Текст книги "Проектный менеджмент в образовательной организации"

Е. В. Савенкова, О. А. Шклярова
Проектный менеджмент в образовательной организации учебно-методическое пособие

Введение

Все вещи создаются дважды. Первый раз ментально, второй раз – физически. Ключ к креативности в том, чтобы начинать работу, зная заранее результат, который хочешь получить.

Стивен Кови (1932–2012 гг), американский консультант по вопросам организационного управления, писатель

Проектный менеджмент в формате эффективной деятельности и развития образовательными организациями, рассматривается как системный механизм в управлении ресурсами. Эффективное использование ресурсов для любой организации – условие ее устойчивого развития, конкурентоспособности, показатель грамотного менеджмента, залог минимизации затрат при стремлении к максимизации удовлетворения потребительского спроса. Один из ведущих специалистов в области эффективного управления директор ООО «Аудиторы проекта» (Project Auditors LLC) Джой Гумц (Joy Gumz), дал образную характеристику сущности проектного менеджмента: «Операционный менеджмент – это освещение тоннеля, стратегический менеджмент обеспечивает наличие света в конце тоннеля, а проектный менеджмент – это двигатель поезда, который и движет организацию вперед» [URL: https://www.pmservices.ru/ project-management-news/citaty-ob-upravlenii-proektami-ot-poetov-do-professionalov (дата обращения: 10.12.2018)].

В системе образования проектный подход не является чем-то совершенно новым. Использование методов и технологий проектного подхода, проектного менеджмента в обеспечении качества результатов и качества процесса в управлении образовательными системами еще в конце XX начале XXI века рассматривалось в исследованиях представителей научной школы управления образовательными системами, основатель которой Т. И. Шамова подчеркивала важность грамотного проектирования в определении стратегии развития образовательных организаций. Проектный подход в управлении способствует росту инновационного потенциала образовательной организации. Проектный подход – одно из условий, фактор позитивной динамики качества управления образовательными системами в условиях устойчивого социально-экономического, общественного развития и модернизации сферы образования. В современных образовательных организациях проектный менеджмент используется на самых разных уровнях – от уровня федерального государственного управления в системе образования до уровня реализации педагогического управления в системе «педагог-обучающиеся». [13, 28, 34, 48, 71, 84, 93, 96, 102, 105 и др.]

Интенсивное развитие проектного подхода в различных организационных системах (в том числе и образовательных системах), многочисленные исследования особенностей/феномена проектного управления и управления проектами указывают не неоднозначность двух этих понятий. Актуальна необходимость более тщательной методологической и теоретической проработки понятий, суть которых раскрывает идеологию, принципы, содержание, условие и технологии организации деятельности в рамках проектного управления (проектного менеджмента) и управления проектами. Не претендуя на полноту рассмотрения этих феноменов, мы постараемся в учебном курсе «Проектный менеджмент в образовательной организации» раскрыть потенциал проектного подхода в обеспечении качества образовательного процесса и качества результата за счет оптимизации управления внутренними и внешними ресурсами.

Освоение курса позволит Вам не только изучить теоретические и методологические основы проектного менеджмента и управления проектами различных видов, узнать базовые элементы и подсистемы управления проектами, познакомиться с опытом применения проектного менеджмента в сфере образования, но и, используя полученные знания, воспользоваться инструментальными средствами для разработки конкретного проекта. Успешная реализация проекта зависит от выстраивания системы управления на каждом этапе жизненного цикла проекта, что возможно при умелом выборе рациональных методов управления проектом. В процессе освоения курса важно активно участвовать в работе на практических занятиях, организация которых направлена на:

– совершенствование умений конструктивной коммуникации, что актуально для успешной работы в команде проекта, выстраивания отношений на основе уважения и доверия;

– освоение опыта работы с национальными и международными стандартами в области управления проектами;

– освоение навыков оценки и прогнозирования рисков в системе проектного менеджмента.

Пособие разработано в соответствии с авторской программой учебной дисциплины «Проектный менеджмент в образовательной организации», подготовленной для обучающихся по направлению подготовки 44.04.01. «Педагогическое образование» по профилю «Менеджмент проектов и программ» (уровень магистратуры), апробированной в системе дополнительного профессионального образования, профессиональная переподготовка по программе «Менеджмент в образовании».

В качестве дополнительного источника теоретического и научно-практического материала студентам предлагается электронная версия практико-ориентированной монографии «Проектный менеджмент как ресурс развития образовательной организации» (авт. Шклярова О. А., Тиунова В. В.). В монографии представлен практический опыт реализации проектного менеджмента в многопрофильной общеобразовательной организации.

