Текст книги "Мастер ивентов"

Часть вторая: где

Место решает все

Итак, у вас есть цель. У вас есть список гостей. Где вы будете собираться?

Выбор места проведения мероприятия часто делается исходя из каких угодно соображений – стоимости, удобства, транспортного сообщения или просто потому, что кто-то предложил свое помещение, но только не из цели.

Не позволяйте логистике определять свою цель, ведь на самом деле первая должна работать на вторую.

«А разве площадка всегда играет роль?» – можете спросить вы.

Дело в том, что площадка вызывает определенные ассоциации и модели поведения. Так, в зданиях государственных органов и дворцах мы ведем себя более сдержанно и официально, в то время как на пляже, в парке или ночном клубе – свободно и даже фривольно. Процитирую моего «соплеменника», профессионального фасилитатора Патрика Фрика: «Окружающая обстановка должна служить цели». Когда высокопоставленным лицам, с которыми Фрик работает, предоставляют зал заседаний, он прямо заявляет: «95 процентов моих возможностей утеряны». Почему? Потому что при входе в зал заседаний «люди автоматически перенимают соответствующую модель поведения: руководство усаживается на трибуну, и вы обучаете их правилам ведения собраний, нарушая эти же самые правила. Вы занимаете свое место согласно иерархии, вы говорите, когда вам дают слово, и т. д.».

Комик Джерри Зайнфельд в одном из своих интервью высказал похожую точку зрения на то, как площадка влияет на успех выступления: «Площадка выполняет 80 процентов вашей работы. Это знает каждый комедиант. Вы выступаете в каком-нибудь клубе, вас замечает богатый дядя и приглашает к себе на вечеринку. Вы идете на эту вечеринку, там вас помещают в центре гостиной или на танцполе – и… “сливают”. А все потому, что успех выступления на 80 процентов зависит от площадки (в смысле преимущества над аудиторией)».

Перефразируя Уинстона Черчилля, можно сказать, что сначала вы определяете место, а потом место определяет формат. Если выбор гостей связан с тем, насколько они соответствуют цели мероприятия, то выбор места – с тем, насколько оно позволяет этим избранным проявить себя с лучшей стороны.

Так как же выбрать подходящее место проведения?

Воплощение концепции

Совет для новичков: ищите место, которое воплощает концепцию вашего мероприятия. Когда площадка олицетворяет какую-то идею, людям легче проникнуться ею и погрузиться в происходящее.

Ларри О’Тул, генеральный директор бостонской компании по перевозкам Gentle Giant Moving, использует этот принцип при найме персонала. Вместо традиционного инструктажа в офисе он устраивает для новичков групповой забег вокруг Бостона, который заканчивается подъемом на трибуны Гарвардского стадиона. Такое нестандартное ознакомление с должностными обязанностями дает людям понять: чтобы здесь работать, нужно быть в хорошей физической и спортивной форме и, что не менее важно, делать все слаженно, оперативно и «с огоньком». Не удивительно, что Gentle Giant Moving уже много лет занимает верхнюю строчку рейтинга на рынке труда.

Воплощение концепции не обязательно требует чего-то особенного. Иногда достаточно просто переставить мебель или реорганизовать пространство, как это делает Уэнди Вун, руководитель отдела образования Нью-Йоркского музея современного искусства. Ее задача заключается в том, чтобы сделать всемирно известный музей более доступным для широкой общественности. Это непросто, так как реальная власть в музеях обычно принадлежит кураторам. Иногда создается впечатление, что музеи функционируют не благодаря им, а ради них. Желание кураторов отобрать экспонаты, которые котируются среди их коллег и в мире искусства, часто идет вразрез с задачей Вун, поэтому ей приходится отстаивать интересы музея и напоминать руководству о том, что у кураторов и обычных людей может быть разное восприятие «святынь» и что музей должен адаптироваться к предпочтениям публики.

Вун также ведет курсы для выпускников колледжей, которые хотят связать свою жизнь с музейным делом. Занятия проходят в одном из учебных классов музея, и в первый день занятий перед студентами предстает «картина маслом»: огромная гора стульев, поставленных друг на друга. Студенты недоуменно переглядываются, потом смотрят на Вун, но она молча наблюдает за происходящим. Наконец народ начинает приходить в себя, переговариваться и расставлять стулья. Каждый сам решает, что ему делать со своим стулом: куда поставить, на каком расстоянии, в ряд или по кругу.

