Текст книги "Семь шагов для создания эффективного ИТ-подразделения"

3. Зрелость ИТ

В настоящее время существуют различные подходы к классификации уровней зрелости ИТ, но по сути своей они очень схожи. В качестве примера рассмотрим уровень зрелости ИТ процессов по CobIT77
  http://goo.gl/3RaxuQ


[Закрыть] (Control Objectives for Information and Related Technology («Задачи информационных и смежных технологий»), который предлагает нашему вниманию шесть градаций зрелости. Для компактности и удобства восприятия модель зрелости представлена в. Давайте рассмотрим какие основные «симптомы» на каждом из уровней зрелости ИТ процессов.

Когда организация не признает существования проблем в ИТ, которые нужно решать, и, таким образом, не имеет никаких сведений о проблемах в области ИТ, то это самый начальный уровень зрелости ИТ и зрелость ИТ процессов на таких предприятиях попросту отсутствует и говорить о выполнении Стратегии ИТ и достижении ключевых бизнес показателей с помощью информационных технологий просто не приходится.

Следующий уровень развития ИТ-процессов незначительно отличается от нулевого, но основное отличие – это признание наличия проблем в ИТ. При этом не существует никаких стандартизованных решений. Существуют случайные одномоментные решения, принимаемые кем-то персонально или от случая к случаю.

Если предприятие и ИТ подразделение в целом прошло первые два этапа, то следующим уровнем зрелости процессов ИТ по CobiT, является «Повторение или Фольклор». Ярким показателем данного уровня является то, что:

– показатели деятельности и ИТ-процессов находятся в развитии, а деятельность по управлению информационными технологиями описана и интегрирована в процесс управления организацией;

– выбраны для улучшения и/или контроля те ИТ-процессы, которые влияют на основные бизнес-процессы предприятия;

– руководство организации регламентировало меры по управлению ИТ, а также методы управления и оценки, но процесс не был принят в организации;

– не существует формализованного обучения, набора взаимосвязанных стандартных процедур управления, ответственность возложена на сотрудников. Сотрудники контролируют процессы управления с помощью проектов и ИТ-процессов.

Ситуация меняется, когда процедуры управления ИТ стандартизованы и документированы, проводится обучение сотрудников по выполнению этих процедур. Показатели производительности всех видов деятельности ИТ зафиксированы и отслеживаются, что приводит к повышению эффективности работы. Ответственность за обучение, выполнение и применение стандартов возложена на сотрудников организации. Анализ первопричин применяется не всегда. Этот уровень зрелости ИТ процессов называется – «Описание или Стандарты».

Уровень зрелости ИТ процессов «Управление (измеряемый)» характеризуется следующим:

– улучшения в процессах ИТ основываются на измеряемых количественных показателях;

– существует возможность управлять процедурами и метриками процессов, измерять их соответствие. Все совладельцы процесса осознают риски, важность ИТ и возможности, которые они предоставляют;

– руководство зафиксировало допустимые отклонения, при которых процессы должны работать. Если процессы не работают эффективно и продуктивно, то предпринимаются воздействия;

– процессы ИТ постоянно совершенствуются, их результаты соответствуют «лучшим практикам». Формализован порядок анализа первопричин отклонений в процессах.

И замыкает модель зрелости процессов ИТ уровень – «Оптимизация (Оптимизируемый)», на котором информационные технологии интегрированы в бизнес-процессы, полностью их автоматизируют, предоставляя возможность повышать качество и эффективность работы организации (см. таблицу 3).

Какое количество времени требуется организации на переход от одного уровня зрелости ИТ процессов к другому? Ответ: точно определенного до минут времени нет, для каждой предприятия это индивидуальный процесс.

Но если руководство предприятия заинтересовано в таком мощном и эффективном союзнике как Информационные технологии для достижения требуемых результатов поставленных задач перед бизнесом, то минимизировать время для перехода к уровню зрелости ИТ – «Оптимизация» становится одной из первоочередных задач для бизнеса. Необходимо отметить, что успешный переход на следующий уровень зрелости возможен только в случае эффективной работы на более низких уровнях.

Если мы возьмем за основу шкалу моделей зрелости по CobiT, то можем нетрудно определить шаги, которые необходимо предпринять, для понимания эффективности ИТ подразделения:

Текущий уровень зрелости ИТ процессов предприятии – оценить, на какой стадии организация находится сегодня.

