Текст книги "Документационное обеспечение деятельности кадровой службы"

Хранение трудовых книжек

Работодатель несет прямую ответственность за трудовые книжки работника. Поэтому следует уделить особое внимание обеспечению безопасности их хранения.

Вопросы хранения бланков трудовых книжек, вкладышей в них и самих трудовых книжек урегулированы в разделе VI Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Бланки трудовых книжек и сами трудовые книжки следует хранить в специально приспособленных помещениях в несгораемых шкафах или сейфах.

При увольнении трудовые книжки выдаются (см. Выдача трудовых книжек) работнику в последний день работы под роспись в книге учета движения трудовых книжек.

Не полученные и не востребованные работником трудовые книжки хранятся в кадровой службе в течение двух лет со дня увольнения работника. Затем они передаются в архив организации.

В соответствии со статьей 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет 75 лет. Однако, если трудовая книжка была заведена позднее 2003 года, она может храниться в организации (являющейся источником комплектования государственного или муниципального архива) в течение 50 лет до момента проведения экспертизы ценности (ст. 22.1 ФЗ № 125 от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации»).

По истечении этого срока они подлежат уничтожению или передаче в архив.

Табели учета рабочего времени, порядок ведения табелей

В соответствии со статьей 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работниками времени.

С этой целью в организациях ведутся табели учета рабочего времени, которые отражают количество отработанных часов и количество неявок за месяц по каждому сотруднику.

Табели могут оформляться с помощью унифицированных форм Т-12 и Т-13 из Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Форма Т-12 является более универсальной, в ней также производится расчет оплаты труда. Форма Т-13 чаще всего используется для автоматизированного учета рабочего времени, а также если в организации ведется автоматическая система учета явок-неявок с помощью различных средств регистрации (например, турникетов).

Ведение табеля учета рабочего времени возложено на сотрудника, уполномоченного осуществлять эту деятельность приказом руководителя организации. Если по каждому структурному подразделению табель ведется отдельно, то целесообразно издать приказ, в котором отметить ответственных за ведение табелей в структурных подразделениях с указанием Ф. И. О., должности, а также лиц, замещающих их во время его отсутствия.

Заполнение табеля может осуществляться двумя способами:

– сплошной регистрацией явок и неявок на работу;

– регистрацией только отклонений, то есть неявок, опозданий, командировок и т. п.

Второй способ чаще всего используется в организациях со стабильным режимом работы, постоянной продолжительностью рабочего дня.

Табель ведется в течение месяца, по его окончании подводятся итоги по количеству часов, отработанных работником.

Затраты рабочего времени имеют буквенные обозначения, которые проставляются в графах 4 и 6 табеля на ежедневной основе. На первом листе унифицированной формы приведен список этих обозначений. Ниже буквенного обозначения в строке, относящейся к конкретному работнику, проставляется количество отработанных часов.

Все отметки в табеле, выходящие за пределы нормы, проставляются на основании оправдательных документов.

Информационно-справочные кадровые документы

Все управленческие решения, фиксируемые в распорядительных документах, должны приниматься на основе всесторонней, полной, своевременной, достоверной, точной информации.

Информация содержится в информационно-справочных документах, к которым относятся справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, заявления, представления и т. д.

В кадровой деятельности, как правило, информационно-справочные документы служат основанием издания кадровых приказов (Документы – основания к приказам по личному составу).

Документы – основания к приказам по личному составу

Документами – основаниями к приказам по личному составу являются заявления, докладные и объяснительные записки, справки, уведомления и другие информационно-справочные документы.

Издание некоторых таких документов регламентировано ТК РФ. Например, в нем прямо называются следующие документы:

– объяснительные записки (письменное объяснение) – ст. 193 ТК РФ;

– заявления (письменные просьбы):

• о переводе – ст. 72.1;

• расторжении трудового договора – ст. 80;

• предоставлении отпуска отдельным категориям работников – ст. 122;

– акты:

• об отказе давать объяснение, об отказе знакомиться с приказом о вынесении дисциплинарного взыскания – ст. 193; – уведомления:

• об изменении определенных сторонами условий трудового договора – ст. 74;

• о ликвидации предприятия – ст. 180;

• о наступлении отпуска по графику отпусков – ст. 123 и др.

