Текст книги "Саммари книги Рэндалла Инглунда, Альфонсо Бусеро «Руководитель проектов. Все навыки, необходимые для работы»"

Полина Крупышева
Саммари книги Рэндалла Инглунда, Альфонсо Бусеро «Руководитель проектов. Все навыки, необходимые для работы»

Предисловие

Руководитель проекта должен не только уметь работать с людьми, но еще и обладать техническими навыками, а также навыками в организации. При этом, чтобы повысить свой уровень, зачастую мало классического образования или опыта. В преодолении этого плато помогает борьба с «врагами времени», системный подход и изменения в мировоззрении.

В книге не только даются советы, как поступить, чтобы обрести более эффективный подход к управлению, но и дается объяснение, почему так происходит.

Книга опирается к системному, техническому и поведенческому подходам к описанию управления проектами.

Введение

Менеджеру проекта стоит обращать внимание на следующие свои навыки:

♦ лидерство;

♦ чувство юмора;

♦ личные качества;

♦ навыки управления проектами;

♦ навыки управления средой;

♦ навыки организатора;

♦ навыки проведения переговоров;

♦ понимание структуры власти;

♦ способность решать конфликтные ситуации;

♦ навыки продаж;

♦ навыки управлять изменениями;

♦ знание правил рынка.

Менеджмент проектов можно сравнить с органической химией. Разные проекты, как и разные соединения, различаются по своей структуре, однако спектр их применений огромен и может использоваться для решения многих задач в бизнесе. При работе на общеорганизационном уровне открывается множество новых стилей и подходов, которые могут использоваться для дальнейшего развития менеджмента.

Как профессия менеджмент проектов начал формироваться в середине двадцатого века. Именно тогда была предложена базовая структура развития управленческих навыков, но при дальнейшем развитии стала понятна необходимость междисциплинарного подхода и связь управления проектами с ведением переговоров, развитием организаций, продажами.

Квалифицированный менеджер проектов обладает множеством навыков из разных сфер и дисциплин.

Глава 1. Лидерство и управленческие навыки

Руководство командой и управление ей – это совсем не одно и то же, хотя оба вида деятельности одинаково важны. Руководитель определяет направление и концепцию проекта, согласовывает его и распределяет обязанности, а также помогает коллегам, вовлекая их в активную деятельность. Управленец в свою очередь занимается планированием, вопросами бюджета, ищет людей, опыт и знания которых позволяет реализовать проект наилучшим образом, контролирует их деятельность и осуществляет оценку проекта.

Именно заинтересованность подобранных людей и созданная среда, в которой они могут работать, являются самыми важными факторами, обеспечивающими успех или неудачу проекта. Поэтому на ранней стадии его осуществления полезно расспросить нескольких главных заинтересованных лиц, что они считают успехом, объединить данные ими определения и постараться осуществить эти требования.

Успешные управленцы получаются в первую очередь, когда они управляют собой и собственной жизнью. Мало принять верное решение, важно еще и обладать достаточной способностью к самоорганизации, чтобы следовать ему изо дня в день. Менеджеру стоит сфокусироваться на следующих аспектах своей жизни:

управление эмоциями – демонстрировать чувства, только когда это действительно нужно, например, когда это поможет команде понять ваши переживания;

управление временем;

управление приоритетами;

управление энергией – при наибольшем количестве энергии стоит сделать самую главную задачу дня, а потом уже приступить к остальным;

управление мышлением – уделяйте часть времени планированию и размышлениям.

Делегирование части обязанностей может упростить вашу жизнь. При этом многие менеджеры недостаточно доверяют своей команде или просто привыкли выполнять все задачи самостоятельно, поэтому сталкиваются с проблемами. Важно не относиться к делегированию как к услуге, которую вы делаете своим подчиненным. Это делает легче вашу работу и освобождает вам время для решения конфликтов и новых задач, поэтому это не услуга, а необходимость.

С представителями спонсоров и руководителей тоже стоит поддерживать хорошие отношения. Именно менеджеры проектов помогают реализовывать стратегию компании, они разделяют общие цели, но при этом обладают большим практическим опытом, позволяющим обеспечить руководству конкурентное преимущество на рынке.

Так как менеджер работает с людьми, для него очень важна харизма. Чтобы ее развить, старайтесь быть жизнерадостными и энергичными при общении с коллегами, повышайте их самооценку, давайте им надежду и делитесь своими ресурсами, знаниями, ценностями.

