Текст книги "Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове"

Если вы не уверены в том, какую мечту воплощать, вот несколько вопросов для обнаружения секретов, которые прячутся у вас в подсознании. Возьмите свой дневник и повеселитесь. Вы – Индиана Джонс на задании. Труба зовет!

1. Чего бы вы хотели достичь в жизни больше всего на свете? (Если ответов несколько, перечислите их все, начиная с самого важного.)

2. Эта цель реалистична и достижима?

3. Сделали ли вы хоть что-нибудь для того, чтобы ваша мечта осуществилась? Если да, то что помешало вам довести дело до конца?

4. Какие шаги надо предпринять, чтобы эта цель перестала быть мечтой и стала реальностью?

5. Что мешает вам воплотить эту мечту прямо сейчас?

Пожалуйста, давайте точные и подробные ответы на эти вопросы.

Вот пример того, как может выглядеть это упражнение. На вопросы отвечает Дженет – менеджер среднего звена в большой корпорации, офис которой находится на Манхэттене.

Чего бы вы хотели достичь в жизни больше всего на свете?

Я бы хотела работать в компании, которая заботится о нашей планете, – такой как «Гринпис». Очень уважаю их за то, что они делают для защиты окружающей среды. А в молодости я очень любила музыку, вообще хотела бы найти способ сделать музыку частью своей жизни и, если возможно, работы.

Эта цель реалистична и достижима?

Переход на работу в «сознательную корпорацию» вполне реалистичен, но он может быть сопряжен с потерей в зарплате. Я не уверена, что, занимаясь этим, смогу по-прежнему жить на Манхэттене. Мне нужно сделать несколько звонков и посмотреть в Интернете уровень зарплат в таких компаниях. И еще нужно будет найти адреса офисов пяти компаний, которые мне подходят.

Сделали ли вы хоть что-нибудь для того, чтобы ваша мечта осуществилась?

Нет. До сих пор это было всего лишь мечтой.

Что вам мешало?

Родители все время твердили о том, что мне нужно обеспечить себе будущее, и никогда не поддерживали организации вроде «Гринпис». Они жертвовали деньги на медицинские исследования, потому что у нас в семье есть диабетики. Мой отец вообще считает глобальное потепление пиар-кампанией.

Какие шаги вам надо предпринять, чтобы эта цель перестала быть мечтой и стала реальностью?

Как я уже говорила, надо узнать, где находятся офисы интересных мне компаний, и понять, хочется жить в этих местах или нет. Если выяснится, что в каких-то городах я никогда не была, видимо, придется поехать туда на выходные – оглядеться, собрать информацию. Помимо уровня зарплат и местоположения, необходимо выяснить, как выглядят типичные вакансии в этих компаниях. Позволят ли мои навыки и опыт перейти на эту работу? Возможно, мне понадобится дополнительная подготовка: ученая степень, курсы по юриспруденции либо бухучету. А тем временем я, вероятно, поработаю на общественных началах. Это, с одной стороны, добавит мне уверенности в себе, а с другой – поможет познакомиться с нужными людьми.

Что касается музыки, то здесь я сомневаюсь. По-моему, сначала все-таки нужно разобраться с переходом на другую работу. Хотя я могу брать уроки игры на фортепиано. Столько лет не играла! А может, мне удастся найти недалеко от дома школу и разработать программу внеклассных занятий музыкой. Я открыта для любых идей!

Что мешает вам воплотить эту мечту прямо сейчас?

Думаю, я боюсь потерпеть неудачу и вызвать осуждение со стороны семьи и друзей. Никто не любит перемены, а это ведь будет настоящий переворот. В то же время, мне кажется, пройдет какое-то время и все увидят, как я счастлива. Сначала стану держать свои планы в тайне. А когда буду готова к переменам, поделюсь со всеми своей мечтой, целью и результатами анализа ситуации.

