Текст книги "Лекции по основам технологий деловой коммуникации"

1. Что является результатом деловой коммуникации?

2. Назовите компоненты процесса коммуникации.

3. Какие существуют трудности в передаче информации?

4. Какие существуют проблемные места в процессе коммуникации?

5. Какие способы помогут сохранить информацию при передаче и приеме?

6. Какие заблуждения снижают эффективность процесса коммуникации?

7. Назовите барьеры, связанные с коммуникативным процессом.

8. Какие коммуникативные барьеры связаны с личностью?

9. Перечислите барьеры психологической защиты.

10. Как правильно предоставлять конструктивную обратную связь в коммуникации?

Глава 2. Письменная деловая коммуникация

Понятие и специфика эффективной письменной деловой коммуникации

В этой главе мы рассмотрим специфику, правила, требования особой формы деловой коммуникации – письменной деловой коммуникации. Деловая письменная коммуникация – средство формирования профессионального имиджа и эффективный инструмент организации и поддержания деловых контактов. Основной формой ее осуществления является деловое письмо. Деловое письмо – письменное обращение к должностному лицу, оформленное в соответствии с правилами переписки. Письмо остается основным средством коммуникации между предприятиями, организациями или учреждениями, партнерами. С помощью деловых писем идет обмен информацией, делаются предложения, ведутся переговоры, предъявляются претензии, выражаются благодарности и т. п. Для эффективного ведения деловой переписки необходимо знать и уметь применять нормы письменной коммуникации, правила создания, оформления документов и организации работы с ними. И нужно помнить, что любой документ, который вы отправляете, становится элементом вашего делового имиджа.

Существует ряд преимуществ, которыми обладает письменная деловая коммуникация по сравнению с устной. К ним относятся:

1. Время хранения. Информация, зафиксированная в документах (письма и пр.), может храниться достаточно долго в неизменном виде.

2. Возможность контроля. Деловая переписка дает возможность вернуться, посмотреть, какое было обсуждение, какие договоренности были достигнуты. Таким образом, письменная коммуникация позволяет проконтролировать выполнение обязательств.

3. Возможность подумать. Вы не находитесь в непосредственном контакте с собеседником, есть возможность обдумать, проверить и в случае необходимости откорректировать сообщение.

4. Рациональное распределение времени. Полученное сообщение, как правило, не требует мгновенного восприятия и реакции, что обеспечивает более рациональное распределение рабочего времени.

5. Уменьшение эмоциональной составляющей. Особенности организации письменной коммуникации предполагают меньше эмоциональных реакций, больше внимания уделяется сознательному восприятию информации.

6. Облегчение понимания. Читающему легче понять детали сообщения, особенно если это цифровой материал.

7. Возможность возврата к информации. Всегда есть возможность перечитать сложные фрагменты сообщения, трудные для понимания.

8. Возможность дублирования. Одно и то же сообщение можно адресовать многим людям: отправить одновременно нескольким собеседникам или сохранить и отправить кому-то дополнительно потом.

Однако у письменной коммуникации есть и свои недостатки:

1. Зависимость успеха коммуникации от качества текста. Если текст плохо написан, он может требовать многочисленных письменных или устных разъяснений, а это делает общение долгим и запутанным.

2. Ограниченность невербальных средств. Письменная деловая коммуникация не подразумевает использование интонации, мимики, жестов. Нам приходится ориентироваться только на слова и их значение.

3. Затраты (временные, финансовые, материальные) на письменную коммуникацию больше, чем на устную. Это связано с необходимостью осуществлять целый цикл операций с сообщением (составление, получение, ознакомление, хранение и др.). Уменьшить эти затраты поможет развитие навыка ведения письменной коммуникации.

4. Невозможность контролировать восприятие сообщения. Вы не можете наблюдать, как читающий воспринимает информацию из вашего сообщения, сложнее получить оперативную обратную связь, убедиться в том, что собеседники друг друга верно понимают. Читающий может легко отвлечься от текста, и у вас нет способов воздействия на него.

5. Неопределенность адресата. При ведении письменной деловой коммуникации, особенно если вы пишете первое инициирующее письмо в другую организацию, вы не всегда точно знаете, кто будет с ним знакомиться.