Проявлять харизму значит думать в первую очередь о других. Поэтому стоит отказаться от проявления таких качеств как самовлюбленность, неуверенность, цинизм, перфекционизм. Когда вы разговариваете, концентрируйтесь не на себе, а на собеседнике или на окружающих. Также очень важно первое впечатление – будьте позитивным при знакомстве, запомните имя человека, внутренне поставьте ему высшую оценку, чтобы улучшить свое отношение к нему.

Из-за большого количества задач и груза ответственности менеджеру может быть сложно проявлять такое необходимое качество как эмпатия, способность поставить себя на место другого человека и посочувствовать ему.

Никогда не прекращайте развиваться. Каждый проект стоит рассматривать как площадку для обучения чему-то новому, обретения новых человеческих качеств или знаний. Для этого слушайте своих подчиненных, старайтесь понять их переживания и чувства, учитесь смотреть на мир их глазами.

Любите собственный проект. Вы не сможете убедить ни спонсоров, что нужно вложить в него деньги, ни подчиненных, что нужно вкладывать все силы в работу, если сами в это не верите и не считаете вашу деятельность важной и интересной. Кроме того, относитесь с любовью к себе самому. Вы не сможете ничего дать другим, если сами будете пустым сосудом. Фокусируйтесь на своих положительных качествах, а также на качествах, которые вам нравятся в других и которые вы бы хотели развить в себе. Без этого вы будете привлекать в вашу жизнь вещи и людей, которые будут приносить вам только негативные эмоции. Заботьтесь о себе и поддерживайте баланс между количеством работы, которую вы на себе берете, и надеждой добиться целей, которые стоят перед вами и которые служат вашей мотивацией.

Надежды не бывает без смелости, поэтому хороший менеджер действует решительно даже в моменты кризиса. Только так он может повести за собой команду. Иногда смелость нужна, чтобы признать свою неудачу и избрать новый курс развития или поменять цели. Иногда – чтобы дать отпор спонсорам, которые стараются навязать вашей компании нереалистичные сроки или малую сумму за выполнение проекта. В любом случае без смелости менеджера будут ждать только неудачи.

Глава 2. Роль юмора и веселья

Юмор делает работу более эффективной, а также помогает выходить из неприятных ситуаций, так как смеющийся человек не может оставаться враждебным. В каждой сфере деятельности есть шутки, связанные с ней и высмеивающие некоторых представителей профессии. Важно помнить, что все же есть ситуации, когда юмор неуместен, поэтому необходимо обладать чувством баланса.

В бизнесе цель шуток – это создание теплой атмосферы и демонстрация того, что вы позитивный и душевный человек. Шутки во время работы должны быть короткими, иметь отношение к тому, чем вы занимаетесь. Не стоит тратить на рассуждение над ними слишком много времени, хотя на особо удачные можно впоследствии ссылаться.

Отдельная история – юмор при работе с представителями другой культуры. Не стоит, например, шутить над принимающей стороной. А также стоит учитывать особенности каждой культуры в отдельности. Например, англичане предпочитают тонкую иронию, американцы склонны к более прямолинейным шуткам.

Хорошим примером шутки является каламбур, однако важно, чтобы все присутствующие хорошо знали язык, на котором вы рассказываете его, чтобы не ставить их в неловкое положение.

Юмор влияет на следующие мягкие навыки:

общение – улучшает восприятие информации;

управление человеческими ресурсами – позволяет сплотиться и почувствовать единство в команде;

лидерство – хороший лидер поощряет шутки своей команды;

разрешение конфликтов – остроумие позволяет снизить эмоциональное вовлечение в конфликт, предлагает альтернативные способы его разрешения, сглаживает ссору, делая сообщение менее резким;

устранение ошибок – повышает креативность и оригинальность мышления;

управление стрессом – заставляет человека чувствовать себя увереннее и спокойнее, а также снижает напряжение;

мотивация – позволяет почувствовать надежду, а значит и повышает заинтересованность сотрудника в проекте;

переговоры – заставляет собеседника симпатизировать вам, а значит, делает его более уступчивым.

Юмор может оказывать влияние и на профессиональные навыки. Он усиливает внимание, улучшает запоминание информации, облегчает понимание новых концепций.

Кроме того, смех полезен для человеческого организма в принципе. Он повышает уровень эндорфинов и нейромедиаторов, укрепляет иммунную систему тренирует мышцы пресса и диафрагмы, позволяет сбросить физическое и психологическое напряжение.

