Текст книги "Документационное обеспечение деятельности кадровой службы"

Регистрация трудового договора

Регистрация трудовых договоров с работниками (и дополнительных соглашений к ним) осуществляется с помощью журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам.

В трудовом законодательстве отсутствует требование обязательного ведения этого документа, однако его составление необходимо для обеспечения учета, контроля и информационно-справочной работы.

Форма журнала не регламентирована. Например, она может содержать следующие графы: номер по порядку, дату и номер заключенного трудового договора (дополнительного соглашения), Ф. И. О. работника, дату начала работы, структурное подразделение, должность, характер работы, срок действия трудового договора (для срочных трудовых договоров), отметку (подпись) о получении второго экземпляра на руки.

Нумерация трудовых договоров, как правило, ведется в валовом порядке в пределах календарного года. Для крупных организаций с большим количеством оформляемых трудовых договоров регистрационные индексы могут быть дополнены буквенными или цифровыми кодами, обозначающими, к примеру, месяц приема, структурное подразделение, срок трудового договора и т. д.

В соответствии со статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, журнал трудовых договоров должен храниться в архиве организации в течение 75 лет.

Нарушения при оформлении трудового договора

Превышение срока оформления трудового договора, нарушения при оформлении трудового договора, например, отсутствие в трудовом договоре любого из указанных обязательных условий, отсутствие подписи, подтверждающей получение работником его экземпляра, и иных сведений, установленных в статье 57 ТК РФ, являются административным правонарушением.

В статье 5.27 КоАП определяется размер штрафов, налагаемых на работодателей – физических лиц, юридических лиц и должностных лиц, за нарушения при заключении трудовых договоров, а также при уклонении от их заключения.

Сумма штрафов составляет от 5 до 100 тысяч рублей.

Повторное нарушение в этой сфере может привести к дисквалификации должностных лиц на срок до 3 лет и увеличению суммы штрафа для организаций.

Приказ о приеме работника на работу

На основании трудового договора оформляется приказ о приеме работника на работу. Этот документ является обязательным элементом в процедуре трудоустройства (ст. 68 ТК РФ). Содержание приказа должно полностью соответствовать всем условиям, установленным трудовым договором.

Приказ может оформляться с помощью унифицированной формы Т-1 (Т-1а) или формы, разработанной организацией самостоятельно.

Унифицированная форма содержит поля, в которые вносится определенная информация. Учитывая, что унифицированные формы перестали носить обязательный характер, Т-1 может быть взята за основу и трансформирована в соответствии с задачами организации. Если организация разрабатывает самостоятельную форму, ей следует опираться на общие правила оформления приказов по личному составу.

Приказ оформляется на общем бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30–2003 (планируется замена на ГОСТ Р 7.0.97–2016).

Текст может содержать констатирующую часть, в которой обосновываются причины приема работника на работу, и распорядительную часть, в которой дается распоряжение принять работника на конкретную должность с учетом тех условий, которые были закреплены в трудовом договоре. Приказ может содержать только распорядительную часть, в которой указываются:

– Ф. И. О. работника;

– наименование структурного подразделения, в которое поступает работник на работу;

– должность в соответствии со штатным расписанием;

– дата начала работы;

– дата окончания работы (для срочных трудовых договоров);

– срок испытания (если устанавливается);

– условия приема на работу (например, постоянно);

– характер работы (например, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы).

Проект приказа могут визировать должностные лица организации, например, руководитель кадровой службы, руководитель юридической службы, руководитель структурного подразделения, куда поступает на работу работник, а также главный бухгалтер. Если на проекте приказа проставляются визы согласования, для них необходимо предусмотреть место ниже подписи руководителя.

После согласования приказа он подписывается руководителем организации, и работник с ним знакомится под роспись (см. Ознакомление работника с приказом о приеме на работу).

По требованию работника работодатель обязан предоставить работнику копии этого приказа (ст. 68 ТК РФ).

Оригинал приказа хранится в отделе кадров. Копии передаются в бухгалтерию и подшиваются в личное дело (если оно ведется в организации).

На основании приказа делаются записи о приеме на работу в трудовой книжке и личной карточке работника.

