Текст книги "Со мной хотят общаться"

Определите формат

Тест

Оцените по 10-балльной шкале, насколько верны для вас следующие утверждения (0 баллов – если абсолютно неверны, 10 баллов – если полностью верны).

• Вам неважно, в какое время дня и в каком месте состоится встреча с важным для вас человеком. Главное – чтобы она состоялась!

• Вы всегда занимаете в переговорной или в своем кабинете один и тот же излюбленный стул: вам так комфортнее.

• Вы не любите экспериментировать с модными форматами: мозговыми штурмами или «собраниями в ратуше» (town hall meeting[1]1
  В американском и канадском английском town hall meeting – неформальное собрание или мероприятие, открытое для всех живущих по соседству. Проходит в местных муниципальных зданиях. Участники представляют свои идеи и мнения, задают вопросы публичным людям, политикам и чиновникам. Очень редко на таких мероприятиях проходят голосования. Прим. ред.


[Закрыть]). Вам привычнее проводить оперативки и совещания, тем более что они всегда эффективны.

Если в совокупности вы набрали более 15 баллов, эта глава для вас!

Не буду скрывать – мне очень нравится понятие «формат». Это не только регламент, но и стиль и приемы дискуссии, установление жестких единых стандартов, которые никто не должен нарушать. Формат – это жанр, по законам которого должны играть все участники. Он касается места, где проходит общение, вашей одежды, установления и принятия единых правил игры для всех субъектов общения.

В хорошо знакомой мне индустрии телевидения понятие формата давно стало привычным и даже жестким правилом для всех творческих работников. Отступление от принятого (зачастую купленного!) формата карается жестоко, а на серьезных каналах и вовсе не допускается. Можете себе представить, чтобы Дмитрий Дибров сам начал отвечать на свои вопросы в программе «Кто хочет стать миллионером?», а в другой программе этого цикла вообще перестал задавать вопросы и начал брать интервью у участников?

Так что такое формат? Это жесткая конструкция. Принятая раз и навсегда – во всяком случае, пока она интересна зрителям и участникам.

Иногда телевизионные форматы шагают с экрана в жизнь – как знаменитый КВН или «Что? Где? Когда?» И вот уже в детских лагерях и домах культуры по всей России звучат «приветствия команд» или «вопросы от телезрителей».

Я уверена: чем точнее и жестче устанавливается формат события, тем легче всем его участникам и тем эффективнее оно проходит. Однако, к великому сожалению, многие деловые люди вообще не задумываются о формате общения.

Словом «собрание» обозначают самые разные форматы, сваленные в одну кучу: тут и отчет, и мозговой штурм, и оперативное совещание.

Не надо жалеть драгоценного времени, чтобы уточнить формат беседы, встречи или собрания. Как только появляется общественный договор, всем становится легче работать. Вы подошли к руководителю высокого ранга, вы давно просили его о встрече, и вот настал этот заветный час. Но совершенно неожиданно для вас помощник сообщает руководителю, что тому надо срочно отправляться наверх, к президенту компании. Вы расстроены, но и он напряжен и расстроен. Этот вызов ему непонятен, к тому же он не любит отказываться от намеченных планов. И он предлагает вам сопроводить его в соседнее здание к президенту, а по дороге «обсудить вопросы». Что произошло? Полная смена формата! И если вы это не учтете и не перекроите весь подготовленный разговор в соответствии с новым сценарием, то вряд ли вас ждет успех.

Да, есть такой формат – разговор о работе в условиях ограниченного времени, когда вам надо суметь обратить на себя внимание, но при этом соблюсти интересы всех сторон (понятно, что руководителю тоже надо дать возможность сосредоточиться перед походом к высокому чину). Я бы советовала выбросить из намеченного плана все мелкие и неприятные вопросы, но оставить (или даже прямо по дороге вспомнить и добавить!) ваши успехи и новые идеи, особенно те, о которых можно доложить наверх. Надо уметь и устанавливать формат, и менять его, если того требует ситуация.

На семинарах в госкорпорации «Росатом» топ-менеджеры спрашивали меня, как правильно выступать на митингах и собраниях в моногородах, если заранее известно, что люди настроены против уже принятых болезненных решений: сокращения персонала, вывода непрофильных активов и пр. Они и слушать ничего не желают! Им ненавистен сам вид приезжего московского менеджера, который «понятия не имеет» об их проблемах.

