Текст книги "Документационное обеспечение деятельности кадровой службы"

Журнальная и автоматизированная системы регистрации кадровых документов

В основном в работе кадровых служб используются две формы регистрации документов: журнальная и автоматизированная.

При автоматизированной системе регистрации в электронную карточку документа вносятся все сведения о нем. Часть полей в этой карточке заполняется вручную, часть полей заполняется автоматически, часть полей может быть заполнена с помощью выбора необходимого показателя из раскрывающегося списка. Любая введенная в карточку информация может быть поисковым признаком при проведении информационно-справочной работы.

Наряду с автоматизированной системой в деятельности кадровых служб активно практикуется регистрация кадровых документов с помощью журналов. В журналах записи вносятся последовательно по датам и номерам, что позволяет избежать внесения записей «задним числом». Однако поиск информации при журнальной форме регистрации затруднен.

Автоматизированная система позволяет это делать во много раз эффективнее, тем более что при автоматизированном поиске есть возможность искать информацию или документ по комбинации признаков (работник, структурное подразделение, вид документа, дата документа и т. д.)

Однако отказаться от бумажных журналов на данный момент невозможно, так как в ряде случаев в журналах предполагается личная подпись работника, например в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Еще одним важным аспектом, определяющим наличие журнальных регистрационных форм в деятельности кадровых служб, является регламентация их применения в правовых актах РФ. Например, в пункте 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, определяется, что «с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них».

Соответственно, наличие этих документов обязательно в кадровом делопроизводстве, и они обязательно должны быть в бумажном виде (см. Обязательные регистрационные формы).

Обязательные регистрационные формы

К обязательным регистрационным формам кадровой службы относятся:

– приходно-расходная книга бланков трудовой книжки и вкладышей в нее;

– книга учета движения трудовых книжек и вкладыша в них.

Обязательность применения этих документов определена в пункте 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, в которой определяются формы этих документов и порядок их заполнения.

Кроме регистрационных форм, о которых есть прямое упоминание в правовых актах РФ, в кадровой службе многие документы также подлежат обязательной регистрации (см. Регистрируемые документы кадровой службы).

Регистрируемые документы кадровой службы

К регистрируемым документам кадровой службы относятся:

– приказы по личному составу и иные кадровые приказы;

– трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;

– уведомления работников (об изменении условий трудового договора, об истечении срока трудового договора, об увольнении в связи с ликвидацией организации и т. д.);

– акты (фиксации факта дисциплинарного проступка, об отказе давать письменные объяснения, знакомиться с приказами и т. д.);

– протоколы (заседаний коллегиальных органов, собраний трудового коллектива, конкурсных и аттестационных комиссий);

– справки, выдаваемые кадровой службой (о работе в данной организации в определенной должности, о стаже работы, о периоде работы, об оплате труда и др.);

– трудовые книжки работников;

– личные дела работников и др.

В отношении объяснительных записок, докладных записок, заявлений и представления существует практика не регистрировать их. Однако, исходя из того, что эти документы требуют исполнения и учета (так как они являются основанием издания приказов, совершения управленческих действий с работниками, которые могут иметь правовые последствия), рекомендуется их также регистрировать.

Кроме названных наиболее обширных групп документов, регистрации подлежат все кадровые документы, требующие учета, контроля или исполнения.

Документы, присланные для сведения, имеющие рекламный или информационный характер, не регистрируются.

Для того чтобы не возникало путаницы, какие документы следует регистрировать, а какие можно оставить без регистрации, кадровой службе необходимо подготовить и утвердить перечень нерегистрируемых документов.

В перечень можно включить копии распорядительных документов вышестоящих органов, поздравительные письма, приглашения, повестки дня, рекламные письма и др.

Перечень может быть также приложением к Инструкции по кадровому делопроизводству.

Журналы регистрации кадровых документов

В том случае, если в организации не практикуется ведение автоматизированной регистрации документов (если используется автоматизированная система, то порядок регистрации и форма электронной регистрационной карточки зависят от настроек системы), в кадровой службе заводится ряд журналов регистрации кадровых документов.

