Текст книги "Excel. Мультимедийный курс"

Работа с формулами

В ячейках таблицы Excel могут содержаться как данные, так и формулы. Формулы – не что иное, как набор математических и логических операторов и данных. В качестве данных в формулах могут выступать как постоянные значения, так и адреса ячеек (или диапазонов). При этом если формула использует адреса ячеек, то возвращает новый результат вычисления сразу, как только данные в этих ячейках меняются.

Создание простой формулы

Создадим первую формулу. Допустим, вы хотите вычислить площадь круга. Конечно, можно взять в руки калькулятор и сделать это. А если вам требуется вычислить площадь круга сто раз при разных значениях радиуса? Представляете, сколько раз вам нужно нажать кнопки калькулятора, при этом записывая куда-то все результаты? Программа Excel может сделать это быстрее.

Итак, всем известно, что площадь круга равняется πr2, где r – это радиус круга, а π – константа.

1. Создайте новую книгу Excel или перейдите на чистый лист.

2. В ячейку R1C1 введите текст Радиус, а в ячейку R1C2 – Площадь круга.

3. Щелкните кнопкой мыши на ячейке R2C2. В этой ячейке мы создадим формулу.

4. Введите знак =. Это сообщает программе Excel, что в этой ячейке создается формула.

5. Введите число 3,14. Это число π, округленное до двух знаков после запятой.

6. Введите знак *. В программе Excel это – знак умножения.

7. Щелкните кнопкой мыши на ячейке R2C1.

Вокруг этой ячейки появится «муравьиная дорожка», а относительный адрес этой ячейки отобразится в создаваемой формуле.

8. Введите знак ^. Это знак возведения числа в степень.

9. Введите число 2. Это степень, в которую нужно возвести число (рис. 6.1).

Рис. 6.1. Создание формулы для вычисления площади круга

ПРИМЕЧАНИЕ

Текст в ячейках R1C1 и R1C2 нам нужен только в качестве заголовков столбцов для наглядности. В столбец 1 мы будем вводить значение радиуса круга, а в столбце 2 получать результат (площадь).

ПРИМЕЧАНИЕ

Программа Excel содержит функцию автоматического добавления числа π, с точностью пятнадцать знаков после запятой. Но о функциях мы поговорим позже.

10. Нажмите клавишу Enter. Формула будет создана, а в ячейке R2C2 появится значение 0.

Мы создали формулу в ячейке R2C2. Щелкните кнопкой мыши на этой ячейке и посмотрите на строку формул. Вы должны увидеть следующую формулу: =3,14*RC[-1]^2. В нашей формуле число 3,14 (π) умножается на значение ячейки, стоящей слева (в этой ячейке мы позже укажем радиус), которое, в свою очередь, возводится в квадрат. В данный момент результат вычисления равен нулю, так как ячейка R2C1 пуста (формула воспринимает это как 0).

Проверим результаты вычисления.

1. В ячейку R2C1 введите 10 и нажмите клавишу Enter. В ячейке R2C2 появится число 314.

2. В ячейку R2C1 введите число 15 и нажмите клавишу Enter. В ячейке R2C2 появится число 706,5.

Как видите, результат вычисления в ячейке R2C2 автоматически обновляется, как только вы вводите новое значение в ячейку R2C1. Иными словами, вы указываете только радиус, все остальное делает Excel по созданной вами формуле. И это, пожалуй, самый простой пример.

В столбце 3 создадим формулу вычисления длины окружности, которая также будет использовать значение радиуса из столбца 1. Формула длины окружности – 2πr.

1. В ячейку R1C3 введите текст Длина окружности.

2. Щелкните кнопкой мыши на ячейке R2C3.

3. Введите знак =.

4. Введите цифру 2.

5. Введите знак умножения (*).

6. Введите число π (3,14).

7. Введите знак умножения (*).

8. Щелкните кнопкой мыши на ячейке R2C1. В формуле появится относительный адрес первой ячейки, в которой мы указываем радиус. У вас должна получиться формула следующего вида: =2*3,14*RC[-2].

9. Нажмите клавишу Enter. Если в ячейке R2C1 указано какое-либо число, вы немедленно получите результат вычисления длины окружности в ячейке R2C3.

10. Введите новое значение радиуса в ячейку R2C1 и нажмите клавишу Enter. Обратите внимание, что в ячейках R2C2 и R2C3 значения изменились одновременно. Сколько бы вы ни создали формул, использующих значение ячейки R2C1, результат их вычисления будет обновляться при изменении значения в этой ячейке (рис. 6.2).

