Текст книги "Документационное обеспечение деятельности кадровой службы"

Обобщенные трудовые функции, трудовые функции, трудовые действия

Обобщенные трудовые функции, трудовые функции и трудовые действия – это составляющие квалификационных характеристик в определенных областях деятельности, прописанные в профессиональных стандартах.

Эти понятия закреплены в Методических рекомендациях по разработке профессиональных стандартов Минтруда РФ, утвержденных приказом Минтруда и социальной защиты Российской Федерации от 29 апреля 2013 г. № 170н.

В соответствии с методическими рекомендациями:

Обобщенная трудовая функция – это совокупность связанных между собой трудовых функций, сложившаяся в результате разделения труда в конкретном производственном или (бизнес) процессе.

Трудовая функция – система трудовых действий в рамках обобщенной трудовой функции.

Трудовое действие – процесс взаимодействия работника с предметом труда, при котором достигается определенная задача.

Обобщенные трудовые функции – это различные направления деятельности, осуществляемые в рамках одного вида профессиональной деятельности. Например, для специалиста по управлению персоналом эти направления могут включать работу по обеспечению организации персоналом, по развитию персонала, по оценке персонала, по организации оплаты труда и т. д.

Каждое направление деятельности имеет свое функциональное наполнение, то есть состоит из трудовых функций. Например, работа по обеспечению организации персоналом включает такие трудовые функции, как сбор информации о потребностях организации в персонале, поиск, привлечение и отбор персонала, документационное обеспечение подбора и трудоустройства персонала.

Каждая функция осуществляется с помощью определенной последовательности операций, которые называются трудовыми действиями.

Так, работа по подбору персонала может состоять из целого ряда операций, включая размещение объявления о вакансии, проведение собеседований с кандидатами, оценка кандидатов и др.

Ответственные за ведение кадрового делопроизводства и за работу с трудовыми книжками

Кадровое делопроизводство и кадровый учет являются важной составляющей деятельности кадровой службы или службы управления персоналом. Особое значение кадровой документации обусловлено тем, что обязательность ведения многих видов документов кадровой службы закреплена в правовых актах РФ. Нарушение этих правовых норм чревато для организации и руководителя штрафными санкциями (ответственность работодателей за нарушение трудового законодательства установлена в ст. 5.27 КоАП). Поэтому для грамотной организации работы с кадровой документацией следует назначить ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

Ответственный за ведение кадрового делопроизводства назначается приказом руководителя. Работник, на которого возложены эти обязанности, должен ознакомиться с приказом под роспись.[1]1
  Здесь и далее формулировка «Знакомиться с документом под роспись» приводится в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации. В данном случае под определением «роспись» принято понимать визу ознакомления работника с документом, включающую собственноручную подпись работника, Ф. И. О. и дату ознакомления. – Примеч. авт.


[Закрыть]

Наряду с ответственным за ведение кадрового делопроизводства в организации обязательно должен быть назначен ответственный за ведение трудовых книжек.

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», «ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя».

Таким образом, руководитель отвечает за организацию работы с трудовыми книжками, а конкретное должное лицо кадровой службы несет ответственность за правильность выполнения этой деятельности.

В приказе о назначении ответственного за учет, хранение и выдачу трудовых книжек также следует указать, кому будут передаваться полномочия на время отсутствия основного работника. Допускается назначать ответственным за ведение кадрового делопроизводства и за учет, хранение и выдачу трудовых книжек одно и то же лицо. Оформлено это может быть одним или разными приказами, с которыми работник должен быть обязательно ознакомлен под роспись.

Ответственность работодателей за нарушение трудового законодательства

Трудовое законодательство – это совокупность правовых актов РФ, содержащих нормы, регулирующие отношения между работником и работодателем.

Трудовое законодательство включает в себя законы и подзаконные акты. Самым значимым законом является Трудовой кодекс Российской Федерации, который содержит наиболее широкий комплекс норм в сфере труда, кадровой деятельности и деятельности по управлению персоналом, которые являются обязательными для соблюдения работодателями – юридическими лицами всех форм собственности и работодателями – физическими лицами.

Отдельным сферам деятельности и отдельным аспектам трудовых отношений могут быть посвящены специальные правовые акты, которые раскрывают, конкретизируют, дополняют нормы Трудового кодекса РФ, но не противоречат ему.

Соблюдение любых правовых норм трудового законодательства подразумевает:

– своевременное издание необходимых документов (документов, названных в правовых актах РФ);

– выполнение обязательств и обязанностей, установленных трудовым законодательством;

– соблюдение сроков и процедур при осуществлении каких-либо действий с работниками;

– осуществление мер, нацеленных на обеспечение прав и свобод субъектов трудовых отношений и др.

За несоблюдение (нарушение) норм трудового законодательства работодатель может понести административную, гражданско-правовую, уголовную или материальную ответственность.

Административная ответственность работодателя определена в статье 5.27 КоАП «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права».

В соответствии с этой статьей ответственность работодателя наступает в следующих случаях:

– нарушения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (предупреждение или наложение административного штрафа от 1 до 5 тысяч рублей – на должностных лиц и на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица; от 30 до 50 тысяч рублей – на юридических лиц);

– повторного нарушения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если уже было наложено административное наказание за аналогичное нарушение (дисквалификация на срок от одного года до трех лет или административный штраф от 10 до 20 тысяч рублей – для должностных лиц; административный штраф от 10 до 20 тысяч рублей – для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица; от 50 до 75 тысяч рублей – для юридических лиц);

– фактического допущения к работе сотрудника без заключения с ним трудового договора и признания отношений с ним трудовыми (административный штраф от 3 до 5 тысяч рублей – на граждан, от 10 до 20 тысяч рублей – на должностных лиц);

– уклонения от заключения трудового договора, заключения вместо трудового гражданско-правового договора, ненадлежащего оформления трудового договора (наложение административного штрафа от 10 до 20 тысяч рублей – на должностных лиц, от 5 до 10 тысяч рублей – на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица; от 50 до 100 тысяч рублей – на юридических лиц);

– повторных административных нарушений, связанных с фактическим допущением к работе без заключения трудового договора, и нарушений, связанных с заключением/незаключением трудового договора, если за аналогичные нарушения уже было возложено административное взыскание (наложение административного штрафа в размере 5 тысяч рублей – на граждан, от 30 до 40 тысяч рублей – на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица; от 100 до 200 тысяч рублей – на юридических лиц, дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет – для должностных лиц);

– невыплаты или неполной выплаты в срок заработной платы и других выплат в соответствии с трудовым договором (кроме уголовно наказуемых действий в этом отношении), выплаты заработной платы менее минимального размера оплаты труда (наложение административного штрафа от 10 до 20 тысяч рублей – на должностных лиц, от 1 до 5 тысяч рублей – на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица; от 30 до 50 тысяч рублей – на юридических лиц);

– повторного нарушения, связанного с выплатами работнику, если уже было возложено административное взыскание за аналогичное нарушение (дисквалификация от года до 3 лет или наложение административного штрафа от 20 до 30 тысяч рублей – на должностных лиц, от 10 до 30 тысяч рублей – на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица; от 50 до 100 тысяч рублей – на юридических лиц).

Кроме статьи 5.27 КоАП, ряд других статей посвящен нарушениям, связанным с несоблюдением норм российского законодательства в сфере трудовых отношений.

Статьи 5.28–5.31 КоАП определяют ряд административных правонарушений, связанных с заключением коллективных договоров, например, уклонение от участия в коллективных переговорах о заключении коллективного договора, непредоставление информации, необходимой для проведения коллективных переговоров, необоснованный отказ от заключения коллективного договора, невыполнение обязательств по коллективному договору и ряд других.

В статье 13.11 КоАП определены санкции за нарушение установленного Трудовым кодексом РФ (от 30.12.2001 № 197-ФЗ), Федеральным законом «О персональных данных» (от 27.07.2006 № 152-ФЗ), Федеральным законом «О государственной гражданской службе» (27.07.2004 № 79-ФЗ) и другими федеральными законами РФ порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных).

Гражданско-правовая ответственность работодателя связана с нарушением прав гражданина (ст. 15 ГК РФ), причинением вреда личности и имуществу работника (ст. 59 ГК РФ), причинением морального вреда работнику (ст. 151 ТК РФ).

Материальная ответственность работодателя наступает при «нарушении установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику» (ст. 236 ТК РФ). В этом случае работодатель обязан будет выплатить работнику деньги, не выплаченные ему в установленном порядке, с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере, определенном в статье 236 ТК РФ.

Также работодатель обязан возместить работнику материальный ущерб в случаях, когда в связи с его незаконными действиями работник лишается возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ).

К этим случаям относятся:

– незаконное отстранение работника от работы, увольнение или перевод;

– отказ работодателя от восстановления работника на прежней работе (на основании решения органа по рассмотрению трудовых споров или государственного правового инспектора труда);

– задержка работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Работодатель может быть также привлечен к уголовной ответственности в случаях, определенных в УК РФ.

К этим случаям относятся:

– незаконное собирание и распространение сведений о частной жизни лица в публичном выступлении, совершенные лицом с ис пользованием или без использования своего служебного положения (ст. 137 УК РФ);

– неправомерный отказ должностного лица в предоставлении гражданину информации о нем (предоставление неполной и/или ложной информации), отказ представить документы, если это причинило вред правам и интересам гражданина (ст. 140 УК РФ);

– необоснованный отказ в приеме на работу или необоснованное увольнение беременной женщины и женщины, имею щей детей в возрасте до 3 лет, по мотивам беременности или наличия детей соответствующего возраста (ст. 145 УК РФ);

– различные случаи невыплаты заработной платы и иных выплат, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности (ст. 145.1 УК РФ);

– уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, а также похищение паспорта или других важных личных документов (ст. 325 УК РФ).

2. Правовые основы функционирования кадровой службы

Уровни правового регулирования деятельности кадровой службы

Правовое регулирование кадровой деятельности осуществляется на нескольких уровнях:

– Первый уровень составляют общегосударственные правовые акты, которые имеют наиболее широкое распространение.

– Второй уровень составляют законы и нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, которые принимаются по вопросам, не отнесенным к ведению федеральных органов государственной власти.

– Третий уровень составляют нормативные правовые акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права в пределах их компетенции.

– Четвертый уровень составляют локальные нормативные акты, разрабатываемые самим работодателем.

Наибольшее влияние на работу кадровых служб оказывают первый и второй уровни, так как содержат наибольшее количество норм трудового права, регулирующих все аспекты трудовых отношений.

Первый уровень составляет комплекс правовых актов, включающий законодательные, нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, представленные в виде следующей правовой пирамиды:

I. Конституция РФ.

II. Федеральные конституционные законы.

III. Федеральные законы, включая Кодексы.

IV. Указы Президента.

V. Постановления Правительства.

VI. Нормативные правовые акты министерств и ведомств.

VII. Нормативно-методические документы.

К локальным нормативным актам относятся различные правила, положения и инструкции.

Наиболее значимыми локальными нормативными актами в сфере кадровой деятельности являются:

1. Положение о службе кадров.

2. Должностные инструкции работников службы кадров.

3. Инструкция по кадровому делопроизводству.

4. Правила внутреннего трудового распорядка.

5. Положение о персональных данных.

6. Положение об оплате труда и др.

Часть локальных нормативных актов является обязательной. Их наличие оговорено в правовых актах первого уровня.

Часть локальных нормативных актов может разрабатываться организацией по ее усмотрению.

Целиком система правовых актов, содержащих нормы трудового права, отражена в главе 1 ТК РФ, в статьях 5–13.

Конституция Российской Федерации

Конституция Российской Федерации – высший нормативный правовой акт Российской Федерации. Конституция определяет основы государственного устройства. Среди статей, посвященных правам и свободам граждан, наиболее значимая, с точки зрения трудового права, статья 37. В ней устанавливается право граждан на труд с безопасными условиями труда и оплатой труда не ниже установленного минимального размера. В пункте 5 этой статьи называется один из самых важных кадровых документов – трудовой договор: «Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск».

Трактовать эту статью следует таким образом: статус работника, то есть человека, на которого распространяется трудовое законодательство, которому в соответствии с этим законодательством предоставляются определенные права, гражданин приобретает с момента начала работы по трудовому договору.

Упоминание этого документа в главном законе РФ говорит о значимости трудового договора и требует от работодателей особого внимания при его составлении.

Трудовой кодекс Российской Федерации. Документирование трудовых отношений

Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – основной закон о труде, включающий в себя широкий спектр норм, регулирующих все аспекты трудовых отношений между работником и работодателем.

ТК РФ пришел на смену Кодексу законов о труде РСФСР (КЗОТ) 1971 г. и был введен в действие с 1 февраля 2002 года.

В ТК РФ определяются стороны трудовых отношений, особенности возникновения и установления трудовых отношений, права и обязанности работника и работодателя.

Вопросам нормирования и оплаты труда, режима рабочего времени, предоставления отпусков, обеспечения гарантий и компенсаций, дисциплины и охраны труда посвящены отдельные разделы ТК РФ. Отдельные главы посвящены особенностям правового регулирования труда различных категорий работников – несовершеннолетних работников, спортсменов, педагогических кадров и др.

Особое внимание уделено в ТК РФ документированию кадровой деятельности: перечисляются виды документов, предоставляемых при приеме на работу, называются документы, создаваемые кадровой службой при оформлении трудовых отношений, регламентируются сроки создания тех или иных документов, детально описываются требования к структуре и тексту трудового договора.

Особое значение имеет статья 14 об исчислении сроков прекращения трудовых отношений, определении стажа работы и т. д.

В статьях 65 и 283 определены документы, необходимые для поступления на работу.

Трудовому договору посвящен раздел III, включающий главы об особенностях заключения, изменения и прекращения трудового договора. Статьи 57 и 67 наиболее значимы, так как в них говорится о форме и содержании этого документа.

Обязательность ведения трудовых книжек определена в статье 66.

В ряде статей прописаны кадровые процедуры и назван состав документов, оформляемых кадровой службой в ходе этих процедур. Например, прием работников на работу отражен в статье 68, перевод работников – в статьях 72.1, 72.2, 73, увольнение – в статье 84.1, вынесение дисциплинарных взысканий – в статье 193.

Также в ТК РФ уделено внимание локальным нормативным актам. Например, в статье 8 установлено право работодателя принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права.

Статья 68 называет один из обязательных локальных нормативных актов организации – правила внутреннего трудового распорядка.

Коллективным договорам и соглашениям посвящена глава 7 Трудового кодекса РФ.

В пункте 8 статьи 86 говорится об обязательности ознакомления работников с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных.

Вопросам работы с персональными данными и их защиты также посвящена глава 14 ТК РФ (подробнее см. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» – Обработка персональных данных работников).

Закон Российской Федерации от 25.10.1991 № 1807–1 «О языках народов Российской Федерации» и Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации». Язык кадровых документов

Статья 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807–1 «О языках народов Российской Федерации» посвящена использованию языков в официальном делопроизводстве. В соответствии с этой статьей официальное делопроизводство на территории Российской Федерации ведется на русском языке или на государственных языках республик, входящих в состав РФ, на их территории.

Для кадровых специалистов важен пункт 4 статьи 16, в котором определяется, что документы об образовании, военные билеты, трудовые книжки и другие документы ведутся на государственном языке РФ, но в республиках, имеющих свой государственный язык, они могут вестись на двух языках – русском и государственном языке республики. В случае если документ оформляется на двух языках, в соответствии с пунктом 2 статьи 3 Федерального закона № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации», оба варианта должны быть одинаковы по форме и содержанию.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Обработка персональных данных работников

Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» является одним из важнейших правовых актов, регулирующих конституционное право граждан «на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну» (ст. 23 Конституции РФ), а также право самостоятельно определять, давать ли согласие на сбор, хранение и распространение информации об их частной жизни (ст. 24 Конституции РФ).

