Текст книги "Документационное обеспечение деятельности кадровой службы"

Право работника на ежегодный оплачиваемый отпуск

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск получает работник, отработавший у работодателя по трудовому договору не менее 6 месяцев. Этот срок может быть сокращен по договоренности сторон трудового договора.

Право на отпуск до истечения этого срока может быть предоставлено женщинам перед отпуском по беременности и родам (или сразу после него), несовершеннолетним работникам и работникам, усыновившим ребенка (ст. 122 ТК РФ).

Отпуск за второй и последующие годы работы у того же работодателя предоставляется в любое время года в соответствии с графиком отпусков.

Обязанность работодателя предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска работнику и выплата денежной компенсации за отпуск

Обязанностью работодателя является ежегодное предоставление работнику оплачиваемого отпуска (ст. 122 ТК РФ).

В некоторых случаях допускается перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска работника на следующий год. При этом работник должен дать согласие на такой перенос и использовать его не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ст. 124 ТК РФ).

Запрещается заменять ежегодный оплачиваемый отпуск денежной компенсацией. В виде денежной компенсации может быть выплачена только часть отпуска, превышающая 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). Для осуществления такой замены необходимо письменное заявление работника. То есть если у работника есть дополнительные дни к отпуску, они могут быть выплачены деньгами, если таких дней нет, то работник использует дни отпуска только в виде отпуска.

При увольнении работника за все неиспользованные дни отпуска ему может быть выплачена денежная компенсация (ст. 127 ТК РФ).

Порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска работнику

В соответствии со статьей 123 ТК РФ основным документом, устанавливающим очередность предоставления отпусков работникам, является график отпусков.

Этот документ составляется в конце текущего года на следующий год и утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления следующего календарного года.

Оформляя отпуска работников, специалисты кадровых служб ориентируются на этот документ.

Учитывая, что график отпусков не предполагает ознакомления с ним работников, в соответствии со статьей 123 ТК РФ работодатель обязан известить работника под роспись о наступлении отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Известить работника можно двумя способами:

– отдельным документом, например уведомлением или извещением (форма документа не регламентируется и может быть разработана самим работодателем);

– приказом о предоставлении отпуска работнику, с которым он должен ознакомиться не позднее чем за две недели до наступления даты начала отпуска.

Далее издается приказ о предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска (если ранее работник был извещен о наступлении отпуска по графику отпусков другим документом).

Приказ о предоставлении отпуска работнику регистрируется в журнале регистрации приказов об отпусках (отдельно от других приказов по личному составу, так как имеет более короткий срок хранения).

Работник знакомится с приказом под роспись.

На основании приказа делается запись в личной карточке работника.

В личной карточке указываются вид отпуска, период, за который предоставляется отпуск (для ежегодных оплачиваемых отпусков указывается год работы, за который предоставляется отпуск работнику), количество календарных дней отпуска и даты начала и окончания отпуска. В последней графе вписываются реквизиты приказа об отпуске.

Оригинал приказа остается в кадровой службе, подшивается в дело с приказами на отпуска.

Копия приказа передается в бухгалтерию для оформления записки-расчета на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Продолжительность отпусков. Исчисление сроков отпуска. Деление отпуска на части

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск имеет продолжительность 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Для некоторых категорий работников трудовым законодательством предусмотрено большее количество дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска. К этим категориям относятся:

– гражданские служащие (30 календарных дней) (ст. 46 ФЗ 27.07.2004 № 79-ФЗ);

– муниципальные служащие (от 30 календарных дней) (п. 3 ст. 21 ФЗ от 02.03.2007 № 25-ФЗ);

– педагогические работники (от 42 до 56 календарных дней) (ст. 334 ТК РФ, п. 3 ч. 5 ст. 47 ФЗ от 29.12.2012 № 273-ФЗ, Приложение к Постановлению Правительства РФ от 14.05.2015 № 466);

– научные работники, имеющие ученую степень (от 36 до 48 рабочих дней) (Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 № 949);

– работники в возрасте до 18 лет (31 календарный день) (ст. 267 ТК РФ);

– инвалиды (не менее 30 календарных дней) (ст. 23 ФЗ от 24.11.1995 № 181-ФЗ);

– сотрудники следственного комитета, прокуратуры (30 календарных дней) (ч. 1 ст. 25 ФЗ от 28.12.2010 № 403-ФЗ, п. 1 ст. 44.1 ФЗ от 17.01.1992 № 2202–1);

– другие категории.

Кроме основного ежегодного оплачиваемого отпуска, некоторым категориям работников положены дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска. К этим категориям относятся:

– работники, которым в соответствии с трудовым договором установлен ненормированный рабочий день (не менее 3 календарных дней) (ст. 119 ТК РФ);

– работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда (не менее 7 календарных дней) (ст. 117 ТК РФ);

– работающие в районах Крайнего Севера и в районах, приравненных к нему (24 и 16 календарных дней соответственно) (ст. 321 ТК РФ);

– некоторые медицинские работники, например ухаживающие за ВИЧ-инфицированными (14 календарных дней) (Перечень, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.06.2013 № 482);

– спортсмены и тренеры (не менее 4 календарных дней) (ст. 348.10 ТК РФ);

– некоторые категории работников за непрерывный стаж работы, например судьи при стаже работы от 5 до 10 лет (5 рабочих дней), от 10 до 15 лет (10 рабочих дней), свыше 15 лет (15 рабочих дней) (п. 2 ст. 19 Закона РФ от 26.06.1992 № 3132–1 «О статусе судей в Российской Федерации») (при этом рабочие дни отпуска пересчитываются в календарные);

– другие категории.

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск суммируется с основным, составляя общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска работника.

Нерабочие и праздничные дни не включаются в ежегодный оплачиваемый отпуск.

Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Одна из этих частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

С учетом того, что отпуск рассчитывается в календарных днях, в оставшиеся части отпуска рекомендуется включать как рабочие, так и нерабочие дни.

Отдельные сроки устанавливаются для отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком, лицам, совмещающим учебу и работу.

Отпуск по беременности и родам делится на дородовой и послеродовой периоды (ст. 255 ТК РФ).

Дородовой период, в зависимости от обстоятельств, может составлять:

– 70 календарных дней;

– 84 календарных дня (при многоплодной беременности).

Послеродовой период составляет:

– 70 календарных дней;

– 86 календарных дней (при осложненных родах);

– 110 календарных дней (при рождении двух и более детей) (ст. 255 ТК РФ).

Дни обоих периодов суммируются и предоставляются вне зависимости от даты рождения ребенка, то есть даже в случае преждевременных родов работнице предоставляется общее количество календарных ней отпуска по беременности и родам.

После окончания отпуска по беременности и родам работнику (в том числе отцу ребенка или другим родственникам) по его заявлению может быть предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет (ст. 256 ТК РФ).

Работникам, усыновившим ребенка, также предоставляется возможность оформления дополнительного отпуска. Начинается такой отпуск с момента усыновления ребенка и до истечения 70 дней со дня рождения ребенка или 110 дней при усыновлении двух и более детей (ст. 257 ТК РФ).

Отпуск по уходу за ребенком для этой категории работников также начинается с даты усыновления ребенка до достижения им возраста трех лет.

Продолжительность оплачиваемых учебных отпусков зависит от вида образования и основания предоставления отпуска.

Обучающимся по программам специалитета, бакалавриата, магистратуры на заочной и очно-заочной формах обучения предоставляются:

– 40 календарных дней – для промежуточной аттестации на 1 и 2 курсах;

– 50 календарных дней – для промежуточной аттестации на последующих курсах и при сокращенных сроках обучения на втором курсе;

– до 4 месяцев – для итоговой государственной аттестации (ст. 173 ТК РФ).

Обучающимся по программам среднего профессионального образования на заочной и очно-заочной формах обучения предоставляются:

– 30 календарных дней – для промежуточной аттестации на 1 и 2 курсах;

– 40 календарных дней – для промежуточной аттестации на последующих курсах;

– до 2 месяцев – для итоговой государственной аттестации (ст. 174 ТК РФ).

Для итоговой государственной аттестации при получении основного общего образования (заочная и очно-заочная формы обучения) – 9 календарных дней, при получении среднего общего образования (заочная и очно-заочная формы обучения) – 22 календарных дня (ст. 176 ТК РФ).

Осваивающим программы подготовки в аспирантуре (адъюнктуре), ординатуре и ассистентуре-стажировке на заочной форме обучения предоставляется 30 календарных дней дополнительного отпуска (ст. 173.1 ТК РФ).

Для завершения и защиты кандидатской и докторской диссертаций работникам предоставляются соответственно 3 и 6 месяцев (п. 2 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 05.05.2014 № 409 «Об утверждении Правил предоставления отпуска лицам, допущенным к соисканию ученой степени кандидата наук или доктора наук»).

Отпуск без сохранения заработной платы может предоставляться работнику по договоренности с работодателем. Длительность определяется условиями этой договоренности.

Есть несколько категорий работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы. К этим категориям относятся:

– участники Великой отечественной войны – до 35 календарных дней в году;

– работающие пенсионеры (по возрасту) – до 14 календарных дней в году;

– работающие инвалиды – до 60 календарных дней в году;

– вдовы и родители военнослужащих, работников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, которые погибли вследствие своей профессиональной деятельности, – до 14 календарных дней в году;

– работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников – до 5 календарных дней (ст. 128 ТК РФ).

Предоставление отпуска работнику не по графику отпусков

В соответствии с ТК РФ есть ряд категорий работников, которым отпуск может быть предоставлен в любое удобное для них время или время, связанное с другими обстоятельствами. К этим категориям работников относятся:

– женщины перед отпуском по беременности и родам, после него или после окончания отпуска по уходу за ребенком (ст. 122, 260 ТК РФ);

– работники в возрасте до 18 лет (ст. 122, 267 ТК РФ);

– работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3 месяцев (ст. 257 ТК РФ);

– работник, если его жена находится в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);

– работники, отозванные из отпуска в текущем году (в этом случае неиспользованная часть отпуска может быть использована в текущем или следующем году в удобное для работника время) (ст. 125 ТК РФ);

– работники, совмещающие работу с обучением (в этом случае ежегодный отпуск может быть присоединен к учебному) (ст. 177 ТК РФ);

– работающие по совместительству (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);

– супруги военнослужащих (отпуск предоставляется одновременно с отпуском мужа) (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);

– граждане, подвергшиеся воздействию радиации (ст. 14–17 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244–1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС», ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 № 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»);

– участники ВОВ, ветераны боевых действий, ветераны труда, инвалиды войны (ст. 14, 16–17 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах»);

– ряд других категорий.

Некоторые из этих отпусков, если о них известно заранее, могут быть отражены в графике отпусков, но если работник попросил о них незапланированно, ему нельзя в них отказать.

Кроме того, отпуск не по графику отпусков может быть предоставлен вновь принятому работнику по истечении шести месяцев работы. Учитывая, что график отпусков утверждается в конце года, а работник может быть принят в любое время года, отсутствие данных о нем в графике отпусков не лишает его права на отпуск. В этом случае отпуск будет предоставлен по письменному заявлению работника по истечении шести месяцев работы.

Отпуск не по графику отпусков может быть предоставлен работнику перед его увольнением.

Также об отпуске вне графика отпусков работник и работодатель могут договориться. Фактически здесь речь идет о переносе даты отпуска.

Все случаи предоставления отпуска не по графику отпусков оформляются с помощью заявления работника (см. Заявление на отпуск), в котором он обосновывает причины предоставления соответствующего отпуска, указывает даты отпуска и прилагает соответствующие документы, подтверждающие право на внеочередной отпуск.

В случае с переносом отпуска заявление работника с просьбой об этом может быть отклонено работодателем.

Заявление на отпуск

Заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска не является обязательным документом, так как отпуска предоставляются по графику отпусков. Однако с помощью заявления может быть оформлен перенос даты отпуска. Также его наличие обязательно в случае просьбы работника о предоставлении другого вида отпуска, например без сохранения заработной платы. Кроме того, заявление на отпуск оформляется во всех других случаях, когда работнику предоставляется отпуск не по графику отпусков. Заявление оформляется на имя руководителя организации. Указываются должность и Ф. И. О. работника.

В тексте заявления формулируется просьба работника о предоставлении/переносе отпуска с указанием дат отпуска и причины его предоставлении или переноса.

К заявлению могут быть приложены оправдательные документы. В этом случае в заявлении проставляется отметка о наличии приложений. Далее ставятся подпись работника с расшифровкой и дата подписания документа.

Заявление визируется заинтересованными сторонами, например непосредственным начальником работника. Руководитель организации ставит свою резолюцию. После этого заявление передается в кадровую службу для оформления приказа и других документов на отпуск.

Приказ о предоставлении отпуска работнику

Приказ о предоставлении отпуска работнику может оформляться с помощью унифицированной формы Т-6 или формы, самостоятельно разработанной организацией.

В тексте приказа указывается: кому предоставляется отпуск, какой вид отпуска, за какой период работы (если это ежегодный оплачиваемый отпуск) и на какой срок.

Форма приказа Т-6 предполагает возможность комбинации различных видов отпуска с оформлением итогового количества дней отпуска.

Приказ об отпуске подписывается руководителем, регистрируется в журнале, отдельном от других кадровых приказов, и объявляется работнику под роспись (см. Ознакомление с приказом на отпуск).

Ознакомление с приказом на отпуск

Работник знакомится с приказом на отпуск под роспись.

Заблаговременное издание приказа и ознакомление с ним работника позволяют обеспечить выполнение требования ТК РФ об уведомлении работника о наступлении отпуска по графику отпусков за две недели до его начала без составления дополнительных документов.

Период работы, за который предоставляется отпуск работнику

Под периодом работы, за который предоставляется отпуск, понимается год, за который работник не использовал свой отпуск.

За каждый год работы работнику предоставляются 28 календарных дней отпуска (или больше, если работник имеет право на удлиненные ежегодные оплачиваемые отпуска или дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска). Если по какой-то причине работник не использовал все 28 календарных дней в прошлом году, то в этом году ему будет предоставлен отпуск за период прошлого года.

Периоды начинают считаться с даты поступления работника на работу. Например, если работник был принят на работу 24 марта 2016 года, то период работы, за который работнику предоставляются 28 календарных дней отпуска, – с 24.03.2016 по 23.03.2017.

Этот период указывается в приказе на отпуск и в личной карточке работника.

Если работнику был предоставлен отпуск, включающий неиспользованные дни отпуска за прошлый год и какое-то количество дней отпуска за текущий год, то, соответственно, в личной карточке будут указаны два периода, за которые работнику предоставляется отпуск.

Перенос даты отпуска

Перенос даты отпуска может осуществляться в связи со следующими обстоятельствами:

– работник заболел на время отпуска и на этот период ему был оформлен листок нетрудоспособности;

– работник во время отпуска выполнял государственные обязанности (если для этого предусмотрено освобождение от работы);

– работнику не были своевременно начислены отпускные (в соответствии со ст. 136 ТК РФ оплата отпуска работнику должна быть произведена не позднее чем за три дня до его начала);

– работник не был своевременно уведомлен о начале отпуска по графику отпусков (в соответствии со статьей 123 ТК РФ этот срок составляет 2 недели до даты начала отпуска).

Во всех названных случаях работодатель обязан перенести отпуск. Новые даты отпуска определяются по согласованию работника и работодателя.

В ряде обстоятельств, при которых отпуск работника может негативно отразиться на ходе работы организации или индивидуального предпринимателя, перенос отпуска может инициировать работодатель. В исключительных случаях работодателю разрешается с письменного согласия работника перенести его отпуск на следующий год (ст. 124 ТК РФ). Кроме того, отпуск может быть перенесен по письменной просьбе работника. Перенос отпуска в этом случае остается на усмотрение работодателя.

Просьба о переносе отпуска оформляется с помощью заявления работника, которое составляется на имя руководителя организации и содержит информацию о причинах переносах отпуска и новых датах отпуска, предпочтительных для работника.

В случае если перенос связан с болезнью работника, к заявлению прикладывается листок нетрудоспособности. В заявлении делается отметка о наличии приложения.

На основании заявления, завизированного заинтересованными лицами организации, и резолюции руководителя кадровая служба оформляет приказ о переносе отпуска.

После подписания приказа руководителем организации он регистрируется в соответствующем журнале, работник знакомится с ним под роспись.

Оригинал приказа хранится в кадровой службе, копия передается в бухгалтерию.

Учет отпусков работника

Информация об отпуске в обязательном порядке вносится в личную карточку работника.

С помощью личной карточки ведется учет отпусков, количества использованных и неиспользованных дней отпуска за различные периоды работы работника.

В раздел VII личной карточки в таблицу вносятся следующие данные: вид отпуска, период работы, за который предоставляется отпуск, количество календарных дней отпуска, даты отпуска и основание внесения записи.

В зависимости от вида отпуска некоторые поля могут не заполняться. Например, период работы не будет указываться, если работнику предоставляется отпуск без сохранения заработной платы.

Основанием для внесения записей в личную карточку является приказ о предоставлении отпуска работнику.

7. Направление работника в командировку

Понятие «служебная командировка»

В соответствии со статьей 166 ТК РФ «служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы».

Командировка отличается от обычной поездки по следующим критериям:

– служебная командировка инициируется работодателем и оформляется его распоряжением;

– командировка предполагает выезд из местности, в которой находится работодатель;

– командировка длится определенное работодателем количество дней.

Если трудовая функция работника связана с разъездами, в этом случае поездки работника не считаются служебными командировками.

Целью служебной командировки является выполнение служебного задания, которое, как правило, обобщенно формулируется в распоряжении работодателя.