Таким образом, использование юмора дает менеджеру целый ряд преимуществ. Люди с большим удовольствием будут работать с вами, если в этой работе найдется место веселью.

Глава 3. Личные качества

Хороший менеджер проектов обладает навыками налаживания связей с коллегами, чтобы вместе добиваться результатов. Такой человек все время улучшает свои личные навыки за счет получения нового опыта или дополнительного образования.

Команда ожидает, что менеджер будет мотивировать ее. Это можно сделать следующим образом:

подавать хороший пример;

демонстрировать позитивный настрой, даже столкнувшись с трудностями; определить ожидания от каждого из членов команды;

быть внимательным и отзывчивым;

быть открытым и не скрывать проблемы.

Так как менеджер проектов постоянно работает с людьми, то ему необходимо развивать следующие навыки:

налаживание связей;

создание отношений, характеризующихся доверием;

достижение приверженности группы целям проекта;

умение слушать;

умение консультировать даже по личным вопросам;

использование власти с осторожностью;

делегирование обязанностей;

управление конфликтом.

Чтобы эффективно управлять командой людей, стоит уметь:

определять стадию развития команды;

вмешиваться в деятельность для последующего развития;

создавать совместную собственность;

управлять людьми, занимающими в команде разные роли;

поддерживать командные процессы;

внедрять новых людей в команду, если существует такая необходимость;

обеспечивать обмен опытом;

улучшать межличностные отношения.

В общении с коллегами стоит учитывать вашу манеру подачи себя. Оно показывает, как вы относитесь к людям, перед которыми говорите, какой властью обладаете. Помимо личной позиции каждого участника группы, у проекта есть и собственная позиция. В таком случае можно говорить о таком понятии как культура проекта, и позиция главного руководящего лица, то есть менеджера, сильно на нее влияет.

Желательно транслировать уважение к людям и организации в целом, ответственность и обязательность, эмпатию, поиск новых возможностей и альтернатив развития, страсть, терпение, настойчивость, креативность, готовность искать решения проблем, доверие своим коллегам и уверенность в себе.

Если вы уже столкнулись с трудностями, попробуйте понять, из-за нехватки какого компонента они появились. Ваша команда изменится только после того, как изменитесь вы. Чтобы добиться изменения и перехода к позитивному отношению, старайтесь корректировать себя на всех уровнях – физическом, ментальном и словесном. Для этого просите совета, наблюдайте за собой и окружающими.

Менеджер проекта должен обладать способностью грамотно вести проект. Для этого ему следует обладать следующими характеристиками – стрессоустойчивость ориентированность на бизнес и потребителя, способность работать в команде. Кроме того, менеджеру приходится по работе принимать множество решений, так что он должен заранее быть готов к этому, потому что нет хуже решения, чем ничего не делать. Помимо того, что это поставит ваш проект в трудное положение, это подорвет и авторитет менеджера. Все принятые резолюции стоит документировать и отправлять спонсорам или вышестоящим лицам.

Сложнее всего оказывать влияние на людей, которые не находятся в непосредственном подчинении менеджера. С ними эффективно вести переговоры, используя следующие техники убеждения:

взаимность – сделайте небольшую услугу или подарите небольшой подарок, чтобы собеседник почувствовал желание сделать что-то в ответ;

настойчивость – старайтесь, чтобы собеседник дал вам публичное обещание сделать что– либо;

социальное одобрение – подчеркивайте, что другие группы уже пришли к такому выводу, как вы;

симпатия – показывайте свою симпатию к окружающим;

авторитет – подчеркивайте профессионализм всеми возможными способами; уникальность – формируйте репутацию как репутацию человека, который способен делать правильные вещи в нужное время.

Стоит создать схему влияния, чтобы понять, какие лица заинтересованы в вашем проекте и как распределена меду ними власть. Влияние не постоянно, оно меняется с течением времени и под давлением обстоятельств, поэтому построенную схему влияния лучше всего периодически пересматривать и добавлять или исключать из нее лица. Так как именно эти люди способны будут помочь развитию инициативы, очень важно научиться ими управлять. При этом хорошо руководствоваться следующей триадой качеств – страстью, настойчивостью и терпением. То есть быть заинтересованным и настойчивым, постоянно придерживаться целей и напоминать команде о них и относиться к членам команды с пониманием.

