Текст книги "Домашний компьютер"

Дополнительные возможности Word

Microsoft Word умеет выполнять множество вспомогательных операций, значительно облегчающих работу с документом, его форматирование и проверку. В этом разделе рассматриваются два важных инструмента – модуль проверки орфографии и грамматики, позволяющий быстро выявлять и исправлять ошибки, и процедура слияния, с помощью которой красиво оформленный документ Word с пустыми полями можно связать с внешней таблицей или базой данных, получив в результате отформатированный отчет, данные которого можно оперативно обновлять.

В пакете Microsoft Office есть модуль автоматической проверки орфографии и грамматики. Он доступен во всех приложениях Office и позволяет с помощью одних и тех же приемов быстро проверять и корректировать как документы Word, так, например, и текст записей баз данных Access. В зависимости от конфигурации Windows и версии Office словари этого модуля могут поддерживать работу с несколькими языками.

Язык документа

По мере ввода текста каждому слову назначается атрибут, определяющий, каким языком написано слово. Эта информация используется при проверке документа для выбора словаря, которым следует руководствоваться при идентификации каждого конкретного слова. Word, как правило, сам корректно распознает язык, выбирая один из тех языков, поддержка которых установлена на компьютере. Смена языка происходит при переключении раскладки клавиатуры с английской на русскую и обратно.

Примечание

Если Word не подчеркивает слова и фразы с ошибками, значит, отключен режим автоматической проверки правописания. Чтобы включить его, выберите команду Сервис > Параметры (Tools > Options). В открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Правописание (Spelling & Grammar) и установите флажки Автоматически проверять орфографию (Check Spelling As You Type) и Автоматически проверять грамматику (Check Grammar As You Type).

Примечание

При установке русскоязычной версии Office инсталлируются словари для русского и английского языков. Если англоязычная версия Office ХР устанавливается поверх предыдущей русской версии Office, то поддержка русского языка сохраняется.

Если Word замечает в тексте слово, написанное с ошибкой, оно подчеркивается красной зигзагообразной линией (рис. 3.122). Чтобы исправить слово, отредактируйте его, заменив неверные символы, или воспользуйтесь словарем Office.

Рис. 3.122

1. Щелкните на подчеркнутом слове правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню правильный вариант написания или одну из следующих команд:

• Пропустить все (Ignore All) – не воспринимать выделенное слово в качестве ошибочного в текущем документе;

• Добавить (Add) – добавить слово в словарь Word и в дальнейшем считать данное написание правильным;

• Автозамена (AutoCorrect) – настроить автоматическую коррекцию написания данного слова с помощью словаря Word. Выбрав в списке Auto-Correct (Автозамена) правильный вариант написания, вы добавляете пункт в список автозамены. При следующей ошибке в том же слове Word сам исправит неверное написание.

Примечание

Чтобы просмотреть и отредактировать список автоматической коррекции, выберите команду Сервис > Автозамена (Tools > AutoCorrect).

• Язык (Language) – изменить язык слова;

• Орфография (Spelling) – запустить модуль проверки орфографии.

2. Если по каким-то причинам Word назначил фрагменту текста неверный язык, выделите этот текст и выберите команду Сервис > Язык > Выбрать язык (Tools > Language > Set Language). Откроется окно диалога, показанное на рисунке 3.123.

3. В списке окна диалога выберите язык для выделенного текста. Языки, словари которых установлены на компьютере, отмечены специальными значками (рис. 3.123).

Рис. 3.123

4. Если нет нужды проверять правописание выделенного фрагмента или невозможно указать верный язык (так бывает, например, в случае работы с математическими формулами), установите флажок Не проверять правописание (Do Not Check Spelling Or Grammar).

5. Щелкните на кнопке ОК.

При вводе текста Word, кроме орфографии, автоматически проверяет грамматику (если в окне параметров установлен флажок Автоматически проверять грамматику (Check Grammar As You Type)). Неверные грамматические конструкции подчеркиваются зеленой зигзагообразной линией.

