Текст книги "Образцы кадровых документов с комментариями. Практическое пособие"

2.2. Положение об отделе кадров

Для того чтобы заложить эффективную систему и методы руководства и управления специалистами по кадровой работе, работодатель может разработать локальный нормативный акт – Положение об отделе кадров. Названное Положение определяет цели и задачи кадровой службы, порядок ее деятельности. На его основании проще организовать работу кадровой службы. Если у работодателя есть в штате кадровые работники и юрисконсульт, то он может дать им задание разработать названное Положение, так как они являются профессионалами. Если работодатель не имеет вышеуказанных работников, но он собирается организовать кадровую службу, то он сам может разработать такое Положение. Положение об отделе кадров имеет общую структуру (см. приложение 1 к данной главе). Образец Положения приведен в приложении 2. Положение о кадровой службе должно быть утверждено руководителем организации. Когда на этом документе будет стоять гриф «Утверждено», то это означает, что Положение имеет юридическую силу, и для введения его в действие никаких дополнительных приказов издавать не нужно. Затем этот акт дают для прочтения всем сотрудникам отдела кадров, которые должны поставить на нем визу ознакомления.

Приложение 1

Приложение 2

1. Общие положения

1.1. Отдел кадров (далее – Отдел) является обособленным структурным подразделением организации (далее – Организация).

1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Организации.

1.3. Отдел непосредственно подчиняется генеральному директору Организации.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации, другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также нормативными методическими документами по ведению кадрового делопроизводства, уставом Организации, а также настоящим Положением.

1.5. Кадровую службу возглавляет руководитель кадровой службы (далее – Руководитель), назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом генерального директора Организации.

1.6. На должность Руководителя назначается лицо, имеющее высшее юридическое или экономическое образование и стаж работы в должности руководителя кадровой службы не менее 3 лет.

1.7. Структура и штат Отдела утверждаются генеральным директором Организации.

1.8. Должностные обязанности работников Отдела устанавливаются должностными инструкциями.

2. Основные задачи

2.1. Подбор и расстановка кадров.

2.2. Учет личного состава и ведение кадровой документации.

2.3. Контроль соблюдения дисциплины труда.

2.4. Повышение квалификации работников.

2.5. Проведение аттестации.

2.6. Формирование кадрового резерва.

2.7. Контроль соблюдения трудовых и социальных прав работников.

2.8. Поддержание и укрепление положительного социально-психологического климата в Организации, предупреждение трудовых конфликтов.

3. Функции

3.1. Определение текущей потребности в кадрах, анализ текучести кадров.

3.2. Подбор персонала совместно с руководителями заинтересованных подразделений.

3.3. Разработка штатного расписания.

3.4. Документирование приема, перевода, увольнения работников.

3.5. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.

3.6. Ведение учета личного состава работников Организации, оформление личных дел, подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов.

3.7. Документальное оформление служебных командировок.

3.8. Составление графика отпусков и учет использования отпусков, а также оформление отпусков в соответствии с графиком отпусков.

3.9. Ведение учета работающих в Организации военнообязанных.

3.10. Подготовка материалов для представления работников к поощрениям.

3.11. Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

3.12. Выполнение запросов о трудовом стаже работников, ранее работавших в Организации.

3.13. Организация и участие в аттестации работников.

3.14. Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, составление планов развития сотрудников.

3.15. Составление планов повышения квалификации работников.

3.16. Организация табельного учета.

4. Права

Отдел имеет право:

4.1. Получать от структурных подразделений Организации документы, необходимые для оформления приема, перевода, командирования, отпуска и увольнения работников.

4.2. Давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям Организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров.

4.3. Вносить предложения руководству Организации по совершенствованию работы с кадрами.

4.4. Удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам Организации.

4.5. Контролировать в структурных подразделениях Организации соблюдение в отношении работников трудового законодательства, предоставление установленных льгот и компенсаций.

4.6. Представительствовать в установленном порядке интересы Организации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.

