Текст книги "Документационное обеспечение деятельности кадровой службы"

Положение о защите персональных данных

В соответствии со статьей 3 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»: «Персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных)».

При оформлении на работу личная информация, составляющая персональные данные работника, предоставляется работодателю в обязательном порядке. Например, это информация, содержащаяся в паспорте, трудовой книжке, военном билете, дипломе об образовании и других документах, которые работник предъявляет при заключении трудового договора.

В соответствии со статьей 86 ТК РФ работа с персональными данными должна быть регламентирована на локальном уровне. С этой целью в организации обязательно должен быть разработан документ, «устанавливающий порядок обработки персональных данных работников».

Чаще всего этим документом является Положение о персональных данных работников или Положение о защите персональных данных работников.

Положение о защите персональных данных является обязательным локальным нормативным актом, который определяет порядок получения, использования и хранения персональных данных работников организации.

Структура данного документа не унифицирована, но исходя из понятия «обработка персональных данных», приведенного в пункте 3 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» Положение может охватывать требования к сбору, записи, систематизации, накоплению, хранению, уточнению, извлечению, использованию, передаче, обезличиванию, блокированию, удалению, уничтожению персональных данных. Другими словами, содержание этого документа должно отражать все действия, совершаемые с персональными данными работника в организации.

Кроме того, в соответствии со ст. 86 ТК РФ Положение должно содержать гарантии по защите данной категории информации.

Примерная структура данного документа может включать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Сбор и обработка персональных данных.

3. Порядок передачи, хранения и защиты ПД.

4. Ответственность за нарушение порядка работы с персональными данными.

В «Общих положениях» следует отразить цель издания документа, перечень персональных данных, используемых организацией, цель их сбора. Также в этом разделе можно установить круг должностных лиц, на которых распространяются требования этого локального нормативного акта. В заключении дается ссылка на законодательные и нормативные правовые акты, регулирующие вопросы работы с персональными данными.

Во втором разделе необходимо перечислить все операции, выполняемые с персональными данными работников, прописать порядок их выполнения и назвать функции должностных лиц, участвующих в обработке персональных данных. Кроме того, в разделе следует отразить, на основании чего производится сбор персональных данных, в каких случаях требуется письменное согласие работника, как оно оформляется.

В третьем разделе следует уделить внимание организации хранения персональных данных, включая хранение на бумажных и электронных носителях. Также в этом разделе отражается порядок доступа к персональным данным различных категорий работников организации, третьих лиц, других организаций. При этом не только описывается процедура доступа и передачи данных, но также называются документы, которыми эта процедура оформляется. Отдельно говорится о мерах по защите персональных данных от несанкционированного доступа.

В четвертом разделе устанавливаются ответственные за правильную организацию работы с персональными данными, за обеспечение охраны персональных данных, называются меры воздействия на работников, нарушивших нормы данного положения. Называются статьи по ТК РФ, Уголовному кодексу РФ, Кодексу об административных правонарушениях, определяющие ответственность за виновные действия в отношении субъектов персональных данных.

Допускается дополнять Положение другими разделами, например, «Права и обязанности работника в отношении его персональных данных», «Права и обязанности работодателя в отношении персональных данных работника». Также в отдельный раздел могут быть вынесены вопросы формирования и ведения личных дел работников.

В разработке положения могут принимать участие руководители и специалисты кадровой службы, юридической службы, службы безопасности и IT-службы.

Если в организации есть профсоюз, Положение утверждается с учетом его мнения в порядке, определенном в ст. 372 ТК РФ. Если профсоюзного органа нет, Положение может быть согласовано с мнением представителей трудового коллектива. Данное мнение оформляется в резолютивной части протокола заседания трудового коллектива.

Положение утверждается приказом руководителя, в котором также указывается дата его введения в действие.

Все работники кадровой службы должны быть обязательно ознакомлены с Положением под роспись.

Штатное расписание

Штатное расписание – это обязательный организационный документ, служащий целям нормирования численности работников организации, соблюдения соотношения различных категорий работников, являющийся основой для ведения работы по подбору персонала, формированию кадрового резерва, составления планов повышения квалификации и подготовки, переподготовки кадров и т. д.

В статье 57 ТК РФ говорится, что при заключении трудового договора трудовая функция работника определяется в соответствии со штатным расписанием, следовательно, этот документ является обязательным для организаций любых форм собственности.

При проведении проверки штатное расписание предоставляется контролирующим органам одним из первых, поэтому правильности составления и ведения этого документа следует уделять особое внимание.