6. Чтобы исправить грамматическую ошибку, щелкните правой кнопкой мыши на фразе, подчеркнутой зеленой линией, и выберите в контекстном меню скорректированный вариант фразы или одну из следующих команд:

• Пропустить (Ignore) – не считать данную фразу ошибочной;

• Грамматика (Grammar) – запустить модуль проверки грамматики.

Проверка орфографии и грамматики

Автоматическая проверка орфографии и грамматики не всегда удобна. Иногда нужно целиком сосредоточиться на основной теме документа и не хочется отвлекаться на мелкие ошибки. При импорте текстового содержания, при неверной настройке языка документа или при обработке документа большого объема ошибок может оказаться слишком много, тогда автоматическая проверка существенно замедлит работу Word. В таких ситуациях отключите автоматическую проверку (сбросив флажки, указанные в совете предыдущего упражнения), а на последней стадии разработки документа вручную проверьте правописание с помощью следующих действий.

1. Для перехода к началу документа нажмите клавиши Ctrl+Ноше.

2. Выберите команду Сервис > Правописание (Tools > Spelling And Grammar). Откроется окно диалога, показанное на рисунке 3.124, и Word начнет сканировать документ в поисках ошибок. В верхнем прокручивающемся поле этого окна появится первая найденная фраза с ошибкой. В нижнее прокручивающееся поле выводится верное (по мнению Word) написание фразы либо список слов, которыми Word предлагает заменить ошибочное.

Рис. 3.124

3. Орфографические ошибки выделяются красным цветом. Для их коррекции выполняйте одно из следующих действий:

• если исправления не требуются, щелкните на кнопке Пропустить (Ignore);

• чтобы пропустить в текущем документе все подобные «ошибки», щелкните на кнопке Пропустить все (Ignore All);

• для исправления слова выберите в нижнем поле один из предлагаемых вариантов и щелкните на кнопке Заменить (Change);

• чтобы автоматически исправить в текущем документе все подобные ошибки, щелкните на кнопке Заменить все (Change All),

• если в нижнем поле отсутствует правильный вариант написания, отредактируйте фразу в верхнем поле и щелкните на кнопке Заменить (Change), затем при необходимости подтвердите выполненную коррекцию щелчком на кнопке Да (Yes);

• если выделенное слово должно считаться верным во всех документах, его нужно добавить в словарь Word, для чего щелкните на кнопке Добавить (Add).

4. Грамматические ошибки выделяются зеленым цветом. При этом кнопки окна диалога проверки правописания несколько видоизменяются. Грамматические ошибки исправляются с помощью следующих операций:

• чтобы исправить предложение, выберите один из пунктов нижнего прокручивающегося поля или вручную отредактируйте текст в верхнем поле, затем щелкните на кнопке Изменить (Change);

• если исправления не требуются, щелкните на кнопке Пропустить (Ignore);

• щелчок на кнопке Отменить правило (Ignore Rule) отменяет проверку данного грамматического правила в текущем документе;

• кнопка Следующее (Next Sentence) инициирует пропуск текущего предложения и переход к проверке следующего.

5. После выполнения одной из вышеуказанных операций Word продолжит поиск и выведет в окно модуля проверки очередную ошибку. Исправляйте ошибки до тех пор, пока не появится сообщение о том, что проверка документа завершена. Если необходимость в грамматической проверке отсутствует, сбросьте флажок Грамматика (Check Grammar). Если язык проверяемой фразы был установлен неверно, что привело к обнаружению ложной ошибки, измените язык с помощью раскрывающегося списка Язык словаря (Dictionary Language).

MS Excel

Электронная таблица

Microsoft Excel – программа, обладающая эффективными средствами обработки числовой информации, представленной в виде электронных таблиц. Она позволяет выполнять математические, финансовые и статистические вычисления, оформлять отчеты, построенные на базе таблиц, выводить числовую информацию в виде графиков и диаграмм.