Раздел 1.
Основы проект-менеджмента

Изучив данную тему Вы:

– узнаете предысторию и перспективы реализации проектного подхода в развитии образовательных систем и организаций, в обеспечении качества управления образовательными системами;

– ознакомитесь с различными подходами к определению понятий: «проект», «портфель проекта», «программа проекта» «управление проектами», «проектное управление», «проектный менеджмент»;

– изучите основные характеристики проекта и принципы классификация проектов, использование их в образовательных системах;

– узнаете, что составляет методологическую основу проектной деятельности и проектного управления в образовательных системах;

– ознакомитесь с жизненным циклом проекта и базовыми элементами управления проектами на примере деятельности образовательных организаций;

– изучите концепцию управления проектами по временным параметрам;

– познакомитесь с практикой реализации системного и ресурсного подходов в управлении проектами;

– освоите опыт инициации проекта, научно-теоретические подходы и актуальные принципы проектного менеджмента в обеспечении успешной деятельности субъектов в образовательных системах.

Это позволит Вам:

– в практической деятельности использовать операции и процедуры, необходимые для определения актуальных направлений инновационной и научно-образовательной деятельности в рамках Вашего диссертационного исследования;

– используя модели выстраивания матрицы целей, задач, определения методов проектирования, разработать и описать основные концептуальные положения конкретного проекта, связанного с направлением Вашего исследования;

– рассмотреть основные структурные элементы в организации системы совместно-творческой деятельности как объекта управления.

1.1. Основные понятия проект-менеджмента, их трактовка и использование в сфере образования

Проект-менеджмент (project management) в наиболее распространенном варианте трактуется как деятельность (совокупность функций, действий) по управлению проектами. При этом указывается, что управление проектами сопряжено с использованием знаний, навыков, методов, средств и технологий при выполнении проекта с целью достижения или превышения ожиданий участников проекта.

Проект-менеджмент – это управление изменениями и инновациями.

Ключевым понятием в проект-менеджменте является понятие «проект». Понятие «проект» используют при описании/ характеристике предварительно продуманного, запланированного, расписанного или оформленного в другом каком-либо виде (эскиз, макет, план и т.п.) порядка действий, выполнение которых направлено на достижение определенной цели. «Проект» – от лат. projectus – замысел, идея, образ, намерение, обоснования, план.

В фундаментальном коллективном труде основателей проектного менеджмента – Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBоK), который в профессиональных кругах часто называют не иначе как Библия проектного менеджмента, проект характеризуется как «…деятельность по достижению нового результата в рамках установленного времени с учетом определенных ресурсов» [80, С. 30].

«Проект – это ограниченное по времени целенаправленное изменение отдельной системы с изначально четко определенными целями, достижение которых определяет завершение проекта, с установленными требованиями к срокам, результатам, риску, рамкам расходования средств и ресурсов и к организационной структуре [46, С. 8].

В широком, но достаточно конкретном смысле понятие «проект» используют при характеристике:

– отдельного мероприятия, ограниченного по срокам и ресурсам. Боронина Л. Н. именует данную характеристику проекта как «…разовость – все проекты представляют собой разовое явление…» [24];

– ограниченного по продолжительности процесса с определенным началом и концом (локализация во времени). Временные параметры проекта отмечают практически все исследователи, рассматривавшие методологию проектирования и управления проектами;

– направленности на достижение конкретной цели, которая представлена не только ожидаемым результатом, но и определенным продуктом (в образовательных системах – конкретной разработкой);

– координированного выполнения взаимосвязанных действий всех членов команды проекта и участников/исполнителей, вовлеченных в его реализацию;

– определенной степени все проекты неповторимы и уникальны, так как разрабатываются под конкретную задачу с учетом ресурсного обеспечения и условий реализации;

– процесса реализации проекта – всегда создается нечто новое, что многие авторы характеризуют как инновационность; это новое – не только достижение планируемого результата или получение какого-либо продукта, но и личностно-профессиональные достижения, приращения.

Как объект научного познания и практики в различных сферах деятельности «проект» рассматривается:

– как многоплановая деятельность, но с ограничениями во времени и объемах выполняемых работ;

– как отдельное мероприятие с целью получения какого-либо результата, создания продукта, оказания услуги;

– как форма фиксированной по времени деятельности;

– как комплекс скоординированных действий по достижению какой-либо цели и т.п. [14, 24, 35, 36, 38, 40, 54, 56, 57, 63, 71, 75, 78, 87, 90, 96, 98, 105, 107 и др.]