В старой рекламе овощного сока V8 люди били себя по лбу, повторяя: «Блин, а ведь мог бы взять V8!» Так вот, после этого упражнения вы, возможно, сделаете примерно то же самое. Это так легко и так по-человечески – испытывать чувство вины, стыда или страха по поводу того, что могло бы случиться, но не случилось. Заменим фразы «Эх, надо было защитить диссертацию, съездить в Европу, купить дом, выйти замуж» более жизнеутверждающим тезисом «Я не осознавала, что, бросая колледж и выходя замуж, откладываю достижение своей цели – стать социальным работником. Но ведь учебу можно продолжить. Теперь для этого понадобится более долгий срок, потому что придется заниматься по вечерам и выходным, но зато я достигну своей цели».

Колин, моя знакомая, как-то пришла ко мне в полном отчаянии. Ее только что уволили с должности директора фонда помощи женщинам, пострадавшим от домашнего насилия. Эту работу Колин считала своим призванием, и увольнение ее просто раздавило. Мы решили, что наряду с восстановлением ее эмоционального состояния можно попробовать поискать другую работу, возможно в смежной сфере – такую, которая удовлетворила бы потребность Колин в служении обществу.

Вспомнив свои детские мечты и опыт взрослой жизни, Колин и в самом деле нашла новую профессию, которая должна была позволить ей в полной мере использовать свою способность сопереживать, коммуникабельность и навыки, которыми она успела овладеть. Но не все было так просто: для поступления на эту вакансию требовалась степень доктора философии, а Колин была всего лишь бакалавром.

И тогда она составила план. Творческий подход и вера в успех помогли Колин найти временную работу няней по выходным. Таким образом она могла работать с детьми и в то же время готовиться к началу новой карьеры. Поскольку Колин устроилась няней в состоятельную семью, ее частичная занятость фактически оплачивалась как полная. Работа ей очень нравилась, а в свободное время, которого у нее было предостаточно, она посещала занятия и готовилась к защите диссертации. Чтобы достичь цели, ей потребуется несколько лет, но она по-прежнему обеспечивает семью, поэтому в данном случае все только выигрывают.

Если у вас несколько целей, которые вам одинаково дороги, не распыляйтесь: всего сразу достичь не удастся. Попробуйте сгруппировать их. Начните с той, которая даст положительный импульс к достижению остальных.

Из всех заданий года мне больше всего нравятся задания первой недели. Можно потратить много времени, мечтая о чем-то, вместо того чтобы работать над достижением целей.

Но вот наступает момент истины. Вы действительно хотите, чтобы то, о чем говорите, сбылось, или вам просто нравится мечтать? После окончания этой недели вы будете знать, как разбивать путь к достижению цели на этапы. Кстати, приготовьтесь к тому, что исполнение желаний может выглядеть немного не так, как вы себе представляли. Но «не так» часто значит «лучше». На следующей неделе мы изучим простой и нередко игнорируемый инструмент, который поможет на пути к осуществлению мечты. Отдохните и насладитесь наградой за письменную подготовку и тщательный анализ ситуации.

Третья неделя
Жизнь по календарю

На этой неделе вы можете:

• Составить календарь движения вперед.

• Заставить время работать на вас.

Необходимое время: 60 минут.

Сильвия – настоящий вечный двигатель. Она работает помощником руководителя и обладает удивительным даром «тушить пожары». Меня поразила ее способность двигаться вперед, сочетающаяся с очарованием и превосходным чувством юмора. Однако в один прекрасный день выяснилось, что насколько Сильвия великолепна в экстренных ситуациях, настолько же беспомощна в рутинном ведении проектов и выполнении повседневной работы.

Привычка откладывать работу до самого дедлайна обеспечивает постоянные приливы адреналина и делает жизнь интересной. Человек, способный в последний момент спасти весь отдел, воспринимается как герой. Но такая работа изматывает и физически, и духовно, и эмоционально.

Сильвии оказался необходим расширенный календарь. Как и многие, она кое-что записывала в календарь, но в основном полагалась на свою память. Мы разработали специальную систему записи всех ее встреч и дедлайнов. Каждый день у нее были дела, которые ей непременно нужно было завершить вне зависимости от того, какие «пожары» возникали в офисе. Осмысленное планирование позволило Сильвии и ее начальнику решить очень серьезные задачи, от которых зависело будущее компании.