Понятие электронной таблицы

Документ приложения Excel называется рабочем книгой (workbook) или просто книгой Excel. Такая книга состоит из листов (worksheet), которые представляют собой большие таблицы ячеек с числами и текстовой информацией. Таблицы Excel похожи на базы данных, но предназначены не столько для хранения информации, сколько для проведения математических и статистических расчетов.

Книга Excel

Давайте создадим пустую книгу Excel, введем в нее числа и формулы и поучимся манипулировать с ее листами.

1. Запустите Excel с помощью команды Пуск > Программы > Microsoft Excel (Start > Programs > Microsoft Excel). В окне Excel сразу откроется новая рабочая книга с тремя листами.

2. Щелкните в ячейке А1 первого листа и введите текст Клиенты.

3. Нажмите клавишу Enter и введите текст Январь.

4. Перемещаясь по ячейкам с помощью клавиш со стрелками, клавиш Enter и Tab или с помощью мыши, сформируйте таблицу (рис. 3.125).

Рис. 3.125

5. Щелкните на ячейке А9 и введите слово Итого.

6. Нажмите клавишу Tab и введите =СУММ (ВЗ: В7) (=SUM (ВЗ: В7)). Эта формула автоматически подсчитывает сумму ячеек столбца Январь.

7. Снова нажмите клавишу Tab и введите формулу =СУММ (СЗ: С7) (=SUM (СЗ: С7)).

8. Добавьте подобные формулы во все ячейки строки 9, указывая в скобках букву текущего столбца. Теперь Excel автоматически суммирует числа в столбцах и выводит результат в строку 9, как показано на рисунке 3.126.

Рис. 3.126

9. Щелкните на ячейке D9. Обратите внимание, что в выделенной ячейке с формулой выводится результат расчета, а сама формула видна в строке формулы в верхней части окна Excel. Попробуйте щелкнуть на любой ячейке верхних пяти строк таблицы и изменить находящееся в ней число. Excel автоматически скорректирует сумму столбца в строке Итого. Таким образом, вам теперь не нужно по нескольку раз пересчитывать суммы столбцов на калькуляторе. Excel мгновенно реагирует на любые изменения таблицы, и вы всегда знаете точные итоговые значения. Конечно, Excel умеет выполнять над содержимым ячеек таблицы и более сложные математические операции. По умолчанию книга Excel имеет три листа со стандартными именами, но этих трех листов может не хватить для всех данных, а стандартные названия листов никак не раскрывают их назначение. Давайте научимся добавлять листы и назначать им более понятные имена.

Примечание 1

Если значение в ячейке с формулой не обновляется автоматически, выберите команду Сервис > Параметры (Tools > Options), раскройте вкладку Вычисления (Calculation) и выберите положение переключателя Автоматически (Automatic). Затем щелкните на кнопке ОК.

Примечание 2

Чтобы по умолчанию в книге появлялось другое количество листов, выберите команду Сервис > Параметры, раскройте вкладку Общие (General) и измените величину в счетчике Листов в новой книге (Sheets In New Workbook).

10. Щелкните правой кнопкой мыши на корешке Лист1.

11. Выберите в контекстном меню команду Переименовать (Rename).

12. Введите новое имя Клиенты.

13. Дважды щелкните на корешке Лист2 и введите имя Расходы.

14. Щелкните на корешке Расходы правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переместить/скопировать (Move Or Copy).

15. В открывшемся окне диалога (рис. 3.127) установите флажок Создавать копию (Create А Сору), чтобы выбранный лист копировался, а не перемещался.

Рис. 3.127

16. В списке Перед листом (Before Sheet) щелкните на пункте Переместить в конец (Move То End), чтобы скопировать первый лист в конец книги.

17. Затем щелкните на кнопке ОК.

Примечание

Чтобы скопировать выбранный лист в новую рабочую книгу с одним листом, выберите в раскрывающемся списке В книгу (То Book) пункт Новая книга (New Book).

