Текст книги "Коротко и точно: новые правила устной и письменной коммуникации в современном мире"

Джим ВандеХей, Майк Аллен, Рой Шварц
Коротко и точно: новые правила устной и письменной коммуникации в современном мире

Smart Brevity: The Power of Saying More with Less by Jim VandeHei, Mike Allen, Roy Schwarz Copyright © 2022 by Axios Media Inc.

Text and illustrations copyright © Axios Media Inc.

Photography within illustrations copyright © Getty Images and their respective photographers.

This edition published by arrangement with Workman, an imprint of Workman Publishing Co., Inc., a subsidiary of Hachette Book Group, Inc., New York, New York, USA via Igor Korzhenevskiy of Alexander Korzhenevski Agency All rights reserved

Упоминаемые в книге социальные сети Instagram и Facebook запрещены на территории Российской Федерации на основании осуществления экстремистской деятельности.

© 2022 by Axios Media Inc

© Axios Media Inc

© Getty Images and their respective photographers

© Симагина А. В., перевод на русский язык, 2024

© Оформление. ООО «Издательство «Эксмо», 2024

* * *

Введение
Туман слов

ПОДСЧЕТ УМНОЙ КРАТКОСТИ:

1008 слов

8 минут

За всю историю человечества мы никогда еще не извергали больше слов в большем количестве мест с большей скоростью.

ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО: Это новое и изматывающее явление захламляет наши почтовые ящики, парализует рабочие места, засоряет наши умы. Оно и вдохновило нас на создание Smart Brevity – «Умной краткости»… и на написание этой книги.

Признайтесь честно: вы в плену у слов. Вы пишете их. Читаете. Слушаете.

• Слова из чатов. Слова из электронных писем. Слова из Twitter. Слова из СМС. Слова из записок. Слова из историй. Слова, слова, слова.

• Мы проводим целые дни, слушая, читая и рассматривая слова на крошечных экранчиках наших гаджетов в постоянной погоне за еще большим количеством слов.

Все это не дает нам покоя. Мы ощущаем и наблюдаем такое ежедневно. Мы все более рассеянны, нетерпеливы, пресыщены. Мы листаем. Мы пропускаем. Мы кликаем. Мы репостим.

• Исследования по отслеживанию движения глаз показывают, что в среднем мы тратим 26 секунд на чтение единицы контента.

• В среднем мы проводим менее 15 секунд на одной веб-странице. А вот еще одна сумасшедшая статистика: одно исследование показало, что наш мозг решает, нравится ли нам то, что мы видим, кликнув на ссылку, всего за 17 миллисекунд. И если нам не нравится, то мы переходим на другую страницу.

• Мы делимся историями, но даже не пытаемся их читать.

Затем мы ждем, бездумно тыкаем в экран, гонимся за мгновенным удовлетворением или чем-то еще – смехом, провокацией, новостью, общением, лайком, акцией, ретвитами, снимками. Эта погоня мешает сосредоточиться, отвлечься от телефона, вдумчиво читать, запоминать материал, замечать то, что важно.

• Мы проверяем свои телефоны больше 344 раз в день – по меньшей мере каждые четыре минуты. Однако поведенческие исследования, да и наше собственное чутье доказывают, что и это – преуменьшение.

• Мы проглядываем, но не читаем почти все, что появляется на экране.

• Мы подпитываемся дофаминовыми дозами от очередных сообщений, твитов, гугл-запросов, уведомлений, видео, постов. Клик. Клик. Клик…

ЧТО ГОВОРИТ НАУКА И СТАТИСТИКА: На самом деле, существует мало доказательств того, что такое поведение меняет взрослый мозг. Скорее, мы всегда были склонны отвлекаться. Просто сейчас мы чаще сбиваемся с пути благодаря возросшему числу ежеминутно отвлекающих факторов.

• Здесь задействованы сразу два человеческих недостатка: большинство из нас ужасны в многозадачности, и нам сложно снова сконцентрироваться, если только что мы отвлеклись. Большинству людей нужно больше 20 минут, чтобы снова сосредоточиться после отвлекающего события.

