Текст книги "Документационное обеспечение деятельности кадровой службы"

Выдача трудовой книжки

В соответствии со статьей 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку.

Порядок выдачи трудовой книжки регламентируется в разделе IV Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. В соответствии с этой статьей работодатель обязан выдать работнику заполненную и оформленную надлежащим образом трудовую книжку (см. Записи об увольнении в трудовой книжке и личной карточке работника) в последний рабочий день или в день увольнения работника под роспись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (пп. 35, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).

При нарушении по вине работодателя срока выдачи трудовой книжки, а также в случае ошибочной записи в ней работодатель вынужден будет перенести дату увольнения работника до дня, когда работник получит трудовую книжку на руки с корректной записью, и, соответственно, возместить работнику неполученный на время задержки заработок.

В этих обстоятельствах работодатель должен будет издать приказ и указать в нем новую дату увольнения, при этом ранее внесенная в трудовую книжку запись признается недействительной.

В ситуации, когда работник отсутствует на рабочем месте в день прекращения трудового договора, работодателю следует направить ему письменное уведомление о необходимости получить трудовую книжку или дать разрешение на пересылку ее по почте.

Наличие такого уведомления снимает с работодателя ответственность за невыдачу трудовой книжки.

Увольнение по соглашению сторон

Статья 78 ТК РФ устанавливает, что по соглашению сторон трудовой договор может быть расторгнут в любое время.

Подробности увольнения по этому основанию, а также порядок оформления процедуры Трудовой кодекс РФ не раскрывает.

Из названия основания понятно, что работник и работодатель в этом случае заключают соглашение, в котором оговаривают условия расторжения трудового договора, например сумму компенсации, которая будет выплачена работнику при увольнении. Форма такого соглашения нигде не закреплена, оно может быть высказано даже в устной форме. Однако чаще практикуется издание письменного соглашения о расторжении трудового договора. Наличие этого документа поможет подтвердить (доказать) взаимное согласие работника и работодателя на расторжение трудового договора.

В соглашении указываются стороны данного договора, предмет договора, дата расторжения трудового договора с указанием его даты и номера, основание увольнения работника и условия, о которых договорились работник и работодатель.

Соглашение будет являться основанием издания приказа об увольнении работника. Его реквизиты должны быть указаны в соответствующем приказе.

Далее процедура увольнения работника по этому основанию соответствует общему порядку оформления увольнения работника. В трудовую книжку вносится следующая запись: «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации», также можно использовать формулировку «Уволен …» (см. Записи об увольнении в трудовой книжке и личной карточке работника).

Увольнение в связи с истечением срока трудового договора

Срочный трудовой договор прекращается с истечением срока его действия (ч. 1 ст. 79 ТК РФ).

Процедура увольнения начинается с предупреждения работника об истечении срока трудового договора за 3 дня до его увольнения (кроме случаев, когда работник временно замещает отсутствующего работника, в этом случае трудовой договор расторгается после выхода этого работника на работу).

Предупреждение должно быть оформлено в письменном виде. Обычно для этого используют такой вид документа, как уведомление. В уведомлении следует указать реквизиты трудового договора, дату окончания трудовых отношений и основание прекращения трудового договора («в связи с окончанием срока действия»). Уведомление оформляется в двух экземплярах – один для работника, один для работодателя. Работник расписывается в получении уведомления на экземпляре работодателя и ставит дату его получения.

Далее издается приказ об увольнении работника в связи с истечением срока действия трудового договора.

Оформление остальных документов производится в соответствии с общим порядком увольнения работника (см. Процедура увольнения работника).

В трудовой книжке запись об увольнении формулируется следующим образом: «Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» (см. Записи об увольнении в трудовой книжке и личной карточке работника).

Расторжение трудового договора с работниками в случае ликвидации организации

При ликвидации организации работодатель может расторгнуть трудовой договор со всеми работниками организации, включая беременных женщин, сотрудниц, имеющих детей в возрасте до трех лет и другие льготные категории.

Данное основание увольнения называется в пункте 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ.

Процедура увольнения включает следующие шаги:

1) Информирование территориальной службы занятости о предстоящих увольнениях сотрудников в связи с ликвидацией (п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032–1 «О занятости населения в Российской Федерации»).

Письменное обращение подписывается главой ликвидационной комиссии и направляется в соответствующие органы не менее чем за два месяца до увольнения работников (за две недели – в случае прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем).

В обращении работодатель указывает должности (профессии, специальности), квалификационные требования к ним, условия оплаты труда всех увольняемых работников.