Учитывая специфику письменной деловой коммуникации, используйте ее в следующих ситуациях:

• Отсутствие срочности. Тот вопрос или проблема, которые нужно обсудить, не требуют срочного и немедленного решения.

• Недоступность адресата в данный момент. Вопрос не может быть решен ни в ходе личной встречи, ни по телефону, ни как-либо еще, – по крайней мере, сейчас (например, в связи с временной недоступностью адресата).

• Необходимость фиксирования информации. Нужно зафиксировать (для себя и для другого) определенную информацию, чтобы иметь впоследствии возможность сослаться на нее.

• Потребность сделать свои мысли более понятными, если информация, которую нужно передать, достаточно сложна для понимания. Нужно соответствующим образом оформить свои мысли, чтобы придать им более упорядоченный вид и, соответственно, сделать их более ясными и доходчивыми для адресата.

• Необходимость предварительной подготовки адресата. Бывает нужно предварительно ввести человека в курс дела, чтобы перед разговором он ознакомился с информацией, сформировал свою точку зрения, продумал свою позицию или просто был осведомлен заранее, в преддверии, например, кратковременной личной встречи.

В остальных случаях лучше звонить или встречаться. Если сомневаетесь в выборе варианта коммуникации, не отправляйте письмо. Телефонный разговор или беседа при встрече могут дать больший эффект и упрочить отношения, они более эмоциональны и человечны.

Не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой важной информации в тексте электронного письма или в приложении. Помните, что электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Не забывайте и о том, что посланное вами электронное письмо остается в памяти компьютера или на сервере.

Принципы и техники эффективного взаимодействия

Рассмотрим несколько принципов письменной деловой коммуникации[1]1
  Дополнительно о подходах к деловой коммуникации вы можете прочитать в книге [Воротынцева 2012].


[Закрыть].

У большинства участников деловой переписки нет лишнего времени. Они стараются сэкономить каждую минуту и избегают деятельности, которая потребует от них дополнительных временных затрат. Им нужна краткая информация по сути вопроса, представленная в доступной форме. Поэтому соблюдайте следующие правила:

• Старайтесь писать короткими предложениями (не больше 20 слов каждое).

• Употребляйте знакомые собеседнику слова, не используйте узкопрофессиональную терминологию при общении с представителями другой сферы деятельности.

• Не будьте высокопарны, пишите так, как говорите. Например, не «По мере увеличения доходной части своего бюджета я решил приобрести в постоянное пользование новую электронно-вычислительную технику», а «Я стал получать много денег, поэтому решил купить новый компьютер».

• Простые слова и мысли воспринимаются лучше, например, вместо «во многих случаях» можно просто «часто»; вместо «исходя из вышеизложенного» пишите «поэтому».

• Глаголы, обозначающие действие, придадут вашему письму динамичность.

• Визуализированная информация, дополняющая текст (картинки, фотографии и пр.), ускоряет и облегчает восприятие и понимание. Используйте ее, если это уместно.

• Используйте конкретные слова и выражения. Заменяйте ими абстрактные и неопределенные слова. Например, вместо «Вскоре вы получите наше сообщение о предстоящем собрании» лучше написать: «Вы получите информацию о собрании, запланированном на 15 января, в течение трех ближайших дней».

Создавайте яркий, запоминающийся текст. Конечно, сообщение должно быть простым и сжатым, но информация не должна быть подана примитивно, так что адресату будет совершенно неинтересно читать. Основные рекомендации по созданию привлекающего внимание текста:

• Слова-синонимы могут вам в этом помочь. Вооружитесь словарем синонимов или используйте опцию «Синонимы» в Microsof Word. Например, вместо «Работы были прекращены из-за проливного ливня, который лил весь день» лучше написать: «Работы были прекращены из-за проливного дождя, который продолжался весь день».

• Основные аргументы письма можно выделить с помощью маркеров и маркированных списков – этим можно легко привлечь внимание. Не пишите сплошным текстом, структурируйте его, выделяйте основные моменты.

• Для облегчения восприятия стройте письмо таким образом, чтобы каждый абзац содержал только одну основную мысль.

