Текст книги "Office 2007. Мультимедийный курс"

Основные приемы работы с базой данных

В данном разделе мы рассмотрим основные принципы и приемы работы с базами данных в Microsoft Access 2007. Описание будет построено на примере базы данных Контакты (см. рис. 6.2).

Чтобы добавить в таблицу новый элемент, нажмите кнопку Новый контакт, которая находится над таблицей. В результате откроется окно, изображенное на рис. 6.3.

Рис. 6.3. Ввод и редактирование сведений о контакте

В соответствующих полях укажите фамилию и имя контакта, его адрес, телефоны и иные сведения. При необходимости вы можете добавить фотографию контакта. Для этого дважды щелкните кнопкой мыши в соответствующем поле, затем в открывшемся окне нажмите кнопку Добавить и укажите путь к файлу фотографии, после чего нажмите ОК.

Добавленная позиция отобразится в таблице (см. рис. 6.2). Для удаления элементов нажмите кнопку Удалить, которая расположена на вкладке Главная в группе Записи. Для сохранения выполненных изменений предназначена кнопка Сохранить группы Записи.

Вы можете изменять представление данных кнопкой Вид, которая находится на вкладке Главная. Нажав эту кнопку, вы откроете меню, в котором следует выбрать подходящий вариант представления: Режим формы, Режим таблицы, Режим макета или Конструктор.

Возможности программы предусматривают применение фильтра к отображаемым данным. Эту функциональность особенно удобно использовать при работе с большими объемами информации. Чтобы установить фильтр по какому-то условию, установите курсор в соответствующий столбец (например, если устанавливается фильтр по имени – в столбец Имя), щелкните правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выполните соответствующую команду подменю Текстовые фильтры. Это подменю включает в себя несколько команд, определяющих порядок и направление применения фильтра.

Например, если вы установите курсор в столбец Имя, выберете пункт Текстовые фильтры → Равно, в открывшемся окне введете слово Иван и нажмете ОК, то в окне, изображенном на рис. 6.2, останется только одна позиция – Иван Петров, поскольку именно она соответствует условию фильтра.

Подобным образом устанавливают фильтр и по другим условиям. Например, вы можете оставить в списке только те контакты, у которых электронный почтовый ящик открыт только на www.mail.ru или которые работают только в определенной организации и т. д.

Чтобы снять установленный ранее фильтр, выполните команду Снять фильтр контекстного меню.

Добавлять в таблицу новые контакты вы можете не только вручную, но и в автоматическом режиме, путем импорта их из адресной книги Microsoft Outlook 2007. Для этого нажмите кнопку Добавить из Outlook, после чего в открывшемся окне выберите контакты для добавления в базу данных и нажмите в нем кнопку ОК.

Как уже отмечалось выше, возможности Access 2007 предусматривают выполнение операций импорта и экспорта данных. Чтобы выполнить импорт данных, например, из таблицы Excel, откройте вкладку Внешние данные и в панели Импорт нажмите кнопку Excel. В результате откроется окно, изображенное на рис. 6.4.

Рис. 6.4. Настройка параметров импорта

В поле Имя файла следует указать путь к файлу, из которого будут импортированы данные. Для этого нажмите расположенную справа кнопку Обзор и в открывшемся окне по обычным правилам Windows укажите требуемый путь.

Затем с помощью переключателя выберите способ импорта.

При установке переключателя в положение Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных Microsoft Access автоматически создаст таблицу. Если же таблица уже создана, то ее содержимое будет заменено импортируемыми данными. При этом в базе данных не будут автоматически отражаться изменения, вносимые в файл-источник. Иначе говоря, если вы импортируете из файла Excel какие-то данные в базу данных Access, а затем внесете в файл-источник какие-либо корректировки, то в таблице Access они отражены не будут.

