Текст книги "500 советов секретарю"

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, и поэтому в течение почти 300 лет – обязательная составная часть документационного обеспечения управления, а массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:

1) постановку документов на контроль;

2) проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

3) предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

4) учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

1) формализованный контроль своевременного исполнения;

2) контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

3) контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

4) контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

5) контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

6) контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Основными задачами контроля исполнения являются:

1) отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

2) обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, и доведение этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

3) выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

В идеальном варианте контролируется исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации документов: на документы, подлежащие контролю за исполнением, и документы, контроль за исполнением которых необязателен.

Основополагающим фактором при этом следует назвать и нормативное обеспечение контрольной деятельности, поэтому исходя из специфики и опыта работы в организациях составляются и утверждаются руководством в виде самостоятельного документа или в составе приложений к инструкции по делопроизводству методика ведения контроля за исполнением документов и перечень документов, подлежащих обязательному контролю за их исполнением.

В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительных документов самого учреждения в перечень включают важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения. Вместо перечня включаемые в него сведения могут войти отдельной графой и в Табель форм документов, также утверждаемый директором.

Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации, установлены типовые сроки их исполнения.

Так, типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, и, конечно, в государственных законах Российской Федерации (как и других стран), например для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др.

Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о представлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др. Часть сроков исполнения зафиксирована в ГСДОУ и также выступает в качестве типовых, например сроки исправления и рассмотрения протоколов разногласий к договорам, исполнения служебных писем и телеграмм, требующих срочного решения, и др.

СОВЕТ: в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и подзаконных нормативных актах. После их включения в Табель форм документов или Инструкцию по делопроизводству они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении стороннего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне.

Срок исполнения входящих документов принято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых – с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения могут продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения установлен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например при контроле исполнения исходящих документов.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат (карточка или экранный шаблон), как правило, являющийся дубликатом регистрационного формата. При применении журнальной формы регистрации контроль исполнения ведется на самостоятельных форматах. При контроле устных поручений руководителя, незарегистрированных документов, при возвращении к документам, считавшимся исполненными, контрольный экземпляр входного формата заполняется самим секретарем.

При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и разные сроки исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание.

На левом поле документа на уровне заголовков в ГОСТ Р 6-30-97 предусмотрено место для простановки специальной отметки о контроле исполнения.

Контроль должен организовываться таким образом, чтобы независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения.

В течение срока исполнения документа секретарь осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, фиксируются. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае секретарем готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу и исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Проверку хода исполнения рекомендуется осуществлять в следующие сроки:

1) задания последующих лет – не реже 1 раза в год;

2) задания последующих месяцев текущего года – не реже 1 раза в месяц;

3) задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

Снять документы с контроля могут лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе в правом нижнем углу может проставляться отметка о снятии с контроля, подписанная лицом, подтверждающим исполнение; но возможна отметка о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

Если секретарь устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, он должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

СОВЕТ: в конфликтной с исполнителем ситуации вопрос о снятии документа с контроля должно решать либо лицо, установившее контроль, либо руководство организации.

По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут сообщаться контролирующему лицу в письменной или устной форме.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно. Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указываются:

1) общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;

2) количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;

3) количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;

4) задержки исполнения в рабочих днях;

5) причины задержек исполнения документов.

Характерными причинами неисполнения документов в срок являются:

1) слишком высокая степень централизации полномочий;

2) перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;

3) недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций;

4) недостаточные сроки для качественного исполнения;

5) нерациональная система документооборота;

6) недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и др.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Подводя итоги: для организации документооборота и последующей эффективной работы с документами в большинстве организаций создаются целые службы, но по-прежнему секретарю необходимо знать порядок регистрации и учета документов, контроля за их исполнением, поскольку секретарь является системообразующим звеном во всей этой цепочке.

5. Архивное дело

Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки неисполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависит оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

Работа по составлению номенклатур дел как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой (в идеале), но очень часто эта функция ложится на секретаря (особенно в средних и мелких организациях). Работа по составлению номенклатуры дел, как правило, включает изучение структуры организации, направлений работы структурных подразделений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации или в состав дел секретаря.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже 1 раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т. д.

Образец оформления номенклатуры дел.

Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно обеспечивать:

1) оперативность обработки и поиска документов;

2) надежность документационного обслуживания;

3) сохранность документов.

СОВЕТ: в дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСДа. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, возвращаются исполнителю для доработки, подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

Дела формируются централизованно (в канцелярии, у секретаря) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию – индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета – 02, бухгалтерия – 04 и т. д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т. д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле – регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».

В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30 – 40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.

Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с местожительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и другом в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

Подводя итоги: так как наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно, потому что она необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам, очень важно то, насколько качественно она составлена. От этого зависят оперативность работы с документами и их сохранность.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов – создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

1) экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

2) оформление дел;

3) описание документов постоянного и долговременного хранения;

4) обеспечение их сохранности;

5) передачу дел в архив учреждения, т е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.

Одни документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение довольно ограниченного времени. Другие, содержащие нормативную базу и основные вехи становления и развития организации, фирмы, корпорации, представляют ценность только для данного предприятия. Третьи, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение. Как памятники истории и культуры они, как и архитектурные, материальные памятники эпохи, должны сохраняться максимально долго, в идеале – бессрочно, т. е., по документной терминологии, постоянно. Четвертые, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и иную, имеют социальное значение и должны сохраняться в течение всей жизни человека, но в конечном счете утрачивают свою ценность, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач системы управления появляется возможность проведения оценки ценности документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.

Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки. Это согласование проекта, определение формы документа и порядка доведения его до адресата (исполнителей), установление системы регистрации и контроля за исполнением документов.

Наиболее тесно регистрация связана именно с изучением ценности документов для определения сроков хранения (и отбора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления определяется профессиональным термином «экспертиза ценности документов».

В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов создаются постоянно действующие экспертные комиссии. В крупных организациях с большим объемом документооборота создается центральная экспертная комиссия, основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения и оценке информационной ценности различных функциональных групп документов:

1) изобретений и открытий;

2) документов с повторяющейся информацией;

3) научно-технической документации;

4) производственных автоматизированных систем управления;

5) редакционных документов и т. д.

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов. Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа. К критериям оценки внешних особенностей документа относится юридическая достоверность, т. е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения сути проблемы и др.

В соответствии с многогранностью оценки документов и формируется состав экспертной комиссии. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения – состав и содержание всей совокупности документов. Экспертная комиссия создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. В состав экспертной комиссии обязательно включают:

1) должностное лицо, ответственное за документационное обеспечение организации;

2) должностное лицо, ответственное за архив организации;

3) специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;

4) специалиста по обеспечению защиты информации и др.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации, секретарем экспертной комиссии – секретарь организации или сотрудник службы Документационного обеспечения или архива. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности (но не реже 2 раз в год) и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

Экспертная комиссия – это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов. Объектами рассмотрения экспертной комиссии прежде всего являются:

1) ежегодно составляемая номенклатура дел; описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения – акты об аннулировании и о выделении к уничтожению документов и дел независимо от вида носителя;

2) комплексы документов: дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения.

Протоколы экспертной комиссии о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об увеличении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями Росархива, акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях утверждаются руководителем только после их согласования с соответствующим органом архивной службы.

В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный Фонд Российской Федерации, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Оно начинается с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства или секретарем. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных экспертной комиссией учреждения, согласованных с экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения нужно писать полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывать его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносить на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.