4.7. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых Организацией, по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

5. Ответственность

5.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение Отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет Руководитель.

5.2. На Руководителя возлагается ответственность за:

5.2.1. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.

5.2.2. Соблюдение сотрудниками Отдела трудовой дисциплины.

5.2.3. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в помещениях Отдела, и соблюдение правил пожарной безопасности.

5.2.4. Соответствие действующему законодательству визируемых им изготавливаемых Отделом проектов приказов, инструкций, положений и других документов.

5.3. Ответственность сотрудников Отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.

6. Взаимоотношения. Служебные связи

Для выполнения функций и реализации прав кадровая служба взаимодействует:

6.1. Со всеми структурными подразделениями Организации по кадровым вопросам.

6.2. С юридическим отделом – для получения информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения при подготовке кадровых документов.

6.3. С бухгалтерией – по вопросам оплаты труда, а также для предоставления копий приказов о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, привлечении к материальной ответственности.

6.4. С информационно-техническим отделом Организации – по вопросам обеспечения Отдела организационно-вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.

7. Порядок внесения изменений и дополнений

7.1. Изменения и дополнения в Положение вносятся приказом генерального директора по представлению Руководителя.

2.3. Инструкция по ведению кадрового делопроизводства

Кроме Положения об отделе кадров для кадровой службы можно разработать еще один локальный нормативный акт, который называется Инструкцией по ведению кадрового делопроизводства. У этого документа иное назначение: в нем устанавливаются единые правила ведения кадрового делопроизводства и содержатся образцы бланков кадровых документов. Это необязательный документ, и он вводится в действие на усмотрение самого работодателя. Однако наемные работники устраиваются на работу, увольняются, затем принимаются новые, и, как известно, кадровых проблем у работодателя всегда хватает. Инструкция уменьшит эти проблемы, повысит эффективность ведения кадрового делопроизводства. Не имеет значения, есть ли у работодателя такое структурное подразделение, как отдел кадров, или же он может себе позволить оплачивать работу всего лишь одного специалиста по персоналу, но предписанию Инструкции будет подчиняться каждый выполняющий кадровую работу сотрудник. Например, работодатели, имеющие небольшой штат работников, в отличие от крупных организаций, не ведут журнал приема работников, журнал увольнения, журнал учета отпусков и т. п. В Инструкции по кадровому делопроизводству можно закрепить обязательность ведения таких журналов, так как их наличие облегчает работу кадровиков. Журналы будут содержать постоянную и четкую информацию о работниках, они помогают в составлении различных статистических справок и т. п. Таким образом, благодаря Инструкции кадровая документация всегда будет вестись в строго определенном порядке, документы будут лежать там, где им следует, независимо от человеческого фактора, присутствующего у каждого конкретного работника. Новичок в кадровой работе или опытный работник, привыкший на предыдущем месте работы к иному ведению кадрового делопроизводства, у конкретного работодателя будет исполнять предписание Инструкции именно этого работодателя.

Инструкция содержит:

1) перечень нормативно-правовой базы, которая необходима для проведения той или иной процедуры;

2) перечень формируемых «дел»;

3) последовательный перечень действий при оформлении документации;

4) образцы документов: приказов, распоряжений, журналов учета и т. д.;

5) порядок действий при решении проблемных ситуаций.

В нашей книге нет образца Инструкции по ведению кадрового делопроизводства по той причине, что в нее целесообразно включить все образцы кадровых документов, которые мы рассматриваем на протяжении всей книги в отдельных главах с комментариями. Работодатель без труда может составить Инструкцию самостоятельно, пользуясь образцами кадровых документов, приведенных в нашей книге, при этом он по своему усмотрению решает, какой образец включать, а какой не включать в этот документ.

Примерная структура Инструкции:

1) Общие положения.

2) Основные понятия.

3) Основная часть.

4) Заключительные положения.

5) Приложение.

