Текст книги "Переговоры. Организация. Протокол. Этикет"

Выбор и обмен подарками

После окончания переговоров обычно происходит обмен подарками, причем первыми подарки преподносят хозяева, давая тем самым знак к окончанию мероприятия. Уместно заранее знать, будут ли гости дарить подарки всем участникам встречи. В этом случае хозяева также должны предусмотреть подарки для всех членов делегации.

Однако вопрос, что подарить главе делегации, в том числе и деловому партнеру все еще является предметом дискуссий среди сотрудников протокольных служб.

Существует ряд определенных критериев, в соответствии с которыми стоит делать выбор в пользу того или иного предмета:

• подарок не должен быть слишком дешевым;

• вещь должна быть высокого качества и, желательно, произведенная в стране дарителя;

• деловой этикет не разрешает преподносить личные и, тем более, интимные подарки.

Подарки нужно обязательно преподносить в красивой упаковке, чтобы не подумали, что у вас не было времени или желания это сделать. Небрежно запакованный подарок говорит о том, что вам все равно, как это воспримет получатель. Цвет упаковки может быть любым, кроме белого и черного, поскольку во многих странах, особенно на Востоке, это цвета траура. Поздравительную открытку также желательно красочно оформить и избегать открыток с заранее написанными пожеланиями. Если на деловые переговоры приглашаете вы, то подарки обычно вручаются в конце мероприятия, причем хозяин первым вручает подарок главному гостю, а его заместитель или кто-то из сотрудников раздает подарки остальным участникам встречи, начиная с женщин.

Подарок в европейских странах иногда можно преподносить левой рукой, оставив правую для рукопожатия. В мусульманских странах так делать ни в коем случае нельзя, поскольку левая рука там считается «грязной».

Ритуал приема подарков практически одинаков во всех странах. Принимать их надо, как правило, двумя руками, с радостью, обязательно развернуть упаковку и посмотреть, однако только в том случае, если трудно определить, что под ней находится. Нет необходимости разворачивать бутылки или вазы, но книгу или альбом надо непременно перелистать и во всех случаях выразить дарителю свою благодарность, даже если подарок вас не очень обрадовал.

Принято сразу разворачивать подарки и выразить удовлетворение и восторг. Но есть и исключения из этого правила. Подарки в причудливой упаковке в красивой бумаге, с лентами и бантиками лучше не разворачивать, а поставить на специальный столик для подарков.

Хорошим подарком может быть книга. Но ее никогда нельзя подписывать: на это имеют право только авторы. Вместо подписи можно вложить в книгу красочную открытку со словами поздравления или визитную карточку с соответствующими пометками простым карандашом. Кроме того, не следует вручать тяжелые книги или альбомы тем, кто собирается улетать: ваш ценный подарок вполне может быть «забыт» в гостинице, чтобы не платить за перегруз багажа.

Кстати, если подарок особо тщательно завернут и украшен бантами или красивыми лентами, считается невежливым разворачивать его сразу же, если только даритель сам не предложит посмотреть подарок.

Порядок встречи делегаций

Ранг и должность встречающих не всегда должна соответствовать рангу и должности приезжающего главы делегации. Все зависит от местной протокольной практики, том числе и от того, на каком уровне и с какими почестями ранее был встречен глава принимающей стороны. Однако, практически в любом случае, прибытие на вокзал или аэропорт равного по должности или рангу встречающего самым положительным образом сказывается на характере последующих переговоров, если, конечно, не предполагается обсуждение серьезных разногласий, возникших в ходе предыдущих встреч и бесед с партнерами.

Если гость прибывает с супругой, то желательно, особенно в том случае, если супруги знакомы, чтобы встречающий также прибыл вдвоем. Супруге главы делегации принято вручать букет живых цветов. Небольшие букеты живых цветов раздают всем женщинам, входящим в состав делегации, однако супруге гостя дарится более роскошный букет, чем всем остальным. Если же глава прибывшей делегации – женщина, то цветы преподносят только ей. Мужчинам – руководителям делегаций – цветы не дарят.

Не принято нынче встречать и «хлебом-солью» из-за соображений гигиены и неудобства процедуры, незнакомой в странах Западной Европы и других частях света.

