Текст книги "Документационное обеспечение деятельности кадровой службы"

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Первичные учетные документы

Трудовое законодательство уделяет значительное внимание вопросам оформления кадровых документов. Одним из наиболее важных в этом отношении правовых актов является Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Статья 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» посвящена первичным учетным документам. В соответствии с этой статьей первичные учетные документы – это документы, фиксирующие каждый факт хозяйственной жизни организации, то есть любое событие, оказывающее влияние на финансовое положение организации, финансовый результат ее деятельности.

Учитывая, что все действия, осуществляемые с работником в рамках трудовых отношений, влекут за собой финансовые последствия, они являются фактами хозяйственной жизни. Например, прием, перевод, поощрение, предоставление отпуска работнику, его увольнение предполагают такие действия, как начисление заработной платы, ее повышение, расчет отпускных и компенсаций за неиспользованные отпуска. Поэтому все кадровые операции, осуществляемые с работниками, должны быть обязательно документально закреплены с помощью первичных учетных документов.

До 2013 года оформление первичных учетных документов осуществлялось с обязательным применением унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Эта обязательность закреплялась в ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ, который утратил силу, в ней говорилось, что «первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации».

Изданный в 2011 г. и вступивший в силу с 2013 г. новый ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит отсылок к каким-то конкретным формам.

В соответствии с п. 2 ст. 9 данного Закона главным условием принятия кадровых документов к учету является наличие следующих обязательных реквизитов:

«1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц» (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

В пункте 4 ст. 9 указывается, что «формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета».

Таким образом, организация сама разрабатывает формы первичных учетных документов, включая в нее обязательные реквизиты, названные в статье 9 и любую другую информацию, на свое усмотрение.

Однако для обеспечения правомерности использования этих форм в кадровом делопроизводстве руководителю достаточно издать приказ, которым утверждается их применение.

Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе», указы Президента в сфере государственной гражданской службы

В соответствии с ФЗ № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе» государственная гражданская служба Российской Федерации – это вид государственной службы, представляющий собой профессиональную служебную деятельность на должностях государственной гражданской службы Российской Федерации, обеспечивающую реализацию полномочий различных государственных органов. Этот вид профессиональной деятельности имеет свою специфику, поэтому регулируется не только Трудовым кодексом РФ, но еще целым комплексом правовых актов, включая названный выше закон и указы Президента РФ.

ФЗ № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе» является в некотором смысле аналогом Трудового кодекса РФ для этой сферы деятельности. Он раскрывает многие кадровые вопросы, включая порядок поступления на службу и прохождения службы, особенности заключений и прекращения служебных контрактов. Отдельные главы посвящены служебному времени и времени отдыха, оплате труда, поощрениям и дисциплине труда, формированию кадрового состава и персональным данным государственных гражданских служащих. Для кадровиков важна статья 44 данного закона. В ней перечисляются все составляющие кадровой работы, а также в п. 2 этой статьи говорится об обязательности утверждения Положения о подразделении государственного органа по вопросам государственной службы и кадров.

Ряд указов президента посвящен отдельным кадровым процедурам, совершаемым с государственными гражданскими служащими в процессе прохождения ими службы. Важно, что в этих правовых актах называется полный состав документов, которые должны быть оформлены в ходе этих процедур.

Это указы от 01.02.2005: № 110 «О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации», № 111 «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)», № 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации», № 113 «О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим».

Двум обязательным кадровым документам – служебному контракту и Положению о персональных данных – посвящены следующие указы: Указ Президента от 16.02.2005 № 159 «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации» и Указ Президента от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Этими указами утверждаются типовые формы контракта и положения, на основании которых разрабатываются индивидуальные служебные контракты на конкретные должности государственной службы и положения о персональных данных государственных гражданских служащих конкретных государственных органов.

Федеральный закон № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе» и названные указы Президента составляют основную нормативно-правовую базу, которой должны руководствоваться в своей деятельности сотрудники подразделений по вопросам государственной службы и кадров (кадровых служб государственных органов).

В том случае, если в этих правовых актах нет какой-либо нормы, регулирующей трудовые отношения с государственными служащими, кадровый специалист обращается к общей нормативно-правовой базе в сфере труда, начиная с Трудового кодекса РФ.

Кроме того, важно помнить, что названными правовыми актами могут пользоваться организации любой формы собственности, привлекая их в качестве методических материалов. Например, ни в одном правовом акте, составляющем общую нормативную базу кадрового делопроизводства, не регламентируется вопрос ведения личных дел работников. Поэтому любая коммерческая организация, которая принимает решение вести личные дела, может ориентироваться на нормы Указа Президента от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Инструкция по заполнению трудовых книжек

Обязательность ведения трудовых книжек на работников определена в статье 66 ТК РФ.