Если переключатель установлен в положение Добавить копию записей в конец таблицы, то справа становится доступным для редактирования поле, в котором из раскрывающегося списка следует выбрать название таблицы, в конец которой будут добавлены импортированные данные. При этом если такая таблица еще не создана, то Access 2007 создаст ее автоматически. Как и в предыдущем случае, если файл-источник после импорта данных подвергался редактированию, то эти изменения не найдут свое отражение в файле-приемнике (то есть в таблице, в которую были импортированы данные).

При выборе способа Создать связанную таблицу для связи с источником данных Access 2007 автоматически сформирует таблицу для импорта, которая будет сохранять связь с файлом-источником. Поэтому все изменения, которые впоследствии будут вноситься в файл-источник, найдут свое отражение и в таблице-приемнике. Однако обратное утверждение неверно, то есть при внесении изменений в таблицу-приемник они не будут отражаться в файле-источнике.

Когда вы выберете способ импорта и нажмете кнопку ОК, откроется окно, показанное на рис. 6.5.

Рис. 6.5. Второй этап настройки импорта

Если рабочая книга Excel, из которой вы импортируете данные, содержит более одного листа или несколько диапазонов, то нужно указать лист (диапазон), из которого будут импортированы данные. Установите переключатель в соответствующее положение (листы или диапазоны) и в расположенном справа поле щелчком кнопкой мыши укажите конкретный источник данных. После этого нажмите кнопку Далее.

В следующем окне находится флажок Первая строка содержит заголовки столбцов. Если его установить, то данные из первой строки будут использоваться в качестве имен полей таблицы. Нажав кнопку Далее, вы перейдете к заключительному этапу импорта, на котором вам нужно указать сведения, необходимые для создания связи с данными. Чтобы завершить настройку импорта и запустить его процесс, нажмите кнопку Готово (отметим, что кнопка Далее будет недоступной).

Что касается экспорта данных в таблицу Excel, то этот процесс выглядит несколько проще. Для настройки экспорта перейдите на вкладку Внешние данные и нажмите кнопку Excel группы Экспорт. В результате откроется окно, изображенное на рис. 6.6.

Рис. 6.6. Настройка параметров экспорта данных в Excel

В поле Имя файла укажите полный путь для сохранения файла экспорта, а также имя данного файла. Для этого нажмите кнопку Обзор и в открывшемся окне Сохранение файла по обычным правилам Windows введите путь и имя файла.

Из раскрывающегося списка Формат файла выберите формат файла экспорта. Вы можете экспортировать данные в файл формата Excel 2007 либо в файл, совместимый с Excel 2007 и др.

Далее с помощью перечисленных ниже параметров выполните дополнительную настройку экспорта.

• Экспортировать данные с макетом и форматированием – при установленном данном флажке в процессе экспорта будет сохранена информация о форматировании и макете.

• Открыть целевой файл после завершения операции экспорта – если установить этот флажок, то файл-приемник будет автоматически открыт сразу по окончании экспорта. Однако данный флажок доступен для редактирования только при выполнении экспорта форматированных данных.

• Экспортировать только выбранные записи – с помощью этого флажка включают режим форматирования только выбранных записей. Чтобы данный флажок был доступен, необходимо одновременное выполнение двух условий: наличие выбранных записей и форматирование экспортируемых данных.

Чтобы запустить экспорт данных в соответствии с установленными параметрами, нажмите кнопку ОК. На рис. 6.7 показан результат экспорта таблицы Контакты в файл формата Excel 2007.

Рис. 6.7. Результат экспорта данных в Excel 2007

Аналогичным образом настраивается и выполняется экспорт данных в другие внешние файлы (текстовые, RTF и др.).

Глава 7
Подготовка рекламных материалов с помощью Microsoft Publisher 2007

В состав пакета Microsoft Office 2007 включено мощное средство для создания рекламных материалов – программа Microsoft Publisher 2007. С ней мы и познакомимся в данной главе.

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

Основные приемы и методы работы с программой Publisher 2007 наглядно продемонстрированы в видеолекциях главы«Microsoft Office Publisher 2007».