Главный встречающий здоровается и представляется первым, затем представляет свою супругу и сотрудников, которые приехали вместе с ним. После этого глава прибывшей делегации в такой же последовательности представляет членов своей делегации.

По пути к автомобилям глава принимающей стороны беседует с главой делегации. Супругу обычно сопровождает либо супруга главы принимающей стороны, либо другой сотрудник или сотрудница, ответственные за «женскую» программу пребывания делегации.

Рассадка по автомобилям производится в следующем порядке: машина подается таким образом, чтобы правая задняя дверь по ходу движения была обращена к тротуару. Первым садится глава делегации, которому открывает правую заднюю дверь один из встречающих, а другой одновременно открывает левую дверь и приглашает сесть супругу главы делегации. На переднее сидение рядом с водителем садится главный встречающий, но только в том случае, если он владеет соответствующим иностранным языком. Если нет, то тогда необходимо заказывать многоместный автомобиль с сидениями напротив друг друга, к котором комфортно можно было бы посадить переводчика и других сопровождающих лиц.

Если глава делегации прибывает без супруги, то глава принимающей стороны занимает место на заднем сидении слева от него, а переводчик или лицо, ответственное за протокол, садится на кресло рядом с водителем либо на откидное кресло напротив. По прибытии в гостиницу или резиденцию автомобили останавливаются таким образом, чтобы выход был с правой стороны по ходу движения. Первым из автомашины выходит сопровождающее лицо и открывает дверь вначале главе делегации, затем его супруге. Этот жест может выполнить и портье гостиницы, либо один из встречающих сотрудников принимающей стороны, заблаговременно прибывший в отель или резиденцию. Во всяком случае, о процедуре открытия дверей необходимо договариваться заранее, чтобы не возникло замешательства. Протокольная практика также предписывает, что сами гости не должны ни открывать, ни закрывать двери автомобиля.

После получения гостями ключей от номеров встречающие покидают отель или резиденцию, договорившись с прибывшими о времени и месте сбора делегации. В назначенное время и без опоздания гостей встречает ответственный сотрудник предприятия или организации, который провожает их к автомобилям, рассаживает в протокольном порядке, после чего кортеж направляется к месту проведения переговоров. Важно правильно указать соответствующее место главе делегации, а остальные в этом случае могут рассаживаться в произвольном порядке. Если же для делегации подано несколько автомобилей, то желательно их нумеровать для простоты рассадки.

Иногда глава предприятия или учреждения встречает руководителя делегации «на пороге». Этот жест, как правило, бывает ответным либо вызван особым статусом гостя. Однако, как правило, если делегация прибывает на переговоры, то уровень начальника протокольной службы вполне соответствует общепринятой практике.

По прибытии к месту переговоров глава принимающей стороны может предложить короткую встречу только с главой делегации, если заранее это было согласовано, и только потом присоединиться ко всем участникам переговоров. В этом случае следует позаботиться, чем их занять, чтобы ожидание оказалось не слишком утомительным.

Число участников переговоров от принимающей стороны, как правило, определяется не столько количеством гостей, сколько их должностями и кругом обсуждаемых вопросов. Иногда делегацию из десяти-пятнадцати человек вполне может принять только руководитель и его заместитель. При этом принимающая сторона обязательно должна позаботиться о переводчике, несмотря на то, что делегации обычно приезжают со своим переводчиком. Если не предусмотрен синхронный перевод, то каждый из них переводит только слова своего руководителя и членов своей делегации.

Для того, чтобы беседа носила более доверительный и конструктивный характер, необходимо, по возможности, заранее познакомиться с биографиями членов делегации и с их высказываниями в публичном прессе по вопросам, представляющим взаимный интерес.

Обмен визитками

Деловая визитная карточка включает официальные сведения на понятном партнеру языке; обязательно указываются имя, отчество, фамилия, должность, название и реквизиты компании (они могут быть размещены в верхней части визитки). Пишется вначале имя, потом фамилия, однако на визитках представителей Китая и других стран Востока вначале принято писать фамилию их владельцев, затем имя.

Для оформления визитки используется фирменный стиль компании, логотип и т. п. Дизайн визитных карточек должен быть строгий, а цвет подложки таким, чтобы текст легко читался. Важно также отметить, что в мировой практике не принято использовать оборотную сторону визитки для дублирования сведений о ее владельце на иностранном языке. Исключение составляют визитные карточки представителей стран, где в письме используется нетипичный шрифт. В этом случае, текст визитки дублируется на обороте на английском, французском или немецком языках.