При небольших объемах документации для каждого вида кадрового документа заводится отдельный журнал. При этом следует иметь в виду, что даже в случае небольшого количества кадровых приказов следует отдельно регистрировать приказы со сроком хранения 75 лет и приказы со сроком хранения 5 лет. Для этого необходимо завести два журнала: журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников (срок хранения – 75 лет) и журнал регистрации приказов о взысканиях, отпусках, командировках работников (срок хранения – 5 лет). Сроки хранения кадровых документов (см. Сроки хранения кадровой документации) отражены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

При больших объемах кадровой документации, когда в течение года приходится оформлять несколько томов дела одного вида документа, следует выделить более мелкие массивы документации в рамках названного вида документа и вести регистрацию каждой разновидности отдельно. Например, если приказов о приеме, переводе, увольнении работников очень много, нужно завести отдельный журнал регистрации на каждую разновидность приказа и формировать их соответственно в отдельные дела.

Форма журналов регистрации различных видов документов не регламентирована. Как правило, организации сами разрабатывают удобные для них формы и включают в них ту информацию, которая им необходима для работы.

Формы журналов могут быть включены в табель и альбом форм документов по типовым кадровым ситуациям и являться приложением к Инструкции по кадровому делопроизводству.

Журналы регистрации кадровых приказов

В деятельности кадровой службы образуется большое количество разновидностей кадровых приказов. Часть приказов имеет длительные сроки хранения – 75 лет, часть приказов хранится 5 лет (см. Приказы со сроком хранения 75 лет. Приказы со сроками хранения 5 лет).

При небольшом количестве кадровых приказов приказы со сроком хранения 75 лет подшиваются в одно дело и, соответственно, регистрируются в одном журнале, а приказы со сроком хранения 5 лет подшиваются в другое дело и регистрируются в другом журнале.

В первом случае регистрационная форма будет называться «журнал регистрации приказов по личному составу», во втором – «журнал регистрации приказов по кадрам».

Если в деятельности кадровых служб образуется значительное количество приказов, то можно для каждой разновидности приказа завести отдельную регистрационную форму. В этом случае они будут называться в соответствии с разновидностью приказа: журнал регистрации приказов о приеме работников на работу, журнал регистрации приказов об отпусках работников и т. д.

Форма журналов регистрации кадровых приказов законодательно не определена. Она может содержать следующие графы: номер по порядку, дату, индекс, разновидность приказа (если в одном журнале регистрируются несколько разновидностей приказов), краткое содержание, Ф. И. О. работника, номер трудового договора, табельный номер, отметку об исполнении (содержит указание на номер дела, куда помещается документ после исполнения). В журнал также могут быть добавлены графы: основание издания приказа, визы, наименование должности работника, структурное подразделение, в котором трудится работник и ряд других граф.

Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам

Ведение журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам не является обязательным, так как ни в одном из правовых актов РФ нет прямого указания на это. Вместе с тем регистрация трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним позволяет более эффективно вести учет этих документов, справочную работу по ним, отслеживать сроки окончания трудовых договоров (для срочных трудовых договоров), обеспечивать их сохранность.

Регистрация трудовых договоров и дополнительных соглашений может вестись в автоматизированном режиме, если организация использует какой-либо программный продукт, содержащий решения по автоматизации кадрового делопроизводства. В этом случае состав информации, включаемой в регистрационную карточку, определяется настройками программы.

Если регистрация ведется по традиционной технологии, то в кадровой службе ведется бумажный журнал.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может содержать следующие графы: номер по порядку, дату регистрации, регистрационный номер, вид документа (трудовой договор или дополнительное соглашение), отсылку «к договору» (для доп. соглашений), структурное подразделение, должность, Ф. И. О., срок договора (для срочных договоров), примечания. Журнал может дополняться графами: дата и номер приказа о приеме на работу, вид деятельности (основания или по совместительству), вид договора (срочный или на неопределенный срок), основание и дата расторжения трудового договора и др. В последней графе может быть предусмотрена подпись работника о получении второго экземпляра трудового договора, однако эта графа не является обязательной, так как в статье 67 ТК РФ есть прямое указание на то, что эта подпись проставляется на экземпляре трудового договора, хранящегося у работодателя.

12. Ведение информационно-справочной работы и организация хранения документов по личному составу

Информационно-справочная работа с кадровой документацией

Особенностью кадрового делопроизводства является частая необходимость повторного обращения к документам, которые уже были исполнены и помещены на хранение в дела, а также к зафиксированной в них информации. Например, работники могут в письменном виде попросить копии документов, связанных с их трудовой деятельностью, и работодатель обязан будет выдать им заверенные копии этих документов в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62, 84.1 ТК РФ). Также работники имеют право запрашивать копии любых записей, содержащих их персональные данные (ст. 89 ТК РФ).

Кроме того, работники часто обращаются с просьбой к работодателю о выдаче каких-либо справок, подтверждающих факты, связанные с их работой, для представления в сторонние организации и государственные органы.

Помимо нужд работника, кадровая служба также обращается к хранящимся в ней документам[3]3
  В кадровой службе хранятся документы, вышедшие из оперативной работы, но не переданные в архив. При этом нужно иметь в виду, что законченные делопроизводством дела со сроком хранения свыше 10 лет передаются в архив не раньше чем через год и не позже чем через 3 года после их завершения. Дела со сроками хранения до 10 лет в архив организации не передаются и хранятся в структурном подразделении. В кадровой службе эти документы могут храниться на стеллажах, в сейфах или несгораемых шкафах как в помещении самой службы, так и в специально отведенном дл я этого помещении. – Примеч. авт.


[Закрыть] с целью сбора статистических данных, анализа различных показателей (например, связанных с текучестью кадров, дисциплиной труда, травматизмом на производстве и прочим). На основе этих данных готовятся обзоры, аналитические справки для руководства организации, разрабатываются кадровая политика организации и стратегия развития кадровой службы (см. Службы управления персоналом).

В ряде случаев к исполненным документам обращаются, чтобы собрать доказательную базу для досудебных и судебных разбирательств по спорным вопросам трудовых отношений. Зачастую необходимость возникает не только в документах, хранящихся в делопроизводстве, но и в ретроспективных документах, которые хранятся длительный период в архиве организации. В связи с этим информационно-справочная работа в деятельности кадровой службы должна быть хорошо организована, а поиск необходимой информации и документов должен осуществляться максимально быстро.

Этим целям служит целый комплекс средств, составляющих информационно-поисковую систему кадровой службы.

К этим средствам относятся:

– основные учетные документы кадровой службы (трудовые книжки и личные карточки работников);

– регистрационные формы кадровых документов, включая автоматизированную регистрацию;

– личные дела работников (если они ведутся в организации);

– номенклатура дел кадровой службы;

– правильно сформированные и хранящиеся дела, содержащие кадровую документацию.

Автоматизированная регистрация кадровых документов позволяет более оперативно вести информационно-справочную работу по кадровой документации, так как поисковые запросы обрабатываются значительно быстрее, кроме того, поиск может осуществляться сразу по группе показателей, что дает возможность делать более предметные выборки документов.

Если с электронной регистрационной карточкой связан электронный образ документа, то есть возможность не только получить информацию о месте нахождения документа, но и ознакомиться с его содержанием.

Организация хранения личных карточек работников

Личные карточки работников являются одним из элементов информационно-справочной системы кадровой службы. Состав информации личной карточки позволяет наиболее быстро получить все основные сведения о работнике, включая личные данные работника и данные, связанные с его работой в организации (см. Заполнение разделов личной карточки).

Так как в личных карточках содержатся персональные данные работников, хранить их следует в защищенном от свободного доступа месте. Это может быть сейф или запирающийся на ключ несгораемый шкаф. Доступ к личным карточкам должны иметь только сотрудники кадровой службы, отвечающие за их ведение.

В зависимости от количества работников личные карточки хранятся в специальных картотеках, картотечных шкафах с подвесными папками или в обычных папках с разделителями.

Личные карточки уволенных работников изымаются и хранятся отдельно. Систематизируются они по годам увольнения работников, а внутри – по алфавиту. Срок хранения личных карточек работников – 75 лет (ст. 658 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Систематизация личных карточек

При небольшом количестве карточек они систематизируются только по алфавиту. В крупных организациях карточки могут быть систематизированы по структурным подразделениям, а внутри них – также по фамилиям работников в алфавитном порядке.

Не следует помещать личные карточки в личные дела работников, так как в этом случае два элемента информационно-поисковой системы кадровой службы превращаются в один.

Личные карточки удобно использовать в качестве средства оперативного поиска информации о работнике, в то время как обращаться к личным делам имеет смысл только тогда, когда необходимы непосредственно документы о его трудовой деятельности. Кроме того, личные карточки используются для учета отпусков работников. Изымать их из личных дел для внесения записей об отпусках по несколько раз в год нерационально.

Номенклатура дел кадровой службы

Количество кадровых документов в крупных организациях бывает достаточно велико. Для того чтобы можно было быстро найти любые документы после окончания работы с ними, они должны быть систематизированы и помещены на хранение в соответствии с определенной схемой. Систематизацию документов обеспечивает номенклатура дел кадровой службы.

Номенклатура дел кадровой службы – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков их хранения. Она разрабатывается самой службой и является одновременно и самостоятельным документом, и составной частью (разделом) номенклатуры дел организации.

Номенклатура дел решает следующие задачи:

– служит основой распределения кадровых документов в дела;

– закрепляет индексацию дел кадровой службы;

– намечает предварительные сроки хранения кадровых документов;

– обеспечивает учет документального фонда кадровой службы;

– используется при составлении описей на дела постоянного хранения и дела со сроком хранения свыше 10 лет;

– является одним из элементов информационно-поисковой системы кадровой службы (см. Информационно-справочная работа с кадровой документацией).

Номенклатура дел должна охватывать все документы, создаваемые в процессе деятельности кадровой службы. Разрабатывается она в последнем квартале текущего года и вводится в действие с января следующего года. В нее включаются все дела, которые будут заведены в следующем году в службе кадров, а также переходящие личные дела работников.

Форма номенклатуры дел структурного подразделения

Номенклатура дел кадровой службы имеет форму номенклатуры дел структурного подразделения. Данная форма закреплена в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526.

Номенклатура дел составляется на бланке организации и содержит оформляющие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, вид документа (НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ), период, на который разрабатывается номенклатура (на какой год).

Текст номенклатуры дел представлен в табличной форме, которая состоит из 5 столбцов, в них вносится следующая информация: номер по порядку, заголовок дела, количество томов (частей), срок хранения и номер статьи по перечню, примечания.

Подготовленная номенклатура дел подписывается руководителем кадровой службы и согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (при ее наличии ставится гриф согласования с ней).

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел кадровой службы составляется в последнем квартале текущего года на следующий год. При ее разработке за основу может быть взята типовая или примерная номенклатура дел.

Типовая номенклатура устанавливает состав дел, заводимых в однотипных организациях. Она является нормативным, а следовательно, обязательным документом для этих организаций. Примерная номенклатура дел определяет возможный состав дел, заводимых в однотипных организациях, и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются головными организациями для подведомственных организаций и включают весь состав документов организации, включая разделы, посвященные кадровой документации.

Если для конкретной организации не разработано типовой или примерной номенклатуры дел, тогда номенклатура дел разрабатывается организацией самостоятельно.

Работу по разработке номенклатуры дел кадровой службы организует и возглавляет ее руководитель.

Прежде всего, при подготовке номенклатуры следует соблюдать требования, зафиксированные в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526.

Основной задачей при составлении номенклатуры является корректное формулирование заголовков дел с учетом состава документов кадровой службы.

Если для организации разработана типовая или примерная номенклатура дел, то первоначально в номенклатуру дел вносятся заголовки из типовой или примерной номенклатуры дел, затем они конкретизируются с учетом специфики деятельности конкретной организации.

Если типовой и примерной номенклатуры нет, тогда следует проанализировать состав документов кадровой службы и сформулировать заголовки таким образом, чтобы они четко и понятно отражали, какие документы должны подшиваться в каждое дело.

К формулировке заголовков дел кадровых документов предъявляются общие требования. Заголовок должен начинаться с указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или с наименования вида документа (приказы, протоколы, справки, акты, докладные записки и т. д.). Затем содержание заголовков конкретизируется с помощью данных об авторе документов, адресате, вопросе, в них отраженном, периоде, за который откладываются документы, и т. д.

При составлении заголовков дел кадровых документов следует помнить, что кадровые приказы должны помещаться в дела в соответствии со сроками их хранения – приказы со сроком хранения 75 лет формируются в дело отдельно от приказов со сроками хранения 5 лет. В отдельные дела формируются личные дела работников, личные карточки работников, трудовые договоры работников, трудовые книжки.

Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности.

Директивные материалы (организационные и распорядительные документы) вышестоящих органов идут первыми в общем перечне дел, далее идет организационная документация кадровой службы, включая саму номенклатуру дел, после перечисляются дела с распорядительными, плановыми и отчетными документами, далее – переписка и иные информационно-справочные документы.

В графе 4 напротив каждого дела проставляется срок его хранения. Типовые сроки хранения указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Они просто переносятся в номенклатуру дел кадровой службы без изменений. В графе 4 рядом со сроком хранения также указывается номер статьи по перечню.

Номенклатура дел отдела кадров подписывается руководителем кадровой службы, согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть).

К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 25 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526. После этого делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.