Текст книги "Документационное обеспечение деятельности кадровой службы"

Правовое регулирование вопросов направления работников в служебные командировки

Вопросы командирования работников регулируются в ряде правовых актов РФ.

В Трудовом кодексе Российской Федерации:

– в главе 24 ТК РФ дается определение понятия «служебная командировка», даются отсылки к правовым актам, содержащим нормы и порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, а также формулируются гарантии работников при направлении в служебные командировки;

– в статьях 259, 268 ТК РФ называются категории работников, которые не могут быть направлены в командировки;

– в статьях 259, 264 ТК РФ устанавливаются категории работников, которых можно направить в командировку только с их письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний.

В Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749, подробно прописаны все основные вопросы направления работников в командировки, включая их документальное оформление.

Вопросы направления в командировку государственных гражданских служащих урегулированы в Указе Президента РФ от 18.07.2005 № 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих».

Категории работников, которые не могут быть направлены в командировки или могут быть направлены только с их письменного согласия

В соответствии с ТК РФ ряд категорий работников запрещено направлять в командировки. К этим категориям относятся:

– беременные женщины;

– работники в возрасте до 18 лет (кроме работников до 18 лет, задействованных в творческих работах, связанных с кино, театром, СМИ, а также спортсменов этого возраста) (ст. 259, 268 ТК РФ);

– работники, заключившие с работодателем ученический договор (кроме случаев, когда командировка связна с учебой) (ст. 203 ТК РФ).

Некоторые категории работников могут быть направлены в командировку только с их письменного согласия (см. Письменное согласие на направление работника в служебную командировку) и при условии отсутствия медицинских противопоказаний.

К ним относятся:

– женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет (или при условии, что это не запрещено им по медицинским показаниям);

– матери и отцы, воспитывающие ребенка без супруга (супруги) в возрасте до пяти лет, или опекуны детей соответствующего возраста, воспитывающие ребенка без матери;

– работники, имеющие детей-инвалидов;

– работники, осуществляющие уход за больными членами их семей (этот факт должен подтверждаться медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Письменное согласие работника на направление в служебную командировку

В соответствии со статьей 259 ТК РФ есть несколько категорий работников, которые можно направить в служебную командировку только при наличии их письменного согласия.

Для того чтобы получить письменное согласие работника, ему направляется письмо-запрос, в котором формулируется предложение о направлении работника в командировку с указанием места, времени командировки и ее цели.

Также в этом письме важно отразить информацию о праве работника отказаться от командировки. В этом случае будет соблюдено требование статьи 259 ТК РФ об ознакомлении работника в письменном виде с его правом не согласиться на предложенную ему служебную командировку.

Согласие работника может быть оформлено работником на письме-запросе или в виде отдельного документа, например заявления работника.

Если согласие оформляется на самом письме, оно составляется в двух экземплярах: один для работника, один для работодателя.

В заявлении или на экземпляре работодателя письма-запроса работник собственноручно пишет: «С направлением в служебную командировку согласен, медицинских противопоказаний не имею. С правом отказаться от направления в служебную командировку по основаниям, предусмотренным ч. 2 ст. 259 Трудового кодекса РФ, ознакомлен. Содержание указанной статьи мне разъяснено».

Оформление служебной командировки. Распоряжение работодателя, приказ о направлении работника в командировку

Направление работника в служебную командировку осуществляется с помощью распоряжения работодателя. Как правило, распоряжение работодателя оформляется в виде приказа руководителя организации.

Приказ может быть оформлен с помощью унифицированной формы Т-9 (Т-9а) или формы, разработанной работодателем самостоятельно.

Приказ оформляется (см. Оформление кадровых приказов) на общем бланке организации и содержит соответствующие реквизиты (ГОСТ Р 6.30–2003, планируется замена на ГОСТ Р 7.0.97–2016).

В тексте приказа указываются Ф. И. О. и должность работника, место, срок и цель командировки.

В унифицированной форме предусмотрена графа «основание». Ранее в ней указывались реквизиты служебного задания, однако с 2015 года этот вид документа был отменен (см. Отмена командировочных удостоверений и служебных заданий).