Текущий уровень «Лучшей практики» в регионе и отрасли в целом – сравнить свое предприятие с лучшей организацией в этой отрасли и регионе.

Существующий уровень зрелости ИТ процессов предприятия по отношению к «Лучшим практикам» международных стандартов – для формирования ориентира и принципиальной линии развития ИТ процессов на предприятии.

Эффективность выполнения Стратегии ИТ предприятия – зрелость ИТ процессов предприятия после усовершенствования. Провести оценку и корректировку задач на следующий период формирования Стратегии.

Уровень сложности задач, которые может решать ИТ-подразделение растет по мере зрелости ИТ процессов на предприятии. На рисунке 2 наглядно отображено, какими уровнями зрелости ИТ процессов (диапазон) должно обладать ИТ подразделение предприятия для того, чтобы решать возложенные на него задачи бизнесом.

Рисунок 2. Уровни сложности решаемых задач ИТ с учетом уровня зрелости ИТ-процессов подразделения

Сложность решаемых задач возрастает от поддержки ИТ-сервисов до создания новых, нацеленных на достижение заданных целей предприятия.

Предположим, что руководство уже понимает на каком уровне зрелости находится ИТ подразделение предприятия. С учетом применения градации уровня сложности задач мы получаем ответ на вопрос – какие функции и задачи мы можем доверить собственному ИТ подразделению, а какие вынуждены (по крайней мере пока) отдать на исполнение внешним подрядчикам или консультантам. В случае обнаружения несоответствия требуемому уровню зрелости ИТ потребуются определенные решения по реструктуризации ИТ-подразделения.

Если ИТ-подразделение формируется с нуля, то перед ним ставится задача поддержки существующих бизнес-процессов. В этом случае ИТ-классический центр затрат (cost center) и занимается, в основном, поддержкой ИТ-инфраструктуры и бизнес-приложений – другими словами ИТ-сервисов. На данном уровне одной из основных задач ИТ-подразделения и руководства предприятия встает минимизация затрат на содержание ИТ и используемых сотрудниками (пользователями) предприятия ИТ-сервисов. Таким образом, основным критерием оценки эффективности ИТ процессов становится – ориентация на пользователей: выстраивание партнерских отношений с бизнесом, поддержка заданного качества ИТ-сервисов, качественное выполнение программных разработок и изменений, повышение удовлетворенности пользователей путем своевременного выполнения их (пользователей) запросов.

Однако, по мере развития информационных технологий и их проникновения в бизнес взгляд на ИТ-подразделение просто как на центр затрат может привести к его неспособности решать текущие задачи. Реализация современных бизнес-стратегий может потребовать более высокого уровня зрелости ИТ-отдела или в противном случае, как мы говорили раннее, ИТ-подразделение может стать «тормозом» развития бизнеса предприятия.

Рано или поздно перед компанией встанет задача оптимизации операционных расходов, в том числе и с помощью применения информационных технологий. Руководителям бизнеса может потребоваться более оперативный (или может быть долее «глубокий») управленческий учет, который вызовет необходимость внедрения определенных учетных систем и/ или их дополнительных модулей отличных от действующих на предприятии. Для решения этих задач ИТ-подразделение должно уметь решать более сложные задачи – уровня «Улучшение». На данном уровне зрелости ИТ ключевыми критерием эффективности является высокое качество процессов: результативность, эффективность, безопасность и надежность, а также повышение производительности труда.

После завоевания определенной доли рынка предприятием и оптимизации операционной деятельности перед руководством бизнеса встает задача дальнейшего развития, которое может идти по пути расширения объема бизнеса и клиентской базы. На этом этапе развития бизнеса, перед ИТ-подразделением стоят задачи, которые существенно отличаются от уровня «Улучшение» и сложность решаемых задач переходит к уровню – «Расширение». Для решения подобных задач ИТ-специалистам необходимы новые компетенции и знания. Зачастую именно на этом этапе ключевыми задачами ИТ-подразделения являются: развитие и модернизация ИТ-архитектуры, исследование и анализ применения новых информационных технологий, управление знаниями, повышение качества управления персоналом, улучшение производительности ИТ-сервисов; другими словами ИТ-подразделение занимается не только решением повседневных (текущих) задач, но и смотрит в будущее – подготавливает предприятие и бизнес в целом к новому витку развития.

