Текст книги "Краткое содержание «На пике возможностей»"

На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов

Введение

Три четверти американских служащих назвали основным источником стресса и отсутствия мотивации на работе босса. Так какой же он, хороший менеджер? Тот, что жертвует собой, своей семьей, своими интересами ради общего дела? Чаще поощряет подчиненных? Работает с утра до вечера, подавая сотрудникам пример самоотверженного служения на благо компании?

Основная причина недовольства руководителем не его дела, а его бездействие. Чаще всего работников раздражает отсутствие конкретных целей, неумение сплотить и грамотно мотивировать коллектив.

Большинство ошибок менеджеров порождены их личной неэффективностью. Но это можно исправить. И лучший пример – автор книги «На пике возможностей» Роберт Поузен, член совета директоров двух компаний, государственного фонда здравоохранения и медицинского исследовательского центра; он совмещает две работы с полной загрузкой – преподавателя в Гарвардской школе бизнеса и руководителя наблюдательного совета MFS Investment Management. В его книге собраны советы, проверенные временем и личным опытом, которые будут полезны людям интеллектуального труда.

Три ключевые идеи

Индивидуальная эффективность измеряется количеством и качеством проделанной работы во время движения к цели. Несмотря на разность задач, которые люди ставят перед собой, в работе с ними есть два общих момента: предельная конкретизация и оптимизация. Достичь максимальной эффективности помогут три взаимосвязанных приема:

1. Четкая формулировка цели и оценка степени ее важности. Эти приемы помогут придерживаться отведенных временных рамок при выполнении задач.

2. Концентрация на конечном результате. Интенсивно взявшись за приоритетный проект, время от времени делайте краткие остановки, чтобы подвести промежуточные итоги, от которых можно отталкиваться при дальнейшей работе.

3. Экономия сил. Отводите минимум времени для задач с низким приоритетом.

Цели и приоритеты

Активность должна быть обоснована, действие ради действия перерастает в бессмысленную суету. Вы расходуете время и силы на непродуктивную работу, которая не только не приближает к цели, но нарушает баланс между трудом и отдыхом за счет сокращения последнего. Чтобы правильно определить приоритеты, воспользуйтесь схемой из шести пунктов:

1. Запишите шаги, которые вы намерены осуществить для достижения цели.

2. Сгруппируйте шаги в зависимости от сроков: долгосрочные (от пяти лет), среднесрочные (на год), краткосрочные (на неделю). Убедитесь, что цели сопряжены с задачами. Если хотя бы одна цель не привязана к задачам, подумайте, какие меры необходимы для ее воплощения, и сразу же включите их в список.

3. Определите приоритет целей и расставьте их в порядке убывания. Для оценки используйте десятибалльную шкалу, где десятка соответствует максимальной, а единица – минимальной важности. Цель, набравшая большее количество баллов, признается первоочередной для исполнения; она должна возглавить список.

4. Распределите задачи по приоритету. Разбейте их на те, что приближают вас к поставленной цели, и те, что поручены другими людьми. Задания руководства требуют безотлагательного исполнения, но это не значит, что нужно тратить на них весь рабочий день.

Некоторые задания руководства важнее других. Эффективный руководитель укажет вам на приоритетность каждого вверенного вам проекта – например, ожидает ли он получить от вас подробный отчет или только краткую служебную записку. Не упускайте из виду такие подсказки. Если приоритет конкретной задачи вообще неясен, уточните у руководства, насколько она важна.

5. Оцените, на что уходит ваше время, и используйте его на решение приоритетных задач. Подумайте, какую часть времени вы уделяете воплощению важнейших целей и задач? Можно ли увеличить этот промежуток за счет оптимизации деятельности?

6. Выясните и устраните причины между поставленными целями и временем, которое вы можете уделить для их реализации.

Альтернативный способ расстановки приоритетов – составить гибкий список дел на одной-двух страницах. Он может быть многоуровневым и меняться в зависимости от текущей ситуации.