• Избегайте длинных предложений с плохо выраженной структурой. Используя разнообразные способы структурирования, в том числе знаки препинания (точки, двоеточия, точки с запятой, запятые, кавычки, скобки), можно существенно повысить читабельность текста благодаря выделению важных мыслей, расставлению смысловых акцентов.

• Некоторые прилагательные и производные от них наречия (например, «совершенно», «вполне» и «сравнительно»), которые не несут смысловой нагрузки, лучше исключить из текста. Например, в предложении «Это был вполне достойный проект» слово «вполне» можно опустить без искажения смысла. А в предложении «Мы получили сравнительно хороший результат» слово «сравнительно» даже мешает, подразумевая, что должно быть указание, с чем сравнивали.

Тон и стиль письма могут произвести на читателя как положительное, так и отрицательное впечатление. Есть способы повысить позитивность (или добавить позитивных моментов) в письменной коммуникации.

• Избегайте, если это возможно, употребления слов с негативной окраской. Например, негативный тон письмам придает частое использование отрицательной частицы «не» в комбинациях с глаголами, а также слов «нельзя», «невозможно» и т. д.

• Слова и фразы, содержащие «однако», «с другой стороны», «тем не менее» и т. п., помогают возразить человеку, не обижая его и не вызывая сопротивления. При использовании этого приема первая часть фразы выглядит как согласие с каким-то утверждением собеседника, а затем идет возражение. Например: «Ваша идея на первый взгляд выглядит привлекательной, однако при подробном рассмотрении возникают вопросы».

• Правильно расставляйте акценты в тексте. Позитивную информацию лучше размещать в начале либо в конце письма, так как именно эти разделы больше (чаще) привлекают внимание адресата. Негативная информация воспринимается лучше, если разместить ее в середине письма.

• Используйте действительный залог вместо страдательного, где только возможно. Пишите «Мы решили этот вопрос» вместо «Этот вопрос был решен нами». Предложения, построенные в действительном залоге, выглядят более емкими и энергичными. Однако страдательный залог может выручить, когда вы хотите убрать акцент с неприятной получателю информации.

Избегайте в переписке:

• Понятных только вам упрощений, сокращений, клише, штампов. Например, «Мы консультировались в РЦСТВ ИГХТУ[2]2
  РЦСТВ ИГХТУ – Региональный центр содействия трудоустройству выпускников Ивановского государственного химико-технологического университета.


[Закрыть]» поймет не каждый.

• Неуважительного, пренебрежительного или панибратского обращения. Например, не следует начинать деловое письмо к клиенту или заказчику с уменьшительно-ласкательного обращения («Леночка», «Димочка», «Светулёчек», «Святославушка»).

• Попыток показать свое интеллектуальное превосходство. Например, «Только я со своими четырьмя высшими образованиями могу оценить важность этого вопроса, а не вы, кто окончил среднюю школу».

• Подчеркнутого высокомерия. Например, «Вы не способны даже понять».

• Высказывания недоверия. Например, «Я чувствую, что вы хотите сорвать сделку».

• Оскорбительных сравнений. Например, «Ваше поведение напоминает встречу двух ослов на узкой дороге».

• Упоминания физических особенностей. Например, «Вам с высоты своего очень маленького роста не виден весь масштаб».

• Попыток дискриминации по возрастным, половым признакам и религиозным убеждениям. Например, «Поскольку вы женщина, то не сможете понять эту схему».

Для того чтобы письмо было максимально тактичным, необходимо начать с тщательной подготовки, с изучения и анализа личностных черт и особенностей получателя. К ним относятся:

• профессиональная принадлежность;

• возрастная группа;

• примерный образовательный уровень;

• принадлежность к социальным, политическим или религиозным группам.

Результатом вашего анализа должен стать выбор оптимального стиля письма.

Письменная коммуникация дает нам эту чудесную возможность (тогда как в устном общении приходится изощряться, чтобы что-то визуальное изобразить собеседнику). Визуальные образы имеют высокую скорость восприятия и делают сообщения проще для понимания. Кроме того, они привлекают внимание читателя и позволяют не забыть сообщение, даже когда текста уже нет перед глазами. В деловой письменной коммуникации чаще всего используются различные схемы, раскрывающие взаимосвязи и действия, которые трудно объяснить словами, а также диаграммы и графики, представляющие ключевые моменты сообщения.

Грамматические ошибки оставляют негативное впечатление от письма и снижают доверие к отправителю, поскольку он представляется плохо образованным человеком, не профессионалом.

Проверьте в тексте:

• Правильность написания слов при помощи сервисной функции компьютера, текстового редактора (проверка правописания). Проверить написание и значение слова вы можете в многочисленных онлайн-словарях (http://gramota.ru и др.);

• Правильность использования слов. Некоторые слова («эффект» и «аффект», «компания» и «кампания») пишутся и звучат почти одинаково, но имеют разные значения. Найдите в словаре значение слова, в котором сомневаетесь. Или подберите синоним.

• Согласование подлежащего и сказуемого. В длинных предложениях легко допустить путаницу во временах и лицах глаголов.

• Сложные предложения и используемые в них обороты. Длинные предложения лучше разбить на более короткие. Это повысит читабельность вашего текста и снимет многие затруднения с использованием знаков препинания.

Теперь поговорим о том, как подготовиться к написанию делового письма. Прежде всего, запланируйте время для его написания, если письмо требует обдумывания. Подготовьте все необходимое, подберите материал для работы над текстом. Это могут быть справочные материалы, предыдущая переписка по данной теме, аналитические отчеты, словари, специализированная литература, нормативно-правовые акты и т. д.

Очень важно соблюсти баланс формальности и доверительности, который требуется при составлении делового письма, чтобы оно хорошо воспринималось адресатом. Адресат скорее проникнется описанной проблемой и постарается включиться в решение поставленных вопросов, если почувствует в строках письма живое общение.

При подготовке письма большее внимание уделите содержанию письма, а не его форме. Продумайте, о чем будет ваше письмо, какую ключевую идею вы хотите донести до адресата. Как правило, текст делового письма касается одного вопроса. И только если несколько вопросов тематически взаимосвязаны, вы можете осветить их в письме. Но и тогда эти вопросы должны быть изложены ясно и кратко. Если возникают какие-то проблемы при написании, целесообразно спросить себя: «О чем я пишу?», «Что мне хочется сказать адресату?», «Что я хочу, чтобы адресат сделал?». Мы пишем деловое письмо, если нужно привлечь внимание адресата к какой-либо ситуации или проблеме. Мы хотим дать ему возможность спокойно ознакомиться с написанным, а в дальнейшем – побудить его к каким-то действиям. Пишущему нужно четко представлять себе, для чего он готовит деловое письмо, чего он хочет добиться. Совет: воздержитесь от написания делового письма, если нечего сказать.

При работе над деловым письмом можно порекомендовать следующий алгоритм:

1. Работа над вступительной частью.

1.1. Сформулируйте цель.

1.2. Определите характеристики потенциальных адресатов (род деятельности, уровень образования, возраст аудитории, позиция в иерархии, компетентность).

2. Работа над основным содержанием.

2.1. Определите идеи.

2.2. Изложите фактический материал.

2.3. Разделите содержание письма на вступление, основную часть и заключение.

2.4. Напишите предварительный вариант вашего послания.

3. Редактирование.

3.1. Убедитесь, что каждая тема была отражена в отдельном абзаце. Проверьте связность текста. Сделайте редакторскую правку.

3.2. Подготовьте окончательный вариант письма.

Рис. 2.1. Типовая структура делового письма

Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, затем последовательно развивайте ее. В идеале структура текста должна позволять выделить в нем три основные части: вводную часть, констатирующую (или отчетную) часть и заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма [Гарнер 2014]) (рис. 2.1).

Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите проблему или вопрос, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте общее состояние двумя-тремя предложениями.

В констатирующей (отчетной) части характеризуйте (детализируйте) текущее состояние дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку сделанного на данный момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области.

Перед отправлением письма проверьте, все ли пункты из списка выполнены:

• Адресату понятны мотивы написания этого письма.

• Тон письма является уместным.

• Стиль письма не вызовет затруднений с пониманием сути.

• В письме нет излишне длинных оборотов и т. п.

• Все важные моменты присутствуют в содержании письма.

• Письмо является максимально корректным, ясным и кратким.

• В письме нет орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок.

• Структура письма продумана.

• Письмо хорошо оформлено.

• Нет ошибок в наиболее важных элементах письма – в обращении, адресе и т. п.

Виды писем

Существуют разные виды деловых писем. Мы остановимся только на некоторых из них.

Начнем с наиболее распространенного – это письмо-сообщение. Оно призвано проинформировать, сообщить о каких-либо событиях, фактах, которые могут представлять интерес для адресата и адресанта. Основное предназначение письма-сообщения – целенаправленная передача конкретной информации по инициативе автора письма. Письмо-сообщение во многих случаях является началом обсуждения и переписки. Как правило, такое письмо является инициирующим. Очень важно помнить: несмотря на то что вы отправляете письмо-сообщение, в нем должно находиться описание действия, которое вы ожидаете от адресата. Например, в письме-сообщении о проведении презентации нового программного продукта должно быть не только указание места и времени события, но и побуждающее предложение: «Посетите нашу презентацию и вы…», «Будем рады, если вы придете…». В конце письма не забудьте сообщить адресату, что он при необходимости может обратиться к вам за разъяснениями, дополнительными сведениями. Как правило, письмо-сообщение небольшого объема, оно нередко состоит из двух-трех предложений, чтобы не потерялась основная суть письма. Вся дополнительная информация выносится в приложения, которые прикрепляются к письму.

Стандартные фразы письма-сообщения

Сообщаем, что…

Организация извещает о…

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…

Извещаем…

Уведомляем…

Ставим Вас в известность, что…

Считаем необходимым поставить Вас в известность о…

Доводим до Вашего сведения, что…

Нам приятно сообщить (Вам), что…

Имеем честь сообщить (Вам), что…

С радостью сообщаем (Вам), что…

Следующей разновидностью является письмо-просьба. Его цель – обеспечить автору письма получение нужной ему информации, продукта, товара или услуги. Письмо-просьба встречается и в иерархии руководитель – подчиненный, поскольку многие управленческие ситуации дают основу для составления письма-просьбы. Такое письмо должно содержать обоснование просьбы и ее изложение, при этом обоснование предшествует изложению. В случае очевидности или типичности просьбы, а также если то, о чем просит автор письма, входит в обязанности адресата (организации, подразделения или должностного лица), обоснование может отсутствовать. Как правило, используется глагол «просить» в различных его формах: «Организация просит Вас предоставить…», «Просим Вас провести…», «Прошу Вас сообщить…» и т. д. Однако используются и другие формулы, например: «Надеемся на положительное решение вопроса…», «Надеемся, что Вы сочтете возможным…» и т. п. Если в одном письме содержится несколько просьб, то используются специальные языковые обороты: «Одновременно просим Вас…», «Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести)…».

Стандартные фразы письма-просьбы

Просим Вас…

Мы надеемся, что Вы сочтете возможным…

Прошу…

А также прошу…

Одновременно прошу…

Мы просили бы Вас…

Мы будем (крайне, искренне) благодарны Вам, если…

Могли бы Вы…

Мы хотели бы…

Будем весьма признательны…

Мы будем рады, если Вы…

Мы были бы весьма обязаны Вам, если…

Сообщите нам, пожалуйста…

Мы были бы весьма обязаны за…

Обращаемся с просьбой о…

Желательно было бы…

Логично, что следующий вид, который мы будем рассматривать, – это письмо-ответ. Это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть как положительным, так и отрицательным (письмо-отказ). При составлении письма-ответа следует соблюдать принцип языкового соответствия: в его тексте нужно использовать ту же лексику, те же грамматические конструкции, которые использовались в инициативном письме. Однако это относится лишь к тем случаям, когда письмо-просьба составлено грамотно. Если в инициативном письме были допущены ошибки, переносить их в письмо-ответ не следует.