Особо следует сказать о визитках для российских государственных служащих. Они изготавливаются из бумаги хорошего качества, на них размещается изображение (чаще всего путем тиснения) государственного герба России или же герба региона, города, районного или муниципального образования. На визитных карточках дипломатов также печатается герб их страны, а представители международных организаций размещают на своих визитках соответствующий логотип. На визитных карточках супруг послов пишутся только их имена и фамилии.

В момент знакомства представляться визиткой необходимо сразу же после того, как заданы общепринятые вопросы («Как долетели?», «Как себя чувствуете?», «Как устроились в гостинице?»). Первым вручает визитку старший по должности. При этом партнерам из стран Ближнего Востока принято передавать визитку двумя руками, остальным – одной рукой, но непременно правой (поскольку левая рука в ряде стран считается «нечистой»).

Получатель, выражая почтение, должен внимательно, но непродолжительно рассмотреть визитную карточку и обязательно отреагировать в доброжелательной форме. Это может быть обычная фраза вежливости: «Спасибо, господин Смит», «Очень приятно, Маргарита Алексеевна» или «Господин вице-президент, очень рад с вами познакомиться», «Спасибо, я много слышал о вас, господин Браун». После этого визитная карточка аккуратно убирается в визитницу, которая должна быть изготовлена из хорошей кожи или благородного металла и иметь привлекательный вид. Ни в коем случае нельзя доставать визитку из карманов брюк или нагрудного кармана пиджака, из бумажника, блокнота и тому подобных, не подходящих для этого мест. Место визитницы – только во внутреннем кармане пиджака или в дамской сумочке.

Если визитная карточка передается во время деловой беседы за столом, то ее не следует убирать до момента окончания переговоров.

Рассадка за столом переговоров

Порядок рассадки на переговорах с участием делегаций таков: для главы делегации предусматривается место напротив главы принимающей стороны (иногда их кресла чуть отодвигают из общего ряда), для остальных – согласно табличкам, учитывающим должностную иерархию, исходя из общепринятого принципа «правой руки». В то же время, для «симметрии должностей», принимающая сторона может выполнить рассадку с нарушением общепринятого правила и посадить сотрудников по принципу «левой стороны» по принципу зеркального отображения. В этом случае иерархический ряд подскажут таблички и не будет никаких недоразумений. Напротив, такая рассадка облегчает общение равных по должности участников переговоров. В то же время «зеркальный» порядок рассадки уместно согласовать заранее с протокольными службами обеих сторон. Иногда главы делегаций садятся на кресла, стоящие рядом или же разделенные журнальным столиком, а члены делегаций – друг напротив друга. Такой порядок рассадки становится все более популярным не только на Востоке, но и на Западе.

Для быстрой рассадки участников за переговорным столом и для удобства общения следует, как уже упоминалось выше, заранее поставить на него таблички с именами и фамилиями членов делегаций таким образом, чтобы они легко читались на расстоянии ширины стола на понятном обеим сторонам языке.

Порядок рассадки сразу нескольких делегаций (в случае многосторонних переговоров) зависит от планировки зала. Принято рассаживать делегации в алфавитном порядке, определяемым правилами процедуры конференции или обычаем, принятым в организации-хозяйке встречи. Если в переговорах участвуют более двух делегаций, то они рассаживаются в алфавитном порядке по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола. За основу рассадки может быть принят алфавит различных рабочих национальных языков – чаще всего английский или французский, Например, рабочими языками ООН являются английский, арабский, испанский, китайский, русский и французский. Рабочими языками ОБСЕ – английский, испанский, итальянский, немецкий, русский и французский. В качестве рабочего языка СНГ принято считать русский. После того как выбран язык, рассадка не обязательно начинается с первой буквы алфавита выбранного языка. Иногда для определения страны, с которой следует начинать рассадку, проводится жеребьевка.

Если переговоры проходят с участием переводчиков, то их место – слева от глав делегаций либо на стульях сзади.

Руководители делегаций осуществляют председательские функции по очереди, обычно в алфавитном порядке или же по договоренности, что на первом заседании председательствует глава принимающей стороны, а далее – по алфавиту, в соответствии с названиями стран-участниц переговоров.