Штатное расписание может оформляться с помощью унифицированной формы Т-3 (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»), а также может разрабатываться организацией самостоятельно.

Если работодатель самостоятельно разрабатывает форму, ему следует включить в штатное расписание следующие сведения:

– наименование структурных подразделений организации;

– наименование должностей, специальностей, профессий работников;

– количество штатных единиц (в том числе указываются вакантные должности);

– размер окладов и (или) тарифных ставок (определения этих понятий приведены в статье 129 ТК РФ);

– наличие и размер надбавок.

Документ оформляется на общем бланке организации и включает следующие реквизиты и информацию:

– наименование организации в соответствии с учредительными документами с указанием кода по ОКПО;

– вид документа: «ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ»;

– номер документа;

– дату документа;

– дату, с которой штатное расписание вступает в силу;

– период действия;

– гриф утверждения (утверждается приказом руководителя);

– общее количество штатных единиц.

В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих разработка штатного расписания – это должностная обязанность экономиста по труду. Однако, учитывая, что этот документ носит рекомендательный характер, возложить эту обязанность руководитель может на любого сотрудника кадровой службы.

Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Вне зависимости от количества листов подписи следует располагать на последней странице штатного расписания.

Утверждается документ приказом руководителя, в котором также указывается дата введения штатного расписания в действие.

Как правило, штатное расписание разрабатывается/перерабатывается в конце года и вводится в действие с 1 января следующего года.

В штатном расписании не предусматривается виза ознакомления работников, так как вся информация, касающаяся должности конкретного работника, отражена в его трудовом договоре.

Оригинал штатного расписания хранится в кадровой службе, копии или выписки передаются в бухгалтерию. Срок хранения штатного расписания – постоянно.

Как правило, штатное расписание действует в течение года. При необходимости в него вносятся изменения. Это могут быть введение новой или исключение уже существующей штатной единицы, сокращение нескольких штатных единиц, изменение окладов, переименование подразделений или должностей и т. д.

Порядок внесения изменений в штатное расписание не регламентируется. На практике изменения вносятся двумя способами.

Первый способ предполагает издание приказа о соответствующих изменениях. Иногда вместе с приказом оформляется дополнение к штатному расписанию, которое к нему прилагается и является его неотъемлемой частью. Второй способ состоит в подготовке и утверждении нового штатного расписания.

Как правило, организации совмещают оба эти способа. В течение года в штатное расписание вносятся изменения с помощью приказов и дополнений к штатному расписанию, а в конце календарного года утверждается новое штатное расписание с учетом всех произошедших за год изменений.

Принятый в организации порядок внесения изменений в штатное расписание следует закрепить в Инструкции по кадровому делопроизводству.

График отпусков

График отпусков – это обязательный организационный документ, служащий целям планирования отпусков работников и грамотного распределения трудовых ресурсов на время отсутствия работников, находящихся в отпуске.

В соответствии со статьей 123 ТК РФ: «Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков».

График отпусков может быть оформлен с помощью унифицированной формы Т-7 или иной формы, разработанной и утвержденной в организации.

График отпусков оформляется на общем бланке организации и включает следующую информацию:

– структурное подразделение;

– должность в соответствии со штатным расписанием;

– Ф. И. О. работника;

– табельный номер работника;

– количество календарных дней отпуска и даты отпуска.

В форме также следует предусмотреть возможность переноса отпуска и отметить документ, являющийся основанием переноса. Как правило, таким документом является приказ руководителя.

Подготовка графика отпусков начинается в последнем квартале года. При проставлении дат отпусков работодатель может учитывать пожелания работников, однако четкой правовой нормы, закрепляющей эту обязанность за работодателем, нет.

При этом ТК РФ называет ряд категорий работников, которые имеют право уходить в отпуск в любое удобное для них время. Например, совместители (ст. 286 ТК РФ), работники в возрасте до 18 лет (ст. 122, 267 ТК РФ), мужчины в период отпуска их жен по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ), лица, совмещающие работу с обучением (ст. 177 ТК РФ), и другие. Если работник знает про эти отпуска заранее, они могут быть отражены в графике отпусков. Если нет, то это не является основанием для отказа работнику в таком отпуске.

Подписывает график отпусков руководитель кадровой службы, а утверждает руководитель организации с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации прописан в ст. 372 ТК РФ). В соответствии со ст. 123 ТК РФ график отпусков должен быть утвержден за две недели до начала календарного года.

График отпусков – это организационный документ, который не предполагает ознакомления с ним работников.

