Текст книги "Мастер ивентов"

Два
С кем и где?

Часть первая: с кем

Список гостей в соответствии с целью мероприятия

Список гостей – это первый тест на правильность цели вашего мероприятия. Это первый шанс воплотить свои идеалы на практике и оценить свою приверженность этим идеалам. Как вы помните, организаторы книжного фестиваля оказались не готовы изменить формат проведения автограф-сессий ради более значимой цели. В моей практике было немало случаев, когда энтузиазм организаторов таял, как лед, под давлением решений, кого включить, а кого исключить из списка приглашенных.

Приглашать людей легко, а вот исключать – намного сложнее. «В тесноте, да не в обиде», «Чем больше, тем веселее», «Одна голова – хорошо, а две – лучше», – твердят нам с детства. Рискуя прослыть отщепенцем, выскажу свое мнение: вы начнете следовать цели, когда научитесь целенаправленно исключать все ненужное.

Мне не доставляет удовольствия исключать гостей, и я часто нарушаю собственное же правило. Но продуманный список приглашенных – это залог успеха любого мероприятия. В противном случае получится «сборная солянка», сигнализирующая о более глубоких проблемах и, в частности, о расхождении ваших слов с делом.

Иногда мы приглашаем лишних людей из вежливости, благодарности или в качестве ответного приема; иногда просто следуем существующей традиции: «Я не мог не пригласить отдел маркетинга. Это было бы некрасиво. Они всегда меня поздравляют». Иногда мы приглашаем каких-то людей, чтобы избежать неприятных последствий в виде обид или «камня за пазухой». Мы прогибаемся перед учредителем, который больше не работает в компании, но метит на кресло руководителя. Мы уступаем тете, которая считает обязательным присутствовать на любых семейных торжествах, и т. д.

Может показаться, что проще и великодушнее пойти у всех на поводу и пригласить тех, кого, по сути, не следовало бы приглашать. Но вдумчивый организатор понимает, что иногда великодушнее исключить, чем включить нежелательных людей.

Благо исключения

Как-то мне лично пришлось столкнуться с подобной дилеммой. Мы с подругами два раза в неделю ходили на тренировку, и не столько накачать пресс, сколько встретиться и пообщаться. Все было замечательно, пока одна из нас не собралась в отпуск. Поскольку абонемент покупался на весь сезон, наша подруга теряла деньги. И тогда ей в голову пришла «замечательная» идея – найти себе «замену» на время отпуска, о чем она сообщила нам по электронной почте. Мы были неприятно удивлены, но не могли сформулировать почему.

Некоторые из нас интуитивно чувствовали, что такая замена шла вразрез с целью наших встреч, но проблема заключалась в том, что мы никогда эту цель не обсуждали. Одна из участниц группы помогла пролить на нее свет, бросив фразу: «Это не тренировки». И действительно, негласное, но общее понимание наших встреч заключалось в совместном и активном времяпрепровождении. Это были встречи друзей в формате тренировок, а не тренировки в формате дружеских встреч. Мы были группой людей с напряженным графиком жизни, которые выкроили из этого графика время на общение с конкретными, интересующими нас личностями.

Когда мы все это обговорили, нам стало проще разобраться с возникшей проблемой. Мы решили не практиковать никаких замен, потому что это было очень личное мероприятие и незнакомый человек мог все испортить, к тому же введение новичка в курс дела требовало времени. Когда наша цель была оглашена и одобрена, стало очевидно, что ее ключевым аспектом являются участники группы и в данном случае «больше» не означало «лучше». То, что казалось благом для одного, не было благом для остальных пяти.

Но, даже когда вы разложили по полочкам свои цели и задачи, все равно нелегко сказать людям: «Пожалуйста, не приходите». Вот почему многие мероприятия заканчиваются крахом во имя вежливости. Однако опытные организаторы знают: в стремлении никого не обидеть вы оказываетесь не в состоянии защитить само мероприятие и его участников. Я знаю, что во имя гостеприимства и великодушия – двух ценностей, которые мне тоже очень близки, мы слишком часто нарушаем все мыслимые и немыслимые границы.