Вот что я имею в виду, когда говорю, что успешное мероприятие не требует баснословных вложений или ножей для рыбы. Оно не требует крутой площадки. Учебный класс, в котором работает Вун, ничем не отличается от обычных учебных классов, но одним простым маневром – сгрузив стулья в «кучу малу» – Вун сделала его воплощением своей цели. А какова ее цель? Учить будущих музейных сотрудников тому, что в музее нет «святынь» и что настоящее искусство создается людьми и для людей. На протяжении всего курса студенты осваивают интерактивные методы работы с посетителями и проникаются ценностями, которые отстаивает Вун, но именно в первый день занятий она наглядно, ярко – и с нулевыми затратами – демонстрирует им свою концепцию.

Я не Уэнди Вун, но я также стараюсь убедить своих клиентов выбирать пространства и площадки, резонирующие с их ключевыми целями. Для семинара, помогающего людям найти свой путь в жизни, – это в буквальном смысле слова паломнический маршрут к испанскому городу Сантьяго-де-Компостела; для архитектурной компании, обсуждающей будущее мегаполисов, – это Hollywood Hills, откуда открывается панорама на весь Лос-Анджелес; для комедианта, который хочет подняться на новый уровень, – это знаменитая «writing room» сатирической газеты The Onion. Если площадка вдохновляет клиента и помогает ему лучше проникнуться идеей мероприятия, это значительно облегчает мою работу как фасилитатора, поскольку люди уже на полпути к успеху.

Подумайте о своих мероприятиях. Что, если перед очередным тренингом по продажам обязать каждого сотрудника провести день в подземном переходе вместе с уличным музыкантом, чтобы развить у них эмпатию и дать представление об экстремальной версии их деятельности?

Что, если провести следующую встречу выпускников на кладбище, цепляя своих одноклассников за живое и напоминая им о похороненных идеалах и мечтах?

К сожалению, чаще приходится наблюдать нежелание и/или неспособность организационного воплощения своей концепции. Иногда бывают почти анекдотичные ситуации. Как-то я консультировала организацию по защите океанов, которая решила провести корпоративный семинар в Сан-Диего, на берегу Тихого океана, вдали от душных офисов Восточного побережья. Я взглянула на их плотный график и спросила, когда у них запланирован отдых у океана. «Какой океан! – замахали руками организаторы. – У нас столько дел, что нам некогда им любоваться». И это говорили люди, которые страстно любили океан и посвятили ему свою жизнь. Между тем, проведи они свой семинар у океана и в океане, это помогло бы изможденной (в прямом и переносном смысле) команде глотнуть свежего воздуха и вспомнить о главной цели. Однако они этого не сделали.

«Принцип шато»

«Принцип шато» упрощенно можно сформулировать так: не проводите свое мероприятие в шато, если вы не хотите напомнить французам об их величии и о том факте, что вы им вообще не нужны.

Любое мероприятие с четкой и ясной целью требует определенных типов коммуникации и моделей поведения. Если цель заключается в сплочении группы, здесь больше пригодится активное слушание, нежели красноречие; если же цель – разрушить стереотипы, то эффективно обратное. Многие организаторы не понимают того, что площадка – это один из самых мощных рычагов управления поведением людей. Искусный организатор выбирает площадку, провоцирующую желаемое поведение и подавляющую нежелаемое. Игнорирование «принципа шато» обошлось Крису Вареласу, инвестору из Bay Area, очень и очень дорого.

«Я уверен, что именно место переговоров, которое мы выбрали, зарубило сделку», – сказал он мне. В 2001 году Варелас был исполнительным директором инвестиционной компании Citigroup и директором собственной банковской группы. Он разработал проект слияния телекоммуникационной компании Lucent с французским гигантом Alcatel. Сделка оценивалась в $20 млрд и после года переговоров была близка к завершению. Оставалось последнее мероприятие: личная встреча руководителей для достижения финальной договоренности.

Обе стороны неплохо потрудились над пиаром предстоящей сделки. По словам Вареласа, она предполагалась как «слияние равных», но все негласно понимали, что Alcatel готовит «поглощение» менее влиятельного партнера. Тем не менее идея «слияния равных» витала в воздухе и в значительной степени способствовала успеху переговоров, пока выбор места их проведения не перевернул все с ног на голову.

