. Да, почти каждый раз мы не досчитываемся одного-трех кубиков. Так что заказывайте на производстве сразу с запасом – пригодятся!