Текст книги "Система Филиппова. Результативный бизнес"

Глава 7
Контролируем тысячу задач легко

Контролировать сотрудников необходимо, чтобы, во-первых, вовремя разрешать возникающие проблемы и, во-вторых, чтобы мотивировать их доводить дела до конца и достигать результата. Контроль – гарантия выполнения работы качественно и в срок.

Главное, выбрать оптимальный тип контроля. Всего их шесть:

1. Итоговый. Задача выполнена, проверили.

2. Предварительный. Досрочный контроль, чтобы посмотреть, в каком состоянии выполнение задачи и что сделано за прошедшее время. Отлично работает для придания ускорения сотруднику.

3. Поэтапный. Отлично подходит для контроля сложных объемных проектов. Каждая задача разбивается на этапы. Каждый этап контролируется по итогу или предварительно. Один этап длится неделю, другой – один день, третий – месяц. Смотрите по ситуации.

4. Периодический. Контроль согласно временным интервалам. Например: по понедельникам, или каждый месяц, или каждый день в 15:00. Таким образом хорошо проверять рутинные систематические задачи, а также дисциплинировать персонал.

5. Выборочный. Проверяется какая-то случайно выбранная часть работы. Так принимают партии кофе, когда невозможно проверить 100 тонн товара. Каждый килограмм не проверишь, а вот взять по горсти из случайных мешков вполне по силам. Если не устраивает качество, то бракуется вся партия. В случае с контролем работы подчиненных это может быть неожиданная проверка. Она действует по такому же принципу. Подошли и вдруг проконтролировали. Когда будете практиковать этот тип контроля со своими подчиненными, не забудьте их предупредить заранее, что вы можете в любой момент проверить. Иначе это будет вызывать недоумение, недовольство и повод для конфликта. Не забывайте, что контроль нужен не для поимки злоумышленника, а чтобы научить сотрудника всегда хорошо выполнять свою работу. Кстати, тайный покупатель – типичный пример выборочного контроля.

6. Процессный, или тотальный» Вы контролируете все этапы, буквально проверяете каждый шаг. Используется в случаях, когда сотрудник осваивает новую задачу, ошибки в выполнении которой накладны для компании. Контролируйте процессно все задачи, результат которых для вас крайне важен, и вы не уверены, что сотрудник сможет справиться как следует.

Помните обо всех этих типах контроля и применяйте их по мере необходимости. Это ваши рабочие инструменты. Они помогут вам создать необходимый прессинг на сотрудников и будут их мотивировать. Отчитываясь перед вами, сотрудники подсознательно понимают, что их так строго контролируют, потому что их работа важна для руководителя, значит, для компании в целом. Это повышает их внутреннюю значимость и самооценку.

Рано или поздно перед каждым руководителем встает вопрос: как самому не забыть все, что он поручил сотрудникам? Представьте, что у вас в подчинении десять человек. У всех есть свои системные задачи – такие, как отчетность по звонкам, количество встреч с клиентами. Плюс разовые оперативные задачи, например, кому-то позвонить, встретиться, подготовить материалы и т. д. Предположим, что каждому сотруднику вы ставите в день пять оперативных задач. У вас на десять человек получается 50 задач в день. Если умножим на 20 рабочих дней в месяц, то выходит 1000 задач. Как контролировать этот огромный объем?

Дедовский метод

1. Вручаете каждому сотруднику персональный ежедневник со словами: «Записывайте все задачи, которые я вам ставлю. Если увижу, что не записываете, оштрафую на 500 рублей».

В конце месяца вы выборочно проверяете ежедневники одного или нескольких сотрудников. Если находите невыполненную задачу, которая была забыта или проигнорирована, штрафуете или уменьшаете премиальную часть. Так учим подчиненных относиться серьезно ко всему, что вы говорите.

2. Ведете учет всех поставленных задач в документе Excel. Создаете таблицу со следующими столбцами:

a) ФИО сотрудника.

b) Дата постановки задачи.

c) Суть задачи.

d) Дата выполнения.

e) Формула. Если текущая дата больше или равна дате выполнения, то высвечивается слово «контроль». Так вы сможете всегда видеть, какие задачи должны быть выполнены сегодня. Вы можете фильтровать информацию в столбцах, каждый раз получая новые данные о работе вашего отдела. Какие вообще задачи выполнял сотрудник? Какие задачи должен сотрудник выполнить на этой неделе? В этот день? Какие задачи выполнены, а какие забыты?

Шестой колонкой можно поставить предварительный контроль, например, за три дня до дедлайна, чтобы напомнить о приближающемся дне «икс».