В соответствии с этой статьей «форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти».

Во исполнение этого пункта Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» утверждены «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». Этим правовым актом утверждены формы трудовой книжки и вкладыша к ней и сами правила.

В Правилах сформулированы основные требования к ведению трудовых книжек, внесению изменений, выдаче дубликатов, учету и хранению трудовых книжек. Кроме того, в пункте 4 Постановления дается распоряжение Министерству труда и социальной защиты утвердить Инструкцию по заполнению трудовых книжек. Данная Инструкция была разработана в соответствии с Правилами и утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В ней дополнены и конкретизированы вопросы внесения записей в разделы трудовой книжки.

В приложениях к Инструкции приведены формы двух обязательных учетных кадровых документов – приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Распоряжение Правительства Российской Федерации от 23.04.1992 № 781-р «Об улучшении хранения и использования документов по личному составу», Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21.03.1994 № 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу»

Особое значение кадровой документации, ее социальная, юридическая и ретроспективная значимость определяют необходимость внимательного отношения к вопросам хранения документов по личному составу.

На государственном уровне в постсоветский период были изданы два важных правовых акта, которые были призваны обеспечить сохранность этих документов в случае реорганизации или ликвидации организаций.

Это распоряжения Правительства РФ от 23.04.1992 № 781-р «Об улучшении хранения и использования документов по личному составу» и от 21.03.1994 № 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу».

Первый документ определяет важность хранения кадровых документов в целях социальной и правовой защиты граждан.

Второй правовой акт регулирует вопросы хранения документов ликвидированных предприятий.

На сегодняшний день наиболее значимым правовым актом, регулирующим основные вопросы хранения документов по личному составу, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

В пунктах 8–10 статьи 23 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяется, куда передаются документы по личному составу на хранение при ликвидации государственных органов и негосударственных организаций, а также при реорганизации негосударственных организаций.

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденный постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1

Все действия с работниками в рамках трудовых отношений должны оформляться с помощью первичных учетных документов, составляющих кадровую документацию и одновременно являющихся основанием для ведения бухгалтерского учета.

Типовые формы основных первичных учетных документов собраны в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

До 2013 года первые 12 форм из этого Альбома были обязательны для применения юридическими лицами любых форм собственности.

Регулировалась обязательность применения этих форм в статье 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», который утратил силу. В соответствии с этой статьей первичные учетные документы принимались к учету только в том случае, если они были составлены по унифицированной форме, взятой из альбома унифицированных форм первичной учетной документации».

После вступления в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» юридическое лицо вправе самостоятельно решать, использовать ли ему данные унифицированные формы в неизменном виде, утвердив их приказом руководителя, или разработать самостоятельные формы первичных учетных документов с учетом требований, отраженных в пункте 2 статьи 9 данного Закона.

Альбом содержит следующие унифицированные формы документов, используемые в деятельности кадровых служб:

Применять эти формы работодатель может в качестве основы для разработки собственных форм кадровых документов, включив в них любую дополнительную информацию на его усмотрение.

Учитывая, что командировочные удостоверения и служебные задания не применяются для оформления командировок работника, унифицированные формы Т-10 и Т-10а не могут использоваться даже в качестве рекомендательных.

Общероссийские классификаторы

При оформлении кадровой документации кадровому специалисту могут потребоваться коды технико-экономической и социальной информации по Общероссийским классификаторам.

Общероссийский классификатор технико-экономической и социальной информации (ОК) – это систематизированный перечень объектов с указанием наименований и кодов этих объектов. ОК принимаются Госкомстатом России и применяются при обмене данными, в автоматизированных системах обработки информации, а также при заполнении унифицированных форм.

Наиболее важными, с точки зрения кадровой документации, являются следующие классификаторы:

1. Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).

2. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

3. Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН).

4. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

5. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) – этот код организация получает при регистрации.

В первую очередь данные классификаторы применяются для оформления личной карточки работника, оформляемой по унифицированной форме Т-2.

В отличие от других унифицированных форм из Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденного постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1, эта форма является обязательной в соответствии с пунктом 12 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Например, в личной карточке работника место его рождения указывается по ОКАТО, гражданство, знание иностранных языков, образование – по ОКИН, специальность по диплому – по ОКСО и т. д.

Наименования объектов, приведенные в классификаторах, должны быть в точности перенесены в формы документов.