В некоторых случаях создание новых бизнес-процессов, товаров и услуг может происходить с помощью информационных технологий (ранее описанный пример внедрения CRM-системы или применение нового метода продаж посредством использования Интернет технологий). В этом случае ИТ-подразделение становится центром прибыли (profit centre) и начинает участвовать в профессиональной деятельности предприятия наравне с другими подразделениями, такими как отдел продаж. На этом этапе зрелости ИТ процессов и решения высшего уровня сложности задач ИТ подразделение вносит существенный вклад в развитие компании: обеспечивает и поддерживает реализацию продуктовой и маркетинговых стратегий, посредством выполнения выполнение стратегических ИТ-проектов и стратегических инициатив обеспечивает синергию бизнеса и ИТ в целях достижения ключевых бизнес показателей в заданных ресурсных ограничениях. Также на этом уровне ИТ играет одну из ключевых ролей при расширении бизнеса: слияниях и/ или поглощениях, создавая приемлемого качества информационные потоки для принятия сложных управленческих решений в короткие промежутки времени.

Вывод: если руководство предприятия заинтересовано в таком мощном и эффективном союзнике как Информационные технологии для достижения требуемых результатов поставленных задач перед бизнесом, то оно (руководство) обязано знать на каком уровне зрелости находится ИТ-подразделение и вовремя реагировать на выявленные отклонения. Целевой уровень зрелости ИТ процессов – «Оптимизация», этап, когда создание новых бизнес-процессов, товаров и услуг, а также расширение границ бизнеса может и должно происходить с помощью информационных технологий.

Необходимо отметить, что требования к ИТ-сотрудникам и ИТ-менеджерам на разных уровнях зрелости ИТ, как и способы оценки эффективности ИТ-подразделения, различаются. Давайте рассмотрим их более детально.

4. Персонал

На разных ступенях уровня зрелости ИТ в штате ИТ подразделения должны трудиться разные люди по уровню профессионализма в разных областях информационных технологий.

Эффективная команда ИТ-специалистов, поддерживающая существующие бизнес-процессы и ИТ-сервисы, может не являться таковой при решении задач уровня «Расширение» и «Создания», т. к. на разных уровнях решения задач от ИТ-специалистов планируется получать максимальную эффективность при соблюдении баланса: цена, время, качество; поэтому требования к руководителям ИТ-подразделений и ИТ-сотрудникам на разных уровнях зрелости неодинаковы.

На первом уровне сложности решения задач (уровень зрелости ИТ процессов 0 и 1 по модели CobiT, см. главу) нужны специалисты с хорошими техническими знаниями, умеющие оперативно искать проблемы в существующей ИТ-инфраструктуре или быстро реагирующие на текущие потребности пользователей, обеспечивая надежное функционирование ИТ-сервисов. На данном этапе руководителю ИТ достаточно иметь техническое образование (конечно же, лучше профильное) и понимать, что делают его сотрудники. При приеме на работу в подобное ИТ-подразделение, на этапе отбора персонала, в большей степени, необходимо обращать внимание на наличие профессиональных сертификатов, подтверждающих технические навыки. В наше время, при условии наличия и использования Интернета, существует масса программ сертификации практически по всем областям современных ИТ-технологий, что существенно облегчают процедуру подбора специалистов.

На втором и третьем уровне зрелости ИТ-процессов и при решении задач сложности «Улучшение» руководитель ИТ-подразделения должен понимать, в лучшем случае знать, бизнес-процессы предприятия, чтобы искать пути их улучшения и оптимизации. Сотрудники же ИТ-подразделения должны уметь общаться с представителями Заказчика и транслировать их пожелания в Стратегические инициативы в области информационных технологий. Согласно практики не все ИТ-сотрудники и ИТ-руководители, успешно зарекомендовавшие себя на нулевом и первом уровне зрелости ИТ-процессов, способны работать и руководить ИТ-процессами на втором и третьем уровне зрелости процессов. В этом случае на помощь приходят программы развития личностных компетенций и оценка сотрудников по комплексным показателям (если таковые существуют на предприятии), что способствует качественному скачку развития персонала и является стартовой площадкой для перехода на следующий уровень без невосполнимых потерь. На данном этапе руководителю предприятия необходимо сделать выбор: или развивать компетенции у потенциальных претендентов или искать им замену на рынке труда. С точки зрения обеспечения решения задач «Поддержки», при текущем уровне зрелости ИТ процессов, возможно привлечение в штат ИТ-подразделения молодых специалистов не имеющих опыт работы, но с потенциалом, т. к. именно при текущем уровне зрелости ИТ – процессов выполнено основное условие – описаны почти все внутренние бизнес-процессы и в штате ИТ есть персонал способный корректно передать накопленный опыт «молодому поколению». Применение такого подхода на нулевом и первом уровне зрелости ИТ процессов также возможно, но за результат и полученную эффективность от такого сотрудника в данном случае будет отвечать непосредственно руководитель ИТ подразделения и от его опыта и жизненной интуиции будет зависеть корректность/точность выбора кандидата на должность.