Стартовый интерфейс программы

Чтобы запустить программу Publisher 2007, выполните команду Пуск → Все программы → Microsoft Office → Microsoft Office Publisher 2007. Пользовательский интерфейс приложения, который открывается по умолчанию при его запуске, представлен на рис. 7.1.

Рис. 7.1. Программа Publisher 2007

В левой части окна вы видите перечень популярных типов публикаций. Они же представлены в центральной части интерфейса, но в виде папок. При выборе типа публикации (неважно, в списке или путем открытия соответствующей папки) в центральной части окна отображается перечень имеющихся макетов, на основании которых создают публикации. Например, для типа публикации Визитные карточки можно использовать три разные коллекции макетов: Современные макеты, Классические макеты и Пустые страницы. После выбора требуемого макета осуществляется переход в режим создания и редактирования публикации, с которым мы познакомимся ниже.

Характерной особенностью интерфейса программы Publisher 2007 по сравнению с остальными приложениями Office 2007 является то, что его структура не претерпела столь существенных изменений. В частности, в верхней части окна программы расположена не лента с вкладками, а привычное главное меню, с которым знаком любой пользователь Windows-приложений. Команды главного меню, как обычно, предназначены для перехода в разные режимы работы и доступа к тем либо иным инструментам. Кратко рассмотрим назначение основных меню и команд, входящих в главное меню программы.

Основные команды главного меню

Команды меню Файл предназначены для работы с файлами. Для создания нового файла выполните команду Файл → Создать либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N. Откроется новое окно (см. рис. 7.1), из которого можно перейти в режим создания публикации.

Чтобы открыть созданную ранее публикацию, выполните команду Файл → Открыть либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+O. В результате откроется окно, в котором по обычным правилам Windows укажите путь к файлу публикации.

В программе Publisher 2007 реализована возможность импорта файла Word и преобразования его в файл публикации. Для этого выполните команду Файл → Импорт документа Word и в открывшемся окне укажите путь к требуемому файлу. В дальнейшем вы будете работать с этим файлом уже не как с документом Word, а как с файлом публикации.

Для сохранения изменений в текущей публикации выполните команду Файл → Сохранить либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S, а для сохранения текущей публикации в отдельном файле выполните команду Файл → Сохранить как. В результате откроется окно, в котором нужно указать путь для сохранения, а также имя и тип файла.

Чтобы вывести текущий документ на печать, выполните команду меню Файл → Печать либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P. Откроется окно, в котором можно выполнить предварительную настройку параметров печати. Публикация будет отправлена на печать, как только вы нажмете в данном окне кнопку Печать. Чтобы просмотреть, как публикация будет выглядеть на листе бумаги при установленных в данный момент настройках, выполните команду Файл → Предварительный просмотр.

Команды меню Правка предназначены для внесения изменений в текущий документ, отмены последних изменений, работы с буфером обмена, поиска данных, а также для выполнения иных операций. Чтобы скопировать выделенный фрагмент в буфер обмена, выполните команду Правка → Копировать, а чтобы удалить выделенный фрагмент в буфер обмена – команду Правка → Вырезать (эти команды можно выполнить, нажав комбинации клавиш соответственно Ctrl+C и Ctrl+X). Для вставки содержимого буфера выполните команду меню Правка → Вставить либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+V.

Чтобы удалить текст, объект или страницу, выполните соответственно команды меню Правка → Удалить текст, Правка → Удалить объект и Правка → Удалить страницу.

Для перехода в режим поиска выполните команду меню Правка → Поиск либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F. Чтобы найти данные и сразу их заменить, выполните команду меню Правка → Заменить.

Команды меню Вид предназначены для настройки представления отображаемых в окне данных, а также для управления отображением некоторых инструментов программы. Командой меню Вид → Две страницы можно включить отображение публикации на двух страницах. Повторное выполнение данной команды возвращает публикацию к прежнему виду. Однако двухстраничное представление целесообразно использовать при подготовке далеко не всех публикаций.