Я попросила всю группу подготовить несколько вариантов таких выступлений. И мы все вместе выбрали один, предложенный самым опытным товарищем с огромным стажем так называемой партийно-хозяйственной работы. Этот человек сказал буквально следующее: «А я бы не стал выступать на таком митинге. Нет, я пришел бы туда, но сказал с трибуны всего несколько фраз: я такой-то и такой-то, приехал к вам по поручению руководства концерна с заданием – обсудить ситуацию и найти решение, которое было бы оптимальным. Найти вместе с вами! Но на митинге мы ничего решить не сможем. Поэтому выбирайте делегацию. Я буду ждать вас через час в таком-то кабинете. И пока мы не придем к согласию, я никуда не уеду!» Что сделал этот человек? Он поменял формат – и превратил неудобный и обреченный на провал митинг в удобную и гораздо более конструктивную беседу.

Если вам назначают встречу, обратите внимание, где она пройдет. В рабочем кабинете или в соседнем кафе? Очевидно, это разные форматы общения. В кафе можно вести себя более раскрепощенно. И вряд ли ваш(-и) собеседник(-и) рассчитывают на время менее часа-полутора, так что можно спокойно обсуждать вопросы, изредка затрагивая посторонние темы.

А в рабочем кабинете вам приходится ценить каждую минуту человека, к которому вы пришли на прием. Кстати, не забывайте уточнить, сколько времени он может уделить общению с вами, – и следить по часам, чтобы не затянуть встречу.

Совещание можно проводить в совершенно разных форматах. Это может быть новая важная «установка» от руководства, и тогда формат предполагает несколько уточняющих вопросов от участников, не более того. Но бывают и совещания в формате мозгового штурма, когда руководитель сидит и слушает версии подчиненных и держит интригу до последнего момента, чтобы подвести черту и высказать одобрение какому-то варианту.

Если вам доводилось выступать в роли модератора, то вы наверняка обратили внимание на то, как важно напоминать аудитории и всем участникам события параметры выбранного формата. Я советую делать это настойчиво и несколько раз. Наверняка кто-то слышал, кто-то нет, и вообще – полезно напоминать людям о «правилах игры». Тогда и нарушений будет меньше. Устанавливать формат надо уметь! Это делается четко, ясно, при помощи самых простых фраз и слов – и желательно максимально коротко! Это похоже на вступление к телешоу: ведущий произносит несколько фраз, но мы уже понимаем, какую передачу смотрим и что нас может ожидать впереди. Вы замечали, что даже в популярных шоу, которые идут много лет подряд, каждый раз ведущий заново повторяет: «Разыгрывается такая-то сумма, у вас есть три подсказки» и т. д.? Это правило существует для тех, кто случайно впервые включил программу. Но оно совершенно не мешает и тем, кто давно стал ее поклонником, – наоборот, человек готовится к просмотру, у него, как говорится, «слюна выделяется» на любимое зрелище.

То же самое с форматом любых встреч, совещаний, круглых столов, заседаний, митингов и пресс-конференций. Напоминайте участникам, что и как будет происходить, – и они будут работать и участвовать в событии более эффективно. Проверено временем. И не только на себе.

Кто из известных вам людей мастерски выбирает тип (формат) встречи?

_____________________

_____________________

_____________________

Как они это делают?

1. Опытные коммуникаторы всегда заранее заботятся о выборе формата под свою цель и аудиторию. Они внимательны ко всем новшествам в этой сфере, жадно следят за лидерами бизнес-элиты и их форматами.

2. Они пробуют себя в разных форматах, отыскивая свой собственный, подходящий под их харизму и задачу.

3. Определив формат общения, они всегда строго держатся избранного стиля, внимательно следят за «правилами игры» в качестве модератора общения.

Сообщаете ли вы людям, с которыми общаетесь, формат мероприятия?

_____________________

_____________________

_____________________

Где вам комфортнее общаться: в кафе, офисе, переговорной?

_____________________

_____________________

_____________________

Какие форматы общения вам удаются лучше других?

_____________________

_____________________

_____________________

* * *

Если вы подошли пообщаться с человеком на общем празднике или в перерыве на конференции – поздоровайтесь, представьтесь и сразу же спросите, есть ли у него возможность уделить вам минуту внимания. Потом говорите ровно минуту, не больше. Если вам удастся «зацепить» человека и вызвать его интерес, то он сам продолжит общение сверх лимита.