Конечно, если мероприятие предполагает массовость, а его цель – гостеприимство, то размытые границы – это то, что нужно. Но мероприятия с другими, не менее замечательными целями могут от этого пострадать.

Тетя Барака Обамы как-то сказала ему: «Семья для всех – это не семья». Родственников определяют кровные узы, а государства – границы. То же касается и мероприятий. Перефразируя высказывание известной тетушки, мероприятие для всех – это не мероприятие в смысле групповой идентичности.

В случае с тренировками я выступила против включения в группу людей со стороны. Однако несколькими годами ранее в похожей ситуации я заняла более терпимую позицию. Чтобы разглядеть потенциал «закрытых дверей», мне потребовалось время.

Мы с друзьями участвовали в профессиональной тренинговой программе, и у нас образовалась тесная компания, с которой мы раз в год устраивали «пикник в бухте». Все началось с того, что однажды кто-то предложил выехать на выходные к морю, чтобы расслабиться и отдохнуть от будничных проблем и забот. Мы играли в бейсбол, жарили шашлыки, обсуждали «норму» потребления алкоголя и устраивали зажигательные танцы у костра. Через два года такие уикенды стали традицией с негласной, но вполне понятной целью – провести вместе время и хорошенько «оторваться», хотя, честно говоря, о цели мы не задумывались… до поры до времени.

На третий год два человека из нашей группы увлеклись участниками другой программы, и оба хотели привести своих партнеров на наше мероприятие. После долгих дискуссий и переписок их попросили этого не делать. В итоге одна участница согласилась, потому что там были «конфетно-букетные» отношения, а у другого все оказалось серьезнее. К тому же он скоро уезжал, и наш «пикник в бухте» приходился на один из немногих уикендов, которые молодой человек мог провести со своей девушкой. Более того, он хотел познакомить ее со своими друзьями и в каком-то смысле приобщить к своим ценностям. Ему сказали, что в доме, который мы арендовали, и так мало места, на что он ответил, что они могут снять жилье неподалеку. Это не «прокатило», и тогда он сказал, что вообще никуда не поедет. Такое поведение вызвало недоумение и стало поводом задуматься о том, кто мы такие и зачем вообще собираемся вместе.

Этот конфликт, как и прецедент с тренировками, пролил свет на вещи, которые многие из нас не осознавали.

Мы знали, что в группе сложились определенные традиции, ритуалы и атмосфера. Однако мы не задумывались о том, что немаловажным компонентом этой атмосферы был тот редкий случай, когда участник нетрадиционной ориентации, о чем было известно его друзьям, но не было известно широкой общественности, мог, не стесняясь, быть собой. И не только он. В своем кругу мы все могли быть собой, не опасаясь за последствия. И хотя официально никто не объявлял цель «пикника в бухте», она была негласной и само собой разумеющейся. Вот почему лидеры группы единогласно приняли решение, что аутсайдерам в ней не место.

Со временем наш друг-гей публично признался в своей ориентации и возглавил партию секс-меньшинств. Меня греет мысль о том, что наша дружеская поддержка помогла ему почувствовать себя равноправной, свободной, уверенной в себе личностью. И хотя тогда я не поддержала решение об исключении двух новых участников, теперь я понимаю, что оно было правильным. Великодушие по отношению к аутсайдерам может обернуться злом по отношению к друзьям.

Анализируя этот случай, я пришла к выводу: даже если вы не задумываетесь о цели своего мероприятия, вам все равно рано или поздно придется это сделать в силу объективных причин. Именно это произошло с нашей группой по воркауту: мы не задумывались о том, для чего она нужна, пока не возник вопрос о членстве. Другими словами, продуманное исключение вкупе с великодушием поможет выполнить важную коммуникативную задачу – донести до гостей суть вашего мероприятия.

Я не рекомендую идти от списка гостей к цели. Однако приведенные выше примеры свидетельствуют о том, что такое тоже может быть. И еще один момент. Если вы организуете совместное мероприятие, то в идеале следует не только оговорить, но и согласовать его цель со всеми организаторами.