Первоначально планировалось встретиться в обычной гостинице в аэропорту Нью-Джерси, чтобы «никто не знал, что происходит, и избежать утечки информации, которая может сорвать сделку, если реакция рынка будет отрицательной», – сказал Варелас. Конфиденциальность ставилась во главу угла. Однако накануне переговоров генеральный директор Alcatel пожаловался на плохое самочувствие и попросил перенести место встречи во Францию. В качестве новой площадки был выбран замок Мот-Шанденье в часе езды от Парижа – место, принадлежащее одному из подразделений Alcatel. «Не сомневаюсь, что оно отлично подходит для корпоративных планерок и заседаний, но не для переговоров о слиянии», – сказал Варелас.

Мот-Шанденье – это роскошный замок в стиле Людовика XIII, состоящий из пятидесяти пяти залов, украшенных персидскими коврами, золотыми фресками, канделябрами и портретами знаменитых французских военачальников, в том числе тех, кому удалось обойти англосаксов, ошибочно считавших себя равными французам. На протяжении трех дней несколько десятков участников – директора, топ-менеджеры, банкиры, финансисты и адвокаты с обеих сторон – собирались там для согласования деталей финального соглашения. The Wall Street Journal даже опубликовал новости о предстоящем слиянии, включая согласованную стоимость сделки, как вдруг Генри Шахт, председатель и исполнительный директор Lucent Technologies, хлопнул дверью, и сделка не состоялась.

Как сообщалось в СМИ, такой демонстративный уход был тактическим маневром: стороны не достигли согласия по распределению мест в совете директоров новой компании и контрольного пакета акций. Но он также был эмоциональным. «Камнем преткновения в слиянии Alcatel и Lucent стала гордость», – сообщала The New York Times. «Lucent категорически отказалась быть “второй скрипкой в оркестре”, на чем настаивало руководство Alcatel, и считала, что сделка должна заключаться на равных», – вторила ей ВВС.

Почему компания Alcatel неожиданно изменила позицию, которой придерживалась целый год? Сложно сказать. Но Варелас упорно настаивает на том, что «все дело в шато: оно сделало французов французами».

«Мы сидим в этих бальных залах и видим, как сотрудников Alcatel прямо распирает от высокомерия, – негодовал он. – Я знаю, что здесь им было гораздо проще качать права, чем если бы мы были в Джерси. Потом у них стали проскакивать выражения вроде “когда нам перейдет контроль над компанией”, и нас это просто взбесило». В итоге председатель совета директоров Lucent не выдержал и сказал: «Мы уходим. Сделка отменяется».

За последующие годы Варелас провернул немало сделок, но он до сих пор придерживается своей теории: «Я на 99 процентов уверен в том, что шато пробудило у французов чувство превосходства и развеяло миф о “слияния равных”».

Даже если вы не собираетесь заключать многомиллиардную сделку, «принцип шато» вам в любом случае пригодится. Люди подвержены влиянию окружающей обстановки, поэтому мероприятие следует проводить в месте, соответствующем вашей цели. Иногда и шато может быть идеальным выбором, но в приведенном выше примере оно оказалось красной тряпкой для быка.

Через пять лет слияние Lucent и Alcatel все-таки состоялось, правда, с участием нового председателя совета директоров и управляющего Lucent – и не в шато.

Организация пространства

Таким образом, правильно выбранная площадка передает дух мероприятия (отражает концепцию). Она предполагает определенную модель поведения («принцип шато»). Кроме того, она может и должна выполнять еще одну важную функцию – правильную организацию пространства в плане размещения гостей.

Разместить гостей – значит разбить людей на группы исходя из их привычек, интересов и предпочтений, чтобы они могли хорошо провести время и отдохнуть от повседневной рутины. Как фасилитатор, я обычно использую для этого специальные вопросы и упражнения, но можно последовать примеру Уэнди Вун и просто «включить воображение». Это не сложнее, чем выходить за рамки привычных норм.

К примеру, традиционно считается, что обедать лучше на суше. Но Патрику Ли Фермору, британскому писателю и путешественнику, и его друзьям пришла в голову другая идея. Как-то они сидели в прибрежном ресторанчике греческого города Каламата. Стояла изнуряющая жара, и друзья, не сговариваясь, молча подняли свой стол и перенесли его в море. Устроившись по пояс в воде, они стали терпеливо ожидать свой заказ. Когда официант вышел из ресторана, вспоминал позже Фермор, он «сначала не понял, где стол, а потом, с плохо скрываемым удовольствием, решительно шагнул в море с нашими обедами». Остальные посетители, с изумлением наблюдавшие за происходящим, пришли в полный восторг и стали посылать «морякам» вино в честь их сумасбродства.