18. Чтобы добавить еще один пустой лист, щелкните правой кнопкой мыши на корешке Расходы и выберите команду Добавить (Insert).

19. На вкладке Общие (General) открывшегося окна диалога Вставка (Insert) щелкните на значке Лист (Worksheet). Затем щелкните на кнопке ОК. В рабочей книге появится пятый лист.

20. Выберите команду Файл > Сохранить (File > Save).

21. В появившемся окне диалога сохранения документа щелкните на кнопке Мои документы (My Documents).

22. В поле Имя файла (File Name) введите название Электронная таблица. Затем щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить созданную книгу Excel. Обратите внимание, что документы Excel имеют расширение xls.

Ввод данных

Электронные таблицы обрабатывают числовые данные, которые размещаются в ячейках листа Excel. Столбцы и строки таблицы могут иметь текстовые названия. На листе Excel могут также располагаться заголовки, подписи и дополнительные ячейки данных с пояснительным текстом. Ввод информации – это один из первых шагов построения электронной таблицы. В этом разделе вы изучите некоторые приемы ввода данных.

1. Откройте файл, созданный в предыдущем упражнении, и щелкните на корешке листа Расходы.

2. Щелкните на ячейке ВЗ и введите в нее текст Январь.

3. Excel позволяет автоматически заполнять ячейки листа последовательными логически связанными значениями. Поместите указатель на квадратный маркер в правом нижнем углу активной ячейки.

4. Нажмите кнопку мыши и протащите указатель вправо, чтобы рамка охватила ячейки с ВЗ по НЗ (рис. 3.128), и отпустите кнопку мыши. Семь ячеек строки заполнятся последовательными названиями месяцев года.

Рис. 3.128

5. Введите в ячейку А4 число 2002, а в ячейку А5 число 2005.

6. Щелкните на ячейке А4.

7. Нажмите клавишу Shift и щелкните на ячейке А5, чтобы выделить сразу две ячейки. Для выделения ячеек листа Excel можно пользоваться следующими приемами:

• щелчок на ячейке выделяет ее;

• чтобы выделить прямоугольную область, щелкните на ее угловой клетке, нажмите клавишу Shift и щелкните на клетке противоположного угла области или протащите мышь по диагонали от первого угла области до второго;

• строка или столбец выделяются щелчком на кнопке заголовка строки или столбца;

• чтобы выделить несколько строк или столбцов, протащите мышь по их заголовкам или щелкните па первом заголовке, нажмите клавишу Shift и щелкните на последнем заголовке группы;

• нажав клавишу Ctrl и щелкая в клетках листа, можно выделить несколько разрозненных ячеек;

• чтобы выделить весь лист, щелкните на кнопке листа, расположенной на пересечении линеек заголовков строк и столбцов.

Примечание

Если шаг 4 привел к заполнению всех семи ячеек словом Январь, значит, в Excel не задан список последовательных названий месяцев на русском языке. Чтобы добавить список значений для автоматического ввода, выберите команду Сервис > Параметры, раскройте вкладку Списки (Custom Lists). В поле Элементы списка (List Entries) введите последовательные элементы списка (Январь, Февраль, Март и т. д.) по одному на каждую строку и гцелкните на кнопке Добавить (Add).

8. Протащите угловой маркер рамки выделения вниз, чтобы рамка охватила ячейки с А4 по А12. Указанная серия ячеек будет заполнена последовательными числами с шагом 3, который определяется разницей чисел, введенных в две первые ячейки серии.

9. Введите 1 в ячейку В4 и 3 в ячейку С4. Выделите эти две ячейки и протащите маркер рамки вправо, чтобы охватить все клетки строки вплоть до Н4.

10. Протащите маркер полученной рамки шириной в 7 клеток вниз, чтобы охватить все строки вплоть до 12-й. Теперь таблица будет выглядеть так, как показано на рисунке 3.129. С помощью подобных приемов таблица быстро заполняется исходными значениями, которые позже можно корректировать по мере надобности. Чтобы таблица стала более попятной, ее нужно снабдить заголовком. Ниже таблицы полезно добавить несколько итоговых значений, рассчитанных на основе данных таблицы.