• Неудивительно, что старые способы общения утрачиваются в этом разворачивающемся на наших глазах хаосе.

СИТУАЦИЯ В ЦЕЛОМ: Большую часть времени бодрствования мы захвачены шумом и бессмыслицами. Мы долго не можем заснуть, чтобы почувствовать хотя бы ночную тишину. Это безумие современного разума.

Этот туман слов сгущается по двум основным причинам: технологии и наши собственные вредные привычки.

1. Интернет и смартфоны подарили каждому шанс говорить и видеть все, что только можно захотеть. Бесплатно, мгновенно, всегда. Мы все получили равный доступ к Facebook, Google, Twitter, Snapchat, TikTok. И этим мы не просто пользуемся, а злоупотребляем.

Мы можем поделиться каждой мыслью. Сделать пост о том, что вызывает гордость или злость. Загуглить, когда чего-то не знаем. Посмотреть видео на любую тему в любое время.

2. Но люди продолжают писать сообщения, письма, записки, документы, рассказы и книги так, будто на дворе 1980 год. Подумайте об этом: мы знаем, что у всех меньше времени, больше возможностей, бесконечные отвлекающие факторы, – и все же продолжаем выдавливать из себя то же бессмысленное количество слов. Или даже еще больше. Писать так же, как мы писали на протяжении многих поколений.

Это не ново. Марк Твен, написав другу в 1871 году, признался: «Письмо это вышло более длинным только потому, что у меня не было времени написать короче».

• Все так делают. Нагромождая лишние слова, мы притворяемся умными или пытаемся похвастаться интеллектом. Это можно увидеть на работе, в личных сообщениях, в профессиональных СМИ.

• Нас учат, что от объема зависят глубина и важность. Учителя задают работы и указывают нужное количество слов или страниц в них. Длинные журнальные статьи кажутся серьезнее. Чем толще книга, тем умнее автор.

• Технологии превратили эту одержимость длиной из системного сбоя в постоянную отнимающую время ошибку.

В результате мы имеем миллиарды растраченных впустую слов:

• Примерно треть рабочей переписки, требующей внимания, теряется в потоке ненужных сообщений.

• Большую часть слов в новостях мы, как правило, пропускаем.

• Мы никогда не прочитаем все книги, которые лежат у нас дома, и даже не дочитаем те, которые уже когда-то начали.

Эта проблема наиболее остро стоит практически на каждом рабочем месте в Америке. Неважно, работаете ли вы в Apple, в малом бизнесе или в новом стартапе, никогда еще не было так трудно заставить людей сосредоточиться на главном.

• Реальность удаленной работы из любой точки мира, изменившегося из-за COVID-19, превратила избыточность коммуникации в серьезную критическую слабость для каждой компании, каждого лидера, каждой восходящей звезды и каждого неугомонного работника.

• Эта проблема найдет отклик в каждой организации, потому что энергичная корпоративная культура, четкая стратегия развития и быстрое исполнение принятых решений зависят от надежных коммуникаций в разрозненном мире.

• Стюарт Баттерфилд, генеральный директор Slack, приложения для обмена командными сообщениями, рассказал нам, что в гипотетической компании, насчитывающей 10 000 сотрудников и тратящей один миллиард долларов на оплату труда, от 50 до 60 процентов времени среднего сотрудника уходит на общение того или иного рода. Однако никто не учит правильно общаться и не предоставляет инструменты, чтобы делать это хорошо.

В ИТОГЕ: Все мы сталкиваемся с грандиозной проблемой: как в этой неразберихе заставить кого-либо обратить внимание на что-то важное?

НАШ ОТВЕТ: Адаптируйтесь к тому, как люди потребляют контент, а не к тому, как вы хотели бы, чтобы они это делали или как они делали это когда-то давно. Меняйте то, как вы общаетесь. Вы можете сделать это быстро, начав пользоваться системой Умной краткости.

ВЫГОДА ДЛЯ ВАС: Вы научитесь пробиваться сквозь информационный шум. Самое важное, что вы хотите сказать, будет услышано. Вы получите признание за свои самые ценные идеи. Вы почувствуете, что новый способ мышления и общения освобождает, заражает и ему легко научить других.