Вместе с тем в этой графе не запрещено указывать любой другой управленческий документ, с помощью которого в организации может быть инициирована данная командировка. Например, с помощью служебной записки непосредственного начальника работника на имя руководителя организации с обоснованием необходимости командировки.

Приказ подписывается руководителем организации, регистрируется в журнале регистрации приказов на командировку, работник знакомится с ним под роспись.

Оригинал приказа хранится в кадровой службе, копия передается в бухгалтерию.

Отмена командировочных удостоверений и служебных заданий

До 2015 года командировка работника оформлялась тремя основными документами: приказом на командировку, служебным заданием и командировочным удостоверением.

Два последних документа назывались в ряде правовых актов РФ. В частности, в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 (в ред. от 16.10.2014) № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». В соответствии с п. 6 данной редакции Положения до 2015 года «цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем».

В пункте 7 данной редакции Положения говорилось, что «на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке».

Однако Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 были внесены изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, вступившие в силу с 08.01.2015.

В соответствии с этими изменениями п. 6 Положения утратил силу, а п. 7 излагается в следующей редакции: «определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки».

Таким образом, служебное задание и командировочное удостоверение становятся документами, не обязательными для издания кадровыми службами.

8. Поощрение работника

Понятие «поощрение работника»

Поощрение работника – это одна из мер мотивации работников, признания его достижений и одновременно одна из мер обеспечения трудовой дисциплины.

Поощрение работника применяется при проявлении им трудовой активности, имеющей положительный результат. Поощрение работника может быть осуществлено в любой момент его трудовой деятельности, а может быть также приурочено к каким-то определенным событиям в жизни работника или самой организации. Например, юбилей работника, выход на пенсию, праздничная дата или успешное окончание проекта.

Поощрение, как правило, имеет публичный характер и доводится до сведения всего трудового коллектива.

Поощрение или, другими словами, вознаграждение за успешный труд зависит от системы ценностей каждого конкретного человека, поэтому в деятельности организаций практикуются различные формы поощрения, имеющие как материальный, так и нематериальный характер.

Поощрения делятся на общие, применяемые работодателями любых форм собственности и сфер деятельности, и специальные, характерные для каких-либо определенных категорий работников и организаций. Как правило, такие виды поощрения регулируются в отдельных правовых актах.

Виды поощрений определяются ст. 191 ТК РФ, специальным законодательством и локальными нормативными актами.

Виды поощрения работника

Виды поощрения работников определены в статье 191 ТК РФ. В соответствии с этой статьей работник за добросовестный труд может быть поощрен следующим образом: – объявлением благодарности; – выдачей денежной премии; – награждением ценным подарком; – награждением почетной грамотой; – представлением к званию «Лучший по профессии»; – представлением к государственным наградам.

Этот список не является закрытым. В той же статье 191 ТК РФ говорится, что любые другие виды поощрения работника, которые применяются в организации, могут быть закреплены в локальных нормативных актах. Например, в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, положениях, инструкциях, уставах о дисциплине.

Если поощрение имеет материальный характер, зависит от определенных результатов труда и производится систематически, информация об этих видах поощрения может быть закреплена в Положении об оплате труда. Также может быть разработан и утвержден отдельный документ, например Положение о поощрении работника.

В локальных нормативных актах могут быть отражены следующие виды поощрений, не названные в ТК РФ:

– имеющие характер материального стимулирования:

• компенсация стоимости туристических путевок, путевок в санаторно-курортные организации, транспортных билетов;

• предоставление беспроцентных ссуд на приобретение жилья и другие нужды;

• оплата обучения работника, стажировки;

• персональные надбавки за выслугу лет или за определенный период добросовестной работы на благо организации;

• предоставление дополнительных дней оплачиваемого отпуска;

– имеющие характер морального стимулирования:

• представление на повышение в должности;

• включение в кадровый резерв на руководящие должности;

• представление к званиям.

Наиболее эффективным считается комплексное поощрение, совмещающее моральные и материальные стимулы.