Рис. 6.2. Формулы в ячейках R2C2 и R2C3 используют значение ячейки R2C1

Приведу арифметические операторы, которые вы можете использовать при создании формул:

+ – оператор сложения;

– – оператор вычитания;

* – оператор умножения;

/ – оператор деления;

^ – оператор возведения в степень. Этот оператор ставится после числа (или переменной), которое возводится в степень. После этого оператора указывается значение степени, которое может быть как числом, так и переменной (переменной в данном случае мы считаем ссылку на ячейку со значением);

% – оператор вычисления процента.

Абсолютный и относительный адреса

Вы заметили, что при создании формул мы указывали ячейку R2C1, но в формулах появлялись значения RC[-1] и RC[-2]? Ранее упоминалось, что ячейка может иметь абсолютный и относительный адреса. Относительный адрес указывает путь к ячейке относительно ячейки с формулой. Так, в формуле вычисления площади круга значение RC[-1] показывает, что данные нужно взять из ячейки той же строки, но на один столбец левее. В формуле длины окружности значение RC[-2] сообщает, что данные необходимо взять из ячейки той же строки, но на два столбца левее. Конечно, вы можете в формулах указать и абсолютный адрес ячейки.

Что дает относительный адрес в формуле? Чтобы получить ответ, выполните следующие действия.

1. Выделите ячейку R2C2, то есть ячейку с формулой площади круга.

2. Установите указатель мыши на рамку выделения, чтобы он принял вид четырех противоположно направленных стрелок.

3. Нажав и удерживая кнопку мыши, перетащите рамку выделения в ячейку R6C3 и отпустите кнопку мыши. Результат вычисления площади круга появится в ячейке R6C3.

4. Попробуйте изменить значения радиуса круга в ячейке R2C2. В ячейке R6C3 обновится значение площади.

5. Выделите ячейку R6C3 и посмотрите на строку формул. Формула несколько изменилась, и теперь она выглядит так: =3,14*R[-4]C[-2]^2. Выражение R[-4]C[-2] означает, что данные (радиус) следует искать в ячейке, расположенной на четыре строки выше и два столбца левее.

Куда бы вы ни перетаскивали ячейку с формулой, относительный адрес ячейки радиуса будет меняться и указывать именно на ячейку R2C1. Точно такой же результат вы получите, изменив положение ячейки R2C1 (ячейки со значением радиуса). Куда бы вы ни переместили эту ячейку, формулы по-прежнему будут возвращать верный результат вычислений, но относительный адрес ячейки со значением радиуса в них будет меняться. Относительный адрес в формуле как бы «цепляется» к ячейке, на которую он ссылается, и не позволяет разорвать эту связь при любом перемещении ячейки формулы или ячеек данных.

Приведу пример, который наглядно покажет преимущества относительного адреса перед абсолютным. Мы создадим таблицу вычислений площади круга в зависимости от радиуса, чтобы увидеть несколько значений площади при разных радиусах.

1. Верните данные с радиусом и формулой на свои места (соответственно в ячейки R2C1 и R2C2).

2. Выделите ячейку R2C2.

3. Скопируйте ее содержимое в буфер обмена. Для этого нажмите кнопку Копировать на вкладке Главная или сочетание клавиш Ctrl+Insert.

4. Выделите ячейку R3C2.

5. Нажав и удерживая клавишу Shift, нажимайте клавишу Стрелка вниз, пока не выделите диапазон до ячейки R10C2.

6. Вставьте содержимое буфера обмена в выделенный диапазон – нажмите кнопку Вставить на вкладке Главная или сочетание клавиш Shift+Insert. В ячейках R3C2−R10C2 появятся нули.

7. Если вы щелкнете кнопкой мыши на любой из ячеек диапазона R3C2−R10C2 и посмотрите на строку формул, то увидите одну и ту же формулу =3,14*RC[-1]^2.

8. В ячейки R2C1−R10C1 введите различные числа, например от 1 до 9 (можете использовать инструмент автозаполнения).

В ячейках R2C2−R10C2 появились разные значения площади круга (рис. 6.3).

Рис. 6.3. В ячейках R2C2−R10C2 содержится одна и та же формула

Каждая формула возвращает результат вычисления в зависимости от радиуса, указанного в ячейке слева. Почему? Ответ прост: в формуле используется относительный адрес, который ссылается не на ячейку R2C1, а на ячейку RC[-1], то есть ячейку, расположенную в той же строке столбцом левее. Если бы в формулах диапазона R2C2−R10C2 использовался абсолютный адрес ячейки R2C1, мы бы получили одинаковые результаты во всех ячейках, поскольку значение радиуса для всех формул бралось бы из одной и той же ячейки. В то же время, если бы понадобилось «размножить» такие же формулы с прямым адресом на целый диапазон, вам пришлось бы в каждой формуле править абсолютный адрес, чтобы указать на ячейку слева.