Локальные нормативные акты

В соответствии со статьей 5 ТК РФ правовое регулирование трудовых отношений осуществляется на нескольких уровнях (см. Уровни правового регулирования деятельности кадровой службы), включая локальный. На этом уровне организация издает свои организационно-правовые документы или локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, которые применяются только для данной организации. Чаще всего данные акты издаются с целью конкретизации и раскрытия норм, содержащихся в общегосударственных правовых актах, отражая при этом специфику кадровой деятельности и деятельности по управлению персоналом в конкретной организации. Кроме того, они издаются во исполнение норм общего трудового законодательства. Например, в статье 189 ТК РФ прописано, что организации должны разрабатывать правила внутреннего распорядка. В соответствии с данной статьей они обязаны разрабатывать этот локальный нормативный акт, учитывая все требования, которые к нему предъявляются ТК РФ.

Нормы, зафиксированные в локальных нормативных актах, не могут противоречить нормам общего трудового законодательства и не могут ухудшать положения работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами. Об этом говорится в статье 8 ТК РФ.

При разработке локальных нормативных актов работодателю следует учитывать требования статьи 372 ТК РФ, в которой прописан порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов (при наличии такого органа).

В соответствии со статьей 12 ТК РФ: «локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие».

Прекращение действия локального нормативного акта может быть связано со следующими факторами:

– с истечением срока его действия;

– отменой (признанием утратившим силу) данного локального нормативного акта другим локальным нормативным актом;

– вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, находящегося на более высоком уровне правовой пирамиды и содержащего противоречащие локальному акту нормы.

Работники должны быть ознакомлены под роспись со всеми локальными нормативными актами, связанными с их деятельностью (ст. 22 ТК РФ). Ознакомление вновь поступающего на работу работника с локальными нормативными актами организации осуществляется до подписания им трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Ознакомление с локальными нормативными актами может осуществляться несколькими способами (см. Способы ознакомления с локальными нормативными актами):

– непосредственно в самом локальном нормативном акте;

– опосредованно через другие документы.

В деятельности кадровых служб выделяют обязательные локальные нормативные акты, необходимость издания которых установлена в ТК РФ, условно-обязательные локальные нормативные акты, обязательность издания которых связана с определенными условиями, и локальные нормативные акты, которые организация может издавать по своему усмотрению.

К обязательным локальным нормативным актам относятся:

– Правила внутреннего трудового распорядка;

– Положение о персональных данных работников.

К условно-обязательным локальным нормативным актам относятся:

– должностные инструкции сотрудников кадровой службы (обязательно издаются в том случае, если функции работника недостаточно четко определены в трудовом договоре);

– положение об оплате труда (обязательно издается в том случае, если в организации практикуется сложная система оплаты труда, имеющая постоянную и переменную составляющие, которые не отражены в трудовом договоре);

– коллективный договор (становится обязательным, если одна из сторон трудовых отношений выступила с инициативой заключения данного документа);

– положения о проведении аттестации, об обучении работников, повышении квалификации и др. (издаются в том случае, если в организации проводится аттестация работников, они обучаются, повышают квалификацию и т. д.).

К третьей группе относятся: – Положение о кадровой службе; – Инструкция по кадровому делопроизводству. Как правило, эти документы издаются с целью повышения эффективности работы кадровых подразделений.

Положение о кадровой службе

Положение о кадровой службе – это локальный нормативный акт, который устанавливает правовое положение данного структурного подразделения, определяет его место в управленческой структуре организации, устанавливает его компетенцию, определяет права и порядок взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами.

Положение относится к УСОРД, в методических материалах к которой предложена типовая структура положения («Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению», утв. Главархивом СССР 18.03.1979). Данная структура является рекомендательной, но организации могут взять ее за основу для разработки своего Положения.

Положение о кадровой службе может состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права и ответственность.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения.

Также оно может дополняться разделами «Организация работы» и «Порядок пересмотра».

В «Общих положениях» указываются точное наименование кадровой службы, ее место в управленческой структуре организации, подчиненность и руководство службы, порядок определения численного и должностного составов.

Если служба кадров имеет сложную структуру (см. Структура кадровой службы), в этот раздел включается описание ее внутренней организационной структуры, то есть перечисляются подразделения службы, отвечающие за разные функции кадровой деятельности. Для кадровых служб, не имеющих в своем составе структурных подразделений, в «Общих положениях» называются участки кадровой работы.

Заключительным пунктом, как правило, является перечисление основных правовых актов в сфере трудовых отношений, которыми кадровая служба должна руководствоваться, включая правовые акты общегосударственного значения и локальные нормативные акты. В число последних также входит и само Положение об отделе кадров.