Поскольку при оформлении на работу личная информация, составляющая персональные данные, должна быть предоставлена в обязательном порядке, то кадровым специалистам необходимо иметь четкое представление о том, как с ней работать.

Сведения, предоставляемые при поступлении на работу, содержатся в тех документах, которые работник обязан предъявить при заключении трудового договора и которые перечислены в статье 65 ТК РФ. Кроме того, часть личной информации вносится в обязательные кадровые документы со слов работника. Например, в личную карточку (форма Т-2) вносятся сведения о составе семьи работника.

Вся личная информация составляет персональные данные работника. Общие вопросы обработки этих данных описаны в главе 14 ТК РФ. В ней определяется, какие персональные данные и в каком объеме работодатель получает от работника, в каких целях эти персональные данные могут обрабатываться работодателем, устанавливаются права работника на получение полной информации о его персональных данных.

Более подробно вопросы работы с персональными данными раскрываются в ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – ФЗ «О ПД»).

Во-первых, ФЗ «О ПД» определяет понятие «персональные данные». Оно достаточно широкое и включает любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к определенному или определяемому физическому лицу (ст. 3 п. 1 ФЗ «О ПД»).

Это означает, что все сведения, относящиеся к работнику и законно полученные из его документов или с его слов для оформления трудовых отношений, будут отнесены к персональным данным.

Во-вторых, ФЗ «О ПД» определяет условия обработки персональных данных и устанавливает возможность обработки персональных данных работника без его согласия.

В соответствии со статьей 6 ФЗ «О ПД» обработка персональных данных допускается либо с согласия гражданина, либо в строго оговоренных Законом случаях. К этим случаям относятся:

– выполнение «возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей» (п. 1, подп. 2 ст. 6). То есть если на работодателя законодательно возложена обязанность затребовать от поступающего на работу трудовую книжку, то, соответственно, персональные данные, полученные из этого документа, могут обрабатываться без согласия работника.

– исполнение договора, «стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных» (п. 1 подп. 5 ст. 6). То есть персональные данные работника, необходимые для исполнения трудового договора, также могут обрабатываться без его согласия.

В <Разъяснениях> Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» также отмечается, что «работодатель вправе без соответствующего согласия осуществлять обработку персональных данных работника в случаях, предусмотренных коллективным договором, в том числе правилами внутреннего трудового распорядка, являющимися, как правило, приложением к коллективному договору, соглашением, а также локальными актами работодателя, принятыми в порядке, установленном ст. 372 Трудового кодекса РФ». То есть персональные данные, необходимые для выполнения норм названных локальных нормативных актов, также обрабатываются без согласия работника.

В-третьих, в статье 9 ФЗ «О ПД» определяет, в какой форме может быть получено согласие на обработку персональных данных и какая информация должна быть включена в согласие, оформленное в письменном виде.

Для работодателя эта информация важна в том случае, если использование персональных данных выходит за рамки Трудового кодекса РФ и иных нормативных правовых актов в сфере труда. Например, если работодатель размещает информацию о работниках на информационном портале организации.

В-четвертых, ФЗ «О ПД» используется организацией при разработке такого обязательного локального нормативного акта, как Положение о персональных данных.

Пункт 8 статьи 86 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя ознакомить работников под роспись с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников в организации, а также об их правах и обязанностях в этой области. В соответствии с этим пунктом в организации обязательно должен разрабатываться и утверждаться локальный нормативный акт в сфере обработки персональных данных. Чаще всего он называется Положением о персональных данных.

Учитывая, что строгих требований к этому документу не содержится ни в ТК РФ, ни в ФЗ «О ПД», в нем должны быть урегулированы все виды работ с персональными данными, которые осуществляются в организации, и обязательно должны быть отражены вопросы защиты и хранения этой категории информации.