Текст книги "Закон 80/20: как преуспеть без усилий"

Скотт Маккуин Джонсон
Закон 80/20: как преуспеть без усилий

© Издательство «AB Publishing», 2014

Глава первая. На чем основан принцип 80/20?

Мы привыкли думать, что те усилия, которые мы прикладываем, дают равноценный результат. Основываясь на этом, мы твердо уверены, что чем больше мы будем работать, тем больше получим денег, чем больше уделяем внимание людям, тем лучше они к нам относятся. Так ли получается все на самом деле?

В действительности все происходит совершенно наоборот. Можно годами не покладая рук работать на одном предприятии и не достичь не то что больших высот, но даже признания коллег или проводить много времени с людьми, которые в трудную минуту даже разговаривать с вами не захотят. Задумайтесь, почему это происходит? Быть может, большую часть времени вы занимались не тем, чем надо, и не в той компании?

Как ни парадоксально это звучит, но вопреки всеобщему мнению о том, что, сколько вложишь, столько же получишь, в жизни все распределяется совсем иначе. Лишь 20 процентов ваших усилий, ресурсов или контактов приносят 80 процентов дохода и удовольствия. Это говорит о том, что 80 процентов вашего времени и усилий вы растрачиваете на второстепенные или ненужные вещи, которые дают небольшую отдачу не более 20 процентов.

На этой несправедливой диспропорции и выстроен принцип 80/20. Несмотря на то, что он был известен еще в позапрошлом веке, лишь недавно его стали активно использовать в управленческих структурах.

Идея принципа 80/20 настолько проста и в тоже время уникальна, что, проникнувшись ею, можно полностью поменять свою жизнь. Его можно успешно применять абсолютно в любой сфере бизнеса, на любом уровне деятельности от простого исполнителя до генерального директора и при этом получить безоговорочную выгоду. Задумайтесь, как было бы хорошо, если бы каждое ваше действие приносило бы максимальную отдачу?

Может показаться, что принцип 80/20 – это что-то необычное и малопонятное, на самом деле, если посмотреть практически на любые процессы в жизни человека, обществе или природе, мы увидим, что все устроено по принципу 80/20. Например: если посмотреть на время, проведенное на работе, то мы увидим, что основные и наиболее важные результаты были достигнуты примерно за полтора – два с половиной часа, что примерно составляет 20 процентов рабочего времени, тогда как остальное рабочее время принесло значительно меньший результат. Этот же принцип можно увидеть и на примере лексикона человека. Среднестатистический человек знает 8 – 10 тысяч слов, при этом в обиходной речи он использует не более двух с половиной тысяч слов, что опять-таки составляет 20 процентов.

Если рассматривать социальную сферу нашей жизни, то мы можем увидеть, что 80 процентов представителей общества представляют собой добропорядочных законопослушных граждан, в то же время оставшиеся 20 процентов составляют личности, совершающие 80 процентов правонарушений. 80–85 процентов капитала сосредоточена всего лишь у 15–20 процентов людей, остальные же 80 процентов людей обладают небольшим капиталом в сумме, не превышающей 20 процентов. 80 процентов школьников успешно осваивают учебную программу. Лишь 20 процентов людей становятся виновниками 80 процентов аварий на дорогах. Этот список можно продолжать до бесконечности. Не имеет значения, о чем идет речь: еда, любимые книги или фильмы, отдых или работа – везде действует принцип 80/20!

Надо четко понимать его смысл и активно использовать в достижении максимальных результатов при задействовании минимального количества ресурсов. Согласитесь, если реально оценивать свои возможности, можно более грамотно расходовать время и ресурсы.

Конечно, отношение 80 к 20 имеет несколько усредненное соотношение. Этот принцип может выражаться в пропорциях 70 к 30 или 90 к 10, но ни в коем случае не 50 к 50. Многими примерами доказано, что именно небольшая часть вложенных ресурсов дает самый продуктивный результат. Этот факт совершенно неоспорим!