Одна из самых искусных организаторов, которых я знаю, – это Нора Абуштайт. Как-то она рассказала мне историю о своем покойном отце, Османе Абуштайте, немецком иммигранте египетского происхождения. Эта история наглядно демонстрирует, что залог успеха мероприятия – это правильная расстановка приоритетов.

Осман приехал в небольшой немецкий городок Гессен в 1957 году, чтобы получить степень доктора наук по химии. К своему разочарованию он обнаружил, что в Гессене нет мест, где студенты могли бы собраться и побыть одни, без занудных преподавателей и родителей. Тогда юноша решил открыть первый в Гессене бар «только для студентов» и назвал его «Скарабеем» в честь египетского жука-скарабея. Интуиция Османа не подвела, и вскоре «Скарабей» стал мегапопулярным заведением, которое жило по собственным правилам (например, после определенного времени пиво подавалось только в бутылках). Однако не это сделало бар легендарным, а, скорее, одно весьма заметное ограничение.

Чтобы попасть в клуб, нужно было показать верзиле на входе студенческий билет. Это правило действовало строго для всех, без исключения. Даже когда в «Скарабей» приехал вице-мэр города, его туда не пустили. Именно эта железная принципиальность и создала «Скарабею» безупречную репутацию. Это был не просто бар для студентов – это был бар с идеей, которую он готов был отстаивать.

Как «отсеять» аутсайдеров

Так как же, можете снова спросить вы, «великодушно отсеивать» аутсайдеров?

Эта проблема довольно часто возникает при организации мероприятий для клиентов. Вот некоторые вопросы, которые я рекомендую задавать в таких случаях:

Кто не только соответствует, но и содействует цели мероприятия?

Кто угрожает его цели?

Кого вы, независимо от цели, чувствуете себя обязанными пригласить?

Первые два вопроса не представляют особой сложности. Очевидно, что люди, которые соответствуют и содействуют цели мероприятия, должны на нем присутствовать, в то время как тех, кто ей явно угрожает, следует исключить. (Это не значит, что их всегда следует исключать. Вежливость и привычка – плохие помощники. Нужно продуманно подходить к каждой ситуации.)

А вот третий вопрос – это тест на приверженность своей цели. Что делать с теми, кто не имеет к ней отношения? Почему нельзя пригласить Боба? На всех мероприятиях есть «Бобы». Боб занимается маркетингом. Боб – брат девушки вашего брата. Боб навещает вашу тетю. Боб – вполне приятный молодой человек, и он вряд ли испортит общую картину. Большинство «Бобов» с радостью примут ваше приглашение и даже предложат свою помощь, захватят бутылочку хорошего вина. Возможно, вам доводилось быть «Бобом». Мне – да.

Тем не менее нужно набраться смелости и исключить из списка всех «Бобов». И сделать это нужно по одной простой причине: люди, которые не содействуют цели, отвлекают от нее. Их в любом случае нужно будет встречать, с ними нужно будет разговаривать, а это отнимает время и внимание. Каждый участник мероприятия, особенно небольшого, влияет на динамику группы, а динамика группы, в свою очередь, влияет на цель мероприятия. Намеренная и целенаправленная «фильтрация» – это свидетельство приверженности цели мероприятия и уважения его участников.

Одна из распространенных проблем при проведении совместных мероприятий заключается в том, что каждый организатор приглашает своих «Бобов», и на этой почве могут возникать разногласия. В такой ситуации полезно задать себе дополнительный вопрос: для кого в первую очередь проводится это мероприятие?

Как-то я разрабатывала программу форума лидеров одного из политических движений. Вместе с организаторами – представителями четырех разных организаций – мы оговорили список приглашенных, но, как это часто бывает, он оказался неокончательным. Один влиятельный инвестор попросил пригласить его друга. Кто-то из организаторов сказал, что нужно пойти ему навстречу, иначе он вообще может не прийти, на что другой возразил, что этот друг, по сути, был «Бобом». Тогда я предложила организаторам задать себе вопрос: для кого в первую очередь проводилось это мероприятие? Оно проводилось для сорока лидеров, которые – если им удастся достичь согласия по актуальной для всех теме – внесут огромный вклад в развитие этого движения. Когда организаторы «отфильтровали» цель предстоящего форума, они поняли, что их задача – способствовать максимально конструктивному диалогу участников. А раз так, то друзья, спутники и спутницы будут только отвлекать их внимание, поэтому инвестору вежливо отказали. (Несмотря на это, он участвовал в форуме.)