Современный метод

Существует множество программных обеспечений, с помощью которых можно автоматизировать контроль всех рабочих процессов, происходящих в компании. «Мегаплан», «Битрикс», «Адванта», Jira – выбирайте на любой вкус. Использование программы экономит от 20 до 50 % времени руководителя, так как позволяет решить сразу несколько проблем:

1. Забывчивость сотрудника. После того как вы поставили задачу в системе, сотруднику приходит электронное письмо или CMC-уведомление, в котором вы прописали требования и сроки. Все дела формируются в общий список с хронологией выполнения. Это очень удобно, когда вы ставите много задач, различных по срочности. Сотрудник видит, что ему дано, например, три дня на выполнение какой-то задачи, и далее он сам планирует свое время, чтобы уложиться в срок. Кстати, система не оставит его в покое, пока он не завершит дело, и будет ему автоматически напоминать о приближающемся дедлайне.

2. Потерянные данные в работе над проектом. В базе можно хранить всю переписку, дополнительные материалы, файлы, ссылки. Вам не придется перерывать почту в поисках заветного письма от фрилансера или создавать папку-архив у себя на компьютере и все время сохранять там материалы по проекту. Все собрано в одном месте, на отдельном сайте. В систему также можно добавлять удаленных сотрудников и вести переписку через систему, чтобы ничего не потерять.

3. Конфликты между сотрудниками разных подразделений.

В первую очередь это касается взаимодействия отделов продаж и маркетинга, отдела закупок и бухгалтерии, отдела продаж и бухгалтерии, когда сотрудники не понимают разницы между проектным и функциональным управлением.

Давайте разберем на конкретном примере. Функционально бухгалтер подчиняется главбуху, но в рамках какого-то проекта, например, участия компании в тендере, он обязан выполнить задачи от менеджера по продажам. Вот менеджер подходит к бухгалтеру и получает жесткий отпор: «Я тебе не подчиняюсь. У меня своей работы хватает. Мне некогда» – и так далее.

Что делать менеджеру? Прорываться к главбуху или к директору за помощью? Или стараться подружиться с бухгалтершей – носить ей шоколадки, говорить комплименты? Тогда как сроки поджимают. Ему бы направить свою энергию на работу, вместо этого приходится сражаться со своей же компанией. Это абсолютно неправильная позиция. Как только начинаются некоммерческие отношения, бизнес теряет эффективность. Он превращается в политику.

Многие директора рассуждают так: «Нормальные же люди. Почему не могут договориться сами? Почему мне всегда надо вмешиваться, чтобы вы нашли общий язык?». Все происходит точно как в детском саду, когда к детям подходит воспитатель и говорит: «Что вы ссоритесь, дети! Что вы все время деретесь, пока меня нет!». При ней все конфликты прекращаются, но стоит ей отвлечься на другие заботы – драки не миновать. Не забывайте, что сотрудники ведут себя по-другому, когда вы рядом. Как они общаются между собой, когда вас нет, вы даже не представляете. Когда менеджер приходит к бухгалтеру, добрейшей души человеку, на ваш взгляд, то отшивается жестко, грубо и иногда по-хамски. Бухгалтер может легко слить на него личный негатив и неудовлетворенность. Менеджер виноват во всем, когда бухгалтер в плохом настроении.

Система автоматизации бизнеса позволяет устранить этот человеческий фактор из процесса работы. Ставите задачу одновременно и бухгалтеру, и менеджеру. Никто не будет сопротивляться.

Хочу разобрать еще один вопрос, который мне часто задают на тренингах. Стоит ли всегда контролировать сотрудников, даже тех, которые зарекомендовали себя ответственными и исполнительными людьми? Конечно, да. Если вы не будете контролировать оперативные задачи, то они, как песок, засыплют механизм вашего бизнеса, его шестеренки заклинит, после чего зубчики начнут выламываться. Шестеренка – это бизнес-процесс. Зубчики – это ваши сотрудники. Когда на сотрудника из-за заклинивания прилагается слишком сильное давление, то он не выдерживает – и увольняется.

Например, у вас прекрасный менеджер, который оформляет документы так, что тендеры всегда выигрываются, но он должен бегать и упрашивать бухгалтера, производственника за шоколадки что-то там рассчитывать, хотя это их работа. Бизнес-процесс дает сбой. В итоге хороший специалист увольняется, потому что его все достало. Зубчик выломался из-за того, что вы не контролировали эту задачу.

Без контроля даже самые лояльные сотрудники халатнее относятся к своим обязанностям. Люди, не чувствуя внешнее давление, расхолаживаются и перестают работать так хорошо, как могут. Поэтому подчеркиваю: должна быть четкая система контроля.