Более того необязательно, чтобы суммарно процент усилий и полученный результат давали 100 процентов. Вполне вероятно, что ресурсы и затраты в сумме могут дать 90, 80, 110 или даже 150. Случается, что 80 процентов прибыли дают 30 процентов ассортимента товара или же 15 процентов покупателей приносят 70 процентов прибыли компании. Эти все пропорции возможны и все являются правильным отражением закона Паре́то. Отношение 80/20 лишь наиболее ярко отражает суть диспропорции, своеобразный шаблон, который показывает, что малая часть ресурсов способна дать большой результат и в тоже время большая часть ресурсов приносит незначительный результат. Получается, что лишь четверть наших усилий используется с максимальной отдачей и, наоборот, три четверти работают неэффективно. Именно такие пропорции наиболее часто встречаются в жизни, другие пропорции реже, но все возможны.

Глава вторая. История открытия закона Парето

Принцип 80/20 был открыт в конце девятнадцатого века итальянским экономистом и социологом Вильфре́до Паре́то. Парето посвятил свою жизнь глубокому изучению социальной и экономической деятельности Италии. Он выдвинул ряд интересных теорий, получивших в дальнейшем более глубокое развитие. Самыми яркими из них стали теория элит и открытый в 1897 году закон Парето.

Закон Парето гласит: «20 процентов усилий приносят 80 процентов результата, а остальные 80 процентов усилий лишь 20 процентов результата». К такому парадоксальному открытию Вильфредо Парето пришел, проводя исследования соотношения денежных средств среди итальянских домохозяек. Он выявил интересную особенность, у 20 процентов обеспеченных домохозяек было сосредоточено 80 процентов всех денежных средств в данном обществе. В то же время оставшиеся 80 процентов женщин в совокупности владели не более чем двадцатью процентами от общего числа денег. Это мысль была гениальна для того времени, однако сам Парето не сумел ее четко сформулировать, поэтому в те годы закон носил оттенок гениальной идеи или яркой теории.

Более глубокое исследование этого принципа началось лишь в середине двадцатого века, когда экономика и социология стали более зрелыми науками. В пятидесятых годах один из основоположников современной теории ме́неджмента Джо́зеф Джу́ран обратил свой взор на работы Парето и увидел удивительную универсальность принципа 80/20. Проводя активные исследования в области проблем качества продукции, он увидел, что всего лишь 20 процентов всех факторов дают 80 процентов причин для проявления брака. Это было гениально, ведь до этого момента вся теория экономики рассматривалась только линейно. Следуя классической теории, 20 процентов факторов создают 20 процентов текущего брака и никак не иначе. Принцип, придуманный Парето, в корне отличался от стандартных правил и при этом был невероятно достоверен. Такое открытие натолкнуло на мысль, что пропорция влияния малого количества факторов на большую долю причин есть не что иное, как универсальный закон. В честь первооткрывателя принципа 80/20 Джозеф Джуран назвал его «Закон Парето».

В тот же период другой американский ученый, Джордж Ки́нгсли Ципф сумел не только более глубоко понять принцип 80/20, но и увидеть его уникальную универсальность во многих сферах жизни. На основании полученных выводов Ципф выдвинул свой принцип, который гласит, что ресурсы (время, люди, товары, знания или любой другой источник продукта) самоорганизуются так, чтобы свести к минимуму затраченную работу, и, таким образом, 20–30 процентов любого ресурса производят 70–80 процентов деятельности, связанной с этим ресурсом.

Воодушевленный этим уникальным принципом, Джордж Кингсли Ципф нацелился на поиски его проявления во всех сферах нашей жизни. В частности, он анализировал статистику браков, заключенных в Филадельфии в 1931 году, и выявил, что 70 процентов браков было заключено между людьми, проживавшими друг от друга на расстоянии, не большем тридцати процентов протяженности всей исследуемой территории.

Одно из открытий Ципфа мы можем часто наблюдать у себя на рабочем столе. Ципф дал научное объяснение тому, что на рабочем столе в процессе работы никогда нет порядка. Он объясняется это тем, что наиболее нужные нам вещи – это примерно 20 процентов из всего арсенала – используются нами на 80 процентов чаще, чем все остальные, именно поэтому эти популярные вещи мы стараемся держать от себя на расстоянии вытянутой руки.

