Текст книги "Документационное обеспечение деятельности кадровой службы"

Увольнение в связи со сменой собственника имущества

В случае смены собственника имущества новый собственник имеет право расторгнуть трудовой договор с руководителем организации, его заместителем и главным бухгалтером.

Это право сохраняется у нового собственника в течение трех месяцев со дня перехода к нему прав собственности на имущество организации.

Увольняя работников по данному основанию, следует понимать, что в соответствии с законодательством РФ поднимается под сменой собственника.

К смене собственника имущества организации относятся:

– переход (передача) права собственности на имущество организации от одного лица к другому лицу (другим лицам), в частности при приватизации государственного или муниципального имущества (ст. 1 Федерального закона от 21.12.2001 № 178-ФЗ, ст. 217 ГК РФ);

– обращение имущества, находящегося в собственности организации, в государственную собственность (ст. 235 ГК РФ);

– передача государственных предприятий в муниципальную собственность и наоборот;

– передача федерального государственного предприятия в собственность субъекта РФ и наоборот (ст. 32 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Изменение состава участников (акционеров) не является ситуацией смены собственника.

Порядок расторжения трудового договора по основанию, предусмотренному пунктом 4 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ (см. Смена собственника имущества организации), не регламентирован.

Новому собственнику следует уведомить работников (руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера), однако ни сроки, ни порядок направления уведомления не определены.

Расторжение трудового договора оформляется приказом работодателя. Далее процедура увольнения осуществляется в общем порядке (см. Процедура увольнения работника).

В трудовую книжку вносится следующая запись об увольнении: «Уволен в связи со сменой собственника имущества, пункт 4 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Увольнение как мера дисциплинарного взыскания

См. Вынесение дисциплинарного взыскания.

Увольнение в связи с предоставлением работником подложных документов при заключении трудового договора

В соответствии с пунктом 11 части 1 статьи 81 ТК РФ работник может быть уволен в случае представления подложных документов при заключении трудового договора.

В статье 65 ТК РФ названы документы, предоставляемые при поступлении на работу, то есть фактически при заключении трудового договора.

Также в этой статье установлено, что работодателю запрещено требовать от работника документы, не предусмотренные законодательством.

Исходя из этой логики, увольнение может последовать только при подлоге документов, названных в статье 65 ТК РФ и других правовых актах РФ.

К этим документам относятся:

– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность работника;

– трудовая книжка;

– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

– военный билет для военнообязанных;

– документы об образовании (если они необходимы в соответствии с квалификационными требованиями) и другие.

Кроме подложных документов, работником могут быть представлены подложные сведения в этих документах. Например, трудовая книжка с поддельными записями. В этом случае работник также может быть уволен по названной статье.

Для того чтобы корректно уволить работника по этой статье, следует получить доказательство подложности документов.

С этой целью работодатель направляет в соответствующий орган, выдавший документ работнику, письменный запрос, в котором просит подтвердить или опровергнуть факт выдачи данного документа.

Получив доказательство подлога, работодатель должен составить акт, в котором зафиксировать факт подлога и иные обстоятельства, связанные с этим фактом.

Далее работнику предлагается написать объяснение по факту подложности документов.

На основании представленных данных, с учетом наличия или отсутствия вины работника, работодатель принимает решение о возможности мирного решения конфликта или увольнения работника по соответствующему основанию.

Если принимается решение об увольнении работника, составляется приказ об увольнении работника.

Далее процедура увольнения оформляется в соответствии с общим порядком (см. Процедура увольнения работника).

В трудовой книжке запись об увольнении выглядит следующим образом: «Трудовой договор расторгнут в связи с представлением работником подложных документов при заключении трудового договора, пункт 11 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Увольнение в связи с переводом к другому работодателю

См. Перевод к другому работодателю.

Увольнение работника в связи с отказом от продолжения работы

В Трудовом кодексе предусмотрен ряд ситуаций, когда работник может отказаться от продолжения работы у данного работодателя. К этим ситуация относятся:

– смена собственника имущества;

– изменение подведомственности организации;

– реорганизация организации;

– изменение типа государственного или муниципального учреждения;

– изменение определенных сторонами условий трудового договора.

В первых четырех случаях процедура увольнения инициируется самим работником посредством подачи заявления об увольнении работодателю. В этом заявлении работник должен указать причиной увольнения нежелание продолжать работу в сложившихся обстоятельствах (см. Смена собственника, реорганизации и др.)

Получив заявление, работодатель издает приказ о расторжении трудового договора с работникам по основанию, предусмотренному пунктом 6 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

В приказе и трудовой книжке указывается одна из причин, названных в данной статье, а также в статье 75 ТК РФ.

Случаи изменения определенных сторонами условий трудового договора связаны с правом работодателя по своему усмотрению вносить изменения в организационные и технологические условия труда работников.

При этом работодатель должен уведомить работников об этих изменениях за два месяца до вступления их в силу (ст. 74 ТК РФ). В уведомлении указываются все предстоящие изменения и причина этих изменений.

Если работник отказывается работать в новых обстоятельствах, работодатель обязан в письменном виде предложить ему другую имеющуюся у него работу. Данная работа может быть соответствующей работнику квалификации, может быть на нижестоящей и нижеоплачиваемой должности. Главное, чтобы эту работу работник мог выполнять с учетом его состояния здоровья.

Если работник отказывается от предложенной ему работы, он фиксирует свой отказ на экземпляре работодателя того документа, в котором ему предлагается альтернативная работа (например, в уведомлении Об изменениях условий трудового договора могут быть сразу же предложены возможные варианты перевода работника на другую работу).

На основании уведомления и/или документа, содержащего отказ работника от перевода, работник увольняется в соответствии с пунктом 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации «отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора».

Увольнение работника начинается с издания приказа о расторжении трудового договора с работником.

После издания приказа (по обоим основаниям – пункт 6 и пункт 7 части 1 статьи 77 ТК РФ) процедура увольнения соответствует общему порядку оформления увольнения работников.

Увольнение в связи с отказом работника от перевода

Отказ работника от перевода является основанием для увольнения в следующих случаях:

– если работнику необходим в соответствии с медицинским заключением перевод на другую работу, но он от него отказывается;

– если работодатель переезжает в другую местность, но работник отказывается от переезда (в этом случае оформляется перевод работника) вместе с работодателем.

В первом случае после предъявления работником медицинского заключения о необходимости временного (свыше 4 месяцев) или постоянного перевода (см. Перевод по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон) работодатель должен предложить работнику имеющиеся у него вакансии, соответствующие ему по состоянию здоровья.

Предложение осуществляется в письменном виде, на котором (на экземпляре работодателя) работник может написать, согласен ли он с переводом или нет.

Если работник отказывается от перевода, он увольняется по основанию, предусмотренному пунктом 8 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Также основанием увольнения будет отсутствие у работодателя работы, отвечающей требованиям состояния здоровья работника.

Перевод работника в другую местность вместе с работодателем начинается с уведомления работников о переезде в другую местность (выезд за пределы административно-территориальных границ населенного пункта, в котором он находится до переезда). Срок направления такого уведомления в ТК РФ не определен.

В уведомлении должны быть указаны:

– новый адрес;

– срок переезда и дата начала работы по новому адресу;

– гарантии и компенсации работникам, связанные с этим переездом.

Уведомление вручается работнику под роспись (например, в уведомлении, в экземпляре работодателя).

Если работник отказывается от перевода (в письменном виде на самом уведомлении или в отдельном документе, например заявлении), работник увольняется по статье «отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем» (пункт 9 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации).

Увольняется работник приказом работодателя. Далее информация вносится в трудовую книжку и личную карточку работника в соответствии с общим порядком оформления увольнения работников (процедура увольнения работника).