Кроме названных в ТК РФ и определенных в локальных нормативных актах общих видов поощрений, есть специальные виды поощрений, применение которых практикуется в рамках отдельных сфер деятельности. Например, для государственных гражданских служащих предусмотрены следующие виды поощрений:

«1) объявление благодарности с выплатой единовременного поощрения;

2) награждение почетной грамотой государственного органа с выплатой единовременного поощрения или с вручением ценного подарка;

3) иные виды поощрения и награждения государственного органа;

4) выплата единовременного поощрения в связи с выходом на государственную пенсию за выслугу лет;

5) поощрение Правительства Российской Федерации;

6) поощрение Президента Российской Федерации;

7) присвоение почетных званий Российской Федерации;

8) награждение знаками отличия Российской Федерации;

9) награждение орденами и медалями Российской Федерации» (ст. 55 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).

Одной из форм поощрения является представление работника к государственным наградам РФ, наградам субъектов РФ и ведомственным наградам (награждение государственными наградами регулируется следующим комплексом правовых актов: Указом Президента РФ от 07.09.2010 № 1099 «О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации» вместе с «Положением о государственных наградах Российской Федерации», «Статутами орденов Российской Федерации, положениями о знаках отличия Российской Федерации, медалях Российской Федерации, почетных званиях Российской Федерации, описаниями названных государственных наград Российской Федерации и нагрудных знаков к почетным званиям Российской Федерации»). Данными наградами может быть награжден любой работник в любой отрасли деятельности, представленный к ним в соответствующем порядке.

К государственным наградам относятся звание Героя Российской Федерации, ордена, медали, знаки отличия Российской Федерации, почетные звания Российской Федерации.

К государственным наградам субъектов Российской Федерации относятся ордена, медали, почетные звания, знаки субъектов РФ, государственные премии, премии субъектов РФ, почетные грамоты, дипломы и благодарности.

К ведомственным наградам относятся нагрудные и почетные знаки, нагрудные значки, медали, почетные и заслуженные звания работников отрасли (ведомства), почетные грамоты, награждение которыми производится от имени Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, федеральных органов судебной власти Российской Федерации, прокуратуры Российской Федерации.

Процедура поощрения работника

Общая процедура поощрения работников не регламентируется в правовых актах РФ (кроме ситуаций, когда поощряются отдельные категории работников или работники награждаются государственными, ведомственными или отраслевыми наградами, например порядок поощрения государственных гражданских служащих частично прописан в статье 55 ФЗ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).

Начинается процедура, как правило, с инициирующего документа, в котором непосредственный руководитель работника обосновывает необходимость стимулирования работника и предлагает меру поощрения. Это может быть служебная записка или представление на имя руководителя организации.

Если в организации отработан механизм поощрений работников, они носят систематический характер, зависят от каких-либо показателей труда и порядок поощрений работников прописан в каком-либо локальном нормативном акте, этап с инициацией поощрения может быть исключен из процедуры. Также инициирующего документа может не быть, если инициатива поощрения принадлежит руководителю организации.

После принятия решения о поощрении работника, которое может быть оформлено в виде резолюции руководителя организации на представлении/служебной записке непосредственного начальника работника, кадровая служба готовит приказ о поощрении работника.

Проект приказа согласовывается с заинтересованными должностными лицами. Это может быть руководитель кадровой службы, руководитель структурного подразделения, в котором трудится работник, главный бухгалтер, если поощрение имеет материальный характер. Затем приказ подписывается руководителем и передается в кадровую службу.

Приказ регистрируется в журнале приказов по личному составу (приказов со сроком хранения 75 лет), и работник знакомится с ним под роспись (см. Ознакомление с кадровыми приказами).

Объявление приказа работнику может быть осуществлено публично. Если такой практики в организации нет, могут быть использованы другие способы доведения факта поощрения работника до сведения трудового коллектива. Например, размещение на информационных стендах, на отдельной странице интернет-портала организации, проведение общего собрания трудового коллектива с вручением наград группе работников и т. д.

Публичность поощрения очень важна, так как это является одной из важных составляющих мотивации и поощренного работника, и других членов трудового коллектива.

На основании приказа вносится запись о поощрении в трудовую книжку работника и его личную карточку.

В трудовую книжку не вносятся записи о премиях и иных денежных поощрениях, которые носят регулярную основу или предусмотрены системой оплаты труда.

Основания для издания приказа о поощрении

Основанием для издания приказа о поощрении работника является любой документ, в котором работник представляется к этому поощрению. Как правило, таким документом является служебная записка (представление) на имя руководителя организации.