Джо́зеф Джу́ран и Джордж Ки́нгсли Ципф были не единственными, кто сумел разглядеть гениальность в принципе 80/20, высказанном в конце 19 века Парето. В то же время другой американский исследователь Ио́сиф Мо́зес Юра́н сумел на основе принципа Парето разработать ряд универсальных методов, способных эффективно повышать качество выпускаемой продукции.

Будучи инженером по организации производства в подразделении корпорации «Белл телефо́н си́стем», он приложил немало усилий для того, чтобы искоренить выпуск бракованной продукции, повысить надежность и полезность промышленных и потребительских товаров. Его идеи во многом были настолько новаторскими и гениальными, что за несколько лет он стал ведущим консультантом в мировой торговле по вопросам качества. Написанная им в 1951 году книга «Руководство по контролю за качеством» стала революционным изданием, заложившим основы современных систем контроля качества на производственных предприятиях.

Одними из первых его достижения в области контроля качества оценили японские производители. В период с 1953 по 1970 год Ио́сиф Мо́зес Юра́н активно читал лекции и давал рекомендации на многих японских предприятиях. Его работа не прошла бесследно. За несколько лет японская экономика из слаборазвитой сумела вырасти до небывалых высот, создавая мощную конкуренцию развитым западным компаниям. В основу новой экономической модели Японии легли учения Ио́сифа Мо́зеса Юра́на, пропагандирующие качество продукции как залог положительного результата. После такого яркого успеха в Японии работа Юра́на стала вызывать интерес у многих западных производителей, он вновь вернулся в Америку, чтобы способствовать развитию западной экономики в области качества производства.

Но никто не придал такое большое значение принципу 80/20 как Ри́чард Кох. Этот талантливый экономист родился 28 июля 1950 года в Лондоне. В 1971 году он со степенью бакалавра окончил О́ксфордский университет, после чего в 1975 году с отличием завершил обучение в бизнес-школе Университета Пенсильва́нии, получив степень магистра делового администрирования. Полученных им знаний было достаточно, чтобы устроиться в 1976 году простым консультантом в небольшую Бо́стонскую консалтинговую компанию. Быстро развивающаяся организация стала настоящим трамплином в жизни Ри́чарда Ко́ха. За четыре года работы он сумел достичь небывалых высот и в возрасте 30 лет стал одним из самых молодых партнеров фирмы.

В течение последующих трех лет он успешно трудился в Бостонской компании в своей новой должности. После чего решил, что достаточно поработал на благо владельца фирмы и созрел для того, чтобы самому встать у руля. В 1983 году совместно с двумя компаньонами он открыл новую компанию «Партнерство LEK», где за шесть лет успешной работы заработал огромное состояние и авторитет гениального консультанта в области бизнес стратегий.

В 1990 году в возрасте 40 лет Ричард Кох, заработав внушительных капитал в несколько миллиардов долларов и решив отойти от активного участия в деятельности компании, стал давать частные консультации по бизнес-стратегиям другим фирмам, а также писать книги о магической формуле своего успеха. С 1990 года и по настоящее время им было написано более 20 книг, самые известные из которых «Жизнь по принципу 80/20», «Революция 80/20» и «Законы силы».

В своих книгах он показывает влияние закона Парето на все экономические и социологические явления и дает детальные рекомендации, как, используя принцип 80/20 и прилагая минимум усилий, получать максимальный результат. Основываясь на его произведениях и рекомендациях, многие компании сумели добиться небывалых успехов и заработать огромные состояния. В частности, Filofax, BELGO, Plymouth Gin, Capstone и Betfair сумели успешно развиться на рынке, используя финансовые вложения и советы Ричарда Коха. Впоследствии от своих успешных вложений Ричард получил 5-10 кратные прибыли, которые приумножили и без того немалое его состояние.

Сейчас он живет в своем имении в Португалии и является одним из самых богатейших людей в мире. Его капитал в настоящее время превышает 34 миллиарда долларов. Принимая во внимание, что его книги и консультации день ото дня все больше пользуются спросом, ежегодно его состояние увеличивается.

Глава третья. Почему принцип 80/20 настолько важен?

Что же такого гениального в законе Парето? Почему используя его, люди добиваются колоссальных успехов?

