Текст книги "Кто ворует твои деньги. Как найти «дыры» в своем бизнесе и перекрыть их"

Наталья Легеза
Кто ворует твои деньги. Как найти «дыры» в своем бизнесе и перекрыть их

Моему учителю Юрию Сташкиву посвящается.

Вступление

Автор готова поделиться, как она докатилась до такой жизни, что решила написать эту книгу.

Я заподозрила кражу денег у своих клиентов. Это был 2019 год. Я занималась аудитом бухгалтерии и закопалась в документах, проверяя данные. Тогда я в очередной раз убедилась в том, насколько необходимо рассказать собственникам и топ-менеджменту о том, как предотвращать хищения в компаниях. Если даже не предотвращать, то хотя бы научиться раскрывать схемы, по которым утекают сотни тысяч, а то и миллионы.

Я просто обязана изложить свой практический опыт и поделиться субъективным мнением.

За 22 года финансовой практики мне довелось повидать разные виды мошенничества. Так что, поделившись информацией, вполне возможно, я дам возможность другим людям посмотреть иным взглядом на финансовую деятельность компании и на процессы, происходящие в ней каждый день. Имя этим процессам – «живые» деньги, которые могут незаметно разворовываться, находя пути и лазейки в постоянной суете и круговерти операционной деятельности.

Все мы искренне верим в светлое и доброе начало, глядя на других людей. Этому нас учили в сказках нашего далекого детства. Но реальность такова, что соловьи-разбойники живут не только в былинах, а лиса Алиса и кот Базилио обманывают не одного Буратино.

Информирован – значит, вооружен необходимыми знаниями, и, как говорится, на мякине уже не проведешь.

А ведь в школе и университете нас не учат методам борьбы с мошенничеством.

И зря!

Может, некому преподавать такой предмет?

Или весь постсоветский истеблишмент решил промолчать, не раскрывая «все карты в колоде» для студентов.

Компетентность в этой области очень ценна, и нашим детям, и следующим поколениям будет все также необходима.

Против знаний и опыта не попрешь.

Наблюдайте, учитесь, слушайте внимательно.

Вокруг вас предприниматели делятся наблюдениями и историями бизнеса. И, если вы допускаете те же самые ошибки, что и они, не вините в них никого, кроме себя. Ведь судьба подавала знаки, но вы были легкомысленны и понадеялись на русское «авось».

Чудес в финансах не бывает, деньги они или есть – или их нет, третьего варианта не дано (кредитные карты не в счет).

Найдите время и обязательно прочитайте книгу Тимура Горяева «Шпаргалки для боссов. Жесткие и честные уроки управления, которые лучше выучить на чужом опыте». Тимур дает очень дельные советы о ценностях в компаниях.

И одна из этих обязательных ценностей – «У нас в компании никто не ворует».

Очень просто, не так ли? Только вот к объектам потенциального воровства относится все: от скрепки на столе до болта в цеху.

Не стану пересказывать содержание книги и приводить из нее цитаты. Думаю, если тема вам не безразлична, вы найдете время эту книгу прочитать. В некоторых главах, описывающих виды мошенничества, буду писать рецепты, так сказать, противоядия от возможных афер – практически работающих.

Конечно же, после прочтения этой книги не надо впадать в крайности – не надо, чтобы ваши сотрудники чувствовали себя, будто на скамье подсудимых под пристальным взглядом прокурора. Книга не для этого.

Руководя компанией, нужно быть, как в анекдоте про обезьяну, – и умной, и красивой.

Для придания определенной пикантности буду разбавлять главы историями из жизни, с которыми пришлось столкнуться. Честно говоря, воспоминания не из приятных, но они уже пережиты, притерты временем, и я рада, что могу поделиться ими с вами.

Приятного чтения, мои дорогие читатели.

С уважением к вам и вашему драгоценному времени,

Наталья Легеза

Глава 1. Правда

Приоткроем глаза на реальность происходящего: кому врут и что воруют.

В компаниях врут.