Форма уведомления службы занятости приведена в приложении к Постановлению Правительства РФ от 05.02.1993 № 99 «Об организации работы по содействию занятости в условиях массового высвобождения».

2) Предупреждение каждого работника персонально о предстоящем увольнении не менее чем за два месяца до расторжения трудового договора (часть 2 статьи 180 ТК РФ) (работник, заключивший трудовой договор на срок до двух месяцев, предупреждается о предстоящем увольнении не позднее чем за 3 календарных дня в соответствии со статьей 292 ТК РФ, сезонный работник – не позднее чем за 7 календарных дней в соответствии со статьей 296 ТК РФ).

Предупреждение работника об увольнении осуществляется с момента принятия решения о ликвидации организации и формирования ликвидационной комиссии.

С этой целью работнику вручается уведомление, в получении которого он должен расписаться. Для этого оформляются два экземпляра уведомления, один передается работнику, второй остается у работодателя. На экземпляре работодателя работник пишет «ознакомлен», ставит свою подпись и дату его получения. Со следующего дня начинается течение двухмесячного срока, после которого работник будет уволен.

В тексте уведомления дается ссылка на официальный документ (решение), в связи с которым ликвидируется предприятие, указывается дата увольнения работника.

Если работник отказывается получать уведомление или проставлять подпись о его получении, составляется акт, в котором фиксируется этот факт.

3) Оформление приказов об увольнении работников в соответствии с основанием, установленным в пункте 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ.

4) Осуществление всех причитающихся работнику выплат, включая заработную плату за отработанное фактически время, компенсацию за отпуска, которые не были использованы, и выходное пособие в связи с ликвидацией организации (ст. 178, 318 ТК РФ).

5) Внесение сведений в трудовую книжку и личную карточку работника в соответствии с общим порядком увольнения работника (см. Процедура увольнения работника).

В трудовой книжке запись об увольнении выглядит следующим образом: «Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации» (см. Записи об увольнении в трудовой книжке и личной карточке работника).

Увольнение в связи с сокращением численности или штата работников

Под сокращением штата работников понимается сокращение определенных должностей, а под сокращением численности – количества работников в данной или иных должностях. В некоторых случаях работодатель может одновременно сокращать и штат, и численность работников.

Несмотря на то, что эти понятия отличаются по смыслу, процедура оформления сокращения численности или штата работников одинакова.

Главная цель сокращения – это совершенствование работы организации, повышение ее эффективности. В этих целях работодатель имеет право производить любые структурные изменения, в том числе увольнять работников в соответствии с названным основанием (пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ).

Процедура увольнения в этом случае включает следующие шаги:

1) Принятие решения о сокращении численности или штата работников (например, на заседании совета директоров).

2) Издание приказа о сокращении численности или штата работников. Данный приказ не имеет унифицированной формы, оформляется в соответствии с общими правилами оформления кадровых приказов (см. Обязательные реквизиты приказов по личному составу, Оформление кадровых приказов).

В тексте приказа называется причина сокращения, по каждому структурному подразделению определяются сокращаемые должности и количество ставок по этим должностям, указывается дата их сокращения. Кроме того, в распорядительной части руководитель также дает следующие поручения:

– создать комиссию для определения преимущественного права на оставление на работе;

– уведомить сотрудников о предстоящем увольнении;

– проинформировать о сокращении соответствующие органы;

– подготовить проект штатного расписания, а также перечни должностей, предлагаемых высвобождаемым работникам для перевода и др.

Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу и доводится до сведения работников.

3) Принятие решения о сокращении конкретных работников, принимая во внимание тот факт, что ряд категорий работников не может быть уволен по этому основанию, а ряд категорий имеет преимущественное право на оставление на работе.

В части 4 статьи 261 ТК РФ названы категории, которые не могут быть уволены по ряду оснований, связанных с инициативой работодателя, в том числе по сокращению численности или штата работников. К ним относятся беременные женщины, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, одинокие матери, воспитывающих ребенка в возрасте до четырнадцати лет (ребенка-инвалида до восемнадцати лет), другие лица, воспитывающие таких детей без матери.

В соответствии с частью 1 статьи 179 ТК РФ преимущественным правом оставления на работе обладают работники с более высокой производительностью труда и квалификацией (см. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих).

При равных квалификации и производительности труда преимущественное право в оставлении на работе имеют следующие категории работников (часть 2 статьи 179 ТК РФ):

– работники, имеющие двух или более иждивенцев;

– лица, в семье которых нет других работников с самостоятельным доходом;

– работники, получившие в данной организации трудовое увечье или профессиональное заболевание;

– инвалиды Великой Отечественной войны и инвалиды боевых действий по защите Отечества;

– работники, повышающие свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

В коллективном договоре могут быть названы другие категории работников, обладающие таким правом.