Все дело в том, что этот закон настолько естественен и очевиден, что многие даже не задумываются о нем. Согласитесь, что каждый из нас свое время, деньги и ресурсы планирует из расчета 100 процентов, выделяя определенные доли на выполнение той или иной задачи. Соответственно, что вполне логично, что, потратив 50 процентов своих ресурсов на достижение какой-либо цели, мы как минимум ожидаем 50 процентов, а лучше 100 процентов результата, но так никогда не получатся. В реальности, большая часть наших ресурсов уходит на исполнение второстепенных целей, которые играют несущественную роль в нашей жизни, и лишь 20 процентов ресурсов дает впечатляющий результат. На первый взгляд, это может показаться случайностью, но в действительности это закономерность, которую еще 100 лет назад открыл Вильфре́до Паре́то.

Если уметь правильно оценивать обстоятельства, то в любой ситуации можно определить именно те 20 процентов, которые принесут 80 процентов успеха. На этом можно не только сэкономить ресурсы, но и достичь максимальной прибыли и без того успешных проектов.

Представьте себе, что можно стать значительно богаче и счастливее, прилагая для этого меньше усилий, чем ожидалось, или что компания может получить больше прибыли, затрачивая значительно меньше финансов. Все это возможно, если правильно использовать ресурсы, необходимые в конкретной ситуации, и стараться употреблять именно те из них, что дают наибольшую эффективность. В то же время непродуктивные средства можно не использовать вовсе, сэкономив на этом огромные средства. Иными словами, каждый ресурс следует использовать наиболее широко и эффективно именно в той ситуации, когда он будет приносить максимальную прибыль, и не применять вовсе, если его эффективность будет ничтожно мала.

Если посмотреть на работу любой компании с точки зрения принципа 80/20, то мы увидим, что лишь небольшая толи́ка покупателей, товаров, работников, составляющая не более 15–20 процентов от общего количества приносят фирме 80 процентов прибыли. В то же время все остальное дает не более 20 процентов результата. Глядя на такую картину, невольно хочется задать вопрос: стоит ли заниматься этими восьмьюдесятью процентами деятельности, если она не приносит адекватного результата? Может быть, было бы выгоднее отказаться от всего непродуктивного и развивать только сильные 15–20 процентов компании?

Эти вопросы кажутся вполне логичными, но большинство руководителей не готовы отказаться от трех четвертей своей деятельности, даже видя цифры реальной эффективности своего бизнеса. Боязнь сделать решительные шаги делают их компанию неспособной подняться к вершинам рынка из-за огромного балласта абсолютно ненужных вещей.

Еще один очень важный момент, который может сыграть существенную роль в достижении результата – это время. Каждый продуктивный ресурс должен использоваться своевременно, не раньше и не позже положенного времени. Именно тогда он принесет максимальный доход. Кроме того, действия, которые производятся первоначально, имеют гораздо более эффективный результат, чем те же действия, выполненные несколько попозже.

Ричард Кох даже сделал вывод из закона Парето, что небольшое преимущество на более ранней стадии может позже превратиться в крупное преимущество и действовать до тех пор, пока сила не приобретет непропорционально большое влияние. Это еще раз говорит о важности своевременных решений.

Получается, что фирма, выпустившая на рынок новый продукт на несколько лет или месяцев раньше конкурентов, будет иметь больше признания покупателей, а значит, и прибыли по сравнению с конкурентами на этом рынке. Так будет продолжаться до тех пор, пока разница во времени запуска нового продукта на рынок не будет ничтожно мала. В дальнейшем она потеряет актуальность в глазах потребителей.

Принцип Паре́то имеет свою уникальную философию. Она тесно сплетена с нашими обычными представлениями о рыночных отношениях и организации работы компании, но при этом имеет свой отличительный характер. Давайте определим основные моменты принципа Парето, чтобы лучше понять, как он может помочь в ведении бизнеса.

На рынке есть небольшая часть продавцов, которые значительно лучше удовлетворяют желания покупателей. Именно эта небольшая группа компаний может захватить наибольший сегмент рынка и даже повышать стоимость своей продукции.

Некоторые производители способны гораздо лучше экономить свои ресурсы, выпуская аналогичный конкурентам объем продукции. Это преимущество дает им возможность зарабатывать с каждой проданной вещи больше, чем конкуренты.

