Текст книги "Анализируй этих! Полное руководство по подбору персонала"

Какими качествами должен обладать рекрутер? Ключевые компетенции специалиста по подбору персонала

Рекрутер, или специалист по подбору персонала, – это профессия не для всех. Люди, которые попали в нее случайно, не обладая необходимыми компетенциями, не смогут добиться успеха в сфере рекрутинга.

Профессионализм рекрутера является, пожалуй, самым значимым фактором во всем процессе подбора персонала как для работодателя, так и для кандидата. Если рекрутер ошибется с выбором кандидата, затраты компании в результате такой ошибки могут быть очень внушительными. Рекрутер, который не обладает необходимыми компетенциями, не способен качественно и своевременно обеспечить бизнес необходимыми кадрами.

Рассмотрим ключевые компетенции профессионального рекрутера.

Доброжелательность, коммуникабельность, любовь к людям

Признаюсь, мне жаль рекрутеров, которые вынужденно оказались в нашей профессии. Без любви к людям профессия рекрутера, как, впрочем, и многие другие, является тяжелой вынужденной ношей. Все люди разные, у каждого свои особенности поведения, общения, бывает, случаются негативные проявления в той или иной ситуации. Рекрутер, который не любит людей, тяготится общением, ему не хватает энергии для эффективного взаимодействия. Кроме того, профессия рекрутера подразумевает обычно достаточно большой объем взаимодействия, как внешнего, так и внутреннего, и рекрутер-интроверт просто психологически не сможет преодолеть такую нагрузку. Представьте себе: в течение дня нужно пообщаться с руководством, с коллегами из смежных подразделений, провести ряд телефонных интервью, качественно провести собеседования с кандидатами, принять большое количество звонков, проконсультировать работников по возникающим у них вопросам относительно отпусков, больничных и так далее. При этом важно оставаться доброжелательным, даже если окружающие не всегда демонстрируют позитивное отношение к Вам. Это сложно. От этого устаешь. Но настоящий рекрутер получает удовольствие от общения, он любит людей, для него неприемлемо работать в среде, где нет постоянных коммуникаций и межличностного взаимодействия.

Высокая работоспособность

Высокая работоспособность рекрутера выражается в количестве обработанных резюме, назначенных и проведенных собеседований. Продуктивный рекрутер осуществляет качественный отбор резюме, проводит большое количество телефонных интервью, формирует достаточно внушительную воронку кандидатов на любую вакансию. Если перевести продуктивность в цифры, продуктивный рекрутер способен проводить от шести до восьми собеседований в день, тогда как среднестатистический специалист ограничится тремя-четырьмя. Высокая работоспособность напрямую влияет на результативность работы. В подборе персонала результатом является скорость и качество закрытия вакансий. Если рекрутер обладает низкой работоспособностью, он не сможет обеспечить оптимальное количество проведенных собеседований, что не будет способствовать формированию полноценного пула кандидатов на открытую вакансию. Кроме того, рекрутер, работоспособность которого низкая, скорее всего будет экономить свои трудозатраты и в процессе собеседования, не обеспечивая адекватную оценку кандидата. Все мы знаем, что первое впечатление является определяющим фактором для принятия решения. Рекрутер, который готов потратить время на качественное собеседование, способен уйти от первого впечатления и в процессе собеседования осуществить максимально полную оценку кандидата. Непродуктивный рекрутер, оставаясь во власти первого впечатления, сокращает время проведения собеседования и не проводит полноценную оценочную процедуру. Например, если кандидат недостаточно презентабельный внешне, первое впечатление о нем скорее всего будет отрицательное. Непродуктивный рекрутер проведет с таким кандидатом формальную встречу, экономя свое время и силы, не утруждая себя полноценным собеседованием, выявляющим профессиональные и личностные качества кандидата. Продуктивный рекрутер потратит на собеседование все заранее отведенное время, задаст вопросы, необходимые для выявления компетенций кандидата, и уже по итогам встречи, еще раз подчеркну, полноценной, а не сокращенной во времени, сделает выводы относительно того, подходит кандидат на вакантную должность или нет.