Сосредоточьтесь на конечном результате

Начиная работу над любым проектом, задумайтесь о конечной цели. Определите важнейшие задачи и способы их решения. Любая инициатива подразумевает определение окончательных выводов, но в середине пути важно сделать «промежуточную проверку» – остановиться, обобщить полученный опыт, внести в план коррективы в свете новой информации. К примеру, создавая прототип продукта, перед этапом детализации и масштабирования провести тестирование, чтобы выявить непредусмотренные проблемы и открывшиеся возможности.

Недостаток большинства современных продуктов и услуг в том, что они разрабатываются без учета мнения потенциальных покупателей, без испытаний на разных стадиях производства. В результате потребитель часто переплачивает за ненужные качества товара или избыточный сервис. Но это препятствие устранимо – если держать постоянную обратную связь с целевой аудиторией.

Для многих специалистов привычно состояние прокрастинации – невозможность начать с важнейших целей и привычка откладывать дела на потом. Некоторым нужен дедлайн – в отсутствие его они не в состоянии завершить работу над проектом. Исследователи установили, что до 15% взрослых проявляют признаки хронической прокрастинации. Если вы входите в это число, то следующие рекомендации – для вас:

1. Если вы легко отвлекаетесь на более интересные занятия, избавьтесь от всего лишнего. Скорректируйте список дел, выделите время для работы над большим проектом, минимизируйте отвлекающие факторы, например, заблокируйте доступ к социальным сетям и видеоиграм.

2. Частые причины прогрессирующей прокрастинации – страх неудачи или неуверенность в своих силах. В этом случае полезно обратиться к психологу, который выявит причины страхов и поможет проработать их.

Если склонность к прокрастинации приобретает хроническую форму или затрагивает только сложные задачи, недостаточно определить награду. Необходимо найти человека, перед которым вы будете отчитываться. Желательно, чтобы это был ваш руководитель; хотя коллега, работа которого связана с вашей, также может помочь. Предоставьте вашему руководителю список мини-дедлайнов и в письменной форме заверьте свое желание следовать им – тогда они приобретут официальный статус. Не стыдитесь сознаться руководителю в том, что у вас есть склонность отлынивать от работы. Во-первых, он, скорее всего, уже давно осведомлен об этом. Во-вторых, вы принимаете конкретные меры, чтобы решить проблему, а это благотворно влияет на всех, кто работает бок о бок с вами.

Не тратьте силы попусту

В каждой компании есть сотрудники, уделяющие слишком много времени на выполнение пустых, малозначащих дел. Конечно, тщательность и пунктуальность – полезные качества, но временные затраты должны быть соизмеримы с важностью проекта и сложностью решаемых задач.

Обычно потеря времени и сил происходит из-за неумения выделять основные задачи и склонности к бюрократии. Для решения проблемы используйте методику OHIO (Only handle it once – решайте проблемы не откладывая). Суть ее в следующем. Ежедневно вам приходит масса сообщений различной важности. Перед тем как ответить, подумайте, достаточно ли имеющейся информации или нужны дополнительные сведения. Если можете ответить сразу – не медлите, иначе простое дело займет вдвое-втрое больше времени.

Допустим, вас пригласили на конференцию, где будет обсуждаться важная для вашей работы тема. В соответствии с принципами OHIO следует выяснить условия, а затем ответить на приглашение. Если заняться этим через несколько дней, придется делать лишние шаги – найти и перечитать приглашение, свериться с рабочим графиком и так далее, то есть потерять дополнительное время и силы.

Принцип OHIO не единственная рекомендация по работе с электронной почтой (один из самых больших поглотителей времени), существуют и другие приемы:

• не возводите электронную почту в культ, не проверяйте ее ежеминутно;

• вместе с коллегами выступите с инициативой о введении в компании «часа без электронной почты» – в это время отправка сообщений будет запрещена;

• если предстоит ответить на множество писем, начинайте с последних, так можно решить вопросы, поднятые в более ранних посланиях;

• избегайте отправки сообщений с единственным словом, например, «спасибо», выразите свою благодарность уменьшением количества электронных писем.