Рис. 3.129

11. Введите в ячейку В1 текст Расходы компании по месяцам. Текст заголовка не влезает в одну ячейку, поэтому следует объединить несколько ячеек.

Примечание

В последней версии Office ХР появился новый способ, облегчающий ввод данных. Обратите внимание на значок параметров автозаполнения, который появляется после завершения операции заполнения рядом с угловым маркером последней заполненной ячейки. Раскрывающийся список содержит возможные параметры заполнения.

12. Выделите клетки с В1 ПО G1.

13. Щелкните на кнопке Объединить и поместить в центре (Merge And Center) панели инструментов Форматирование (Formatting).

14. Выделите ячейки с В14 по Е14 и щелкните на кнопке Объединить и поместить в центре.

15. Введите текст Среднее значение таблицы. По окончании ввода текста или числа ячейка находится в режиме редактирования содержимого. Многие команды для работы с ячейками в этом режиме недоступны.

16. Чтобы выйти из режима редактирования, но остаться в текущей ячейке, щелкните на кнопке Ввод (Enter), расположенной слева от строки формулы.

Примечание

Чтобы переключиться в режим редактирования и изменить содержимое ячейки, дважды щелкните на ней. Щелчок на кнопке Отмена (Cancel), расположенной левее кнопки Ввод, выключает режим редактирования с отменой всех изменений, выполненных с момента последнего входа в этот режим.

17. Щелчком на кнопке По левому краю (Align Left) панели инструментов Форматирование выровняйте содержимое объединенной ячейки по левому краю.

18. Щелкните на ячейке F14.

19. В строке формул щелкните на кнопке Изменить формулу (Edit Formula). Откроется окно диалога, помогающее строить корректные формулы.

20. В раскрывающемся списке Формула (Formula) выберите пункт «СРЗНАЧ» (AVERAGE).

21. Щелкните на строке формул и измените величину в скобках на В4:Н12, как показано на рисунке 3.130.

Рис. 3.130

22. Щелкните на кнопке ОК. Теперь в ячейке F14 будет автоматически подсчитываться среднее значение всех чисел прямоугольной области от клетки В4 до клетки Н12. В данной ситуации эта величина равна 7.

23. Щелкните на ячейке В4 и введите число 500. Нажмите клавишу Enter. Среднее значение таблицы сразу же изменится.

Форматирование листа Excel

Оформление ячеек

Вы уже умеете вводить числа, заголовки и подписи, вычислять сумму и среднее значение группы ячеек. Однако работать с таблицей намного приятнее, когда ее строки и столбцы окрашены в разные цвета и выделены рамками. Грамотное оформление ячеек помогает быстрее отыскивать числа, которые требуют изменения, и ячейки с результатами вычислений.

Для того чтобы раскрасить таблицу листа «Расходы»:

1. Выделите прямоугольную область АЗ:Н14 и выберите команду Формат > Автоформат (Format > AutoFormat).

2. В открывшемся окне диалога (рис. 3.131) щелкните на образце Классический 3 (Classic 3).

Рис. 3.131

3. Щелкните на кнопке Параметры (Options), открыв этой командой область флажков для установки дополнительных параметров.

4. Сбросьте флажок ширину и высоту (Width/Height), чтобы инструмент автоформата не изменял размеры ячеек.

Примечание

В формулах Excel прямоугольная область ячеек задается идентификаторами левой верхней и правой нижней ячеек, соединенными двоеточием, например АЗ:Н14.

5. Затем щелкните на кнопке ОК. Программа Excel сама оформит таблицу выбранным стилем.

6. Чтобы привести вид заголовков строк в соответствие заголовкам столбцов, выделите ячейки А4: А12 и выберите команду Формат > Ячейки (Format > Cells).

7. Раскройте вкладку Вид (Patterns) (рис. 3.132).