Надо сказать, работоспособность – это скорее привычка, нежели талант. Люди, которые привыкли много работать, будут работать много всегда, если, конечно, они не патологически ленивы. Любое действие рождает результат, если действий будет достаточное количество, они будут продуманы, логичны и направлены на решение поставленных задач, результаты превзойдут все ожидания. Развивайте в себе работоспособность, не поддавайтесь лени, будьте активными, живите и работайте в движении, только тогда Вы сможете реализовать себя в профессии и в жизни.

Способность расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности

Многозадачность – это постоянный спутник всех HR-специалистов. Даже если функционал менеджера по персоналу предполагает только подбор персонала, многозадачность в любом случае будет присутствовать. Одновременное ведение нескольких разноплановых вакансий, размещение вакансий на сайтах, звонки кандидатам и прием звонков от кандидатов, поиск и анализ резюме, проведение собеседований, взаимодействие с заказчиками вакансий, мониторинг рынка труда, предоставление обратной связи кандидатам – все это и есть колоссальная многозадачность, с которой рекрутер сталкивается ежедневно. Если человек не способен работать в режиме многозадачности, он будет пытаться действовать поочередно, расставляя приоритеты и пытаясь успеть выполнить весь необходимый функционал в течение определенного времени. Но дело в том, что в работе рекрутера присутствует постоянный человеческий фактор и работать по заранее распланированному сценарию скорее всего не удастся. Допустим, рекрутер утром занимается поиском резюме, затем в течение дня проводит собеседования, а вечером обзванивает кандидатов, назначая им встречи на завтра. Казалось бы, все просто и понятно. Но необходимо учесть дополнительные факторы, которые сваливаются неожиданно и формируют насыщенный многозадачный рабочий день. Телефонные звонки, письма, кандидаты, которые приходят раньше или опаздывают, тем самым смещая график собеседований, заказчики вакансий, которым срочно необходимо обсудить вновь открывающуюся вакансию, руководство, вызывающее рекрутера «на ковер» на час-полтора, – все это рушит заранее выстроенные планы. Для того чтобы уместить запланированное в рамки рабочего дня, важно уметь работать в режиме многозадачности. Рассмотрим основные правила, которые помогут Вам успешно справляться с режимом многозадачности.

Планирование является необходимым инструментом для любого специалиста. Без планирования решение задач в рамках профессиональной деятельности будет неэффективным и несвоевременным. Если Вы не знаете, как будет складываться Ваш рабочий день, Вы не сможете полноценно и без сбоев осуществлять свой функционал, кроме того, Вы не сможете зафиксировать свои результаты и достижения, они пройдут как бы «вскользь», что не сможет не отразиться на Вашей внутренней мотивации, так как без постановки целей результаты являются менее ценными. Как правильно планировать свой день? В первую очередь планировать рабочий день следует заранее. Например, вечером, по окончании рабочего дня. Запишите на листок или в ежедневник по пунктам все дела, которые Вы планируете осуществить завтра. Найдите в списке задачи, которые не терпят отлагательств и требуют выполнения именно завтра, не растягиваясь во времени. Выделите их цветом. Выполнив запланированную задачу, важно вычеркнуть ее из списка дел на сегодня: таким образом Вы фиксируете достигнутый результат и понимаете, что задача завершена и Ваши усилия были потрачены не на выполнение множества непонятных действий, а на решение конкретной задачи. Скорее всего, за день Вы не успеете выполнить все, что запланировали, и часть задач придется переписать заново, планируя свой следующий день. На иллюстрации ниже приведен план задач директора по персоналу, а далее – отображен тот же список по окончании рабочего дня.

Как мы видим, сотруднику не удалось выполнить все срочные дела, зато он успел выполнить несколько несрочных, не требующих больших временных затрат. Скорее всего, если бы директор по персоналу не планировал свой день подобным образом, его продуктивность была бы ниже и решенных задач было бы меньше. Теперь директору по персоналу останется только переписать незавершенные дела на завтра и добавить к ним новые задачи.