Кому:

• самим себе;

• руководству;

• клиентам;

• поставщикам;

• сотрудникам.

В компаниях воруют.

Что:

• деньги;

• товар;

• дебиторскую задолженность;

• информацию;

• время;

• клиентов;

• сотрудников.

Кто-то скажет: тоже мне, Америку открыли! Мол, знаем мы это, грамотные все, интернетом подкованные…

Между тем, все вышеперечисленное в конечном счете выливается в формулу, эквивалентную сумме, которой недосчитаются собственники, подводя итоги финансового года.

Что воруют у вас?

Стопроцентно – время и деньги.

Бесценное время!

Если деньги можно вернуть на счет, то потраченное, уже прожитое время не вернешь никогда. Нам не будет в этой жизни дважды по 27 лет, и мы не сможем компенсировать своему ребенку время, которое не уделили ему, когда он был совсем маленьким.

Именно потому время надо беречь, а не раздавать его даром, не тратить бесценные годы жизни на людей бестолковых и вороватых. Избавляйтесь от таких людей сразу, не давайте им времени на исправление. Не исправите никого, вы не вершитель судеб и не воспитатель трудовой колонии.

Простив человеку один раз воровство, вы лишь усугубите ситуацию, подадите дурной пример и сделаете только хуже – и своему бизнесу, и себе лично.

Человек меняется только тогда, когда он сам этого захочет. Некоторые люди не исправятся и не задумаются до конца своих дней. Не случайно же известная пословица предупреждает: «Горбатого могила исправит».

И еще один важный момент. Если вы подаете своему коллективу пример нечестности в отношении клиентов и поставщиков, не удивляйтесь, когда сотрудники будут вести себя точно так же по отношению к вам.

Исключите любые проявления обмана к вашему окружению, подавайте пример открытости и честности. Конечно, это не застрахует вас на 100 % и вряд ли вы в дальнейшем будете на своем пути встречать только честных людей, но поверьте – честности станет вокруг вас больше.

Ведь вы именно этого хотите? Хотя, может, вам нравится, когда вас обманывают, и вас это устраивает?

Глава 2. Ложь

В главе первой автор начнет издалека и попробует объяснить, почему ложь в компаниях бессмертна и как относиться к данному явлению.

Суббота, 9 утра, сидим с моим клиентом в кафе, общаемся, пьем кофе. Краткий, ни к чему не обязывающий разговор на тему: кто чем занимается, как идет бизнес…

Неожиданно Дмитрий с ходу выдает фразу:

– Все врут!

Трудно что-то возразить.

Да, все врут!

Особенно в бизнесе. Настоящий бизнес – клубок авантюр, интриг, игры. Без такого качества, как ложь, обойтись сложно.

Майкл Роуч в книге «Алмазный огранщик» призывает к абсолютной честности в бизнес-отношениях, хотя сам же и признает, что это весьма и весьма трудно. Конечно, можно по-разному относиться к маленькой лжи, и на этот счет есть множество мнений.

Все мы жаждем, чтобы нам говорили правду, правду и ничего, кроме правды.

Ведь так?

Но, если спросить любую женщину, что бы она хотела услышать по поводу своего внешнего вида – правду или все-таки сладкую ложь, думаю, что практически каждая женщина предпочтет услышать комплимент, даже совсем лживый. Чтобы поднять самооценку и сохранить хорошее настроение.

Тот же самый вопрос – к мужчинам.

Ну, конечно же, опять-таки… Для смягчения употребим эвфемизм «маленькая неправда».

Все хотят услышать, как замечательно выглядят, а не про синяки под глазами, пивное брюшко и наметившуюся лысину.

Так если данный фактор лжи так замечательно работает, когда дело касается внешности, откуда такое неприятие самого факта, что сотрудники нам лгут? Более того, их ложь нам противна и абсолютно неприемлема.

