Текст книги "Документационное обеспечение деятельности кадровой службы"

Распорядительные кадровые документы

Распорядительные документы – это правовые акты локального уровня, которые содержат конкретные властные предписания органов управления и должностных лиц, издаваемые с целью регулирования деятельности организации, ее структурных частей и должностных лиц.

В соответствии с ОКУД (см. Общероссийские классификаторы) к распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, постановления, решения и указания.

В деятельности кадровых служб чаще всего используются приказы или распоряжения по личному составу, с помощью которых оформляются трудовые отношения с работниками и фиксируются все управленческие решения в сфере кадровой деятельности и деятельности по управлению персоналом.

Кадровые приказы издаются по наиболее важным и общим вопросам кадровой деятельности и деятельности по управлению персоналом. Также приказами оформляются трудовые отношения с работниками.

Распоряжения в практике работы кадровых служб издаются реже. Эти документы регулируют оперативные вопросы управления персоналом, могут содержать поручения конкретным работникам по исполнению кадровых приказов. Как правило, они имеют ограниченные сферу действия, срок действия и распространение.

Назначение кадровых приказов

Кадровые приказы издаются с целью обеспечения кадровой политики в организации, регулирования деятельности самой кадровой службы, осуществления кадровых процедур, касающихся всего трудового коллектива или штата работников, и, наконец, с целью регулирования трудовых отношений с конкретными работниками. Последняя группа приказов наиболее обширна. Как правило, эти документы называются приказами по личному составу.

Приказы являются подтверждением и основанием совершенных с работниками действий: приема на работу, перевода на другую работу, увольнения с работы, командирования, предоставления отпуска, переноса отпуска, отзыва из отпуска, поощрения, вынесения дисциплинарного взыскания, снятия дисциплинарного взыскания и т. д.

Именно реквизиты приказов вносятся в трудовую книжку, в личную карточку работника, подтверждая факты приема на работу, перевода, увольнения и т. д.

Копии приказов могут быть затребованы работником с целью установления трудового стажа, факта работы в конкретной организации, подтверждения каких-либо иных фактов и персональных данных, связанных с деятельностью в этой организации.

В соответствии со статьей 62 ТК РФ копии приказов должны быть предоставлены работнику по его письменному заявлению в течение трех дней со дня подачи этого заявления.

Кроме того, кадровые приказы являются доказательством в ходе трудовых споров, подтверждая правомерность действий работодателя или, наоборот, совершенные нарушения.

Помимо управленческой и правовой функций, кадровые приказы также несут функцию первичных учетных документов по учету труда и его оплаты. Копии кадровых приказов передаются в бухгалтерию, и на их основании проводятся расчеты заработной платы, расходов на командировки, компенсаций за отпуск и другие бухгалтерские операции.

Приказы (распоряжения) руководителя организации по личному составу

Приказы (распоряжения) по личному составу издаются руководителем организации при совершении любых правовых действий с работниками. Это могут быть прием на работу, перевод на другую работу, увольнение с работы, командирование, предоставление отпуска, перенос отпуска, отзыв из отпуска, поощрение, вынесение дисциплинарного взыскания, снятие дисциплинарного взыскания, установление совмещения должностей, замещение на время отсутствующего работника, отстранение от работы, сокращение штата и т. д.

Издание части таких приказов регламентировано трудовым законодательством. Например, приказ о приеме работника на работу называется в статьях 62 и 68 ТК РФ, о командировании работника – в статье 166, о переводе работника – в статье 62, об увольнении, прекращении трудового договора с работником – в статьях 62, 84.1, о применении дисциплинарного взыскания – в статье 193.

Однако, даже если издание кадрового приказа не регламентировано конкретной статьей ТК РФ, следует помнить, что любое действие с работником является фактом хозяйственной жизни, которое чаще всего имеет финансовые последствия, и, следовательно, должно быть зафиксировано с помощью первичного учетного документа.

В роли первичных учетных документов выступают кадровые приказы.

Форма и содержание кадровых приказов (см. Форма первичных учетных документов) регламентируется ТК РФ, Федеральным законом «О бухгалтерском учете» (см. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Первичные учетные документы) и другими правовыми актами.

Форма первичных учетных документов

Все действия, осуществляемые с работниками в рамках трудовых отношений, должны быть обязательно документально закреплены с помощью первичных учетных документов.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» главным условием принятия кадровых документов к учету является их оформление первичным учетным документом.

Список обязательных реквизитов первичных учетных документов приведен в пункте 2 статьи 9 названного Закона (см. Обязательные реквизиты приказов по личному составу).

Однако форма первичных учетных документов на данный момент четко не определена. Поэтому организации могут разрабатывать свои собственные формы первичных учетных документов, утвердив их приказом руководителя, или использовать унифицированные формы из Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденного Постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1.

Формы в данном альбоме имеют рекомендательный характер. Организации вправе использовать их полностью или частично, внося необходимые для них изменения.

Унифицированные формы разработаны только для части кадровых приказов:

– приказа о приеме работника или работников на работу (Т-1 и Т-1а – здесь и далее литерой «а» обозначается коллективная форма приказа),

– приказа о переводе работника или работников на другую работу (Т-5 и Т-5а);

– приказа о предоставлении отпуска работнику или работникам (Т-6 и Т-6а);

– приказа о прекращении (расторжении) трудового договора с работником или работниками (увольнении) (Т-8 и Т-8а);

– приказа о командировании работника или работников (Т-9 и Т-9а);

– приказа о поощрении работника или работников (Т-11 и Т-11а).

Приказы, оформляющие отзыв из отпуска, отстранение от работы, установление неполного рабочего времени, внесение изменений в персональные данные работника, вынесение дисциплинарного взыскания, привлечение к материальной ответственности, и многие другие не имеют унифицированной формы и оформляются в соответствии с общими правилами оформления приказов (см. Оформление кадровых приказов).

Несмотря на то, что унифицированные формы утратили свою обязательность в 2013 году (в связи с изданием ФЗ «О бухгалтерском учете»), многие кадровые службы по-прежнему используют их в своей работе. Связано это с тем, что они удобны, в них заранее определена вся важная информация о кадровом действии и четко установлено место расположения этой информации. Кроме того, многие автоматизированные системы кадрового делопроизводства построены на основе данных унифицированных форм.

Если организация все же использует самостоятельно разработанные формы кадровых документов (первичных учетных документов), ей следует учесть положения пункта 4 статьи 9 ФЗ «О бухгалтерском учете», в котором говорится, что «формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета». Поэтому для обеспечения правомерности использования этих форм руководителю достаточно издать приказ, которым утверждается применение унифицированных форм в организации.

Обязательные реквизиты приказов по личному составу

Приказы по личному составу являются первичными учетными документами, которые фиксируют все управленческие действия с работниками.

В пункте 2 статьи 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» определены обязательные реквизиты первичных учетных документов. К ним относятся:

«1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц».

Оформление кадровых приказов

Кадровые приказы могут оформляться с помощью форм первичных учетных документов, разработанных и утвержденных в организации, или использовать унифицированные формы из Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

И в том и в другом случае в состав реквизитов таких приказов входят:

– наименование организации (автора документа);

– наименование вида документа;

– дата документа;

– регистрационный номер документа;

– место составления или издания документа;

– заголовок к тексту;

– текст документа;

– отметка о наличии приложения;

– подпись;

– визы согласования документа;

– виза ознакомления работника.

Оформление этих реквизитов осуществляется с учетом требований ГОСТ Р 6.30–2003 (планируется замена на ГОСТ Р 7.0.97–2016).

Обязательным элементом большинства кадровых приказов по личному составу является виза ознакомления работника (см. Ознакомление с кадровыми приказами).

Порядок составления текстов кадровых приказов зависит от того, используется ли для этого унифицированная форма или нет. В первом случае текст приказа формализован и содержит заранее определенную информацию. Во втором случае текст кадрового приказа строится по общим правилам составления этого документа.

Текст кадровых приказов

Текст кадровых приказов (для оформления которых не используется унифицированная форма) строится по традиционной схеме, состоящей из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части указываются причины и основания издания приказа, затем после слова «ПРИКАЗЫВАЮ», оформленного от левого поля прописными буквами, по подпунктам формулируется распорядительная часть.

В этой части перечисляются властные предписания руководителя организации в отношении работника. Например, в приказе о вынесении дисциплинарного взыскания в констатирующей части приказа указываются следующие данные:

– кто совершил проступок (Ф. И. О. работника, должность работника, структурное подразделение, где он работает);

– проступок, который совершил работник (вид проступка, нарушения положений локальных нормативных актов и соглашений);

– обстоятельства совершения проступка, последствия и степень вины;

– дата совершения и дата обнаружения проступка.

В распорядительной части формулируется мера воздействия, применяемая к работнику, например: «Объявить выговор Иванову Сергею Ивановичу с предупреждением об увольнении в случае повторного нарушения трудовой дисциплины».

В тексте кадровых приказов часто указываются документы, которые послужили основанием издания приказа. Они либо перечисляются в констатирующей части, либо оформляются в виде приложений с соответствующей отметкой в тексте приказа.

Ознакомление с кадровыми приказами

Работники в обязательном порядке знакомятся со всеми приказами, которые касаются кадровых действий, совершаемых с ними в процессе работы.

Для этого работник расписывается на подлинном экземпляре приказа, далее оформляется расшифровка подписи и ставится дата ознакомления. Этот реквизит очень важен, так как для некоторых приказов установлен срок ознакомления. Например, приказ «о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы» (ст. 68 ТК РФ).

В случае отказа работника расписываться в приказе, как правило, составляется акт об отказе знакомиться с приказом (например, составление такого акта регламентировано в случае отказа знакомиться с приказом о вынесении дисциплинарного взыскания – ст. 193 ТК РФ). Акт подписывают непосредственный руководитель работника, руководитель структурного подразделения и начальник кадровой службы (или иные должностные лица).

Учетные кадровые документы

К учетным кадровым документам относятся:

– личные карточки работников;

– трудовые книжки работников;

– табели учета рабочего времени;

– книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, приходно-расходные книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Личные карточки работников. Унифицированная форма Т-2

Личная карточка – это обязательный кадровый документ, оформляемый кадровой службой при трудоустройстве и содержащий наиболее полную систематизированную информацию о работнике.

Личная карточка заполняется на всех работников после заключения с ними трудового договора и подписания приказа о приеме на работу.

Личная карточка оформляется с помощью унифицированной формы Т-2 из Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Обязательность применения этой формы определяется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

В пункте 12 Правил говорится: «Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики». Следовательно, утвержденная Госкомстатом в 2004 г. форма личной карточки (Т-2) является обязательной к применению.

Личные карточки работающих оформляются на плотном картоне и хранятся в специальной алфавитной картотеке.

Внесение сведений в личную карточку

Часть сведений вносится в личную карточку при приеме на работу. В основном это анкетно-биографические данные. Другая часть сведений вносится в личную карточку в процессе работы. Это сведения, отражающие факты трудовой деятельности работника, и связанные с работником кадровые процедуры.

Документы, необходимые для заполнения личной карточки

Для оформления личной карточки необходимы приказ о приеме на работу и трудовой договор, из которых берутся информация о характере работы, виде работы, наименование должности и структурного подразделения, номера и даты данных документов.

Анкетно-биографические данные заполняются на основании следующих документов работника: паспорта или документа, удостоверяющего личность гражданина, трудовой книжки, подтверждающей трудовой стаж, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета, документов об образовании.

Все данные, которые вносятся в личную карточку в процессе работы, должны сопровождаться ссылкой на документ, который послужил основанием внесения записи.

В большинстве случаев это приказы по личному составу, отражающие совершаемые с работником управленческие действия и связанные с этим условия.

Применение классификаторов при заполнении личной карточки

При заполнении карточки следует применять общероссийские классификаторы. Унифицированная форма содержит поля, заполняемые с помощью ОКУД, ОКПО, ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР. В данные поля вносятся коды по классификаторам, а в тексте отражаются формулировки, соответствующие этим кодам. Например, в графе «гражданство» нужно указывать – «гражданин Российской Федерации», использовать стандартные формулировки о степени знания языка – «читает и переводит со словарем», «читает и может объясняться», «владеет свободно». В графе «общая характеристика образования» писать – «среднее профессиональное образование», «высшее образование». Факт состояния в браке указывать следующим образом – «состоит в зарегистрированном браке» или «никогда не состоял в браке» и т. д.

Заполнение разделов личной карточки

Раздел «состав семьи» оформляется со слов работника.

Трудовой стаж работника заполняется на основании записей в его трудовой книжке. Для удобства расчета общего трудового стажа можно воспользоваться Инструкцией по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 2п «Об утверждении форм документов, используемых для регистрации граждан в системе обязательного пенсионного страхования, и Инструкции по их заполнению». В соответствии с пунктом 33 Инструкции «подсчет продолжительности общего трудового стажа осуществляется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала указанных периодов. Разница этих сумм составляет продолжительность общего трудового стажа.

Поскольку днем увольнения считается последний день работы, необходимо к продолжительности общего трудового стажа по каждому случаю увольнения добавить один день».

Особенности внесения сведений о воинском учете подробно прописаны в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

В процессе работы работника в личную карточку вносятся сведения о приеме, переводах, аттестации, повышении квалификации, переподготовке, награждении работника.

Все записи, вносимые в личную карточку в процессе работы работника, должны сопровождаться ссылкой на документ, являющийся основанием записи.

В первую очередь к таким документам относятся приказы по личному составу. Ссылаясь на соответствующий приказ, необходимо указывать его дату и номер. Например, в разделе «Прием и переводы на работу» обязательно указываются даты и номера приказов о приеме на работу и переводах.

В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых сотруднику в период работы в организации. Для ежегодных оплачиваемых отпусков указывается период работы, за который работнику предоставляется отпуск (за каждый год работы работнику положено не менее 28 календарных дней отпуска). Для отпусков без сохранения заработной платы в графе «период работы» может быть указан только год, в котором работник брал этот отпуск. Сделать это необходимо для того, чтобы соблюсти требования п. 1 ст. 121 ТК РФ, в соответствии с которым из общего стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, исключается время отпуска без сохранения заработной платы, превышающее 14 календарных дней.

Если все графы раздела VII заполняются, в личную карточку вкладывается или вклеивается лист с дополнительными графами для этого раздела.

Подписание личной карточки

На второй и последней страницах личной карточки формой предусмотрены подписи работника и сотрудника кадровой службы, ответственного за ведение карточек. Подписями заверяются сведения, вносимые в личную карточку при поступлении на работу и при увольнении работника.

Внесение изменений в личную карточку

Порядок внесения изменений в личные карточки не регламентирован. Возможен любой вариант изменения данных. Например, с помощью зачеркивания и надписывания новых сведений. Как правило, обновленные данные заверяются подписью работника кадровой службы.

Трудовые книжки работников

Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работников.

Обязательность оформления трудовой книжки прописана в статье 66 ТК РФ. В соответствии с этой статьей трудовые книжки должны вестись на каждого работника, проработавшего в организации пять дней.

В трудовую книжку вносятся общие сведения о работнике (на титульном листе), сведения о работе (прием, перевод, увольнение работника или расторжение с ним трудового договора), а также сведения о награждениях работника, т. е. поощрениях, не носящих денежного характера.

Ответственность за ведение трудовых книжек должна быть возложена на должностное лицо организации, назначенное приказом руководителя (см. Ответственные за ведение кадрового делопроизводства и за работу с трудовыми книжками). Как правило, это один из сотрудников кадровой службы.

Оформление и порядок работы с трудовыми книжками подробно регламентируются (см. Регламентация работы с трудовыми книжками).

Нарушения при работе с трудовыми книжками могут повлечь административную ответственность для работодателя в виде штрафа от 30 до 70 тысяч рублей.