Планируйте свой день! Только измеримость задач и поставленных целей поможет работнику стать эффективным и продуктивным, невзирая на многозадачность.

Умение расставлять приоритеты – необходимое качество для продуктивной работы. Если отдать предпочтение малозначимым действиям, отложив действительно важные дела, это может негативно отразиться на результатах, которых от Вас ожидают. Для того чтобы грамотно расставлять приоритеты, важно разделить задачи на сверхсрочные, срочные и текущие. Сверхсрочные задачи – это задачи, требующие немедленного решения. Например, в организацию пришла проверка из государственной инспекции по труду с проверкой по жалобе сотрудника. Это сверхсрочная задача, нужно бросить все дела и заняться проверяющими. Как правило, сверхсрочные задачи возникают неожиданно, поверх запланированных Вами. Заранее предугадать возможность их возникновения и спрогнозировать временные затраты, которые потребуются для их решения, в принципе невозможно. Поэтому, планируя свой день, важно закладывать временной промежуток на возможные сверхсрочные задачи. Этот промежуток должен составлять как минимум 10 % рабочего времени. Срочные задачи подразумевают их быстрое и качественное решение; нерешенные срочные задачи способны существенно повлиять на бизнес-процессы в организации, причем их влияние будет негативным. Для специалиста в сфере рекрутинга срочной задачей практически всегда будет подбор персонала. Чем быстрее и качественнее Вы закроете вакансию, тем быстрее бизнес-система заработает полноценно и эффективно. Даже если это вакансия курьера, ее необходимо своевременно, если не сказать оперативно, закрыть. К текущим задачам можно отнести все задачи, не требующие немедленного результата. Например, разработка должностных инструкций, стандартов обслуживания клиентов или мотивации для обеспечивающих подразделений. То, что эти задачи не решаются здесь и сейчас, существенного ущерба бизнесу не нанесет, таким образом, подобные задачи можно отнести к текущим при расстановке приоритетов. Здесь следует отметить, что на решение текущих задач все же следует отводить определенное время в ежедневном режиме, иначе накопившиеся нерешенные задачи могут в итоге привести к тому, что именно они станут срочными ввиду невозможности их дальнейшего откладывания. Вследствие этого приоритеты сместятся и не оставят Вам шанса для эффективной работы. Поэтому важно уделять часть своего рабочего времени и текущим задачам тоже. Приведу пример расстановки приоритетов для HR-специалиста, который работает на производственной площадке в единственном лице. Рассмотрим задачи, которые стоят перед специалистом, и расставим их в порядке приоритетности.

• Закрытие вакансий «заведующий складом» и «начальник смены».

• Массовый подбор персонала (рабочие на производство).

• Кадровое делопроизводство (прием, увольнение, перевод работников).

• Разработка локальных нормативных актов, регламентов и должностных инструкций.

• Составление отчетности для руководства.

• Разработка программы оценки для линейного персонала.

• Разработка обучающих материалов для линейного персонала.

• Разработка системы мотивации для сотрудников производства.

• Уведомление УФМС о приеме иностранных работников.

• Проведение адаптационных мероприятий для новичков.

Для того чтобы правильно расставить приоритеты, необходимо установить цели, на достижение которых направлены задачи сотрудника. Чем больше цели влияют на результат бизнеса, тем приоритетнее становится та или иная задача. Кроме постановки целей важно оценить риски, которые грозят организации в случае невыполнения той или иной задачи. Именно эти два фактора являются определяющими при расстановке приоритетов. В таблице ниже представлены описанные задачи, цели, риски и, как следствие, приоритетность поставленных задач.

Как мы можем увидеть, сверхсрочные задачи в приведенной таблице отсутствуют, срочные и текущие задачи распределены поровну. Планируя свой день, важно уделять максимальное количество времени решению срочных задач, при этом оставляя небольшой запас времени для решения задач текущих.

Любую задачу необходимо разделить на процессы. Даже если задача глобальная и требует значительных временных затрат, разделив ее на процессы, гораздо легче будет ее реализовать.

Умение переключаться необходимо любому специалисту, и неважно, работает он в режиме многозадачности или нет. В первую очередь умение переключаться необходимо для сохранения концентрации внимания, то есть степени сосредоточенности на задаче, и устойчивости внимания, то есть сохранения интереса к выполняемой работе (именно однообразные действия снижают устойчивость внимания). В процессе переключения с одного вида деятельности на другой важно учитывать два фактора:

1. Контраст динамики процессов.

2. Временной фактор.

В переключении внимания важно уметь оценивать динамику процессов и переключаться на деятельность, кардинально отличающуюся по уровню динамики от текущей задачи. Например, Вы заняты разработкой регламента, на который отвели себе определенное время, допустим, два часа. На середине процесса Вы можете переключиться на другую, более живую задачу, например, провести телефонные интервью с кандидатами. Процесс, на который Вы переключаетесь, должен отличаться по динамике от основного процесса, это ключевое правило конструктивной работы. Также желательно переключаться на более легкую и интересную для Вас деятельность – это психологически легче, и переключение помимо конструктивного влияния на Ваше внимание будет воспринято как отдых и разгрузка для мозга. Например, если Вы только что смотрели интересные видеоролики в Интернете, но Вам нужно срочно приступить к сложной и масштабной задаче, то переключение будет происходить сложнее, чем если бы Вы от тяжелой работы переключались на просмотр видео. Таким образом, переключение внимания гораздо легче происходит от менее значимой и интересной деятельности к более значимой и интересной.

Относительно временного фактора следует отметить, что переключение должно быть ограничено во времени, то есть основная деятельность, с которой Вы переключились на второстепенную, должна таковой оставаться. Допустим, Ваша сегодняшняя основная задача – мониторинг рынка труда по уровню заработных плат. Вы определили для себя время на выполнение данного функционала: три часа. Каждый час переключайтесь на другую, второстепенную задачу, выделяя на ее выполнение 15–20 минут. Таким образом, на выполнение основной и нескольких второстепенных задач у Вас уйдет четыре часа, вместо трех, которые Вы заложили на основную задачу, но Ваша продуктивность существенно возрастет, и помимо большого блока аналитической работы Вы сможете выполнить еще ряд функциональных обязанностей без потери качества работы.

4. Действуем одновременно

Самым известным человеком, который умел делать несколько дел одновременно, был, по преданию, Юлий Цезарь. Как представитель власти, он должен был присутствовать на гладиаторских боях. Чтобы не терять времени, Цезарь в своей ложе занимался работой с корреспонденцией. Когда один из приближенных людей спросил Цезаря, как он может одновременно и смотреть бои, и писать письма, Гай Юлий ответил, не отрывая глаз от письма, что «Цезарь может делать не только два, но и даже три дела одновременно: и смотреть бои, и писать письма, и разговаривать». На самом деле делать несколько дел одновременно все же невозможно: в любом случае Вы делаете одно дело, мгновенно переключаясь на другое. Но для выполнения незначительных по трудозатратам задач возможно применять принцип Юлия Цезаря: например, разговаривая по телефону, можно разбирать и подписывать документы или, общаясь с коллегой, просматривать электронную почту. Главное, чтобы процессы, которые Вы выполняете параллельно, были больше механическими, чем тактическими, и не требовали от Вас значительных умственных усилий. Ежедневно развивая в себе способность делать несколько дел параллельно, Вы сможете значительно повысить свою продуктивность и оптимизировать временные затраты в течение рабочего дня.

5. Нейтрализуем пожирателей времени

Пожиратели времени, или хронофаги, – это мощный негативный фактор, работающий на отвлечение специалиста и отнимающий его временные ресурсы. Рассмотрим типичных пожирателей времени и возможные способы борьбы с ними.

Интернет в рабочем процессе должен использоваться только для работы. Это правило, не требующее обсуждения. Если Вы переписываетесь в социальных сетях с друзьями и коллегами, обсуждаете какие-либо темы на форумах – можно смело вычеркнуть из рабочего времени несколько часов, которые Вы могли бы потратить на более полезные дела. Если рассуждать более глобально, социальные сети – это прежде всего обмен информацией. Избыток информации ведет к стрессам и нервным перегрузкам. На работе Вы и так получаете большое количество информации, если прибавить к ней поток бесконечного сетевого мусора, который мы потребляем, о продуктивности можно просто забыть. Возьмите за правило не заходить в социальные сети на работе. Делайте это по пути домой, вечером, если без социальных сетей не обойтись. Сегодня работодатель тщательно отслеживает, на каких сайтах «зависают» его сотрудники, и последствия провождения времени в социальных сетях может быть плачевным даже для профессиональных сотрудников.

Общение с друзьями и родными по телефону в течение рабочего дня лучше свести к минимуму. Во-первых, Вы тратите драгоценное рабочее время на разговоры с близкими, причем не отдаете себе отчета, что это действительно большое количество времени, которое отражается на Вашей эффективности. Во-вторых, личные разговоры – это мощный отвлекающий фактор, после которого Вам сложно настроиться на работу: Вы продолжаете обдумывать свои личные дела и проблемы, которые необходимо решить. В-третьих, скажу Вам по секрету, подобные разговоры очень раздражают руководство, даже если Вам еще никто не сделал замечания по этому поводу. Умейте работать, находясь на работе: звонки и смс оставьте на обеденный перерыв, когда можно спокойно обсудить все, что касается Вашей личной жизни.

Общение с коллегами может быть как конструктивным, если Вы обсуждаете, например, возможные пути решения совместной задачи, так и деструктивным, когда Вы просто тратите время на пустую болтовню. Казалось бы, коллеги отвлеклись на пару минут, обсудили свои личные дела, вернулись к работе, что в этом такого? Пусть на две минуты, но они в полном составе выпали из рабочего процесса, а вернуться к нему быстро и продолжить работать сможет далеко не каждый. Это первый минус. И второй минус: обсуждая личные проблемы, Вы переходите из русла профессионального общения в личное, что не очень позитивно влияет на атмосферу в коллективе. Коллега, который делится с Вами личными проблемами, может вызывать у Вас лишние чувства и эмоции: жалость, например. В дальнейшем, если коллега попросит Вас о чем-то, Вам будет сложно ему отказать, так как Вы на определенном уровне сблизились и перевели свои отношения из рабочих рамок в более личные. Лучше обсудить профессиональный вопрос, поспорить относительно рабочих моментов: обмен мнениями для профессионалов – это всегда интересно и способствует развитию и выстраиванию конструктивных коммуникаций.

Есть такие люди, которые сами не работают и другим не дают. Придут, заглянут в глаза и начнут растекаться мыслию по древу, обсуждая часами пустяковые вещи. То анекдот расскажут, то случай из своей богатой на события жизни. Или начнут обсуждать рабочий момент, но времени отнимут столько, что Вам хватило бы на выполнение тысячи нерешенных задач. С такими людьми нужно бороться. Не поощрять их словоохотливость. Уметь говорить «нет». Тактично заканчивать разговор. Иначе такое общение может стать регулярным, и Вы постоянно будете подвергаться воровству своего времени со стороны подобных персонажей. Если Вы видите, что коллега злоупотребляет Вашим гостеприимством, заканчивайте этот диалог, а точнее, монолог, любыми доступными способами. Начните писать электронное письмо. Произнесите фразу, завершающую беседу: «Я Вас услышал», «Я Вас понял», «Спасибо, все ясно». Сошлитесь на неотложные дела. Любые способы будут оправданны, потому что люди, которые воруют Ваше время ради удовлетворения своих социальных, а то и психологических потребностей, не могут позитивно отразиться на Вашей профессиональной деятельности и не приведут Вас к успеху.