Регистрация приказов о приеме на работу

Приказ о приеме на работу может регистрироваться в автоматизированной системе, с помощью журнала регистрации приказов по личному составу или журнала регистрации приказов о приеме на работу (в зависимости от объемов кадрового делопроизводства).

Данные журналы не являются обязательными в соответствии с ТК РФ. Однако они всегда ведутся в кадровых службах, так как с помощью них обеспечивается учет кадровых приказов и может вестись информационно-справочная работа.

Форма журнала не регламентирована. Он может включать в себя следующие разделы: № по порядку, дату приказа, номер приказа, заголовок к тексту (если в журнал подшиваются несколько разновидностей приказов по личному составу), Ф. И. О. работника, табельный номер, основание (дату и номер трудового договора).

Как правило, приказы имеют валовую нумерацию в пределах календарного года. Регистрационный индекс может дополняться какими-либо буквенными или цифровыми обозначениями, установленными в организации.

Журнал регистрации приказов по личному составу (приказов о приеме, переводе, увольнении работников) называется в статье 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения и должен храниться, в соответствии с ним, в течение 75 лет.

Ознакомление работника с приказом о приеме на работу

Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня начала работы (ст. 68 ТК РФ).

Подпись работника проставляется в самом приказе в виде визы ознакомления и содержит фразу «с приказом ознакомлен», личную подпись работника и дату ознакомления.

Внесение сведений в трудовую книжку работника и заполнение сведений в личной карточке работника

На основании приказа о приеме на работу вносятся записи в трудовую книжку работника и заполняются сведения в личной карточке работника.

5. Перевод работника на другую работу. Изменение определенных сторонами условий трудового договора

Изменения определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод работника на другую работу

В процессе трудовой деятельности у работника или работодателя могут возникать обстоятельства, которые неизбежно повлекут изменение условий трудового договора или трудовых договоров. Например, это может быть перевод работника или работников на другие должности, изменения в структуре организации, увеличение штата, перераспределение нагрузки, внедрение новых технологий в работе, изменение режима труда и отдыха и т. д.

Для того чтобы не были нарушены права работников и при этом не пострадали интересы работодателя, процедура изменения условий трудового договора должна быть осуществлена в соответствии со всеми требованиями трудового законодательства.

Глава XII ТК РФ посвящена изменению трудового договора.

Изменение трудового договора возникает в следующих случаях:

– при изменении определенных сторонами условий трудового договора;

– смене собственника имущества, изменении подведомственности, типа учреждения, реорганизации;

– отстранении работника от работы.

Наиболее часто встречаются изменения определенных сторонами условий трудового договора. Например, изменение места работы, трудовой функции, оплаты труда и др. (см. Содержание трудового договора. Обязательные и дополнительные условия, включаемые в трудовой договор).

Под изменениями определенных сторонами условий трудового договора понимаются:

– перевод работника, предполагающий изменение трудовой функции, структурного подразделения или местности, в которой работает организация (ст. 72.1 ТК РФ);

– изменение иных условий трудового договора, осуществляемых по инициативе работника, инициативе работодателя или в связи с обстоятельствами, не зависящими от воли сторон.

Перевод может осуществляться как по инициативе работника, так и по инициативе работодателя. Для осуществления перевода необходимо письменное согласие работника (кроме некоторых, оговоренных в ТК РФ, случаев – ст. 72.2 ТК РФ). При этом все изменяющиеся условия трудового договора должны быть закреплены в письменном соглашении между работником и работодателем (ст. 72 ТК РФ) (см. Дополнительное соглашение к трудовому договору).

Изменение других условий трудового договора может осуществляться как в интересах работника, так и в интересах работодателя. От этого зависит процедура оформления таких изменений. Например, повышение оклада может быть оформлено только дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом работодателя, а изменения условий трудового договора по причинам изменения организационных или технологических условий труда, инициированные работодателем, могут идти вразрез с интересами работника. В этом случае процедура документального оформления включает также письменное извещение работника о предстоящих изменениях за два месяца до их наступления. В отдельных случаях срок направления извещения может быть изменен. Например, работодатель – физическое лицо уведомляет работника об изменениях условий трудового договора за 14 календарных дней (ст. 306 ТК РФ).

В письменном извещении работодатель должен не только назвать все изменяющиеся условия трудового договора, но и объяснить причины этих изменений.