В разделе 1 «Общие положения» отражают: цели, задачи, нормативно-правовую базу, которой руководствуются при разработке данного локального трудового акта, указывают лицо (лица), на которых распространяется данный нормативный правовой акт и т. д.

В разделе 2 «Основные понятия» уточняют понятия и термины, которые будут использоваться в тексте Инструкции.

Раздел 3 «Основная часть» обычно самый объемный по написанию, так как в нем определяют основные процедуры кадрового делопроизводства, для каждой из которых подробно расписывают подробный порядок действий. Основные процедуры включают: прием на работу, перевод (постоянный, временный), совместительство, совмещение, командировка, отпуск, наложение дисциплинарного взыскания, увольнение (по собственному желанию, по соглашению сторон, по истечении срочного трудового договора, по сокращению штатов, по иным статьям ТК РФ и других нормативных правовых актов, предусматривающих основания для увольнения и т. д.). Те виды трудовых отношений, которые не используются конкретным работодателем, например, совмещение, замещение, отсутствие командировок и т. п., можно не включать в Инструкцию. В «Основной части» необходимо определить процедуру увольнения. Увольнение, как известно, бывает по разным основаниям: по собственному желанию, за разглашение служебной или коммерческой тайны, в связи с признанием полностью нетрудоспособным, в случае выхода на пенсию по инвалидности и т. д. Причем по каждому из оснований надо определить порядок действий при увольнении, поскольку он различается.

Раздел 4 «Заключительные положения» обычно предусматривает: меры ответственности должностных лиц за несоблюдение Инструкции (например, наложение дисциплинарного взыскания), порядок вступления данного документа в силу, порядок введения изменений и дополнений в данный документ в связи с изменением законодательства.

Раздел 5 «Приложения» содержит образцы кадровых документов, например, журнал регистрации приказов, журнал регистрации о прекращении действия трудового договора, формы уведомления, приказов и т. д.

Инструкцию вводят в действие приказом работодателя (см. приложение 3 к данной главе).

Приложение 3

Глава 3. Штатное расписание

3.1. Понятие штатного расписания

После экономическо-финансового обоснования необходимости введения той или иной должности (должностей) можно приступить к составлению штатного расписания. Штатное расписание регламентировано ст. 15 и 57 ТК РФ. Штатное расписание – это внутренний документ работодателя, в котором отражают численный состав постоянных работников, наименование должностей и размеров должностных окладов. В штатное расписание должны включаться все должности, независимо от того, какой вид трудового договора (срочный или на неопределенный срок) будет заключен с лицами, которые будут приняты на эти должности. Нет смысла вносить в штатное расписание должности, которые понадобятся работодателю для выполнения разовых, случайных или определенного вида работ, например, оказать услуги консультантов, экспертов. Работников, привлекаемых к подобным работам, называют внештатными и оформляют на условиях гражданско-правовых договоров. Надо сказать, что понятия «внештатный работник» в ТК РФ нет, его употребляют в бытовом разговоре.

Составлять штатное расписание необходимо по форме Т-3. Это унифицированная форма, рекомендованная постановлением Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Грамотно и правильно оформить штатное расписание помогут Указания по заполнению формы Т-3 (см. приложение 4 к данной главе).

Утверждают штатное расписание изданием приказа, подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

После утверждения штатного расписания в соответствующем приказе составляют должностные инструкции (см. главу 4 «Должностная инструкция») к каждой должности и начинают принимать работников.

Приложение 4

Приложение 5

Указания по заполнению формы Т-3

Выдержки из постановления Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад)» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и прочее в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6–8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и прочее), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и прочее) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.

