Текст книги "Управление персоналом. Шпаргалка"

9. Правовое, делопроизводственное, техническое и нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом

Система управления персоналом – это взаимосвязанный процесс управления персоналом, состоящий из определенных элементов.

Она основана на теоретических и практических знаниях, умениях и навыках специалистов, осуществляющих непосредственное управление персоналом. Для ее эффективного функционирования необходимо определенное правовое, документационное и техническое сопровождение. Речь идет об определенных методах поддержания и формирования системы управления персоналом.

Под правовым сопровождением понимается соблюдение нормативно-правовых актов, а также функционирование системы управления персоналом на их основании. Это в первую очередь подразумевает следование ТК РФ и другим подобным нормативно-правым актам. Для того чтобы специалист по управлению персоналом обладал актуальной нормативно-правовой документацией, он должен быть обеспечен доступом к правовым системам.

Под делопроизводственным обеспечением системы управления персоналом понимается ведение документации, касающейся области управления персоналом. Главными принципами данного аспекта обеспечения являются: необходимость четкого оформления и поддержания в надлежащем состоянии необходимых документов, например таких, как трудовой договор, личное дело сотрудника, приказы о приеме и перемещении персонала и т. д.

Под техническим обеспечением системы управления персоналом следует понимать наличие определенных технических средств, помогающих осуществлять эффективное функционирование системы управления персоналом. Например, специалист по управлению персоналом должен быть обеспечен такими техническими средствами, как компьютер, сканер, принтер. В противном случае эффективность его деятельности будет значительно снижена.

Правовое, делопроизводственное, техническое обеспечение системы управления персоналом является наиважнейшим компонентом успешного функционирования предприятия в целом.

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом представляет собой целый комплекс документов организационной, организационно-методической, организационно-распорядительной, нормативно-технической, технико-экономической и экономической направленности, а также нормативно-справочных материалов, определяющих нормы, правила, требования, характеристики методов и других данных, необходимых при решении задач организации труда и управления персоналом и официально одобренных в утвержденном распорядке руководством организации.

Нормативно-методическое обеспечение формирует соглашения для результативного процесса подготовки, принятия и исполнения решений по проблемам управления персоналом.

10. Кадровая политика

Управление персоналом организации имеет четко определенную структуру, цели, задачи, а также методы. Рассматриваемые элементы образуют в совокупности систему управления персоналом.

Наряду с системой управления персоналом существует такое понятие, как принципы управления персоналом. Под принципами управления персоналом следует понимать основополагающие закономерности управления в организации.

Кадровая политика включает основополагающие направления деятельности управления персоналом, основанные на принципах и системе управления персоналом.

Кадровая политика призвана обеспечить взаимосвязь действий по управлению персоналом.

В теории менеджмента дается определение кадровой политики как системы требований и принципов, формирующих основные тенденции работы с кадрами, а также формы и методы этой работы.

Разновидности кадровой политики:

1) политика подбора кадров;

2) политика обучения;

3) политика оплаты труда;

4) политика формирования кадровых процедур;

5) политика социальных отношений.

Цель кадровой политики – обеспечение наилучшего соотношения обновления и сохранения количественного и качественного состава кадров, его воспитания в соответствии с потребностями организации, требованиями законодательства и состоянием рынка труда.

Структура кадровой политики:

1) государственная кадровая политика (федеральная государственная кадровая политика и региональная государственная кадровая политика);

2) кадровая политика органов государственного управления;

3) муниципальная кадровая политика;

4) кадровая политика предприятий и организаций. Кадровая политика предприятия зависит от личных качеств руководителей, таких как справедливость, последовательность, поддержание принципов равенства и отсутствие дискриминации.

Виды кадровой политики:

1) кадровая политика, устремленная на поиск и приобретение персонала из внешней среды в соответствии с предъявляемыми требованиями;

2) кадровая политика, сконцентрированная на использовании кадрового потенциала предприятия: повышение квалификации работников организации (например, отправка работников на обучение в учебные заведения для получения тех профессий и специальностей, в которых нуждается предприятие);

3) кадровая политика, стимулирующая стремление персонала к карьерному росту и обращенная к заинтересованности сотрудников в работе на данном конкретном предприятии (оплата труда, льготы).

Механизм реализации кадровой политики – это система планов, норм и нормативов, организационных, административных, социальных, экономических и иных действий, направленных на решение кадровых задач и удовлетворение потребностей предприятия в персонале.