УПРАЖНЕНИЕ

Составьте контрольную таблицу, лучше в Excel. В последней графе рассчитайте для каждого сотрудника размер переменной части его зарплаты в зависимости от того, какое количество из данных вами поручений было выполнено. Например, сотрудник справился с четырьмя из восьми поставленных задач, значит, он получит 50 % переменной части зарплаты. Можно сделать более мягкую или более жесткую привязку к проценту выполнения оперативных поручений.

Глава 8
Мотивируем сотрудников

Финансовая мотивация

Если вы хотите, чтобы ваши продажи стремились вверх, вам нужна прогрессивная комиссия. Это значит, что чем больше продаст менеджер, тем большую комиссию он получит. Выглядит это так:

Можно также использовать линейную зависимость между минимальным и максимальным процентом, который получает менеджер. Чем больше продает, тем больше комиссия от суммы в целом.

Прогрессивная комиссия стимулирует продавать максимально много. Такую финансовую мотивацию стоит использовать в случае, если ваша компания новая и вам нужны большие продажи либо если вы выводите на рынок новый для себя продукт.

Есть другой способ финансовой мотивации – отталкивающийся от выполнения плана. Выполнил менеджер план – значит, получает бонус. Не выполнил – получает меньший бонус или не получает его совсем. Если менеджер перевыполнил план, ему положен обычный или увеличенный бонус.

Эта система мотивации используется, когда компания уже прошла период становления. Предположим, вы используете схему с прогрессивной комиссией. На начальном этапе менеджер по продажам может продавать в месяц на 1 млн рублей и получать 5 %. Это 50 тыс. рублей плюс оклад в размере, допустим, 20 тыс. рублей. Итого – доход 70 тыс. рублей в месяц. Проходит два-три года, менеджер обрастает клиентами, продажи уже носят повторный характер. Работа, которую делает менеджер, требует меньше трудозатрат. А сумма, на которую он продает, выросла, предположим, до 5 млн рублей в месяц. В результате 5 % от 5 млн рублей – 250 тыс. рублей. Плюс оклад. Доход менеджера равен 270 тыс. рублей. Это слишком большая сумма. Вы переплачиваете менеджеру: он осуществляет повторные продажи, требующие меньше сил и времени.

В этом случае разумно использовать именно планово-бонусную систему. При этом начинающему менеджеру ставьте план меньше, опытному – больше. Данная система позволяет снизить зависимость от менеджера и не переплачивать ему. Но она вызывает недовольство со стороны сотрудников. Во-первых, менеджер может не верить в справедливость вашего плана. Что мешает вам специально завысить план, чтобы не выплачивать бонусы? Именно так будет думать менеджер, если у него не получится выполнить план.

Во-вторых, менеджеры не согласны с тем, что им ставят разные планы. Например, один работает пять лет и для него план составляет 5 млн рублей. Другой сотрудник работает год и для него план – 1,5 млн рублей. При этом они получают одинаковые оклад и бонус. Недовольство опытного сотрудника можно преодолеть финансовым поощрением, например, надбавкой за выслугу лет либо повышением в должности. Необязательно назначать менеджера руководителем. Можно сделать его старшим менеджером, ведущим менеджером, менеджером по ключевым клиентам, аккаунт-менеджером.

Есть еще один способ финансовой мотивации – штрафовать менеджера, если он не выполняет или перевыполняет план продаж. Да, коллеги, за перевыполнение плана менеджеров тоже штрафуют. Данная система применяется в компаниях, где необходимо четко планировать количество товара на складе. Если менеджер перевыполнил план, ему нечего продавать, потому что на складе товара нет. Или надо лихорадочно этот товар поставлять, в этом случае появляются незапланированные расходы, приходится брать кредиты.

По моему мнению, это несправедливо по отношению к менеджеру: его первостепенная задача – продавать как можно больше. Таким образом, вы гасите все его порывы. Лучше перестройте бизнес, чтобы поставки товара происходили чаще. А задачу удерживать продажи в определенных рамках поставьте лучше сотрудникам, которые занимаются обслуживанием текущих клиентов.

Я склоняюсь к системе прогрессивной комиссии. Она выглядит более прозрачной и справедливой. При ее использовании полностью соблюдайте договоренности между вами и менеджером, даже если суммы выплат получаются крайне высокими. Выплачивайте, но при этом повышайте менеджера в должности, чтобы он брал на себя большую ответственность, разгружая вас. Так менеджер будет развиваться, и его уровень дохода будет соответствовать его обязанностям и уровню ответственности.