При отсутствии этих документов издание соответствующего приказа становится неправомерным. В этом случае все действия, совершенные работодателем с работниками, могут быть обжалованы в суде.

Если документ-основание прямо не указывается в правовых актах РФ как обязательный, причиной его издания может являться необходимость инициирования рассмотрения кадрового вопроса и принятия управленческого решения по нему. Например, для издания приказа о поощрении работника необходимо, чтобы его непосредственный руководитель инициировал этот процесс.

Чаще всего это оформляется с помощью служебной записки или представления на имя руководителя организации, в которой обосновывается причина поощрения работника.

Заявления

Заявление – информационно-справочный документ, адресованный руководителю организации и содержащий просьбу работника о переводе, увольнении по собственному желанию, предоставлении отпуска и по другим кадровым вопросам.

Заявления оформляются на чистом листе бумаги. Форма заявления работника не регламентирована.

В статье 7 ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан» определен состав реквизитов обращения гражданина, которое может быть в форме заявления. Можно взять за основу данную форму или разработать формы заявлений для различных управленческих ситуаций и закрепить их в табеле и альбоме форм по типовым кадровым ситуациям, которые обычно являются приложениями к Инструкции по кадровому делопроизводству.

В заявлении указываются:

– фамилия, имя, отчество и должность лица, которому адресуется документ (руководитель организации);

– фамилия, имя, отчество автора заявления (работника или поступающего на работу);

– его почтовый адрес (по данному адресу может быть направлен официальный ответ или уведомление работодателя);

– вид документа (заявление);

– текст заявления, содержащий соответствующую просьбу;

– личная подпись;

– дата.

Оформление этих реквизитов осуществляется с учетом требований ГОСТ Р 6.30–2003 (планируется замена на ГОСТ Р 7.0.97–2016).

«Дата» – очень важный реквизит, так как с момента написания заявления отсчитываются сроки, установленные в ТК РФ или других правовых актах. Например, увольнение работника по собственному желанию, в соответствии с ТК РФ, осуществляется по истечении двух недель со дня оформления заявления с просьбой об увольнении.

Заявление работника является основанием издания кадрового приказа.

В случаях, когда требуется инициатива работника или его согласие, оформленное в письменном виде, отсутствие заявления будет свидетельствовать о нарушении кадровой процедуры (см. Несоблюдение нормы трудового законодательства) и может иметь правовые последствия для работодателя. Например, перевод работника в большинстве случаев должен осуществляться с его письменного согласия. Как правило, кадровые специалисты оформляют это согласие с помощью заявления работника. Отсутствие заявления будет нарушением нормы, зафиксированной в статье 72.1 ТК РФ. Перевод в этом случае будет неправомерен.

Даже если оформление заявления не является обязательным в соответствии с правовыми актами РФ, кадровые специалисты часто практикуют составление этого документа, так как на нем есть возможность проставить предварительные визы согласования и резолюцию руководителя. Например, при приеме на работу заявление может не оформляться, однако на практике оно часто составляется поступающим на работу.

Рассмотрев заявление кандидата на вакантную должность и приложенные к нему документы, руководитель может написать на нем резолюцию, дав поручение кадровой службе начать процедуру оформления на работу.

Докладные и объяснительные записки

Докладная записка – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения (в некоторых случаях – руководителю вышестоящей организации), содержащий развернутое изложение вопроса (события, факта, явления, ситуации) с выводами и предложениями автора записки.

Различают внешние и внутренние докладные записки.

Внешние записки оформляются на бланке организации, внутренние – на чистом листе бумаги. В кадровой деятельности чаще всего практикуется подготовка внутренних докладных записок.

В состав реквизитов докладной записки входят:

– наименование структурного подразделения (где работает составитель записки);

– вид документа;

– дата и номер документа;

– адресат;

– заголовок к тексту;

– текст;

– подпись.

Оформление этих реквизитов осуществляется с учетом требований ГОСТ Р 6.30–2003 (планируется замена на ГОСТ Р 7.0.97–2016).

В тексте докладной записки, как правило, сначала излагаются факты, потом приводится анализ ситуации и делается вывод.

Докладная записка подписывается составителем.

Докладная записка напрямую не называется в трудовом законодательстве, в большинстве случаев она используется как документ, инициирующий кадровую процедуру. Например, в докладной записке руководитель структурного подразделения может изложить факты, которые будут основанием для принятия решения о премировании сотрудника. Или, наоборот, в докладной записке могут быть описаны обстоятельства нарушения трудовой дисциплины работником. После проведения проверки и соблюдения всей процедуры на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание.

Объяснительная записка – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения, в котором работники объясняют факты, события, происшествия. Как правило, в кадровой деятельности составление объяснительных записок связано с фактами нарушения трудовой дисциплины.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги, чаще всего рукописным способом.

Объяснительная записка содержит следующие реквизиты:

– наименование структурного подразделения (где работает составитель записки);

– вид документа (объяснительная записка);

– дату;

– адресат;

– заголовок к тексту;

– текст;

– подпись составителя (автора) документа;

– отметку о наличии приложений.

Оформление этих реквизитов осуществляется с учетом требований ГОСТ Р 6.30–2003 (планируется замена на ГОСТ Р 7.0.97–2016).

В тексте объяснительной записки работник в свободной форме описывает сложившуюся ситуацию, причины совершенного проступка или событий, повлекших нарушение трудовой дисциплины.

К объяснительной записке могут прилагаться документы, подтверждающие изложенную в ней ситуацию или позицию автора.

Необходимость письменных объяснений предусмотрена ТК РФ в статье 193, в случае совершения дисциплинарного проступка, в статьях 246, 247, в случае причинения работником ущерба работодателю.

ТК РФ не называет вид документа, с помощью которого оформляются письменные объяснения работника, однако в практике работы кадровых служб для этих целей используется объяснительная записка.

Справки

Справка – информационно-справочный документ, содержащий описание или подтверждение фактов, событий, действий в основной или кадровой деятельности организации.

В кадровой деятельности применяются справки по личному составу, которые содержат факты служебной деятельности или факты биографического характера.

Как правило, справки по личному составу предоставляются в сторонние организации. Они являются официальными документами и должны быть правильно оформлены и заверены.

Справки оформляются на бланке организации и содержат следующие реквизиты:

– наименование организации – автора документа;

– вид документа (справка);

– дату;

– номер;

– место составления документа;

– адресата (может быть отмечено «По месту требования»);

– заголовок к тексту;

– текст;

– подпись руководителя организации (или иного должностного лица, имеющего соответствующие полномочия, справки финансового характера подписывает также главный бухгалтер);

– печать организации (при ее наличии).

Оформление этих реквизитов осуществляется с учетом требований ГОСТ Р 6.30–2003 (планируется замена на ГОСТ Р 7.0.97–2016).

Если справка является ответом на чей-либо запрос, в тексте справки дается ссылка на инициативный документ.

Далее идет основной текст, содержащий фактическую информацию. В основном тексте справки материал располагается в хронологической последовательности, факты приводятся на основании официальных документов, субъективные суждения и оценка автора недопустимы.

Справки по личному составу должны выдаваться работнику по его письменному заявлению в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ).

Справка о характере и условиях труда по основному месту работы предоставляется при трудоустройстве на работу по совместительству, если данная работа связана с вредными и опасными условиями труда (ст. 283 ТК РФ).

Уведомления

Уведомления – информационно-справочные документы, содержащие официальную информацию, о которой извещают работника или иное лицо.

Уведомление называется в нескольких статьях ТК РФ. Например, в статье 47 – уведомление о начале коллективных переговоров, в статье 74 – уведомление о предстоящих изменениях условий трудового договора, в статье 84.1. – уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, в статье 86 – уведомление работника о получении его персональных данных у третьих лиц и т. д.

Но помимо того, что уведомление прямо называется в ТК РФ, есть статьи, в которых предполагается использование документа, информирующего или предупреждающего о чем-либо работника.

Этим документом может быть уведомление. Например, в статье 60.2. ТК РФ определено право работодателя отменить выполнение дополнительной работы, возложенной на работника, предупредив об этом другую сторону в письменной форме. Или в статье 71 ТК РФ говорится, что работодатель может уволить работника, не прошедшего испытания, предупредив его об этом за три дня.

Иногда в ТК РФ говорится о письменной форме оповещения работника, иногда это прямо не называется. Однако во всех случаях, когда законодательно требуется проинформировать или предупредить о чем-либо работника, будет правильно оформить это с помощью документа, чтобы была возможность подтвердить этот факт в случае судебных разбирательств.

Уведомление оформляется на бланке организации и содержит следующие реквизиты:

– наименование организации – автора документа;

– вид документа (уведомление);

– дату;

– номер;

– место составления документа;

– адресата;

– заголовок к тексту;

– текст;

– подпись руководителя организации (или иного должностного лица, имеющего соответствующие полномочия).

Оформление этих реквизитов осуществляется с учетом требований ГОСТ Р 6.30–2003 (планируется замена на ГОСТ Р 7.0.97–2016).

Текст уведомления содержит полную информацию, о которой должен быть извещен работник. Часто в состав этой информации должны быть включены даты. Например, дата вступления в силу определенных документов или изменений, дата истечения какого-либо срока и т. д. При оформлении установленных законом сроков следует опираться на нормы ТК РФ и других правовых актов, а также учитывать требования статьи 14 ТК РФ «Об исчислении сроков».

К уведомлению могут прикладываться документы и информационные материалы, в этом случае в уведомлении должна быть сделана отметка о наличии приложений.

Уведомления вручаются работнику лично под роспись или направляются заказным письмом с уведомлением.

Подпись работник проставляет на втором экземпляре уведомления, который остается у работодателя и подшивается в личное дело (если в организации ведутся личные дела).

Если работник отказывается ставить подпись в уведомлении, об этом составляется акт.

Акты

Акт – это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Акты составляются несколькими работниками или специально созданными комиссиями (например, при проведении аттестации). Состав комиссии утверждается приказом руководителя.

Акты могут иметь унифицированную форму или оформляться по общим правилам. Например, унифицирована форма акта о несчастном случае на производстве (Постановление Минтруда России от 24.10.2002 № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»).

В остальных случаях акт оформляется на бланке организации и содержит следующие реквизиты:

– наименование организации – автора документа;

– вид документа (акт);

– дату (указывают дату события или факта, который фиксируют в акте);

– регистрационный номер;

– место составления;

– заголовок к тексту (отвечает на вопрос «о чем?» или «чего?»);

– текст;

– подписи составителей документа (акт подписывают все члены комиссии, проводившие проверку, или должностные лица, присутствующие при каком-либо событии или подтверждающие какой-либо факт);

– гриф утверждения (утверждается руководителем организации).

Текст акта, как правило, состоит их трех частей: вводной, констатирующей и заключительной (может не быть).

Во вводной части указывают документы, послужившие основанием для издания акта (если они есть). Это может быть приказ руководителя или директивный документ вышестоящей организации, докладная записка работника и т. д. Далее называют составителей акта с указанием их должности, фамилий и инициалов. Если акт отражает работу комиссии, то указывают председателя и ее членов.

В констатирующей части указывают сроки работы комиссии или дату события, которое фиксируется, приводят факты, описание ситуации, результаты проверок, отмечают все выявленные обстоятельства.

В заключительной части акта фиксируют выводы, предложения, рекомендации.

В конце текста указывают, сколько экземпляров акта было составлено и куда направлен или передан каждый экземпляр.

В Трудовом кодексе Российской Федерации называются несколько разновидностей актов, составляемых кадровой службой. Это акты об отказе давать письменное объяснение причин совершения дисциплинарного проступка, а также об отказе знакомиться с приказом о вынесении дисциплинарного взыскания (ст. 193), акт, составляемый при установлении причин нанесения ущерба работодателю (ст. 247 ТК РФ).