В другой раз я помогала бразильской компании принять решение по модернизации городского квартала. С этой целью мы решили пригласить двенадцать международных экспертов и организовать мозговой штурм. В последнюю минуту руководители компании спросили, могут ли они пригласить еще десять человек со своей стороны в качестве наблюдателей. Это снова вывело на повестку дня вопрос: для кого в первую очередь проводилось данное мероприятие? Оно проводилось для клиента, то есть для бразильской компании. А в чем заключалась его цель? Разработать идеи, которые могли бы заинтересовать клиента инвестировать в развитие города. Исходя из этого, представители клиента не были «Бобами». Они участвовали в отборе идей; кроме того, их энтузиазм мог пригодиться и на последующих этапах процесса, поэтому мы согласились превысить число участников встречи и несколько нарушить ее физический формат. Кроме того, мы решили подчеркнуть роль этих наблюдателей и превратить их количество в преимущество. Для этого мы организовали пространство в виде двух круглых рядов стульев: внутренний – для экспертов, которым я помогала вести обсуждение, а внешний – для клиентов и их гостей, которые, выключив телефоны, внимательно наблюдали за происходящим. То, что люди – много людей – действительно слушали их идеи, мотивировало экспертов, и такая рокировка сил в итоге оказалось очень удачной.

Правильная «фильтрация» способствует разнообразию

Вы можете спросить: а не движемся ли мы назад, в прошлое, когда «фильтрация» была нормой? Не является ли «фильтрация» врагом многообразия?

Нет.

Я начала свою карьеру в качестве медиатора расовых диалогов. Во мне течет кровь двух национальностей, и я страстно верю в закон «единства противоположностей». Благодаря ему я, собственно, и появилась на свет.

Однако многообразие – это дремлющий потенциал, который нуждается в активации. Городской книжный фестиваль с разнородной аудиторией, которой не дали права голоса, не слишком выиграет от этого многообразия. Если бы его организаторы дали читателям время и возможность пообщаться друг с другом, тогда да. Но они были больше заинтересованы в сценическом общении. А вот в «пикнике в бухте» многообразие было хорошо активировано. Студент, который в школе скрывал свою ориентацию, в этом месте мог быть самим собой. Это была «фильтрация», способствующая многообразию.

Речь идет о продуманной фильтрации по какому-то конкретному, специфическому признаку – в противоположность массовой «сборной солянке». Возьмите Judson Manor, пенсионное сообщество в штате Огайо, которое ограничило свое членство двумя конкретными группами населения: студентами музыкальных колледжей и пенсионерами. Все началось с того, что руководство дома престарелых, занимающего реконструированное здание гостиницы времен 1920-х, прослышало о том, что в Кливлендском институте музыки возникли проблемы с жильем, и решилось на эксперимент. В 2010 году они предоставили бесплатное жилье нескольким студентам колледжа в обмен на концерты и курсы арт-терапии для 120 постояльцев интерната. Организаторы надеялись, что занятия музыкой и общение с молодежью пойдут на пользу пожилым людям и будут служить профилактикой одиночества, деменции и даже гипертонии, что подтверждают данные многочисленных исследований. Студенты, в свою очередь, получали то, о чем мечтает каждый артист: восторженную и благодарную аудиторию плюс то, о чем мечтают все студенты: бесплатное жилье. (Подобный эксперимент, только с большим размахом, проводился в Голландии.)