Налаживание крепких связей повышает ваши шансы добиться успеха, поэтому начинать выстраивать отношения с коллегами стоит как можно раньше. Например, шансы на успех растут, если вы вступите в профессиональную ассоциацию. Активно работайте там, чтобы показать, что вы цените свое место и предоставленную возможность, будьте позитивны и показывайте окружающим свой энтузиазм, помогайте другим, например, поделитесь контактами потенциальных клиентов. Кроме того, можно наоборот, порекомендовать вашего коллегу своему собеседнику. Делайте это с умом и не рекомендуйте людей, в чьей квалификации сомневаетесь, чтобы не подпортить себе репутацию.

Звоните и пишите людям просто так, а не из-за того, что у вас появилось к ним какое-то дело. При этом следуйте следующим практикам общения:

будьте хорошим слушателем, который не выпячивает свое мнение и не перебивает; показывайте, что вам не все равно;

исследуйте потенциал своих знакомых;

считайте каждого человека достойным и важным, а не только менеджеров высшего звена;

знакомьтесь с новыми людьми на мероприятиях;

выходите за пределы зоны комфорта, не стесняйтесь и не переживайте.

Оставайтесь на связи после первой встречи. Вы можете прост написать, что были рады пообщаться на мероприятии, можете поблагодарить за хорошее выступление, можете поделиться какими-то файлами. Создание собственной сети знакомств – дело не быстрое, но постепенно вы будете получать отдачу.

Развивайте свой потенциал, чтобы двигаться вверх по карьерной лестнице. Хорошо, если у вас есть возможность нанять карьерного консультанта, но даже без помощи профессионала можно развиваться. Например, фокусируйтесь на своих сильных сторонах, распределяя ваши силы и время наилучшим образом, а то, что у вас получается хуже, можно делегировать другим работникам. Для определения приоритетов и преимуществ попросите обратную связь у коллег и уделите себе и своим чувствам хотя бы 15 минут в день.

Глава 4. Навыки управления проектами

Менеджмент проекта является применением различных знаний и навыков, позволяющих реализовывать проект эффективным образом. Он состоит из следующих стадий:

инициирование;

планирование;

выполнение;

контроль и мониторинг;

закрытие.

Одна из самых распространенных в менеджменте ошибок – это фокус непосредственно на производимом продукте, а не на его ценности, то есть его преимуществах. Поэтому на первой стадии проекта акцентируйте внимание на том, что он может привнести, какую проблему решить.

Очень важно иметь видение проекта, которое определяет его общую картину. Это описание будущего состояния, которое будет возможно, когда будет реализован проект. Видение зарождается внутри вас, из ваших стремлений и талантов, оно возникает за счет прожитого опыта и имеет широкие перспективы, так как удовлетворяет потребность окружающих.

На стадии планирования пропишите все стоящие перед вами задачи, разбейте их на небольшие части, определите расписание и сроки их выполнения и установите ответственных. Именно в этот момент целесообразно провести анализ заинтересованных лиц и обсудить проект с ними.

Во время выполнения проекта ключевыми навыками, которые вам придется применять, являются адаптивность и инновации. Будьте всегда готовы к внедрению инноваций в ваш проект. Любой человек из вашей группы может предложить дельную идею, только старайтесь услышать ее. При этом делайте упор не на цели, а на принципы работы команды или и на то, и на другое вместе. Узнавайте новое и опирайтесь на навыки, которые приносят лидеры в области инноваций, а также поощряйте дополнительные исследования в команде.

Мониторинг и контроль является важной стадией проекта, так как в это время он проходит проверку на соответствие задачам производительности. Сотрудники могут столкнуться с проблемой, когда две ценности, которых хотелось бы добиться, противоречат друг другу. В таком случае контроль извне может помочь добиться оптимального результата. Но любой выбор от вас требует смелости, готовности пойти на риск, энтузиазма. Делитесь проблемами с группой, обсуждайте собственные ценности, чтобы сделать наилучший выбор.

После проекта, особенно, если он был успешен, необходимо закрытие. Оно включает в себя анализ того, как проходили все стадии, какие ошибки были совершены и на что лучше всего обращать внимание в будущем. Таким образом вы сможете повлиять на восприятие коллег, покажете им, что цените их вклад в работу. Кроме того, вы можете обсудить опыт совместной работы и передовые инструменты и практики, которые возможно использовать в новых проектах.

Исследования показали, что на достижение совершенства в менеджменте проектов влияют такие черты, как:

важность смысла выше, чем идеала, поэтому сосредотачивайтесь на приоритетах;

среда побеждает, поэтому признавайте правоту окружающих, цените их;

любовники приходят первыми – следуйте за своей страстью, которая проведет вас даже через трудности.