Нефинансовая мотивация

Как вы думаете, важны ли деньги? Часто на своих тренингах я задаю такой вопрос группе, и, конечно, большая ее часть отвечает «да». Некоторые говорят, что имеют значение не только деньги, но они, безусловно, важны.

– Мотивируют ли деньги? – спрашиваю я группу.

– Да, мотивируют.

– Тогда давайте проведем игру. Представьте, что у вас появилась уникальная возможность мгновенного исполнения любого вашего желания. Вы можете загадать любое количество желаний, и эта способность не пропадет. Что же вы будете загадывать?

– Долгую жизнь, бессмертие, здоровье, успех, красивую жену, известность, талант…

– Хорошо. А почему вы деньги не загадываете?

– А зачем? Если ты можешь получить что угодно, зачем тебе деньги?

– Тогда скажите мне, важны ли деньги?

И люди осознают, что мы часто подменяем понятия. Важны не сами деньги, а то, что мы можем на них купить. Представьте конечные блага, которые могут приобрести ваши сотрудники. Если предположить, что вы могли бы знать, какие материальные и духовные блага хочет приобрести ваш сотрудник на деньги, которые вы ему платите, вы могли бы дать ему эти блага, не выплачивая зарплату, при этом он бы работал так же хорошо. Такие организации существуют. Это секты. Блага, которые требуются членам секты, снижены до примитивных потребностей, поэтому их легко дать.

В коммерческой организации все гораздо сложнее. Узнать, какие блага нужны сотрудникам, невозможно: спектр слишком широкий. Поэтому необходимо платить зарплату. И это по-своему прекрасно. Деньги – всеобщий инструмент обмена одних благ на другие. Однако надо помнить, что есть набор материальных и духовных благ, которые человек все равно покупает. Частью этих благ вы можете обладать и мотивировать ими сотрудников.

Надо учитывать, что финансовые и нефинансовые мотиваторы по-разному действуют на человека в зависимости от его уровня дохода (см. рис. 2.4). Здесь можно выделить две яркие планки. Нижняя планка – это «гигиенический минимум». Тот уровень дохода, которого человеку еле хватает, чтобы удовлетворить свои минимальные потребности. Это жилье, еда, безопасность. Сколько это? В 2016 году в Санкт-Петербурге эта планка составляла около 28 тыс. рублей. Это уровень кассиров, мерчендайзеров в супер мар кетах.

Финансовые мотиваторы для человека крайне важны. Представьте, что затраты некоего человека составляют 28 тыс. рублей. Получая 28 тыс. рублей, он вообще ничего не откладывает. Если ему предложат зарплату 29 тыс. рублей, за год он сможет отложить 12 тыс. рублей. Если ему предложат зарплату 30 тыс. рублей, за год в его «кубышке» накопится 24 тыс. рублей, а значит, он удвоит свои накопления в течение года. Безусловно, деньги в этом случае для человека важнее всего. А нефинансовые мотиваторы практически не действуют.

Следующая планка, которая находится выше планки «гигиенического минимума», называется «достаточно». То есть сотруднику хватает на жизнь, и выше этой планки сдвинуть его тяжело. Это случай, о котором мы уже говорили: вы ставите сотруднику дополнительную задачу по продаже нового товара с повышенной комиссий, а он его не продает, потому что ему хватает того уровня дохода, который он имеет с текущего товара, и прикладывать дополнительные усилия он не хочет.

Рисунок 2.4. Зависимость характера мотивации от уровня дохода менеджера.

Высота этой планки очень субъективна. Давайте представим, что эта планка соответствует уровню зарплаты 70 тыс. рублей.

В промежутке между планками «гигиенический минимум» и «достаточно» хорошо работают как финансовые, так и нефинансовые мотиваторы. Выше планки «достаточно» эффективно работают только нефинансовые мотиваторы, так как денег человеку хватает с излишком, финансовые мотиваторы на него перестают влиять.

Приведу пример. Одна компания решила отправить руководителя отдела продаж, который получал в Петербурге оклад размером 100 тыс. рублей, в Новгород, чтобы он там возглавил филиал. Сначала ему предложили оклад 120 тыс.

рублей, что для Новгорода гораздо выше, чем 100 тыс. в Санкт-Петербурге. На предложение сотрудник ответил, что в Новгород не поедет, так как его семья живет в Петербурге. Карьерный рост для него оказался не важен, поэтому не сработала попытка заинтересовать его перспективой стать директором филиала. Тогда руководитель сделал акцент на другом нефинансовом мотиваторе – на саморазвитии. Он предложил: «Мы можем отправить тебя в Новгород на должность руководителя филиала, при этом готовы оплатить тебе половину стоимости получения степени MBA. Но тогда у тебя будет соответствующий Новгороду оклад 90 тыс. рублей». Сотрудник согласился, так как для него саморазвитие было важно. Так компания сэкономила 30 тыс. рублей, которые направила на оплату его обучения. Контракт был подписан на два года, и сэкономленная сумма составила 720 тыс. рублей, больше половины стоимости большинства существующих программ MBA. Так, используя правильный нефинансовый мотиватор, руководитель компании убедил талантливого человека возглавить филиал и успешно его развивать и сэкономил деньги компании.

