Текст книги "Образцы кадровых документов с комментариями. Практическое пособие"

1.6. Нормативные правовые акты в области кадровой документации

Кадровую документацию ведут в соответствии с перечнем разрешенных к применению документов, регламентированных Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299). ОКУД – это тот документ, благодаря которому кадровик не будет сомневаться в правомерности применения им на практике того или иного документа.

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) разработан и утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие 1 июля 2003 г. В ГОСТе установлены требования, которые относятся к оформлению следующих документов: постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и др. Требования ГОСТа относятся также и к оформлению кадровых документов. Надо отметить, что указания данного стандарта являются рекомендуемыми, поэтому работодатели, опираясь на этот нормативно-правовой акт, имеют возможность формировать у себя индивидуальные правила и процедуры ведения кадрового делопроизводства, которые можно отразить в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» регламентированы формы документов, которые должны применяться в кадровой работе.

С 1 января 2004 г. введены в действие трудовые книжки нового образца. Разработаны Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Данные Правила утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

Действует Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Введен Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (утв. приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»).

Работодателям необходимо принять во внимание тот факт, что Министерство труда преобразовано в Министерство здравоохранения и социального развития РФ. Но многие постановления Минтруда России остаются действующими.

Кроме трудовой книжки на каждого работника должна вестись личная карточка. Об этом сказано в п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках»: в личной карточке формы Т-2 повторяются все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении и с каждой такой записью работодатель обязан ознакомить сотрудника под расписку в личной карточке.

Личная карточка имеет строго определенную форму. Утверждены постановлением Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» унифицированные формы № Т-2, № Т-2 ГС (МС), предназначенные для государственных служащих, а также учетная карточка научного, научно-педагогического работника формы № Т-4.

Сведения о сроках хранения кадровой документации содержатся в Перечне типовых управленческих документов (далее – Перечень), образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.). Перечень составлен в соответствии с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов. Кроме определения сроков хранения того или иного документа, Перечень используют еще и при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

В кадровой работе необходимо пользоваться квалификационными справочниками, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 31 октября 2002 г. № 787 «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»:

– ЕТКС: Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (в соответствии с указанным выше постановлением Правительства РФ Министерство труда РФ своим постановлением от 9 февраля 2004 г. № 9 утвердило Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих;

– Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденным постановлением Минтруда России от 22 апреля 2004 г. № 51 «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики отдельных категорий работников Государственной противопожарной службы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» во исполнение вышеназванного постановления Правительства РФ № 787;

– Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. Изданы также и другие нормативные правовые акты:

– ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), принят постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367;

– ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г. № 276-ст.

1.7. Кадровые документы, которые составляются на бланках

Документы в соответствии с требованиями законодательства изготавливают на бланках, модель которых составлена на основании положений нормативного акта – ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланки документов положено делать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. ГОСТом Р 6.30-2003 установлены два стандартных формата бланков документов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Бланк документа – это набор реквизитов, расположенных в определенной последовательности, и идентифицирующих автора официального письменного документа. Перечень реквизитов, употребляемых при составлении документов, содержится в ГОСТ Р 6.30-2003:

1) 01 – Государственный герб Российской Федерации (данный реквизит проставляют только на документах, издаваемых Правительством РФ и подведомственными ему министерствами и ведомствами, обычные организации не вправе проставлять этот реквизит на своих документах);

2) 02 – герб субъекта Российской Федерации (используют на документах, издаваемых правительствами субъектов РФ, например, правительством Саратовской области; обычные организации также не вправе проставлять этот реквизит на своих документах);

3) 03 – эмблема организации или товарный знак, знак обслуживания (помещают на бланках организаций – юридических лиц и индивидуальных предпринимателей – в соответствии с уставом (положением об организации));

4) 04 – код организации (проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

5) 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица или основной государственный регистрационный номер (ОГРНИП) для индивидуального предпринимателя (проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами);

6) 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

7) 07 – код формы документа (проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД));

8) 08 – наименование организации (должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах);