* * *

Если вы выступаете перед аудиторией, то в самом начале (лучше после яркого вступления в стиле «игр-ледоколов»[2]2
  «Игры-ледоколы» (ice breaking games) – мероприятия, во время которых участников быстро знакомят друг с другом в игровой форме, чтобы дальше им было проще общаться. Например, людей произвольно разбивают на пары, ставят друг против друга и просят за полминуты запомнить как можно больше деталей в облике партнера. Потом устраивается проверка: партнеров ставят спина к спине, что-то меняют в облике обоих, а затем, снова попросив их повернуться друг к другу, предлагают за минуту определить, что изменилось. Прим. ред.


[Закрыть], чтобы увлечь людей с первых же секунд!) надо обязательно сообщить, сколько времени вы будете говорить и какую роль отводите слушателям (например, «Я буду говорить в два раза меньше 10 минут, отпущенных регламентом, поскольку рассчитываю услышать ваши вопросы»).

* * *

Не забывайте, что ваша одежда, мимика и движения – тоже часть формата. Иногда люди нарушают формат и вызывают явное осуждение окружающих – цветом волос, глубоким декольте, свободным стилем поведения. Порой это делается специально, но тогда вы точно должны заранее представлять себе, с какой реакцией столкнетесь и какова ваша цель.

Почувствуйте момент

Тест

Оцените по 10-балльной шкале, насколько верны для вас следующие утверждения (0 баллов – если абсолютно неверны, 10 баллов – если полностью верны).

• Вы человек серьезный, поэтому не любите менять избранный вами стиль общения, даже если происходит форс-мажор.

• Вам трудно реагировать мгновенно, если что-то вдруг пошло не по сценарию. Вы тот человек, к которому нужные слова приходят уже после того, как что-то случилось.

• Вы не любите читать и просматривать новости политики, спорта, шоу-бизнеса. Вас интересуют только те новости экономики, которые напрямую затрагивают ваш бизнес.

Если в совокупности вы набрали более 15 баллов, эта глава для вас!

Сегодня стало модно говорить об эмоциональном интеллекте, так называемом EQ (Emotional Quotient) – в противовес (или в дополнение) к известному показателю интеллекта IQ.

Как я это понимаю? В советском обществе детей учили уважать отличников, и успешность или неуспешность маленького человека определялась исключительно его оценками по главным предметам: физике, математике, химии, литературе. Однако именно эти «умники и умницы» часто уступали одноклассникам в вопросах дружбы, чуткости, даже лидерства: социальная группа школьников устанавливала свои правила иерархии, и их оценки редко совпадали с оценками в дневниках. Сегодня человек с высоким социальным чутьем во многих сферах ценится не меньше, а порой даже больше, чем человек, нашпигованный знаниями.

Известно, что лучший работник – не только тот, кто умеет лучше других сделать тот или иной продукт, но еще и тот, кто умеет этот продукт достойно представить в разных ситуациях, и тот, кто может отстоять его перед конкурентами: продавец, переговорщик, пиарщик, дипломат.

Люди с высоким эмоциональным интеллектом всегда понимают и чувствуют момент, когда надо замолчать или, наоборот, вступить в общение. Люди с высоким IQ, к сожалению, вообще часто не попадают в такт разговору и общению. Они не владеют концепцией «момента».

Так что это такое и почему я ставлю это понятие на один уровень с понятиями «аудитория» и «формат»?

Есть всем известные словосочетания – «упустил момент» и «поймал момент». Есть прилагательные, которые часто употребляют в связке со словом «момент», – «неудачный» или «удачный». Как избежать первого и добиться второго?

Надо уметь наблюдать за событиями и людьми. Лучше дождаться своего момента, чем попасть впросак.

Вы точно знаете, что можете сообщить нечто важное людям, и эта информация отобрана вами с пониманием целевой аудитории. Ваши сведения им действительно нужны, они продвинут вашу компанию и вас лично! Но если вы начнете говорить в тот момент, когда после удачных переговоров разливается шампанское по бокалам и высокопоставленное лицо готовится сказать тост, вас вряд ли станут слушать. Более того, вы можете навсегда утратить репутацию умного человека.