Жизнь без сознательно выбранного направления никогда не меняется. «Ничего нового, все по-старому» – квинтэссенция такой жизни. Когда мы записываем задачи, нам легче судить о работе в целом. Мы перестаем мыслить короткими временными отрезками и охватываем взглядом более длительный период. К концу недели вы поймете, о чем идет речь. Приступим.

Прежде всего давайте выясним, не из тех ли вы людей, чья память хранит подробности всего на свете? Вы не представляете, сколько клиентов говорят мне, что могут держать в голове все важнейшие детали. Нередко это весь их график, от еженедельного совещания у начальника в 8 утра по вторникам до делового обеда в 12:30 в четверг… Кстати, в этот четверг или в следующий? Я убеждаю их в том, что рано или поздно такие чудеса окажутся ему не под силу. В молодости у меня была фотографическая зрительная память и я тоже держала в голове очень многое. Но время шло, и этот навык начал давать сбои.

Календарь, еженедельник, ежедневник – ваша страховка. Он подсказывает, где вы были и куда идете. Если хотите добиться успеха, вам постоянно придется пользоваться той или иной календарной системой хотя бы для того, чтобы не тратить силы понапрасну. Рассмотрим основные типы календарей, из которых вы сможете выбрать себе подходящий.

Настольный календарь

Многие мои клиенты пользуются календарем, который просто лежит на рабочем столе. Это крайне неэффективно! Единственное исключение – такой календарь подойдет, когда у вас на столе нет документов. Если же, для того чтобы заглянуть в него, вам приходится отодвигать документы, справочники или ланч, пора все менять.

Карманный календарь

Карманными календарями я тоже не рекомендовала бы пользоваться – они такие маленькие, их будто выпускают для лилипутов. Я понимаю, что такие календари влезают в дамскую сумочку и карман пиджака. Их обложки часто изготовлены из кожи, поэтому они являются предметом роскоши и стоят целое состояние. Неважно, сколько вы заплатили, – если вам не хватает места для записей, календарь нужно менять.

Беспорядочный календарь

Между прочим, в конце декабря и начале января вы будете завалены календарями. Благотворительный фонд, которому жертвовали деньги, подарит вам свой, на обложке которого будут милые мордашки животных или голодающие дети. Партнеры подарят вам несколько штук с логотипами компаний. Коллеги и друзья наверняка закажут для вас календарь с изображением ваших детей или любимой собаки. Подаренные благотворительным фондом и партнерами выбросьте или всучите кому-нибудь. Над календарем от друзей и коллег поохайте, поахайте, а потом… ну, вы, наверное, и сами догадались – на помойку его! За исключением последнего случая все они – всего лишь недорогие инструменты маркетинга. Если чувство вины не позволит от них избавиться, да здравствует хаос.

Бумажный ежедневник

В любом крупном магазине канцтоваров имеется широкий ассортимент ежедневников, которые вы можете приспособить к собственным нуждам. Лично я пользуюсь ежедневником Day Runner. Есть и другая хорошая система планирования – Day Timer. Многим моим клиентам, работающим в крупных американских компаниях, компания FranklinCovey предлагала не только ежедневники, но и бесплатное обучение обращению с ними. Мне кажется, система FranklinCovey все же сложновата, и к тому же в ней слишком много перекрестных ссылок. Но такой подход к делу, безусловно, заслуживает уважения. Не надо принимать систему полностью – адаптируйте ее к своим личным предпочтениям. Именно это ключ к успеху в работе с любым календарем и ежедневником.

Все компании, производящие бумажные календари, выпускают скоросшиватели для страниц и прочих вкладок (это могут быть вкладки с адресами и телефонами, визитницы, листы для заметок).