Для мелких, второстепенных задач существует еще одно правило – они обычно не требуют совершенства исполнения.

Для эффективной работы важно преодолеть склонность к перфекционизму. Чем больше времени потрачено, тем меньше выгода. Можно несколько часов сочинять служебную записку, где представлено единодушное мнение по определенному вопросу. Но потом вам потребуется еще неделя, чтобы составить новую записку с описанием других подходов к решению этой же проблемы. Лучше тратить больше времени и сил на достижение приоритетных целей. Если же вы будете уделять слишком много внимания мелочам, то потратите время впустую.

Повседневная эффективность

Вы повысите эффективность ежедневной работы, придерживаясь этих правил:

1. Расписание поможет продуктивно управлять временем и ставить задачи. Оформите его в две колонки. В левой поместите мероприятия с указанием конкретного времени, в правой – комментарии к ним. Внизу укажите второстепенные задачи, работу над которыми нужно завершить к определенной дате.

2. Соблюдайте режим, не суетитесь и сосредоточьтесь на главном. Организуйте повседневные дела так, чтобы выполнять их автоматически.

3. Ночной сон должен быть не менее восьми часов. Недосыпание ухудшает способность к принятию решений, отрицательно сказывается на критическом и аналитическом мышлении.

4. Очень полезен послеобеденный сон; по возможности вздремните в перерыв.

5. Начинайте утро с зарядки – это придаст бодрость и сосредоточенность.

Было проведено множество рандомизированных контролируемых исследований эффективности дневного сна. Их результаты не удивляют: дневной сон существенно повышает бдительность и эффективность. Согласно исследованиям, наиболее полезны первые 10–20 минут дневного сна. Следовательно, даже короткий дневной сон способствует бодрости после обеда.

6. Давайте телу постоянные физические нагрузки – в умеренном количестве, но ежедневно. Лучше заниматься в составе группы или спортивной команды, чтобы был стимул к регулярным тренировкам.

7. Ваш рабочий график не должен быть слишком плотным – оставьте свободные минуты для передышки или решения внеплановых проблем.

8. Научитесь тщательно продумывать командировки и проводить результативные совещания.

Полезные советы для подготовки к командировке:

• напишите список дел, включая мелкие задачи, которые планируете выполнить во время поездки;

• чтобы не плутать в незнакомом городе, наймите водителя; пусть он встретит вас в аэропорту и обеспечит передвижение во время командировки;

• не берите много вещей, если уезжаете всего на несколько дней. Возьмите то, что действительно нужно. Небольшую сумку не придется сдавать в багаж, вы сможете пронести ее в салон в качестве ручной клади;

• используйте время в полете, чтобы выспаться. Отправляясь ночным рейсом, купите билет в салон бизнес-класса – на хороший сон не стоит жалеть денег;

• во время полета пейте больше воды – примерно один литр каждые четыре часа;

• не отступайте от режима. Восьмичасовой сон и утренняя зарядка обязательны; каждый вечер уточняйте расписание на завтра;

• после приземления проделайте несколько физических упражнений, чтобы размять мышцы и взбодриться.

Как спланировать эффективное совещание

Грамотно организованное совещание – действенный инструмент выработки и внедрения корпоративной политики, удобный способ обсуждения и решения проблем. Оно не должно быть слишком затянутым – независимо от того, насколько важные темы обсуждаются. Оптимальное время проведения – час–полтора. Более всего участники сконцентрированы в первые минуты собрания, потом внимание постепенно рассеивается.

Правила эффективного совещания:

1. Расписать повестку дня, установить цели, которые планируете достигнуть. Оповестить участников о времени и месте проведения мероприятия. Разослать сопутствующие материалы.

2. В начале встречи организатор вводит собравшихся в курс дела через краткую (10–15 минут) презентацию. Откажитесь от слайдов, которые сложны для восприятия.

3. Основной блок – обсуждение вопросов повестки дня и выработка совместного решения. Мысли и идеи руководства не должны подаваться (и восприниматься) как единственно верные, сотрудники имеют право критиковать их наравне с другими предложениями.