Часть 1
Что такое Умная краткость?

1. Коротко, а не поверхностно

ПОДСЧЕТ УМНОЙ КРАТКОСТИ:

950 слов

7 минут

На стене отдела новостей нашего стартапа Axios в Арлингтоне, штат Вирджиния, висит забрызганный соусом от чьего-то обеда лист бумаги. Он гласит: «Краткость – это уверенность. Длина – это страх»

ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО: У нас медиакомпания. Мы живем, дышим и зарабатываем деньги словами, привлекая к их потреблению самых влиятельных и требовательных читателей: руководителей компаний, политических лидеров, менеджеров и журналистов.

• И все же наше решение для проблемы тумана слов заключается в том, чтобы убедить людей производить и потреблять меньше слов – гораздо меньше.

Мы называем это Умная краткость. Это система и стратегия для более острого мышления, четкого общения и экономии времени для себя и других. Она поможет вам сказать гораздо больше, используя меньше слов, и в этом ее величайшая сила.

• Благодаря интернету наш способ потребления информации сильно изменился. При этом мы по старинке мало пишем и общаемся, не учитывая, что люди постоянно отвлекаются и тонут в потоке информации.

Умная краткость атакует эту проблему в лоб. В нашей книге мы покажем вам, как сильные слова, более короткие предложения, захватывающие тизеры, простые визуальные образы и разумно организованные идеи превращают письмо из проходного в важное и запоминающееся.

• Данные исследований, потребительские привычки сильных мира сего, современные тенденции развития цифровых технологий и рынка труда, а также наш личный опыт иллюстрируют удивительные преимущества того, чтобы общаться короче, умнее и проще.

• Мы научим вас основополагающим стратегиям, которые помогли нам создать две компании (Axios и Politico), подняться на вершину американской журналистики и выйти на новую ступень в личной и профессиональной жизни.

• По пути мы поделимся смешными и поучительными историями, чтобы разрядить обстановку и показать, как вы сами можете применять Умную краткость в своей работе и жизни.

Мы втроем руководим медиакомпанией, но эта книга не только для журналистов. Мы написали ее, чтобы помочь расширить возможности каждого.

• Если вы студент, Умная краткость сделает ваши доклады и презентации более увлекательными.

• Если вы работаете в сфере продаж, Умная краткость сделает ваши презентации более яркими и поможет вам добиться успеха в бизнесе.

• Если вы руководите организацией, будь то корпорация, городская администрация, университет или некоммерческая компания, информацию, доносимую с помощью Умной краткости, будет легче запомнить и проще усвоить, что поможет сплочению и вдохновит вашу команду.

• Если вы пытаетесь донести важную информацию до других – неважно, кто вы: менеджер, учитель или глава района, – эта книга поможет вам быть услышанным.

В ИТОГЕ: Вы не сможете сплотить людей вокруг стратегии или идеи, если они не понимают, о чем вы говорите, или скучают во время вашей речи.

• Знайте, что, когда вы используете старые способы коммуникации, вас почти никто не слушает.

• Мы покажем вам, как изменить структуру вашего мышления. Тогда и ваше письмо будет отличаться кристальной ясностью.

Делайте намного больше, используя намного меньше.

Мы понимаем, что вы можете со скептицизмом отнестись к Умной краткости.

• Поначалу со всеми так. Черт, да даже мы сами были такими. Каждый из трех основателей Axios зарабатывал себе на жизнь тем, что толкал длинные речи для своих боссов.

Жене Джима Отом сначала совсем не понравилась концепция этой книги. Его дети со скепсисом наблюдали за тем, как он набирает главы в своем iPhone. Отом – любительница слов – преподавательница и заядлый читатель. Мы скажем вам то же, что сказали ей:

• Мы не утверждаем, что в жизни больше нет места тому, чтобы отдаться потоку слов, особенно в художественной литературе, поэзии, любовных письмах или непринужденной беседе.