Если в организации практикуется использование печати кадровой службы, в «Общих положениях» приводятся ее описание, условия хранения и назначение.

Во втором разделе определяется цель деятельности кадровой службы и перечисляются задачи, решаемые службой для достижения поставленной цели. Обычно целью кадровой службы является обеспечение организации кадрами руководителей, специалистов, рабочих и служащих необходимых специальностей и квалификации.

К основным задачам относятся:

– комплектование организации руководящими работниками, специалистами и рабочими соответствующего профиля предприятия специальностей;

– обеспечение движения кадров, карьерного роста персонала, подготовки резерва для выдвижения работников;

– внедрение прогрессивных методов подготовки, переподготовки, повышение квалификации персонала;

– учет личного состава;

– управление трудовой дисциплиной и текучестью кадров;

– обеспечение социальных гарантий в сфере занятости;

– решение задач повышения кадрового потенциала организации;

– участие в разработке и реализации стратегии управления персоналом и т. д.

Подробнее эти задачи раскрыты в разделе «Функции».

Этот раздел разрабатывается исходя из каждой конкретной задачи кадровой службы и представляет собой набор трудовых действий, необходимых для ее реализации. Для удобства текст этого раздела можно структурировать в соответствии с участками кадровой работы, которые были выделены в «Общих положениях».

В разделе «Права и ответственность» формулируются как общие права службы, так и конкретные, необходимые ей для полноценного выполнения своих функций.

Наиболее значимыми общими правами кадровой службы являются:

– право контролировать соблюдение трудового законодательства и локальных нормативных актов в сфере труда в организации;

– право участвовать в разработке кадровой политики и стратегии управления персоналом;

– право принимать участие в рассмотрении вопросов, связанных с расстановкой, перемещением и увольнением работников организации;

– право запрашивать у структурных подразделений информацию по любым кадровым вопросам и передавать ее на рассмотрение руководства и т. д.

Кроме общих прав, в этом разделе можно указать специфические права службы, связанные с выполнением конкретных функций. Например, если кадровая служба выполняет функции по вынесению дисциплинарных взысканий работникам, следовательно, ей должно быть предоставлено право проведения дисциплинарных расследований и проверок, затребования от работников необходимых объяснений, оформления документов, фиксирующих факт проступка и т. д.

Определение ответственности кадровой службы в этом разделе начинается с формулировки: «ответственность за своевременное и надлежащее выполнение отделом своих функций возлагается на руководителя кадровой службы». При определении ответственности работников службы дается отсылка к их должностным инструкциям.

Допускается в этом разделе прописать подробно виды ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение конкретных функций кадровой службы. Это может быть дисциплинарная, материальная, административная, гражданско-правовая и уголовная ответственность. Например, ко всем этим видам ответственности могут быть привлечены сотрудники кадровых служб, нарушившие правовые нормы, связанные с обработкой персональных данных работника (ст. 90 ТК РФ).

Если на руководителя кадровой службы не разрабатывается должностная инструкция, то ее содержание включается в Положение о кадровой службе в виде отдельного раздела «Руководство». В этом разделе отражаются требования к квалификации и опыту работу руководителя, точное наименование должности, права, обязанности и персональная ответственность руководителя службы за выполнение всех видов работ, которые закреплены в положении, а также за решение задач, поставленных перед кадровой службой.

В разделе «Взаимоотношения» прописывается, с кем и по каким вопросам взаимодействует кадровая служба в процессе выполнения своих функций.

Важно отразить не только внутренние взаимосвязи с другими структурными подразделениями и должностными лицами организации, но также взаимосвязи с внешними структурами, такими как военкоматы, пенсионный фонд Российской Федерации, отделы социального обеспечения, территориальные службы занятости, миграционные службы и т. д.

Положение о кадровой службе оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации.

Текст положения разделяется на разделы и подразделы, которые нумеруются арабскими цифрами.

Работники кадровой службы должны быть обязательно ознакомлены с положением под роспись (См. Способы ознакомления с локальными нормативными актами).

Положение – документ длительного срока действия и пересматривается в следующих случаях:

– изменения структуры организации;

– переподчинения кадровой службы;

– кардинальных изменений ее внутренней организационной структуры;

– внедрения новых форм и методов труда;

– использования новой технологии обработки документов;

– истечения указанного в положении срока действия и т. д.

Как правило, во всех этих случаях происходит перераспределение функций между сотрудниками или структурными подразделениями службы или ее работниками.