В море не принято обедать, однако Фермор переместился в море. Вот почему я советую вам провести очередное мероприятие там, где его не принято проводить.

Если нет моря – не беда. Пространство можно организовать и в обычном помещении, как это делает Вун и известный фотограф Платон.

Если вы видели хотя бы одну из работ Платона, то без труда узнаете его почерк: снимки сделаны таким крупным планом, что можно разглядеть даже поры на коже персонажа. Платон много лет работал фотографом для журналов Time и The New Yorker и делал фотопортреты всех ведущих политических лидеров и их оппозиционеров: Ангелы Меркель, Хиллари Клинтон, Тони Блэра, Владимира Путина, Пан Ги Муна, Роберта Мугабе, Муаммара Каддафи, Махмуда Ахмадинежада и др., а также снял сотни знаменитостей – от Джорджа Клуни и Йоко Оно до Боно.

Но главное, что отличает Платона, – это не внушительный список VIP-персон, а то, как он с ними работает, побуждая людей раскрыться и сделать более откровенные фотографии. Если их интерес заключается в том, чтобы показать общественности то лицо, которое они хотят показать, то Платона интересует нечто большее – личность человека в кадре.

По возможности Платон предпочитает снимать у себя в студии, но это получается далеко не всегда. Иногда ему дают всего десять минут на то, чтобы запечатлеть главу государства где-нибудь в тесном номере отеля или в кулуарах университета. В этих случаях он не может организовать пространство так, как ему хотелось бы, но он всегда берет с собой одну вещь – обшарпанный, полуразвалившийся белый подиум, куда усаживает своих именитых персон. «Я начинаю с того, что приглашаю их “в свой офис”. Это звучит достаточно забавно, потому что обычно я захожу в их офис», – рассказал он мне. Иногда охранники президента пугаются и говорят: «Мы не можем просить его сесть на этот ящик». Тогда Платон перечисляет им всех, кто сидел на этом «ящике», и это всегда срабатывает.

С помощью этого физического объекта Платон словно переносит людей в другой мир – мир фотографии, заставляя их забыть о своих регалиях. У него может быть только семь минут на работу с президентом, но эти семь минут будут определяться его, а не чьим-то контекстом и пространством. За годы нещадной эксплуатации подиум все-таки развалился, и Платон заказал новый, который они с помощниками искусственно «состарили», чтобы он выглядел в точности, как оригинал. Подиум стал символом, временно отделяющим «царя» от трона.

Периметр, площадь и плотность

Эти параметры помогут вам определиться с размером пространства, после чего можно переходить к более практическим вещам вроде помещений, столов, стульев и других деталей. А пока вкратце о периметре, площади и плотности.

ПЕРИМЕТР

Место проведения мероприятия нужно обозначить какими-то границами, потому что замкнутое пространство лучше работает. Не случайно фотографы и хореографы часто закрывают все двери; как объяснил мне Платон, это делается для того, «чтобы не утекала энергия».

Однако в ресторанах это правило обычно нарушают. Столы часто устанавливают так, чтобы никто не сидел «во главе», а стулья ставят в два ряда, чтобы люди сидели напротив друг друга. Как-то мы с компанией из шести человек ужинали за такой конструкцией (три квадратных стола с тремя стульями с каждой стороны), и это было удовольствие ниже среднего. Тем, кто сидел по центру, приходилось постоянно вертеть головой, как на теннисном матче, а тем, кто оказался на «галерке», – вытягивать шеи и напрягать слух. В итоге все разбились «по парам», и общего разговора не получилось. Нам нужно было просто попросить официанта убрать один из столов и посадить двух человек с торцов. Тогда мы образовали бы замкнутое пространство, и было бы проще и комфортнее общаться.

Замкнутое пространство позволяет людям расслабиться и окунуться в альтернативную реальность, которую должно создавать мероприятие. Иногда можно просто расстелить плед для пикника, или временно закрыть стеклянные стены конференц-зала постерами и плакатами, или убрать лишние стулья. Один мой знакомый организатор андеграунд-вечеринок объяснил это так: «Плед для пикника – это ментальная конструкция. Суть не в том, что вы сидите на теплой постилке, а не на траве, а в том, что плед создает личное, комфортное и безопасное ментальное пространство».