СОВЕТ

Чтобы изменить относительный адрес в формуле на абсолютный, поместите курсор в конец адреса в строке формул и нажмите клавишу F4, затем клавишу Enter, чтобы записать изменения в формуле. Таким же образом вы можете поменять абсолютный адрес на относительный.

Порядок вычисления в формулах

Чтобы формула выдавала верный результат, необходимо учитывать порядок вычисления в ней. В этом нет ничего сложного, главное – проявлять внимательность при расстановке знаков в формуле.

Для следующего примера создайте таблицу, изображенную на рис. 6.4.

Рис. 6.4. Таблица для примера порядка вычисления

Допустим, нам нужно сумму содержимого ячеек R1C1 и R1C2 умножить на содержимое ячейки R1C3 и вывести результат в ячейку R2C4.

Для этого в ячейке R2C4 необходимо создать формулу.

1. Выделите ячейку R2C4.

2. Введите знак =.

3. Щелкните кнопкой мыши на ячейке R1C1, введите знак + и щелкните кнопкой мыши на ячейке R1C2.

4. Введите знак умножения (*) и щелкните кнопкой мыши на ячейке R1C3.

5. Нажмите клавишу Enter. Ячейка R2C4 выдаст вам результат 310. Это неверный результат.

Попробуем разобраться, почему так получилось. Тот, кто хорошо помнит математику со школы, поймет сразу. Дело в том, что программа Excel при совершении арифметических операций использует элементарные математические правила. В математике сначала производятся операции умножения и деления, а затем – сложения и вычитания. Наша формула сначала умножила содержимое ячейки R1C2 на значение ячейки R1C3, а затем сложила этот результат с содержимым ячейки R1C1, что и привело к неверному результату.

Чтобы наша формула считала правильно, необходимо сумму ячеек R1C1 и R1C2 заключить в скобки. Операции в скобках в математике имеют приоритет, то есть сначала выполняются вычисления в скобках, а потом – за их пределами.

1. Внесите коррективы в строку формул. Исправленная формула должна выглядеть следующим образом: =(R[-1]C[-3]+R[-1]C[-2])*R[-1]C[-1].

2. Нажмите клавишу Enter. Изменения в формуле будут применены, а ячейка R2C4 вернет результат 500, что соответствует нашей задаче и верному решению (рис. 6.5).

Рис. 6.5. В формуле определен верный порядок вычисления

Итак, мы изменили формулу, добавив в нее скобки. Теперь процесс вычисления формулы выглядит следующим образом: сначала происходит сложение содержимого ячеек R1C2 и R1C2, а уже затем полученный результат умножается на содержимое ячейки R1C3, что и требовалось условиями задачи.

Вот некоторые математические операторы, перечисленные в порядке приоритета выполнения: % (вычисление процента), ^ (возведение в степень), * и / (умножение и деление), + и – (сложение и вычитание). Иными словами, если в формуле производится возведение в степень какого-то числа или переменной, это делается раньше умножения или деления и тем более – сложения и вычитания. Если часть формулы заключена в скобки, то сначала производится вычисление в скобках. В свою очередь, если в скобках также присутствует несколько операторов, то они выполняются в порядке приоритета, о котором мы только что говорили.

«Формулы в формулах»

При создании формул вы используете в качестве данных константы и адреса ячеек с данными. Вы можете также указать адреса ячеек, содержащих формулы. Допустим, в вашей таблице есть формула, возвращающая результат какого-то вычисления. Назовем ее Формула1. Вы создаете новую формулу (Формула2), в которой вам нужно произвести какие-то операции над результатом вычисления Формулы1. В этом случае, вам следует в Формуле2 указать адрес ячейки Формулы1 и произвести с ней какие-либо операции. При этом в Формуле2 будет обрабатываться не Формула1, а результат, который она возвращает.

Для следующего примера используйте таблицу, которую мы создали в предыдущем разделе. В ячейке R2C4 содержится формула, возвращающая произведение ячейки R1C3 и суммы ячеек R1C1 и R1C2. Мы создадим формулу в ячейке R2C5, которая будет делить содержимое ячейки R2C4 на 2.

1. Щелкните кнопкой мыши на ячейке R2C4.

2. Введите знак =.

3. Щелкните кнопкой мыши на ячейке R2C4. В формуле появится относительный адрес этой ячейки.