Приложение 6

Приложение 7

Приложение 8

Приложение 9

Глава 4. Должностная инструкция

4.1. Должностная инструкция – документ, разрешенный к применению

После того как составлено и утверждено приказом работодателя штатное расписание, можно приступить к разработке должностной инструкции по каждой штатной должности. Назначение должностной инструкции – закрепление перечня обязанностей и прав работника. Однако вы можете изучить весь ТК РФ – основной закон, регулирующий трудовые отношения, но не найдете там такого понятия, как должностная инструкция. ТК РФ не предусматривает обязательность составления должностной инструкции. Тогда откуда всем гражданам так близко знакомо понятие должностной инструкции? Всеобщее знание о данном документе пришло к нам из прежнего трудового законодательства и из практики деятельности государственных учреждений и организаций. Государственные учреждения до сей поры выполняют требования вышестоящих организаций (министерств и ведомств), следуя их положениям о должностных инструкциях. Примером может служить приказ МНС России от 20 ноября 2003 г. № БГ-3-25/640@ «Об утверждении типовых положений отделов и типовых должностных инструкций на руководящий состав и начальников отделов межрегиональной инспекции МНС России по федеральному округу». Если, заглянуть в другие помимо ТК РФ нормативные правовые акты, то оказывается, что должностная инструкция является документом, разрешенным законодательством к применению. Сведения об этом содержатся в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД). Кроме того, срок хранения должностной инструкции (75 лет) отражен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

У читателя может возникнуть вопрос: если нет необходимости, согласно ТК РФ, в составлении должностной инструкции, зачем автор предлагает работодателям приступить к ее разработке? Дело в том, что в трудовом договоре предписывается (ст. 57 ТК РФ) излагать трудовую функцию, а именно: работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, а также конкретный вид поручаемой работнику работы, который означает выполнение определенных обязанностей работником. Однако, кроме обязанностей, существуют и права. В трудовой договор по соглашению сторон, как установлено в ст. 57 ТК РФ, могут включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Сразу можно подумать, что права и обязанности могут включаться, а могут и не включаться в трудовой договор. Однако в ст. 57 ТК РФ также предусмотрено, что невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей. Поэтому, чтобы изначально было все четко и ясно, в трудовом договоре надо прописать права и обязанности работника. На практике же бывает так, что в трудовом договоре необходимо изложить довольно широкий перечень прав и обязанностей работника, который занимает очень много места в тексте трудового договора. При этом текст трудового договора становится громоздким и неудобным при изложении других необходимых условий договора. Не каждый человек имеет способность запомнить и усвоить большое количество информации, изложенной в одном документе, что в последующем приводит к непониманию между работником и работодателем. Эту проблему решить несложно. К трудовому договору можно правомерно оформить приложение, называемое должностной инструкций, на которую делают ссылку в трудовом договоре. В должностной инструкции можно очень подробно изложить перечень должностных обязанностей. А прочтение и восприятие содержания трудового договора становятся более удобными, понятными, запоминаемыми.

4.2. Должностная инструкция – локальный нормативный акт

Должностная инструкция – это локальный нормативный акт работодателя (ст. 8 ТК РФ). Кадровику необходимо знать, что должностная инструкция разрабатывается не для конкретного работника, например, для Иванова А.С., а для конкретной должности, например, для должности бухгалтера, на которую может быть принят Иванов или Петров, или еще кто-то. Применение должностной инструкции, являющейся составной частью трудового договора и в то же время отдельным юридическим документом, имеет много достоинств. В должностной инструкции можно не только четко зафиксировать обязанности, но и отразить права и профессиональную ответственность работника, особенности организации производства, труда и управления. Работник, подписывая не один трудовой договор, а два документа (трудовой договор и должностную инструкцию), серьезнее понимает свою ответственность перед работодателем. С другой стороны, если работодатель заставляет работника заниматься не теми обязанностями, которые подробно отражены в должностной инструкции, работнику легче отстоять свои права. Работодатель, имея в делопроизводстве должностные инструкции, также использует их в разрешении трудовых конфликтов с работниками. На основании должностной инструкции он может наложить дисциплинарное взыскание, уволить работника в период испытательного срока. Используют должностную инструкцию и при проведении сокращения численности или штата сотрудников, и при перемещении работника на другую должность, и при временном исполнении обязанностей по должности, а также при проведении аттестации, в судебных разбирательствах.