Оповещение работников о наступлении отпуска по графику отпусков осуществляется под роспись не менее чем за две недели до даты его наступления (ст. 123 ТК РФ) (см. Порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска работнику).

Коллективный договор

В соответствии со статьей 40 ТК РФ: «Коллективный договор – это правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей».

Коллективный договор не является обязательным документом организации, однако, если одна из сторон трудовых отношений выступила с инициативой его заключения, то данный документ должен быть обязательно заключен.

Сторонами коллективного договора являются работники и работодатель, но процедуру подготовки и заключения договора осуществляют представители сторон.

Представителем работодателя является руководитель организации, индивидуальный предприниматель или уполномоченные им лица (ст. 33 ТК РФ).

Представителем работника может быть первичная профсоюзная организация, единый представительный орган, сформированный двумя или более первичными профсоюзными организациями, или любой другой представитель, избранный общим собранием трудового коллектива из числа работников организации.

Коллективный договор заключается по результатам процедуры коллективных переговоров.

Начало процедуры коллективных переговоров инициируется одной из сторон, которая направляет второй стороне документ, содержащий предложение о начале коллективных переговоров. Вторая сторона должна направить ответный документ, содержащий информацию о ее представителях, и приступить к коллективным переговорам в течение 7 дней с момента получения предложения.

Подготовкой проекта коллективного договора и ведением коллективных переговоров занимается комиссия, созданная в организации для этих целей (ст. 35 ТК РФ). В комиссию включаются представители работников и работодателя.

По результатам проведения коллективных переговоров заключается коллективный договор.

При недостижении согласия между сторонами коллективный договор в любом случае должен быть заключен в течение трех месяцев со дня начала коллективных переговоров (днем начала считается день, следующий за днем получения ответного документа инициирующей стороной). В нем отражаются пункты, по которым согласие было достигнуто. По спорным вопросам составляется протокол разногласий, и они становятся предметом дальнейших коллективных переговоров.

В статье 41 ТК РФ перечисляются вопросы, которые могут быть отражены в коллективном договоре, однако его содержание и структура точно не определены. Стороны коллективного договора вправе самостоятельно определять, какую информацию включать в этот документ. Как правило, это определяется в ходе коллективных переговоров в рамках составления проекта коллективного договора.

Коллективный договор может иметь следующую структуру:

1. Общие положения.

2. Трудовой договор и обеспечение занятости.

3. Режимы рабочего времени и времени отдыха.

4. Оплата труда.

5. Обучение, повышение квалификации и аттестация персонала.

6. Условия работы. Охрана и безопасность труда.

7. Возмещение вреда, причиненного здоровью работника.

8. Социальное и медицинское обеспечение.

9. Заключительные положения.

В «Общих положениях» определяются стороны договора, предмет договора, порядок внесения изменений и дополнений в договор, срок действия договора, порядок ознакомления работников с коллективным договором и др.

В заключительных положениях определяется, как и кем осуществляется контроль выполнения положений договора, как решаются спорные вопросы и кто несет ответственность за неисполнение коллективного договора.

В пункты 2–8 вносятся любые условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с трудовым законодательством. Это могут быть дополнительные дни к ежегодному оплачиваемому отпуску, доплаты и надбавки стимулирующего характера, система премирования, порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками и т. д.

Допускается обсуждение проекта коллективного договора на общем собрании трудового коллектива, однако прямого требования проводить такое обсуждение в правовых актах нет.

Окончательный вариант коллективного договора подписывается представителями работников и работодателя, утверждается приказом руководителя организации.

Коллективный договор вступает в силу со дня подписания его сторонами или со дня, указанного в договоре.

Срок действия коллективного договора не установлен, однако в статье 43 ТК РФ есть ограничение его действия – три года. По истечении трех лет договор может быть продлен на срок не более трех лет.

Порядок внесения изменений в коллективный договор, как правило, прописывают в самом коллективном договоре с учетом требований ТК РФ (в целом порядок изменения коллективного договора схож с порядком его заключения).

Подписанный коллективный договор направляется работодателем (представителем работодателя) в соответствующий орган по труду для его уведомительной регистрации (ст. 50 ТК РФ).

В качестве приложений к коллективному договору могут идти следующие документы:

– перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);

– графики сменности (ст. 103 ТК РФ);

– правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ) и другие локальные нормативные акты.

Эти и другие локальные нормативные акты организации не должны противоречить положениям коллективного договора.

Положение об оплате труда

В соответствии со статьей 135 ТК РФ заработная плата работнику устанавливается трудовым договором.