Рис. 3.132

8. Щелкните на квадрате темно-синего цвета, сходного с цветом фона заголовков столбцов.

9. Раскройте вкладку Граница (Border) (рис. 3.133).

Рис. 3.133

10. В списке Тип линии (Style) выберите линию подходящей толщины.

11. Щелкните на кнопке Внешние (Outline), чтобы обвести выделенные ячейки рамкой.

Примечание

Чтобы залить выделенные ячейки узором, пользуйтесь раскрывающимся списком Узор (Pattern) вкладки Вид.

12. Щелчком на кнопке верхней границы уберите линию между ячейками АЗ и А4.

13. Затем щелкните на кнопке ОК.

Цвет ячеек заголовков строк стал темно-синим, и черный текст в них плохо виден.

14. Не отменяя выделения ячеек, щелкните в панели инструментов Форматирование на стрелке справа от кнопки Цвет шрифта (Font Color).

15. Выберите в раскрывшейся палитре белый цвет.

16. Выделите ячейки А12:Н12 и снова выполните команду Формат > Ячейки.

17. На вкладке Граница выберите тот же тип линии, что и на шаге 10, затем щелкните на кнопке нижней границы.

18. Щелчком на кнопке ОК закройте окно диалога.

На листе ниже строки 12 появится разделительная линия. Теперь таблица будет выглядеть так, как показано на рисунке 3.134.

Рис. 3.134

Стиль

Конечно, Excel позволяет форматировать не только цвет и рамку ячеек, но также шрифт и расположение их содержимого.

1. Снова выделите ячейки А4:А12.

2. Затем щелкните на них правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат ячеек (Format Cells).

3. В открывшемся окне диалога раскройте вкладку Выравнивание (Alignment), показанную на рисунке 3.135.

Рис. 3.135

4. В раскрывающемся списке по горизонтали (Horizontal) выберите пункт По левому краю (отступ) (Left (Indent)).

5. С помощью стрелок введите в счетчик отступ (Indent) величину 1, чтобы задать небольшой отступ чисел от левого края ячеек.

6. Щелкните на кнопке ОК.

7. В панели инструментов Форматирование щелкните на кнопках Полужирный (Bold) и Курсив (Italic).

Электронные таблицы Excel можно форматировать и с помощью стилей.

Применение стилей позволяет быстро назначать ячейкам заранее заданное оформление. Изменение стиля приводит к моментальному обновлению форматирования всех ячеек, которым назначен этот стиль. Давайте настроим стиль для заголовков и подписей и назначим его двум группам объединенных ячеек листа Расходы.

За основу вновь создаваемого стиля всегда выбирается формат активной ячейки.

1. Щелкните на объединенной ячейке B1:G1, чтобы выбрать формат ее стиля в качестве исходного.

2. Выполните команду Формат > Стиль (Format > Style).

3. Введите слово «Надпись» в поле раскрывающегося списка открывшегося окна диалога. Это будет имя нового стиля. В окне диалога появятся его исходные параметры (то есть режим форматирования диапазона B1:G1).

4. Щелкните на кнопке Изменить (Modify).

5. В открывшемся окне диалога Формат ячеек (Format Cells) на вкладке Шрифт (Font) выберите полужирный шрифт размером 12 пунктов и щелкните на кнопке ОК.

6. В окне диалога Стиль (Style) сбросьте все флажки, кроме Шрифт, как показано на рис. 3.136, чтобы новый стиль влиял только на шрифт ячейки и не изменял другие параметры оформления.

Рис. 3.136

7. Щелкните на кнопке ОК. Заголовок «Расходы» компании по месяцам увеличится в соответствии с новым размером шрифта.

8. Чтобы изменить шрифт подписи «Среднее значение» таблицы, выделите ячейки B14:F14.

9. Выполните команду Формат > Стиль, в раскрывающемся списке Имя стиля (Style Name) выберите пункт Надпись и щелкните на кнопке ОК.