Хороший менеджер проекта также разрабатывает набор компетенций, отражающий самые высокие стандарты, который будет поддерживать вашу репутацию и способность оказывать влияние на окружающих, и берет ответственность за все свои действия.

Глава 5. Навыки управления средой

Улучшение среды, в которой работает команда, помогает достичь повышение производительности организации. Поэтому менеджеру проекта стоит сосредоточиться на оценке обстановки и определению сил, влияющих на поведение членов группы.

Хороший менеджер понимает региональные и культурные различия своих подчиненных и может распознать момент, если они начинают влиять на коммуникацию в процессе работы.

Уважайте отличия между разными людьми и тренируйте эмпатию у себя и своей команды. Если вас поставили на международный проект, заранее поищите информацию о представителях тех культур, с которыми вам придется работать, чтобы быть готовым к особенностям их поведения. В качестве базовых данных можно использовать стереотипы, но помните, что они далеко не всегда являются истинными, так что не принимайте их на веру.

Чтобы изменить подход к проекту в организации, стоит сформулировать его стратегию и видение, чтобы принимать дальнейшие решения, исходя из этих данных. Кроме того, необходимо наладить отношения между менеджерами проектов и высшим руководством, чтобы получить полную картину.

Хороший менеджер понимает важность проекта, но люди для него являются более важными, поэтому он придерживается ответственного и этичного поведения как в отношении коллег, так и в отношении клиентов. Так он улучшает свою репутацию, а значит, увеличивает продуктивность. Все больше людей интересуются профессией менеджера по проекту, поэтому действующие специалисты являются живым примером для подрастающего поколения.

Помните, что ваше поведение оказывает влияние на все общество.

Основная проблема, с которой сталкиваются во время реализации проекта менеджеры, это хаос. Теория хаоса гласит, что природа по своей сути не имеет порядка, а маленькие изменения могут повлечь за собой значительные последствия. При этом схожие схемы возникают на всех слоях. Если эту теорию применить в управлении организацией, то получится следующее:

первичная организующая сила – это информация;

важны разнообразные отношения;

смысл кроется в совместной работе;

у людей в целом схожие потребности и одинаковая реакция;

общая цель сплачивает.

Эти принципы можно использовать как руководство для поведения в организацию.

Благодаря крепким личным связям и разнообразию можно получить массу хороших идей для продуктивной реализации проекта. Опишите все вместе свои цели и видение проектов, чтобы вся команда знала, к чему вы стремитесь и какими силами. Обязательно подавайте пример коллегам, чтобы противостоять распространяющемуся токсичному поведению.

Изучение теории хаоса и ее применения в организации показывает, что усердное применение ее принципов на практике помогает людям оценить рабочую среду и создать прогрессивную рабочую обстановку.

Создайте диаграмму силового поля для существующей проблемы:

опишите проблему;

опишите ее текущее (0 баллов), самое плохое (-10 баллов) и, наоборот, идеальное

состояние (10 баллов);

определите мощность сдерживающих и ведущих сил.

Среди ведущих сил разумно выделить такие как:

спонсорство – наличие единого спонсора;

энтузиазм спонсора;

доступность – наличие у менеджеров времени и ресурсов;

постоянство – внимание со стороны менеджеров;

преданность – определены приоритеты проектов; командная работа;

фокус – внедрение целей посредством определенного портфеля проектов;

понятное видение.

Зрелость организации можно оценить по особому тесту, измеряющему зрелость развития таких зон как:

основанная на проекте организация;

стратегическая поддержка;

поддержка со стороны руководства;

организационная поддержка;

разработка информационной системы для менеджеров проекта;

отбор менеджеров проекта и их дальнейшее развитие;

развитие культуры менеджеров проекта.

Выяснив, какие из зон требуют улучшения показателя, можно начинать работать над ними. Полезно использовать матрицу плана действий, в которой отмечать цветом улучшения (зеленый – процесс завершен, желтый – ведется работа, красный – работа поставлена на паузу).

Сначала стоит начать с самых сильных сторон, чтобы укрепить их. Даже если ситуация не слишком радостная, говорите руководству только правду на их языке, чтобы получить встречное понимание и поддержку.

Пройти тест можно в руководстве The Complete Project Manager: Toolkit of Practices или на сайте englundpmc.com. Использование таких инструментов анализа помогает лучше понять обстановку, в которой ваша организация находится на данный момент, и выстроить дальнейший план действий.