Я пользуюсь бизнес-вариантом Day Runner, потому что он большой, а значит, у меня много места для записей. Вам, возможно, захочется приобрести календарь среднего размера, чтобы брать его на встречи. Лично я никогда не выношу свой календарь за пределы рабочего кабинета. Каждый вечер заглядываю в него и составляю список дел на завтра. А потом очень приятно вычеркивать пункт за пунктом и видеть, что день прошел не зря и ты двигаешься вперед. Помните, этот список – не догма, вы же не на каменных скрижалях пишете!

Есть варианты ежедневников в обложках из натуральной и искусственной кожи, на магнитной застежке и на липучке – вы станете использовать свой календарь и скоросшиватель очень часто, так что подберите такой, вид которого будет доставлять эстетическое наслаждение.

К скоросшивателю обычно прилагается несколько листов бумаги. В магазине можно изучить, что еще предлагает компания-производитель: листы бухгалтерской отчетности, кармашек для ручек и карандашей, белые или линованные листки для заметок. Но самое главное – выбрать подходящий тип страниц для ежедневника. Посмотрим, что у нас есть.

Страницы для ежедневника: если ваше расписание нестабильно или его практически нет, помогут страницы, на которых сразу виден весь месяц с пустыми клеточками-днями. На прошлой неделе, к примеру, я работала с клиентами в пятницу, субботу и воскресенье. Мало того, что каждый из этих дней мне приходилось проводить на ногах по восемь часов, я знала, что еще по три часа буду проводить в пробках. Поэтому очень важно, чтобы понедельник стал днем отдыха. Если бы у меня не было еженедельника, я могла бы принять в этот день приглашение на светское мероприятие, не подумав о том, что, вероятно, буду слишком уставшей и вряд ли получу от него удовольствие.

Если работа связана с большим числом встреч и мероприятий, вам больше подойдет еженедельник-планировщик с днями, расписанными по часам. Каждая его страница будет, по сути, списком дел. Если вы собираетесь носить его с собой и в течение дня записывать информацию с адресами электронной почты и телефонными номерами, вносите эти данные в раздел «Контакты» (не забывая дублировать их в электронном виде или на бумаге) – тогда в ближайшие годы вам не придется пользоваться этим ежедневником как справочником.

Я оставляю себе визитку, только если мне по-настоящему интересен ее владелец или услуги, которые он может оказать. Храните визитницу в офисе и сразу по возвращении со встречи помещайте в нее полученные визитки. Если вы потратите всего минуту на то, чтобы изучить карточки, может выясниться, что они вам не очень-то и нужны. Со временем эти действия станут механическими и вы поймете, что они отнимают немного времени и при этом обеспечивают организованность. Ведь гораздо проще потратить две минуты на то, чтобы зафиксировать полученные за день контакты, чем раз в год садиться и тратить на это несколько часов только потому, что вам недосуг было заниматься этим ежедневно.

У большинства моих клиентов имеется коллекция визиток, а по столам у них обычно разбросаны клочки бумаги с номерами телефонов и адресами электронной почты. Примерно раз в год все это сгребается в кучу и летит в корзину. Не допустите, чтобы такое случилось и с вами. Это не только неэффективно, но и заставляет испытывать чувство вины. Лучше выработать еще одну хорошую привычку: в конце каждого рабочего дня записывать контакты. Данные с визиток заносите, к примеру, в компьютер, а сами визитки выбрасывайте.

Еженедельник – во многом полезный компромисс между двумя предыдущими системами. Он вполне оправдывает себя, если у вас стабильное расписание. Важность того или иного события легче оценить в масштабе недели, нежели в масштабе месяца.

Настенный календарь

Настенный календарь подойдет только в случае, если вам нужно время от времени быстро с ним сверяться. Когда сотрудники регулярно собираются в штаб-квартире или конференц-зале и важно быстро выяснить их местонахождение или дедлайны проектов, большой календарь и в самом деле будет полезен.

Но лучшее место настенного календаря – дом, хозяева которого водят своих детей на внеклассные занятия и бывают на светских мероприятиях. В этом случае он поможет всем придерживаться семейного расписания.