Примечание

Чтобы создать новый документ на основе шаблона с дополнительными стилями и оформлением, выберите команду Файл > Создать (File > New), раскройте в окне диалога Создание документа (New) вкладку с нужным шаблоном и дважды щелкните на его значке. Любую книгу Excel можно использовать в качестве шаблона, предварительно сохранив ее в файле формата XLT.

Текущий документ был создан без использования шаблона, тем не менее в нем есть несколько стандартных стилей Excel:

• Обычный (Normal) – стандартный стиль ячеек;

• Процентный (Percent) – стиль ячеек, содержащих процентные величины;

• Финансовый (Comma) – денежные значения (рубли и копейки);

• Финансовый [0] (Comma [0]) – денежные значения (только рубли);

• Денежный (Currency) – денежные значения (рубли, копейки и знак денежной единицы);

• Денежный [0] (Currency [0]) – денежные значения (только рубли и знак денежной единицы).

Чтобы задать ячейкам таблицы денежный стиль представления чисел, выполните следующие действия:

1. Выделите ячейки В4:Н12.

2. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкните на ячейке F14. Эта ячейка будет присоединена к выделению.

3. Выберите команду Формат > Стиль, в списке Имя стиля выберите пункт Денежный и щелкните на кнопке ОК. Таблица станет такой, как показано на рисунке 3.137.

Рис. 3.137

Формат чисел

Так как программа Excel предназначена для обработки чисел, важную роль играет правильная настройка их формата. Для человека число 10 – это просто единица и ноль. С точки зрения Excel эти две цифры могут нести совершенно разную информацию в зависимости от того, обозначают ли они количество работников компании, денежную величину, процентную часть целого или фрагмент заголовка «10 ведущих фирм». Во всех четырех ситуациях это число должно отображаться и обрабатываться по-разному. Excel поддерживает следующие форматы данных:

• Общий (General) – текст и числовые значения произвольного типа;

• Числовой (Number) – наиболее общий способ представления чисел;

• Денежный (Currency) – денежные величины;

• Финансовый (Accounting) – денежные величины с выравниванием по разделителю целой и дробной частей;

• Дата (Date) – дата или дата и время;

• Время (Time) – время или дата и время;

• Процентный (Percentage) – значение ячейки, умноженное на 100 с символом «%» в конце;

• Дробный (Fraction) – рациональные дроби с числителем и знаменателем;

• Экспоненциальный (Scientific) – десятичные дробные числа;

• Текстовый (Text) – текстовые данные отображаются точно так же, как вводятся и обрабатываются строки, вне зависимости от их содержимого;

• Дополнительный (Special) – форматы для работы с базами данных и списками адресов;

• Заказной (Custom) – формат, настраиваемый пользователем.

Наиболее распространенные варианты формата данных можно назначать с помощью панели инструментов Форматирование:

1. Щелкните на ячейке С4, а затем на кнопке Процентный формат (Percent Style). Величина клетки С4 будет умножена на 100, и к ней добавится знак «%».

2. Нажмите клавишу вниз и щелкните на кнопке Денежный формат (Currency).

3. Щелкните на ячейке С6, а затем на кнопке Формат с разделителями (Comma Style). Эта кнопка заставляет числа выравниваться в столбце по разделителю целой и дробной частей.

4. Выделите ячейку С7 и щелкните на кнопке Увеличить разрядность (Increase Decimal). Эта кнопка не изменяет основной формат, но добавляет один знак в дробной части числа.

5. Нажмите клавишу Enter и щелкните на кнопке Уменьшить разрядность (Decrease Decimal). Эта операция убирает один знак дробной части и округляет число. Теперь ячейки с С4 по С9 выглядят совершенно по-разному, хотя исходно в них были введены совершенно одинаковые числа.

Другие форматы назначаются с помощью следующих деиствий.

6. Щелкните на ячейке СЮ и выберите команду Формат > Ячейки.

7. В открывшемся окне диалога раскройте вкладку Число (Number) (рис. 3.138).