На четверном и пятом уровне зрелости ИТ процессов для руководителя ИТ подразделения наличие бизнес-образования (Master of Business Administration; Магистр экономического управления или магистр бизнес-администрирования) становится критическим, т. к. на данном этапе зрелости ИТ-подразделение меняет свой статус центра затрат на центр прибыли. Руководителю ИТ необходимо понимать возможные стратегии развития компании на основе динамично изменяющихся внутренних и внешних факторов, понимать технологии маркетинга и управления поставками, а также уметь считать возврат от инвестиций в ИТ-проекты и инициативы, а в случаях развития автоматизации в производственном цикле выпуска продукции – хорошо знать производственный процесс. ИТ-руководитель должен (!) общаться с руководством предприятия на одном языке – языке бизнеса. Техническая грамотность ИТ-сотрудников уходит на второстепенный план, так как большинство ИТ-проектов выполняется с помощью внешних подрядных организаций; они же (внешние подрядные организации) берут на себя и последующую поддержку внедренного/реализованного решения. Существуют компании, в которых функции первой, второй и третей линий поддержки переданы на аутсорсинг; за предприятием остается функция концептуального и стратегического построения ИТ. Наиболее часто встречается ИТ-аутсорсинг поддержки пользователей и некоторых простых ИТ-сервисов. На данном этапе зрелости ИТ процессов на первый план выходят личностные компетенции сотрудников, их готовность постоянно обучаться и расширять кругозор. Специалисты ИТ становятся генераторами идей, позволяющих бизнесу покорить новые высоты. Они (ИТ-специалисты) зачастую выступают как методологи построения бизнес-процессов предприятия и в совершенстве владеют менеджерскими компетенциями, например: убедительная коммуникация, готовность работать в изменяющихся условиях, принятие решений. Таким образом, целеустремленность и способность принимать решения приобретают первостепенное значение для найма ИТ-сотрудников в отдел.

В целях снижения издержек, независимо от того, на каком уровне зрелости находится ИТ-подразделение, по такому показателю, как количество сотрудников ИТ-подразделения в некоторых Российских и зарубежных компаниях, имеющих на территории страны несколько структурных подразделений, применяют следующие подходы к построению ИТ-подразделения:

Централизация процессов ИТ. Обслуживание географически распределенной компании одним или несколькими ИТ-подразделением, входящим в состав организационной структуры компании. Это позволяет существенно сократить количество ИТ-сотрудников, исключить дублирование функций в разных отделениях компании, провести процессы централизации обслуживания и предоставления ИТ-сервисов на новый уровень – создание центров компетенций по тому или иному направлению (бухгалтерия, продажи, закупки и т. п.). Основной задачей при централизации является сохранение ИТ-сервисов на приемлемом уровне качества, т. к. существует незначительное ограничение – отсутствие ИТ-специалиста на месте: затруднен механизм коммуникации Заказчика и Исполнителя.

Виртуализация процессов ИТ. Создание эффективной команды ИТ-специалистов, географически распределенной, но работающей под единым руководством и отвечающих за четко ограниченный спектр ИТ-процессов, например: виртуальный центр разработки программного обеспечения, проектный офис и т. п. При применении данного подхода, актуальным вопросом становится наличие в компании средств коммуникации и совместной деятельности виртуальной команды ИТ-специалистов. Основной эффект от применения такого подхода – использование ИТ-сотрудников в экономически более «выгодных» регионах, где стоимость (заработная плата, налоги, аренда) ниже. Реализация такого подхода требует построения эффективной системы управления всеми распределенными частями команды, при минимизации рисков воздействия внешних и внутренних факторов.

В настоящий момент принципы подхода централизации используют большинство крупных компаний имеющих территориально распределенную структуру. За виртуализацией – несомненно, будущее, при условии развития качественных и недорогих средств телекоммуникации на территории Российской Федерации.