Электронный календарь

Электронный календарь – отличный инструмент вне зависимости от того, используете ли вы PC, Mac, коммуникатор или все сразу. Если работаете в крупной компании, скорее всего, вы пользователь PC и вашим календарем является Outlook. Календарная система Mac ничуть не хуже. Эти электронные календари автоматически выполняют работу, которую вручную вы проделывали бы гораздо дольше. Но суть вопроса – в слове «использовать». Ни одна система не сможет предугадать ваши расписание, потребности и метод работы. Вам самим нужно что-то делать с календарем, причем регулярно!

Онлайн-календарь

Онлайн-календари есть и у Google, и у Yahoo! и у AOL. Они созданы очень изобретательно, и работать с ними – одно удовольствие. Если вы проводите за компьютером целый день, календаря лучше вам не найти.

Назначив дату, записывайте ее. Всегда!

Любой календарь, бумажный или электронный, требует регулярной работы. Попробуем оценить время, которое предстоит затратить на выполнение этого задания. Поначалу, если раньше вы не вели календарь, может показаться бессмысленным тратить время на то, чтобы записывать что-то или в письменном виде отмечать изменения в графике встреч. Между тем на поддержание календаря и контактов в порядке обычно уходит не больше десяти минут в день.

А сколько времени вы тратите сейчас на то, чтобы найти то или иное приглашение? Вы знаете, что скоро нужно будет посетить прием, но не помните: он в эти выходные или в следующие? Будет ли у вас время купить подарок? А с работой успеете управиться? Никогда не случалось биться головой о стену при осознании, что времени на подготовку проекта меньше, чем казалось? Подобные ситуации порождают стресс, иссушающий физически и эмоционально.

Если вам нужно что-то сделать – принять участие в рабочем совещании, сходить на концерт дочери или слетать в Даллас на переговоры, – вы должны немедленно внести это событие в календарь. Очень полезная привычка. Вы замечали, что супруги, которые счастливы в браке, никогда не отвечают на приглашения «да»? Они всегда говорят что-то вроде «У меня в этот день ничего нет, нужно посмотреть, что у жены/мужа». Вот и вы, прежде чем дать ответ на приглашение, должны сверяться со своим календарем. Он – хранитель ключа к вашему времени. И к вашему будущему.

Направьте всю свою энергию без остатка на текущие дела. Это легко сделать, если вы сознательно планируете каждый день. Если расписание формируется стихийно, трудно соответствовать моменту. Вы все время спрашиваете себя: «Что там у меня дальше по плану? Не забыл ли я чего? А может, я сейчас должен заниматься не этим, а чем-то другим?» Самоорганизация при помощи календаря требует времени, но эти затраты несопоставимы с затратами на систему под названием «Я и так все помню». Попробуйте. В конце концов, что вам терять, кроме стресса, раздражения и – о да! – потраченного впустую времени.

Четвертая неделя
Избавляемся от утренней спешки

На этой неделе вы можете:

• Начать ложиться спать пораньше, завтракать и делать утреннюю зарядку.

• Упорядочить утренние сборы на работу и навести порядок на кухне.

• Потренироваться принимать решения.

• Ввести утренний режим.

Необходимое время: от 30 до 90 минут.

Мы привыкли делить свою жизнь на отрезки. Рабочее время отделяем от времени, которое проводим с семьей и друзьями, посвящаем хобби или, скажем, духовным исканиям. Восточная философия предлагает рассматривать все аспекты нашей жизни как части единого целого. Напомню мою любимую пословицу: «Как человек делает что-то одно, так он делает и все остальное».

На этой неделе мы изучим, что происходит у вас дома по утрам. Не бывает ли так, что, выйдя из дома и еще не доехав до офиса, вы уже чувствуете себя усталым? Если вечно просыпаете, не можете с утра найти одежду, не успеваете позавтракать и выходите из дома с осознанием того, что все равно уже опоздали, вы наверняка приносите негативные эмоции и на работу. Более того, постоянно воспроизводите эту утреннюю суматоху в течение рабочего дня. Вечно не хватает времени, вы не можете быстро найти нужную информацию… День начинается с драмы и продолжается в том же духе. Не ваш ли это случай?