11. Методика разработки кадровых планов

В отечественной и зарубежной литературе принято выделять следующие этапы кадрового планирования:

1) оценка персонала на текущем временном отрезке;

2) оценка будущих потребностей в персонале;

3) разработка программ по развитию персонала. Для осуществления каждого из этапов кадрового планирования необходимо использование определенной методологии или способов их реализации.

Оценка персонала на текущем временном отрезке.

Этот этап предполагает применение технологии одномоментной фиксации, при которой фиксируется состояние персонала в четко определенной точке времени. Для этого могут быть использованы следующие методы:

1) метод суждений, который предполагает использование выводов, сделанных линейным или высшим руководством. На практике он фиксируется с помощью написания отчетов и должностных записок;

2) метод «Дельфи», сущность которого заключается в том, что независимыми экспертами высказываются некие суждения, которые обсуждаются до достижения единой точки зрения;

3) математические методы, которые основаны на использовании достижений в области математики, т. е. основой методологии является использование цифровы хданных. Одним из таких математических методов является метод экстраполяции, заключающийся в перенесении сегодняшней ситуации, ее параметров на будущее. Метод является достаточно ограниченным, т. к. не позволяет учесть организацию как динамическую единицу, подверженную изменениям;

4) методы моделирования. Как известно, моделирование представляет собой упрощенный вариант реального процесса, поэтому рассматриваемый метод, по мнению специалистов, является наиболее перспективным в плане его использования для управления персоналом.

Оценка будущих потребностей в персонале.

На данном этапе оценки, как правило, используется методология «нетто– и брутто-планирования», для этого используются следующие показатели:

1) брутто-потребность в персонале – представляет собой общую потребность в персонале, необходимом для выполнения поставленных перед организацией целей и задач;

2) нетто-потребность – представляет собой дополнительно возникшую потребность в персонале, т. е. внеплановую.

Далее из брутто-величины вычитается наличный фактический состав персонала с учетом произошедших в нем изменений. Результатом этого действия является нетто-потребность. Если эта величина имеет положительное значение, то ситуация с наймом персонала является довольно-таки проблематичной, если величина имеет отрицательное значение – ситуация весьма оптимистична.

В качестве заключения можно добавить, что кадровый план в обязательном порядке должен быть документально оформлен, что позволит в будущем избежать его недовыполнения или неадекватной реализации на него.

12. Документационное обеспечение управления персоналом

Деятельность по управлению персоналом достаточно сложна и многомерна. Система управления персоналом имеет свою специфику, зависящую от формы организации предприятия, от личности менеджера по управлению персоналом и т. д.

Совокупность документов, отнесенных к деятельности по управлению персоналом, – это формализованная информация, фиксирующая на бумажных или электронных носителях все этапы и аспекты трудовой деятельности определенного сотрудника в рамках организации.

К основным документам в области управления персоналом можно отнести:

1) лицевые счета оплаты труда сотрудников;

2) личное дело сотрудника (фиксируются взыскания, поощрения);

3) должностную инструкцию – это положение об основе деятельности работников, предусматривающее ответственность за нарушения трудового договора, и наложение на сотрудника дисциплинарного взыскания;

4) личные карточки формы Т-2;

5) трудовую книжку сотрудника;

6) приказы и распоряжения по движению персонала;

7) трудовые договоры и контракты, заключенные между сотрудником и организацией. Общими требованиями к ведению кадрового

делопроизводства являются: актуальность, своевременность, полнота, конфиденциальность и т. д.

Документы кадрового производства можно разделить на две большие группы:

1) нормы и нормативы, необходимые при решении проблем организации в области материального производства и управления (нормативно-справочные документы; документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера);

2) нормы и нормативы, закрепляющие задачи, функции, права и обязанности отделов и индивидуальных работников системы управления персонала (документы технического, технико-экономического и экономического характера).

Каждая организация должна иметь документы внутреннего пользования, к которым относятся:

1) коллективный договор;

2) правила внутреннего трудового распорядка (должностная инструкция);

3) положения о подразделениях (отделах, службах, группах) и др.

Коллективный договор – это контракт, заключаемый между трудовым коллективом и администрацией по вопросам их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на календарный год.