4) Уведомление сотрудников о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работников. Уведомление следует направить не позднее чем за два месяца до предстоящего увольнения (ч. 2 ст. 180, ч. 2 ст. 292, ч. 2 ст. 296 ТК РФ). Каждому сокращаемому работнику направляются персональные уведомления, с которыми они должны ознакомиться под роспись. Подпись работника и дата ознакомления ставятся на экземпляре уведомления, который остается у работодателя. Если работник отказывается знакомиться (ставить подпись) с уведомлением, об этом составляется акт.

С письменного согласия работника трудовой договор может быть расторгнут и до истечения двухмесячного срока. В этом случае работнику выплачивается дополнительная компенсация в размере среднего заработка работника, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).

5) Предложение работникам, подпавшим под сокращение, других вакантных должностей, имеющихся у работодателя (ч. 3 ст. 81, ч. 1 ст. 180 ТК РФ). Это могут быть должности, соответствующие квалификации работника, а также должности более низкой квалификации. То есть работодатель обязан предложить работникам все имеющиеся у него должности, которые подходят работнику по состоянию здоровья.

Обычно информацию о предлагаемых работнику должностях оформляют в уведомлении, направляемом ему за два месяца до увольнения. В случае отсутствия таких должностей работодатель также пишет об этом в уведомлении работника.

Если работник не согласен на такой перевод, он пишет свой отказ на экземпляре уведомления, который остается у работодателя. Отказ формулируется следующим образом: от руки пишется «от предложенных вакансий отказываюсь», ставятся подпись и дата.

6) Уведомление о предстоящем сокращении профсоюза (при его наличии в организации) и информирование об этом служб занятости (ч. 1 ст. 82 ТК РФ, п. 2 ст. 25 Закона от 19 апреля 1991 г. № 1032–1).

Эти действия осуществляются не позднее чем за два месяца до увольнения работников, при массовом сокращении – не позднее чем за три месяца.

Уведомление службы занятости осуществляется по определенной форме, приложенной к Постановлению Правительства РФ от 05.02.1993 № 99 «Об организации работы по содействию занятости в условиях массового высвобождения».

7) Согласование с профсоюзом (при его наличии в организации) решения об увольнении сотрудников, являющихся членами профсоюза (ч. 2 ст. 82 ТК РФ).

Процедура согласования предполагает следующие действия:

– направление в выборный орган первичной профсоюзной организации проекта приказа и копий документов, являющихся основанием для принятия решения о сокращении работников;

– рассмотрение выборным органом первичной профсоюзной организации этого вопроса и направление работодателю своего мотивированного мнения в письменной форме в течение семи рабочих дней со дня получения проекта приказа и копий документов (если срок нарушен, то мнение не учитывается);

– в случае несогласия выборного органа первичной профсоюзной организации с решением работодателя проводятся дополнительные консультации, по результатам которых оформляется протокол;

– при недостижении общего согласия по результатам консультаций работодатель по истечении десяти рабочих дней со дня направления в выборный орган первичной профсоюзной организации проекта приказа и копий документов имеет право принять окончательное решение, которое может быть обжаловано в соответствующей государственной инспекции труда.

8) Оформление перевода тех сотрудников, которые согласились занять другие должности (ст. 72.1 ТК РФ).

9) Выплата выходного пособия и компенсации увольняемым работникам (ст. 178, ч. 3 ст. 180 ТК РФ).

10) Увольнение сотрудников, которые не согласились на перевод, посредством издания приказа об увольнении работника по соответствующему основанию (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

11) Оформление трудовой книжки и личной карточки в соответствии общим порядком увольнения работника (см. Процедура увольнения работника).

В трудовой книжке делается запись: «Уволен по сокращению численности и штата работников, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Увольнение в связи с несоответствием работника занимаемой должности или работы

Увольнение работника в связи с несоответствием занимаемой должности или работы возможно только при наличии результатов аттестации, которые подтверждают недостаточную квалификацию работника (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

ТК РФ определяет ряд категорий работников, которые не могут быть уволены по данной статье. К ним относятся:

– беременные женщины;,

– женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;

– одинокие матери, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет или малолетнего ребенка в возрасте до четырнадцати лет;

– работники, воспитывающие указанных детей без матери;

– работники, являющиеся единственными кормильцами ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет либо единственными кормильцами ребенка в возрасте до трех лет в семье, воспитывающие трех и более малолетних детей, если другой родитель не работает (ст. 261 ТК РФ);

– работники в возрасте до 18 лет (ст. 269 ТК РФ);

– работники, находящиеся в отпуске или на больничном, и ряд других.

Для увольнения работника по данной статье необходимо провести аттестацию.

Аттестация – это процедура, в ходе которой определяются квалификационные характеристики (см. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих), практические навыки, деловые качества работника и устанавливается их соответствие выполняемой работе или определенной должности.

На государственном уровне порядок аттестации работников регламентируется только для государственных служащих Указом президента № 110 от 01.02.2005 «О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации». Несмотря на то, что данный правовой акт имеет узкое распространение, им может воспользоваться любая, в том числе коммерческая, организация, и разработать на основе данного правового акта свой локальный нормативный акт, в котором будут регулироваться вопросы проведения аттестации. Чаще всего это Положение об аттестации.

Наличие такого правового акта обязательно в том случае, если организация практикует проведение аттестаций. При этом работники должны быть с ним ознакомлены.

В случае отсутствия такого документа или отсутствия письменного доказательства ознакомления с ним работника увольнение работника по статье в связи с несоответствием занимаемой должности или работы будет неправомерно.

Процедура проведения аттестации работника должна быть четко прописана в Положении об аттестации.

Аттестацию работников обычно проводит аттестационная комиссия, которая по определенным критериям оценивает квалификацию работника.

По результатам работы комиссии могут быть вынесены следующие решения:

– работник соответствует занимаемой должности;

– работник соответствует занимаемой должности при условии прохождения обучения (повышения квалификации и т. д.) с повторной аттестацией через год;

– работник не соответствует занимаемой должности.

Решение аттестационной комиссии заносится секретарем в аттестационный лист, который подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем и членами аттестационной комиссии, принимавшими участие в аттестации. Результаты аттестации сообщаются аттестуемому работнику под роспись.

После ознакомления работника с аттестационным листом этот лист помещается в личное дело работника и хранится в нем до следующей аттестации.

Сведения о результатах аттестации вносятся в личную карточку работника, а также сообщаются руководству организации.

На основании этих данных принимается решение о сохранении трудового договора с работником, расторжении трудового договора или изменении трудового договора с работником.

Изменение трудового договора связано с обязанностью работодателя предложить работнику перевести его на другую имеющуюся у работодателя работу, включая вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника и нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу, которую он сможет выполнять с учетом его состояния здоровья (часть 3 статьи 81 ТК РФ). То есть речь идет обо всех вакансиях работодателя, отвечающих указанным в данной статье требованиям.

Если у работодателя нет подходящих вакансий в соответствии со штатным расписанием, работник должен быть уведомлен (см. Уведомление) в письменном виде.

Если работник отказывается от предложенных вариантов работы, трудовой договор с ним расторгается.

Уведомление о расторжении с работником трудового договора по этому основанию в соответствии с ТК РФ не предполагается.

Однако следует этот документ предусмотреть и прописать порядок его направления в Положении об аттестации.

В случае расторжения трудового договора с работником работодателю следует запросить согласие вышестоящего выборного профсоюзного органа, если работник является руководителем (его заместителем) выборного коллегиального органа профсоюзной организации (ч. 1 ст. 374 ТК РФ), и мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации, если работник является членом профсоюза или руководителем (его заместителем) выборного коллегиального органа профсоюзной организации (при отсутствии вышестоящего выборного профсоюзного органа) (ч. 2 ст. 82, ч. 1, 2 ст. 373, ч. 13 ст. 374 ТК РФ).

В случае обжалования работником правомерности увольнения по основанию, предусмотренному пунктом 3 части 1 статьи 81 ТК РФ, работодатель обязан будет доказать, что процедура увольнения была соблюдена и работодатель имеет достаточно веские основания для принятия решения о таком увольнении.

По этой причине не допускается увольнение по данной статье работников, заведомо не имеющих возможности показать высокий уровень квалификации. Например, работники, не имеющие опыта работы, недавно принятые на работу и т. д.

Увольнение работника осуществляется в соответствии с общим порядком (см. Процедура увольнения работника), начинается с издания приказа о расторжении трудового договора с работником по указанному основанию.

Основанием издания приказа будет протокол заседания аттестационной комиссии.

В трудовой книжке запись об увольнении будет иметь следующий вид: «Трудовой договор расторгнут в связи с несоответствием работника занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации, пункт 3 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».