Некоторые компании получают больше прибыли от продаж, чем остальные. Ее они смогут пустить на развитие действующих направлений с целью захвата большей части рынка, либо на освоение новых видов продукции. С помощью большей прибыли можно, например, расширить сферу деятельности за счет поглощения более мелких фирм, увеличить заработную плату ценным опытным сотрудникам, выплатить дивиденды акционерам, чтобы привлечь еще больше держателей акций.

В конечном счете, лишь 20 процентов всех фирм производителей обеспечивают 80 процентов потребности всего рынка.

Рынок нестабилен. Внести серьезный дисбаланс в привычный ход вещей могут неожиданные действия конкурентов: введение нового товара, де́мпинг цен или же резкое улучшения качественных характеристик товара.

Все компании рынка неизменно будут стремиться захватить как можно большую сферу влияния. Это неизбежно приведет к более детальной сегментации рынка. Чем крупнее фирма, тем в больших сегментах рынка она будет стремиться быть задействована. Успешные фирмы за счет закона Паре́то постепенно увеличивают сферу своего влияния во многих отраслях.

Внутренние ресурсы каждой фирмы также подчиняются принципу 80/20. Это означает, что 20 процентов ресурсов материальных, технических или трудовых выполняет основную эффективную работу. Именно на развитие и мотивацию этих 20 процентов должно быть обращено основное внимание руководителей.

Даже самый производительный сотрудник на выполнение наиболее продуктивных процессов тратит всего лишь 20 процентов рабочего времени. Все остальное время он выполняет текущие малоэффективные работы.

Принцип Парето применим абсолютно ко всем элементам рынка, будь то конкуренты, товар или работник. Именно закономерная непропорциональность вложенных сил и полученного результата отражает реальную картину.

Товар должен быть всего лишь на 10 процентов лучше, чем товар конкурента, – и он будет продаваться на 50 процентов лучше, а прибыли принесет на 100 процентов больше, чем товар конкурента.

Глава четвертая. Анализ 80/20

4.1. Основные аспекты анализа

Для того чтобы использовать принцип 80/20, надо уметь правильно анализировать ситуацию. Анализ действительности по принципу 80/20 – это своеобразный снимок одного конкретного момента. Именно на этот конкретный момент следует проанализировать все факторы и найти среди них те, что дают максимальный результат. И, соответственно, принимать решения. Тогда принцип Парето будет работать. Правда, при изменении условий потребуются другие решения. Именно поэтому решения, применимые в одной ситуации, абсолютно не годятся в других обстоятельствах. Максимальной эффективности от принципа Парето можно достичь, если использовать его в динамике, рассматривая те или иные ресурсы и ситуации под разным углом.

Анализ 80/20 – трудоемкий процесс и требует подробных исследований. Полученные в результате конкретные факты будут иметь математически обоснованную базу и точность, что очень важно. Он позволяет установить точное соотношение между причинами и затраченными средствами, насколько оправданны затраченные усилия в соотношении с полученным результатом.

Каждый анализ непременно должен содержать подробный сбор информации и тщательную ее обработку. Выводы, полученные из анализа, следует, как гипотезы, просчитывать, отсеивая неработающие.

Чтобы максимально использовать принцип 80/20, важно понимать основные аспекты закона Парето.

Важных факторов немного, а факторов второстепенных может быть огромное количество. Лишь единичные конкретные действия приводят к значимым результатам.

Большинство усилий не даёт желаемых результатов.

Не всегда то, что мы видим, отражает реальную действительность. Очень часто можно увидеть скрытые факторы, имеющие глобальное значение.

Полученный результат, как правило, отличается от того, что мы хотели бы получить – всегда действуют скрытые силы.

Уследить за полной картиной работы обычно слишком сложно и утомительно, а часто это и не нужно: необходимо лишь знать, работает ли ваша идея или нет, и при необходимости изменять её так, чтобы она заработала, а затем поддерживать ситуацию в нужном русле.

Большая часть удачных событий достигается действием небольшого числа высокопроизводительных сил; большинство неприятностей связано с действием небольшого числа разрушительных или негативных сил.

Большая часть действий, представляет пустую трату времени. Они не дают ничего реального для достижения желаемого результата. Необходимо искать те немногие рычаги, способные дать результат.