9) 09 – справочные данные об организации (почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации: номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.);

10) 10 – наименование вида документа (должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000));

11) 11 – дата документа (время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования);

12) 12—регистрационный номер документа (состоит из его порядкового номера, присвоенного в организации);

13) 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа (регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ);

14) 14 – место составления или издания документа (указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации»);

15) 15 – адресат (то лицо (лица), которому адресуется документ: организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица; документ не должен содержать более четырех адресатов);

16) 16 – гриф утверждения документа (придает нормативный или правовой характер его содержанию);

17) 17 – резолюция (состоит из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержит принятое им решение);

18) 18 – заголовок к тексту (кратко излагает его содержание);

19) 19 – отметка о контроле;

20) 20 – текст документа (информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа);

21) 21 – отметка о наличии приложения;

22) 22 – подпись (собственноручная роспись полномочного должностного лица);

23) 23 – гриф согласования документа (выражает согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием);

24) 24 – визы согласования документа (выражает согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа);

25) 25 – оттиск печати (заверяет подлинность подписи должностного лица на документах);

26) 26 – отметка о заверении копии (личная подпись должностного лица, заверившего копию документа; по усмотрению организации допускается заверять печатью);

27) 27 – отметка об исполнителе (включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона);

28) 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело (включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ);

29) 29 – отметка о поступлении документа в организацию (содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа, при необходимости – часы и минуты);

30) 30 – идентификатор электронной копии документа (отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации).

Ознакомившись с основными реквизитами, специалист по ведению делопроизводства должен знать, что бланк документа содержит постоянную часть реквизита документа, которая является неизменяемой и наносится при его изготовлении, а также переменную часть реквизита документа, которая является изменяемой частью реквизита документа и вносится в бланк документа при его заполнении. В нижеприведенных примерах можно посмотреть, в каком месте бланка расположена постоянная часть реквизита документа, а в каком – переменная. На практике традиционно используют два варианта бланков – угловой и продольный (в зависимости от расположения реквизитов, согласно ГОСТу Р 6.30-2003).

Как видно из примеров, постоянная часть реквизита документа расположена в верхнем поле бланка. Ниже постоянной части реквизита находится переменная часть, но в данных примерах она пуста. В переменной части бланка пишут самые разнообразные тексты документов: тексты постановлений, распоряжений, приказов, решений, писем в сторонние организации и т. д. Вот как выглядит документ с заполненной переменной частью реквизита (см. ниже).

В примерах показан внешний вид документов: расположение реквизитов и текста. На самом деле, согласно ГОСТ Р 6.30-2003, каждый лист документа должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Итак, оформлением документа является проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Каждая организация – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель – разрабатывает свои бланки с собственными реквизитами и использует их в своей деятельности.

Однако сегодня не все документы следует составлять на банках, которые мы рассмотрели. Например, если приказ о принятии работника раньше писали на таких бланках, то сейчас для такого приказа существует форма установленного образца, так называемая унифицированная форма, которая введена в действие в 2004 г. Это форма № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», утвержденная постановлением Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Данным постановлением введены также и другие унифицированные формы приказов (см. в следующей статье «Унифицированные формы документов»).

Для составления многих других видов документов (не только приказов) в последнее время введены унифицированные формы документов и постепенно исключаются из обращения неунифицированные формы.

1.8. Унифицированные формы кадровых документов

В настоящее время продолжается работа по унификации документов. Унификацию осуществляют в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Согласно законодательству унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унифицированные системы документации постоянно совершенствуются. В настоящее время созданы системы:

– организационно-распорядительной документации;

– первичной учетной документации;

– банковской документации;

– финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

– отчетно-статистической документации;

– учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

– документации по труду;

– документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

– внешнеторговой документации.

