Текст книги "Документационное обеспечение деятельности кадровой службы"

Регламентация работы с трудовыми книжками

ТК РФ в статье 66 устанавливает основы работы с трудовыми книжками.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек более детально регламентируются в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и утвержденных им Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, а также в Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69) (см. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Инструкция по заполнению трудовых книжек).

Во исполнение пункта 3 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225 Министерством Финансов издан Приказ от 22 декабря 2003 года № 117н «О трудовых книжках». Этим Приказом утверждаются образцы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, а также Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка должна быть заведена работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).

Бланк трудовой книжки предоставляет работнику работодатель. В соответствии с пунктом 47 Правил работодатель взимает за это плату с работника. Стоимость бланка в этом случае определяется размером расходов работодателя на его приобретение.

В том случае, если при оформлении трудовой книжки бланк был испорчен работодателем, повторная плата с работника не взимается.

Оформление трудовой книжки начинается с заполнения титульного листа трудовой книжки.

Сведения, внесенные в трудовую книжку специалистом кадровой службы, заверяются подписью работника.

Также на титульном листе предусмотрено место для подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печати организации.

Бланк трудовой книжки

Бланк трудовой книжки – это бланк строгой отчетности, к приобретению и использованию которого предъявляются особые требования, закрепленные в правовых актах РФ (см. Регламентация работы с трудовыми книжками).

В соответствии с Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку, утвержденным приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н, бланки трудовых книжек изготавливаются Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации, а распространяются организациями (или ИП), которые отвечают установленным требованиям.

Работодатели закупают бланки трудовых книжек и вкладышей к ним на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем бланков.

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них хранятся, как правило, в бухгалтерии в несгораемых шкафах, позволяющих обеспечить их защиту от порчи или утраты.

Бланки выдаются сотруднику кадровой службы, ответственному за ведение трудовых книжек в организации, на основании письменной заявки.

Сведения о получении бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также о передаче их кадровому специалисту должны быть обязательно зафиксированы в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Форма данной книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Формы трудовой книжки и вкладыша в нее

Формы трудовой книжки и вкладыша в нее утверждены Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Трудовая книжка состоит из титульного листа, раздела, содержащего сведения о работе, а также раздела, содержащего сведения о награждениях.

Разделы трудовой книжки имеют табличную форму, в которую вносятся заранее определенные сведения.

Вкладыш в трудовую книжку повторяет форму самой трудовой книжки.

Заполнение титульного листа (см. Порядок заполнения титульного листа трудовой книжки) и разделов трудовой книжки (см. Заполнение разделов трудовой книжки) регламентировано Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Порядок заполнения титульного листа трудовой книжки

Порядок заполнения титульного листа трудовой книжки подробно описан в Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Фамилия, имя, отчество работника на титульном листе заполняются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. При оформлении этих данных сокращение до инициалов не допускается. Если допущены ошибки в написании фамилии, имени или отчества, бланк считается испорченным и подлежит уничтожению.

Дата рождения записывается полностью с помощью восьми цифр: дата, месяц, год.

Запись об уровне образования вносится на основании соответствующих документов. Это может быть аттестат об основном общем образовании или о среднем общем (полном) образовании, диплом о начальном, среднем, высшем и послевузовском профессиональном образовании.

Если поступающий на работу имеет неоконченное образование, это может быть отмечено в трудовой книжке на основании справки, выданной учебным заведением.

Профессия или специальность также оформляется на основании документов об образовании. Не следует путать понятия «специальность» и «квалификация» при заполнении этой строки. Для уточнения данных можно обратиться к Общероссийскому классификатору специальностей по образованию. В строке «Профессия» допускается указывать несколько профессий или специальностей работника.

Учитывая, что трудовая книжка может быть оформлена на работника, который уже проработал в организации 5 дней (ст. 66 ТК РФ: «Работодатель …ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней»), дата заведения трудовой книжки и дата поступления на работу могут не совпадать.

Внесенные в титульный лист сведения о работнике заверяются его личной подписью. Очень важно, чтобы работник проверил правильность внесенных сведений, так как исправление ошибок в этой части трудовой книжки не допускается.

Также форма титульного листа предполагает подпись кадрового специалиста, ответственного за ведение трудовой книжки, и печать работодателя, который впервые оформил работнику трудовую книжку.

В соответствии с пунктом 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек под печатью работодателя понимается печать организации или печать кадровой службы (при наличии печати).

Заполнение разделов трудовой книжки

Информация о приемах, переводах, увольнениях сотрудника оформляется в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки.

Этот раздел оформлен в виде таблицы, включающей четыре графы: номер записи, дату, непосредственно сведения о работе и наименование документа-основания.

Запись о приеме работника на работу начинается с наименования организации. Оно оформляется по центру третьей графы в виде заголовка. Указываются полное и сокращенное наименования организации в скобках (если сокращенное наименование установлено в учредительных документах).

Под заголовком в первой графе проставляется порядковый номер записи. Для впервые поступивших на работу это будет запись за номером 1.