Прекращение трудового договора в связи с обстоятельствами, не зависящими от воли сторон

К обстоятельствам, которые могут привести к расторжению трудового договора и которые не зависят от воли сторон, относятся (пункты 1–11, 13 статьи 83 ТК РФ):

1) призыв работника на военную службу (гражданскую службу);

2) восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу (при наличии решения государственной инспекции труда или суда);

3) неизбрание на должность;

4) осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы;

5) признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности (по медицинским показаниям);

6) смерть работника либо работодателя – физического лица;

7) наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства);

8) дисквалификация или иное административное наказание, исключающее возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору;

9) истечение срока действия, приостановление действия на срок более двух месяцев или лишение работника специального права (например, права на управление транспортным средством, права на ношение оружия), если это влечет за собой невозможность исполнения работником трудовых обязанностей;

10) прекращение допуска к государственной тайне, если выполняемая работа требует такого допуска;

11) отмена решения суда или отмена (признание незаконным) решения государственной инспекции труда о восстановлении;

13) возникновение установленных в правовых актах РФ и исключающих возможность исполнения работником трудовых обязанностей ограничений на занятие определенными видами трудовой деятельности.

Факт возникновения перечисленных обстоятельств должен быть документально подтвержден. Как правило, речь идет о документах, выдаваемых соответствующими органами.

На основании данных документов издается приказ об увольнении работника (расторжении с ним трудового договора).

Основанием издания приказа будут названные документы.

Формулировки основания увольнения, которые будут указаны в приказе и трудовой книжке работника, должны соответствовать формулировкам, приведенным в пунктах 1–13 статьи 83 ТК РФ.

После издания приказа дальнейшие действия кадровой службы соответствуют общему порядку оформления увольнения работников (см. Процедура увольнения работника).

Прекращение трудового договора в связи с нарушением правил его заключения

Прекращение трудового договора по основанию, предусмотренному пунктом 11 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации, может быть в следующих случаях:

– трудовой договор заключен в нарушение приговора суда о лишении конкретного лица права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;

– трудовой договор на выполнение определенной работы заключен с работником, которому противопоказана данная деятельность по состоянию здоровья;

– отсутствует документ об образовании (квалификации), если для выполнения работы необходимы специальные знания;

– трудовой договор заключен в нарушение постановления судьи (органа, должностного лица), уполномоченного рассматривать дела об административных правонарушениях, о дисквалификации или ином административном наказании, исключающем возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору;

– трудовой договор заключен в нарушение установленных федеральными законами ограничений, запретов и требований, касающихся привлечения к работе граждан, уволенных с государственной или муниципальной службы;

– трудовой договор заключен в нарушение установленных правовыми актами РФ ограничений на занятие определенными видами трудовой деятельности.

Увольнение работника по данным основаниям возможно только тогда, когда работника нельзя перевести на другую работу (кроме случаев, когда нарушение правил заключения трудового договора произошло по вине работника).

До увольнения работника работодатель должен предложить ему другую имеющуюся у него работу, включая работу, соответствующую квалификации работника, работу на нижестоящей и/или нижеоплачиваемой должности. Главное условие, чтобы эту работу работник мог выполнять с учетом его состояния здоровья. Для перевода на эту работу необходимо согласие работника, которое он должен выразить в любом письменном виде. Например, на документе, в котором работнику предлагаются вакансии для перевода.

Если работник отказывается от предложенных вакансий или его невозможно перевести на другую работу, трудовой договор с ним расторгается. При увольнении ему выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка (кроме случаев, когда нарушение правил заключения трудового договора произошло по вине работника).

Увольнение работника оформляется приказом о расторжении трудового договора и комплектом документов, оформляемых в рамках общего порядка увольнения работника (см. Процедура увольнения работника).

При увольнении работника по данному основанию в трудовую книжку вносится следующая запись: «Трудовой договор прекращен в связи с нарушением установленных Трудовым кодексом РФ правил заключения трудового договора, пункт 11 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

В ситуациях, когда правила заключении трудового договора нарушены, кроме перевода и увольнения также допускается заключение соглашения между работником и работодателем, в котором оговариваются возможности устранения причин, препятствующих выполнению работником его трудовых функций.