А сотрудник убедил жену и детей в необходимости переезда, получил образование и теперь активно продвигает бизнес. Его успехам можно только позавидовать.

УПРАЖНЕНИЕ

Выявить нефинансовые мотиваторы поможет следующий тест. Дайте три-пять вариантов ответа на каждый вопрос. Чем подробнее вы будете отвечать, тем точнее будет результат теста. Если ваши ответы будут повторяться, все равно записывайте их всякий раз. Нам будет важно подсчитать эти повторы.

Теперь посмотрите на следующую таблицу. Ваши ответы из таблицы выше иллюстрируют ключевые слова в колонке «Мотиватор». Ставьте галочку напротив ключевого слова каждый раз, когда ваш ответ соответствует ему. Подсчитайте результат.

Скорее всего, у вас получилосв, что какие-то слова повторяются часто, какие-то – редко. Можно выделить три-четыре наиболее часто употребляемых слова. Предположим, что у вас часто повторяющиеся слова – «деньги», «карьера» и «саморазвитие». Это и есть ваши личные мотиваторы.

Почему, спросите вы, эти ответы оказались вашими мотиваторами, в то время как вы отвечали на вопросы, связанные с людьми в целом? В психологии это называется проекцией: отвечая на вопросы о людях вообще, мы меряем их своей меркой и тем самым говорим о себе.

У вас могла получиться такая картина: во всех строчках в таблице получилось немного галочек. Это может означать, что у вас происходит перестройка мотиваторов: три-шесть месяцев назад вы либо поменяли работу или бизнес, либо у вас произошли серьезные перемены в личной жизни. Каждый человек мотивирует другого так, как хочет, чтобы мотивировали его, будь он на месте подчиненного. Через некоторое время у вас сформируется два-четыре четко выраженных мотиватора, которые вы выявите, если еще раз пройдете этот тест.

Возможно также, что вы не повторяли ответы на вопросы, и поэтому у вас маленькое количество галочек в таблице.

Возможен третий вариант – ничего не подходит, что большая редкость. Это говорит о том, что ваши мотиваторы имеют ярко выраженную специфику и не согласуются ни с одним из характерных для большинства людей мотиваторов. В данном случае требуется индивидуальная консультация.

Что делать с ответами, которые никуда не подходят? Задайте себе вопрос: с чем они ассоциируются? Куда по смыслу они больше подходят? Если ответ подходит к нескольким вариантам, то ставьте галочку во все соответствующие строчки. Если ответ никуда не подходит, но важен для вас, впишите его еще одним пунктом. Мотиваторов у людей гораздо больше, чем пятнадцать наиболее распространенных, которые перечислены в таблице.

Запомните, что комфорт не является мотиватором (подробнее об этом расскажу в следующей главе). Удобство работы – является, а комфорт – нет. Близость расположения, удобное рабочее место, даже хороший вид из окна – тоже мотиваторы, но более специфические. В данном случае я бы не стал указывать их дополнительно.

Проведите такой тест для своих сотрудников в отделе продаж. Зная мотиваторы подчиненных, вы сможете делать на них акцент при постановке задач, в коммуникации, при награждении и поощрении. Если для сотрудника важно саморазвитие» ставьте ему сложную задачу, которая позволит ему вырасти профессионально. Если сотруднику важна самостоятельность, попробуйте меньше контролировать его, больше ему доверять, и тогда он будет сам активно и плодотворно работать. Если для сотрудника мотиватором является статус, делайте ему бизнес-подарки вместо части премии, тем самым вы подчеркнете его важность и мотивируете на эффективную работу. Если для сотрудника важны слава и почет, подчеркивайте его достижения перед коллегами. Для тех, кому важен коллектив, можно устраивать корпоративные мероприятия и командные игры. Для многих сотрудников важно отношение руководителя – убедитесь в том, что вы демонстрируете правильное отношение: оно должно быть рабочим, деловым, вежливым и уважительным.

Итак, мы посмотрели, каким образом можно выявить нефинансовую мотивацию сотрудника и использовать ее при постановке задач, управлении, коммуникации и выстраивании отношений.