В Правила внутреннего распорядка входят следующие разделы:

1) общие положения;

2) порядок приема и увольнения рабочих и служащих;

3) основные обязанности рабочих и служащих;

4) основные обязанности администрации;

5) рабочее время и его использование;

6) поощрение за успехи в работе;

7) ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

13. Управление конфликтами

Конфликт – это и столкновение противоречивых или несовместимых интересов, и неотъемлемый элемент человеческого существования, и обязательная составляющая организационной действительности, когда речь идет о несоответствии личных целей и задач. Собственно из противоречия личных целей и задач и возникает конфликт.

Субъектами конфликта являются участники спорного столкновения, в числе которых могут выступать как отдельные личности, так и группы, и даже целые организации.

Объектом конфликта становится то, на что претендует каждая из конфликтующих сторон и что вызывает их взаимное противодействие.

Теоретически конфликт можно рассматривать как некий процесс. И как всякий процесс он обладает собственной структурой, звеньями которой становятся следующие стадии:

1) инициация или возникновение, формирование конфликта. Эта стадия является отправной точкой конфликта, в ее рамках четко обозначаются те расхождения личных целей и задач, которые впоследствии приводят к вспышке противоречия;

2) протекание или процесс развития конфликта. Он может происходить в активной, в пассивной и в скрытой формах. Активная форма конфликта характеризуется целенаправленным изменением целей и задач оппонента. Пассивная форма предполагает максимально возможное взаимовыгодное изменение целей и задач. Скрытая форма конфликта

проявляется в попытке реализовать личные цели и задачи другими методами; 3) завершение или финальная стадия конфликта, предполагающая разрешение конфликта или переход его на другой виток развития. Психология и управление персоналом выделяют следующие виды конфликтов:

1) внутриличностный, основанный на несовпадении целей и задач организации с индивидами. Причиной его возникновения является определенная несогласованность личных целей и задач;

2) межличностный – является наиболее распространенным. Основывается на несогласованности целей, задач, взглядов, ценностей и темперамента сотрудников. Происходит в виде столкновения по вышеозначенным направлениям в рамках межличностных взаимоотношений;

3) горизонтальный – конфликт, возникающий между сотрудниками одного уровня иерархической лестницы;

4) вертикальный – конфликт, возникающий между подчиненными и руководителем;

5) быстротечный – конфликт, время завершения которого занимает сравнительно небольшое количество времени;

6) затяжной, т. е. конфликт, время разрешения которого занимает сравнительно большой промежуток времени.

В качестве вывода можно говорить о многомерности категории конфликта, а также о сложности управления им. Кроме того, поскольку конфликт оказывает огромное влияние на эффективность функционирования всей организационной системы в целом, проблема требует контроля и управления.

14. Технические средства управления. Самоменеджмент руководителя

Технические средства управления являются основными элементами организационной деятельности. Недостаточное внимание к средствам приводит к снижению эффективности функционирования организации и, в частности, к ухудшению работоспособности системы управления персоналом. К техническим средствам можно отнести их размещение, количество и качество оргтехники, освещенность помещения, офисную мебель и т. д. Простейший офисный стул, несоответствующий потребностям определенного сотрудника, приводит к дискомфорту и, соответственно, к снижению степени работоспособности вышеозначенного сотрудника.

Техническое сопровождение трудовой деятельности должно максимально соответствовать потребностям и интересам сотрудников организации.

Обращаясь к понятию самоменеджмент, необходимо иметь представление о централизованном и децентрализован ном управлении персоналом:

1) централизованная система управления персоналом – структурная подчиненность кадровой службы руководителю по администрированию. Причина подобного иерархического подчинения лежит в концентрации всех центральных координирующих служб в одну единую подсистему. Как правило, распоряжения руководителя кадровой службы носят обязательный характер для всех подразделений, которых они касаются;

2) децентрализация управления персоналом – ситуация, при которой роль отделов кадров в управлении персоналом весьма незначительна, а всю значимую часть работы осуществляет сам руководитель подразделения. Отделы кадров отделены от тех отделов, которые выполняют часть функций по управлению персоналом в организации (например, отдел охраны труда и техники безопасности; отдел организации труда и заработной платы; юридический отдел и др.). На предприятии складывается такая ситуация, когда отделы работают независимо друг от друга, не подчиняясь в том числе и службе управления персоналом. В связи с этим отдел кадров не является ни методическим, ни информационным, ни координационным центром кадровой политики на предприятии. Не менее важным и актуальным направлением теории менеджмента и теории управления персоналом является самоменеджмент. Самоменеджмент – организация деятельности определенного сотрудника в соответствии с теорией менеджмента, включающей цель, определение эффективности и планирование деятельности. Одним из видов самоменеджмента является «Тайм-менеджмент», что в переводе на русский язык будет означать «наука управления временем».

Следует обратить внимание на закономерную целесообразность использования самоменеджмента в практической деятельности не только руководителя предприятия или организации, но и рядовых сотрудников.

15. Система подготовки, переподготовки и повышения квалификации

Как правило, организация испытывает постоянный дефицит персонала, отвечающего определенным профессиональным и личностным требованиям, что оказывает огромное влияние на эффективность функционирования и конечную результативность организации. Поэтому возникает закономерная необходимость использования финансового и организационного ресурса для поддержания неизменности состояния персонала.

Для реализации данной цели применяется широкий набор методов и инструментов. К их числу относят подготовку, переподготовку и повышение квалификации кадров.

Обучение персонала может осуществляться как на предприятии, так и в других учебных центрах.

Методы обучения персонала:

1) обучение без отрыва от производства, заключающееся в прослушивании теоретического курса в профессионально-технической школе и в практической подготовке на собственном предприятии;

2) обучение с отрывом от работы – в специализированных профессионально-технических учебных заведениях или центрах подготовки кадров.

Первый метод обучения является более эффективным и экономичным, т. к. при этом сохраняется тесная связь с ежедневной работой, что облегчает параллельный учебный процесс работников, не приспособленных к обучению в аудиториях.

Подготовка персонала – это целенаправленное воздействие на персонал с целью его обучения, подготовки по определенному, новому для него направлению или виду деятельности. Основной целью подготовки становится обучение вновь принятых сотрудников тем знаниям, которые необходимы для выполнения возложенных для них трудовых обязанностей.

Переподготовка персонала представляет собой обучение штатных сотрудников для того, чтобы они могли выполнять обязанности, которые ранее на них не были возложены. Основной целью подобной переподготовки становится изменение профиля деятельности определенного сотрудника.

Повышение квалификации персонала основано на необходимости повышения качества и количества знаний, умений и навыков персонала для эффективного исполнения возложенных на них обязанностей. При этом не происходит радикального изменения профиля деятельности обучающегося сотрудника, поскольку основной акцент повышения квалификации поставлен на увеличение эффективности его настоящей трудовой деятельности.

Все рассматриваемые методы управления персоналом направлены на повышение эффективности персонала как одного из основных ресурсов организации. Эффективность организации полностью зависит от подготовки сотрудников для выполнения возложенных на них обязанностей при поставленных задачах.

16. Категории персонала управления

Организация как искусственное образование нуждается в постоянном, непосредственном управлении. Это необходимо не только для обеспечения ее функционирования, но и для достижения определенного уровня эффективности. Поэтому так важен правильный подбор кадров.

Сотрудников организации разделяют на два вида:

1) персонал, т. е. сотрудники, которые непосредственно обеспечивают функционирование организации. К ним можно отнести персонал нижнего и среднего звена. Личные качества сотрудников, их профессиональные навыки играют роль в существовании организации на рынке и ее дальнейшем процветании. Так, персонал является основой организации.

2) управленческий персонал, под которым подразумеваются те сотрудники, в обязанности которых входит осуществление непосредственного руководства организацией или ее подразделениями, а также персоналом. Первый вид считается относительно простым для управления. Эффективность его деятельности напрямую зависит от качества деятельности управленческого персонала.

Управленческий персонал как объект управления представляет собой наиболее сложную категорию. Это связано с тем, что именно от действий управленческих кадров зависит деятельность всей организации, а также политика и специфика предприятия. Качественное функционирование системы управления персоналом находится в непосредственном подчинении управленческого персонала. Из-за тесной взаимосвязи двух данных категорий определить непосредственную иерархию подчинения невозможно.

Отличительные черты управленческого персонала:

1) умственный характер работы сотрудников;

2) непосредственная ответственность за организацию;

3) заинтересованность в эффективности работы и получении положительных результатов организации.

Персонал управления организации разделяют на следующие категории:

1) высшее руководство организации, если речь идет о принятии решений, которые носят определяющий характер для функционирования организации. Это генеральный директор организации, заместитель директора, главный бухгалтер и т. п.;

2) специалисты, обеспечивающие деятельность высшего руководства организации, основной целью деятельности которых является предоставление высшему руководству достоверной и объективной информации для выработки эффективных решений;

3) служащие, целью работы которых является создание высшему руководству организации оптимальных условий их деятельности. Это советники, секретари и другие подобные категории работников.