11. Работа с кадровой документацией

Движение кадровых документов

В делопроизводстве движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом (ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст)).

Движение документов имеет разное направление. Документы могут поступать в организацию из внешней среды, от других юридических и физических лиц, могут создаваться и двигаться только в организации, а могут создаваться в организации и направляться другим адресатам.

Эти маршруты движения документов называются документопотоками. В зависимости от направления движения выделяют входящий, внутренний и исходящий документопотоки, которые, соответственно, состоят из входящих, внутренних и исходящих документов.

В общем делопроизводстве маршруты движения документов разнообразны, с преобладанием входящих и исходящих документов.

В кадровом делопроизводстве есть своя специфика. Она заключается в том, что входящих и исходящих документов минимальное количество (например, переписка с государственными органами по вопросам занятости, пенсионного обеспечения, с работниками по вопросам пересылки документов и т. д.), а внутренние документы совершают незначительные передвижения. Они создаются, согласовываются, подписываются руководителем, регистрируются и помещаются в дела для текущего и последующего хранения.

Поэтому понятие «документооборот» относительно кадровых документов обычно не применяется. Вместе с тем нужно иметь в виду, что кадровая документация вместе с другими документами, создающимися в организации и поступающими в нее, составляют показатель, который называется «объем документооборота».

Кроме документирования кадровой деятельности, организации также осуществляют работу с кадровой документацией, которая включает все этапы от момента создания кадровых документов до передачи их в архив, включая регистрацию документов, формирование и ведение дел.

Регистрация документов по личному составу

Регистрация документа – это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму ((ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст)).

Регистрация позволяет зафиксировать факт создания или получения документа в определенный день, что очень важно в кадровом делопроизводстве, так как многие кадровые процедуры предполагают определенные сроки издания документов. Например, уведомление о предстоящих изменениях условий трудового договора направляется работнику за 2 месяца до их наступления, приказ о приеме на работу издается в трехдневный срок с момента фактического допущения работника к работе и т. д.

Регистрация также необходима для того, чтобы придать документу юридическую силу. Кадровые приказы, уведомления работникам, официальные письма в государственные органы подписываются руководителем организации, регистрируются и только после этого приобретают юридическую силу.

Кроме того, при регистрации создается база данных кадровых документов, с помощью которой можно быстро и эффективно вести справочную работу по всем документам кадровой службы.

Зарегистрированные документы подшиваются в дела в том порядке, в каком они были зарегистрированы. Это позволяет обеспечить сохранность кадровых документов, так как всегда можно проверить наличие нужного документа в деле, сверив его данные с регистрационной формой.

Регистрация кадровых документов осуществляется по следующим правилам:

– каждый кадровый документ регистрируется один раз;

– внутренние документы кадровой службы регистрируются в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день подписания;

– регистрируются только те документы, которые требуют учета (документы информационно-справочного характера, присылаемые для сведения, не регистрируются);

– регистрация осуществляется в течение календарного года в пределах видовых групп, учитывая разновидности документов, содержание, сроки хранения, количество документов;

– документы кадровой службы регистрируются в кадровой службе.

При регистрации документам присваивается регистрационный индекс – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации (ГОСТ Р 7.0.8–2013).

Регистрационный индекс является одним из поисковых признаков документа, который обязательно указывается в трудовой книжке, в личной карточке работника, в уведомлениях, справках и иных документах. По этому реквизиту и по дате можно найти соответствующий документ кадровой службы.

В качестве условных обозначений к цифрам могут быть добавлены буквы, которые позволяют по индексу документа определить его принадлежность к кадровой службе. Как правило, кадровым документам присваиваются номера с литерами «лс» – личный состав (для документов с длительными сроками хранения), «к» – кадры (для документов кратковременного хранения) и другие. Также к порядковому номеру документа может добавляться номер дела, в которое помещается документ.

Кадровые документы могут регистрироваться в автоматизированном режиме или вручную в журналах и книгах регистрации (см. Журнальная и автоматизированная системы регистрации кадровых документов).