4. Разговор ведется на простом и понятном языке, с минимумом профессиональной лексики. Каждый участник высказывает свою точку зрения.

Выработка личностных навыков

Для эффективной деятельности важны три навыка:

• чтение;

• письмо;

• умение выступать перед аудиторией.

Как научиться эффективно читать

Развитый навык чтения помогает ставить четкие цели. Не устраивайте марафон быстрочтения в стремлении охватить максимум информации. Скорость, если она нужна, достижима за счет пропуска второстепенных слов, вводных конструкций, малозначимых отрывков. Воспринимайте текст как хранилище нужных данных, отсеивайте все, что не относится к делу.

Активное чтение – трехэтапный процесс:

1. Анализ структуры и материала. Перед прочтением изучите структуру текста – она меняется в зависимости от задач. Новость, интервью, реклама или блог выстроены по-разному, а значит, в них неодинаково и в разных частях текста выражена основная мысль. Если есть содержание, просмотрите разделы – так вы быстрее сориентируетесь и найдете ответ на вопрос.

2. Чтение введения и заключения. Делать это нужно сосредоточенно и не спеша. Во введении найдите главное предложение – в нем отражен смысл статьи или главы; из заключения узнаете выводы автора.

3. Быстрый просмотр начала абзацев. Из введения и заключения вы уловили суть текста, выяснили цель его прочтения. Теперь просмотрите страницу беглым взглядом, не вчитываясь, выхватывая важные моменты.

Чтобы запомнить и понять основные линии повествования, составьте сжатый конспект. Чтобы оценить логику автора, запишите его аргументы – так вы сможете сосредоточиться на главном.

Беглое чтение для оценки проведенного автором анализа требует еще большей критичности. Изучив ключевое предложение, нужно определить, будут ли далее приведены новые аргументы или автор пытается доказать очевидное. Если автор хочет опровергнуть общепринятую точку зрения, нужно очень внимательно прочесть абзац: скорее всего, там приведены конкретные доводы. Постарайтесь отнестись к информации непредвзято, особенно если у вас на этот счет есть собственное мнение; люди часто принимают на веру факты, подтверждающие их позицию, не обращая внимания на не менее достоверные аргументы, опровергающие ее.

Эффективные письменные навыки

Написание текста – двухэтапный процесс, включающий создание плана и его реализацию.

Создание плана разбейте на отдельные шаги:

1. Мозговой штурм. Записывайте все идеи, которые приходят в голову, в произвольном порядке.

2. Сортировка идей по категориям. Формируете группы идей, которые образуют костяк плана.

3. План – выстраиваете идеи в логическом порядке.

Когда план готов, начинайте писать текст. В нем обязательны три основных элемента: введение, основная часть, заключение. Хорошее введение отражает контекст, основную мысль и структуру текста. В исчерпывающем, емком заключении сделайте выводы и обозначьте векторы дальнейшего исследования проблемы. При работе над основной частью структурируйте текст с помощью заголовков и подзаголовков, определите ключевое предложение для каждого абзаца, отображающее его суть.

Правила грамотного составления абзацев:

• будьте лаконичны, избегайте длинных предложений;

• предложения и абзацы связывайте нитью логических рассуждений;

• выясните разницу между действительным и страдательным залогом;

• следите за грамотностью, ошибки в письменной речи – орфографические, грамматические, пунктуационные, стилистические – недопустимы;

• редактируйте текст после того, как полностью его напишите, если писать и редактировать одновременно – потеряете много времени;

• не увеличивайте искусственно статью, ваша цель – раскрыть тему, а не выдать максимальное количество знаков;

• не пытайтесь сразу написать длинный текст, отведите на работу несколько дней и занимайтесь пару часов в день, в комфортных условиях и без напряжения.

Как сделать ваше выступление более эффективным

Специалисту необходимо умение выступать перед аудиторией, особенно если в обязанности входит проведение устных презентаций перед слушателями. В основе эффективного выступления – тщательная подготовка; она состоит из трех этапов:

1. Изучение аудитории.