Общая схема построения работы ИТ-руководителя понятна: любое функциональное направление или его часть должны нести в себе для ИТ-руководителя информацию о функционировании всего процесса в целом. Большее внимание должно быть уделено неэффективности персонала в любом ее проявлении. Подобный подход обеспечивает не только развитие уровня зрелости ИТ процессов, но и позволяет более эффективно принимать управленческие решения по корректировке заданного курса развития предприятия.

Для того, чтобы разобраться, что происходит в ИТ-подразделении и ответить на вопрос как функционируют ИТ-процессы на предприятии, руководитель может проанализировать проблемы, связанные со штатом подразделения, например рассмотреть следующие ключевые аспекты в управлении персоналом ИТ-подразделения:

– требуется ли расширение штата ИТ и почему;

– какие ИТ-специалисты требуется и почему;

– как давно существует необходимость расширения штата и почему;

– какие ИТ-процессы планируется (функции) «закрывать» требующейся вакансией;

– кто и как выполняет функции требуемых ИТ-специалистов в настоящее время;

– каков процент недавно нанятых на работу;

– какова текучесть персонала в ИТ-подразделении за последние несколько лет;

– удовлетворены ли ключевые ИТ-сотрудники подразделения заработной платой и если нет, то почему;

– существует ли текучесть ключевых ИТ-сотрудников и если да, то каковы причины их ухода;

– как давно пересматривались уровни оплаты труда ИТ-специалистов и если пересматривались, то почему.

Одной из отличительных особенностей ИТ-специалистов, при трудоустройстве на новое место работы является – длительный процесс адаптации персонала. При уровне зрелости ИТ-процессов от третьего (по модели CobiT) и решения задач уровня сложности «Улучшение» длительность процесса адаптации сотрудников варьируется от трех до шести месяцев. Следовательно, стоимость сотрудников в период адаптации высокая: еще нет от сотрудника отдачи, а на его адаптацию расходуется время более высококлассных ИТ-специалистов подразделения (возможно и не одного); также, возможно, для вливания в коллектив, потребуется обучение внутренним стандартам предприятии, а это привлечение других специалистов смежных подразделений – это еще дополнительные затраты. По мере начала получения конкретных результатов от нового ИТ-специалиста, стоимость адаптации сходит на нет. Но это ситуация, когда наем сотрудника осуществлен планово, т. е. увеличение штата оправдано бизнес-задачами и целями, и текучесть персонала стремиться к нулю.

Совершенно обратная картина наблюдается когда в ИТ-подразделении большая текучесть и персонал не задерживается более трех месяцев. В этом случае чаще всего происходит следующее: новые вакансии открываются быстро, имеют плохо продуманные обязанности и функции, появление все новых и новых людей усугубляет положение ИТ-подразделения и это приводит к тому, что ИТ рано или поздно будет неспособно справиться с текущими задачами, не говоря уже о стратегии. Таким образом, текущий уровень проблем ИТ отражается на бизнесе, что приводит к увеличению времени прохождения решения в условиях, когда организация должна максимально быстро реагировать на изменения ситуации, а иногда и к полному или частичному прекращению поддержки некоторых ИТ-сервисов и процессов. Квалифицированные ИТ-сотрудники, которые приносят эффект от своей деятельности, постоянно должны тратить время на «наставничество» и это, в конечном итоге, приводит к сокращению эффективной отдачи от них в рамках достижения поставленных целей. Положение ухудшается, и это не может не быть замечено руководством предприятия, которое, как правило, быстро выявляет источник проблемы и прогнозирует, к чему это может привести. Чаще всего это приводит к оттоку лучших кадров, а это в свою очередь приводит к тому, что надо набирать новые кадры и адаптировать их к работе, что в свою очередь тянет за собой новые расходы на адаптацию и еще больше снижает среднюю способность ИТ-подразделения выполнять задачи. Ситуация неуклонно ухудшается.

В описанном выше случае показан механизм неправильного управления ИТ-подразделением и ИТ-процессами в целом. Причина текущего положения в ИТ-подразделении – не явная и ее корни скрыты под «поверхностью», но без понимания ее причины руководству предприятия не получить требуемой и достаточной эффективности подразделения для достижения заданных показателей.

Вывод: на разных ступенях уровня зрелости ИТ-процессов предприятия в штате ИТ подразделения должны трудиться разные люди по уровню профессионализма в разных областях информационных технологий. Чтобы разобраться в том, что происходит в ИТ-подразделении в отношении управления коллективом, а также управлении ИТ-процессами необходимо однозначно определить текущий уровень зрелости ИТ-процессов, а исходя из этого применять те или иные метрики управления.