Но человек привыкает лгать. И не бывает так, чтобы где-то он врал, а в остальных случаях был абсолютно правдив. Точно также, привыкнув подворовывать на рабочем месте, он непременно проявит себя в супермаркете, пусть и не на краже, но на лишнем пакете или акционном товаре – словом, везде, где попахивает халявой.

Исключения бывают, не спорю. Есть весьма принципиальные люди, для кого честность – что на службе, что в супермаркете – святое.

Однако, если человек неправдив в какой-то сфере своей жизни, он неправдив везде.

А теперь представим себе абсолютно правдивого, прямолинейного человека.

Утро. В офис заходит «мистер Правдивость» и сходу раздает комплименты.

Секретарю:

– Что-то вы, милочка, сегодня совсем выглядите бледной, прямо как лист бумаги.

Бухгалтеру:

– Опять не успели маникюр сделать?

Начальнику отдела:

– Судя по всему, вчера допоздна гуляли – перегаром от вас прет за версту. А план, похоже, в этом месяце точно провалите.

Боссу:

– Опять сегодня будете по-черному оптовикам сливать, чтобы налогов меньше показать в этом месяце? А вообще-то я вам начал жестоко завидовать. Я на работу полтора часа на маршрутке трясусь, чтобы успеть вовремя, а вы от своей любовницы прямиком в офис с водителем, да на Лексусе, да и опаздывать вам явно несовестно…

Не представляю себе, чтобы такой сотрудник проработал больше трех дней в вашем сплоченном коллективе. Тут уже никакой тим-билдинг[1]1
  Тим-билдинг – групповые мероприятия в крупных компаниях, целью которых является укрепление командного духа путем совместных игр.


[Закрыть] не поможет.

Итак, делаем вывод: ложь повсеместно витает в воздухе и отравляет своим сладким ядом пространство.

Вопрос только в самой лжи, какая она? К чему относится и каков ее масштаб?

Мы определились с тем, что «маленькая неправда» в отношении внешнего вида и некоторых личностных качеств в офисе считается чуть ли не нормой.

А по части выполнения трудовых обязанностей?

Давайте разберем ложь, как инструмент коммуникации между сотрудниками торгового отдела и клиентами, предназначенный для увеличения объема продаж.

Здесь ложь уже начинает переходить в служебные обязанности. Ведь продавец, по сути – самый искусный лжец. И чем более мастерски он врет, тем больше продает. Маркетинг и реклама – два мощных рупора обмана и неправды. И дело тут касается всего: от мнимого падения цен до платья, которое примеряет клиентка в магазине – все хором орут, как оно ей к лицу, хотя выглядит она в нем как просроченная сарделька.

Но ведь это неважно.

Важно – продать!

Под любым предлогом.

Маркируем просроченный товар, выдаем фальшивки за оригинал, производим махинации с бонусами и карточками лояльности.

Все вокруг – лохи, только не мы сами, когда на рабочем месте. Ну, а за его пределами мы, увы, такие же лохи, как и все.

Без обид, пожалуйста.

Сотрудники входят в роль. И даже серые мыши в бухгалтерии вовлекаются в театр абсурда, и всем почему-то весело, если бы… все это не было столь грустно.

Вероятно, вы хотите узнать, а почему сотрудники врут лично вам?

Начнем с элементарного, например, с опоздания на работу. Предположим, некто опоздал к началу рабочего дня, и вы очень на него сердиты. Вы не берете в расчет, что вчера он «пересидел» в офисе два часа, потому что вам это было нужно. Но сегодня он опоздал, вы буквально испепеляете его взглядом и грозно требуете объяснений.

И чего вы ждете в ответ? Он честно признается, что проспал? Или станет публично каяться и клясться, будто «никогда больше»?

Напрасно. Ждите какой-нибудь душераздирающей истории с застрявшим лифтом или лопнувшей трубой…

Есть гораздо лучший способ, нежели метать громы и молнии. Если опоздание для вас действительно критично, прежде всего успокойтесь и попытайтесь, спокойно разобравшись в ситуации, устранить или хотя бы минимизировать причину нарушения дисциплины.

Хотя, возможно, у вас в данном случае очередной бзик на почве упоения собственной властью.

Тогда, позвольте спросить, почему вам так не нравится, когда сотрудник уходит домой ровно в 18.00, не оставшись на полчаса, чтобы доделать отчет? Вообще-то, если вы за вселенскую справедливость, то должны бы пинками выпихивать его из офиса – дисциплина же прежде всего, разве нет?

Между тем, довольно просто найти «золотую середину», консенсус, так сказать. Чтобы и волки были сыты, и овцы целы.

Если продавец, который должен открыть магазин вовремя, живет далеко и не успевает добраться, значит надо или самому выходить, или подстраховывать другим сотрудником. Либо искать работника в вашем районе, а этого, предположим, увольнять или переводить на другую позицию.

А все эти грозные вопросы: дескать, почему опоздал, негодяй, только провоцируют ложь в ответ. Потому что сотруднику не так важно устранить причину опоздания, как избежать наказания. Увольнять за подобное мелкое нарушение «офисный планктон» вы вряд ли станете, зато можете наказать рублем. А этого сейчас боятся даже больше, чем крайних мер.

Поднимем тему посложнее – выполнение отделом продаж плана. Почему здесь врут о выполнении плана и о том, что все под контролем? Потому, что «тянут кота за хвост», время-то тикает. Кто ж его знает, что день грядущий нам готовит? А вдруг тот самый рак на горе свистнет, случится чудо и план сам по себе выполнится? В соответствии с выражением: «Понадеемся на русский авось».

Напоминает историю про осла и падишаха.

Вот примерно так и в продажах.

А вдруг продадим? А не продадим, так сольем, а если не сольем, то затарим, а не затарим, так договоримся. Можно, даже не вывозя со склада, накладные на отгрузку сделать, ну, а в следующем месяце вернем. Так и сделаем квартальный объем. Премии получим, бонусы прогуляем, а там посмотрим. Может, уже и не до того будет.

Причина этой лжи примитивна – защитная реакция и надежда на будущие материальные блага.

В момент изложения неправдивой информации человек защищает себя от негативных последствий. Такая же инстинктивная реакция, как закрыть лицо рукой, если в него летит кулак или, скажем, стул.

Иными словами, если вы задаете вопрос, правдивый ответ на который повлечет за собой наказание (надуманное или спрогнозированное самим ответчиком), ответом на него будет ложь.

Кстати, этот навык мы приобретаем в детстве, и он очень хорошо закрепляется в подсознании, по-прежнему спасая нас от психологического или телесного насилия.

Возьмем для примера элементарный вопрос ребенку:

– Ты уроки сделал?

Необходимое уточнение: разговор идет воскресным вечером, за день дитя набегалось, и теперь ему уроки делать не хочется. Одно желание – прыгнуть в кровать и уснуть, как вариант – доиграть интересную игру на планшете.

Итак, каким может быть ответ?

Вариант первый – правдивый

– Нет, не сделал…

Решение родителя (последствия):

– Немедленно садись за стол и сделай, в конце концов, уроки!

Вывод: сказал правду – в ответ получил насилие, негатив.

Вариант второй – неправдивый.

– Сделал, конечно!

Решение родителя: молодец, иди отдыхать. Потому, что родитель сам устал и не против подвинуться к телевизору поближе с баночкой пива, бокальчиком вина или горстью семечек.

И какой вариант для ребенка выгодней? Ну, кто же сознательно выберет насилие… Даже малыш в состоянии оценить выгодность второй ситуации в отличие от первой.

То, что ложь будет разоблачена, еще не факт, и к тому же дальнейших сценариев, как выкрутиться из создавшейся ситуации, – великое множество.

Вот и выходит, что ложь – неотъемлемое качество человека, тем более – сотрудника.

Можно ли в таком случае нормально управлять командой. Вполне, только ответ лежит не в плоскости жестких наказаний лгунов, а в сфере вашего адекватного восприятия реальности. Иначе говоря, отношения к тем или иным новостям и проблемам.