Успех эксперимента является замечательным примером продуманной фильтрации, процветающего многообразия и того, как они идут рука об руку. Никто не мог обвинить Judson Manor в гомогенности: они объединили под одной крышей стариков и молодежь – две категории населения, которые обычно не пересекаются друг с другом. Но для должного осуществления своей цели им нужно было четко определить, «кто» и «почему». Руководитель Judson Manor, Джон Джонс, хотел также убедиться в том, что возрастные различия могут не только сосуществовать, но и идти на пользу друг другу. «Какие студенты нам подойдут? Какими мотивами они руководствуются? Действительно ли им интересно интегрироваться в наше сообщество? Мы не хотим, чтобы это было просто бесплатным проживанием на время учебы», – сказал Джонс. Результаты эксперимента могли бы быть менее впечатляющими, если бы в нем участвовали люди любого возраста, или студенты любой специальности, или студенты, которые в скором времени планировали обзавестись собственным жильем. Именно возраст и жизненный этап, на котором находились эти студенты, вдохновляли пожилых людей. «В них жизнь бьет ключом», – сказал мне один из пенсионеров. В свою очередь, первокурсникам нравилось иметь столько «дополнительных бабушек и дедушек». «Это здорово, что я могу общаться с людьми, которые намного старше меня, задавать им вопросы и перенимать их жизненный опыт», – сказал один из молодых участников сообщества, Дэниэл Парвин.

Урок, который я вынесла из Judson Manor, звучит так: специфика мероприятия не означает сужение группы до одного лица. При проведении определенных категорий мероприятий «массовость» поддерживает поверхностное взаимодействие, потому что существует слишком много потенциальных точек соприкосновения и сложно активировать – по крайней мере, в должной степени – какую-либо из них. В отличие от массового подхода, продуманная фильтрация позволяет сфокусироваться на конкретных, недостаточно исследованных отношениях. Если бы волонтерская программа Judson Manor была массовой, она ничем не отличалась бы от многих волонтерских программ для домов престарелых, а так она превратилась из услуг в отношения.

Я впервые задумалась о специфике мероприятий в силу определенных противоречий или различий, когда выступала медиатором расовых споров в колледже. Программа называлась «Постоянный диалог» (Sustained Dialogue) и представляла собой алгоритм урегулирования конфликтов через переговоры в небольших группах, разработанный известным американским дипломатом. Когда я поступила в Университет Вирджинии, первый вопрос, который мне задали при встрече, вглядываясь в мое «нестандартное» лицо, был: «Вы кто по национальности?» Другим студентам доставалось еще хуже, и, когда разгорелся очередной в истории этого университета расовый конфликт, мы с однокурсниками решили привлечь к нему внимание через «Постоянный диалог».

За последующие несколько лет мы провели более двух десятков диалогов в группах по двенадцать – четырнадцать человек, собиравшихся каждые две недели на три часа в течение года. Я была модератором, а также вела еженедельные собрания модераторов, где мы обменивались знаниями и опытом.

Когда мы начали экспериментировать с составом групп, оказалось, что в группах, состоящих из двух исторически конфликтующих национальностей, дискуссии проходят более оживленно и конструктивно, чем в мультикультурных группах. Интересно также то, что из года в год самыми популярными и жаркими были диалоги по каким-то конкретным проблемам – между «черными» и «белыми», между евреями и арабами, между республиканцами и ЛГБТ. И мы строго фильтровали участников по заданным критериям.

Размер имеет значение

Иногда мне удается убедить клиентов в необходимости продуманной фильтрации, но у них возникает неизбежный вопрос: «Как сказать об этом людям?»

Самый честный способ – так и сказать, что, мол, данное мероприятие им не совсем подходит. Каждое мероприятие имеет свою цель и аудиторию, и это не вопрос личных предпочтений.

Можно сослаться и на ограниченное число мест, что тоже будет правдой. Хотя не существует магической формулы создания атмосферы события, количество участников имеет значение.