Нужно иметь в виду, что, в случае судебного разбирательства, работодатель будет обязан доказывать, что условия трудового договора были изменены именно вследствие изменений организационных или технологических условий труда (п. 21 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Полного списка, что можно отнести к таким изменениям, в трудовом законодательстве нет. В качестве примера в ТК РФ и названном выше Постановлении приведены следующие случаи:

– изменений в технике и технологии производства;

– совершенствования рабочих мест на основе их аттестации;

– структурной реорганизации производства.

Уведомление вручается работнику под роспись (в экземпляре работодателя).

В случае если работник отказывается работать на новых условиях, работодатель обязан предложить ему в письменном виде иную работу (допускается предлагать иную работу в уведомлении об изменении условий трудового договора). При этом работодатель должен предложить все имеющиеся у него вакансии, включая работу, соответствующую должности и квалификации работника, а также работу на нижестоящей должности. Главное условие – это возможность работника выполнять эту работу в соответствии с состоянием здоровья.

Если работник соглашается на перевод, то он документально оформляется.

Если иной работы у работодателя нет или работник оказывается от всех предложенных ему вакансий, начинается процедура увольнения работника по статье «отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора» (п. 7 ст. 77 ТК РФ).

Перевод к другому работодателю

Хотя перевод к другому работодателю является одной из форм перевода в соответствии со статьей 72.1 ТК РФ, фактически он предполагает не изменение условий трудового договора, а его расторжение с последующим заключением нового трудового договора у другого работодателя.

Для того чтобы такой перевод был законным, требуется письменная просьба или согласие работника на перевод.

ТК РФ не уточняет, с помощью каких документов оформляются письменная просьба и согласие работника. Как правило, в этих целях используется заявление работника с просьбой об увольнении в порядке перевода.

Сама процедура увольнения в порядке перевода не прописана в правовых актах РФ.

На практике документальное оформление процедуры такого перевода начинается с письма-запроса или письма-приглашения из сторонней организации с просьбой о переводе к нему работника.

Запрос оформляется на бланке организации и подписывается ее руководителем.

Получив согласие работника на перевод, работодатель направляет ответное письмо, в котором подтверждает свое решение об увольнении сотрудника переводом.

Далее все действия кадровой службы аналогичны процедуре увольнения работника:

– готовится приказ об увольнении/расторжении трудового договора (основанием является п. 5 статьи 77 ТК РФ – «перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность)»);

– приказ регистрируется;

– работник знакомится с ним под роспись;

– на основании приказа вносятся записи в трудовую книжку работника и его личную карточку;

– трудовая книжка работника выдается ему на руки в последний рабочий день под роспись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Работнику могут быть также выданы копии всех документов о работе у данного работодателя, справка о заработной плате за последние два года (необходима для расчета больничного у нового работодателя), рекомендации и др.

У нового работодателя работник оформляется на работу на общих основаниях.

Исключением является запрет устанавливать работнику испытательный срок (ст. 70 ТК РФ).

Письменное согласие работника на перевод. Перевод без согласия работника

Общее правило переводов работника на другую работу заключается в том, что работник обязательно должен дать согласие на перевод.

В статье 72.2 ТК РФ назван ряд случаев, которые являются исключением из этого правила. Например, в случае чрезвычайных ситуаций, для устранения последствий катастрофы природного или техногенного характера, производственных аварий, пожаров, землетрясений, наводнений и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части. В этих обстоятельствах работник может быть переведен на срок до одного месяца на работу, не обусловленную трудовым договором, без его согласия.

Допускается также временный перевод работника на срок до одного месяца на работу, не обусловленную трудовым договором, без его согласия в случае простоя или необходимости предотвращения порчи или уничтожения имущества (если простой или уничтожение имущества является следствием чрезвычайных ситуаций, перечисленных в части 2 статьи 72.2 ТК РФ). Но если планируется такой перевод на работу более низкой квалификации, то в этом случае согласие работника необходимо.

Перемещение на другое рабочее место, в другое помещение, поручение работы на другом агрегате не является переводом (если не меняются условия трудового договора), следовательно, согласие работника на такие перемещения не требуется.

Письменное согласие должно быть оформлено в письменном виде, однако Трудовой кодекс Российской Федерации не поясняет, с помощью какого документа оформляется это согласие.

На практике существуют два способа получения согласия. Первый – оформление заявления работника за его личной подписью с проставлением даты составления заявления, второй – направление (передача) работнику уведомления (предложения) о переводе, на втором экземпляре которого он собственноручно пишет «с переводом согласен» и ставит свою подпись и дату.

Заявление работника о переводе. Представление на перевод. Уведомление о переводе

Вид документа, с помощью которого оформляется согласие работника на перевод, зависит от того, по чьей инициативе он осуществляется.

Если инициатива исходит от работника, чаще всего составляется заявление работника, в котором он просит перевести его на соответствующую вакантную должность.

С помощью заявления реализуется главное условие, необходимое для перевода работника, – наличие его письменного согласия на перевод.

Заявление визируется руководителем кадровой службы и руководителями структурных подразделений (в котором работает работник и в которое он переводится). Руководитель ставит резолюцию, в которой дает поручение кадровой службе оформить перевод.

Если инициатива перевода исходит от работодателя, она может быть оформлена в виде представления или служебной записки непосредственного руководителя работника на имя руководителя организации с предложением перевести работника на вакантную должность.

В представлении указываются наименование должности, структурного подразделения, куда переводится работник (если меняется), новые условия оплаты труда, дата перевода. Представление визируют руководитель кадровой службы (сверяя данные по штатному расписанию), руководитель структурного подразделения, куда переводится работник (если переводится в другое структурное подразделение), руководитель организации дает согласие на такой перевод, оформляя свою резолюцию на представлении. Если работник заинтересован в таком переводе, он знакомится с этим представлением и собственноручно пишет на нем «с переводом согласен», ставит подпись и дату.

В некоторых случаях вместо заявления или представления может оформляться уведомление о переводе (например, если организация переезжает в другую местность или работодатель желает уведомить работника о наличии вакантных должностей). Этот документ составляется от имени руководителя организации за его подписью. Уведомление информирует работника о предстоящем переезде или наличии вакантной должности. При этом за работником остается право согласиться на перевод или отказаться от перевода.

За какой срок до перевода работника в другую местность вместе с организацией направлять уведомление работнику в трудовом законодательстве, не установлено. Можно воспользоваться аналогичной нормой, применяемой для уведомления об изменении условий трудового договора в связи с изменением организационных и технологических условий труда, то есть уведомить работника за 2 месяца до переезда.

В случае если работник согласен с переводом, он собственноручно пишет на втором экземпляре уведомления «с переводом согласен», проставляет подпись и дату.

На основании заявления работника, представления или уведомления с согласием работника кадровая служба осуществляет оформление документов на перевод работника.

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Изменение условий трудового договора, включая перевод, должно быть зафиксировано в соглашении между работником и работодателем (ст. 72 ТК РФ). То есть сам трудовой договор продолжает действовать, а изменяющиеся условия прописываются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

При переводе меняющимися условиями, как правило, являются: наименование должности, наименование структурного подразделения и условия об оплате труда.

В целом требования к оформлению и подписанию дополнительного соглашения аналогичны требованиям к оформлению и подписанию трудового договора.

Текст дополнительного соглашения содержит преамбулу, которая в основном повторяет преамбулу трудового договора. В ней указывается, между кем заключается данное соглашение, обязательно приводятся реквизиты самого трудового договора, дополнением к которому идет это соглашение, называются причины изменения в трудовом договоре.

Основная часть текста может строиться двумя основными способами:

– указывается, какое слово или какая фраза на какое слово и какую фразу, соответственно, меняется;

– используется формулировка «такой-то пункт трудового договора изложить в такой-то редакции».

Очень важно, чтобы все вносимые изменения приводились со ссылкой на пункт или подпункт трудового договора, в котором содержатся изменяемые условия.

Дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора, поэтому его дата и номер обязательно включаются в текст дополнительного соглашения.

Дополнительное соглашение подписывается работником и работодателем в двух экземплярах. Подписанный документ регистрируется в журнале регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним. Один экземпляр остается у работодателя, второй передается работнику под роспись.

Для этого в дополнительном соглашении оформляется отдельная строка, в которой работник ставит подпись под фразой «экземпляр трудового договора на руки получен».