А если остается мало времени, но вы так и не нашли момент для того, чтобы высказать свою мысль? Уверена: его можно и нужно организовывать. Я наблюдала сотню раз, как легко это делают дипломаты и политики, харизматичные лидеры и просто хороший тамада во время застолья. Во-первых, вам может помочь знание текущих событий в стране и в мире – но надо опять же выбрать именно те, которые всех интересуют, и желательно такие, которые еще не всем известны! Вы выиграете, если обратите на себя внимание, сообщив интересную информацию, только что полученную из интернета. Советую начать с короткой фразы: «Смотрите, только что появилась информация, что Папу Римского избрали!» Или: «Слышали? Новая версия о смерти Березовского – самоубийство доказано…» Или: «Вы знаете, что в России теперь будет сразу две национальные сборные по женскому биатлону…»

Предупреждаю: не в каждой компании и не в любой ситуации вы сможете таким образом привлечь к себе внимание, но прием вам пригодится. Я советую своим ученикам смотреть новостную ленту почаще – это хорошее подспорье, чтобы обратить на себя благосклонное внимание аудитории, а затем воспользоваться этим, перейдя к тому сообщению, ради которого вы здесь находитесь. Новостная лента может пригодиться в качестве «фишки» во время вашей речи: свежие новости всегда всех интересуют! Неслучайно многие разговоры начинаются с обсуждения погоды. Это своего рода разминка: люди пытаются понять, подходит ли момент для того, чтобы перейти к чему-то серьезному, или нет. Погода – то, что всем всегда интересно! Тема нетрудная и не опасная. Можно за эти несколько секунд приглядеться к людям.

Иногда момент – настолько мощный фактор, что надо суметь отказаться от всех ваших амбициозных планов. В доме повешенного, как известно, не говорят о веревке. Вы не можете подать реплику об успехах своего подразделения в момент, когда президент корпорации обрушился с критикой на ваших коллег. Вы не можете призывать людей на митинге работать больше и лучше, если вчера с предприятия уволили две сотни людей. Ваши слова могут быть справедливы по существу, но эмоционально они не подходят для аудитории: не тот момент.

Если нет подобной форс-мажорной ситуации, то подходящий момент вполне можно – и даже нужно! – организовать.

Например, идет совещание, на котором вы очень хотели выступить (и это важно для того коллектива, который стоит за вами!), – но в регламенте не предусмотрено дискуссий. Вы всегда можете попросить модератора дать вам минуту (или даже полминуты!) для «реплики». Не верю, что вам откажут. На реплику любой, самый строгий модератор реагирует благосклонно. Реплика – это коротко и, как правило, неожиданно и живо. Но ее следует хорошо продумать. Это должна быть очень важная реплика, которую нельзя не заметить, от которой невозможно отмахнуться. И если собрание уже заканчивается, вы имеете шанс после удачной короткой реплики получить согласие на аудиенцию. Или вам, возможно, поручат подготовить выступление на эту острую важную тему к следующему собранию.

Браво, вы не упустили свой момент! Конечно, при условии, что ваша важная реплика не прозвучала в двенадцать ночи, когда все устали и мечтают разойтись по домам. В такой момент каждая новая реплика грозит затянуть и так слишком долгое собрание, и предпочтительнее отложить ее до лучших времен.

Момент – это то положение, в котором оказались вы и ваша потенциальная аудитория в данную минуту в данном месте. Кроме того, под моментом я понимаю все важные события, которые происходят в данную минуту на планете Земля. Если руководитель болеет и в плохом настроении, в этот момент не стоит обращаться к нему со сложными вопросами. Если ваш коллектив готовится праздновать Новый год – это неподходящий момент, чтобы сообщать о сокращении заработной платы на следующий год. Хороший продюсер никогда не придет к директору телевизионного канала с предложением новых идей в день, когда еще не пришли сводки о рейтингах за неделю. А вот если они пришли и сам продюсер убедился, что у канала полная беда с дневным вещанием, самое время идти к нему с предложением «решить его проблему»!

Гроза за окном, все повернулись поглядеть на гром и молнии – самое время использовать момент и пошутить, что в вашем докладе гром и молнии тоже будут! Или спросить, у всех ли есть зонты. Если у кого-то их не окажется, вы опять же можете пошутить, что общение продолжится до окончания грозы.

Но если утром случилась катастрофа и погибли люди, вы должны пересмотреть картину вашего дня и, возможно, отказаться от первоначального плана своих разговоров и выступлений.