Если вы неадекватный руководитель, который рвет и мечет по любому случаю, чего вы ждете от своих сотрудников? Как говорится, не дай Бог попасть такому начальнику под горячую руку. Нет уж, лучше врать и скрывать, а там – будь, что будет.

К сожалению, последствия такой политики не заставят себя ждать.

Тогда как же надо поступать, чтобы не провоцировать и не плодить ложь в коллективе?

• Прежде всего – разобраться в себе и собственном поведении в отношении клиентов и сотрудников. Врем или не врем?

• Пересмотреть свое отношение к сотрудникам, проанализировав хотя бы последние два-три конфликта. Что послужило причиной? Какой была ваша реакция?

• Составить и записать для памяти ключевые фразы – «якоря», на типовые ситуации провокации конфликтов, которые часто повторяются.

Приведу пример такого «якоря».

Сотрудник опоздал на работу. Обычная реакция – мгновенное раздражение. Негатив, обвиняющие фразы, обидные слова и угрозы.

«Якорь»

– Мой сотрудник всегда задерживается на работе, когда я его попрошу. Он лоялен ко мне и к компании. Насколько для меня критично его единичное опоздание на 15 минут?

Конечно же, это только один из вариантов адекватной реакции. Вы можете придумать их как минимум с десяток.

В любом случае, если вы почувствовали раздражение, лучше всего сделать паузу. Попробуйте взглянуть на ситуацию и на себя со стороны. Если вы злитесь, значит, ситуация влияет на вас, и вы зависимы от внешних обстоятельств. Более того, вы добровольно отравляете себя. Да-да, именно отравляете. Давно доказано, что в моменты злости и раздражения организм вырабатывает вредные для него ферменты.

Готовы отравлять себя? Если нет, меняйте свое отношение ко лжи. Работайте с причинами, а не со следствиями. И заодно задумайтесь: какое качество в большей степени облегчило бы вам жизнь: способность преодолевать трудности или умение их не создавать?

История из жизни.

В славном городе Л., где находился филиал компании, произошла курьезная история. В субботу экспедитор приехал с выручкой в офис. Кассир в своем кабинете была очень занята и попросила оставить пакет с деньгами на сейфе. Потом, торопясь домой, кассир, по ее словам, забыла переложить пакет в сейф. В понедельник утром пакета с деньгами на сейфе не оказалось.

Ключи от кассы были у кассира и директора филиала. В краже денег, разумеется, никто не сознался, но и кассир не была уверена, что экспедитор оставил пакет на сейфе, а не унес с собой назад. Итак, мы имели три персоны: экспедитор, кассир, директор филиала, и каждый утверждал, что денег не брал.

Пришлось обратиться в службу безопасности и проверить подозреваемых на детекторе лжи. В итоге виноватым оказался директор филиала, и историю, которую он рассказал, более чем странной не назовешь. Другими словами, причины воровства мы до конца так и не поняли. Директора сменили – и продолжили работать.

Глава 3. Виноватых нет

В этой главе мы приоткроем дверцу к пониманию причин мошенничества в финансовой сфере.

Мошенничество в финансовой сфере можно разделить на два вида:

• умышленное;

• неумышленное или, попросту говоря, – халатность во всей ее красе.

Причина умышленного мошенничества в финансовой сфере банальна, и формула ее:

бесконтрольность, помноженная на необходимость.

Бесконтрольность в компании проистекает либо из безграничного доверия сотрудникам, либо из некомпетентности – то есть неумения организовать контроль.

Полное и безоглядное доверие возникает, когда компания из маленького семейного бизнеса, где работали лишь семья, кумовья и родственники, вырастает в полноценную компанию, куда новомодный HR-отдел (отдел кадров, по-простому) нанимает новых сотрудников, так сказать, «с улицы» или через рекрутинговые агентства.