Гейм-дизайнер Эрик Циммерман как-то рассказал мне об эксперименте, который они провели с коллегами на выставке в Лос-Анджелесе. Они создали новую настольную игру и окружили ее четырьмя волнообразными стенами, имитируя пещеру. Проходящие мимо посетители были заинтригованы, а игроки – настолько увлечены, что продолжали играть до самого вечера. Но стоило убрать стены – и интерес к игре моментально угас. С исчезновением игровой зоны исчезло и ощущение пребывания в альтернативной вселенной.

Смена декораций

Чтобы сделать свое мероприятие незабываемым, не обязательно проводить его в море или океане (хотя я это настоятельно рекомендую). Исследования показывают, что простое изменение назначения комнат в доме поможет людям лучше запомнить разные моменты вечеринки или праздника. Специалист по эмоциональной памяти Эд Кук предлагает разбить мероприятие на несколько интересных этапов и провести их в разных пространствах. «Это оставит не просто общее впечатление («было весело»), а конкретные воспоминания о том или ином моменте. Вы отправляетесь в путешествие, и у него должен быть маршрут», – поясняет он.

РАЗМЕР

Размер площадки должен соответствовать цели мероприятия.

Как-то меня пригласила приятельница на сорокалетний юбилей. С точки зрения организации вроде все было на месте: большое, красивое помещение, отменная еда, бар у бассейна, живая музыка и две сотни гостей. Но по какой-то причине я весь вечер продолжала оглядываться по сторонам и ждала начала праздника: помещение казалось пустым даже после того, как все собрались. Чтобы с кем-нибудь поздороваться или познакомиться, приходилось курсировать через весь зал, поэтому я не предпринимала социальных рисков и провела почти все время в компании друзей. И даже когда заиграла музыка, народ подтянулся, но продолжал стоять «кучками» и не танцевал. В чем же было дело?

В размере площадки. Она оказалась слишком большой. Там не было возможности случайно с кем-то столкнуться, познакомиться и пообщаться.

В другой раз я вела двухдневный мозговой штурм по поводу будущего использования Presidio – большого парка и бывшего военного объекта в Сан-Франциско. Мероприятие открыло Управление по охране национального парка Golden Gate, после чего людей пригласили послушать выступления музейных сотрудников страны и присоединиться к дискуссии. Мы решили начать с коктейлей, чтобы «разогреть» народ и изложить свое видение проблемы.

К счастью, одна из организаторов вовремя сообразила, что выбранное нами пространство было слишком большим для создания атмосферы коктейльной вечеринки. Она быстро собрала все стенды с флип-чартами, с которыми мы работали в течение дня, и разместила их полукругом, отделив от общего пространства небольшой отсек с несколькими рядами обычных стульев. Через несколько минут там было, что называется, яблоку негде упасть. Это пример того, как правильное понимание пространства спасло ситуацию, а ее участников – от скуки и разочарования.

Мы привыкли не только проводить на автопилоте еженедельные планерки, но и принимать заданную по умолчанию обстановку. Если стол находится по центру, мы оставляем его по центру; если стулья стоят с двух, а не с четырех сторон стола, мы их не переставляем, хотя это создало бы более доверительную обстановку. Поэтому, планируя очередное мероприятие, вспомните о том, что даже такая простая вещь, как флип-чарты, может полностью изменить ощущение пространства.

ПЛОТНОСТЬ

Существуют определенные правила плотности, которыми руководствуются при организации мероприятий всезнающие ивент-менеджеры и спейс-дизайнеры. Так, ивент-менеджер Билли Мак всегда придерживается следующих параметров:

Источник: https://www.apartmenttherapy.com/party-architecture-density-how-to-plan-a-party-5359.

Он предлагает делить квадратные футы пространства на заданную цифру, чтобы определиться с количеством гостей. Например, если размер вашей площадки составляет 400 квадратных футов, то на официальный ужин оптимально пригласить двадцать человек, а на зажигательную танцевальную вечеринку – восемьдесят. Мак говорит, что многие мероприятия часто заканчиваются посиделками на кухне, потому что люди инстинктивно ищут меньшие по размеру и большие по плотности пространства.