4. Ведите знак деления (/) и затем цифру 2.

5. Нажмите Enter. В ячейке R2C5 появится результат вычисления 250.

6. Измените значение в любой из ячеек: R1C2 или R1C3. Результат вычисления изменится и в ячейке R2C5, и в ячейке R2C4.

При любом изменении исходных данных формула, расположенная в ячейке R2C4, возвращает результат вычисления, который, в свою очередь, влияет на результат вычисления формулы ячейки R2C5. Таким образом, вы можете создать любые формулы, которые будут использовать в том числе и результаты вычисления других формул. Старайтесь не перегружать таблицу такими сложноподчиненными формулами. В конце концов, можно просто запутаться, какая формула на что влияет, а любая ошибка в формуле приведет к неверному результату в остальных формулах, использующих результат ее вычисления.

В некоторых случаях в ячейке с формулой вы можете вместо результатов увидеть одно из следующих значений: ######, #ЗНАЧ! или #ДЕЛ/0!.

• ###### означает, что результат вычисления не умещается в видимой части ячейки. Чтобы увидеть результат вычисления, следует просто увеличить ширину столбца, содержащего ячейку с формулой.

• #ЗНАЧ! возникает при вводе некорректного значения в одну из ячеек, ссылка на которую присутствует в формуле. Например, если вы попытаетесь умножить число на текст, получите результат #ЗНАЧ!.

• #ДЕЛ/0! появляется при попытке деления на 0 или на пустое значение ячейки (которое программой Excel расценивается как 0).

Использование функций

Программа Excel содержит огромное количество функций: математических, статистических, инженерных, логических, текстовых, финансовых и т. д. Эти функции вы можете использовать для создания формул или обработки данных таблицы.

В данном разделе действие той или иной функции будет кратко описываться и показываться на примере.

Математические функции

Создайте чистую таблицу. Эту таблицу мы будем использовать для примеров использования функций.

Наиболее часто используемая функция в математических расчетах – это КОРЕНЬ.

1. Выделите ячейку R2C2. В эту ячейку мы будем вставлять функцию.

2. Нажмите кнопку Вставить функцию, расположенную в левой части строки формул. Появится диалоговое окно Мастер функций − шаг 1 из 2 (рис. 6.6).

Рис. 6.6. Диалоговое окно Мастер функций – шаг 1 из 2

3. В раскрывающемся списке Категория выберите пункт Математические.

4. В списке Выберите функцию выберите пункт КОРЕНЬ. Обратите внимание, что в нижней части диалогового окна появляется краткое сообщение о назначении выбранной функции.

5. Нажмите кнопку ОК. Появится диалоговое окно Аргументы функции. В поле Число следует указать число или адрес ячейки, из значения которой следует извлечь корень (рис. 6.7).

Рис. 6.7. Диалоговое окно Аргументы функции

ПРИМЕЧАНИЕ

Вы также можете воспользоваться кнопкой, расположенной в правой части поля Число, чтобы указать ячейку R1C1 мышью.

ПРИМЕЧАНИЕ

Вы можете не пользоваться диалоговым окном Мастер функций – шаг 1 из 2, а просто ввести в ячейку R2C2 следующий текст: =КОРЕНЬ(R1C1). Со временем, скорее всего, вы запомните часто используемые функции и в некоторых случаях будете вводить их вручную.

6. Введите в поле Число адрес ячейки R1C1. В эту ячейку мы будем подставлять числовые значения, из которых следует извлечь корень.

7. Нажмите кнопку ОК. Диалоговое окно закроется, а в ячейке R2C2 появится значение 0. Функция вернула значение 0, потому что ячейка R1C1 пуста.

8. Введите число 81 в ячейку R1C1 и нажмите клавишу Enter. В ячейке R2C2 появится число 9, которое является корнем числа 81.

Какое бы число вы ни подставляли в ячейку R1C1, ячейка R2C2 вернет вам корень этого числа. Если вы введете отрицательное число в ячейку R1C1, получите результат #ЧИСЛО!. Корень не может быть извлечен из отрицательного числа. Кроме того, сообщение об ошибке (#ЗНАЧ!) вы получите при попытке извлечь корень из текста.

В следующем примере мы переведем величину угла из градусов в радианы.

1. Очистите ячейку R2C2.

2. Нажмите кнопку Вставить функцию. В появившемся диалоговом окне в списке Выберите функцию щелкните кнопкой мыши на пункте РАДИАНЫ и нажмите кнопку ОК (убедитесь, что в диалоговом окне выбрана категория Математические).