ПРИМЕЧАНИЕ

Команды Правка → Копировать и Правка → Вырезать доступны только при наличии в данной публикации выделенного текстового фрагмента или объекта. Команда Правка → Вставить доступна только при наличии содержимого в буфере обмена.

Чтобы отобразить область задач, расположенную в левой части интерфейса, выполните команду меню Вид → Область задач либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F1.

Команды подменю Вид → Панели инструментов удобно использовать для включения и выключения отображения инструментальных панелей. По умолчанию в программе включены следующие инструментальные панели: Стандартная, Форматирование, Задачи Publisher, Область задач, Объекты и Связать текстовые поля.

Если вам мешают линейки, расположенные сверху и слева рабочей области программы, то отключите их отображение командой Вид → Линейки. Повторное выполнение данной команды вернет линейки на прежнее место.

С помощью команд, расположенных в подменю Масштаб, выбирают подходящий масштаб отображения публикации. Для небольших документов (например, для визитных карточек) можно включить масштаб 200 %, в то время как для более объемных публикаций подходящим может оказаться масштаб 75 или даже 50 %.

Команды меню Вставка предназначены для вставки в публикацию различных объектов: страниц, рисунков, разделов, номеров страниц, гиперссылок и др. Например, если вы хотите вставить в публикацию какой-то рисунок из внешнего файла, то выполните команду Вставка → Рисунок → Из файла, после чего в открывшемся окне укажите путь к файлу рисунка и нажмите кнопку Вставить. Подобным образом можно вставить в публикацию объекты из других внешних файлов.

Для быстрой нумерации страниц текущей публикации выполните команду Вставка → Номера страниц. В результате откроется окно, изображенное на рис. 7.2.

Рис. 7.2. Настройка нумерации страниц

Из раскрывающегося списка Положение выберите место страницы, в котором должен находиться ее номер, а из раскрывающегося списка Выравнивание – способ выравнивания номера страницы (Влево, Вправо или По центру). Обратите внимание, что поле Выравнивание доступно только в том случае, когда в расположенном выше поле выбрано любое значение, кроме Те кущее текстовое поле. Если необходимо пронумеровать также и первую страницу, установите флажок Номер на первой странице и нажмите кнопку ОК.

Чтобы быстро продублировать текущую страницу, выполните команду Вставка → Дублировать страницу. Для быстрой вставки в публикацию новой страницы выполните команду Вставка → Страница.

Команды, предназначенные для форматирования текущей публикации, находятся в меню Формат.

Выполнив команду Формат → Шрифт, вы перейдете в режим настройки параметров шрифта, где можно указать тип шрифта, его размер, цвет, способ начертания, а также иные параметры. Окно, которое открывается при выполнении данной команды, во многом напоминает аналогичное окно, вызываемое в Word.

Для перехода в режим настройки параметров текущего абзаца выполните команду Формат → Абзац. В открывшемся окне вы можете задать требуемый междустрочный интервал, способ выравнивания текста, отображение красной строки, а также выполнить иные настройки.

С помощью команды меню Формат → Список вы перейдете в режим настройки представления маркированных и нумерованных списков. В открывшемся окне можно выбрать вид маркеров, их расположение, отступ, задать порядок нумерации, а также выполнить иные настройки.

Чтобы изменить фон публикации, выполните команду Формат → Фон. В результате в левой части интерфейса (в области задач) отобразится перечень вариантов фонового оформления публикации. Для выбора подходящего фона достаточно щелкнуть кнопкой мыши на его образце.

Много полезных команд содержится также в меню Сервис. В первую очередь следует отметить команду меню Сервис → Параметры, выполнив которую вы перейдете в режим настройки параметров программы. Кстати, более-менее опытные пользователи при первом запуске программы в первую очередь проверяют параметры ее настройки, чтобы в случае необходимости подкорректировать их в соответствии со своими потребностями. Вместе с этим учтите, что предложенные по умолчанию настройки программы оптимальны для выполнения большинства операций.

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

Вопросам форматирования публикаций посвящена видеолекция «Меню Формат, Сервис (часть I)».