Однако акты применяются и во всех других случаях, когда требуется зафиксировать и подтвердить любой факт или событие в рамках трудовой деятельности работников. Например, в том случае, если работник должен, в соответствии с законодательством, совершить какое-либо правовое действие (ознакомиться с документом, расписаться в получении уведомления и т. д.), но отказывается это сделать, составляется акт, в котором фиксируется факт отказа работника.

Составление акта в этом случае позволит работодателю подтвердить законность своих действий и может служить доказательством в суде.

Протоколы

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения коллегиальными органами. Это могут быть постоянно действующие коллегиальные органы или собрания, заседания, совещания, собираемые по каким-либо отдельным поводам.

Оформлением протокола занимается секретарь коллегиального органа или иное лицо, избранное для выполнения этих функций.

Ведение записей хода заседания коллегиального органа осуществляется на самом заседании, окончательное оформление протокола осуществляется в течение 3–5 дней после заседания (в некоторых случаях срок оформления протокола определен в правовых актах РФ, а также может быть установлен в локальных нормативных актах). Протокол оформляется на общем бланке организации (или стандартном листе бумаги с использованием реквизитов бланка).

В состав реквизитов протокола входят:

– наименование организации-автора;

– вид документа (протокол);

– дата (указывается фактическая дата проведения заседания);

– регистрационный номер (порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа);

– место составления документа;

– заголовок к тексту (согласуется с названием вида документа и отражает вид коллегиальной работы, например «заседания счетной комиссии»);

– текст;

– подпись (протокол подписывают председатель и секретарь коллегиального органа);

– гриф утверждения (утверждается руководителем организации).

Оформление этих реквизитов осуществляется с учетом требований ГОСТ Р 6.30–2003 (планируется замена на ГОСТ Р 7.0.97–2016).

Текст протокола состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя и секретаря, перечисляются члены коллегиального органа и приглашенные, приводится повестка дня.

Если количество участников более 15, то указывается их общее количество, а сам список прилагается к протоколу.

Если для принятия решений необходим кворум, то во вводной части делается отметка о его наличии.

Повестка дня оформляется в виде пронумерованного списка с указанием тем докладов, должностей, фамилий и инициалов выступающих.

В основной части фиксируется ход обсуждения вопросов повестки дня. Процедура обсуждения вопроса предполагает заслушивание доклада, обсуждение вопроса и вынесение решения.

Поэтому текст обсуждения каждого вопроса строится по схеме: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ»).

В части «СЛУШАЛИ» указываются фамилии и инициалы докладчиков, которых слушали на заседании, а также краткое или полное содержание докладов (объемные доклады не фиксируются в тексте, а идут приложением к нему).

В части «ВЫСТУПИЛИ» отражаются все прения, вопросы, ответы докладчика по существу вопроса. Для этого указываются фамилия и инициалы выступающих и задающих вопросы и излагается содержание выступления либо от первого, либо от третьего лица.

Текст постановляющей части оформляется после слов «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». В нем по подпунктам перечисляются решения, принятые коллегиальным органом, и действия, необходимые для их реализации.

Если решение принимается путем проведения голосования, то указываются результаты голосования.

Трудовой кодекс Российской Федерации называет несколько случаев, когда необходимо оформление протокола. Например, протокол (протокол разногласий) составляется в ходе коллективных переговоров (ст. 38, 40, 47), в ходе проведения расследований несчастных случаев (ст. 229.2), в ходе коллективных споров (ст. 401–403, 418 и др.). Протоколом оформляются разногласия между работодателем и выборным органом первичной профсоюзной организации, например при утверждении локальных нормативных актов (ст. 372). Однако сфера применения протоколов значительно шире. Они применяются во всех случаях, когда вырабатывается какое-либо коллегиальное решение. Например, при аттестации работников составляется протокол аттестационной комиссии, при проведении квалификационного экзамена – протокол квалификационной комиссии.

В том случае, если необходимо учесть мнение работников (например, при обсуждении коллективного договора), может быть проведено и оформлено соответствующим протоколом общее собрание трудового коллектива.