Вместе с тем организация вправе установить более сложную систему оплаты труда, включающую различные доплаты, надбавки компенсационного и стимулирующего характера, премии и т. д.

Если в организации практикуется такая система оплаты труда, это следует закрепить в каком-либо локальном нормативном акте организации. Это могут быть Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор или самостоятельный документ, посвященный только вопросам оплаты труда и иных выплат.

Как правило, такой документ называется Положением об оплате труда (может также называться Положением об оплате труда и материальном стимулировании/премировании).

Структура и содержание Положения не регламентированы на государственном уровне, следовательно, организация вправе сама определять состав информации, включаемой в этот документ.

В примерной структуре Положения могут быть следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Термины и определения.

3. Принципы формирования системы оплаты труда.

4. Порядок и сроки выплаты заработной платы.

5. Удержания из заработной платы.

6. Социальные гарантии и компенсации.

7. Заключительные положения.

В «Общих положениях» указываются цель издания правил, на кого распространяются правила, лица, ответственные за начисление заработной платы, и лица, принимающие решение о премировании работников и осуществлении иных стимулирующих выплат. В последнем пункте указываются правовые акты РФ, на основании которых составлено данное Положение.

Во втором разделе дается характеристика понятиям, определяющим составные части оплаты труда работника: оклад, премия, доплата, выплата, надбавка и т. д.

В третьем разделе должна быть описана система оплаты труда, включая все ее составляющие. Указывается, какие выплаты осуществляются в организации, называются требования к работнику и результату его труда, необходимые для осуществления отдельных видов выплат, определяются нормы труда или показатели эффективности труда.

Отдельно могут быть описаны правила оплаты труда отдельных категорий работников, работников, осуществляющих свою деятельность в условиях труда, отклоняющихся от нормальных и т. д.

Также в этом разделе может быть установлен размер заработной платы и иных вознаграждений, денежных поощрений, их зависимость от результатов труда.

В четвертом разделе устанавливаются порядок, место и срок выплаты заработной платы. При составлении этого раздела следует учитывать требования статьи 136 ТК РФ.

В пятом разделе определяются условия, при которых могут быть произведены удержания из заработной платы сотрудников. Описывается процедура удержания и называется состав документов, оформляемых в ходе этой процедуры.

В шестом разделе могут быть установлены иные виды социальных гарантий и компенсаций.

В «Заключительных положениях» могут устанавливаться порядок вступления положения в силу, порядок внесения в него изменений и порядок пересмотра, а также особенности ознакомления различных категорий работников с этим документом.

Положение подписывает руководитель структурного подразделения, ответственного за разработку этого документа. Затем документ утверждается приказом руководителя организации.

Важно учитывать мнение представительного органа работников при принятии любых локальных нормативных актов, устанавливающих систему оплаты труда (ст. 135 ТК РФ).

Способы ознакомления с локальными нормативными актами

В статье 68 ТК РФ определено, что до подписания трудового договора работник должен быть ознакомлен со всеми локальными нормативными актами, которые относятся к его работе.

Ознакомление с локальными нормативными актами может осуществляться непосредственно в самом локальном нормативном акте или опосредованно через другие документы.

В первом случае виза ознакомления работника ставится на последнем листе самого документа. В том случае, если с документом знакомится большое количество работников, то к нему прилагается лист ознакомления, который является неотъемлемой частью данного документа.

Виза ознакомления в этом случае включает в себя личную подпись работника, расшифровку подписи и дату ознакомления.

Во втором случае работник проставляет свою подпись в других документах, например в журналах ознакомления или перечнях локальных нормативных актов к ознакомлению, которые прилагаются к трудовому договору.

Журналы ознакомления могут оформляться на каждый локальный нормативный акт отдельно или на группу локальных нормативных актов.

Структура журнала не регламентирована и может включать следующие разделы: Ф. И. О. работника, должность, структурное подразделение, дату ознакомления, личную подпись. Если журнал предполагает ознакомление с несколькими документами, к названным выше разделам могут добавляться разделы, содержащие наименования локальных нормативных актов, с которыми знакомится работник. В этом случае подпись работника может быть проставлена под каждым локальным нормативным актом или выборочно под теми, которые относятся к его работе.

При оформлении перечня локальных нормативных актов к ознакомлению, который прикладывается к трудовому договору, следует указать время ознакомления. Время ознакомления должно быть раньше времени подписания трудового договора. Этот элемент необходим для того, чтобы соблюсти требование статьи 68 ТК РФ, в которой четко прописано, что работник должен ознакомиться с локальными нормативными актами до подписания трудового договора.