Продукт проекта может быть в формате услуги, процесса, уникального интеллектуального или материализованного воплощения. Характерными особенностями проекта, по мнению Алешина Я. Л., Анисимова С. Н., Анисимовой Е. В., Борониной Л. Н., Горбовцова Г. Я., Груничева А. С., Ивасенко А. Г., Каркавина М. В., Курбатовой О. В., Мазур И. И., Никоновой Я. И., Ольдерогге Н. Г., Шапиро В. Д. и других, всегда являются:

– наличие четко сформулированной цели, достижение которой предполагает грамотное методологическое обоснование, с учетом объективно выделенных подходов и совокупностью конкретных принципов, соответствующих необходимости выполнения политических, экономических, технических и других требований;

– ресурсное обеспечение с учетом внутреннего потенциала и внешних возможностей – кадровое, информационное, материально-техническое, технологическое, экономическое и т.п., определенная степень ограниченности ресурсов;

– наличие (при необходимости разработка и введение) механизмов четкой координации (согласованности) действий всех участников при выполнении проекта – комплекс взаимоувязанных по срокам, промежуточным результатам выполняемых работ в рамках целого проекта;

– определенные сроки начала и конца проекта, что может быть представлено в формате операционного плана действий и характеристикой прогнозируемых рисков, и механизмами их предупреждения и преодоления;

– определенные механизмы выстраивания и поддержки конструктивных взаимоотношений в команде проекта на весь период его разработки и существования, неизбежность и преодоление различных конфликтов [13, 14, 24, 36, 40, 46, 54, 56 и др.].

С организацией проектной деятельности сопряжены такие понятия как «портфель проекта», «программа проекта», «программа проектов».

Портфель проекта – это набор проектов или программ и других работ, объединенных вместе с целью эффективного управления данными работами для достижения стратегических целей.

Характеризуя портфель проекта, обычно отмечают, что это набор разнообразных проектов.

Портфель проекта содержит полный комплект описания ресурсного обеспечения на всех этапах разработки и реализации проекта.

Программа проекта в различных источниках характеризуется как:

– ряд связанных друг с другом проектов (минипроектов и подпроектов), управление которыми координируется для достижения преимуществ в степени управляемости, недоступных ими по отдельности;

– комплекс (пакет) планируемых мероприятий и процедур, которые в совокупности составляют операционный план действий в рамках реализации проекта;

– совокупность различных организационных форм и видов деятельности, отражающих основное содержание и направления реализации проекта с целью получения продукта, достижения результата.

Программа проектов – пакет программно-организационных разработок (относительно самостоятельных проектов) по реализации основных (или всех) направлений функционирования и стратегического развития организации. Например, комплексная программа функционирования и развития образовательной организации включает:

– основные образовательные программы, разрабатываемые для реализации требований федеральных государственных образовательных стандартов, комплектуются с описанием подпрограмм и проектов, обеспечивающих качество образовательного процесса и качество результата;

– программы реализации системы воспитательной работы и дополнительного образования, обеспечивающие;

– программа развития образовательной организации содержит описание приоритетных для организации направлений деятельности на определенный срок и включает ряд проектов и подпрограмм;

– программа ресурсного обеспечения эффективного функционирования и развития образовательной организации включает проекты повышения/развития кадрового, информационно-образовательного, научно-методического, материально-технического и других ресурсов;

– программа оптимизации управления образовательной организацией.

Программы и проекты могут содержать повторяющиеся или цикличные задачи, например, когда отдельные задачи, предполагают выполнение определенных периодически повторяющихся видов работ, операций, процедур.

В теории и практике современного отечественного менеджмента часто оперируют очень близкими по фонетике понятиями – «проектный менеджмент», «проектное управление» и «управление проектами».

С точки зрения современной терминологии – это паронимы. Паронимы – однокоренные слова, близкие по звучанию, хотя и различны (частично или полностью) по значению. Паронимы могут частично совпадать в своем значении.

В проект-менеджменте использование паронимов нередко является причиной недопонимания или искаженного понимания информации. Именно этот эффект можно отметить в расхождении трактовок исследователями и использовании практиками таких понятий как «проектный менеджмент», «проектное управление» и «управление проектом».