Многие собственники уже поняли, что на HR положиться нельзя, и стали достаточно активно внедрять на собеседованиях полиграф, он же – детектор лжи. Решение, конечно, технологичное, но многих (даже вполне себе честных) кандидатов может и отпугнуть своей неординарностью.

Вернувшись к формуле умышленного мошенничества, заметим, что, если один из ее компонентов представить равным нулю, то и вероятность хищения обнуляется. Ибо, когда бесконтрольности нет, даже присутствие необходимости сведет попытки к нулю.

Точно так же отсутствие необходимости (даже при бесконтрольности) сведет к минимуму хищение. Это характерно для высокооплачиваемого менеджмента, который дорожит своим местом, и вероятность «подмочить репутацию» для него близка по масштабу к вселенской катастрофе.

Говорят, простота хуже воровства, и я с этим, пожалуй, соглашусь. Поскольку, когда человек ворует, у него для этого есть абсолютно ясная причина, если хотите – умысел. А вот ситуации, когда человек по неосознанной некомпетентности или просто из-за безалаберности допускает халатность, объяснить, как правило, очень сложно.

Однако и в той, и в другой ситуации люди до последнего будут отрицать собственную причастность к случаю с негативными последствиями. Когда мошенничество выявится, никто не признается, что украл или допустил ситуацию, которая привела к потерям компании. Виноваты будут все, будут выдвигать разные версии и подозревать кого угодно, только не истинного виновника. И к этому надо быть готовыми.

Единственный выход здесь – факты, факты и еще раз факты.

Тяните за нитку, разматывайте клубок, копайте медленно и верно, не торопитесь с выводами и предположениями, отрабатывайте все версии. Идеальных преступлений не бывает, и, если чувствуете, что поймали за хвост, тяните. Вспомните свое поведение на рыбалке, когда, не торопясь, подсекали и вытаскивали рыбу. А будете торопиться – утопят концы в воду.

В наше время практически никто из аферистов не работает по принципу «чтобы комар носа не подточил». Действуют весьма топорно и не стремятся замести даже самые наглядные следы.

Потому, что ничего не боятся.

Нет страха, нет угрозы наказания, поэтому все «шито белыми нитками». Так что факты – на поверхности, только вот замечаете ли вы их?

Если спросите, мужчины или женщины чаще «химичат», скажу, что одинаково. Другое дело, что очень много женщин, попав под влияние «любимого», допускают хищения, за которые потом не получают ни малейшей выгоды, хотя страдают потом именно они. Помните, как в «Бриллиантовой руке»: не виноватая я, он сам пришел… Хотя там все-таки другой случай.

В таких «парных» аферах виноваты оба, и слепой любовью тут не оправдаешься, голова-то на плечах должна быть.

С другой стороны, в любой неприятной ситуации, когда кто-то в компании что-то украл, любого виноватого можно оправдать. Точнее, он сам себя оправдает. Ведь то, что для вас однозначно плохо, в его глазах если и не хорошо, то терпимо и наказания не требует. Причем каждый виновник способен привести в свое оправдание не менее десятка разных аргументов. И хотя проще всего категорично заявить, что подобному поступку нет оправданий, жизнь все-таки сложнее. Правда довольно часто – посередине.

И снова скажу: правда – на поверхности, только вот хотим ли мы ее увидеть?

Нет предела человеческой жадности, равно как и человеческой глупости. Но судить, кто прав, а кто виноват, можно лишь при условии, если картинку смотреть в формате 3D, а не как рисунок на стене.

О преступлении поговорили, теперь – о наказании. В былые времена с мошенниками и ворами особо не церемонились, нынче ситуация поменялась кардинально. В отношении физических лиц при тяжбе с лицом юридическим суд почему-то принимает сторону первого. В итоге «наказание» выглядит так: сотрудник уволился по собственному желанию, и ищи-свищи его. Страна большая, мир – тем более, нет проблем найти новое поле для мошеннического поприща. Впрочем, о делах судебных мы еще поговорим в свое время, а пока приходится констатировать горькую правду жизни.