Кто из известных вам людей всегда лучше других чувствует момент?

________________________

________________________

________________________

Как они это делают?

1. Опытный коммуникатор ощущает себя свидетелем всех событий, которые происходят на планете Земля в данный момент. Если происходит что-то важное, он всегда сообщает об этом людям и обязательно добавляет свои комментарии.

2. Они внимательно следят за мельчайшими изменениями в поведении аудитории, точно угадывая причину реакций (усталость, гроза за окном, интересный спортивный матч).

3. Они легко отказываются от подготовленного сообщения, если уверены, что момент «неподходящий».

Умеете ли вы реагировать на непредвиденные ситуации?

________________________

________________________

________________________

Вспомните, был ли в вашей жизни случай, когда момент для общения оказался неудачным. И что вы сделали?

________________________

________________________

________________________

Какую новость сегодняшнего дня можно легко использовать в общении с другими людьми?

________________________

________________________

________________________

* * *

Следите за реакцией людей, с которыми общаетесь. Как только их глаза начинают выдавать беспокойство или скуку – сразу закругляйтесь! Или спасайте положение хорошей шуткой, самоиронией, интересным свежим анекдотом.

* * *

Научитесь следить за новостной лентой. Люди всегда с огромным энтузиазмом слушают о происходящем. Пользуйтесь этим, будьте первым, кто сообщит интересную новость. Кстати, полезно смотреть сайт своей компании: там вы тоже найдете неожиданные сообщения, которые могут вам помочь в общении с коллегами и с людьми извне.

* * *

Привыкайте к тому, что вы должны отказаться от выбранной цели и формата общения, если вдруг его сиятельство Момент сработает против вас. Простой пример: у руководителя родился ребенок, а вы в этот день записаны на прием и подготовились к достаточно сложному разговору. Меняйте ваши тезисы, готовьте только самые легкие и приятные темы для обсуждения. И не забудьте поздравить!

Тесты на усвоение формулы «цель – аудитория – формат – момент»

1. Вам предстоит выступить с презентацией перед новым руководством компании. Вы подготовили доклад в том стиле, который был принят при прошлом руководителе. Однако новый глава прерывает вас на первой же минуте и просит говорить «четче, быстрее и по делу». Вы смущены, все взгляды обращены на вас. Какой пункт формулы вы нарушили? (Ответы см. в конце книги.)

2. Ситуация та же. Как вам поступить, соблюдая формулу эффективной коммуникации?

3. Вы выступаете в большой аудитории, вас хорошо принимают. В зале устанавливается нужная вам атмосфера. И в этот момент за стеной начинают что-то долбить, сверлить, шуметь. Люди раздражены, вам трудно говорить, организаторов в зале нет. Что делать? Выберите один из трех вариантов ответа.

А. Вы звоните организаторам встречи, просите их разобраться с ситуацией и восстановить порядок.

Б. Вы предлагаете кому-то из присутствующих пойти в соседнюю аудиторию и попросить восстановить тишину на время лекции/тренинга. При этом вовсе не факт, что его послушают.

В. Вы продолжаете доклад, прокомментировав, что в трудных условиях вы надеетесь на поддержку зала. Возможно, вам придется громче говорить и ближе подойти к аудитории или попросить людей с задних рядов сесть к вам поближе. Вы должны сплотиться, стать командой, раз уж обстоятельства против вас.

Эту историю мне рассказал мой ученик, выпускник, а ныне финансовый директор Московской школы управления Сколково Максим Фельдман.

Учеба, в зале – аншлаг. У доски ведущий преподаватель экономики из Гарварда, лекция супер! Но! Именно в этот момент проходит лыжная эстафета на Олимпиаде в Сочи, и наши спортсмены сражаются за первое место.

Ребята заглядывают в свои гаджеты каждую секунду, обсуждают шансы наших спортсменов и при этом героически пытаются слушать блестящего профессора. Естественно, он чувствует: что-то не так.

И вот он резко прерывает лекцию, подходит к одному из студентов и спрашивает: «Что происходит? Что именно вас всех волнует, кроме лекции?» Студенты честно отвечают на вопрос. И тогда профессор выводит картинку из интернета на большой экран и начинает болеть за наших спортсменов вместе со всей группой! Лекцию он перенес на более позднее время.

Вопрос: этот кейс демонстрирует одну из частей формулы эффективной коммуникации. Какую именно?