• Вы все еще можете свернуться калачиком на диване с журналом The Atlantic, проглотить хорошую книгу и посмотреть «Крестного отца».

Мы также не говорим, что нужно писать коротко просто ради краткости – вы вложите больше души и значимости в свое письмо, стараясь быть прямым и полезным и сэкономить чужое время. Не опускайте важные факты или нюансы, не упрощайте. «Коротко, а не поверхностно», – вот что мы говорим нашим репортерам.

КОПНЕМ ПОГЛУБЖЕ: Мы утверждаем следующее: если вы хотите, чтобы жизненно важная информация сохранялась в цифровом мире, вам необходимо радикально переосмыслить способ ее подачи.

• Для начала примите тот факт, что большинство людей в лучшем случае пробегут глазами, а чаще – пропустят большую часть того, что вы сообщаете, а затем сделайте каждое слово и предложение значимым.

• Делитесь БОЛЬШЕЙ ценностью за МЕНЬШЕЕ время.

• Ставьте своих читателей на первое место. Люди заняты и думают о драгоценном времени, которое вам уделяют. Обычно они хотят знать главное – что нового и почему это важно. Дайте им это.

• Измените свои методы и стиль обращения к читателям. Прямо сейчас.

Вы увидите быстрые и существенные результаты.

• Умная краткость сделает вас эффективнее и результативнее на работе, убедительнее в роли оратора, информативнее и ярче в социальных сетях. Ваш голос зазвучит как никогда раньше.

• Это заставит вас переосмыслить другие аспекты вашего дня, задуматься, на что вы тратите слишком много времени. Так вы сможете поставить свою аудиторию выше собственного эго и вредных коммуникационных привычек, когда вы делитесь мыслями, идеями, последними новостями и информацией.

• Наибольшую выгоду получат те, к кому вы пытаетесь обратиться. Умная краткость может сэкономить руководителям и менеджерам бесчисленное количество времени, сплотить компании вокруг их миссии, высвободить творческий потенциал сотрудников и прояснить, что для вас важнее всего, независимо от того, работаете ли вы в офисе, школе, церкви или общежитии колледжа.

ВАЖНЕЕ ВСЕГО: Вы быстро обретете новую уверенность в себе благодаря четкой, ясной манере речи и обнаружите, что другие слушают и запоминают (и, надеемся, разделяют) ваши самые важные идеи. Вы будете услышаны.

2. Подробнее об Умной краткости

ПОДСЧЕТ УМНОЙ КРАТКОСТИ:

2261 слово

16 минут

Умная краткость – это новый взгляд на создание, обмен и потребление информации в нашем захламленном, звенящем цифровом мире.

ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО: Мастерство в выполнении обеих частей – создание чего-то умного и краткого – обостряет мышление, экономит время и отсекает лишний шум.

• Большинство людей сначала решают, что они хотят донести, а затем загрязняют и разбавляют это мудреными словами, длинными пояснениями и бессмысленными отступлениями. Краткость приносится в жертву.

СИТУАЦИЯ В ЦЕЛОМ: Подумайте о том, как вы хотите узнавать информацию или объяснять что-то интересное, когда вы сидите за кружкой пива в баре или встречаетесь с другом за чашечкой кофе.

• Люди хотят узнать что-то новое, откровенное, захватывающее. И они хотят, чтобы вы вписали это в контекст и объяснили, почему это важно. Затем, получив визуальную или вербальную подсказку, они решают, стоит ли «углубляться» в разговор.

• Если вы согласны с предыдущим пунктом, спросите себя: почему мы пишем письма, статьи, мейлы, заметки или твиты, в которых все наоборот? Потому что мы беспорядочные и эгоцентричные. Унылые и раздражающие. Скучные и утомительные.

РОЖДЕНИЕ СТИЛЯ

Дэвид Роджерс – давняя звезда The Wall Street Journal и величайший репортер в Конгрессе в нашем поколении – является отцом Умной краткости.

Дэвид был наставником Джима в начале 2000-х годов и, как известно, обладал грубым, прямолинейным характером.

Джим, новый репортер в газете, вообразил себя Уолтом Уитменом и написал 1200 слов прекрасной, многословной прозы. Он показал текст Дэвиду. «Это куча дерьма», – сказал Дэвид. Тогда он распечатал статью, взял карандаш и переработал структуру так, как она должна выглядеть, чтобы достучаться до читателей. Он набросал короткое простое предложение в качестве открывающей фразы, вычеркнул все лишние слова, попросил добавить факт, обязательный к прочтению, или цитату, а затем потребовал абзац, который объясняет контекст статьи.

Годы спустя его работа помогла вдохновить архитектуру умной краткости.

• В процессе эволюции что-то пошло не так, и все мы превратились в многословных болтунов, всегда имеющих в запасе несколько модных фразочек. В процессе говорения наши голоса стали тихими. Наши мысли помутнели. Наша аутентичность испарилась.

ЖЕСТОКАЯ ПРАВДА: Большинство людей – паршивые писатели и невнятные мыслители.

• С каждым такое бывало: у нас рождается умная мысль или появляется идея – как внести стратегическое изменение, как привлечь друзей или как заполучить большую работу. Затем мы печатаем ее, и она звучит как… полный бред. Кто-то другой высказывается и говорит то же самое… блестяще. Мы чувствуем себя неудачниками.

Думайте об Умной краткости как о смирительной рубашке для ваших худших инстинктов или привычек в общении. Это способ подчистить и оформить свои мысли, а затем с уверенностью подать их.

• С помощью Умной краткости вам не придется придумывать все с нуля каждый раз, когда вам нужно что-то сказать. Вместо этого у вас будет воспроизводимая структура, которая позволит вам говорить, как самый умный и организованный человек в комнате.

Этот отточенный годами рецепт помог сделать наши информационные рассылки Axios одними из самых читаемых и прибыльных в Америке. Но, что еще более важно и актуально для вас, он начал менять то, как самые инновационные компании и мыслители общаются между собой как внутри страны, так и за ее пределами.

• ЗАБАВНАЯ ИСТОРИЯ: Через несколько лет после запуска Axios руководители высшего звена – от NBA до крупных авиакомпаний и некоммерческих организаций – стали звонить с одинаковым вопросом: «Наши боссы читают Axios, и им нравится формат Умной краткости. Можем ли мы как-то научиться общаться так же, как вы?»

• НАШ ПЕРВЫЙ ОТВЕТ БЫЛ: Мы медиакомпания, а не учителя словесности.

Но звонков становилось все больше. Поэтому мы поступили так, как поступил бы любой хороший журналист, – провели расследование. Мы хотели узнать, почему одни из самых влиятельных компаний в мире имели такие проблемы с коммуникацией, что обратились за помощью к нам.

• Оказывается, Митт Ромни был (в каком-то смысле) прав, когда, будучи кандидатом в президенты от Республиканской партии, заявил: «Корпорации – это тоже люди». Корпорации были так же парализованы туманом слов, как и все мы. Только в гораздо большем масштабе.

Они тоже тонули в чатах, электронных письмах и корпоративных сообщениях, совершенно не понимая, кто что читает и зачем. Неудивительно, что исследование за исследованием показывало, что сотрудники чувствуют себя потерянными, разобщенными, запутавшимися.

Если вы видите все, вы ничего не помните.

4 ОСНОВНЫХ ЭЛЕМЕНТА УМНОЙ КРАТКОСТИ

В письменном виде Умная краткость состоит из четырех основных компонентов, которые легко освоить и применить на практике, а затем научить им других. Они применимы не во всех обстоятельствах, но помогут вам начать думать о тех изменениях, которые необходимо провести, чтобы стать эффективнее.

➊ Броский «тизер»:

Будь то твит, заголовок статьи или тема письма, вам нужно шесть или менее сильных слов, чтобы отвлечь внимание человека от Tinder или TikTok.

➋ Одна сильная открывающая фраза, или «лид»:

Ваше вступительное предложение должно быть самым запоминающимся – расскажите мне то, чего я не знаю, хотел бы знать, должен знать. Сделайте это предложение как можно более прямым, коротким и резким.