Если вам приходится давать отрицательный ответ, он должен быть обоснован. В деловой коммуникации нельзя отказать в просьбе без объяснения. Начинать письмо-отказ целесообразно с обоснования отказа: «В связи с…». Если есть условия, при которых просьба может быть выполнена, то рекомендуется сообщить адресату информацию об этом: кто, на каких условиях, в какое время, в каких обстоятельствах может дать положительный ответ на эту просьбу или запрос. Конечно, все это вы сообщаете, если вы располагаете информацией об этом. Придумывать что-то, чтобы смягчить отказ, не рекомендуется.

Согласно правилам хорошего тона, письмо-ответ (как и все письма) начинается с приветствия. В тексте указывайте максимально точные данные, на которые вы ссылаетесь, например пункт повестки встречи, дату встречи, имя файла, дату и тему другого письма и т. д. Из вашего письма должно быть понятно, что конкретно требуется от получателя. Если в инициативном письме были заданы вопросы, проверьте, на все ли вы ответили. Если останутся вопросы без ответа, собеседнику придется вновь писать вам, что увеличит время на прояснение ситуации. Старайтесь как можно точнее отвечать на просьбы, изложенные в письме. Ответ просто «Сделаем!» или «Выполним!» неполон. Лучше писать более определенно: «сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то мероприятия».

В письме-ответе разумно цитировать текст оригинального письма. Если вы полностью цитируете письмо, то есть ваш ответ на все письмо целиком, то лучше писать текст ответа в начале письма, перед цитированием, а не в конце, после него.

Письмо-поздравление составляется в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в деловой жизни должностного лица, организации, учреждения, предприятия. Как правило, эти письма составляются в свободной форме, могут быть очень разными по объему: от одного-двух предложений до двух-трех страниц. В последнем случае в письме приводятся основные этапы деятельности лица, к которому обращено поздравление, отмечаются наиболее важные его достижения. Если письмо-поздравление обращено к организации или ее структурному подразделению, то в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения, события из истории организации или подразделения. Оформлять письма-поздравления можно не только на бланках, но и на специальной бумаге – цветной, с орнаментом, водяными знаками и т. п.

Для написания письма-поздравления существует множество поводов. Случаи, когда считается уместным направлять поздравления:

• день рождения адресата (в том числе дата основания организации-получателя);

• профессиональные праздники;

• выдающиеся (заметные) достижения на профессиональном поприще (превышение показателей экономического развития, выигрыш тендера, победы в конкурсах, соревнованиях и т. п.);

• государственные праздники;

• присвоение почетного или специального звания (в том числе организации-получателю);

• назначение на более престижную должность;

• награждение (в том числе организации-получателя);

• годовщина сотрудничества (как правило, первая или круглая);

• заключение взаимовыгодных партнерских соглашений.

Стандартные фразы письма-поздравления

Поздравляем Вас в связи с…

Мы искренне (сердечно) поздравляем Вас с…

Примите наши (мои) искренние поздравления по случаю…

От имени… и от себя лично поздравляю Вас с…

От всей души поздравляю (поздравляем) Вас с…

Следующий тип письма – напоминание. Используется в тех случаях, когда деловой партнер или организация не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности. Напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов:

1. Напоминание о необходимости выполнения принятых решений и договоренностей. В этой части следует использовать ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация или человек обязаны предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

2. Указание мер, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств.

Значительная часть ключевых слов, используемых в письме-напоминании, образуется от глагола «напоминать». Можно использовать помету «вторично», которая также выполняет функцию напоминания. Такая помета ставится, если отправитель предполагает, что адресат по не зависящим от него причинам предыдущего письма еще не получил. Тогда дословно воспроизводится текст письма, отправленного ранее.

Стандартные фразы письма-напоминания

Напоминая о…

Напоминая о…, просим

Напоминаем, что…

Несмотря на неоднократные напоминания…

Вторично ставим Вас в известность о том, что…

Еще раз прошу (просим)…

Считаем необходимым еще раз обратить Ваше внимание…

По истечении… срока наше предложение потеряет силу…

Уведомляю (уведомляем)…

Высылается напоминание о…

Напоминаю (напоминаем)…

Настоящим письмом напоминаем…

Настоящее уведомление имеет целью…

Полагаем настоятельно необходимым напомнить…

Это предупреждение носит официальный характер и направлено на…

Данное напоминание служит для…