Перечень унифицированных документов, составляющих эти системы, находится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Однако в ОКУД только лишь перечислены наименования форм, в нем нет образцов унифицированных форм. Образцы унифицированных форм содержатся в соответствующих альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а сами альбомы – Федеральной службе государственный статистики (Росстате), на который постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» возложена обязанность разрабатывать и утверждать эти альбомы. Организации имеют право приобретать эти альбомы в Госкомстате России на договорной основе.

Рассматривая список кадровой документации, надо отметить, что в настоящее время утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» следующие унифицированные формы:

1) № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;

2) № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;

3) № Т-2 «Личная карточка работника»;

4) № Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»;

5) № Т-3 «Штатное расписание»;

6) № Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;

7) № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

8) № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;

9) № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

10) № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;

11) № Т-7 «График отпусков»;

12) № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;

13) № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»;

14) № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

15) № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», № Т-10 «Командировочное удостоверение»;

16) № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;

17) № Т—11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;

18) № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»;

19) и другие унифицированные формы.

Глава 2. Локальные нормативные акты

2.1. Понятие локальных нормативных актов

Статья 68 ТК РФ устанавливает, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Что означает понятие «локальные нормативные акты», о котором речь идет в ТК РФ? Локальные нормативные акты – это внутренние документы, которые работодатели принимают самостоятельно в пределах своей компетенции и которые имеют юридическую силу только в рамках деятельности конкретного работодателя. Принимаемые работодателем локальные нормативные акты действуют в отношении работников данного работодателя независимо от места выполнения ими работы (ч. 4 ст. 13 ТК РФ).

Право принятия локальных трудовых актов, содержащих нормы трудового права, работодатели всех организационно-правовых форм и форм собственности (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями). Однако ТК РФ не содержит перечня локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Это могут быть положения, приказы, инструкции и т. д. О конкретных локальных нормативных актах, содержащих нормы трудового права, вы узнаете в процессе прочтения данной книги. По правилам, введенным ТК РФ, локальный нормативный акт должен учитывать мнение представительного органа работников, но если такого органа нет и не будет у работодателя, имеющего всего одного – нескольких работников, то работодатель имеет право на самостоятельную разработку такого локального трудового акта и единоличное его утверждение. Локальные нормативные акты, согласно ТК РФ, принимаются работодателем единолично:

1) без учета чьего-либо мнения и без согласования (если они по законодательству не требуются);

2) с учетом мнения представительного органа работников (выборного профсоюзного органа либо других органов, уполномоченных работниками);

3) по согласованию с представительным органом работников.

В целях соблюдения единых правил ведения документации в рамках деятельности конкретного работодателя целесообразно принять Инструкцию по делопроизводству, которую нужно составить в начале деятельности работодателя. Инструкция по делопроизводству призвана упорядочить ведение документации во всех сферах деятельности конкретного работодателя.

Работодателю также следует уделить внимание другим локальным нормативным актам, которые будут способствовать успешной работе: правилам внутреннего трудового распорядка, коллективному договору, инструкции по заполнению трудовых книжек, правилам ведения трудовых книжек, правилам по охране труда, положению о премировании работников, положению об отпусках, положению о порядке обработки персональных данных и т. д. Так, например, работодателю целесообразно принять Положение о порядке обработки персональных данных, так как ст. 86 ТК РФ содержит требование об ознакомлении под роспись работников с документами предприятия, устанавливающими порядок обработки персональных данных. Статья 90 ТК РФ предусматривает ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работников.

Персональные данные – это информация, касающаяся конкретного работника, которую получает работодатель в связи с трудовыми отношениями. Обработку персональных данных работодатель производит в виде документированной информации, включающей получение, хранение, комбинирование, передачу или любое иное использование соответствующих сведений.

Для упорядочения ведения кадрового делопроизводства особо нужно уделить внимание разработке Положения об отделе кадров и Инструкции по кадровому делопроизводству. Для эффективного составления трудовых договоров можно принять такой локальный трудовой акт, как Положение о должностных инструкциях.

Локальный нормативный акт вступает в силу, согласно ст. 12 ТК РФ, со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.

До заключения трудового договора работодатель обязан ознакомить работников (под роспись) с действующими в организации локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ).