Текст книги "Документационное обеспечение деятельности кадровой службы"

Должностные инструкции сотрудников кадровой службы

Должностная инструкция – это правовой акт локального уровня, который определяет правовое положение работника, определяет круг его обязанностей и полномочий, устанавливает ответственность и порядок взаимодействия с другими должностными лицами организации.

Должностная инструкция разрабатывается на все должности кадровой службы (см. Должностной и численный составы кадровой службы, Руководители и специалисты кадровой службы).

Должностная инструкция призвана помогать руководителю осуществлять оценку деятельности каждого работника, мотивированно применять к нему меры воздействия. Кроме того, она защищает самого работника в случае противоречащих инструкции действий работодателя.

Так же как и положение, должностная инструкция относится к УСОРД. Типовая структура, приведенная в методических материалах («Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению», утв. Главархивом СССР 18.03.1979), может быть взята за основу при разработке конкретных должностных инструкций работников службы кадров.

Как правило, должностные инструкции кадровых специалистов имеют следующую структуру:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности). В «Общих положениях» устанавливается статус работника:

называется должность в соответствии со штатным расписанием, определяется, к какой категории она относится, приводятся общие сведения о ней – наименование структурного подразделения, подчиненность работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования, предъявляемые к должности. Это могут быть требования к профессиональной подготовке, образованию, стажу работы, а также требования к знаниям, навыкам, личным и деловым качествам работника кадровой службы.

Последним пунктом в разделе «Общие положения» является перечисление правовых актов, которыми в своей деятельности руководствуется кадровый специалист, включая общегосударственные правовые акты, локальные нормативные акты и саму Инструкцию.

В разделе «Функции» перечисляются все виды деятельности, выполняемые работником. Очень важно при подготовке этого раздела отразить все составляющие его работы. Излагать функции работника лучше, сгруппировав их в соответствии с трудовыми функциями, отраженными в Профессиональном стандарте специалиста по управлению персоналом, утвержденном Приказом министерства труда и социальной защиты РФ от 06.10.2015 № 691 н (см. Обобщенные трудовые функции. Трудовые функции. Трудовые действия, Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом). При этом отдельные трудовые действия перечисляются в логической последовательности их выполнения.

В разделе «Обязанности» отражается то, что работник обязан соблюдать или выполнять в связи с реализацией своих функций. Например, кадровый специалист обязан соблюдать правила и сроки оформления документов, правила работы с персональными данными, своевременно выполнять поручения руководителя и отвечать на запросы работников организации.

Права работника напрямую связаны с выполняемой им работой, поэтому формулировать раздел «Права» следует, исходя из раздела «Функции». Например, работнику кадровой службы, ведущему личные дела сотрудников, следует предоставить право на получение, обработку и хранение персональных данных, а работнику, осуществляющему контроль трудовой дисциплины, – право документировать нарушения, требовать объяснений в письменной форме.

Особое внимание следует уделить тем пунктам, где работнику предоставляется право контролировать действия других сотрудников и самостоятельно принимать решения.

Раздел «Ответственность», как правило, формулируется обобщенно: «работник несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него функций и обязанностей». Допускается также более подробное определение ответственности за те или иные нарушения, совершаемые работником в процессе своей трудовой деятельности.

Раздел «Взаимоотношения» отражает все взаимосвязи работника кадровой службы. При подготовке раздела допускаются два варианта его оформления. Первый предполагает простое перечисление должностей, с которыми взаимодействует работник, второй – детальное описание процедуры, включая определение того, с кем взаимодействует работник, по каким вопросам и каков порядок взаимодействия. Чаще всего в процессе своей деятельности кадровые специалисты взаимодействуют с руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений, бухгалтерией, юридической службой, службой безопасности.

Ответственность за разработку должностных инструкций работников кадровой службы несет ее начальник. Он подписывает документ и передает его на утверждение руководителю организации.

Вводится в действие должностная инструкция либо с момента подписания, либо с даты, оговоренной в тексте Инструкции.

В соответствии со статьей 68 ТК РФ работодатель обязан определить трудовую функцию работника и при приеме на работу ознакомить его со всеми локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции. Поэтому все работники кадровой службы должны быть в обязательном порядке ознакомлены под роспись со своими должностными инструкциями.

Пересмотр должностной инструкции производится в следующих случаях:

– изменения наименования структурного подразделения или должности;

– перераспределения обязанностей сотрудников кадровой службы;

– изменения технологии труда работника;

– изменения функционального наполнения труда работника;

– изменения в Положении о структурном подразделении или в иных локальных нормативных актах, влияющих на работу кадрового специалиста;

– истечения указанного в положении срока действия (если он изначально устанавливается в самом документе) и т. д.

Инструкция по кадровому делопроизводству

Инструкция по кадровому делопроизводству – локальный нормативный акт, устанавливающий состав кадровой документации, порядок ее подготовки и оформления и технологию работы с кадровыми документами.

Инструкция по кадровому делопроизводству не имеет типовой структуры. Поэтому организация может самостоятельно определять содержание этого документа, однако целесообразно включить в нее следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Состав кадровой документации и основные требования к ее оформлению.

3. Правила подготовки отдельных видов кадровых документов.

4. Порядок документирования трудовых отношений.

5. Организация работы с трудовыми книжками.

6. Ведение личных дел работников.

7. Организация хранения кадровых документов.

В разделе «Общие положения» содержится следующая информация: назначение инструкции, порядок ее применения, документация, на которую она распространяется. Кроме того, в этом разделе можно указать ответственного за ведение кадрового делопроизводства, отразить, какие технологии используются при работе с кадровой документацией в организации.

Заканчивается раздел ссылкой на законодательные, нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, на основании которых разрабатывается данная Инструкция.

Во втором разделе называются основные виды кадровых документов, систематизированные, например, по системам документации. Определяются особенности их оформления, включая применение бланков организации, типовых и унифицированных форм. Частично эта информация может быть взята из нормативно-методических документов по общему делопроизводству, например из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, ГОСТ Р 6.30–2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (планируется замена на ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»), Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденного Постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1 (если в организации применяются данные унифицированные формы).

Третий раздел отражает специфику оформления отдельных видов документов. Особое внимание следует уделить документам, для которых не разработано унифицированных форм, и текстам кадровых документов.

Также в этом разделе можно отразить порядок визирования, согласования, подписания, утверждения каждого вида и разновидности кадрового документа.

Для удобства восприятия материала в этом разделе можно дать ссылку на приложения к инструкции по кадровому делопроизводству, содержащие, например, альбом форм документов по типовым кадровым ситуациям и табель форм документов по типовым кадровым ситуациям.

Методика составления табеля форм разработана ВНИИДАД («Рекомендации по ведению делопроизводства в организации»).

Табель представляет собой таблицу, которая может содержать следующие разделы: код формы документа, наименование документа, наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа, структурное подразделение, ответственное за составление этого документа, периодичность составления, резолюция руководителя, согласование, подпись, утверждение, печать, адресат, количество экземпляров, место регистрации и хранения и т. д.

В разделе «Порядок документирования трудовых отношений» описывается порядок документирования приема на работу, оформления перевода, увольнения, отпусков, командировок, поощрений, дисциплинарных взысканий, оформления иных кадровых процедур, связанных с управлением персоналом.

Этот раздел содержит пошаговые инструкции по оформлению той или иной процедуры, в рамках которой должно быть указано, какие документы, в какой последовательности, в течение какого срока должны быть оформлены.

Раздел про трудовые книжки может определять ответственного за их ведение и содержать описание работы с ними. Составляя этот раздел, следует опираться на требования Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей и Инструкции по заполнению трудовых книжек (см. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Инструкция по заполнению трудовых книжек).

Если в организации ведутся личные дела, то специфика их ведения должна быть обязательно отражена в отдельном разделе инструкции. Вопросы ведения личных дел регламентированы только для системы государственной гражданской службы. Поэтому при написании этого раздела можно использовать в качестве методического материала Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (см. Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе», указы Президента в сфере государственной гражданской службы).

Раздел «Организация хранения кадровых документов» должен содержать информацию о формировании дел кадровой службы, ведении номенклатуры дел кадровой службы, экспертизе ценности документов по личному составу и порядке подготовки документов кадровой службы для сдачи в архив.

Инструкция подписывается начальником кадровой службы и утверждается руководителем организации. С Инструкцией должны быть ознакомлены под роспись все сотрудники кадровой службы и все работники организации, задействованные в кадровом делопроизводстве.

Инструкция может также заменяться организационными документами (памятками, инструкциями, правилами и т. д.), регламентирующими отдельные аспекты кадровой деятельности, например, «Порядок оформления вновь принимаемых на работу», «Правила хранения трудовых книжек» и т. д.

3. Состав кадровой документации

Состав кадровой документации

Все управленческие действия, совершаемые кадровой службой в отношении работников, а также все действия, направленные на решение задач управления персоналом, должны быть задокументированы. Учитывая, что спектр этих действий и задач достаточно широк, в состав кадровой документации входит значительное количество видов и разновидностей документов.

Наиболее полный список документации, образующейся в деятельности кадровых служб, приведен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В седьмом разделе Перечня перечисляются все основные кадровые документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда. В восьмом разделе – документы о работе с кадрами, приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, награждении и т. д.

Кадровая документация в основном состоит из управленческих документов, отнесенных к системе организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Система организационно-распорядительной документации включает в себя: организационные документы, распорядительные документы, информационно-справочные документы, протокол (документ, который формально не относится ни к одной из названных подсистем документации).

Наиболее значимыми являются те документы, обязательность применения которых определена в правовых актах РФ.

К обязательным кадровым документам относятся:

– организационные документы:

• правила внутреннего трудового распорядка;

• положение о защите персональных данных;

• штатное расписание;

• график отпусков;

– распорядительные документы:

• приказы (распоряжения) руководителя организации по личному составу, издаваемые в случаях приема на работу, перевода на другую работу, увольнения с работы, командирования, предоставления отпуска, переноса отпуска, отзыва из отпуска, поощрения, вынесения взыскания, снятия дисциплинарного взыскания, совмещения должностей, замещения на время отсутствующего работника, отстранения от работы, сокращения штата и т. д; – учетные документы:

• личные карточки работников, трудовые книжки работников;

• табели учета рабочего времени, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, приходно-расходные книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним; – информационно-справочные документы:

• документы – основания к приказам по личному составу – заявления, докладные и объяснительные записки, справки и т. д; – протоколы:

• протоколы аттестационной комиссии, квалификационной комиссии, собраний трудового коллектива.

Организационные кадровые документы

Эффективность любой управленческой системы зависит от того, насколько четко организована ее деятельность. Правильной организации деятельности способствуют организационные документы, регламентирующие любые управленческие процессы.

Организационные документы содержат правила, нормы, положения, определяющие правовой статус, структуру, особенности и порядок функционирования управленческой системы.

К основным кадровым организационным документам относятся:

– положение о кадровой службе;

– должностные инструкции работников кадровой службы;

– инструкция по кадровому делопроизводству;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– положение о защите персональных данных;

– положение об оплате труда;

– штатное расписание;

– график отпусков и др.

Правила внутреннего трудового распорядка

В статье 189 ТК РФ говорится: «Трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка». В соответствии с этой статьей правила являются обязательным локальным нормативным актом организации, который регламентирует порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности, ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания.

В Трудовом кодексе РФ точно не определяется содержание правил, однако перечисленная в их определении информация должна быть включена в правила в том или ином виде.

Правила внутреннего трудового распорядка могут состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Порядок приема, перевода и увольнения работников.

3. Обязанности работников.

4. Права работников.

5. Обязанности администрации.

6. Права администрации.

7. Рабочее время и его использование.

8. Оплата труда, стимулирующие и компенсационные выплаты.

9. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

В «Общих положениях» следует отразить цель издания правил, порядок применения, на кого распространяются данные правила, срок действия и порядок их замены.

Во втором разделе должен быть описан порядок приема, перевода и увольнения работников, отражены обязанности администрации при осуществлении этих кадровых действий.

В третьем разделе отражаются только общие обязанности работников, которые не связаны с конкретными трудовыми функциями. К ним относятся обязанности:

– работать честно;

– соблюдать дисциплину;

– улучшать качество работы;

– соблюдать требования по охране труда;

– устранять причины, мешающие работе;

– содержать рабочее место в чистоте;

– беречь имущество;

– выполнять указания руководителя и т. д.

В четвертом разделе формулируются общие права работников. При составлении этого раздела за основу может быть взята ст. 21 Трудового кодекса РФ.

В пятом разделе отражаются обязанности администрации перед работниками, к которым относятся обязанности:

– правильно организовывать и планировать труд работников;

– создать условия для роста производительности труда;

– внедрять новые технологии и методы работы;

– обеспечивать работников необходимыми ресурсами и создавать необходимые условия для работы;

– обеспечивать дисциплину труда;

– осуществлять профилактику травматизма;

– контролировать знание работниками инструкции по охране труда;

– вовремя выплачивать заработную плату;

– совершенствовать организацию оплаты труда;

– внимательно относиться к нуждам и запросам работников;

– обеспечивать повышение квалификации и др.

Права администрации могут быть взяты из статьи 22 ТК РФ.

К наиболее важным правам относятся:

– право заключения и расторжения трудовых договоров в установленном порядке;

– право принятия локальных нормативных актов в сфере труда;

– право проведения дисциплинарных расследований;

– право применения мер воздействия и поощрения к работникам.

В седьмом разделе устанавливается:

– время начала и окончания рабочего дня;

– время начала и окончания установленных перерывов, их продолжительность;

– входит ли время перерывов в рабочее время и оплачивается ли.

Также в этом разделе могут быть отражены вопросы учета и нормирования рабочего времени.

В восьмом разделе описывается система оплаты труда, дается характеристика ее составляющим, определяются виды поощрения, категории работников, к которым применяются данные поощрения, сроки поощрительных выплат, критерии оценки труда работников, процедура применения поощрения и ее документальное оформление.

В девятом разделе дается определение понятию трудовой дисциплины, которое может быть взято из статьи 189 ТК РФ. В соответствии с этим понятием определяется, что является нарушением трудовой дисциплины, какие существуют виды воздействия на нарушителей и виды дисциплинарных взысканий. Очень важно при этом прописать процедуру применения дисциплинарных взысканий, назвать документы, которые должны оформляться в ходе этой процедуры. При составлении этого раздела следует учитывать положения статьи 193 ТК РФ.

Отдельные пункты правил могут быть оформлены в виде самостоятельных организационных документов. Например, пункт восемь может быть оформлен в виде Положения об оплате труда. При наличии таких документов эта информация в правила не включается.

Ответственность за разработку правил возлагается на начальника кадровой службы. К разработке также привлекаются компетентные сотрудники организации.

Правила утверждаются руководителем организации с учетом мнения представительного органа работников организации.

Оформить это мнение можно с помощью протокола собрания (заседания) трудового коллектива.

Все работники организации должны быть ознакомлены с правилами внутреннего трудового распорядка под роспись.

Текст правил должен находиться в открытом доступе, чтобы каждый работник мог в любое время уточнить нормы, установленные в правилах.