Интересны авторские позиции в понимании и характеристике этих понятий, которые представлены в работах Чичерина Ю. А., Суворовой Н. Н. и др. Так Чичерин Ю. А. и Суворова Н. Н. считают, что: «Проектный менеджмент (англ. project management) в широком понимании – это профессиональная деятельность, основанная на использовании современных научных знаний, навыков, методов, средств и технологий и ориентированная на получение эффективных результатов путем воздействия на работников для успешного осуществления проектов» [101, С. 2].

Бронникова Т. М., Лялин А. М., Разу М. Л. и другие рассматривают проектное управление как специфический вид управленческой деятельности, который связан с коллегиальной/командной разработкой какой-либо программы, модели действий, направленной на достижение цели или реализацию инновационной модели [99].

Разработчики информационно-компьютерных технологий в управлении Томского политехнического университета, характеризуя проектный менеджмент отмечают, «…это методология достижения успеха (искусство руководства по координации усилий людей и использованию ресурсов) с применением современных научных методов для достижения оптимальных результатов по стоимости, времени и качеству, а также удовлетворению интересов всех участников проекта» [23, С. 4]. Они предлагают рассматривать проектный менеджмент через призму интеграции информационных систем, задействованных в планировании деятельности организации с различными управленческими процедурами и организационной структурой.

Алешин А. В., Аньшин В. М., Багратиони К. А., Ильина О. Н., Мазур И. И., Полковников А. В., Разу М. Л., Шапиро В. Д. и другие считают, что практика и методология управления проектами – предтеча проектного менеджмента.

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ И УПРАЖНЕНИЯ

Задание 1. Подготовьте сообщение о сути и проблемах терминологической корректности в использовании ключевых понятий проект-менеджмента. Определите аудиторию, для которой будете готовить сообщение:

– обучающиеся старших классов, интересующиеся проектным управлением;

– выступление перед партнерами вашей организации;

– как лекция для сокурсников и т.п.

Примерные темы:

«К вопросу о проектном управлении в организации»

«Условия и ресурсы проект-менеджмента»

«История развития проект-менеджмента за рубежом и в России»

«К дискуссии об актуальности проектного подхода в управлении»

«Что же это такое – проектный менеджмент?»

и т.п.

Требования к выполнению задания:

Выступление должно быть рассчитано не менее чем на 5, но и не более 7 минут. Содержание выступления может носить информационный характер, пояснять или разъяснять суть рассматриваемого вопроса.

Текст и форма подачи выступления должны быть ориентированы на определенную аудиторию.

Обязательно наличие тезисов выступления – 3–4 страницы. Презентация желательна, 7–10 слайдов. На слайдах презентации не следует располагать текст выступления, целесообразно использование иллюстративного материала, усиливающего эффект восприятия речи докладчика.

Критерии оценивания: тема раскрыта, информация соответствует выбранной аудитории, не противоречит требованиям научности, достоверности, объективности, презентация соответствует основным требованиям.

Задание 2. Изучите сравнительное описание методологических основ «управления проектами» и «проектного менеджмента». Дайте заключение об объективности выделенных оснований.

Таблица 1

Сравнительная характеристика методологии управления проектами и проектного менеджмента

Требования к выполнению задания: комментарий оформляется в виде письменного отзыва, в котором анализируется представленная информация – ее объективность, научность, достоверность, актуальность и значимость в профессиональной деятельности специалистов.

Текст комментария оформляется свободным стилем. Рекомендуемый шрифт – Times New Roman (14 пт), интервал – 1,5, без дополнительных интервалов между абзацами.

Размеры полей: левое –30 мм, правое –10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм. Следует включить режим «выравнивание по ширине» и отключить перенос слов.

Абзац (отступ) в тексте – 1,25.

Критерии оценивания: логичность, полнота, объективность, наличие аргументации, грамотность в оформлении.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ

1. Что в сфере управления можно назвать проектом? Приведите примеры проектов разного уровня управления организационными системами.

2. При характеристике каких процессов, объектов используется термин «проект»?

3. Как рассматривается феномен «проект» в практике научных исследований?

4. Дайте комментарий к использованию понятий «портфель проекта», «программа проекта», «программа проектов».

5. Какие трактовки понятия «проект-менеджмент» в настоящее время встречаются в литературе?

6. Что такое «продукт проекта»? Дайте краткое описание возможных/планируемых продуктов разных проектов.

7. В каком случае используется понятие «портфель проекта»? Что входит в «портфель проекта»?

8. Дайте комментарий к использованию понятий «проектный менеджмент», «проектное управление» и «управление проектами». Приведите примеры корректного и некорректного использования данных понятий в практике образования.

9. Почему управление проектами называют предтечей проектного менеджмента?