Автором этого документа может быть непосредственный начальник работника, руководитель структурного подразделения, в котором работает поощряемый, руководитель кадровой службы, иное должностное лицо, имеющее соответствующие полномочия.

В служебной записке/представлении излагаются обстоятельства, которые являются мотивом поощрения работника или работников. Это могут быть успешно выполненные задания, завершенные проекты, достигнутые особые результаты в труде, многолетний добросовестный труд на благо организации или просто обстоятельства, которые требуют отметить и поощрить работника или работников, например юбилеи, праздники и т. д.

Далее в служебной записке предлагаются мера поощрения и ее размер, если речь идет о материальном стимулировании.

Служебная записка подписывается автором, визируется заинтересованными должностными лицами и передается на рассмотрение руководителя организации.

Одобренная руководителем служебная записка является основанием для издания приказа о поощрении работника. Как правило, в приказе в графе «основание» указываются реквизиты этого документа.

Приказ о поощрении работника

Приказ о поощрении работника может быть оформлен с помощью унифицированной формы Т-11 (Т-11 а) или разработан и утвержден организацией самостоятельно.

Приказ оформляется на бланке организации и содержит все реквизиты общего бланка (см. Обязательные реквизиты приказов по личному составу. Оформление кадровых приказов. Текст кадровых приказов).

Текст приказа включает следующую информацию: Ф. И. О. работника (работников), должность, структурное подразделение, в котором он (они) работает, мотив и вид поощрения, денежное измерение для материального поощрения.

В качестве мотива поощрения могут быть взяты формулировки из статьи 191 ТК РФ («добросовестное исполнение трудовых обязанностей», «особые трудовые заслуги перед обществом и государством») или указаны конкретные результаты труда или обстоятельства, в связи с которыми поощряется работник или работники.

В отдельной графе указывается основание издания приказа. Им может быть служебная записка или иной документ, инициирующий поощрение работника.

Приказ может иметь графы для проставления виз согласования.

Приказ подписывается руководителем организации.

В заголовочной части приказа указываются его номер и дата, которые проставляются после его регистрации. Данные реквизиты указываются впоследствии в трудовой книжке работника и в личной карточке.

В приказе обязательно должна быть предусмотрена графа ознакомления работника с приказом. Данный реквизит содержит Ф. И. О. работника, подпись и дату.

Записи о поощрениях в трудовой книжке

В соответствии со статьей 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях за успехи в работе.

В пункте 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», конкретизируется, какие виды поощрений вносятся в раздел трудовой книжки «Сведения о награждениях» (см. Заполнение разделов трудовой книжки). К этим видам относятся:

– государственные награды, в том числе о присвоении государственных почетных званий;

– почетные грамоты, звания, нагрудные знаки, значки, дипломы, почетные грамоты, производимые работодателями;

– другие виды поощрений, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также локальными нормативными актами работодателя.

В пункте 25 Правил определяется, что «записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся».

9. Вынесение дисциплинарного взыскания

Понятия «дисциплинарный проступок» и «дисциплинарное взыскание»

Дисциплинарное взыскание – это мера воздействия на работника в случае совершения им дисциплинарного проступка.

В соответствии со статьей 192 ТК РФ под дисциплинарным проступком понимается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником его трудовых обязанностей. Важным дополнением к данному понятию является виновность действий работника. То есть работник может быть наказан за невыполнение возложенных на него обязанностей только в том случае, если это произошло по его вине. В связи с этим процедура наложения дисциплинарного взыскания должна обязательно включать этап установления факта вины работника.

В соответствии с ТК РФ определено несколько видов дисциплинарных взысканий, которые работодатель вправе применить к работнику.

Вид дисциплинарного взыскания зависит от тяжести дисциплинарного проступка, а также от повторяемости нарушения дисциплины или невыполнения (ненадлежащего выполнения) должностных обязанностей.

За одно нарушение (дисциплинарный проступок) работнику может быть вынесен только один вид дисциплинарного взыскания.

Применение дисциплинарных взысканий является правом работодателя, однако для того, чтобы действия работодателя в отношении работников носили правовой характер, должны быть соблюдена процедура вынесения дисциплинарного взыскания и оформлены все необходимые документы (см. Порядок документального оформления дисциплинарного взыскания).