Если ваше мероприятие предполагает открытое и свободное общение, то оптимальным количеством участников будет восемь – двенадцать человек. Меньше восьми – будет неинтересно, а больше двенадцати – слишком много, чтобы дать всем возможность высказаться. Поэтому, колдуя над тем, кого пригласить, а кого – нет, имейте в виду, что даже несколько «лишних» гостей повлияют на характер общения. Если же цель вашего мероприятия – принять какое-то решение, то число «хозяек на кухне» можно сократить. Кроме того, директивные органы вроде Верховного суда имеют нечетное число членов, дабы избежать ситуации с равным количеством голосов.

У каждого фасилитатора или модератора свои «магические» цифры относительно размера групп; у меня это 6,12–15, 30 и 150.

Группы из 6 человек

Они идеально подходят для тесного и содержательного общения через сторителлинг. Например, Организация юных президентов (The Young Presidents’ Organization) разработала структурированный алгоритм коучинга, помогающий участникам групп из шести человек обмениваться опытом решения проблем. Малые группы при церковных приходах раз в неделю организуют ужины, чтобы вместе помолиться, поделиться радостями и горестями и почувствовать церковь своим «вторым домом». Однако мини-группы не слишком эффективны при проведения дискуссий и полемик.

Группы от 12 до 15 человек

Следующее интересное число – двенадцать. Двенадцати человек маловато для доверительного и тесного общения и для одного модератора, официального или неофициального, если таковой имеется. (На крупных собраниях число участников обычно делят на двенадцать, чтобы определить количество модераторов.) В то же время двенадцать человек – это довольно много для многообразия мнений и создания атмосферы интригующей, конструктивной неизвестности. В «Постоянном диалоге» все наши группы состояли из восьми – двенадцати участников. Знаменитый стол Короля Артура рассчитан на двенадцать мест. У Иисуса было двенадцать апостолов. Кабинет Президента США состоит из пятнадцати секретарей и вице-президента. По моим наблюдениям, двенадцать (плюс-минус) – это оптимальное число участников стартапов, так как по мере роста возникают проблемы человеческого характера. Иногда я называю этот феномен – когда члены организации больше не помещаются за одним столом – «фактором стола». Это один из ключевых моментов мероприятия, который вызывает больше проблем, чем вы можете себе представить. Как-то я работала с косметической компанией, превысившей оптимальный размер, что привело к конфликтам и недоверию в коллективе. Когда сотрудников было меньше двенадцати, они могли собраться за одним столом и обсудить любой возникший вопрос. Когда же их число выросло до двадцати, кого-то каждый раз приходилось исключать, так как они чисто физически не помещались. В результате нам пришлось разработать новый формат проведения собраний.

Группы из 30 человек

30 человек «тянет» уже на вечеринку с ее бурлящей энергией и шумом-гамом. Группы такого размера, как правило, слишком большие для ведения единой, содержательной беседы и тесного общения, хотя при наличии опытных фасилитаторов и должной организации пространства это вполне возможно.

Группы из 150 человек

Следующее оптимальное количество – от 100 до 200 участников. Опытные организаторы конференций называют разные цифры, но все они находятся в пределах 100–150 человек. Как сказал мне один из организаторов, «это тот диапазон, когда группа еще не стала аудиторией и между ее участниками ощущаются близость и доверие». Конференции Spark – экспериментальный проект ведущих СМИ – начинались со 100 человек, но в итоге урезали формат до 70. Многие «не-конференции» тоже рассчитаны на 100 участников. Одна моя знакомая, бельгийский хотельер, рекомендует организовывать свадьбы на 150 человек, так как при таком формате все могут одновременно видеть друг друга, при желании и небольших усилиях познакомиться друг с другом и функционировать как один организм. Эта цифра примерно соответствует естественной численности племени по оценкам антропологов. 150 – это также число постоянных социальных связей, которые может поддерживать человек, известное как «число Данбара». При большей численности «племени» мероприятие тоже может быть успешным, но, как правило, оно разбивается на секции или подгруппы.

Приливы гуманности

За пределами этих цифр простирается море гуманности. Вспомните Боннару, Кубок мира, площадь Тахрир, Марш миллионов, хадж в Мекке и Олимпийские игры – все это массовые мероприятия, целью которых является не столько тесное взаимодействие участников, сколько использование конвульсивной энергии «толпы».