2. Структурирование выступления.

3. Репетиция речи.

Перед выступлением ознакомьтесь с повесткой дня и списком участников. Посмотрите, все ли приглашенные вам знакомы. Проведите «генеральную репетицию» речи, обязательно вслух. Полезно изучить новости по теме выступления, чтобы оперировать свежими данными, так вы покажете осведомленность и знание предмета.

Выступление не должно напоминать монотонное чтение, сделайте свой доклад ярким и запоминающимся. Для этого придется поработать с аудиторией, превратив пассивных слушателей в активных участников. Почему это важно? Активная аудитория сосредоточена на том, что говорит выступающий, она живо воспринимает речь, оценивает аргументы; самым талантливым ораторам удается передать слушателям свои эмоции, заставить сопереживать. Вовлекайте присутствующих в дискуссию, предлагайте вместе поразмышлять над вопросами, передвигайтесь по залу, устанавливайте зрительный контакт.

Большинство докладчиков испытывают наивысшее напряжение перед выступлением. Начав говорить, многие успокаиваются и справляются с речью. 25% продолжают нервничать и во время презентации, так как концентрируются на признаках своей нервозности – дрожащем голосе или вспотевших ладонях. В итоге их волнение только усиливается.

Если вы заметите, что вас беспокоит ваше волнение, сосредоточьтесь на том, что вы должны сказать. С симптомами необходимо бороться по мере их возникновения: если ваш голос дрожит, сделайте глубокий вдох; если во рту пересохло, глотните воды. Не усугубляйте проблему, сосредоточиваясь на собственных нервах. В крайнем случае сходите к психотерапевту или логопеду, который поможет вам справиться с проблемой.

После выступления ищите обратную связь. Возможно, кто-то из коллег выразит свое мнение о докладе. Или сделайте видеозапись речи и попросите знакомых, мнению которых доверяете, оценить вашу работу.

Управление командой и общение с руководством

Кроме личной эффективности необходимо повышать свою эффективность как специалиста. Достичь этого можно внимательностью к коллегам, а также проявлением инициативы в рабочих вопросах.

Правила управления командой

Для эффективного руководства создайте систему, основанную на делегировании полномочий. Умение перепоручить работу подчиненным, с последующей координацией деятельности отдельных групп, повышает продуктивность всей компании.

Наделять полномочиями нужно не всех подчиненных, а тех, которым доверяете. Доверие начинается с момента найма сотрудника. Воспользуйтесь следующими рекомендациями по успешному подбору персонала:

• на собеседовании предложите кандидату рассказать о себе, о детских годах;

• попросите перечислить главные достижения на прежнем месте работы;

• оцените творческие возможности кандидата;

• между опытом работы и большим потенциалом выбирайте потенциал;

• обратитесь по указанным в рекомендациях контактам, чтобы узнать больше о кандидате.

После найма сотрудников выстраивайте с ними доверительные рабочие отношения. Доверие не возникает само по себе, над ним нужно работать. Начните с себя. В общении с персоналом проявляйте следующие качества:

1. Безупречность поведения. Это честность, этичность, корректность.

1. Обязательность. Всегда выполняйте свои обещания. Если сотрудники поймают вас на обмане, они не захотят быть на вашей стороне.

2. Вежливость. Грубый руководитель не пользуется доверием.

3. Заинтересованность. Важно уметь не только говорить, но и слушать подчиненного.

4. Искренность. Покажите людям, что вам небезразличны их мысли.

5. Стремление к общему благу. Совместный труд объединяет, вряд ли кому-то захочется работать для того, чтобы вы могли реализовать свои амбиции.

6. Доверие. Дайте подчиненным свободу действий в достижении цели. Так вы покажете, что верите в их способности.

У вас уже есть хорошая команда, с которой выстроены доверительные отношения. Следующий этап – внедрение принципа «управление личным пространством»:

1. Определите цели проекта. Пусть подчиненные сами укажут реальные сроки выполнения – это стимул для того, чтобы все сделать вовремя.