Правила работы переводчиков

Довольно часто общение лиц, участвующих в международных встречах, может протекать и без участия переводчиков, особенно если требуется использование языков, имеющих мировое распространение, – английского, французского, немецкого. Однако, как только от простого общения надо перейти к серьезной беседе, четко изложить свое видение той или иной проблемы, когда каждое неточное слово или выражение может привести к нежелательным последствиям для одной или обеих сторон и другим неприятностям, лучше не рисковать и прибегнуть к услугам переводчика.

Как правило, каждая из сторон, участвующих в переговорах, включает в состав делегаций и рабочих групп своего переводчика, а может быть, и нескольких.

В деловых встречах и переговорах переводчик находится в своеобразном положении. С одной стороны, его услуги необходимы, а следовательно, он – обязательный участник переговоров. Но своеобразие его положения состоит в том, что его присутствие не должно быть заметно. Переводчик – всего лишь «инструмент», с помощью которого процесс деловых международных переговоров протекает наиболее эффективно. Используя услуги переводчика, участник переговоров во время перевода предыдущей фразы имеет дополнительное время на обдумывание высказанных им идей и предложений, поскольку время, затрачиваемое переводчиком на перевод предыдущей фразы, для участника переговоров – пауза, позволяющая лучше обдумать будущие слова, сконцентрировать свое внимание на смысле и содержании своих будущих фраз.

Переводчик не должен давать свою эмоциональную окраску переводимым фразам и ни в коем случае не комментировать их или же высказывать свое личное отношение к тому, что происходит во время переговоров. Он обязан абсолютно точно передавать не только смысл высказываний, но и их эмоциональную окраску, стиль речи говорящего и даже, по возможности, его темп речи.

Естественно, это требует от переводчика большого физического и эмоционального напряжения. Поэтому желательно, чтобы выступающие использовали короткие фразы, которые должны быть предельно простыми, избегать, а лучше и вовсе не употреблять редких метафор, идиоматических выражений, пословиц и поговорок. Дело в том, что лишь очень квалифицированный переводчик умеет быстро сориентироваться и подыскать аналогичную поговорку или идиоматическое выражение на том языке, на который он переводит. Иногда он может не уловить смысла фразы и перевести ее не вполне точно. Бывает также, что переводчик хочет уточнить для себя содержание высказывания и поэтому переспрашивает того, чьи слова он должен перевести. И в том, и в другом случае говорящему не следует выказывать недовольства, раздражения, делать замечания переводчику, поскольку это может отразиться негативно на качестве его работы. Кроме того, лицо, которому переводят высказывание, может, не разобравшись в разговоре на чужом языке, отнести неудовольствие и раздражение на свой счет, что повлечет непредсказуемые последствия. Грамотный, этически образованный руководитель всегда должен проявлять заботу о переводчике, учитывать специфические условия его труда и во время переговоров относится к переводчику с должным уважением. Принято, что в конце переговоров руководители делегаций благодарят не только организаторов, но и всех переводчиков.

Во время деловых приемов переводчик размещается слева от того лица, чью речь надо будет переводить, либо садится сзади. Если услуги переводчика не требуются во время беседы за столом, его могут пересадить на другое место, которое он покидает лишь тогда, когда надо приступить к переводу, садясь сзади того лица, чью речь поручено переводить. Если речь произносится стоя, то переводчик также обязан встать вместе с говорящим, а сесть только после окончания перевода.

Считается, что самый лучший переводчик – тот, который незаметен при общении и, вместе с тем, обеспечивает это общение таким образом, что партнерам по переговорам начинает казаться, что они общаются друг с другом на понятном им обоим языке.

Глава 4
Об искусстве переговоров

Главное качество переговорщика заключается в умении убеждать партнера. Следует выработать определенный стиль поведения при стремлении сторон достичь договоренностей, который состоит в способности внимательно слушать собеседника, отвечать точно и, по существу, быть тонким психологом, что будет способствовать «проникновению в мысли и намерения» тех, с кем предстоит договариваться. Для усиления своих позиций надлежит изучить «умонастроение и устремления», познать «состояние дел», «страсти», «интересы», рассуждения противоположной стороны.