➌ Контекст, или «почему это важно»:

Мы все притворяемся экспертами. Мы с Майком узнали об этом, выступая перед руководителями компаний из списка Fortune 500. Мы все знаем много о малом, а об остальном не знаем почти ничего. Мы стесняемся или боимся спросить, но на практике нам почти всегда необходимо, чтобы говорящий объяснил, почему новый факт, идея или мысль имеют значение.

➍ Возможность узнать больше, или «копнем поглубже»:

Не заставляйте людей читать или слушать больше, чем они хотят. Пусть это будет их решение. Если они согласятся, то, что последует дальше, должно действительно стоить их времени.

А затем попробуйте уместить все это на одном экране телефона, что бы вы ни писали. Вуаля… Умная краткость.

Итак, мы взяли все наработки, полученные в ходе написания сотен тысяч историй, и создали инструмент с искусственным интеллектом, чтобы помочь другим общаться с помощью Умной краткости.

• Технология называется Axios HQ. Она помогает обучить Умной краткости всех, кто хочет значительно улучшить навыки письма и общения.

• С его помощью сотни крупных организаций, таких как NFL; компании, такие как Roku; политики, например, мэр Остина, штат Техас; школьные системы и риелторы изменили свои отношения с сотрудниками, избирателями и покупателями. Зачастую они замечают в соцсетях повышение вовлеченности в два или три раза при использовании Axios HQ. Мы поделимся несколькими примерами из практики в этой книге, чтобы помочь вам самим применить этот инструмент в действии (более подробную информацию вы найдете на сайте SmartBrevity.com).

УМНАЯ ИМПРОВИЗАЦИЯ

В этой книге вы заметите периодические отклонения от формулы Умной краткости.

ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО: Это общее направление, а не жесткие правила, которые никогда нельзя нарушать.

Если вы будете жить по принципу Умной краткости, ваши коммуникации сразу же станут более запоминающимися и сильными. Но ваша цель – информировать, увлекать, мотивировать конкретную аудиторию. Так же, как человеческий разговор не всегда идет по одной и той же схеме, иногда вы можете добавить интригующее предложение перед кульминационным моментом.

• Золотым стандартом всегда будет то, что лучше для аудитории, – наиболее ясная и эффективная структура, которая работает для читателя, за чье внимание борются сразу сотни сообщений.

В ИТОГЕ: Умная краткость – это музыкальная теория – она дает вам логику и элегантность. Но эта великолепная структура оставляет место для… импровизации.

ОХОТА ЗА КРАТКОСТЬЮ В ЦРУ

У ЦРУ была проблема.

Аналитики агентства располагали самыми интересными разведданными в мире. Но самые важные факты и информация об угрозах терялась в тумане слов.

Это было во время правления президента Трампа. Агентство знало, что у его «главного клиента» память, как у золотой рыбки. Для секретного агентства в ЦРУ трудоустроено, пожалуй, достаточно много людей, работающих с текстом, – достаточно, чтобы заполнить аудиторию, в которой Майк и оказался в 2019 году. Его попросили рассказать о его любимых приемах, позволяющих определить, что в куче данных действительно интересно.

• Его совет, который работает всегда: спросите источник информации, что в них самое интересное. Он знает и скажет вам.

• Но если вы попросите его написать об этом отчет, он либо похоронит эту информацию, либо, что более вероятно, опустит ее.

ЦРУ выпускает самый лучший информационный бюллетень – ежедневное президентское резюме, представляющее собой примерный план ежедневного брифинга для президента в Овальном кабинете от разведбюро. Филипп Дюфрейн, бывший автор этого резюме, который теперь работает у нас в Axios, применяя на практике Умную краткость, переписал бы гипотетический бюллетень ЦРУ следующим образом:

ПРИМЕР № 1

ТИЗЕР

ПЕРВОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ

ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО

КОПНЕМ ПОГЛУБЖЕ

ПРИМЕР № 2

ТИЗЕР

ПЕРВОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ

ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО

КОПНЕМ ПОГЛУБЖЕ