2. Наметьте результаты – количественные и качественные, с расстановкой приоритетов.

3. Обеспечьте сотрудников ресурсами – финансовыми, техническими, людскими. Моральная поддержка – тоже ресурс, не скупитесь на нее.

4. Контролируйте не подавляя. Необязательно вникать во все тонкости работы подчиненных, иначе не избежать проблем микроменеджмента.

5. Будьте терпимы к ошибкам. Неудачи иногда неизбежны, но они помогают применять новые подходы в работе. Вы не должны закрывать глаза на незаконность и неэтичность, лень и небрежность.

Когда вы узнаете о провале проекта, то должны дать честный и конструктивный комментарий – на таких ошибках подчиненные могут многому научиться. Но каким бы серьезным ни был провал, не стоит унижать тех, кто в нем виноват. Укажите на ошибки, которые привели к неудаче. Старайтесь, чтобы подчиненный (а лучше – вся команда) извлек урок из ошибки. Можно попросить сотрудников изменить подход или поведение, но не личные качества. И прежде чем указывать на ошибки, нужно похвалить за правильные действия.

Эффективность – результирующая не только методов управления командой, но отношений с руководством. В общении с работниками придерживайтесь того стиля и тех способов, что использует ваш шеф. Проанализировав его привычки и поведения, определите, черты какого типа проявлены в нем наиболее ярко.

Изобретательный начальник – любитель экспериментов. Для команды это оборачивается иногда стимулом и мотивацией к работе, а иногда хаосом.

Сочувствующий руководитель чуток к эмоциям подчиненных, заботится об их психологическом комфорте, следит, чтобы каждый ощущал свою значимость для компании. При умелом использовании такой стиль поведения обеспечивает высокое доверие и весьма эффективен.

Осторожный руководитель – консерватор, сторонник испытанных способов и минимальных рисков. Лучший пример для подражания: если ваш босс именно такой – просто следуйте его примеру.

Одержимый руководитель проявляет завышенные требования к себе и подчиненным, чрезмерно фокусируется на мелочах.

Даже при полном взаимопонимании с начальством редко удается избежать разногласий. Чтобы не испортить отношения, заранее проясняйте свою позицию, сообщайте руководителю, как вы намерены работать над проектом.

При возникновении разногласий с руководителем признайте его право на принятие окончательного решения, покажите, что вы заинтересованы в успехе, и предложите альтернативные варианты. Не злитесь и не проявляйте агрессию, не сомневайтесь в интеллектуальных способностях или честности вашего руководителя. Предоставьте факты в поддержку вашей позиции и предложите способы совместного разрешения конфликта.

Типы сложных в общении руководителей

Микроменеджер, он же суперконтролер. Придирчиво инспектирует каждое ваше действие, вникая во все мелочи, тонкости и нюансы. Большинство микроменеджеров не понимают, как выглядят со стороны, не осознают навязчивость своих действий. Рано или поздно вам придется обсудить с ним эту проблему. Труднее всего приступить к разговору. Вы будете озабочены тем, не расценит ли руководитель ваш шаг как нападение и не зачислит ли в разряд врагов, со всеми вытекающими последствиями. Не изводите себя напрасными опасениями – микроменеджер нормально воспринимает конструктивную критику подчиненных.

Небрежный руководитель – полная противоположность предыдущего типа. Игнорирует подчиненных и не дает указаний. Необходимо привлечь его внимание и добиться инструкций. Получив в работу проект с неопределенными задачами, не успокаивайтесь до тех пор, пока не получите конкретные ответы на свои вопросы.

Жесткий руководитель – действует методами страха и унижения. Он часто выходит из себя, и подчиненным приходится с этим мириться. Не считайте себя причиной его гнева, такое поведение – следствие личностных проблем. Возможно, вы сумеете противостоять шефу и убедить в неприемлемости его поведения. Подобное отношение к подчиненным практикуют многие руководители, причем нередко сознательно. Они подавляют человека, словно провоцируя на сопротивление, и, когда протест прорывается сквозь вежливость и субординацию, отступают.