К рекламным материалам предъявляют особые требования в плане отсутствия грамматических и орфографических ошибок в тексте. В программе Publisher 2007 реализована возможность автоматической проверки орфографии. Для этого предназначена команда главного меню Сервис → Правописание → Орфография, вызываемая также нажатием клавиши F7. Перед проверкой рекомендуется просмотреть и при необходимости отредактировать параметры настройки; для перехода в соответствующий режим выполните команду меню Сервис → Правописание → Параметры проверки орфографии.

К печати рекламных материалов также могут предъявляться повышенные требования, отличающиеся от стандартных (которыми мы пользуемся, например, в Word, Excel и других приложениях). Для настройки профессиональной печати (с особым цветовым оформлением и т. д.) используйте команды, расположенные в подменю Сервис → Средства профессиональной печати. С их помощью вы можете настроить параметры цветной печати, шрифта, а также параметры регистрации.

Как и в некоторых других приложениях пакета Microsoft Office 2007, в Publisher 2007 реализована возможность использования макросов. Для тех, кто не знает, напомним: макрос – это программа, написанная пользователем на языке Visual Basic for Applications (VBA) и предназначенная для расширения штатных возможностей приложения.

Чтобы выбрать макрос из числа ранее созданных, выполните команду главного меню Сервис → Макрос → Макросы либо нажмите комбинацию клавиш Alt+F8. В открывшемся окне в списке макросов щелкните кнопкой мыши на имени нужного макроса и нажмите кнопку Выполнить. Чтобы создать новый макрос, в данном окне в поле Имя макроса введите с клавиатуры его имя и нажмите кнопку Создать. В результате откроется окно редактора Visual Basic for Applications, в котором можно выполнить все необходимые действия по написанию макроса.

Открыть редактор Visual Basic for Applications, можно и другим способом – с помощью команды меню Сервис → Макрос → Редактор Visual Basic либо комбинацией клавиш Alt+F11.

В программе Publisher 2007 имеется возможность автоматического исправления случайных ошибок, возникающих при вводе тех либо иных данных. Она получила название «автозамена»; ее смысл заключается в том, что ошибочно введенные данные программа будет автоматически исправлять сразу после нажатия клавиш «пробел» или Enter. Для перехода в режим настройки автозамены выполните команду главного меню Сервис → Параметры автозамены. Работа в данном режиме примерно такая же, как и в Excel 2007 (подробнее см. выше раздел «Автозамена как средство предотвращения ошибок при вводе» в гл. 3).

ВНИМАНИЕ

Кнопка Создать становится доступной, только после того как в поле Имя макроса введен хотя бы один символ.

Команды меню Таблица предназначены для быстрого создания таблиц. Принципиально порядок работы с таблицами выглядит примерно так же, как и в других приложениях пакета Office, однако есть и некоторые отличия. Например, окно создания таблицы, которое открывается при выполнении команды Таблица → Вставить → Таблица, выглядит так, как показано на рис. 7.3.

Рис. 7.3. Настройка параметров таблицы

Слева вверху данного окна содержатся поля, в которых с клавиатуры либо с помощью счетчика указывается число строк и столбцов таблицы. Ниже расположено поле Формат таблицы, в котором представлен список табличных шаблонов. Например, шаблоны категории Числовая хорошо подходят для представления чисел или количественных и финансовых данных, а шаблоны категории Список удобно использовать для отображения списков и сравнения данных и т. д. Для полной очистки всего форматирования таблицы в списке предназначен пункт Отсутствует. Чтобы быстро создать таблицу, щелкните кнопкой мыши в списке на названии подходящего формата и нажмите кнопку ОК.

Чтобы удалить таблицу либо какой-то ее элемент (строку или столбец), выполните соответствующие команды подменю Таблица → Удалить. Для быстрого выделения таблицы либо ее элемента (столбца, строки или ячейки) предназначены команды подменю Таблица → Выделить.

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

Более подробно порядок работы с таблицами рассмотрен в видеолекции «Меню Таблица. Расположение (часть I)».