Слово всегда играло особую роль в межгосударственных отношениях. Еще Демосфен, великий оратор и политик Древней Греции, критикуя дипломатию посла Эсхина в своей речи «О преступном посольстве», указал на огромное значение слова в дипломатии: «Послы не имеют в своем распоряжении ни боевых кораблей, ни тяжелой пехоты, ни крепостей: их оружие – слова и благоприятные возможности». Главное – «вовремя принять необходимое решение», «воспользоваться удобным стечением обстоятельств», «не упустить благоприятные возможности», поскольку они мимолетны при проведении важных переговоров. «Если они упущены, то упущены навсегда.

Посол, который медлит и не дает воспользоваться удобным стечением обстоятельств, не просто упускает благоприятные возможности, а теряет власть над событиями».

Иногда бывают ситуации, когда никакое стечение обстоятельств и никакие доводы на действуют. Например, в антироссийском консенсусе есть четкое убеждение, что, во-первых, Владимир Путин «незаконно аннексировал» часть украинской территории, а, во-вторых, с его ведома якобы осуществлялось «хакерское вмешательство в избирательный процесс в США в 2016 году». Позиция нашей страны прямо противоположна: Крым вошел в состав России на основании волеизъявления жителей полуострова, а никакого российского вмешательства в американские и другие выборы посредством хакеров не было и не планируется. Стоя на таких непримиримых позициях, переговорщикам можно лишь «соглашаться и не соглашаться» друг с другом и перейти к обсуждению других вопросов, где разногласия сторон не столь очевидны.

В качестве примера приведем отрывок из записи беседы Владимира Путина с журналистом австрийского телеканала ORF по поводу событий на Украине и вокруг сбитого над ее территорией малазийского «Боинга».

«Украинская армия, как и повстанцы Донбасса, использует вооружение российского производства, именно поэтому нельзя утверждать, что в крушении малазийского Boeing виновата Россия», – заявил Владимир Путин, отвечая на настойчивую просьбу упомянутого журналиста признать, что сбившая самолет ракета была российского происхождения. Путин также обратил внимание, что к расследованию по “Боингу” не допустили Россию, но привлекли Украину, которая является заинтересованной стороной. «Наши аргументы в расчет не принимаются, нас никто в этой комиссии слушать не хочет», – заметил российский президент. На это журналист попросил объяснить, какой интерес у некоторых стран, в том числе и Малайзии, в том, чтобы обвинять Россию. В свою очередь российский президент напомнил, что недавно официальные лица Малайзии заявили об отсутствии доказательств причастности России к произошедшему. «Если мы хотим действительно разобраться в этом ужасном событии и выявить все факторы, которые бы позволили нам сделать окончательный вывод, то нужно принимать во внимание все аргументы, в том числе и российские», – отметил Путин. Австрийский журналист заявил Путину, что аргументам России мало кто верит из-за событий в Крыму в 2014 году: российская сторона сначала отрицала присутствие военных на полуострове, а потом признала. Путин в ответ заявил, что армия России была в Крыму всегда, поскольку там располагалась военная база. Путин подчеркнул еще раз, что на Украине произошел вооруженный антиконституционный переворот и захват власти, поэтому Россия в свое время просто увеличила число военнослужащих в Крыму для охраны военных объектов. «Крым получил независимость не в результате вторжения российских войск, а в результате волеизъявления крымчан на открытом референдуме», – подчеркнул Путин. По его словам, военнослужащие из России лишь помогли обеспечить проведение независимых выборов. Австрийский журналист все же выразил мнение, что референдум был антиконституционным, потому что не соответствовал украинскому законодательству и нет никого, «кто признал бы это голосование». Путин, в свою очередь, назвал эти доводы неубедительными. Кроме того, он подчеркнул, что нет таких условий, при которых бы Россия отдала Крым Украине.

Приведенный выше текст, конечно же, не отчет и даже не пресс-релиз о переговорах. Это скорее, краткое изложение состоявшейся беседы по инициативе одной из сторон, иллюстрация обмена мнениями по очень актуальным международным проблемам, все еще имеющим неоднозначное толкование как среди политических деятелей, так и журналистов. В то же время представленная в таком виде реакция российского президента на те или иные высказывания австрийского журналиста вполне может служить примером четкого изложения позиций их участников, полезным материалом для совершенствования разъяснительной работы в этом направлении на переговорах в различных форматах.