Рис. 3.138

8. В списке Числовые форматы (Category) щелкните на пункте Дата (Date).

9. В появившемся списке Тип (Туре) щелкните на строке 14 мар 01 (14-Маг-01). Затем щелкните на кнопке ОК.

Добавление строк и столбцов

Редко удается сразу построить таблицу с нужной структурой. В процессе разработки листа часто приходится добавлять и переставлять столбцы и строки. Давайте поучимся этим операциям.

1. Выделите ячейки ЕЗ и F3 и выберите команду Вставка > Столбцы (Insert > Columns). Слева от столбца с заголовком Апрель появятся два пустых столбца (рис. 3.139). Их количество соответствует числу ячеек выделенного блока по горизонтали.

Рис. 3.139

2. Выделите диапазон ВЗ:С12 и нажмите клавиши Ctrl+C, чтобы скопировать содержимое выделенных ячеек.

3. Щелкните на клетке ЕЗ правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Вставить (Paste). Эта операция вставит данные не только в ячейку ЕЗ, но и в другие ячейки новых столбцов. В правом нижнем углу вставленного фрагмента появился значок вставки. Поместив на него указатель мыши, вы увидите раскрывающийся список, позволяющий выбрать один из параметров вставки:

• Сохранить форматы оригинала (Keep Source Formatting);

• Использовать форматы конечных ячеек (Match Destination Formatting),

• Значения и форматы чисел (Values and Number Formatting),

• Сохранить ширину столбцов оригинала (Keep Source Column Width),

• Только форматы (Formatting Only),

• Ссылки на ячейки (Link Cells).

Примечание

При вставке блока данных в одну ячейку программа Excel всегда занимает вставляемой информацией столько ячеек, сколько было вырезано или скопировано. Если перед выполнением вставки было выделено несколько ячеек, то данные будут вставлены только в том случае, если форма диапазона-приемника идентична форме диапазона-источника.

4. Щелкните на ячейке Н14, в которую переместилась ячейка с формулой среднего значения таблицы. В строке формул вы увидите текст =СРЗНА4 (B4:J12) (=AVERAGE (В4:312)). То есть область вычисления среднего значения автоматически расширилась на два вставленных столбца. Таким образом, формулы, работающие с массивами данных, автоматически адаптируются при увеличении размера массива.

Дополнительные строки добавляются точно так же, как столбцы. Вставляя строки или столбцы в таблицу с данными, будьте внимательны. Удалить лишние ячейки гораздо труднее, чем вставить. Выделение ячеек с последующим нажатием клавиши Delete, конечно, очищает ячейки, но размеры таблицы при этом не изменяются.

Размеры ячеек и их замораживание

Чтобы таблица лучше вписывалась в экран компьютера или на страницу принтера, можно подрегулировать ширину и высоту ячеек.

1. Поместите указатель на границу между заголовками столбцов А и В, чтобы его значок принял форму двунаправленной стрелки.

2. Нажмите кнопку мыши и перетащите границу столбцов влево, уменьшив этим ширину первого столбца.

3. Выделите строки 13 и 14.

4. Выберите команду Формат > Строка > Высота (Format > Row > Height).

5. В открывшемся окне диалога введите число 15 и щелкните на кнопке ОК. Выделенные строки станут выше.

6. Чтобы максимально сузить таблицу, протащите мышь по кнопкам строк с 1 по 14, выделив этим все ячейки данных.

7. Выберите команду Формат > Столбец > Автоподбор ширины (Format > Column > AutoFit Selection). Эта операция максимально сузит столбцы, но лишь до такого размера, чтобы все данные свободно помещались в ячейках таблицы.

Иногда при редактировании таблицы приходится копировать или переносить данные между ячейками, далеко отстоящими друг от друга. В этом случае можно закрепить часть строк и столбцов на экране. Работая с большими таблицами, бывает удобно закрепить строку и столбец заголовков, чтобы не запутаться в ячейках. Для закрепления заголовков выполните следующие шаги.