3. В поле Число появившегося диалогового окна укажите адрес ячейки R1C1.

4. Нажмите кнопку ОК. Диалоговое окно будет закрыто, а в ячейке R2C2 появится значение ячейки R1C1, переведенное в радианы.

5. Введите в ячейку R1C1 число 180 и нажмите Enter. В ячейке R2C2 появится число 3,141593. Это – число π. 180 градусов равняются числу π.

Теперь рассмотрим функцию, предназначенную для округления числа. Допустим, у вас возникла необходимость округлить десятичную дробь с некоторым количеством символов после запятой до целого или до определенного количества знаков после запятой.

1. Очистите ячейку R2C2.

2. Нажмите кнопку Вставить функцию и выберите функцию ОКРУГЛ.

3. Нажмите кнопку ОК. Обратите внимание, что диалоговое окно Аргументы функции на этот раз содержит два поля (рис. 6.8). В первом поле следует указать число, которое требуется округлить (или адрес ячейки), а во втором (Число_разрядов) – количество знаков после запятой, до которого нужно округлить число.

Рис. 6.8. Два аргумента в диалоговом окне Аргументы функции

ПРИМЕЧАНИЕ

Функция ГРАДУСЫ действует наоборот: переводит значение угла, указанное в радианах, в градусы.

4. В поле Число укажите адрес ячейки R1C1.

5. В поле Число_разрядов введите цифру 2. Мы округлим число до двух знаков после запятой.

6. Нажмите кнопку ОК. Диалоговое окно закроется.

7. В ячейку R1C1 введите число 3,151593 и нажмите клавишу Enter. В ячейке R2C2 появится число 3,15, то есть значение ячейки R1C1, округленное до двух знаков после запятой (рис. 6.9).

Рис. 6.9. Функция возвращает число ячейки R1C1, округленное до сотой доли

Вы можете править аргументы функции, не прибегая к диалоговому окну Мастер функций − шаг 1 из 2. Изменим аргументы функции, чтобы она округляла значение ячейки R1C1 до четырех знаков после запятой.

1. Выделите ячейку R2C2 и посмотрите на строку формул. После адреса ячейки R1C1 (или ее относительного адреса) через точку с запятой указана цифра 2. Это и есть аргумент функции, указывающий количество знаков после запятой в результате округления.

2. Исправьте аргумент 2 в строке формул на 4 и нажмите клавишу Enter. В ячейке R2C2 появится значение 3,1516.

Таким образом, вы можете править аргументы функции прямо в строке формул.

Иногда возникает необходимость преобразовать арабские цифры и числа в римские. В программе Excel предусмотрена и такая функция.

1. Очистите ячейку R2C2.

2. Откройте диалоговое окно Мастер функций − шаг 1 из 2 и выберите функцию РИМСКОЕ.

3. Нажмите клавишу Enter, в появившемся диалоговом окне укажите адрес ячейки R1C1 и нажмите кнопку ОК. В ячейке R2C2 появилась римская цифра III. Римские цифры не имеют дробной части, а поскольку в ячейке R1C1 было указано число 3,151593, функция вернула нам целую часть этого числа в римском формате.

4. В ячейку R1C1 введите число 15 и нажмите клавишу Enter. В ячейке R2C2 появится число XV.

5. Усложним задачу. Введите в ячейку R1C1 число 1145 и нажмите клавишу Enter. Как видите, функция справилась и с этой задачей и вернула число MCXLV.

Вы можете использовать функцию для получения случайного числа. Для этого следует указать два числа, и функция вернет вам случайное число в диапазоне этих чисел.

1. Очистите ячейку R2C2, откройте диалоговое окно Мастер функций − шаг 1 из 2 и выберите функцию СЛУЧМЕЖДУ.

2. В диалоговом окне Аргументы функции следует указать нижнюю и верхнюю границу числа в соответствующих полях. В поле Нижн_граница укажите адрес ячейки R1C1, а в поле Верхн_граница – R1C2.

3. Закройте диалоговое окно и в ячейках R1C1 и R1C2 укажите два разных числа, например 1 и 6. В ячейке R2C2 появится случайное число от 1 до 6.

Вышеуказанная функция может заменить, например, игральные кубики.

Вы можете поэкспериментировать с остальными математическими функциями самостоятельно. Подсказка в диалоговом окне Мастер функций − шаг 1 из 2 достаточно четко описывает назначение выбранной функции, а также вы можете воспользоваться ресурсами справочной системы программы, щелкнув кнопкой мыши на ссылке Справка по этой функции, расположенной в нижней части диалогового окна.