Во второй графе проставляется дата приема на работу, оформляемая числовым способом в формате «число, месяц, год».

В третью графу вносятся сведения о должности, на которую принимается или назначается работник, и структурном подразделении, в котором эта должность находится (согласно штатному расписанию). Например: «Принят в отдел кадров на должность инспектора по кадрам» или «Назначен начальником отдела кадров». Указывать структурное подразделение следует в том случае, если оно зафиксировано в трудовом договоре с работником в качестве существенного условия.

В четвертой графе дается ссылка на приказ о приеме на работу, который является основанием внесения записи в трудовую книжку. При этом обязательно указываются дата и номер приказа.

Запись о работе по совместительству может вноситься по желанию работника. Оформляется по основному месту работы на основании оправдательных документов, предоставленных работнику организацией, в которой он трудится по совместительству.

Запись о переводе содержит наименование должности и структурного подразделения (если оно меняется), на которые переводится работник. Например: «Переведен на должность начальника отдела кадров» или «Переведен на должность менеджера по персоналу». Запись нумеруется, проставляется дата перевода, и дается ссылка на приказ о переводе.

Особенностями внесения записи об увольнении являются обязательное указание основания увольнения в соответствии с формулировками ТК РФ и ссылка на соответствующую статью по ТК РФ. Например, «Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации», «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации», «Уволен ввиду отказа от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условия трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации», «Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации», «Уволен за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Запись об увольнении заверяется подписью работодателя. Это может быть руководитель организации или кадровый специалист, ответственный за ведение трудовых книжек. Также после записи об увольнении проставляется печать работодателя и ставится подпись работника. Так как своей подписью он подтверждает не только достоверность сведений об увольнении, но и вообще всех сведений, внесенных в трудовую книжку за период его работы в данной организации, ему следует внимательно изучить информацию, внесенную в его трудовую книжку за время работы.

Кроме записей о приеме, переводах, увольнении, в раздел «Сведения о работе» могут быть также внесены записи о военной службе, о времени обучения на курсах повышения квалификации, об установлении второй профессии, о присвоении нового разряда, класса, категории.

Также в этом разделе отмечаются изменения в названии работодателя, которые вносятся в третью графу. В четвертой графе при этом приводится ссылка на приказ или иной документ, подтверждающий эти изменения.

Раздел «Сведения о награждениях» имеет табличную форму, включающую четыре графы: номер записи, дату, сведения о награждении и наименование документа-основания.

Оформление записей о награждениях начинается с наименования организации (полного и сокращенного при его наличии).

Далее запись нумеруется, проставляется дата награждения и вносится запись о самом награждении, которая строится по схеме: кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой. Все записи вносятся на основании подтверждающего факт награждения документа с указанием его даты и номера.

В трудовую книжку вносятся сведения о наградах и поощрениях, не носящих материального характера, например, о государственных наградах, почетных грамотах, званиях, а также награждениях самой организации в виде званий, дипломов, знаков и т. д.

Ознакомление работника с записями, внесенными в трудовую книжку. Заверение записей трудовой книжки

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

В самой трудовой книжке работник ставит свою подпись один раз при ее оформлении на титульном листе и каждый раз при увольнении в разделе «Сведения о работе». Своей подписью работник заверяет все внесенные в нее данные.

Кроме того, в трудовой книжке проставляются подпись работодателя (в лице руководителя или специалиста, ответственного за ведение трудовых книжек), и печать организации (или кадровой службы) один раз на титульном листе при ее заведении и печать работодателя каждый раз при увольнении работника в разделе «Сведения о работе».

Внесение изменений в трудовую книжку. Исправления в трудовой книжке

В трудовую книжку работника допускается вносить изменения и исправлять ошибочно или незаконно внесенные записи. Эти вопросы регламентируются в III разделе Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей и в пункте 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Изменения, связанные с личными данными работника и отраженные на титульном листе трудовой книжки, производятся на основании документов, подтверждающих эти изменения.

При смене фамилии (имени или отчества) старая фамилия в трудовой книжке зачеркивается одной линией и сверху или рядом вносится новая. При этом на внутренней стороне обложки слева записываются данные документа, на основании которого внесено изменение. Например, это могут быть свидетельство о браке, паспорт и др. Запись в этом случае выглядит следующим образом: «Фамилия изменена на Петрову на основании свидетельства о браке 00№ 0000 от 00.00.0000». Ниже этой записи ставятся подпись работника кадровой службы, ответственного за ведение трудовых книжек, и печать организации (или кадровой службы) (при ее наличии).

Сведения об образовании не исправляются, а дополняются. Например, рядом с записью об образовании «среднее специальное» через запятую пишется «высшее». Или рядом с записью о профессии, специальности может быть дописана новая специальность, полученная работником.

Сокращения и зачеркивания в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» не допускаются. Ошибочно или неправомерно внесенная запись признается недействительной. Затем на следующей строке оформляется правильная запись.

То есть с новой строки проставляется очередной порядковый номер, пишется фраза «Запись за номером таким-то недействительна» и далее вносится правильная запись, например «Принят по такой-то профессии (должности)».

Изменения и исправление записей в трудовой книжке могут производиться как на старом месте работы, т. е. работодателем, внесшим некорректную запись, так и по новому месту работы на основании подтверждающего факт некорректной записи документа, полученного у работодателя, совершившего ошибку.

Особенности исправлений в случае ликвидации или реорганизации организации, совершившей ошибку, отражены в статье 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Выдача трудовой книжки работнику

В процессе работы оригинал трудовой книжки может быть выдан работнику по его письменному заявлению не позднее трех дней со дня подачи этого заявления (ст. 62 ТК РФ). Целью выдачи трудовой книжки является обязательное социальное страхование работника.

Ранее выдавать оригинал трудовой книжки работнику на руки было запрещено. В соответствии с пунктом 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей работодатель обязан был выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Однако внесенные в ТК РФ изменения обязали работодателей выдавать работникам трудовые книжки для предоставления в органы социального страхования.

При этом работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю в течение трех дней со дня получения ее в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование.

В случае увольнения работника трудовая книжка должна быть выдана ему строго в последний день работы под роспись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Если работника нет на работе в последний рабочий день или он отказывается забирать трудовую книжку, в этот же день ему посылается уведомление с просьбой забрать трудовую книжку или позволить переслать ее по почте. Пересылка трудовой книжки по почте допускается только с согласия работника.

Направив уведомление работнику, кадровая служба снимает с себя ответственность за невыдачу трудовой книжки в последний рабочий день, что могло бы привести к восстановлению работника на работе и изменению даты увольнения.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки заводится в следующих случаях:

– в случае утраты трудовой книжки ее владельцем;

– при наличии записи об увольнении или переводе, признанной недействительной;

– если трудовая книжка пришла в негодность;

– при массовой утрате трудовых книжек работодателем.

Оформлением дубликата трудовой книжки занимается работодатель по последнему месту работы, то есть это либо организация, в которой работник работает в настоящее время, либо последняя организация, из которой работник был уволен, если на данный момент он нигде не работает.

Об утрате трудовой книжки работник информирует работодателя, который должен выдать работнику дубликат трудовой книжки в течение 15 дней со дня подачи работником заявления.

Также на основании заявления работника выдается дубликат трудовой книжки в случае внесения в нее записи, признанной недействительной.

В случае массовой утраты трудовых книжек работодателем создается специальная комиссия по установлению трудового стажа (см. п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).

В дубликат трудовой книжки вносятся информация об общем и/или непрерывном стаже работника, а также все сведения, относящиеся к последнему месту работы.

Для установления стажа необходимы оправдательные документы, которые работник при содействии работодателя собирает со всех предыдущих мест работы (допускается использование в этих целях сведений, содержащихся в выписке из индивидуального лицевого счета застрахованного лица).

В случае отсутствия документального подтверждения для какого-либо периода работы этот период исключается из общего трудового стажа.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы. Например, «Общий трудовой стаж составил 10 лет 8 месяцев и 15 дней».

Титульный лист оформляется в соответствии с п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, однако данные, вносимые в дубликат, вносятся по состоянию на момент его выдачи, то есть с учетом всех изменений, произошедших с момента заведения трудовой книжки.

При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается запись «Дубликат» (абзац 4 пункта 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Сведения о выдаче дубликата вносятся в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Вкладыш в трудовую книжку

При заполнении всех страниц одного из разделов трудовой книжки в нее вшивается вкладыш, который фактически является ее продолжением и ее неотъемлемой частью. Без трудовой книжки вкладыш недействителен.

В самой трудовой книжке ставится штамп о выдаче вкладыша («вкладыш выдан») и проставляется его номер. Титульный лист вкладыша оформляется так же, как и титульный лист трудовой книжки.

Порядок заполнения и ведения вкладыша аналогичен порядку ведения самой трудовой книжки.

Вкладыш разворачивается посередине и вшивается между последней страницей и обложкой трудовой книжки при помощи иголки и плотной нитки. Концы нитки должны быть внутри вкладыша.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Бланки трудовой книжки являются документами строгой отчетности, поэтому организации должны обеспечить соответствующие условия их хранения.

Заведенные трудовые книжки имеют не меньшее значение для работника и для работодателя. Кроме того, работодатель несет за них ответственность.

Эти факторы определяют необходимость тщательного учета и бланков трудовой книжки, и оформленных трудовых книжек работников.

С этой целью в организации должны тщательно вестись следующие регистрационные формы:

– приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Эти формы утверждены Минтрудом и прилагаются к Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее хранится в бухгалтерии. В нее вносятся все сведения о расходовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Сами бланки выдаются работникам кадровой службы по их письменной заявке.

В соответствии с пунктом 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей ответственный за ведение трудовых книжек по окончании календарного месяца предоставляет в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей и суммах, полученных от работников за эти бланки.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой. В ней регистрируются все трудовые книжки и вкладыши в них, а также отмечаются все действия, совершаемые с трудовыми книжками. При увольнении работника и выдаче ему трудовой книжки он должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек.